Mölndalsbostäder AB
5.1.6 Administrera kravhantering
Beskrivning
Samtlig information finns sparat i pärm 5.1.6.
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Lista obetalda hyror Xpand Papper Vid
inaktualitet Xpand/Per
objekt Namn, obj.nr, autogiro eller inte. Lista tas ut ur Xpand. Sparas i månadsmappar. Gallras efter 6 månader. Förvaras under av handläggare i H-mapp.
x
Kontakt pga. sena hyresinbetalningar / obetalda hyror Xpand Papper/Digitalt Vid
inaktualitet Månadsvis Detta är en service mot hyresgästerna. Skickas ofta via SMS. Samarbete med ekonomi. Noterar antal sms mm i Xpand. Denna delprocess startar efter en vecka av försening. Får ibland in dokumentations/kvitton som sparas i
månadsmappen, se ovan. Notering av all kontakt. Hör hyresgästen själv av sig så läggs en minnesnotering. Brevmallar finns.
x
Utskick krav/påminnelser ifrån ekonomi Xpand Digitalt Vid
inaktualitet Xpand/Per
objekt Skickas ut efter 12-15 dagar. Se 2.1.2 x
Avbetalningsplan Xpand Papper Vid
inaktualitet Xpand/Per
objekt Sparas i pärm 5.1.6. Notering om avbetalningsplan i Xpand. Särskilda
amorteringsavier alternativt så kommer det med radvis på vanliga fakturan. All info om
amorteringen finns endast på avin.
x
Handlingar rörande skuldsanering från
Kronofogdemyndigheten Diarium /
Xpand Papper Bevaras År/Diarienr Ärendet bevaras hos boendekonsulent under tiden. Samarbete med Kronofogdemyndigheten.
Noteras på faktura i Xpand
Varningsbrev pga. sena hyresinbetalningar / obetalda
hyror Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Finns mallar för detta. Det skickas ut
varningsbrev då ca 6 av 12 hyror är sent betalda. Breven sparas hos boendekonsulent under tiden.
x
Uppsägning pga. sena hyresinbetalningar /
hyresskuld Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Ytterligare sen leder till uppsägning. x
Handlingar rörande rättsprocess Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Ärenden som går upp i hyresnämnden och/eller
i hovrätten. x
Inkassoärenden Diarium Papper/Digitalt Bevaras År/Diarienr Uppgifterna hämtas i Xpand. Inkassobolaget Lowell används för indrivning. Loggar våra ärenden där. Samtliga ärenden sparas i pärm
"inkasso" hos ekonom. Notering om detta görs i Xpand
x
Mölndalsbostäder AB
5.1.7 Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden
Beskrivning
Pärm 5.1.7 används för dessa ärenden
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Brev om uppsägning till hyresgäst och socialtjänsten Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Rek brev - original till hg och kopia till
socialtjänsten. Rek kvitto bifogas brevet. Sparas i pärm 5.1.7
x
Beslut från domstol eller hyresnämnd Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i pärm 5.1.7 x
Ansökan om avhysning till Kronofogdemyndigheten Diarium Papper Bevaras, se
anmärkning År/Diarienr Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått. Se process 5.1.6 angående betalningsföreläggande. Sparas i pärm 5.1.7
x
Utslag / Beslut från kronfogden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått. Kopia går till socialtjänsten. Sparas i pärm 5.1.7
x
Minnesanteckningar i ärenden Nej Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i pärm 5.1.7 x
Mölndalsbostäder AB
5.1.8 Hantera dödsfall i lägenhet
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess
Diarieförs x
Dödsattest Xpand Papper Vid
inaktualitet Kronologiskt I hyresmappen x
5.1.9 Hantera Plusval
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Beställning Nej Papper Bevaras Kronologiskt/
Per objekt och lägenhetsnr
Blankett i beställningspärmen. Olika avskrivningstider. Sex år Plusval och sedan finns standardhöjande åtgärder.
x
Arbetsorder Xpand Digitalt 2 år Kronologiskt/
Per objekt och lägenhetsnr
x
Avtal om utökat Plusval Nej Papper Bevaras Kronologiskt/
Per objekt och lägenhetsnr
Förvaras tillsammans med beställningen. Olika
avskrivningstider x
Personligt Plusval Nej Papper Bevaras Kronologiskt/
Per objekt och lägenhetsnr
Förvaras tillsammans med beställningen. Olika avskrivningstider
x
Reklamation Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt/
Per objekt och lägenhetsnr
Mail registreras i Xpand. x
Mölndalsbostäder AB
5.1.10 Hantera men i nyttjandet
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift Anmälan men i nyttjandet enstaka Nej Papper 7 år Kronologiskt Hyresgäst får ersättning vid skador.
Utbetalningsblankett fylles i och lämnas till ekonomiavdelningen.
x
Anmälan men i nyttjandet gruppvis Xpand Digitalt 7 år Kronologiskt I samband med omfattande störningar.
Hyresgäst får ersättning vid skador - justeras via hyresavin.
x
Tredje part men i nyttjande i samband med
nyproduktion och större underhållsarbete Diarium Digitalt bevaras Diarienr/år Kopia sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\005 - Nyproduktion. x
Mölndalsbostäder AB
5.2.1 Hantera uthyrning av lokal
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Annons på ledig lokal Nej Papper Vid
inaktualitet Per objekt Lokalmäklare annonserar själva i tidningar.
Underlag hos marknadsavdelningen vid egen annonsering.
Avslag på lokalhyresansökan Nej Papper Vid
inaktualitet Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101.
Förvaltning
x
Bankgaranti/bankdeposition och borgenförbindelse Nej Papper Bevaras Per objekt Avtal med hyresgäst. Sparas med avtalet x
Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Papper Vid
inaktualitet Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning. Sparas tillsammans med kontrollplan
x
Lokalhyresansökan -Specifika Objekt Nej Digitalt Bevaras Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101.
Förvaltning
x
Lokalhyresavtal Xpand Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Xpand x
Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej Digitalt Vid
inaktualitet Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101.
Förvaltning
x
Kontrollplan Nej Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Skrivs under av
Fastighetsutvecklingschef x
Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess
Diarieförs
5.2.2 Hantera uppsägning av lokalkontrakt
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Brev om uppsägning/villkorsförändring av lokal Xpand Papper Bevaras Xpand/Per
objekt Finns i avtalspärm. Uppsägningsdatum registreras i Xpand. Hyresgästens bekräftelse med signatur.
x
Dom i tvistemål lokalhyreskontrakt Diarium Papper Bevaras Per objekt Kopia finns i avtalspärm. x
Hyresnämndens Medlingsbeslut Diarium Papper Bevaras Per objekt Kopia finns i avtalspärm. x
Mölndalsbostäder AB
5.2.3 Hantera överlåtelse av verksamhet
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Förfrågan om att överlåta verksamhet Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101. x Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Handlingar som omfattas av sekretess
Diarieförs x
Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Papper Bevaras Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning. Sparas tillsammans med kontrollplan
x
Överlåtelseavtal Xpand Papper Bevaras Per objekt Läggs ihop med hyresavtalet i avtalspärm x
Kontrollplan Nej Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Skrivs under av
Fastighetsutvecklingschef
Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej Digitalt Vid
inaktualitet Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101.
Förvaltning
Möndalsbostäder AB
5.2.4 Hantera uppläggning av blockuthyrning
Beskrivning
Ex servicebostäder, gruppbostäder mm. I samverkan med kommunen. Upplägg av kontrakt.
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Projekteringsavtal/Förgävesavtal Avtalsliggare Papper Bevaras Kronologiskt
Per objekt Avtalspärm (på objektsnummer). Ett
förgävesavtal eller ett förgäveskostnadsavtal är ett avtal som innebär att någon åtar sig att betala för de kostnader som uppstår om ett visst projekt avbryts.
-
Blockhyresavtal, per fastighet Xpand Papper/Digitalt Bevaras Xpand/Per
objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Xpand -
Ansökan till hyresnämnd Nej Papper Bevaras Per objekt Hyresnämndens godkännande av
blockuthyrning. Hyresnämndens beslut sparas tillsammans med avtalet.
-
Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess
diarieförs -
Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej PDF Vid
inaktualitet Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 -
Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101.
Förvaltning
Mölndalsbostäder AB
5.3.1 Hantera felanmälningar
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Arbetsorder - Felanmälan Xpand Papper/Digitalt 2 år Xpand/Per
objekt Arbetsorder internt och felanmälan externt behandlas på samma sätt i Xpand. Vissa arbetsorder skrivs ut tillfälligt och gallras vid inaktualitet i sekretesskärl.
x
Intern telefonbok Nej Digital Vid
inaktualitet Kronologiskt G: 050 14 felanmälan x
SMS Xpand Digital Vid
inaktualitet Xpand/Per
objekt Information som är viktig skall registreras i Expand med datum för meddelandet. x