Dokumenthanteringsplan. Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB

(1)

Dokumenthanteringsplan

Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB 2019-08-23

(2)

Inledning

Enligt arkivreglemente för Mölndals stad (2015-10-21) skall varje myndighet upprätta en plan (dokumenthanteringsplan) som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Planen skall vara processbaserad och revideras kontinuerligt. Planen skall fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av myndigheten och ge en heltäckande beskrivning av vilken dokumentation som finns att tillgå inom dess verksamhetsområde. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen, övriga nämnder, revisorerna, samt andra kommunala organ med självständig ställning. Dokumenthanteringsplanen är Mölndalsbostäders gallringsbeslut och reglerar vilka handlingar som bevaras och förstörs, samt tidsfrister för leverans

till Stadsarkivet.

En dokumenthanteringsplan skal kontinuerligt revideras. Beslut om eventuella ändringar och tillägg fattas av Mölndalsbostäders styrelse efter samråd med arkivmyndigheten (Kommunstyrelsen).

Struktur

I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras hos Mölndalsbostäder AB utifrån deras processer enligt upprättad klassificeringsstruktur.

1. Styrning, planering och uppföljning 1.1. Verksamhetsstyrning

1.1.1. Hantera styrelse och årsstämma 1.1.2. Fatta verksamhetsbeslut 1.1.3. Ta fram policy och styrdokument 1.1.4. Dokumentera bolagets ägande 1.1.5. Hantera personuppgifter 1.2. Planering, uppföljning och utveckling

1.2.1. Hantera ledningens genomgång 1.2.2. Ta fram mätningar och analyser 1.2.3. Hantera interkontroll och granskning 1.2.4. Ta fram budget

1.2.5. Ta fram årsredovisning

1.2.6. Hantera förbättringsförslag och avvikelser 1.3. Samverkan

1.3.1. Samverka med personal 1.3.2. Samverka med kommun

1.3.3. Samverka och förhandla med fackliga organisationer 1.3.4. Samverka och förhandla i hyresfrågor

2. Verksamhetsstöd 2.1. Ekonomi redovisning

2.1.1. Hantera leverantörsfakturor 2.1.2. Hantera kundfakturering 2.1.3. Hantera månadsdebitering 2.1.4. Administrera löpande bokföring 2.1.5. Ta fram bokslut

2.2. Finansiering

2.2.1. Administrera lån och finans

2.3. Inköp och upphandling 2.3.1. Hantera inköp 2.3.2. Direktupphandling

2.3.3. Hantera offentlig upphandling 2.3.4. Hantera avtal

2.4. Personalresurser

2.4.1. Rekrytera och anställa 2.4.2. Introducera medarbetare 2.4.3. Administrera anställningar 2.4.4. Utveckla och utbilda 2.4.5. Administrera löner

2.4.6. Hantera företagshälsovård och rehabilitering 2.4.7. Administrera pensioner

2.5. Infrastruktur; IT och maskiner 2.5.1. Förvalta IT-stöd och system 2.5.2. Förvalta maskiner och övrig utrustning 2.6. Miljö; arbetsmiljö och säkerhetsarbete

2.6.1. Planera för nödläge 2.6.2. Bedriva arbetsmiljöarbete 2.6.3. Bedriva miljöarbete 2.7. Informationshantering

2.7.1. Hantera post

2.7.2. Diarieföra och redovisa allmän handling 2.7.3. Hantera utlämnande av allmän handling 2.7.4. Arkivering

2.8. Marknadsföring och kommunikation 2.8.1. Marknadsföring och information extern 2.8.2. Administration av intern information 2.8.3. Hantera sponsring

3. Ny-, om och tillbyggnad 3.1 Hantera nyproduktion

3.1. Hantera nyproduktion

3.2. Hantera planerat och löpande underhåll 4. Projekt

4.1. Bedriva interna projekt 5. Boservice

5.1. Hyresadministration

5.1.1. Hantera uthyrning och uppsägning 5.1.2. Hantera förtursärenden

5.1.3. Hantera administration av blockuthyrning 5.1.4. Genomföra besiktning

5.1.5. Hantera synpunkts- och störningsärenden 5.1.6. Administrera kravhantering

5.1.7. Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden 5.1.8. Hantera dödsfall i lägenhet

5.1.9. Hantera Plusval 5.1.10. Hantera men i nyttjandet 5.2. Lokalhyresadministration

5.2.1. Hantera uthyrning av lokal 5.2.2. Hantera uppsägning av lokalkontrakt 5.2.3. Hantera överlåtelse av verksamhet 5.2.4. Hantera uppläggning av blockuthyrning 5.3. Drift och service av fastigheter och hyresobjekt

5.3.1. Hantera felanmälningar 5.3.2. Hantera inre och yttre skötsel

5.3.3. Informationshantering för lås- och passersystem 5.4. Kundmottagning

(3)

Arkivbeskrivning Historik

År 1917 bildades Fässbergs Bostads AB, en del av grunden till det som idag är Mölndalsbostäder. Bolaget ägdes av Mölndals stad. År 1947 bildades Stiftelsen Hyresbostäder AB i Mölndal som 1988/89 blev Stiftelsen Mölndalsbostäder. Fässberg Bostads AB övertog år 1994 Stiftelsen Mölndalsbostäder. Stiftelsen permuterades och verksamheten fick sitt nuvarande namn Mölndalsbostäder AB. Mellan 1947 och 1998 sköttes förvaltningen av fastighetsbeståndet av HSB Mölndal. Mölndalsbostäder samverkades dessutom med HSB inom områdena kontorsservice och datortjänster. Man delade även lokaler. Servicen var lokaliserad till Frölundagatan 39 och kontoren fanns på Brogatan 2. År 2001 samlades Mölndalsbostäder verksamheter i lokalerna på den nuvarande adressen, Häradsgatan 1.

Verksamhetsbeskrivning

Mölndalsbostäder AB:s verksamhet syftar till att nyproducera, utveckla och förvalta fastigheter inom Mölndal. Bolagets huvuduppdrag är att utveckla attraktiva bostäder åt alla bostadskonsumenter. Bolagets strategier för att uppnå detta består bl. a. av köp, försäljning och nyproduktion, samt genom ett eget markinnehav på strategiskt viktiga platser. Bolaget ägs av Kvarnfallet Mölndal AB som i sin tur ägs av Mölndals stad. Styrelsen utses av kommunfullmäktige och ledamöter utses efter den mandatfördelning som blivit resultatet av dt senaste kommunalvalet. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Styrelsen uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning. VD skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen skall besluta i ärenden som inte anses löpande, det vill säga av osedvanlig karaktär eller av stor betydelse för bolaget som helhet.

Organisationsschema

(4)

Arkivansvarig och arkivredogörare

Mölndals Bostäder AB ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska bolaget även utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten. Skriv ut vilka som är arkivansvarig respektive arkivredogörare på förvaltningen.

Arkivansvarig – ekonomichef

Arkivredogörare – arkivarie/registrator Som arkivansvarig ska man:

1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar.

2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar.

3. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten.

4. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper.

5. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering.

6. Tillse att dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas.

7. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar.

8. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan och arkivförteckningsplan.

9. Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker.

10. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar.

11. Som arkivredogörare ska man:

1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör bolagets hantering av allmänna handlingar.

2. Vårda bolagets handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar.

3. Upprätta arkivförteckning över bolagets handlingar som ska bevaras.

4. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv.

5. Verkställa beslutad gallring och utfärda gallringsbevis.

6. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras.

7. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet enligt kommunarkivets anvisningar.

8. Samråda med bolagets arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar.

(5)

Allmänhetens sökvägar till Mölndalsbostäder handlingar

Mölndalsbostäder AB rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. Stadshusets informationscentral har en dator tillgänglig för allmänheten.

1. Mölndals stads webbdiarium http://www.molndal.se/startsida/kommun-och-politik/insyn-och-paverkan/diarium/sok-i-diariet.html Här kan man söka förvaltningens alla registrerade handlingar och ärenden.

2. Dokumenthanteringsplanen https://www.molndal.se/startsida/kommun-och-politik/insyn-och-paverkan/diarium/dokumenthanteringsplaner.html Här listas samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med regler för bl.a. bevarande och gallring samt förvaring.

3. Arkivförteckningen

Här kan man söka alla serier med handlingar som omhändertagits för arkivering. För närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontakta arkivansvarig.

Offentlighet och sekretess – Diarieföring

”Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet...” (5 kap. § 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten.

Det finns dock undantag från registreringskravet:

1. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls ordnande så att det utan svårighet kan fastställas om den kommit in eller upprättats. T. ex i en systematiskförvaring i en pärm, hängmapp eller digital via digital förvaring.

2. Om handlingen är av uppenbart ringa värde för verksamheten behöver man varken registrera eller hålla den ordnad. (kan vara t ex reklam, inbjudningar till konferenser, cirkulär)

3. Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa om de kommit in eller upprättats. Det gäller t.ex. betygshandlingar, fakturor och protokoll.

4. Regeringen kan meddela undantag.

Av registret/diariet skall framgå:

1. Datum då handlingen kom in eller upprättades,

2. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fick vid registreringen,

3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare och mottagare

4. I korthet vad handlingen rör.

(6)

Nr 3 och 4 skall utlämnas eller särskiljas om det krävs för att registret/diariet i övrigt skall hållas tillgänglig för allmänheten.

I denna dokumenthanteringsplan står det angivet vilka handlingstyper som ska registreras i diariet. Mölndalsbostäder använder Platina. För mer information rörande respektive handlingsslag, se Dokumenthanteringsplanen nedan.

Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur man går tillväga:

 Är det ett e-postmeddelande kan du vidarebefordra det direkt till diariet genom att maila till mab.platina@molndal.se

 Är det ett meddelande på telefonsvarare eller ett SMS gör man en tjänsteanteckning som registreras i diariet

 Inkommer informationen via en webbtjänst i något av bolagets verksamhetssystem eller via social media tas den ut på papper och diarieförs.

Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då IT-enheten för e-post, bloggar och verksamhetssystem eller telefonenheten för röstmeddelanden och SMS.

Beskrivning av myndighetens handlingar enligt offentlighets och sekretesslagen 4 kap 2 §

Varje myndighet skall enligt 4 kap 2 § OSL upprätta en beskrivning som ger information om

1. myndigetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta eftersökande av allmän handling Se verksamhetsbeskrivning ovan.

2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar Se Allmänhetens sökvägar till Mölndalsbostäders handlingar

3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda för att ta del av allmän handling

Det finns inga officiella sökvägar till bolagets verksamhetssystem. Allmänheten får kontakta arkivansvarig för vägledning.

4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökvägar Arkivarie, samt arkivansvarig lämnar uppgifter rörande allmänna handlingar.

5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på sina handlingar

Utgångspunkten är att bolagets allmänna handlingar är offentliga, men i vissa fall kan sekretess gälla för handlingar eller uppgifter i handlingar. Inom verksamheten tillämpas olika sekretessparagrafer beroende på vilka uppgifter det handlar om. Exempel på paragrafer som kan förekomma är:

OSL kap 18 8 § Säkerhets- och bevakningsåtgärd OSL kap 18 9 § Chiffer, kod m.m.

OSL kap 19 1 § Affärs- och driftsförhållanden OSL kap 19 3 § Upphandling m.m.

OSL kap 19 4 § Upplåning OSL kap 19 6 § Förhandlingar OSL kap 19 7 § Stridsåtgärder OSL kap 21 1 § Hälsotillstånd m.m.

OSL kap 21 7 § Behandling i strid med personuppgiftslagen OSL kap 24 8 § Statistik

OSL kap 26 11 § Kommunal bostadsförmedling m.m.

(7)

OSL kap 39 Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet

6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Se dokumenthanteringsplan under respektive process, se registerförteckningen i början av dokumentet.

7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Mölndalsbostäder har ingen sådan rättighet.

Förvaring – analog och digital

Bolaget har ett central- och ritningsarkiv, samt ett närarkiv där gallringsbara handlar skall förvaras. I centralarkivet förvaras bolagets förvaltningsdokumentation bestående av drifts- skötselinstruktioner, relationsritningar, handlingar rörande nybyggnation , ombyggnad och besiktningsprotokoll. Personalakter förvaras hos HR-avdelningen. Äldre handlingar bevaras hos Mölndals kommunarkiv.

Arkivreglerna gäller givetvis även information som förvaras digitalt. Det är tillåtet att förvara handlingar digitalt, men det måste ske på ett betryggande vis och det är Mölndalsbostäder AB (inte IT-avdelningen) som ansvarar för att informationen överlever och är sökbar. IT-avdelningen driftar systemen och tar säkerhetskopior, men ansvarar inte för att informationen konverteras till aktuella format och att handlingarna därmed är läsbara. Bolaget svarar också för de kostnader som uppstår om eller när handlingarna ska tas om hand för digital arkivering (t.ex. konvertering till godkända format eller migrering av data ur det leverantörsberoende systemet till kommunarkivet).

När nya verksamhetssystem upphandlas finns det en checklista rörande arkivfrågorna på kommunarkivets sida på intranätet. Där finns även en lista över de filformat som är godkända för långtidslagring. För säkerhetsnivåer och förvaring av digital information gäller i övrigt Mölndals stads IT-säkerhetspolicy som finns på intranätet.

Gallring

Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut.

Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid bolagets dokumenthanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras tills dess att styrelsen fattat ett gallringsbeslut efter samråd med Mölndals stad.

Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är förvaltningens systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet.

När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt

dokumenthanteringsplanen skulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande.

Hur gallrar man?

Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen.

Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på

plats kan man lägga dem i de behållare för gallring av sekretesshandlingar.

(8)

Bolagets Verksamhetssystem

HAM (Fastighetssytem) 1994-1997 Prosit (Ekonomisystem) 1994-1997 Carat Lön (Lönesystem) 1994-1997 Winäss (Diarieföringssystem) 2006-2007 Platina (Diarieföringssystem) 2007- Vertex (Fastighetssystem 1998-2018 Visma business (Ekonomisystem) 1998- Hogia lön 2006-

Backoffice assistans Barium live 2010 –

Incit Xpand fastighetssystem 2018-

Sociala medier

”Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll t.ex. chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum”

(SKL 20100428). De sociala medier som Mölndalsbostäder använder måste alltid först godkännas av VD och det är endast dessa (t ex bloggar och Facebook-sidor) som utgör allmän handling och som redovisas i dokumenthanteringsplanen. Det är också viktigt att ansvariga har tillgång till alla inloggningsuppgifter för att kunna bevaka och hantera informationen. Social media som förvaltningens personal använder uteslutande för privata ändamål blir inte allmän handling. För mer information om hur bloggar mm ska hanteras i kommunen se Informationsenhetens rekommendationer rörande sociala medier.

Den information som upprättas och inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid in aktualitet. Observera dock att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i förvaltningens diarium och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och ge den till registrator). Detsamma gäller även i de fall du får information via en privat blogg eller Facebook- sida riktad till dig som tjänsteman eller förtroendevald.

Den som är ansvarig för t ex en blogg måste också ha uppsikt över denna för att kunna hindra missbruk av tjänsten. Det kan gälla t ex brott som uppvigling, hets mot

folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring (brottsbalken). Vid missbruk tas informationen bort av ansvarige efter det att man skrivit ut en skärmdump som sedan

registreras i diariet. I de fall man går vidare med polisanmälan anger man adressen till bloggen, när det skedde samt bifogar skärmdumpen (polisen kommer därefter att ta

kontakt med det företag som tillhandahåller tjänsten).

(9)

Ordförklaringar

Handlingstyp:

Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat.

Bevaras:

Innebär att handlingen bevaras för all framtid. Levereras till stadsarkivet direkt efter valet eller senast 10 år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid.

Gallra:

Innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallringen bör ske under kontroll genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarige själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Gallring efter 2 år innebär att handlingen kan gallras tidigast två kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades.

Databärare:

Fysiskt underlag för handlingar. Om handlingen är digital i ett verksamhetssystem anges här systemets namn. Handlingar som skall bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier. Åldersbeständigt papper ska ses som ett minimikrav (det papper kommunen har i skrivarna är åldersbeständigt)

.

Arkivsignum:

Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett arkiv, Alla volymer med handlingar som ska bevaras förses vid arkivläggning med en unik kod. Detta görs av arkivredogöraren inför leverans till stadsarkivet.

Minnesanteckningar:

Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som ”arbetsmaterial” eller ”minnesanteckningar” (kan t ex vara lathundar och mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar.

Handlingar av tillfällig och ringa betydelse

Kommunstyrelsen har fattat beslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet i kommunens samtliga verksamheter. Det finns en definition av vilken typ av information som omfattas av begreppet i kommunstyrelsens beslut, dnr KS 278/12, där den fullständiga definitionen av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse finns tillgänglig. Det kan t.ex. vara handlingstyper som:

1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion och det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de även i övrigt är av ringa betydelse.

3. Inkomna handlingar som inte berör bolagets verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga.

4. Register, listor, cookie-filer, loggar över internettrafiken och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta bolagets arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera bolagets verksamhet.

5. Mottagnings- och delgivningsbevis, loggar för e-post och fax, handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av eller bevis för överföringen och att det inte heller behövs för att söka de handlingar som ska bevaras.

6. Handlingar som överförts till annan databärare eller annat format, t ex genom utskrift på papper eller att arkivexemplar ersätts med nya exemplar. En förutsättning är att eventuell äkthetsgaranti genom till exempel elektroniska signaturer kan kvalitetssäkras och att sökmöjligheter eller möjligheten att se samband mellan handlingar inte går förlorade.

7. Handlingar som utgjort underlag för bolagets interna planering och verksamhetsredovisning när sammanställning eller annan bearbetning gjorts under förutsättning

att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.

(10)

8. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För handling som inkommit till bolaget i form av röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgift under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet.

9. Förfrågningar och meddelanden i sociala medier. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse.

10. Handling som inte är äkthetsgaranterad t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede, om inte anteckningar av betydelse för bolagets beslut gjorts på handlingen. Om den först inkomna handlingen fått ankomststämpel bör den bevaras till dess ärendet avslutas om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet berör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen sparas tills tiden för överklagande löpt ut.

(11)

1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma

Beskrivning

Styrelsen utses i praktiken av kommunfullmäktige i enlighet med den mandatfördelning som blivit följd av senaste kommunalvalet.

Styrelsens uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning samt att utse VD som i sin tur ansvarar för att den löpande förvaltningen bedrivs i enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen beslutar också i ärenden som inte betraktas som löpande, det vill säga i frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Stämman är aktieägarnas forum för att utöva direkt inflytande. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

personuppgift

Bolagstämmoprotokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt Publiceras på Netpublicator. Orginalen skall sitta i pärm hos som förvaras hos HR-avdelningen.

x

Förteckning över Styrelseledamöter Nej Papper/Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Finns en lista under G: styrelse. Står även med i protokollen. Vid ny styrelse så gallras dokumentet.

Dokumentet finns för kontaktuppgifter.

x

Arvode styrelseledamot Nej Digital Bevaras Lönesystem Hanteras av HR avdelningen ^x

Kallelse/Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Publiceras även i Netpublicator. Skall finnas i pärm hos HR-avdelningen.

x

Styrelseprotokoll med bilagor och

presentationsmaterial, inkl närvarolista Nej Papper Bevaras Kronologiskt Utgör underlag för arvodesutbetalning. Pärm på HR- avdelningen Publiceras Digitalt i Netpublicator.

x

Bolagsordningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Digital kopia i G-mappen. Publiceras i Netpublicator. ^x

Ägardirektiv Nej Papper Bevaras Kronologiskt Digital kopia i G-mappen. Publiceras i Netpublicator.

Arbetsordning VD/Styrelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt Fastställs vid varje årsstämma. Publiceras digitalt i Netpublicator. Aktuella versioner skall förvaras hos VD.

(12)

Mölndalsbostäder AB

1.1.2 Fatta verksamhetsbeslut

Beskrivning

personuppgift

Minnesanteckningar med bilagor

ledningsgrupp Nej Papper Bevaras Kronologiskt När de har upprättats tas de om hand för arkivering och

blir allmän handling x

Korrespondens av betydelse Ja Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. x

Verksamhetsmål Nej Papper Bevaras Kronologiskt Övergripande affärsplan + affärsplaner för avdelningarna.

Övergripande plan publiceras digitalt i Netpublicator samt under G/Styrelse. Avdelningarnas affärsplanen skall finnas tillgänglig digitalt i G-mappen

-

Attestinstruktion och sakattest Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar.

Ekonomiavdelningen är ansvarig. Finns i

verksamhetssystemet G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-

Delegeringsordning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar.

Ekonomiavdelningen är ansvarig. Finns i

verksamhetssystemet G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-

(13)

1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument

Beskrivning

personuppgift

Affärsplaner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Skall bevaras på ett gemensamt ställe. ^-

Riktlinjer och rutiner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Se respektive process ^-

Policydokument Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Se respektive process ^-

Personalhandboken Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt _ ^-

Delegationsförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ ^-

Handböcker, manualer och lathundar Nej Papper Se

anmärkning Kronologiskt Bevaras om framtagna för den egna verksamheten annars gallras vid inaktualitet. Sparas G:\Mbab\900-

Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-

Instruktioner Nej Papper Se

anmärkning

Kronologiskt Egenproducerade framtagna för den egna verksamheten bevaras, externt producerade gallras vid inaktualitet.

Digitala kopia i G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet

& Miljö

-

Organisationsscheman/beskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Vid revidering arkiveras den tidigare. ^-

Jämställdhetsplaner Nej Papper Bevaras Kronologiskt Vid revidering arkiveras den tidigare. ^-

Lönekartläggning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ligger i G:\Mbab\105 – HR Personal\Lönekartläggning ^-

Dokumenthanteringsplaner Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar

-

Processbeskrivningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns i verksamhetssystemet ^-

Kvalitetsmanual Nej Papper Bevaras Kronologiskt Tas fram av Kvalitetsansvarig. ^-

Konteringsanvisningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Uppdateras löpande vid behov. Bevaras under G:\Mbab\001 - Gemensam\Ekonomi\Vägledning i kontering

-

(14)

Mölndalsbostäder AB

1.1.4 Dokumentera bolagets ägande

Beskrivning

personuppgift

Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut hos personalansvarig, gamla fullmakter

sitter i pärm hos ekonomichef.

x

Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Förvaras i pärm hos VD (styrelsepärm). Digital kopia i G: ^x

Aktiebok Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns som Excel i G:\Mbab\002 - Ledning. Sparas som

PDF. Ny PDF vid förändring.

-

Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall finnas hos moderbolag ^-

(15)

1.1.5 Hantera personuppgifter

Beskrivning

I denna process hanteras det löpande arbetet med att uppfylla kraven i Dataskyddsförordningen, GDPR.

personuppgift

Registerutdrag Diarium Digitalt Bevaras År, Diarienr G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Begärda registerutdrag externa intressenter

x

Incidentrapportering Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt ^-

Registerförteckning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Registerutdrag, registerförteckning

-

Dataskyddsgruppen protokoll Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt ^x

Dataskyddsombudets revisionsrapport till

styrelse Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ingår i styrelseprotokoll 1 gång per år ^-

Dataskyddsombudets rapport till

ledningsgrupp Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ingår i ledningsprotokoll 2 gånger per år ^-

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Förteckning över signerade avtal spararas:G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Leverantörer. Avtalet i Diarium.

x

Kartläggning av personuppgifter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Förteckning processer.

Här förvaras beskrivningar av processer som använder sig av personuppgifter och bevekelsegrunden till detta användande.

-

Utbildningsmaterial Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ex Nanoutbildning. Sparas under G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Utbildning

x

Information till hyresgäster, anställda och

sökande vid rekryteringar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001-

Gemensam\GDPR\Kommunikation\Personuppgiftsbehandling

-

Samtycken anställda Nej Papper Vid

inaktualitet I personalakt Gallras vid återtagande eller vid anställningens upphörande.

Se 2.4.2

x

Samtycken hyresgäster och övriga Nej Digitalt Vid

inaktualitet I hyresmapp Gallras vid återtagande eller vid den ekonomiska relationens upphörande. Se 2.8.1

x

Konsekvensbedömning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Konsekvensbedömning ^-

Policys, riktlinjer och rutiner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Policys och riktlinjer för personuppgiftshantering

-

Mölndalsbostäder AB

(16)

1.2.1 Hantera ledningens genomgång

Beskrivning

Syftet med ledningens genomgång är att högsta ledningen skall utvärdera hur väl verksamhetssystemet passar för organisationens verksamhet och mål. Underlag för ledningens genomgång är interna och externa revisioner, uppföljningar av miljömål, lagstiftning och riskanalyser samt uppkomna avvikelser och förändringar i verksamheten som påverkar ledningssystemet. Ledningens genomgång utförs normalt 2 gånger per år.

personuppgift

Rutin Nej Papper Bevaras Kronologiskt ISO 9000 styr. -

Protokoll ledningens genomgång Nej Papper Bevaras Kronologiskt Dagordning finns i protokollet. Dessa skall

justeras. x

Mölndalsbostäder AB

1.2.2 Ta fram mätningar och analyser

Beskrivning

Alla mätningar skall sparas som PDF under G: 900 i 10 år.

personuppgift Kundenkäter sammanställningar/rapporter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Akivbo ansvarar för hela processen, rapport

finns i systemet. Powerpointpresentation sparas under G:900 mätningar. Spara denna PP till en PDF. Analyserna mynnar ut i de olika avdelningarnas affärsplaner.

x

Kundmätning: In- och avflyttning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sitter i pärm hos Plusvalshandläggaren.

Sammanställning i excel och sparas under G.

Alla mätningar skall sparas som PDF under G:

900 i 10 år. Därefter skall de arkiveras.

-

Kundmätning: Servicebesök Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla mätningar skall sparas som PDF under G:

-

Kundmätning: Specialfastigheter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla mätningar skall sparas som PDF under G:

x

Medarbetarenkät, sammanställning/rapporter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt HR ansvarar. Aktivbo ansvarar för hela processen. Vi sparar ner Power Point presentationer under G: 900 mätningar.

Sparas som PDF.

-

Övriga icke regelbundna mätningar,

sammanställningar/rapporter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt T. ex hållbart resande. Inservey - ett program där vi skapar egna enkätundersökningar.

-

(17)

1.2.3 Hantera Internkontroll och granskning

Beskrivning

Externa revisorer anlitas för certifiering och upprätthållande av certifikat enlig valda standarder samt för genomförande av internrevisioner. Intern revision genomförs på hela företaget minst 1 gång per år.

personuppgift

Rapport internrevision ISO Diarium Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\900- Revisioner -

Rutin för internrevision ISO Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\900- Revisioner -

Övriga granskningar/revisionsskrivelser

inklusive slutdokument Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Original sparas i Diarium. Ex skatteverket -

Övriga utredningar Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Original sparas i Diarium -

Granskningsmaterial/Underlag Nej Digitalt Vid

inaktualitet

Kronologiskt Handlingar från system som laddas upp hos revisorerna. Materialet sparas i mapp innan uppladdning G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Revision

-

Intern revisonsplan ISO Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas i G:\Mbab\900- Revisioner -

Certifikat Nej Papper Bevaras Kronologiskt Se över förvaring - vilket format. Sparas

digitalt under G:\Mbab\900- Revisioner.

Är det både digitala original och inskannade handlingar?

-

Extern revisionsplan ISO Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall finnas som digital version i G:\Mbab\900- Revisioner

-

Rapport externrevision ISO Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall finnas som digital version i G:\Mbab\900- Revisioner

-

Revisionsrapport Lekmannarevision Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Stadens förtroendevalda revisorer ansvarar för granskningens genomförande

-

Revisionsrapport från löpande granskning - extern revisionsfirma

Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Av Staden upphandlad revisionsfirma. -

Revisionsrapport bokslutsgranskning extern

revisionsfirma Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Från av Staden upphandlad

revisionsfirma. -

Körjournaler från fordon Nej Digitalt 7 år Kronologiskt Kan granskas av Skatteverket. Skall finnas åtkomliga i aktuellt system.

-

(18)

Mölndalsbostäder AB

1.2.4 Ta fram budget

Beskrivning

personuppgift

Budget antagen helårs Nej Papper Bevaras Kronologiskt Ligger som bilaga till styrelsebeslut -

Lönebudget Nej Digitalt 7 år Kronologiskt HR lämnar underlag för löneuppgifter -

Räntebudget Nej Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Kommuninvest finansprogram -

Underhållsbudget Budget- och

uppföljningssystem Papper Bevaras Kronologiskt Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet.

Hur hanteras denna? -

Mölndalsbostäder AB

1.2.5 Ta fram årsredovisning

Beskrivning

personuppgift

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess

Diarieförs x

Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt) Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

Årsredovisning undertecknad original Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

(19)

1.3.1 Samverka med personal

Beskrivning

personuppgift Protokoll Lokalt samverkansmöte med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt APT ligger under G: samverkan/lokal. -

Protokoll Centrala samverkansgruppen med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns under G: samverkan/central. Original sitter i pärm hos VD och hos HR. -

Presentationsmaterial Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt -

Mölndalsbostäder AB

1.3.2 Samverka med kommun

Beskrivning

personuppgift Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. x

Protokoll vid Samverkansmöten Vård och Omsorg Nej Papper Bevaras Kronologiskt

per objekt Ansvar specialfastigheter, sparas i pärm hos chef. Möte med enhetscheferna (normalt två gånger per år). MBAB för anteckningar. Möte med områdeschefen (normalt fyra gånger per år). Områdeschef för protokoll. Möte med förvaltningssekreterare hos Vård och Omsorg (4- 6 ggr år) för löpande frågor och avstämningar.

-

Protokoll sociala arbetsmarknadsförvaltningen Nej Papper Bevaras Kronologiskt

per objekt Rörande tillfälligt boende nyanlända. Håls

månadsvis. I pärm. -

Fullmakt avseende upphandling i samverkan Diarium Papper Bevaras Egen

nummerserie Iaktta sekretess. Se 2.3.4 x

Avtal rörande verksamhetstimmar för vaktmästeri Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Avtal rörande vaktmästeritjänster på boenden.

Upprättas årligen. Se 2.7.2. Iaktta sekretess -

Handlingar rörande administrering av kravhantering Se 5.1.6. x

(20)

Mölndalsbostäder AB

1.3.3 Samverka och förhandla med fackliga organisationer

Beskrivning

personuppgift

Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ -

Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ -

Kollektivavtalsprotokoll Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

Protokoll fackligaförhandlingar med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt MBL, Enskilda avtal, Förhandlingsprotokoll x

Samverkansavtal Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Se 2.4.2 -

Mölndalsbostäder AB

1.3.4 Samverka och förhandla i hyresfrågor

Beskrivning

Förhandling och samverkan med Hyresgästföreningen

personuppgift

Kallelse Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Förhandlingsframställan skickas i original,

bekräftelsehandling återsänds i form av kopia.

Sparas Digitalt i G:\Mbab\900- Ledning\ HGF x

Protokoll Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skrivs löpande. Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. sparas under G: ledning hgf x

Förhandlingsöverenskommelse Ja Papper Bevaras Kronologiskt Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex.

Offentliggörande enligt notering i

överenskommelse. sparas under G: ledning hgf.

Ibland med bilaga

x

Hyresfil Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Excelfil om överenskommelse till hyresgäster,

sparas under G: ledning hgf. -

BoDok.se BoDok Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Kvalitetshyressystem. Administreras av Hyresgästföreningen. Inlogg. Används för att kontrollera att hyrorna är rimligt satta utifrån referenslägenhet i de aktuella områdena.

-

(21)

2.1.1 Hantera leverantörsfakturor

Beskrivning

personuppgift

Leverantörsfaktura original Papper Nej Papper 7 år Kronologiskt per

ankomstdatum Förvaras i mellanarkiv. Pappersoriginalen skannas även in och registreras i Proceedo.

Egen nummerserie.

x

Leverantörsfaktura original elektronisk Proceedo Digitalt 7 år Egen

nummerserie x

Betalningsförslag Visma Papper Vid

inaktualitet Kronologiskt Signerat underlag sparas i pärm "Skickade betalningsuppdrag" hos Ekonomiavdelningen.

Betalningsfiler Visma Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Signeras av två i förening i VISMA. Sparas under P:\Visma\Betalningsfiler\betuppdrag.lb samt i Back Officeupmappen i Pagero:

G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back Officeup\MBAB\skickade

x

Betalningskvittenser Bankgiro-

centralen Digitalt/Papper 10 år Kronologiskt Återredovisningsfil P:\Visma\Betalningsfiler, pärm "lev utbet",

P:\Visma\Betalningsfiler\levbet.lb , samt i Back Officeupmappen i Pagero: G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back

Officeup\MBAB\hämtade. PDF presentation sparas under

P:\Visma\Betalningsfiler\Transaktionslistor x

Verifikationslista dagens inlästa fakturor Nej Papper 7 år Kronologiskt per

ankomstdatum Sparas tillsammans med Pappersfakturor - se

ovan x

Bevakningslista Bankgiro-

centralen Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Lista på framtida leverantörsbetalningar.

Sparas automatiskt under Pagero G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back Officeup\MBAB\hämtade

-

(22)

Mölndalsbostäder AB

2.1.2 Hantera kundfakturering

Beskrivning

personuppgift

Faktureringsunderlag Visma/ Incit

Xpand Papper 7 år Egen

nummerserie (fakturaorginal)

Underlag ifrån förvaltning. Bilaga till faktura.

Sparas i pärm "Fakturering Visma" eller

"Fakturering Xpand"

x

Faktura och kopia Visma/ Incit

Xpand Papper 7 år Egen

nummerserie Sparas i pärm "Fakturering Visma" eller

"Fakturering Xpand" x

Bokföringsunderlag Visma/ Incit

Xpand Digitalt 7 år Egen

nummerserie Automatisk överföring från Xpand till Visma via olika kontrollnivåer. Hamnar i buntläge innan huvudboken uppdateras. Faktureringsunderlag ifrån Xpand skrivs ut och sätts i pärm

"fakturering Visma" eller "fakturering Xpand".

x

Inbetalningsfil Visma/ Incit

Xpand Digitalt 7 år Egen

nummerserie Hämtar inbetalningsfil ifrån Pagero som läses in i Xpand. Filen stansas in i Visma för de som fakturerats direkt i Visma (ej via Xpand)

x

Inkassoärende, underlag/listor Incit Xpand Papper 7 år Kronologiskt Underlag i bokföringspärm Xpand.

Inkassopärm (Lowell) här sätts själva underlaget för indrivningen, fakturakopior och kontrakt.

x

(23)

2.1.3 Hantera månadsdebitering

Beskrivning

Se separat processbeskrivning.

personuppgift

Autogirouppdrag Visma Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Filen sparas Z:\Export\AG-betUlag\Arkiv.

Skickas till Pagero som sparas : G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back

Officeup\MBAB\skickade.

x

Aviseringslista, vid avikörning Incit Xpand Papper 7 år Xpand/Per objekt Filen sparas under G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Aviseringslistor

x

Underlag för komfortdebitering (värme, vatten

och el) Incit Xpand Digitalt 7 år Xpand/Per objekt Får in 2 st. filer från mätvärdesleverantörerna

som läses in i Xpand. Sparas

Z:\Import\IMD\Arkiv ex: 201811 Mungigan- Celsius-Katrineberg.skv

x

Utskriftsfil Incit Xpand Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt För både Pappersfakturor och e-fakturor.

Skickas till IDATA för utskrift.

Z:\Export\Print\Arkiv. Fil med avier för utskrift x

Körbeställning till IDATA Mätaravläsning Nej Digitalt Vid

inaktualitet Z:\Export\Print\Körbeställning, ex.

Körbeställning_201901.pdf x

Autogiromedgivande Xpand Papper 7 år Kronologiskt Iaktta sekretess x

(24)

Mölndalsbostäder AB

2.1.4 Administrera löpande bokföring

Beskrivning

personuppgift

Allegat/Bokföringsavi/Bokföringsorder Visma Papper Bevaras Egen

nummerserie efter typ

Allegat i pärmar som förvaras årsvis i mellanarkiv på övervåning. Pappersfakturor skannas in och läggs in i Proceedo. Där blir de återsökbara från Visma via länk.

x

Amortering av lån Visma Papper Bevaras Egen

Pärm "Lån" med reverser hos ekonomichef. x

Autogirofakturor från leverantör Visma Papper Bevaras Egen

-

Banktransaktioner, manuella Visma Papper Bevaras Egen

Samma som ovanstående x

Betalning/bokning av preliminärskatt Visma Papper Bevaras Egen

Samma som ovanstående -

Förskott löner Visma Papper Bevaras Egen

Lönebidrag Visma Papper Bevaras Egen

Moms- och arbetsgivaravgifter Visma Papper Bevaras Egen

Periodisering av swapräntor Visma Papper Bevaras Egen

Skattekontotransaktioner Visma Papper Bevaras Egen

-

Transaktioner mellan dotter- och moderbolag Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ

Upplupen fastighetsskatt Visma Papper Bevaras Egen

Utbetalningar Internetbank Visma Papper Bevaras Egen

Återvunna hyresförluster Visma Papper Bevaras Egen

(25)

Mölndalsbostäder AB

2.1.5 Ta fram bokslut

Beskrivning

Se separat processbeskrivning,

personuppgift

Balans- och resultatrapport Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Bokslut

Bokslutsanvisningar Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Bokslut -

Bokslutsdokumentation Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Bokslut samt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

-

Koncernavstämningar Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Koncernrapporter Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Koncernrapportpaket med underlag Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Kontoavstämningar Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt Specifikationer tas fram och sätts i pärm hos ekonomichef. Sparas under G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

-

Kontoutdrag och engagemangsbesked

bank/post Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB - Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess

Diarieförs. G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Bokslut

-

Sammanställning ingångna

borgensförbindelser Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB x Underlag kund- och hyresförluster Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1.

Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB x Uttalande från företagsledningen Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Original till revisorerna, kopian Diarieförs -

(26)

Mölndalsbostäder AB

2.2.1 Administrera lån och finans

Beskrivning

personuppgift

Avtal banktjänster/finansiella tjänster Diarium Papper Bevaras Egen

nummerserie Förvaras i avtalsliggare. Avtal med banken om

skuldförvaltningstjänster. x

Finansrapporter Nej Papper/Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt Banken förser oss med råd,

rekommendationer och marknadsanalys två till fyra gånger per år.

x

Fullmakter Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut finns på behörighetsstruktur.

Finns i pärm hos VD. Generella och specifika bankfullmakter avseende tex internetbank, filöverföring med BG-centralen. Pärm hos ekonomichefen. Behörighetsstruktur finns på internetbanken.

x

Förfrågningsunderlag, offert och

tilldelningsbeslut Nej Papper Bevaras Kronologiskt Låneförfrågan skickas till flertal banker. Sparas

H: hos ekonomichef och i pärm "Lån" hos Ekonomichef.

-

Skuldebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Iaktta sekretess. Förvaras i Lånepärm hos ek

chef samt pärm "Avslutade lån" x

Policyuppföljning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Ligger som bilaga till styrelseprotokoll i pärm

hos VD -

Säkringsredovisning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas i bokslutspärm -

Swapar - räntederivat Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas i Swappärm hos ek

chef/redovisningsekonom. Ingångna avtal och i förtid avslutade avtal bevaras i Swappärm.

-

(27)

2.3.1 Hantera inköp

Beskrivning

Se separat processbeskrivning. Ej ramavtal, ej Direktupphandling eller Upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling.

personuppgift

Beslut om anskaffning TendSign,

Proceedo Digitalt 7 år Egen

nummerserie x

Förfrågningsunderlag Worddokument

under G: Papper 7 år Egen

nummerserie Mallar i TendSign önskas användas och

sparas i Platina!? x

Anbud / Offert Proceedo,

Platina, G: Papper 7 år Egen

nummerserie I Platina först vid arkivering. Önskar göra detta

i TendSign. x

Utvärdering G:, platina Digitalt 7 år Egen

nummerserie x

Tilldelning TendSign,

nummerserie

Avtal Diarium

Proceedo, G:, TendSign,

Papper 10 år Behörighetsstyrd åtkomst x

Beställning/avrop TendSign,

nummerserie Beställning görs ute i organisationen. x

(28)

Mölndalsbostäder AB

2.3.2 Direktupphandling

Beskrivning

Definieras i Lagen om Offentlig Upphandling; Lag (2016:1145) om offentlig upphandling)

personuppgift

Anbud /offert antagen Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt 3 st. offerter skall tas in. -

Anskaffningsbeslut Inköpssystem Digitalt 7 år Egen

nummerserie Attesträtt -

Avtal Avtalsliggare Papper/Digitalt Bevaras Egen

nummerserie I Diarium eller inköpssystem. -

Beställning Se anmärkning Digitalt 7 år Egen

nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Görs i

fastighetsystem, inköpsystem och via mail.

-

Förfrågningsunderlag Diarium Digitalt 7 år Egen

nummerserie Iaktta sekretess under

upphandlingsförfarandet -

Utvärderingsprotokoll Diarium Papper 7 år Egen

upphandlingsförfarandet. Sparas som digital kopia i G:mappen.

-

Riktlinjer direktupphandling Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt De ej gällande läggs i separat mapp. Fastställs

av ledningsgruppen.

(29)

Mölndalsbostäder AB

2.3.3 Hantera offentlig upphandling

Beskrivning

personuppgift

Anbud antaget Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

upphandlingsförfarandet x

Anbud ej antagna Diarium Papper 2 år År, Diarienr Iaktta sekretess under

upphandlingsförfarandet. Digitala kopior finns x

Annons Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Anskaffningsbeslut/inköpsinrikting Diarium Papper Bevaras Egen

upphandlingsförfarandet

Avtal Diarium,

Proceedo Papper Bevaras Egen

nummerserie Förvaras i avtalsliggare x

Beställning/avrop Proceedo,

Xpand Papper Bevaras Egen

Efterannons TendSign Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Frågor & svar under annonseringstiden Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Fullmakt hängavtal Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

upphandlingsförfarandet

Förfrågningsunderlag Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Underrättelse om tilldelningsbeslut

(Tilldelningsbeslut) Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Utvärdering Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Öppningsprotokoll Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

Överklaganden (ingår svar och dom) Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under

(30)

Mölndalsbostäder AB

2.3.4 Hantera avtal

Beskrivning

personuppgift

Avtal skannade kopior _ PDF Vid

inaktualitet Egen

nummerserie Finns i Proceedo, TendSign och G-mappen. x

Originalavtal samtliga (ej hyresavtal) Diarium Papper Bevars Egen

nummerserie Proceedo, TendSign (TS), Platina och G: x

Fullmakt avseende upphandling i samverkan Diarium Papper Bevaras Egen

nummerserie Iaktta sekretess -

Lista årsavtal leverantör Nej Digitalt Vid

inaktualitet Kronologiskt -

(31)

2.4.1 Rekrytera och anställ

Beskrivning.

Se separat processbeskrivning. Mölndalsbostäder använder externa rekryteringstjänster och rekryteringskonsulter.

personuppgift

Annonsering av tjänst Nej Papper Bevaras Kronologiskt Rekryteringstjänsten Jobbet.se,

rekryteringskonsulter. Sparas i pärm

"Rekrytering" hos HR-avdelningen.

x

Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Nej Papper/Digitalt 2 år Kronologiskt Bevaras pga möjlighet att överklaga, Sekretess kring personuppgifter m.m.

Förvaras hos HR-avdelningen. Återsänds om så önskas.

x

Ansökningshandlingar erhållen tjänst Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. x Intresseanmälningar och spontanansökningar Nej Papper Vid

inaktualitet Kronologiskt Intresseanmälningar administreras i Jobbet både av sökande och jobbet.se.

Spontanansökningar bevaras under

G:\Mbab\105 - Personal. Svar i mail Diarieförs vid hänvisning.

x

Kravprofil, tjänster Nej Papper 2 år Kronologiskt Sparas i pärm "Rekrytering" hos HR-

avdelningen. -

Utlåtande från referenser på erhållen tjänst Nej Papper Vid

inaktualitet Kronologiskt Jobbet.se. Rekryteringskonsult. Pärm

"Rekrytering" hos HR-avdelningen. Sparas så länge de är anställda.

x

Utlåtande från referenser på ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år Kronologiskt Jobbet.se. Rekryteringskonsult. Pärm

"Rekrytering" hos HR-avdelningen. x

Bedömningsunderlag -utfallintervjuer och

tester erhållen tjänst Nej Papper Bevaras Personalakt x

Bedömningsunderlag -utfallintervjuer och

tester ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år Kronologiskt Sparas i pärm "Rekrytering" hos HR.-

avdelningen. x

Erbjudande/bekräftelse på kommande anställning, Kommunikation (e-post, post, noteringar, telefonsamtal)

Se anmärkning Papper 2 år Kronologiskt Notering i rekryteringspärm x

Efterleva diskrimineringslagar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Bemöta eventuell kritik. Dokumentera hur man gjort. Pärmar på personavdelningen x

Anställningsavtal Nej Papper Bevaras. Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

Digital kopia under G. Denna gallras i samband med aktrensningen.

x

Sekretessförbindelser Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt x

Anhöriglista Lönesystem Digitalt Vid

inaktualitet Egen

nummerserie Hogia portal - den anställde fyller i själv. Finns även under G: för åtkomst av chefer.

Ferieanställda sparas i pappersform och förvaras i pärm.

x

(32)

Mölndalsbostäder AB

2.4.2 Introducera medarbetare

Beskrivning

Detta arbete utförs av HR-avdelningen

personuppgift

Fullmakter Nej Papper, Digitalt 10 år Personalakt Företrädande av bolaget, internetbank och

dylikt. G:\Mbab\105 - Personal

x

Introduktionsprogram Nej Papper Bevaras Personalakt _ ^x

Skriftliga instruktioner med kvittering Nej Papper Vid

inaktualitet Personalakt Gäller säkerhetsarbete. Gallras vid avslutad anställning

x

Samtycken GDPR Nej Papper, Digitalt Vid

inaktualitet Personalakt Gallras vid återtagande eller vid avslutad anställning. Se 2.7.5

x

Befattningsbeskrivning Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Befattningsbeskrivningarna finns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet &

Miljö\Personal -

Resurser\Befattningsbeskrivningar\Aktuella.

-