Flexibilitet i affärssystem -

Karlstads universitet 651 88 Karlstad Tfn 054-700 10 00 Fax 054-700 14 60 Information@kau.se www.kau.se

Fakulteten för ekonomi, kommunikation & IT

Pia Wahlberg

Flexibilitet i affärssystem -

Påverkan på verksamhet och användare

Informatik

C-uppsats

S

Flexibla affärssystem är ett begrepp som börjar synas mer och mer i tidskrifter. Detta begrepp belyses utifrån en litteraturstudie. Dessutom görs intervjuer på både affärssystemleverantören Agresso och undersökningsföretaget Stena Fastigheter som använder systemet Agresso Business World. Syftet är att undersöka egenskapen flexibilitet i ett affärssystem som

möjliggör att användarna skall kunna arbeta med anpassning efter verksamhetens behov. Det finns inte mycket forskat kring just flexibla affärssystem men det som återfinns är att

flexibiliteten kan bestå av teknisk flexibilitet, dvs. att kunna öka eller minska systemet om antalet transaktioner eller användare förändras. Dessutom finns det funktionell flexibilitet, dvs. att inte behöva använda alltför mycket ansträngning, tid eller pengar för att kunna

förändra affärssystemet. Anpassningar i affärssystemet handlar om att göra förändringar så att standardsystem och verksamhet liknar varandra på ett optimalt sätt. Att skjuta verksamhet och system mot varandra är det som rekommenderas till skillnad från att helt anpassa sig efter systemet eller efter verksamheten. Det sistnämnda kan möjliggöras om verksamheten väljer att bygga ett egenutvecklat affärssystem. Ett flexibelt affärssystem kännetecknas av att det är lätt att anpassa och att verksamheten kan anpassa systemet gentemot verksamheten både vid implementationen men även löpande under den vanliga driften. Dessutom bör systemet ge användarna möjligheten att bestämma om de själva vill utföra det arbetet eller om de vill lägga ut det på antingen IT-avdelningen eller IT-leverantören. Till sist kännetecknas ett flexibelt affärssystem av att utdatan, dvs. rapporter, skall kunna göras på en mängd olika sätt och utseenden, allt efter verksamhetens behov. Det flexibla affärssystemet påverkar

F

Att skriva denna uppsats har gjort att jag testat min uthållighetsförmåga. Även om ämnet varit väldigt intressant kan arbetet beskrivas som en härlig höststorm hemma på Orust. Tankarna har böljat fram och tillbaka med stor hastighet. Inspirationen har kommit och gått. Men motivationen har ändå kunnat upprätthållas eftersom jag hittat bra stödpersoner att luta mig mot. Dessa personer vill jag nu tacka.

Min handledare Lennart Molin, som bl.a. tipsade mig om att skriva ner alla uppsatsförslag jag hade i huvudet, för att få dem konkreta. Utan detta hade tankarna nog fortfarande yrt omkring och framför allt inte fastnat på pränt. Handledningstillfällena har också varit stödjande utifrån flera aspekter. Bl.a. har de gett mig deadlines att arbeta mot vilket varit nödvändigt för att jag skall komma framåt även om det blåser.

Min man Kennet, som gjorde att mina resor från Ellös till Karlstad gick lite lättare. Dessutom har han varit en flitig deltagare med mig framför blädderblock och whiteboard. Även dessa hjälpmedel vill jag tacka eftersom de fått stå till tjänst under många delar i uppsatsarbetet. De krumelurer som ritats och skrivits där har verkligen liknat bilder av höststormar.

I

1. INLEDNING ... 4

1.1 Bakgrund ... 4

1.2 Problemformulering ... 5

1.3 Syfte och undersökningsfrågor ... 6

1.4 Avgränsningar... 6 2.METOD ... 7 2.1 Forskningsmetod... 7 2.2 Ansats ... 7 2.3 Datainsamling ... 8 2.4 Urval ... 9

2.4.1 Affärssystemet Agresso Business World... 11

2.4.2 Undersökningsföretaget Stena Fastigheter AB ... 11

2.5 Analysmodell ... 11

3.LITTERATURSTUDIE ... 13

3.1 Informationssystem ... 13

3.1.1 Standardsystem eller egenutvecklade system ... 14

3.1.2 Affärssystem ... 15 3.2 Affärssystemens arkitektur ... 16 3.3 Anpassningar i teorin ... 17 3.4 Flexibilitet i teorin ... 19 4.RESULTAT ... 21 4.1 Affärssystemsleverantören ... 21

4.1.1 Arkitektur i Agresso Business World ... 21

4.1.2 Anpassning i Agresso Business World ... 22

4.1.3 Flexibilitet i Agresso Business World ... 23

4.2 Undersökningsföretaget ... 23

4.2.1 Anpassningar i Stena Fastigheters affärssystem ... 24

4.2.2 Flexibilitet i Stena Fastigheters affärssystem ... 27

5.ANALYS OCH SLUTSATSER ... 31

5.1 Det flexibla affärssystemets kännetecken ... 31

5.2 Det flexibla affärssystemet och verksamheten ... 33

5.3 Det flexibla affärssystemet och användarna ... 34

1. I

Detta kapitel inleds med en bakgrund om affärssystem i en föränderlig omgivning. Därefter smalnar området ihop till ett problemområde som beskriver varför jag blivit intresserad av att skriva om detta ämne. Problemområdet mynnar ut i ett syfte och två forskningsfrågor. Till sist avslutas kapitlet med de avgränsningar som gjorts.

1.1 Bakgrund

Affärssystem är viktiga system för verksamheten. De används för att kunna samla in och integrera information från olika funktioner i hela företaget (Magnusson & Olsson, 2005). För att detta skall kunna fungera optimalt krävs det anpassningar så att system och verksamhet speglar varandra.

Vid implementation av nya affärssystem ställs verksamheten inför olika val som har att göra med anpassningen mellan det nya affärssystemet och verksamheten. Frågan är om tekniken skall styra verksamheten eller verksamheten som skall styra tekniken (Wahlberg, 2008). Företaget kan välja att anpassa verksamheten till systemet. I dessa fall utnyttjar man leverantörens och systemets best-practice-lösning som systemet bygger på. Företaget kan också välja att anpassa systemet efter verksamheten. Det är möjligt även om företaget köpt in ett standardsystem. Det finns också en väg att gå att själva utveckla ett eget system som är direkt anpassat till verksamheten. Dessa två inriktningar används sällan i sina mest renodlade former utan det finns även ett tredje spår som är en kombination av de båda. Det är att göra anpassningar av både verksamhet och affärssystem så att man uppnår bästa möjliga

matchning (Brandt, Carlsson & Nilsson, 1998).

De ovan nämnda anpassningarna ingår i arbetet med nyanskaffning av system. Men arbetet med ett affärssystem slutar inte efter implementationen för då tar förvaltnings- och

utvecklingsfasen av systemet vid. Även i förvaltningsfasen pågår vissa förändringar förutom den vanliga driften av systemet.

”Företag behöver system som är tillräckligt flexibla för att kunna följa med i alla förändringar” (Rådmark, 2007, s. 5). Detta kunde man läsa för några år sedan i ett

kompendium som tidskriften Computer Sweden gav ut. Därefter har det kommit fler artiklar i samma ämnen som gör att ämnet verkar bli mer och mer aktuellt. En annan artikel från samma tidning pekar på att verksamheterna kan använda egenskapen flexibilitet som ett konkurrensmedel för att kunna verka i en föränderlig omgivning (Wallström, 2009a). Det leder bl.a. till att företagen behöver investera i nya system för att kunna upprätthålla

Flexibilitet återkommer som ett begrepp som används i kombination med verksamheter och personer men även med system. Att vara flexibel innebär just att på ett smidigt sätt kunna anpassa sig efter omgivningen (Nationalencyklopedin, 2009).

Inte heller företag är helt statiska. Företag idag står inför ständiga förändringar som kräver ständiga förbättringar av verksamheten för att hänga med. Förändringstakten rent allmänt har ökat i samhället och det påverkar även företagen. Avregleringar, ny teknik, en ökad

internationalisering är några punkter som gjort att företagens villkor förändras ständigt. Kundernas krav har också blivit tuffare i takt med att konkurrensen ökar. Verksamheter köps upp och säljs ut och krav på lönsamheten är både snabba och tuffa. Organisationsformerna förändras också eftersom fler företag arbetar i mer nätverksliknande förhållanden (Sörqvist, 2004).

Även anställda i verksamheten som arbetar med affärssystem behöver vara inriktade på att kunna hantera förändringar allt eftersom det sker. Flexibilitet är en viktig egenskap hos människor, som ofta efterfrågas i platsannonser. I en undersökning som stod att läsa om i Dagens nyheter var ordet flexibel den nionde vanligaste egenskapen i platsannonser under 2008 (Dagens nyheter, 2009).

1.2 Problemformulering

Flexibilitet verkar vara ett nyckelord för att kunna utföra förändringar och anpassningar. Att göra anpassningar mellan verksamhet och system är vanligast vid implementering av ett nytt system. Men när systemet väl är igång så kan det också finnas behov av att göra nya

anpassningar. Vad händer om verksamheten förändras under driftfasen? Behöver man då dra igång ett nytt projekt för att göra nya anpassningar i systemet? Kan användarna själva göra förändringarna? Krävs det i så fall att systemen har speciella egenskaper för att förändringar lättare skall kunna göras av användarna i verksamheten?

Ett affärssystem anses vara ett ganska stelt system som det inte är lätt att göra anpassningar under driftfasen utan det krävs konsulthjälp, ofta från leverantören av systemet. Men det finns även affärssystemleverantörer som marknadsför sina system som flexibla med avsikten att det är användarorganisationen som skall kunna styra och utföra anpassningar själva. Detta leder fram till denna uppsats inriktning. Till att börja med avser jag att undersöka vad som menas med egenskapen flexibilitet i samband med affärssystem. Därefter kommer jag studera det flexibla affärssystemet ihop med verksamhet och användare för att se hur flexibiliteten kan underlätta för anpassningar mellan verksamhet och system. Nedanstående syfte och

1.3 Syfte och undersökningsfrågor

Syftet är att undersöka egenskapen flexibilitet i ett affärssystem som möjliggör att användarna skall kunna arbeta med anpassning efter verksamhetens behov.

Undersökningsfrågorna är:

 Vad kännetecknar ett flexibelt affärssystem?

 Hur påverkar ett flexibelt affärssystem användarorganisationens arbete med anpassningar?

1.4 Avgränsningar

En avgränsning är att uppsatsen enbart kommer att handla om ett affärssystem, Agresso Business World (ABW), som finns i standardutförande på marknaden. Egenutvecklade system eller övriga standardsystem kommer inte att undersökas. Det finns andra affärssystem på marknaden som skulle kunna sägas vara flexibla men för att få en rimlig omfattning på uppsatsen har jag valt att endast studera ett affärssystem. Valet av Agresso gjordes eftersom de enligt sin marknadsföring utlovar att användarna själva skall kunna göra anpassningar med eller utan hjälp av IT-avdelning eller konsulter.

Uppsatsens omfattning har också gjort att jag valt att undersöka enbart en verksamhet som använder sig av Agresso. Brist på tid och övriga resurser har gjort att fler verksamheter inte använts.

En annan avgränsning handlar om att det finns olika sätt att få flexibilitet i affärssystem. Ett exempel är lösningar som innehåller flera delsystem som är integrerade med varandra. Ett annat mer modernt sätt att få flexibilitet i ett affärssystem är att med hjälp av SOA1 bygga upp det gränssnitt och de moduler som användarorganisationen behöver. Dessa två sätt att få in flexibilitet är inte del av denna uppsats. Avgränsningen är därmed att hålla mig till ett modulbaserat affärssystem som används av många kunder på marknaden. Detta val gjordes för att det ofta är de systemen som av användarna anses som oflexibla pga. sin storlek och komplexa struktur.

Jag kommer även att utgå från verksamhetens behov av flexibla system. Av den anledningen kommer det enbart finnas med en översiktlig genomgång av den tekniska arkitekturen i

systemet utan en avsikt att gå för djupt. Det kommer enbart kort beskrivas hur ett affärssystem är uppbyggt från ett tekniskt perspektiv eftersom det påverkar vem som kan göra

anpassningarna.

2.

M

Metodkapitlet innehåller olika resonemang kring val av metoder i vetenskaplig forskning. Valen inbegriper forskningsmetod, ansats och datainsamling. Därefter följer ett underkapitel om det urval som gjorts i uppsatsen. Till sist beskrivs den analysmodell som kommer ligga som grund för både datainsamling och därefter analysen av materialet.

2.1 Forskningsmetod

För att svara på en undersökningsfråga finns det olika forskningsinriktningar beroende på hur frågan ser ut. Om det handlar om att få svar på kvantifierbara värden kan en kvantitativ analys användas. Om det istället handlar om att få svar på kvalitativa värden bör en kvalitativ analys genomföras. Begreppen kvalitativ respektive kvantitativ kommer rent språkligt ursprungligen från orden kvalitet respektive kvantitet. Kvalitet kan sägas förklara egenskaper hos något medan kvantitet istället är hur mycket det finns av samma egenskap (Starrin, 1994).

Målsättningen med de respektive inriktningarna är att för den kvalitativa metoden gäller det att kunna identifiera företeelser, egenskaper eller innebörder och dess processer, variationer eller struktur. Med den kvantitativa analysen som grund kan man istället studera hur redan bestämda företeelser, egenskaper eller innebörder fördelar sig i ett urval av människor och hur företeelserna kan samvariera med varandra (Starrin & Svensson, 1994). Den kvalitativa metoden kan sägas ha en grund att försöka förstå fenomen medan den kvantitativa metoden är inriktad på att förklara fenomen (Hartman, 1998).

I denna uppsats har en kvalitativ forskningsmetod valts eftersom uppsatsen inriktar sig på att försöka förklara olika aspekter kring begreppet flexibelt affärssystem. Jag tänker alltså beskriva vad egenskapen flexibel innebär i kombination med ett affärssystem. Om avsikten med uppsatsen varit att försöka mäta graden av hur mycket flexibilitet ett affärssystem har kunde det varit mer lämpligt med en kvantitativ metod. Men eftersom flexibla affärssystem inte är ett välkänt begrepp så ser jag ett behov av att först förklara vad det innebär.

2.2 Ansats

Det finns olika ansatser för att jämföra teori och empiri vilket är en del av forskarens arbete. Beroende på i vilken ordning teorin och empirin behandlas ger det olika sätt att arbeta på. De olika sätten är deduktion, induktion och abduktion (Patel & Davidson, 2003).

Att arbeta deduktivt innebär att försöka bevisa något. Då utgår man från teorin och försöker utforma slutsatser om olika företeelser. Dessa försöker man sedan bevisa genom att göra empiriska undersökningar.

Abduktion kan ses som en blandning av deduktion och induktion. Utifrån några enskilda företeelser i verkligheten skapas en teori eller en hypotes (induktivt). Denna teori testas sedan på nya fall i verkligheten (deduktivt) för att se om den kan generaliseras. Till sist kan den slutliga teorin skapas utifrån den nya datan från verkligheten (induktivt), se Figur 1.

Figur 1 Relation mellan teori och verklighet illustrerad av några centrala begrepp. Källa: Patel & Davidson, 2003, s. 25.

I denna uppsats har jag följt det abduktiva sättet att jämföra teori och empiri eftersom jag pendlat mellan induktiva och deduktiva sätt. Min förförståelse inom affärssystem i verk-samheter är relativt stor eftersom jag arbetat som ekonom med olika sorters funktioner på flera företag. I dessa företag har jag ofta stött på problem där verksamheten inte är helt nöjda med sina affärssystem av olika anledningar (induktion), bl.a. att verksamheten är beroende av både externa leverantörer och interna IT-avdelningar. Denna problemställning ledde mig till att börja leta efter teorier kring affärssystem där man kan göra anpassningar själva i

verksamheten (deduktion). I samband med teoriinsamlingen stötte jag på begreppet flexibla affärssystem som jag då ville utforska mera och kanske skapa en egen teori om vad detta begrepp kännetecknas av ur olika perspektiv (induktion).

2.3 Datainsamling

Eftersom jag vill studera begreppet flexibla affärssystem ur flera perspektiv har

undersökningen i denna uppsats bestått av att göra intervjuer hos en affärssystemleverantör och på ett undersökningsföretag. Begreppet är som tidigare nämnts relativt okänt och av den anledningen kan det vara svårt att skaffa data genom att göra en enkät.

Intervju som metod för inhämtning av datainsamling kan användas både vid kvalitativa och kvantitativa analyser. Men intervjufrågorna skiljer sig åt beroende på val av analys.

Intervjufrågor i en kvantitativ undersökning är ofta väldigt strukturerade och standardiserade

Teori Teori Teori 1 Teori 2

Verklighet Teorin utvecklas Denna teori testas på nya fall Från enskilda fall formuleras en preliminär teori Från enskilda fall formuleras en teori Från teori dras slutsatser om enskilda fall

medan de i en kvalitativ undersökning kan ta det motsatta spektret av struktur och standard. Med hög grad av struktur menas att det finns givna svarsalternativ på frågorna. Hög grad av standardisering innebär att det finns en viss ordning på frågorna som ställs och att de

dessutom ställs i samma ordning till alla intervjuade. På den motsatta sidan står ostrukturerade och ej standardiserade frågor. Då finns det inga specifika frågor uppsatta utan kanske mer områden som intervjun skall behandla. Det skall heller inte finnas några färdiga svar som ja eller nej-frågor utan tanken är att den intervjuade skall kunna utforma sina svar som han eller hon vill (Hartman, 1998).

De intervjuer som jag genomfört har varit av hög grad av standardisering men samtidigt med ostrukturerade svarsalternativ. Jag valde att ställa relativt få frågor (förutom till leverantören) eftersom jag ville ha in så många olika aspekter som möjligt av det undersökta begreppet. Även om frågorna var få, ville jag först inleda med en allmän fråga kring vad

intervjupersonerna ansåg vara ett flexibelt affärssystem. Denna fråga ställde jag först innan jag gick in på Agresso som flexibelt affärssystem. I och med detta kan frågorna anses ha en hög grad av standardisering eftersom det var viktigt med just den turordningen på frågorna. De ostrukturerade svarsalternativen fick jag eftersom frågorna var av öppen karaktär, dvs. det fanns inga färdiga svar att välja bland.

Intervjuerna med personerna från undersökningsföretaget spelades in med diktafon efter att jag fått de intervjuades medgivanden. Efter det transkriberades intervjuerna för att lättare kunna analysera materialet och för att kunna hämta talande citat från personerna. Varje intervju tog mellan 30 och 60 minuter att genomföra och utfördes på respektive persons kontor.

Litteraturstudien har stött på vissa problem. Det finns inte många vetenskapliga källor som handlar om ämnet flexibla affärssystem. Vid en sökning på databasen Academic Search Elite t.ex. fick jag enbart sex träffar på sökorden ”ERP” i kombination med ”flexible”. Men med sökningar i flera databaser och i vissa utvalda vetenskapliga tidningar kunde ändå tillräckligt med material fångas in. Något som också fått mig att välja detta ämne är att det börjar komma fler och fler artiklar i IT-press om just vikten av flexibla affärssystem.

Ett annat sätt att leta information var att jag kunde använda mig av referenslistor i de artiklar jag fann för att hitta fler källor i området. Det finns väldigt många källor som handlar om affärssystem och mycket av den facklitteratur som användes har jag dessutom haft som kursmaterial. När det gäller området anpassningar mellan affärssystem och verksamhet hade jag också mycket nytta av en artikel jag skrev i detta ämne på en tidigare kurs så där fanns det redan många källor framtagna.

2.4 Urval

om önskemål finns att undersökningen skall kunna ge generaliserbara data, behövs det en viss urvalsprocess. Urvalsprocessen syftar till att hitta källor som ger möjlighet att få fram

generaliserbara data så det krävs att man lägger en del tid på att hitta just dessa personer eller platser. Om man däremot söker en viss bestämd kunskap är det viktigare att lägga tid på att hitta de personer som har den kunskapen. Dessutom kan detta innebära att man har färre personer i urvalet men har istället möjligheten att gå ner mer på djupet. Sådana intervjuer är vanliga i kvalitativa metoder. Om undersökningen går ut på att hitta så många olika variabler som möjligt kring ett fenomen t.ex. bör urvalsprocessen vara att hitta så olika personer och funktioner som möjligt (Hartman, 1998).

För denna uppsats har det funnits två olika sorters urval att ta ställning till. För det första gäller det val av affärssystem. Där har huvudkriteriet varit att systemet skall vara flexibelt. Agresso är ett av de få affärssystem där det går att hitta information och marknadsföring av att de anser sig ha ett flexibelt system. På Agresso fick jag rådet att en lösningsarkitekt skulle vara den person som bäst kunde svara på mina frågor (bilaga 1). Intervjun med lösnings-arkitekten tog ca 1 timme och genomfördes över telefon eftersom personen befann sig i Stockholm. Denna person kommer kallas IT-leverantören utifrån den roll som personen svarade i.

Det andra urvalet har varit val av undersökningsföretag utifrån det affärssystem som valts. Agresso har som kundgrupp många offentliga verksamheter men jag har valt att inrikta mig på privata företag. Inom detta område har Agresso många kunder som är inom exempelvis finansbranschen eller fastighetsbranschen. Tillgängligheten till ett företag i fastighets-branschen som har huvudkontor i Göteborg har gjort att Stena Fastigheter AB valts ut som undersökningsföretag.

De personer som valts ut för intervju på undersökningsföretaget har haft olika roller när det gäller Agresso som system. Att välja olika roller var väsentligt för att få in olika sorters perspektiv. De intervjuade på Stena Fastigheter har rollerna kundansvarig på IT-avdelningen, systemadministratör och superanvändare.

Den kundansvarige personen från IT-avdelningen är den person som är ansvarig för driften av Agresso gentemot Stena Fastigheter. IT-avdelningen ligger organisatoriskt sett på Stena Rederi AB, ett syskonföretag i Stena AB koncernen. De frågor som ställdes till den IT-kundansvarige finns i bilaga 2.

Den person som har rollen systemadministratör är anställd av Stena Fastigheter AB, dvs. fastighetskoncernens moderbolag i Göteborg. Hennes ansvar är att administrera systemet under drift med allt ifrån behörigheter till upplägg av konton och förvaltning av systemet. Frågor som ställdes till systemadministratören finns i bilaga 3.

Den tredje personen som intervjuades har rollen superanvändare inom leverantörsreskontran och användare i övriga moduler. En superanvändare är den person som har mesta

övriga användare. Superanvändaren arbetar på dotterbolaget Stena Fastigheter Göteborg AB. Frågorna som ställdes till superanvändaren finns i bilaga 4.

2.4.1 Affärssystemet Agresso Business World

Agresso AB är leverantör till affärssystemet Agresso Business World (ABW). Företaget har ca 430 anställda på sex kontor i Sverige. Omsättningen låg 2008 på 502 Mkr vilket gör de till en av de större leverantörerna på den svenska affärssystemmarknaden. Sedan 2000 är de helägda av ett holländskt affärssystemföretag som heter Unit4Agresso (Agresso, 2009).

Agresso Business World är ett affärssystem som leverantören framhåller som ett flexibelt system för verksamheter i ständig förändring. Det har till viss del en speciell arkitektur som skall kunna underlätta för användarna själva så att de kan utföra vissa anpassningar under själva driften av systemet.

2.4.2 Undersökningsföretaget Stena Fastigheter AB

Stena Fastigheter AB är en fastighetskoncern som ägs av Stena-sfären i Göteborg i den del där Stena AB är moderbolag. Stena Fastigheter är en av Sveriges största privata fastighetsägare med både lokaler och lägenheter. Förutom ägandet förvaltar och utvecklar de även fastighets-bestånd. Stena Fastigheter AB är moderbolag till tre lokalbolag i Göteborg, Stockholm och Malmö (Stena Fastigheter, 2009). I Stena AB koncernen är ”Fastigheter” ett eget

affärsområde där bolagen Stena Fastigheter AB i Sverige samt Stena Realty BV i

Nederländerna ingår. Tillsammans hade affärsområdet som estimat fram till december 2009 en omsättning på 2 200 MSEK och ca 300 anställda (Stena, 2009).

2.5 Analysmodell

Begreppet flexibilitet, i samband med affärssystem, är centralt i denna uppsats. Begreppet kommer att belysas både utifrån en litteraturstudie och från intervjumaterial från affärssystem-leverantören och undersökningsföretaget. Efter att material från dessa källor sammanställts är avsikten att det skall ha framkommit olika kännetecken som kan finnas på ett flexibelt

affärssystem. Kännetecknen kommer dels punktas upp men också diskuteras utifrån vilka av dem som är mest väsentliga. Uppsatsens inriktning är inte att kunna generalisera över alla möjliga olika kännetecken av flexibilitet utan avsikten är att få fram de som är viktiga för undersökningsföretaget. Däremot kan dessa kännetecken möjligen användas för att se om de kan generaliseras i ett eventuellt kommande steg av forskning.

Lundeberg (1996) beskriver olika nivåer i en modell som han kallar Nivåsynsättet. Nivåerna består av verkligheten, uppfattning om verkligheten och tolkning av uppfattning av

verkligheten. Denna uppsats rymmer inte att använda Nivåsynsättet i alla nivåer utan fokus kommer ligga på de tre ingående delarna verksamhet, system och personer. Om avsikten är att det är verkligheten som skall undersökas bör dessa tre begrepp belysas för att få en helhetsbild av problemet. Verkligheten kan alltså ses som en helhet där det pågår aktiviteter i

verksamheten, beteenden hos personer och användande av informationssystem. I

verksamheten bedrivs det konkreta och verkliga handlingar. Dessa handlingar utförs av

verksamhetens personer som i sin tur dessutom tolkar verksamheten. Informationssystemen är då de ställen där datan lagras och sedan bearbetas till information. Med dessa tre delar kan man få med en helhetssyn på det diskuterade problemet.

I denna uppsats har en egen analysmodell utformats som tar sin utgångspunkt i ovanstående resonemang. De tre begreppen verksamhet, system och personer har översatts till verksamhet, affärssystem och användare (se Figur 2). Verkligheten består av det som undersöks, dvs. användarorganisationens arbete med anpassningar mellan system och verksamhet.

Figur 2 Analysmodell som används i uppsatsen. Källa: egenutvecklad av uppsatsens författare.

Analysmodellen är uppbyggd kring användarorganisationens arbete med anpassningar som är inringad av den streckade fyrkanten. Inuti detta område finns tre rutor som består av

verksamhet, affärssystem och användare. Dessa tre områden påverkar varandra vilket visas genom de dubbelriktade svarta pilarna. Analysen kommer göras utifrån egenskapen

flexibilitet som visas i ovalen. Denna egenskap påverkar på något sätt verkligheten. Den vita pilen symboliserar denna påverkan.

Användarorganisationen som begrepp innebär det företag eller avdelning som affärssystemet befinner sig i. Verksamhet är det arbete som utförs i användarorganisationen. Användare är de personer som har affärssystemet som sitt arbetsredskap.

Anpassningar mellan system och verksamhet

Verksamhet Affärssystem Användare

3.

L

Litteraturstudien börjar med en förklaring av vad det kan finnas för olika sorters system i en verksamhet. Det finns också förklaringar på likheter och skillnader mellan olika sorters system. För att förstå affärssystemen redovisas i ett eget kapitel också hur de är uppbyggda. Anpassningar i affärssystem kräver viss flexibilitet och av den anledningen har det också gjorts en litteraturstudie om de två begreppen anpassning och flexibilitet i samband med affärssystem.

3.1 Informationssystem

På 1960-talet växte databaserade informationssystem fram för att det fanns ett behov av att effektivisera de administrativa rutinerna i verksamheter (Nilsson, 2009). Enkelt uttryckt kan man säga att ett informationssystem är system som behandlar information. Data matas in, systemet producerar, hämtar, lagrar och sprider därefter den bearbetade datan som

information (Beynon-Davies, 2002).

Informationssystem kan delas in i en vertikal och en horisontell dimension. Den horisontella dimensionen har antingen privata eller offentliga verksamheter på var sin sida. Den vertikala dimensionen innehåller en uppdelning i vilken slags data eller aktivitet systemet behandlar (se Figur 3).

Figur 3 Typer av informationssystem. Källa: Beynon-Davies, 2002, s.68.

Offentlig Privat

Aktivitet

Organisation Beslutsstöd

Den mest operativa datan finns i de transaktionstäta systemen. I ett mellanled finns ledningsinformationssystemen och på toppen finns beslutstödssystemen, även kallade Business Intelligence system, se Figur 4 (Beynon-Davies, 2002).

Figur 4 Vertikala lager av informationssystem. Källa: Beynon-Davies, 2002, s. 69.

3.1.1 Standardsystem eller egenutvecklade system

Vid behov av informationssystem i ett företag kan man göra ett huvudval att antingen utveckla systemet själv så att det blir skräddarsytt till verksamheten eller att anskaffa ett standardsystem. Egenutvecklade system var vanligare förr men nu har standardsystemen tagit över den största delen av marknaden (Nilsson, 2009). Ett område av verksamheter som fortfarande använder sig mycket av egenutvecklade system är sådana som är

transaktionstunga, exempelvis banker och försäkringsbolag (Hedman & Lind, 2009).

De första databaserade informationssystemen var just egenutvecklade system. Egenutvecklade system är system som baseras på den egna verksamhetens behov och problem, med unika lösningar för just dessa (Hedman & Lind, 2009). Varje företag hade därmed sitt eget system som inte behövde vara likt andra företags system.

Ett standardsystem däremot är ett system som en leverantör utvecklat och som är gjort för att kunna passa fler än en verksamhet. Leverantören kan göra vissa kundanpassningar så att systemet passar företaget bättre men tanken är att kunden köper systemet utan tankar om att göra större förändringar i det. Företaget drar alltså nytta av att systemet har bestämda processer som de kan arbeta efter. En stor fördel med standardsystem är att de är lätta att uppgradera eftersom de är just standardiserade (Brandt, Carlsson & Nilsson, 1998). Men även begreppet standard kan vara relativt. Varje leverantör bygger sin egen standard utifrån det som de anser vara det mest effektiva sättet att arbeta på. Detta begrepp kallas även best practice (Magnusson & Olsson, 2005).

3.1.2 Affärssystem

Affärssystem som begrepp har tillkommit på senare tid. Med affärssystem menas ett system som bidrar med att täcka hela verksamhetens informationsbehov. Dessa system har ofta en gemensam databas där all data i verksamheten samlas. Systemens samtliga moduler är integrerade i affärssystemet, exempelvis redovisning, produktion, logistik, personal-försörjning, säljsystem m.fl. (Nilsson, 2000).

Affärssystem och standardsystem används ibland som namn för samma sak även om de innehåller vissa teoretiska skillnader. Ett affärssystem kan vara en del av ett standardsystem på så sätt att det även finns andra sorters standardsystem, exempelvis operativsystem och databehandlingssystem. Dessa system kan alltså också ses som andra delmängder av

begreppet standardsystem. Men ett standardsystem kan också vara en sorts affärssystem. Det går att se affärssystemen i sig som att de innehåller flera olika standardsystem, det som kallas för applikationer eller programmoduler (Nilsson, 2009).

Det finns många definitioner på vad ett affärssystem är, så det är ett komplext begrepp. Av den anledningen kommer några av definitionerna tas upp här. Det finns en del likheter mellan definitionerna men även en del skillnader. Sumner (2005) beskriver affärssystem som

mjukvarusystem som binder ihop informationsflödet genom hela verksamheten. De

funktioner som kan ingå är bl.a. leveranskedjesystemet, anläggningstillgångar, kundservice-hantering inkl. fakturering, produktionsplanering, logistik, redovisning,

personal-administration för att nämna några. Funktionerna integreras i varandra genom affärssystemet så att flödena kan följas från början till slut. Affärssystemet har en gemensam databas där alla transaktioner läggs in, bearbetas, övervakas och rapporteras. Davenport (1998) menar att den centrala databasen är affärssystemets hjärta. Den hämtar data från alla företagets processer och levererar till ett antal applikationer som servar olika funktioner av företaget.

Standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd är Magnusson & Olssons (2005)

definition på vad ett affärssystem är. Definitionen innehåller tre begrepp som de utvecklar vidare. Med standardiserad menar författarna att systemet inte är skräddarsytt för den

verksamhet som äger systemet utan att det är tillverkat för att passa flera verksamheter. Det är alltså ett standardsystem till skillnad från ett egenutvecklat system. Med

verksamhetsövergripande menas att man via affärssystemet har tillgång till information som kommer från alla enheter i företaget. Systemstödet är den del som kopplar samman företagets informationsteknologi med verksamhetens informationsbehov.

en fördel när det går att hämta ut informationen lättare om den har samma struktur. Det integrerade systemet bygger på att få både horisontella och vertikala processer att hänga ihop. Det går med andra ord att följa en order via tillverkning och leverans samt fakturering till kund även om detta flöde går igenom många moduler i systemet. Systemlogiken är uppbyggd efter vilken grundtanke leverantören haft från början med systemet. Skall det exempelvis vara bra på produktionsprocesser eller på löner och personal? Logiken är alltså själva styrmodellen i systemet som även styr hur kunden kan styra sina affärsprocesser med hjälp av

affärssystemet.

Den stora likheten i ovanstående definitioner är att affärssystemen bygger på integration, dvs. att alla delar av systemet hänger ihop och därmed påverkar varandra. Det möjliggörs genom att all data samlas i en gemensam databas. En skillnad är att det enbart är Magnusson & Olsson (2005) som beskriver att ett affärssystem är ett standardsystem. De övriga definitionerna lämnar öppet för att ett affärssystem även kan vara egenutvecklat.

3.2 Affärssystemens arkitektur

Den vanligaste uppbyggnaden av ett affärssystem består av tre lager som ligger i en client/server-arkitektur (She & Thuraisingham, 2007). Affärssystemen består oftast av ett presentationslager, ett applikationslager och ett databaslager, se Figur 5. I vanliga fall ritas dessa modeller som tre lager som står på varandra uppifrån och ner men nedanstående figur är tänkt att kunna ses både från den synvinkeln men även utifrån ett användarperspektiv där presentationslagret är det lager som användaren interagerar med och därmed möts av först.

Figur 5 Affärssystemets tre lager. Källa: egenutvecklad av uppsatsens författare.

Presentationslagret är det samma som ett användargränssnitt eller en webbläsare som tar emot och lämnar ut data till användaren. För den vanlige användaren är presentationslagret det han eller hon ser som själva affärssystemet och han eller hon behöver sällan tänka på de andra lagren för att kunna utföra sina uppgifter.

I mitten ligger applikationslagret. Det kommunicerar med både presentations- och databaslagren. Det är i applikationslagret som själva transaktionerna utförs baserade på systemets logik, funktioner och regelsystem (She & Thuraisingham, 2007).

Längst bak i systemet finns databaslagret. Där lagras och sorteras all data (She &

Thuraisingham, 2007). Datan finns bara representerad en gång genom att det inte finns flera lagringsutrymmen. Detta är oavsett om det finns en eller flera applikationer kopplade till databasen (Magnusson & Olsson, 2005).

Databaslager Applikationslager

Själva client/server-arkitekturen innebär att den innehåller minst två lager där ett är till för applikationen och ett är till för lagring och bearbetning av datan. Tanken bakom detta är att man skall kunna köra tunga applikationer på en dator medan beräkningar kan göras på en

annan dator. Det tredje lagret som därefter tillkommit är ett presentationslager, dvs. det

grafiska gränssnittet som är den yta som användaren arbetar med. Numera finns det även fyra eller fler lager i en client/server-arkitektur där t ex ett webblager kan användas för att kunna arbeta via internet (Magnusson & Olsson, 2005).

Davenport (2000) beskriver flera tekniska aspekter som är viktiga när det gäller att beskriva ett affärssystems sätt att fungera.

 Client/server-arkitektur: är beskrivet ovan.

 Uppbyggt kring moduler: de flesta affärssystem har flera enheter med olika funktioner som kan väljas om de skall installeras eller inte.

 Konfiguration: gör att verksamheterna kan få vissa skräddarsydda inställningar trots att det är ett standardsystem. På detta sätt kan verksamheten få systemet anpassat till sin verksamhet.

 Gemensam databas: detta är en av hörnpelarna i ett affärssystem, att all data samlas i en och samma databas.

 Olika gränssnitt: exempelvis kan ett och samma affärssystem ha olika gränssnitt med flera språk om verksamheterna befinner sig i olika länder.

3.3 Anpassningar i teorin

En definition på begreppet anpassning som Gattiker & Goodhue (2005) använder sig av är

förändringar i affärssystemet för att motsvara behoven från ett enskilt företag eller fabrik.

Anledningar till varför det är så viktigt med bra passform mellan system och verksamhet är att företaget inte vill förlora i effektivitet eller nyttjandegrad (Magnusson & Olsson, 2005). Davenport, Harris & Cantrell (2004) menar också att företag som kontinuerligt utvecklar sitt affärssystem som en löpande process är de som blir mest framgångsrika på att få ut maximal affärsnytta ur systemet.

När företag implementerar affärssystem görs det ofta i form av projekt som därmed har ett tidssatt slutdatum. Många företag är emellertid inte färdiga med detta arbete när projektet är slut. För att få ut mesta möjliga värde ur sina system menar Davenport, Harris & Cantrell (2004) att företagen bör tänka på följande punkter:

 Att sätta in mesta möjliga mängd kraft i samband med implementationen för att verkligen få ett system som är bra från grunden. Det handlar om att få en god grund för att därefter kunna koppla ihop enheter på ett friktionsfritt sätt.

 Att se affärssystemsarbetet som en fortsatt process som följer med längs hela livscykeln. Det spelar inte så stor roll hur mycket arbete som läggs ner i början om man inte fortsätter anpassa systemet efter de förändringar som dyker upp i

 Att prioritera vilka delar som är viktiga att fokusera på när det gäller att få ut värde ur systemet. Dessutom behöver dessa prioriteringar läggas in i en tidsplan som därefter kan följas upp efter slutfört arbete.

 Att synliggöra och mäta de fördelar affärssystemet skapar för ett ökat värde. Det innebär också att verksamheten ser nyttan snabbare och att det också kan vara bra att utse någon ansvarig för systemets affärsnytta.

Anpassning kan göras vid olika tidpunkter i ett affärssystems livscykel. Det vanligaste är att de största och mesta anpassningarna mellan system och verksamhet görs vid

implementationen av nytt system. Däremot är det inte sagt att behov av anpassningar slutar efter att systemet gått i drift.

Brandt, Carlsson & Nilsson (1998) menar att anpassning ingår som en del i momentet

anskaffning av affärssystem. Den går ut på att passa samman verksamhet och system för bästa möjliga överensstämmelse med kravspecifikationen. Anpassningen kan delas in i två

arbetsmoment: logisk anpassning och fysisk anpassning.

I den logiska anpassningen planeras hur man skall kunna använda systemet med maximal nytta. Till hjälp i denna del kan man använda sig av relationsmodellen (Brandt, Carlsson & Nilsson, 1998). Den förklarar vilka steg som kan tas för att få system och verksamhet att närma sig, se Figur 6.

Figur 6 Relationsmodellen. Källa: Brandt, Carlsson & Nilsson, 1998, s. 119.

Från början finns det en gemensam acceptabel del mellan system och verksamhet. När man försöker skjuta verksamheten mot systemet innebär det att verksamheten försöker hitta effektiviseringar genom att använda sig av de funktioner som finns i systemet. Det kan också göras genom att företaget sänker sina krav och helt enkelt anpassar sig efter systemet. När standardsystemet istället förflyttas mot verksamheten finns det också flera delar att kunna göra. Verksamheten kan komma överens med leverantören om att göra kundanpassningar genom att bygga ut eller på annat sätt förändra systemet. Verksamheten kan också välja att göra vissa ändringar själv.

Den fysiska anpassningen innebär att företaget sätter samman planeringen från den logiska anpassningen i det faktiska systemet. Det är här som systemet installeras rent tekniskt och parametersättningar sker (Brandt, Carlsson & Nilsson, 1998). Hedman & Lind (2009) skiljer på begreppen konfiguration som handlar om att sätta parametrarna i systemet rätt efter kundens krav samt kundanpassning där det mer handlar om att göra större förändringar av standardsystemet för att kunden begärt det.

Beroende på hur systemet ser ut finns det olika möjligheter till anpassningar. Det går att dela in systemet i en kärna och ett skal för att kunna förklara vilka och var anpassningarna kan ske. Kärnan är själva databasen som redan är definierad medan skalet kan anpassas för kundens räkning. I skalet finns ofta också parametertabeller, dvs. tabeller där kunden vid imple-mentationen kan göra vissa val hur systemet skall användas (Goldkuhl & Nilsson, 2006).

Med ett egenutvecklat system är de logiska lagren i affärssystemet väl anpassade efter verksamheten. Däremot blir detta svårare i standardsystemen. Det är standardiseringen i sig som gör att systemet är uppbyggt kring en best-practice-lösning. Det betyder att leverantören definierat den bästa lösningen att kunna utföra en aktivitet i systemet. I förlängningen innebär det att företaget inte så lätt kan påverka själva affärslogiken i systemet eftersom den redan är definierad. Så denna anpassning låter sig inte göras så lätt om man utgår från ett standard-system (Magnusson & Olsson, 2005).

Davenport, Harris & Cantrell (2004) har gjort en undersökning bland 163 företag i Europa, USA och Australien för att få svar på hur de hanterar processförändringar i verksamheterna mot befintligt affärssystem. Denna undersökning har alltså gjorts efter att själva implemen-tationen är färdig samt att systemen varit i drift några år. Analysen visar bl.a. att företagen kan uppnå högre värde ur systemet under förutsättning att man arbetar kontinuerligt med att optimera affärsprocesserna, att man använder informationen ur affärssystemen effektivt för att kunna ta beslut på ett bättre sätt och att man fortsätter integrera systemet i hela verksamheten så långt det går.

Davenport (2000) beskriver också att anpassningar i form av konfigurering är något som aldrig avslutas eftersom verksamheterna har behov av att kunna göra finjusteringar även efter själva implementationen. Så det kan mer ses som en del av verksamhetens ständiga

förändringar att anpassa även affärssystemet löpande när det sker förändringar i omgivningen.

3.4 Flexibilitet i teorin

kräver flexibilitet. Organisatorisk flexibilitet kan definieras som verksamhetens förmåga att svara på omgivningens förändringar.

Flexibilitet är nödvändigt eftersom företag idag ständigt utsätts för förändringar i form av uppköp eller sammanslagningar eller andra konkurrensåtgärder. Detta gör då också att företagen vill ha ett affärssystem som kan stödja verksamhetens förändringar. Tre tydliga drivkrafter finns hos företag när det gäller investeringar i affärssystem. Det är flexibilitet, integration med kunder och leverantörer samt analysmöjligheter (Rådmark, 2007).

En studie av Palanisamy (2005) visar att framgång för informationssystem och organisatorisk flexibilitet kan uppnås via ett flexibelt informationssystem. Han menar också att orsaker till företags informationssystemsmisslyckanden kan bero på orörliga informationssystem. Informationssystem behöver kunna förändras och anpassas om verksamheten stöter på nya marknadsvillkor eller får andra krav antingen utifrån eller inifrån verksamheten själv. En av hypoteserna från Palanisamy som uppfylls är: att bygga in flexibilitet i ett informationssystem påverkar även verksamhetens flexibilitet. En annan hypotes lyder: informationssystemens flexibilitet påverkar positivt företagens konkurrensfördelar. En tredje hypotes enligt Palanisamy är att informationssystemens flexibilitet påverkar positivt på organisatorisk förändring. Dessa teser tillsammans med några fler har påvisat att om informationssystemet är flexibelt så förbättrar det framgången med informationssystemen på både operationella och strategiska nivåer. Dessutom visar resultaten att organisatorisk flexibilitet kan stärkas genom flexibla informationssystem. Palanisamy menar också att flexibilitet i sig inte är något mål utan ett medel och att det är en fortsatt pågående process.

Flexibilitet kan också ses från ett tekniskt perspektiv. Om mängden transaktioner ökas väsentligt i ett affärssystem så kan den tekniska flexibiliteten behöva utökas (Sundgren, 1996).

Evgeniou (2002) beskriver två centrala begrepp som är väsentliga för att ett företag skall ha förmågan att anpassa sitt system. Det är graden av synlighet och graden av flexibilitet. Om man tänker sig en spridd verksamhet som har sina egna system så ger detta en hög synlighet. Med det menas att det är lätt för den lokala ledningen att hitta informationen. Men för att den globala ledningen skall kunna hitta information från alla sina verksamheter så krävs det ett centraliserat system med gemensam databas, exempelvis ett affärssystem. Däremot kan ett centraliserat affärssystem leda till sämre flexibilitet ute i organisationerna eftersom alla behöver ha ett likriktat arbetssätt för att kunna använda affärssystemet. Så en hög grad av synlighet tillsammans med en hög grad av flexibilitet ger mesta möjliga förmåga för företaget att kunna anpassa sig efter ständiga förändringar.

Till sist är det väsentligt att påpeka att det inte enbart är fördelar med flexibla system.

4.

R

Resultatkapitlet är indelat i två underkapitel. Det ena behandlar affärssystemet utifrån leverantörens synvinkel. Denna datainsamling är gjord som en telefonintervju med en lösningsarkitekt från Agresso (nedan kallad IT-leverantören). Det andra underkapitlet innehåller resultat från intervjuer på Stena Fastigheter som använder Agresso Business World sedan ett år tillbaka. Inom Stena Fastigheters verksamhet har det genomförts tre inspelade intervjuer. Det är med den för Stena Fastigheter kundansvarige från

IT-avdelningen på Stena Rederi AB, det är systemadministratören från Stena Fastigheter AB samt en superanvändare inom leverantörsreskontran på Stena Fastigheter Göteborg AB.

4.1 Affärssystemsleverantören

En skillnad mellan ABW och övriga affärssystem på marknaden är, enl. IT-leverantören, att deras system är uppbyggt för att kunna göras förändringar i även efter implementationen. Dessutom är det verksamheterna själva som skall kunna göra förändringarna till stor del utan att behöva koppla in IT-avdelningen eller konsulter från leverantören.

4.1.1 Arkitektur i Agresso Business World

IT-leverantören beskriver i intervjun något om hur Agresso Business World (ABW) fungerar. ABW är ett system som består av flera integrerade moduler. Det innebär bl.a. att man kan ta ut data ur alla moduler eftersom modulerna hämtar datan från samma tabeller i systemet. Data från alla tabeller kan kombineras hur som helst genom denna integration och det gör att både standard- och egengjorda rapporter kan innehålla data från alla moduler. Med hjälp av en sökfunktion som heter Browserfrågor kan man söka ut de parametrar som man vill ha i en rapport. Det går också att lägga till fler kolumner på många sätt så att rapporten blir skräddarsydd för den fråga som ställs. Det ger transparens i systemet. Även fritexter och skannade bilder exempelvis från ett elektroniskt fakturahanteringssystem, kan hittas genom att dessa också är sökbegrepp.

För användaren finns det både windows- och citrixklienter samt webbgränssnitt att arbeta mot. Affärslogiken ligger centralt i systemet, skiljt från gränssnittet vilket innebär att användargränssnittet kan förändras utan att det påverkar logiken. Gränssnittet kan anpassas individuellt eller per grupp av användare så att de delar som används är relevanta för de olika användarna och verksamheterna. Eftersom det enbart är gränssnittet som förändras så behövs det ingen förändring i själva koden och det är detta som gör att användarna själva kan påverka sitt system utan IT-experter till hands.

så sätt att där kan man bygga upp kundanpassade portaler som inte påverkar uppsättningen eller koden i ABW för att inte logiken skall riskera att förändras.

4.1.2 Anpassning i Agresso Business World

I intervjun med IT-leverantören menar de att begreppen BLINC2 och agility3 som nämns i deras marknadsföringsbroschyrer bygger på en världsomfattande kunskapsbank av

implementationsprojekt av Agresso. Företaget har utvecklat systemet för att vara lätt att anpassa eftersom de märkt att verksamheterna är i behov av det. Med det engelska uttrycket agility menar Agresso att målet är att kunden skall kunna göra en stor del förändringar i systemet själva även efter implementation. Det är inte meningen att hela systemet skall behöva installeras på nytt om det sker förändringar i verksamheten. En del kunder arbetar själva med att göra förändringarna medan andra kunder hellre vänder sig till Agresso eftersom de inte har tid att göra det själva.

De anpassningar som kunderna kan göra själva är bl.a. en mängd rapporter i olika dimensioner genom att de flexibla fälten kan användas. Det innebär att man kan göra en rapport i olika aggregerade format, exempelvis en resultatrapport kan visa detaljerade omsättningstal men bara aggregerade kostnadstal. Kunderna kan även förändra i

registreringsbilderna så att de får skräddarsydda uppsättningar. Man kan välja t.ex. att visa eller dölja fält så att den enskilde användaren får så smidigt flöde som möjligt.

De anpassningar som Agresso behöver vara inblandade i, är när de gör en större

utvecklingsinsats där deras verktyg Agresso Customization Tool används. De kan även bygga SQL-skript om det är något i databasen som behöver ändras. Än så länge behöver Agresso även kopplas in om kunden behöver speciella rapporter eller andra förändringar i Webbinfo-modulen.

Vid implementationen av ABW är det enl. IT-leverantören viktigt att kunden har tänkt genom strukturen som skall in i systemet. Ju mer detaljerat man kan lägga in datan desto fler

sökmöjligheter finns det. Det är också nödvändigt för kunden att hon tänkt genom hur systemet är tänkt att se ut i sin helhet när det är färdigt. Även om inte alla moduler skall installeras samtidigt så behöver man ändå ta hänsyn till att de skall sättas upp senare och det påverkar även grunduppsättningen. Det krävs alltså att man har en klar bild över hur hela lösningen skall se ut och då krävs det även att det finns någon representant från kunden som har denna helhet med sig. Det är bland annat detta synsätt som gör att systemet blir agilt och flexibelt även i driftfasen.

2

BLINC betyder Business Living IN Change

4.1.3 Flexibilitet i Agresso Business World

Agresso skiljer på begreppen flexibilitet och agil. Flexibilitet, menar de i intervjun med IT-leverantören, är mer övergripande och det innebär bl.a. att när systemet sätts upp första

gången så finns det många möjligheter att välja olika parametersättningar, dvs. hög flexibilitet att göra de anpassningar som passar företaget bäst. Av den anledningen har Agresso även utformat branschspecifika uppsättningar så att en del av anpassningsarbetet redan är gjort. Begreppet agil kan användas mer i förvaltningsfasen under systemets drift. Det är denna rörlighet som Agresso menar när de visar på att kunden själv kan göra förändringar i systemet om omgivningen förändras eller för att utveckla systemet på annat sätt.

ABW har vissa hörnstenar där begrepp och deras relationer är bland de viktigaste för att få ett flexibelt system. Begreppen kan t.ex. vara olika objekt i kodsträngen men även momskoder bland annat. Relationer innebär att begreppen kan kopplas ihop över gränserna. Det finns även arbetsflöden som kan sättas upp så att transaktionerna går till rätt person enligt

attestregelverket. Det går också att sätta upp systemet så att många transaktioner blir

automatiskt konterade. Om man senare gör ändringar i exempelvis kodsträngen så följer dessa med all historisk data så att det fortfarande går att söka fram rätt information även om ändring gjorts. Det som möjliggör detta är att begreppen är definierade som att de har vissa sorters relationer med varandra.

Den kompetens som behövs hos kunden för att hantera ett flexibelt affärssystem, menar Agresso, är att det finns någon som gärna har varit med från början när systemet sattes upp och vilka argument som användes för hur det sattes upp. Man behöver alltså ha eller skaffa sig en förståelse för grunduppsättningen. Det behövs ingen egentlig teknisk kompetens utan verksamhetskompetens är det viktigaste för att utveckla systemet i driftfasen. Det handlar om att förstå sin verksamhet för att kunna översätta det till systemet. Teknisk kompetens behövs däremot för att utveckla och underhålla integrationer med kringliggande system.

Det finns även vissa nackdelar med flexibiliteten. Risken är att kunden får för många

möjligheter att välja på i implementationsprojektet. En annan svaghet med ett flexibelt system är att Agresso inte gärna gör några kundunika anpassningar, dvs. förändringar i koden till systemet. Däremot kan alltså anpassningar göras i de lager som ligger ovanpå koden.

4.2 Undersökningsföretaget

En av intervjuerna genomfördes med den person på IT-avdelningen som är kundansvarig gentemot Stena Fastigheter. I kommande kapitel är information från denna personens intervju kallad den IT-kundansvarige. Den andra intervjun gjordes med en person som har rollen superanvändare på leverantörsreskontramodulen i Agresso. Hon kallas superanvändaren i nedanstående kapitel. Den tredje intervjun till sist gjordes med systemadministratören för Agresso på Stena Fastigheter. I resultatkapitlet kommer hon kallas systemadministratören och hon har ansvaret att underhålla och leda anpassningar som beslutats i samråd med

4.2.1 Anpassningar i Stena Fastigheters affärssystem

Enligt den IT-kundansvarige kan verksamheten göra en hel del anpassningar själva men det kräver att de har utbildat sig i systemet så att rätt kompetens finns. Förutom beroende av kunskap, är det viktigt att det finns förståelse av det man gör. Denne nämner några anpassningar som verksamheten kan göra. Det är bl.a. att bygga upp och underhålla kodsträngen, kunna bygga egna rapporter och att administrera behörigheter som några exempel. IT-avdelningen behöver kopplas in när det gäller att utveckla nya integrationer mellan affärssystemet och andra system. Här handlar det mer om de externa kontakterna, dvs. kopplingar mellan egna systemet och kringliggande system.

”Det är ju anpassningar kring systemet. I systemen har ju vi ingenting.”

Agresso i sin tur kan kopplas in på alla sorters anpassningar, beroende på hur mycket man väljer att göra själv. Även här är det tal om kunskap enl. den IT-kundansvarige.

”Utbildar du dig inte så får du ju be dem om hjälp jämt.”

Men det är också en fråga om tid. Om det tar längre tid för företaget att göra en rapport exempelvis än det gör för leverantören så väljer man ofta att köpa in den tjänsten.

På frågan om hur bra superanvändaren anser att systemet är när man vill göra anpassningar svarar hon ganska bra men att hon inte arbetar så mycket med det själv. Den vanligaste anpassningen att göra under drift är när en ny fastighet köps in. Då är det enkelt att lägga upp den som ett eget kostnadsställe i deras försystem där själva fastighetshanteringen sker. Därefter finns en integration mellan systemen som automatiskt överför informationen. Det samma gäller även i integrationen mellan Agresso och EFH-systemet4. Där går informationen från Agresso över automatiskt via integration.

Däremot kan det finnas uppsättningar mellan exempelvis EFH-systemet och Agresso som inte är uppsatta på samma sätt. Det innebär att det blir mer registervård i EFH-systemet när något nytt lagts upp i Agresso.

”Så där är ju det ju lite jobb när det är något nytt.”

Men i övrigt så menar superanvändaren att det inte är så mycket jobb förutom att kolla i de egenupplagda rapportmallarna. De kan behöva ändras om det nya kostnadsstället skall finnas med.

4 _{EFH-system innebär ett elektroniskt fakturahanteringssystem för leverantörsfakturor. Fakturorna skannas in}

Något som superanvändaren tar upp som ett problem är hur väl kommande moduler kommer vara anpassade till nuvarande Agressouppsättning. Om exempelvis en modul skall

vidareutvecklas, exempelvis projekt och projekthantering, är den redan uppsatt på ett visst sätt. Men den är inte riktigt klar och utbyggd som det är tänkt eftersom arbetsorder skall kunna kopplas till den. Modulen kan alltså användas men inte till fullo ännu.

”Men det som däremot är lite rörigt är om man skulle tänka om. Vi har ju satt upp vår projekthantering på visst sätt just nu.”

Superanvändaren menar också att det inte är helt självklart att se hur ändringarna i

affärssystemet kommer påverka de kringliggande systemen. Där får man tänka till lite, enligt henne.

En annan fundering är kring kodsträngen. Den är fastställd nu men samtidigt undrar superanvändaren om de faktiskt visste från början exakt hur det skulle se ut.

”Visste vi då hur det skulle bli när vi drar igång det andra?”

Det som också är viktigt att tänka på när exempelvis nya moduler skall sättas igång är att de som driver det arbetet även skall ha med någon som tänker på kringsystemen. Om inte annat för att konstatera om de kommer att påverkas i och med den nya förändringen eller inte.

Superanvändaren tar också upp ett problem kring att Agressos begrepp och dess relationer inte kan anpassas rakt av till andra systems strukturer med exempelvis ett visst antal objekt efter kontot.

”Det är alltså inte dimensionen som går över utan det är vilka begrepp som går över.”

Detta är ett exempel som superanvändaren tar upp där ABW tillåter att kunna lägga flera begrepp i samma dimension medan EFH-systemet enbart tillåter att dimensionerna innehåller ett slags begrepp. Superanvändaren tar även upp detta som en koppling mellan

anpassningarna och flexibilitet:

”Så flexibelt är jättebra men har man inte helt stenkoll på läget så innebär det lite extra jobb också.”

Även systemadministratören menar att det finns många anpassningar som användarna själva kan göra i systemet. Men i dagsläget görs inte det utan de skulle kunna göra mer själva. Systemet har bara varit igång i ett år så hon räknar med att mängden som de gör själva kommer att öka allt eftersom.

de beställer jobbet hos Agresso. I några fall bedömer de det fortfarande som att Agressos kostnad blir billigare än om de i dagsläget gör det själva.

”Sen blir det en avvägning, skall vi sitta och vara experter eller ska man beställa den här rapporten. Eller ska man utbilda sig och ha någon som kan göra

rapporter för det går ju att göra i systemet. Så det är ju väldigt öppet på det sättet. Valfriheten är stor.”

Att kunna välja vad de vill göra, hinner göra och kan göra är betydelsefullt enligt systemadministratören.

”För tanken är ju att vi ska vara hyfsat självgående och det är man ju. Och så får man inse sin begränsning då som på rapporterna. För det är det värt ibland, att köpa kompetensen för då får man det rätt. Det är ju vi som gör valet för vi vet ju vad vi vill, hur systemet är uppbyggt och varför vi vill ha det som vi vill ha det.”

Systemadministratören säger också att de inte behöver någon hjälp alls av exempelvis IT-avdelningen för att kunna göra anpassningar i systemet. IT-IT-avdelningens jobb är att sköta servrarna och all teknik och drift. Det finns en del integrationer mellan ABW och övriga kringsystem. Dessa jobb har Stena Fastigheter valt att få automatiskt överförda där det går att få automatik. Dessutom går det att sätta klockslag på när jobben skall köras vilket de också valt att göra på de flesta jobben. Så lite som möjligt skall behöva göras från administratören när det gäller att föra över integrationerna. Istället har de valt att övervaka att jobben har gått över i stället för att aktivt föra över dem. Om något av dessa automatiska jobben inte gått över från eller till ABW, får IT-avdelningen kopplas in för att starta igång jobbet igen.

”Men det som IT gör för oss är de här jobben som går och tuggar i bakgrunden, om de stannar, för det händer, då får de starta igång det igen. Det är det de gör för oss. Allting annat som har med Agresso att göra, registervård och upplägg och sådant, gör vi själva.”

Denna uppdelning är något som Stena Fastigheter haft tidigare så det är inget nytt i och med att ABW införts. IT-avdelningen sköter tekniken och verksamheten sköter systemet. Det skulle varit svårt att få det att fungera annars, tror systemadministratören. Något som däremot förändrats är att de lagt hela delen av systemadministrationen centralt på Stena Fastigheters moderbolag. Innan kunde viss del av administrationen skötas av de olika lokalkontoren. Nu vill man emellertid ha mer kontroll över systemet centralt så de fortsätter med denna fördelning så länge det praktiskt fungerar.

fastighetssystem som är integrerat med ABW. Systemadministratören har gjort en checklista för de punkter som behöver kontrolleras i och med att en förändring i systemet görs.

4.2.2 Flexibilitet i Stena Fastigheters affärssystem

Flexibilitet i ABW märks av på så sätt att det är enkelt att göra förändringar gentemot standarduppsättningen. Ett exempel som den IT-kundansvarige nämner är om det behöver byggas någon speciell koppling mellan systemet och en bank som i vanliga fall inte används. Då är det lätt att sätta upp denna koppling. Men även den tekniska flexibiliteten är stor. Beroende på hur man väljer att sätta upp systemet, exempelvis kan en klient innehålla flera företag vilket möjliggör att man kan samordna en del register. Men det går också att dela upp så att varje företag finns som en separat klient.

Kapacitetsmässigt är ABW också flexibelt enl. den IT-kundansvarige. Det är mest beroende på att systemet består av en trelagersarkitektur med ett databaslager, ett applikationslager och ett gränssnittslager. Presentationslagret finns i en eller flera citrixservrar så om antalet

användare utökas så går det att utöka även antalet citrixservrar alternativt lägga på fler användare på befintliga servrar om det redan finns kapacitet. Även med databasservrarna kan man klustra eller dela upp databasen om så skulle behövas, så det är väldigt flexibelt.

Även superanvändaren ser Agresso som väldigt flexibelt. Hon jämför ofta med det gamla affärssystemet som betecknades som väldigt cementerat. Men i första hand anser

superanvändaren att ett flexibelt system är ett system som tillåter att man kan söka på många olika sorters sätt.

”För mig tänker jag mycket på att det är sökningar, hur man söker i systemet och att man kan söka kors och tvärs.”

”Att det flyger en massa saker som man kan fånga in.”

En annan aspekt med Agresso som flexibelt system är att hon själv kan göra både stora och små sökningar som sedan kan sparas som egna rapporter. Det går även att hämta data i sökningarna från tabeller i systemet som i vanliga fall inte hänger ihop. Men via urvalen i frågorna kan dessa data sättas samman på en stor mängd sätt.

”Man hittar ju massor som man inte kunde tro att man kunde koppla dit.”

Samtidigt menar hon att sökningarna inte går av sig själv. På grund av alla möjligheterna får man leta en del för att hitta exakt det som efterfrågas. Det är inget som poppar upp av sig själv. Det är till och med så att om man inte hittar det som eftersöks så blir man irriterad.

Superanvändaren tar återigen upp hur flexibelt systemet är när det gäller Browserfrågorna. Just det faktum att man kan göra ett urval av parametrar, titta på svaren på skärmen och därefter besluta sig för om detta innehåll skall skrivas ut som en rapport eller om det kanske till och med skall sparas som en mall för att kunna användas vid fler tillfällen. Dessutom är det lätt att kunna läsa in data till ABW, exempelvis om det finns en stor verifikation lagrad i Excel. Då går det lätt att läsa in den i systemet så att man slipper stansa in det. Hon

sammanfattar det så här:

”Så bra listor, mycket snabbare avstämning, kortare tid när det gäller att både få in materialet och få ut det.”

Denna smidighet som superanvändaren ofta nämner, gör också att systemet blir effektivt att arbeta i.

”Vi tjänar tid i nästan alla lägen.”

Den del som inte upplevs som lika bra är leverantörsreskontran i ABW. Men eftersom mycket av jobbet med att hantera leverantörsfakturor görs i EFH-systemet, så fungerar det ändå.

”Ett system kan kanske inte vara bättre på alla plan.”

När det gäller att kunna skrolla sig upp och ner i systemet så fungerar det bra enligt

superanvändaren. Det går att t.ex. komma åt fakturabilden som hanterats i EFH-systemet via ABW. I Stena Fastigheters uppsättning så kommer man till fakturan med två klick. Detta är bra att kunna göra för användare som inte arbetar så mycket i EFH-systemet utan mer i affärssystemet. Däremot är EFH-systemet en bättre källa att titta på fakturor om man

exempelvis vill kunna bläddra mellan ett urval av fakturor. I ABW får man istället gå upp och ner i strukturen för att göra detta. Även i denna fråga så jämförde superanvändaren med gamla systemet där användarna inte kunde komma till fakturabilden. Att skrolla sig ner till

fakturorna i ABW används emellertid inte så mycket ändå men det tror superanvändaren beror på att användarna behöver påminnas om att det går att göra. Men det är i alla fall lätt att göra och det gäller oavsett var i ABW man befinner sig.

Det flexibla systemet innebär mycket jobb i början eftersom systemet måste fyllas med information. Innan det görs krävs det att användarna tänkt till ordentligt hur systemet skall sättas upp för att passa verksamheten. Så det tar en massa tid enligt superanvändaren.

”Eller för att man inte ser alla möjligheter eller man kanske tänker lite snett någonstans som gör att man sitter med massa extrajobb längre fram.”

I intervjun med systemadministratören tas ett annat perspektiv upp när det gäller flexibilitet. Hon menar att egentligen är ekonomijobbet ganska stelt. Det måste finnas vissa saker som exempelvis kontoplan, balans- och resultatrapporter.

”Vissa saker är väldigt statiska oavsett vilket system du tar. Det är vissa grundsaker som måste finnas.”

Men den stora skillnaden om man jämför med det tidigare systemet är att det går att få ut så många fler rapporter än de som behövs i grunden. Det är också mycket lättare att söka menar hon i likhet med superanvändaren. I det tidigare systemet fanns det ett visst antal rapporter och därefter fick man ta den som passade bäst och därefter fick man jämka lite. Återigen trycker systemadministratören på att det är möjligheten att själv kunna göra egna frågor och rapporter som gör att systemet känns flexibelt.

Det går även att göra egen layout på rapporten, exempelvis lägga in färger mm. Om det dessutom finns en färdig rapport, kan den sparas om för att kunna bygga vidare på den. Datan kan även exporteras enkelt till Excel om det finns behov av att arbeta vidare med det där. De rapporter som användarna sparat ner som sina egna kan också lätt raderas om den inte längre behövs. Detta ser systemadministratören också som exempel på att systemet är flexibelt.

”…så där kan du ju göra väldigt mycket på ett väldigt enkelt sätt beroende på hur mycket jobb du vill lägga ner.”

Olika användare använder rapporterna olika mycket så det är ganska individuellt menar systemadministratören. Beroende på hur ofta man tar fram rapporter så går det olika fort. För systemadministratören själv menar hon skulle hon behöva tänka till lite först innan

Browserfrågan kan utformas och rapporten skrivas ut. Men för de som arbetar med detta dagligen så verkar det fungera bra. När rapporterna sparas kan de väljas att sparas som egen rapport eller tillgänglig för alla. Om en viss specifik rapport kan användas av flera kan den sparas som tillgänglig för alla så kan de användare som har behov av den använda den själva eller kanske till och med att spara ner den som sin egen och lägga till egna modifieringar vid behov.

”…de som sitter i driften är ju jätteflinka och så delar de ju med sig till varandra.”

Användarna har fått utbildning i bl.a. hur rapporter kan byggas men det är också väldigt individuellt hur mycket av utbildningen som individerna tar till sig. Det bygger mycket på intresse och hur man tar till sig informationen menar systemadministratören. För det kan vara svårt att göra det i början, framför allt för att det finns så många möjligheter. Men

systemadministratören säger också att Agresso har många utbildningar som användarna kan välja på eftersom det är deras filosofi att de skall erbjuda utbildningar för att erbjuda

möjligheter för kunderna att välja hur mycket man skall kunna klara själva.

De många möjligheterna till att få ut data ur systemet är något som systemadministratören ser som viktigt för just rollen som ekonom.