Mölndalsbostäder AB
2.4.6 Hantera företagshälsovård och rehabilitering
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Arbetsanpassning Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Arbetsförmågebedömning Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Arbetsträning Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x Försäkringskassans beslut med bilagor Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Läkarintyg Nej Papper 2 år Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR. Gallras 2 år efter ärendets avslutande.
x
Omplaceringsutredningar Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Rehabiliteringsutredningar Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Friskvårdsatsningar (dokumentation av) Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Remisser Företagshälsovården Nej Papper 2 år Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x
Listor Företagshälsovården Nej Papper Vid
inaktualitet Personalakt,
Kronologisk ordning Bokningslista. Pärm hos HR-avdelningen x
Behandlingsöverenskommelser Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x Anmälan av arbetsskada eller allvarligt tillbud Diarium Papper Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Anmälan arbetsskada sparas i pärm (personalakt). Finns även i Back Office. Se 2.6.2
x
Hälsoprofiler Nej Digitalt Bevaras Personalakt,
Kronologisk ordning Rapport för hela företaget samt per avdelning. Sparas i Pappersform i pärm Företagshälsovård hos HR. Skall i sparas digitalt i G:\Mbab\105 - Personal.
-
Mölndalsbostäder AB
2.4.7 Administrera pensioner
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift Anmälan till Collectum (tjänstemänfödda 1981
och senare) Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x
Anmälan till Folksam (tjänstemänfödda 1980
och tidigare) Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x
Anmälan till Fora ( Kollektivanställda) Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x
Rapportering av lön Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital
kopia G:\Mbab\105 - Personal. x
Betalning av pensionspremie
(fakturaspecifikation) Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital
kopia G:\Mbab\105 - Personal. x
Listor och överenskommelser om löneväxling Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal. x
Listor och överenskommelser om individuell
pensionsplan Nej Papper Bevaras Personalakt,
Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal. x
Överenskommelser om avtalspension Nej Papper Bevaras Personalakt,
Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal. x
2.5.1 Förvalta IT-stöd och system
Beskrivning
Är egentligen ingen process i strikt mening, men detta förvaltande är centralt för Mölndalsbostäders informationshantering. Vi har även valt att räkna de viktigaste IT-stöden och systemen.
Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Back Office Assistant Utgör register Digitalt Se
anmärkning
_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med Kommunarkivet. Molntjänst
x
Ekonomisystem Visma Business Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med Kommunarkivet
x
Meeken (energiuppföljning) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med Kommunarkivet
x
Intranät Branet Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet
x
Lönesystem Hogia-Lön Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
x
Protokoll IT-rådet Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\IT-rådet\protokoll x
Incit Xpand fastighetssystem Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet
x
Visual Arkiv Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet
x
Ärendehanteringssystem Platina Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet
x
Visma Proceedo Inköps- och faktureringssystem Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
x
Visma Insikt budget och uppföljningssystem Utgör register Digitalt Se anmärkning
_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.
x
Aptus (lås- och inpasseringssystem) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.
x
Barium Live (processritning) Nej Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.
-
TAC (övervakningssystem ventilation) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.
-
Geamatic Trend 963 (driftövervakning) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.
-
KeyComPlus (digitalt nyckelskåp) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.
x
KTC (driftövervakning vatten) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
-
Nexus (lås och övervakningssystem) Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
x
Capego Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
-
Wolters-Kluwers - Skatte- och deklarationsprogram Utgör register Digitalt Se anmärkning
_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
-
Program för körjournal Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst
x
Övriga IT-system och molntjänster Utgör register Digitalt Se
anmärkning _ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet och leverantören.
x
Mölndalsbostäder AB
2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Maskinpärmar Nej Papper Vid
inaktualitet _ Pärmar med manualer ute på områdena. -
Maskinunderhållslistor Nej Papper Vid
inaktualitet _ Pärmar ute på områdena. Excellistor under G:\
050 skötsel -
Register över maskiner, fordon och dylikt Ja Digital Bevaras _ G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &
Miljö\Bilar. Skapa PDF A vid årsskiftet. Skriv
""Arkivex" år xx"
-
Rutinbeskrivningar Ja Digital Vid
inaktualitet _ G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &
Miljö\Infrastruktur - Maskiner - IT mm -
Incidentrapportering Se 2.6.2; Anmälan om avvikelser x
Mölndalsbostäder AB
2.6.1 Planera för Nödläge
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Nödlägesberedskap/plan Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess x
Nödlägesberedskap/riskanalyser Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt -
Mölndalsbostäder AB
2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete
Beskrivning
Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller
personuppgift
Arbetsmiljömål Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Del av ledningens affärsplan. Sparas i Branet. G:
ledning styrelse. Se process 1.1.3 -
Arbetsmiljöplaner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Del av affärsplan. Avdelningsvis. Sparas även
avdelningsvis samt Bowebb. Se process 1.1.3 x Instruktioner till arbetsuppgifter med arbetsmiljörisker Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G: 900 Arbetsmiljö
säkerhetsinstruktioner -
Anmälan om avvikelse, tillbud och olyckor Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Registreras i Back Office Assistant. x Anmälan om tillbud och olyckor till arbetsmiljöverket Diarium Digitalt Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.
Hanteras i Back Office. Anmälan sköts av HR se process 2.4.6
x
Årssammanställningar över arbetsskador/tillbud Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G: 900 Arbetsmiljö Tillbud -
Beslut om åtgärd Diarium Digitalt Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.
Hanteras i Back Office (Bowebb) Rapport sparas årligen under G: arbetsmiljö
-
Protokoll från skyddskommittén Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900- Arbetsmiljö
Skyddskommitté x
Uppgiftsfördelning arbetsmiljö Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900- Arbetsmiljö
Uppgiftsfördelning
Skyddsrond checklista Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900 Arbetsmiljö
Skyddsrond -
Skyddsrond protokoll Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900, Skyddsrond, samt
registreras i Bowebb x