I följande avsnitt beskrivs identifierade brister på fallföretaget Alfa, där båda produktionsenheterna Beta och Gamma har varit delaktiga. Bristerna har identifierats med hjälp av respondenternas svar från intervjuer samt genom teoriinsamling.
4.2.1 Processägare
Att det saknas en processägare framgick tydligt under intervjuerna. Då företaget inte har utsett en person som har ansvar för processen, samt att flera personer är med i de olika arbetsmomenten, resulterar det i att processen lätt hamnar mellan stolarna. En av respondenterna sa:
Ja, i vilket fall ska man ju ha en koordinator som har hand om alla kontraktstillverkningsjobben och ser till att det blir rätt i hela flödet och är med, inte från scratch för då är det ju någon annan som gör inköp och det ligger med automatik, men just uppföljningen sen. När det väl är halvfabrikat och det går iväg för att sedan återrapportera och se till att det blir färdigt. Då måste det vara någon som har hand om det och det saknas idag.
I dagsläget lämnas arbetsuppgifterna över, likt en ”stafettpinne”, mellan avdelningarna där varje part utför sin uppgift i processen för att sedan släppa den. Först när det uppkommer problem märks processen av och i det skedet kan det redan vara begränsat med tid att få ut ordern till kund. Det är även diffust vem som kan svara på frågor rörande processen, exempelvis var en order befinner sig. Det kan vara ett tidsförödande arbetsmoment att utföra då ingen riktigt har koll på orderns läge i processen. En av respondenterna sa:
Det hade varit bra med någon som äger processen, som man verkligen kan fråga, så att även sälj-avdelningen vet vilka dem ska fråga. För ofta vet inte de vem de ska fråga, då frågar de ofta mig eller min kollega på avdelningen.
Då får vi sätta oss och börja forska och grejer, ta reda på hur det ligger till.
Respondenterna menade att om en processägare skulle finnas för de externa kontraktsjobben, skulle det resultera i ett ökat ansvar. I dagsläget finns det inte någon som riktigt har koll på processen från början till slut, då alla avdelningar är inblandade i en liten del av processen utan någon äger den. Det resulterar vidare i att ingen tar ett helhetsansvar över processen. Respondent sa:
Jag tror det, jag vet ju inte helt säkert. Vi har ju inte riktigt koll. Om någon äger jobbet från början till slut, så blir det enklare att hålla koll på det. Idag ska alla vara med lite på ett hörn och ingen ska äga det. Ingen tar ansvar.
4.2.2 Avtal
Det förekommer olika avtal beroende på vilken kontraktstillverkare som är inblandad.
Avtalen inkluderar bland annat hur många dagar som kontraktstillverkaren har på sig att utföra kontraktstillverkningssteget i tillverkningsprocessen. Ledtiden tas i hänsyn redan när artikeln kalkyleras för att säkerställa att ordern kommer fram i tid för att vidare förädlas hos kontrakttillverkaren. Trots att det finns skrivna avtal mellan parterna framkom det under intervjuerna att avdelningarna inte hade koll på att de existerade.
Det innebär att ordern godkänns med samma ledtid för samtliga kontraktstillverkare, utan kännedom om den enligt avtal kommer fram i tid. En av respondenterna förklarade:
Det kanske är någon som har det, jag har det inte. Vi behöver ju egentligen veta om det är olika hos olika leverantörer. Vi skulle gärna vilja ha den informationen. Vissa grejer tar fem dagar, vissa kanske tar tre dagar, det är ju liksom basen i hur jag ska godkänna själva ordern. Nu säger vi fem dagar på allt men det kanske inte är så egentligen. Det kan även vara ännu fler dagar som behövs men vi godkänner fem dagar så att det aldrig blir försenat.
Det är rätt viktigt, men den informationen har inte jag.
I samband med att avdelningarna saknar kunskap om de olika ledtiderna som kontraktstillverkarna behöver för att utföra sin del av processen, får avdelningarna kontrollera varandra för att säkerställa att ledtiden har tagits i hänsyn. Det gör de genom att gå över till den andra avdelningen och kontrollera den inplanerade ordern för att säkerställa att ledtiden räcker till, vilket några av respondenterna ansåg vara ett onödigt steg i processen.
Respondenterna lyfte att det kunde förekomma oklarheter huruvida ordern godkänns att vara färdig till kund eller om den godkänns för att vara färdig i fabriken för att sedan gå till respektive kontraktstillverkare. Det beror på att ordern kommer upp i systemet som en vanlig tillverkningsorder där den enda indikationen är att en kontraktstillverkare är inblandad, men att ledtiden är diffus vilket skapar osäkerheter kring vilket steg i processen som godkänns. En av respondenterna sa:
Vi kan inte veta när vi godkänner ordern om vi godkänner leveranstid till kund eller till den externa leverantören. Där borde man hitta ett bättre system så att vi sätter rätt leveranstid från början. De kanske ska komma in till oss innan de lägger ordern och fråga när vi kan vara på [en specifik kontraktstillverkare], och när kunden kan ha det, innan vi lägger in ordern över huvud taget.
4.2.3 Integration inom företaget
Respondenterna påtalade under intervjuerna att de tyckte att den dagliga kommunikationen fungerade bra, men att det finns möjlighet till förbättringar när det gäller processer som involverar en kontraktstillverkare. Det beror på att den interna strukturen för hur en sådan process ska utföras inte går utefter någon standardisering.
Det resulterar i att samtliga inblandande inte har full kontroll över hur kommunikationen bör fungera och istället får söka efter information de behöver.
Respondent sa:
Jag är nog den som jagar infon lite mer, jag sitter inte bara och väntar på den.
Respondenterna menade även att de olika avdelningarna på dimensionerna arbetar på olika sätt och att det istället hade varit fördelaktigt att erhålla ett enhetligt, koordinerat arbetssätt för att förbättra kommunikationen. Då kommunikationen mellan avdelningarna sker via mejl och i vissa fall genom affärssystemet, som inte är speciellt tydlig, kan oklarheter uppstå. Inblandade i processen får därför ibland gå över till olika
avdelningar och ställa frågor, vilket leder till oönskat arbete och i värsta fall förseningar.
En av respondenterna förklarade:
Man gör sin grej och sen släpper man det. O så hoppas man att det blir bra.
Enda gången man märker något är när det inte fungerar, då blir det hur bråttom som helst helt plötsligt och då ska alla försöka lösa det.
Efter insamlad empiri framkom det att respondenterna får ta eget ansvar över att få den information de behöver. Några av dem upplever att de inte alltid får respons när de ger invändningar för processen. Respondenterna hävdar att de önskar en förbättrad återrapportering mellan avdelningarna för att tydligare kommunicera information både till varandra samt till leverantörer. De menar att en effektiv kommunikation skulle underlätta för att vidare undvika felsteg i processen som kan resultera i höga kostnader.
Respondent sa:
Då har det ju varit ett glapp där också för då visste inte hon vad hon skulle lämna för information och vad hon skulle skicka tillbaka till mig.
Under intervjuerna konstaterades det att det tidigare hade förekommit möten där samtliga involverade i externa kontraktstillverkningsprocesser fick lyfta upp ämnen och situationer som de ansåg behövde förbättras. Mötena hölls endast vid ett fåtal gånger och respondenterna uppger att de var väsentliga och gynnade kommunikationen inom företaget. I dagsläget existerar inte dessa möten men majoritet medger att de har förhoppningar om att de ska tas upp igen, sålunda de genererar bra output för processen.
Samtliga order som ligger inne i systemet som senare ska levereras till kund är synliga i affärssystemet för avdelningen som bokar transporter. När en order befinner sig i produktionen syns den som röd i bokningssystemet och då behövs ingen transport bokas. När den sedan är färdig i produktionen blir den grön i systemet och det är först då en transport bokas för ordern. Detsamma gäller även kontraktstillverkningsorder.
Problemet är bara, likt andra order, att lägerstället är någon av divisionerna och leveransplatsen är kunden. Mellandestinationen, som är kontraktstillverkaren, syns inte i systemet och det blir därmed problematiskt för avdelningen att boka en transport då ordern fortfarande är röd i systemet trots att den är färdig för leverans till kontraktstillverkare. Detsamma gäller om ordern är färdig hos någon av kontraktstillverkarna, respondenterna menar att om de inte får informationen eller går in i produktionssystemet, har de inte koll på om ordern är färdig eller ej. Som respondent beskrev:
Transporten ser vi inte ens. Vi ser egentligen nu att vi ska köra en order till kund, men det står bara från Beta till kund, trots att ordern befinner sig på [en specifik kontraktstillverkare]. Däremot går man in i produktionssystemet så ser man hela flödet, men det ska man kunna se i affärssystemet tycker jag.
För att bevaka en order som innehåller kontraktstillverkare, finns en rapport som dagligen bör skrivas ut. I den rapporten framkommer det vilka order som går via externa kontraktstillverkningssteg. Respondenterna menar vidare att problemet uppkommer vid bevakningen. Eftersom avdelningen har flera andra saker att hålla koll på, kan det hända
att saker blir bortglömda, vilket respondenterna ansåg inte skulle uppstå i samma utsträckning om samma lista kunde visualiseras i deras affärssystem. Respondent sa:
Ja men varför ska någon behöva skriva ut ett papper och lägga på våra skrivbord om vi ska hämta något på [en specifik kontraktstillverkare]. Vi ska inte behöva sitta och bevaka A4 papper, vi ska ha det i våra datorer. Sen glömmer man bort det, ser du inte det i din lista så händer det inte. Det är ett onödigt moment som inte är något värdeskapande alls.
Order som ska gå via en extern kontraktstillverkare präglas av handpåläggning i ett flertal steg. Manuella papperslistor används där inte alltid samtliga bokningsnummer är synliga. Respondenterna menade även i detta fall att det hade varit fördelaktigt om det hade synts i deras affärssystem. Respondent sa:
…vi har ju inga truckdatorer eller så, vi får ju arbeta efter papperslistor fortfarande och där får vi definitivt inte med det. Det kan hämtas, om man har tur, att man kan hitta på webben om det, men det är inte alltid.
Samtliga order får ett arbetskort som ska följa ordern hela vägen till kontraktstillverkarna och tillbaka till företaget eller till kund. Även arbetskortet är ett manuellt steg där stor vikt ligger i att det följer med hela vägen. Respondenterna menade att det uppstår komplikationer i processen om ett arbetskort kommer bort, då kan en order bli stående i flera dagar. Det beror på att lagerpersonalen tror att ordern är färdig och ska gå till kund direkt, utan att förädlas vidare hos kontraktstillverkarna. Vid ett fåtal tillfällen har en sådan order råkat gå till kunden utan att vara komplett. De menar vidare att det är lätt att ett papper kommer bort och att det hade varit mer lämpligt att det inte skulle hanteras som de gör i dagsläget. Respondent sa:
…eftersom vi har det i pappersform och man hanterar godset med truckar, kan det plötsligt flyga av ett kort. Då är det fel kort som flyger av, då tror vi att det är till färdig kund direkt. Man skulle ju bara vilja ha kontraktstillverkningsjobbkortet i så fall, och sen när det kommer hit när det är färdigt, då kan vi skriva ut ett nytt.
Respondenterna nämner att det hade varit lämpligt med dubbla arbetskort för att enklare särskilja ordnarna, först ett från fabriken till respektive kontraktstillverkare för att sedan få ett nytt när ordern väl är tillbaka i fabriken igen. Vidare nämner de att det inte bara hade underlättat för utlastningen, utan även för transportbokningen. De nämner att det troligtvis hade blivit enklare att boka transporterna då lägerställena hade synts i systemet, vilket de inte gör i dagsläget. Därav kan en order bli stående i flera dagar om den inte blir efterfrågad. Respondent sa:
Som det är idag så fungerar det till 90–95% men skulle vi tappa bort ett arbetskort så kan den ordern bli hängande några dagar innan den blir efterfrågad.
4.2.4 Integration externt mellan parterna
Genomförda intervjuer visar att synen på partnerskapet mellan fallföretaget och kontraktstillverkarna är välfungerande. Respondenterna menar att partnerskapet fungerar bra och att möjliga brister skulle ligga på fallföretaget och inte på
kontraktstillverkarna. Däremot kan kommunikationen mellan parterna förbättras genom en mer strukturerad informationskanal för att undvika osäkerheter. En respondent sa:
Alltså problemen är det nog vi som äger, vi ska inte skylla på dem som gör vårt kontraktstillverkningsjobb.”
Respondenterna nämner även att de känner tillit till de externa kontraktstillverkarna att de ska slutföra ordrar i tid samt att resultatet ska vara korrekt utfört. Situationer har uppstått då kontraktstillverkarna har behövt kassera ett större antal av artiklarna som orsakat förseningar, men genom parternas starka förtroende och tillit till varandra har både små som stora problem kunnat lösas utan större konsekvenser för slutkunden.
För att försäkra sig om att processen ligger i fas används mejlkontakt mellan parterna, precis som mellan avdelningarna på fallföretaget. Det är, enligt respondenterna, ett bra sätt att utbyta information mellan de inblandade, men hade fördelaktigt kunnat utvecklas. Respondent sa:
Vi har lärt oss att tala samma språk.