Bedriva miljöarbete - Mölndalsbostäder AB

Mölndalsbostäder AB

2.6.3 Bedriva miljöarbete

Beskrivning

Mölndalsbostäders miljöarbete körs i projektform med berörda deltagare. Projektgruppen ansvarar för Mölndalsbostäders miljöarbete som sammankallas av miljöchefen. Projektdeltagarna träffas regelbundet för avstämning av det aktuella miljöledningsprogrammet. Information om miljöarbetet förmedlas externt via den publika webbsidan, internt via Intranät och personalmöten.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Kemikalielista Nej Digitalt Vid

inaktualitet _ Finns i Bowebb (Back Office) Sparas vid

årsskifte G:\Mbab\900 - Miljö -

Miljöaspektslista Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns i miljöledningsprogram -

Miljöcertifiering/-diplomering Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas som PDF A -

Miljögruppens minnesanteckningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Anteckningar förs löpande, tas årligen ut på Papper. Finns olika grupper för olika miljömål.

Dessa skall spara enhetligt under G:900 miljö -

Miljöledningsprogram Nej Papper Bevaras Kronologiskt Revideras årligen. Fr.o.m. 2018. Sparas som

PDF under G:\Mbab\900 miljö. Tryckt exemplar sparas i arkivet.

Miljöplan Nej Papper Bevaras Kronologiskt Del av verksamhetsmål, -

Miljöredovisning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Del av årsredovisningen -

Handlingsplaner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Bowebbs projektmodul "energiresan" för

energiuppföljning/planering. Sparas årligen. x

SABO engergirapport Nej Papper Bevaras Kronologiskt uppgifter hämtas ifrån Meeken (energiprogram

som används av driftteknikerna) -

Riskbedömningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Görs årligen. G:\Mbab\900 - Miljö riskbedömning -

Mölndalsbostäder AB

2.7.1 Hantera post

Beskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift Handlingar av tillfällig, ringa eller kortvarig betydelse Nej Papper/Digitalt Vid

inaktualitet _ Se KS Diarienr 352/2004 ^x

Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

Mölndalsbostäder AB

2.7.2 Diarieföra och redovisa allmän handling

Beskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Diarieförda handlingar Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess x

Registrerade handlingar Diarium Papper 2 år Kronologiskt Registreras i Diarium utan att ges ärendestatus. x

Ärendekort Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skrivs ut och fogas till akten i samband med

arkivläggning. x

Årslista över Diarieförda ärenden - Kronologiskt Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

Årslista över Diarieförda ärenden - Handläggare Nej Papper Bevaras Alfabetisk _

2.7.3 Hantera utlämnanden av allmän handling

Beskrivning

Se separat processbeskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Beslut med besvärshänvisning Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Domstolshandlingar Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Kopia av utlämnad handling Nej Digitalt eller

Papper Vid

inaktualitet _ _ x

Korrespondens av betydelse Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess

diarieförs x

Överklaganden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Handlingar rörande förbehåll Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Mölndalsbostäder AB

2.7.4 Arkivering

Beskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Leveransreversal Nej Papper Bevaras Kronologiskt Kvitto över handlingar levererade till

Kommunarkivet -

Klassificeringsstrukturer Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns även i dokumentanteringsplan -

Dokumenthanteringsplaner Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Förvaring enligt 1.1.3 Ta fram policy och

styrdokument -

Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt -

Gallringsbeslut Diarium Papper Bevaras Kronologiskt I de fall de inte är fastställda i

dokumenthanteringsplanen -

Arkivförteckningar Visual Arkiv Digitalt _ _ Kommunarkivet ansvarar för bevarande -

Dokumentation Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt -

Mölndalsbostäder AB

2.8.1 Marknadsföring och information extern

Beskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Hemsida Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Menystruktur och design skall sparas.

Beskrivning av grundarkitekturen - ändras då man eventuellt byter plattform/funktioner.

Trycksaker (våra områden, mina sidor , handbok,

Bofakta, Plusval, kalender, broschyr) Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Blädderbara och utskrivna PDF förvaras i mellanarkiv på översta våningen. Digitalt sparas under G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling(NY) under mappen Marknadsföring sparas trycksaker mm.

Trycksaker som endast avses att vara digitala skall bevaras i detta format.

Press och media (platsannonser, annan

annonsering, pressmeddelanden) Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Hittas i G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling.

Marknadsföring under ex mapp annonser. Det kan finnas rekryteringsannonser på respektive avdelning. Original skall alltid skickas till marknad för arkivering. Sparas i PDF.

Mina sidor Expand Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110)

Kommunikation & Affärsutveckling(NY).

Beskrivning över Mina Sidor sparas ner.

Strukturera om informationen i projektmaterial och färdigt material.

Kundtidning Nej Digitalt/Papper Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110)

Kommunikation & Affärsutveckling(NY) x Sociala medier (Facebook, LinkedIn) Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110)

Kommunikation & Affärsutveckling(NY). Här sparas mest bilder/arbetsmaterial. Alla bilder skall finnas i en bildbank, se nedan. Notera att meddelanden från besökare är allmänna handlingar och detta skall vara tydligt för besökare.

Handlingar rörande Mässor & Event Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling. Ex.

(Seniormässan, Hållbarhetsveckan, Hyresgästernas dag mm)

Samtycke till behandling av personuppgifter, samt

återkallande Nej Papper Vid

inaktualitet Kronologiskt Sparas i pärm "Samtyckespärm" hos marknadskoordinator. Gallras vid återtagande eller avvecklande av den ekonomiska relationen.

Anslagen information i fastigheter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110)

Kommunikation & Affärsutveckling x Direktutskick till blivande och befintliga hyresgäster Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110)

Kommunikation & Affärsutveckling x

Kanalstrategi Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt -

Fotografier Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla bilder skall finnas i en bildbank. x

Mölndalsbostäder AB

2.8.2 Administration av intern information

Beskrivning

Handlingstyp

Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Innehåller

personuppgift

Egenproducerad intern information Nej Digitalt Se

anmärkning Kronologiskt Bevaras i urval. Endast handlingar av betydelse.

Varje avdelning/anställd ansvarar för att spara ner handlingar av betydelse. Ansvarig chef för marknad och affärsutveckling skapar mapp och informerar.

Intranät Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ansvarig chef marknad och affärsutveckling ^x

Mölndalsbostäder AB

2.8.3 Hantera sponsring

Beskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift Dokumentation av samarbete Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Varje sponsoravtal blir ett separat ärende och

ges ett eget diarienr.. Mapp "Sponsring" under G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110)

Kommunikation & Affärsutveckling

Korrespondens av betydelse Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs.

Sparas under ursprungligt det aktuella ärendenumret. Sparas under mapp sponsring

Samarbetsavtal Diarium Papper Bevaras Egen

nummerserie Sparas under ursprungligt ärende. Sparas under

mapp sponsring -

Mölndalsbostäder AB

3.1 Hantera nyproduktion

Beskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Investeringsbeslut Diarium Papper Bevaras Projekt Beslut på 7 000 000 SEK och uppåt fattas av

styrelse. Se styrelseprotokoll med underlag.

Ledningsgruppen fattar beslut under 7 miljoner.

Arbetsmiljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under: G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Kvalitetsplan Nej Digitalt Bevaras Projekt Se ovan -

Miljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under: G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Adress och distributionslista Nej Digitalt 10 år efter

garantitid Projekt Se ovan

Avtal med entreprenör Diarium Papper/digital Bevaras Egen

nummerserie Förvaras i avtalsliggare/Diarium. Kopia sparas samma som ovan. För konsultavtal se 2.3.1 och 2.3.2.

Tidplaner Nej Digitalt 10 år efter

garantitid Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Protokoll startmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt -

Protokoll projekteringsmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Riskanalys Nej Digitalt Bevaras Projekt Se ovan -

Handlingar (ansökan och beslut) rörande sökt

bygglov, kontrollplan, rivn Diarium Papper/digital Bevaras Projekt Förvaras i avtalsliggare/Diarium. Kopia sparas

samma som ovan -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Lantmäteriförrättning Diarium Papper Bevaras Projekt Förvaras i avtalsliggare/Diarium. Kopia sparas

samma som ovan

Miljöinventering Diarium Papper Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Protokoll från ansvarsbesiktningar, för- och

efterbesiktningar Diarium Papper Bevaras Projekt Vid t.ex. sprängningsarbeten. Kopia sparas

enligt ovan

Protokoll byggsamråd Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Protokoll byggmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Se ovan ^-

Protokoll ekonomimöte ÄTA-hantering (ändring

tillägg avgående) Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Protokoll samordningsmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Tvisteärenden inom projektet Diarium Digitalt Bevaras Projekt Utgör eget ärende i Diarium. ^-

Korrespondens av betydelse Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Kallelser rörande besiktning Nej Digitalt Bevaras Projekt Kallas via Outlook samt anges i

besiktningsprotokoll. Det är besiktningsmannen som kallar.

Protokoll löpande besiktningar och lutbesiktningar Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Entrepenadgarantier Nej Digitalt Bevaras Fastighet Sparas under G:\Mbab\100 - Fastigheter\1.

Fastighetsdokumentation

Projektförsäkringar Diarium Digitalt Bevaras Projekt Kopia sparas under G:\Mbab\070 -

Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION.

Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 -

NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

Ritningar / Relationsritningar Nej Digitalt Bevaras Fastighet Sparas under G:\Mbab\100 - Fastigheter\1.

Fastighetsdokumentation

Beställningar inköp Se 2.3.1

3.2 Hantera planerat och löpande underhåll

Beskrivning

För upphandling och genomförande av byggprojekt, se separata processer. 3.1 Hantera Nyproduktion, samt processgrupp 2.3 Inköp och upphandling

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Underhållsplaner Nej digital Bevaras Projekt Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre

versioner bevaras. Sparas i PDF när den är beslutad och kalla den "Arkivex" .

Utredningar som ligger till grund för planerat och löpande underhåll

Nej digital Bevaras På fastighet Sparas G:\Mbab\300 - Förvaltning - skapa ny fastighetsstruktur. Allt material skall sparas ner i PDF.

Genomförande av mindre projekt Nej digital Bevaras Projekt Sparas G:\Mbab\300 - Förvaltning - Skapa ny fastighetsstruktur. Allt material skall sparas ner i PDF. ""Arkivex" " läggs till filnamnet.

Beställningar finns i Xpand och Proceedo

4.1 Bedriva interna projekt

Beskrivning

Se även 1.2.6

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Avtal Diarium Papper Bevaras Egen

nummerserie Diarium utgör avtalsliggare -

Delrapporter Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Finns det både fysiska och digitala

projektmappar? Bevaras vissa handlingar digitalt och vissa i papper? De digitala handlingarna återfinns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &

Miljö\..Arkiv\Projekt.

Ekonomisk slutredovisning Nej Papper Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under

G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &

Miljö\..Arkiv\Projekt.

Förstudier Nej Papper Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under

G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &

Miljö\..Arkiv\Projekt.

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt Korrespondens som innehåller

sekretessbelagda uppgifter Diarieförs. -

Minnesanteckningar Nej Digitalt/papper Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under

G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &

Miljö\..Arkiv\Projekt.

Protokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Projektdirektiv Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Projektplaner Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Slutrapporter Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Uppdragshandlingar Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Utvärderingar Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Beslut Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Projektdokumentation Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &

Miljö\..Arkiv\Projekt.

PM Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt Se ovanstående anmärkning. -

5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning

Beskrivning

Inom denna process hanteras all uthyrning och uppsägning, även den som sker i samband med nyproduktion. Inom processen bedrivs även ett samarbete med Mölndals stad; Social- och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF)

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Erbjudande av lägenhet Boplats Digitalt 2 år _ Bevaras hos Boplats x

Reg av kundprofil Xpand Digitalt Vid

inaktualitet _ Följer branschstandard ca 6 mån efter

utflytt och skulder är reglerade. x

Hyreskontrakt garage/p-plats Xpand Papper/Digitalt 2 år Xpand och

pärm Gallras 2 år efter avtalets slut. Sparas i pärm i kronologisk ordning.

Uthyrningsunderlag

Erbjudande av p-plats/garage Xpand Digitalt/Papper Vid

inaktualitet Mail som genereras av Xpand. Brev om hg ej har mail. Var förvaras dessa? Läggs de som bilaga till hyreskontraktet?

Kölista p-plats/garage Xpand Digitalt Vid

inaktualitet Xpand Registreras i Xpand. Uppgiften om personerna tas bort när de blir erbjudna plats eller flyttar

Hyreskontrakt Lägenhet Xpand Papper/Digitalt 10 år Kronologiskt Sparas i gallringspärm "Avslutade kontrakt"

års och månadsvis. Uppgifterna finns i Xpand - avpersonifieras enligt branschstandard. Gallras tio år efter avflyttning.

Uppsägning Xpand Papper 10 år Hyrespärm/Xpand Sparas med kontraktet i10 år.

Avpersonifieras i Xpand enligt branschstandard.

Uppsägningsbekräftelse Xpand Papper/Digitalt 10 år Hyrespärm/Xpand Sparas med kontraktet i10 år.

Avpersonifieras i Xpand enligt branschstandard.

Ansökan om direktbyte internt och externt Xpand Papper Vid

inaktualitet Hyresmapp Referenser hämtas vid byten med extern

part. x

Uthyrningsunderlag - Papper 2 år Kronologiskt Se arbetsinstruktion för uthyrningspolicy.

Pärm "Uthyringsunderlag" x

Referenser - Papper Vid

inaktualitet _ Hämtas in vid byte med extern part och medgivande inhämtas. Lämnas även till myndigheter vid förfrågan.

Ansökan om andrahandsuthyrning Xpand Papper/Digitalt 2 år Xpand/hyrespärm Sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" x

Överföring av Mölndalsbostäders dagar Xpand/Boplats Digitalt Vid

inaktualitet Boplats Xpand för över information varje dygn till Boplats. Hamnar i priogrupp. Automatisk överföring.

Annonsering på Boplats Xpand/

Boplats Digitalt 2 år Boplats Statistik på antal annonser i

årsredovisningen. x

Tilldelning visningserbjudande / Urval av hyresgäst Boplats Digitalt 2 år Boplats Sparas och hanteras av Boplats x

Återflytt andra hand Xpand Papper 2 år Xpand/pärm Sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" x

Ansökan om förtur Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kopia sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" i

2 år x

Överlåtelse Xpand Papper 2 år Kronologiskt i

pärm Sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" x

Ansökan om förtur via SAF Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kopia sparas i pärm "uthyrningsunderlag" i

2 år x

Erbjudande om lägenhet till SAF Diarium Digitalt Se

anmärkning

År/Diarienr Kopia i pärm "Förtur" sparas till dess att svar inkommit. Original i Diarium.

Kontrakt med SAF Xpand Papper 10 år Xpand Förvaras i pärm "Aktuella hyreskontrakt".

Flyttas sedan över till pärm "Avslutade hyreskontrakt".

Information rörande andrahandshyresgäst i SAF

lägenhet Xpand Papper 2 år Kronologiskt Gallras 2 år efter avtalets slut. Sparas i

pärm "Gallring" x

Överskrivning till förstahandskontrakt från SAF

kontrakt Xpand Papper 10 år Kronologiskt Sparas i gallringspärm "Avslutade kontrakt"

års och månadsvis. Uppgifterna finns i Xpand - avpersonifieras enligt branschstandard.

Olovlig uthyrning i andrahandsärenden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr - x

Ägarmedgivanden Xpand Papper Bevaras Xpand på

objektsnr

Kommer från Bostadsanpassningsenheten i Mölndals stad och rör. Godkänns eller avvisas av Mölndalsbostäder.

Mölndalsbostäder AB

5.1.2 Hantera förtursärenden

Beskrivning

Ingår i 5.1.1

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Förtursärenden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

5.1.3 Hantera administration av blockuthyrning

Beskrivning

För information om bevarande, se övriga processer under hyresadministration. I samarbete med Mölndals stad Vård- och omsorgsförvaltningen (VoO) och Social och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF)

Handlingstyp

Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

LSS /Servicelgh Xpand Digitalt/Papper 2 år Objekt och

Lägenhets nummer

Behörighetsstyrd mapp under G för distribution av uppgifter. Andrahandshyresavtal och underlag i pärm

Äldreboende Xpand Digitalt/Papper 2 år Objekt och

Lägenhets nummer

Inget kontrakt. Beställningen hämtas i gemensam behörighetsstyrd mapp som delas med Vård och Omsorgsförvaltningen.

Beställningen är faktureringsunderlag och finns i hängmappssystem.

Nyanlända Xpand Digitalt/Papper 2 år Objekt och

Lägenhets nummer

Beställning via G-mappen. Kontrakt i pärm x

Kooperativ fastighet Xpand Digitalt/Papper 10 år Objekt och

Lägenhets Nummer

Objekt och x

Besiktning Xpand Digitalt Bevaras Objekt och

Lägenhets nummer

Papper i särskilda ärenden. Finns budget. För protokoll se 5.1.4. För inre och yttre underhål se 5.1.4 och gränsdragningslista för respektive objekt.

Kravhantering Xpand Digitalt Gallras vid

inaktualitet Objekt och Lägenhets nummer

Påminnelse skickas ut via ekonomiavdelningen.

Kravhantering och inkassoärenden hanteras av Mölndals stad.

Gränsdragningslista Papper Bevaras Objekt och

Lägenhets nummer

Utgör bilaga till blockuthyrningsavtal. Kopior finns uppsatta ute i byggnaderna. -

Mölndalsbostäder AB

5.1.4 Genomföra besiktning

Beskrivning

Se separat processbeskrivning

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Besiktningsprotokoll Xpand Digitalt Bevaras Xpand/Per

objekt Skall tas ut och sparas som en fil. x

Fotografier Xpand Digitalt Bevaras Xpand/Per

objekt x

Mölndalsbostäder AB

5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden

Beskrivning

Alla handlingar inom processen omfattas av sekretess

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Klagomål/ störningsärenden Diarium Papper/Digitalt Se

anmärkning År/Diarienr Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått, Via telefon eller mail. Samtalet dokumenteras på Papper. Förvaring pärmar 5.1.5 Öster och Väster. Även större ärenden under H.

Störningsbrev / kontaktbrev Diarium Papper Se

anmärkning År/Diarienr Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått. x

Varningsbrev Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skall skickas rekommenderat. Förvaras i pärm

5.1.5 under ärendets handläggning. x

Brev om uppsägning Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skall skickas rekommenderat. Förvaras i pärm

5.1.5 under ärendets handläggning. x Övrig kommunikation i ärendet, t ex mail, telefon Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Läggs på ärendet, Pärm 5.1.5 x

Kommunikation med myndigheter Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Läggs på ärendet, Pärm 5.1.5 x

Handlingar rörande rättsprocess Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Ärenden som går upp i hyresnämnden och/eller

i hovrätten. x

In document Dokumenthanteringsplan. Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB (Page 43-57)