Adam säger att den kanske viktigaste delen i ledningen och styrningen av projektet är de olika mötesforum som de håller sig med. Ett av dessa innebär att under två timmar varje vecka träffas Adam, ledarna för de fem delprojekten i funktionsspåret, den biträdande projektledaren samt den systemansvarige i något som de kallar ledningsmöte. Tidigare ingick även ledaren för ett av apparatdelprojekten som nu är avslutat. Att inte alla delprojektledarna var med berodde på att ett par av dem inte var så beroende av det största delprojektet som de andra var. Ledningsmötet försöker ha fokus på projektet med ett längre perspektiv, lite mjukare frågor. För att hålla ordning och veta vad som ska och har behandlats på ledningsmötet har de försökt lite olika varianter. Systemet de har nu och som Adam tycker fungerar väldigt bra är att de har en fil i Power Point där de varje vecka skriver in de pågående utredningarna och vilka beslut som är fattade.
Det är också ledningsmötet som arbetat fram den så kallade projektspecifikationen. Det är ett dokument som är ungefär 30 sidor långt och definierar projektets struktur, uppdrag och målsättning. Bland annat inbegriper dokumentet en tidsplan. Kvalitetsplan, CM-plan och givetvis budget är andra redskap som de använder sig av. Eftersom även delprojekten behöver sin enskilda styrning har varje delprojekt en delprojektspecifikation som utvecklar uppdraget. Adam säger dock att de inte arbetar särskilt aktivt i de här dokumenten, utan att de uppdateras ungefär en gång per år. Det är snarare ett sätt att summera riktningar och
beslut som är tagna snarare än en operativ styrning. Denna roll spelar istället de olika mötesserierna.
På fredagar varje vecka träffas ungefär samma människor som träffas på ledningsmötet för ett operativmöte. Detta möte behandlar nästa programvaruleverans. De har en plan för vad den ska innehålla och de har även med sig en bild över de problemrapporter som ska hanteras. Den ska innehålla en översynsfunktion, men även alla rättningar för saker som har brustit tidigare. De tar också upp de logistiska frågor som är aktuella för tillfället. Till skillnad från ledningsmötet är det här mötet ganska hårt inriktat på nästa leverans och hur de ligger till mot den plan de har. På detta möte fattas även beslut om åtgärder för att se till att planen följs i så stor utsträckning som möjligt.
På det så kallade PR-mötet, som tidigare nämnts, hittar vi systemansvarig, någon av delprojektledarna och delsystemansvariga. Adam själv är inte delaktig i detta möte. Alla felaktigheter eller konstigheter som upptäcks i specifikationer eller i konstruktionen rapporteras in i ett felrapporteringssystem. Varje vecka går PR-mötet igenom alla felrapporter och bedömer både hur allvarligt felet är och hur snabbt det måste åtgärdas.
”För programvaran finns det en leveransplan, de ska leverera i ett antal steg. Vi jobbar inte så att vi gör allt på en gång och sen gör all provning, utan det är en inkrementell utveckling hela tiden. PR-mötet planerar in när det här problemet ska vara rättat för att vi ska hålla oss på plan helt enkelt. Säger de då att de klarar jobbet så lägger de även ut vem som är ansvarig för att driva frågan vidare. Det kan behövas utredningar för att mer förstå problemet eller så är det rättframt och självklart vad som ska göras och vem som ska lösa det. Sedan har sådana här problemrapporter olika status beroende på var i kedjan vi befinner oss. ”
Den sista stora mötesserien som de har är något som de kallar verifieringsrapportering som den systemansvarige håller i. Denna ligger inte fast utan de kallar till möte när de har ett resultat att visa för kunden. De har närmare 200 tekniska kundkrav som de ska visa att de uppfyller. Resultatet har de först verifierat själva innan de rapporterar till kunden och visar dem de dokument som bevisar det lyckade resultatet. Förutom att redovisa resultat diskuterar de även med kunden på detta möte för att förankra att allt är okej. Detta möte har blivit mer aktivt på senare tid när
projektet närmare sig sitt slut. När det gäller övriga kundkontakter är det Adam själv som har de primära kontakterna.
Utöver dessa möten håller Adam i projektsamlingar ungefär en halvtimme en gång i månaden. Där har han som återkommande innehåll att han drar helhetsbilden av projektet för medarbetarna och vid behov fördjupar de sig i en aktuell del av projektet. Dessutom har delprojekten sina egna samlingar där de koncentrerar sig på sin egen del gentemot helheten.
För att klarare beskriva helhetsbilden av projektet började Adam skapa något som han kallar för anatomin för ett par, tre år sedan. Det fanns en anatomi tidigare också, men den var inte tillräckligt tydlig eftersom de inte ens internt i projektet var helt ense om vilka funktioner som slutprodukten skulle ha. Därför började Adam omarbeta anatomin som är ett dokument på en sida och fungerar som ett lövverk av de funktioner som ingår och även beroendet mellan dessa funktioner. Det är enligt Adam en väldigt förenklad bild av hur systemet hänger ihop, men han anser att det är ett måste att jobba med förenklingar i den här typen av stora och komplicerade projekt.
”det går inte att hålla allt det här i huvudet och även om några få skulle kunna det så räcker inte det utan det måste ju ut till nästan alla som jobbar.”
När Adam arbetade fram den här anatomin såg han också till att få den granskad av, som han uttrycker det, ”rätt” personer. Personerna som var både inflytelserika och tekniskt kunniga accepterade den och sedan gick de vidare med att skapa olika nätverk av medarbetare kring denna anatomi. I början var det forcerat enligt Adam, men idag behövs det inte någon pådrivning utan det fungerar av sig självt lite i bakgrunden. Dessa nätverk handhar funktioner som går tvärs genom de olika delprojekten och innehåller personal från alla de berörda delarna. Det tillsätts också en ansvarig för vart och ett av dessa nätverk som ser till att sammankalla gruppen vid behov. Dessutom samlades alla delprojektledarna och några verifierare när det skulle påbörjas utveckling av en ny funktion för att se till att det skrevs en verifieringsspecifikation för hur arbetet skulle gå till i det nya teamet. Adam och projektledningen såg också till att nätverken, eller de funktionella grupperna som han också kallar dem, samlades vid överlämnanden eller när det blev problem inom något område. Detta för att reda ut om det är specifikationen som var för dålig eller om det var konstruktionen som det var fel på när detta var oklart. Adam tycker att det
är viktigt att en sådan kontaktgrupp finns och går att samla på kort tid. På detta sätt vet de också inom projektet att de har rätt kompetens för att komma till bukt med problemen. Dock säger Adam att det är delprojektstrukturen som är den formella strukturen och den är viktig att hålla levande. Därför får han se till så att han inte går förbi delprojektledarnas befogenheter. Vissa av dessa grupper har varit lyckade och andra mer krystade och inte så aktiva, men de lyckade samlas fortfarande när de får bekymmer med någonting och behöver ta hjälp av varandra.
Ett hjälpmedel som projektet använder sig av för att sprida information är via en hemsida på Intranätet. Den fungerar lite som ett klotterplank där de senaste nyheterna tas upp. Dessutom finns den övergripande styrdokumentationen att finna där och lite bilder på aktiviteter som varit. Allt hamnar inte där utan bara de viktigaste målen och det viktigaste som händer. Enligt Adam används sidan relativt flitigt, men främst som ett komplement. E-post är det som används allra mest.
Det finns ytterligare en roll som Adam uppger som viktig. Det finns nämligen en person som har benämningen materielgruppsansvarig som egentligen inte tillhör projektet. Han jobbar i gränslandet mellan projektet och ett annat företag som tillverkar komplement till den här produkten. Han jobbar väldigt mycket mot det andra företaget som Ericsson är beroende av för att detta projekts slutprodukt skall ha någon användning. Han är dessutom ansvarig för systemsäkerhetsfrågor som är krav för att vissa prov skall få utföras.
Adam pekar ut alla ”mottagare” som väldigt viktiga för projektet, kanske till och med de allra viktigaste. Bland dessa mottagare hittar vi kunden, delprojektet som testar funktionerna, den materielgruppsansvarige som nämndes ovan, samt den systemansvarige som har den tekniska expertisen. Mottagarna är viktiga eftersom de tar emot såväl delresultat som slutresultatet:
”Så att vi vet vad vi siktar mot och kan formulera det och även kan stämma av att vi har nått dit eller vad som återstår för att nå dit.”