Vi pratar vidare med Adam om hans egen roll i projektet och frågar honom om hans arbetstider och då kommer det fram att han jobbar mindre idag än vad han gjort tidigare. Han säger att han inte har räknat så noga, men att han snittar ungefär 40 timmar per arbetsvecka. Vi undrar också hur mycket han själv måste vara involverad för att projektet skall fungera. Vi frågar honom om var besluten tas, det vill säga om det är han som tar dem eller om han överlåter beslut åt andra personer. Han svarar att han försöker så långt det är möjligt att driva den linjen att beslut ska fattas där man bäst kan. Det vill säga att det är väldigt många beslut som tas längst ned i hierarkin; av dem som gör sitt jobb.
”Önskebilden är att alla har en så definierad uppgift att man vet vad uppgiften är, men ändå ser sin uppgift i förhållande till andra verksamheter som pågår och kan jämka däremellan.”
Enligt Adam är det då också oerhört viktigt att de har en målsättning att hela tiden kunna arbeta efter i projektet. Om det inte finns någon sådan för en uppgift är det något som är oklart och då får de försöka reda ut det så att det finns ett klart mål.
”Det gäller att alla ska kunna förstå sin uppgift och kunna göra något mer än uppgiften och inte bara bolla den vidare. Då är det meningslöst. Man ska kunna utveckla sin uppgift och förstå hur den hänger ihop i ett större sammanhang. Så mitt krav på mig själv är att jag ska förstå projektets uppgift och förstå hur den hänger ihop med kundens och divisionens mål. På samma sätt måste delprojektledaren förstå sitt delprojekts uppgift men han måste också förstå hur projektets mål går före. Det går inte att säga att man har gjort sitt och så har man glömt bort att stämma av med omgivningen att vi är synkade. Det är inte bara mitt ansvar utan det är deras ansvar också att ha sån kommunikation med omgivningen så att vi anpassar oss hela tiden, och att man i delprojekten formar en organisation som fungerar i delprojektet och att man kan följa upp hur det går och tidigt rapportera avvikelser”
För Adam är det viktigt kommunicera gemensamma mål och att det finns en nedbrytning av målen. Dessa mål bryts ned och de inblandade ges nästan fritt spelrum eftersom han är ute efter en målstyrning och inte en
”Alla resultat ska ju inte gå till mig så att jag ska ge till nästa. Helst vill man ju att det ska fungera av sig självt”
Hans roll blir att till stor del fundera över de roller som finns i projektet och se hur de olika forumen som de använder sig av fungerar. Även om han inte är med själv överallt så är han alltid med i initieringsstadiet när de ska ta fram en ny struktur för någon verksamhet eller när en ny roll skall upprättas. Då är han engagerad tills han ser att det blir som de har tänkt. Sedan ägnar han fokus till nästa sak. De enda gånger som han ägnar sig åt rent tekniska problem är när han försöker förstå ett problem för att kunna organisera en lösning. En sak som han ägnat mycket tid till i detta projekt är arbetet med dokumentationen. Eftersom det inte fanns särskilt mycket information att gå på i projektets initieringsskede har han försökt lappa ihop det lilla som fanns och förtydliga det. Även kundkontakter har krävt mycket tid då de inte har varit helt överens om vilka specifikationer som gällde förrän helt nyligen. När vi frågar honom om hur han vill att hans medarbetare ska se på honom svarar han:
”Tydlig och rak och ärlig känner jag spontant, sen skulle jag hoppas att jag är engagerande ibland också, det vet jag att jag kanske inte alltid är.”
Han frågar också sina medarbetare på personliga möten om hur de upplever honom för att få veta om hans önskebild stämmer överens med verkligheten. På dessa möten diskuteras det om hur projektet fortskrider, hur Adam tycker att medarbetaren fungerar i sin roll och vice versa. Adam tycker att en öppen och ärlig kommunikation är huvudingrediensen i hans ledarskap. Personalen måste kunna komma och säga vad de tycker till honom likväl som han kan göra detsamma. Dessutom förväntar han sig att folk ska komma till honom i ett tidigt skede och rapportera avvikelser från planen och då helst även ha egna förslag på hur man kan komma till rätta med problemen. De ska gärna försöka lösa problemen på egen hand och inte komma och be Adam om hjälp, men ändå hålla honom underrättad om utvecklingen. De bör inte komma till honom i sista stund och säga att det blir en försening och att det kommer att bli si och så mycket dyrare än beräknat.
”Jag tror på öppen kommunikation, det är enda chansen. Men samtidigt gäller det att ha lite olika perspektiv, dels det här övergripande perspektivet; vad är projektets mål och hur ligger vi till med det? Det gäller att vara ganska rak och tydligt på hur vi går mot det målet och då behövs
det ett annat perspektiv givet den situation vi har; vad är det bästa vi kan göra med det? Ibland missar vi viktiga mål eller ser ut att missa viktiga mål och då kanske vi måste säga det och fråga oss: vad kan vi göra istället? Eller kan vi ta ikapp det på något annat sätt eller kan vi lindra skadan?”