Studien pågick under perioden januari 2020 till slutet av maj 2020. Studiens arbetsprocess kan beskrivas utifrån fem steg, vilka beskrivs i detalj nedan. Stegens ordning är den eftersträvande processen, men stegen kan överlappa varandra och möjlighet finns att behöva återgå samt justera vissa delar under arbetets gång. Stegen kan behöva revideras för att ny kunskap identifieras under studiens gång samt för att stegen inte är klart avgränsade (Patel & Davidsson, 2011). Att visa dessa steg är en viktig del i att låta läsaren förstå och bedöma arbetets kvalitet (Eriksson, 2015).
Studiens datainsamling bestod dels av litteraturstudier och dels utav insamling av empiriska data genom ett flertal olika metoder, vilket är accepterad i studier som i första hand baseras på empiri (Suddaby, 2006). De tillvägagångssätt som har använts i studien för att samla in empiriska data presenteras nedan. Det teoretiska ramverket konstruerades av den data som har erhållits vid litteraturstudier. Det empiriska materialet har sin grund i den fallstudie som genomförts under arbetets gång. Vidare presenteras en mer nyanserad beskrivning av vad som erhölls genom de olika metoderna för datainsamling.
2.3.1 Steg 1: Litteraturstudier
Efter att problemområdet identifierats samt att studiens forskningsfrågor var skapade, var första steget i arbetsprocessen att genomföra en litteraturstudie för att bilda en uppfattning om tidigare studerad kunskap. Forskningsfrågorna skapade studiens
forskningsfokus (Eisenhardt, 1989), vilket var till hjälp för att hitta relevant litteratur.
Litteraturstudier var lämpligt för att belysa viktiga delar om området.
Den litteratur som har nyttjats i studien är böcker, forskningsrapporter samt refereegranskade artiklar. Litteraturstudie har genomförts för att finna befintliga teorier och modeller för att besvara studiens syfte och problemformulering samt för att vidare styrka studiens diskussion och slutsats. Dessa ligger även till grund för den teori som presenteras.
En av metoderna som har nyttjats vid insamling av data är litteratursökning. Främst användes sökningar i databasen Primo på högskolebibliotekets hemsida. Skärvad och Lundahl (2016) beskriver att databaser som finns tillgängliga via en högskolas hemsida bidrar till hög tillgänglighet av forskningsrapporter. Vidare har refereegranskad litteratur använts för att stärka studiens reliabilitet.
2.3.2 Steg 2: Teori
Efter litteraturgenomgång undersöktes lämpliga teorier för studien. Vid val av teorier ställs det krav på författarna att vara medvetna om teoriernas relevans i förhållande till undersökningen (Yin, 2007). Enligt Skärvad och Lundahl (2016) är teorier en central del som bidrar till en betoning på arbetet. De valda teorierna bidrog till att uttrycka tankegångar samt gav en överblick över hur det empiriska arbetet skulle vara inriktat, vilket Skärvad och Lundahl (2016) menar har en viktig funktion i studien. Val av lämplig teori ledde vidare till att författarna kunde generalisera studiens resultat.
2.3.3 Steg 3: Fallstudie
Studiens empiri baserades på observationer, intervjuer samt dokumentstudier för att genomföra en nulägesanalys samt en kartläggning av företagets information- samt materialflöden mellan OEM och kontraktstillverkare. Användning av multipla informationskällor kallas triangulering (Lincoln & Guba, 1985). Att använda sig av flera informationskällor i fallstudiens datainsamling stärker undersökningen. Till skillnad mot andra forskningsstrategier är behovet av flera informationskällor större vid fallstudier än vid exempelvis en surveyundersökning (Yin, 2007). Författarna ansåg därmed att det var lämpligt att använda sig av triangulering för att vidare bekräfta samt styrka synen på studien, då triangulering förstärker bedömningen av studiens tolkningar (Skärvad & Lundahl, 2016).
Observation
Observation användes som metod för att skapa en bild och förståelse för hur information utbyts mellan båda parter samt för att identifiera aktiviteter som finns i flödet. Observationen bidrog till att enklare kartlägga informationsflödet för att vidare kunna analysera samt identifiera brister i flödet. När författarna observerade, besökte de samtliga inblandade avdelningar i processen på fallföretaget. Vid samtliga observationer var båda författarna närvarande, vilket vidare stärker studiens reliabilitet (Yin, 2007). Observationen dokumenterades med hjälp av anteckningar. Patel och Davidsson (2011) nämner att en av nackdelarna med att använda sig av observationer är att metoden är dyr och tidsödande. För studiens togs inte detta i hänsyn då metoden var lämplig för studiens syfte.
Observationen ligger till grund för att besvara studiens frågeställningar. Det finns flera bra anledningar till att använda sig av observation, Patel och Davidsson (2011) nämner att observation är lämplig att genomföra då beteenden samt skeenden kan studeras i ett
naturligt sammanhang. Vidare beskriver de att observationer är bra för att komplettera med information som har samlats in med hjälp av andra tekniker. Observationerna genomfördes innan författarna utförde intervjuerna för att ge en tydlig grund av problemområdet. Upplägget var ostrukturerat, vilket innebär att ett observationsschema över vad som skulle observeras saknades (Patel & Davidsson, 2011).
Intervju
Intervjuer genomfördes för att bidra till litteraturstudien för att förstå varför ett visst skeende uppträder på ett visst sätt. Då olika syn på brister i informationsflödet existerar på fallföretagets olika avdelningar, behövdes intervjuer för att frambringa en så exakt bild som möjligt av verkligheten. Detta möjliggör att specifik information framkommer, vilket bidrog till en förståelse för det nuvarande informationsflödet.
Intervjufrågorna konstruerades med underlag från observation, ostrukturerade intervjuer från tidigare besök på fallföretaget, dokumentstudier samt de tre frågeställningarna som utformats för att besvara studiens syfte.
Studiens tre frågeställningar har stått i fokus under intervjuerna som genomförts i studien. Syftet med intervjuerna var att med hjälp av verbala utsagor och erfarenheter få information till studien och därmed kunna genomföra en analys som ger svar på studiens syfte och frågeställningar. Enligt Yin (2007) är intervjuer en betydelsefull informationskällakälla vid fallstudier på grund av att fokus är riktat mot något som rör människor.
Datainsamlingen genomfördes med hjälp utav nio intervjuer med anställda från olika avdelningar involverade i orderprocessen. Det är nödvändigt att intervjua avdelningarnas respondenter för att avgöra olika tolkningar, konstateranden samt uppfattningar som uppträder i olika delar i verksamheten (Skärvad & Lundahl, 2016).
Urvalet av intervjupersoner baserades på handledarens rekommendationer på fallföretaget Alfa samt studenternas egna beslut. Båda författarna var närvarande vid intervjuernas genomförande. Intervjuerna dokumenterades genom ljudinspelning för att vidare kunna transkribera hela intervjuerna. Under intervjuernas gång fördes även anteckningar för att understryka värdefull information samt för att ge underlag till analys av fallstudien. Då intervjuerna var personliga möten mellan intervjupersonerna och studiens författare har de hanterats konfidentiellt, vilket innefattar att intervjupersonerna och deras svar ej görs offentligt samt att de citerade svaren i studien inte kommer att benämnas med namn på deltagande respondenter. Det innebär att det är endast författarna som erhåller tillgång till informationen (Patel & Davidsson, 2011).
Intervjuerna med berörda personer på fabriken Beta genomfördes i ett enskilt rum på företaget. Då fabriken Omega ligger beläget flera mil från författarna, genomfördes intervjuer från Betas videokonferensrum. Telefonintervju valdes bort då författarna ville få med både kroppsspråk samt se respondenten vid genomförandet av intervjuer.
Tidsåtgången baserades på behov av information samt vad respondenterna hade att säga.
Efter intervjuer med fallföretagets olika avdelningar gjordes en avvägning om det fanns behov att genomföra intervju med kontraktstillverkare för att få en tydligare bild av fenomenet. Efter sammanställningen av fullständig empiri skickades en avstämning via mejl till intervjupersonerna för att kontrollera att situationerna hade uppfattats korrekt.
Enligt Skärvad och Lundahl (2016) bör ett godkännande erhållas om citat skrivs i ett
dokument som kan komma att bli offentligt. Respondenterna från de nio intervjuerna presenteras i Tabell 1. Där framgår vilken avdelning som intervjuades samt vilken enhet respondenten tillhörde. Vidare framgår även datum samt tidsåtgången för intervjuerna.
Tabell 1 Genomförda intervjuer på Alfa. Redovisning av avdelning, fabrik, datum samt tidsåtgång
Avdelning Produktionsenhet Datum Tidsåtgång (min)
Kalkyl/beredning Beta 2020-02-28 60
Kontrolltornet Beta 2020-02-28 60
Godsmottag/utlastning Gamma 2020-03-09 30
Teamleader utlastning Gamma 2020-03-09 30
Teamleader säljsupport Gamma 2020-03-09 20
Kalkyl/beredning Gamma 2020-03-09 25
Planering Gamma 2020-03-09 25
Planering Beta 2020-03-13 30
Produktionsplanerare Beta 2020-03-13 30
Dokumentstudie
Val av dokument genomfördes med omsorg för att få en så heltäckande bild som möjligt (Patel & Davidsson, 2011). Dokumentstudier kan vara användbara som en bas för fakta (Skärvad & Lundahl, 2016) och i författarnas fall var det en lämplig datainsamlingsmetod för att besvara studiens syfte samt frågeställningar. För att skapa en förståelse hur informationsflödet såg ut hos det tillverkande företaget var dokumentstudier användbart. Då fallföretaget enbart hade en standard för hur en orderprocess såg ut, kunde enbart två informationsflöden kartläggas. Vidare kunde insamlad empiri användas för en jämförelse med företagets nuläge i kombination med de intervjuer samt observationer som författarna genomförde.
Yin (2007) och Eisenhardt (1989) beskriver att användning av dokument är en relevant informationskälla att kombinera med övriga datainsamlingsmetoder vid genomförandet av fallstudier. Dokumenten har varit användbara för studiens syfte för att styrka den information som har inhämtats från andra väsentliga informationskanaler.
2.3.4 Steg 4: Dataanalys
För att samla in empiriska data i studien användes som ovan nämnt tre olika datainsamlingsmetoder: observation, intervju samt dokumentstudie. Den teoretiska insamlingen skedde via litteraturstudier. Dataanalysen beskrivs enligt Eisenhardt (1989) som den svåraste och minst fastställda delen av processen.
Innan genomförd dataanalys sammanställdes studiens data för att för skapa en struktur, relevans samt tydlighet. Ellram (1996) visar hur det är möjligt att kategorisera data för att enklare finna likheter samt skillnader. Vidare analyserades empirin samt jämfördes med teorin, vilket Yin (2007) benämner som mönsterjämförelse. Att jämföra insamlad empiri med befintlig litteratur ger svar på vad som liknar, vad det kan hänvisas till och varför (Eisenhardt, Building theories from case study research. (Special Forum on Theory Building), 1989). En förenklad processkarta av informationsflödet kartlagdes för att ge en bild av nuläget. Det gav vidare svar på studiens första samt andra frågeställning. Vidare analyserades empirin för att identifiera faktorer som påverkade informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare, vilket låg till grund för att besvara studiens tredje frågeställning.
2.3.5 Steg 5: Resultat
När mättnad i dataanalysen uppstod, var nästa steg i arbetsprocessen att presentera studiens resultatpresentation. Med mättnad menar Eisenhardt (1989) att författarna kommer till en punkt där de ska sluta korrigera mellan teori och data då den stegvisa förbättringen av teorin är minimal.
Mönsterjämförelsen samt dataanalysen låg till grund för studiens resultat. Studien kan infalla i tidigare teori eller ny kunskap (Eisenhardt, Building theories from case study research. (Special Forum on Theory Building), 1989). Studiens resultat presenterar fallföretaget Alfas rekommenderade arbetssätt.
2.3.6 Sammanfattning
Studiens arbetsprocess beskrivs utifrån ovan nämnda process som visualiseras med hjälp av Figur 2. Trots att figuren beskriver en till synes stegvis process, finns det utrymme för revidering under studiens gång. Processen genomfördes parallellt med varandra för att säkerställa att det hela tiden fanns förklaringar till fenomen som dök upp under studiens gång.
Figur 2 Studiens arbetsprocess där steg ett är litteraturstudie, steg två är teori, steg tre är fallstudie där insamling av empiri är inkluderad, steg fyra är dataanalys samt steg fem är resultat.