författarverktyg som påverkas av att Adobe Flash Player slutar att fungera 31 December 2020. Nedan presenteras den insamlade datan från respondenterna som varit med i
avvecklingsprocessen. Datan analyseras mot den teoretiska modellen för IS-avveckling med faser och aktiviteter (figur 3) och presenteras i varsin underrubrik enligt modellens faser.
5.1 Insikt
Första fasen enligt den framtagna modellen är insiktsfasen. Hos Fordon AB var de redan oktober 2016, alltså ett tag innan Adobes beslut 2017, medveten om att en konvertering av deras eLearning-innehåll skulle måsta ske från Flash till HTML5. Ansvarige blev varse om problemet genom en av deras kunder, som började ställa frågor i samband med en leverans, om vad som händer när Flash slutar supportas.
“Men det var ju som sagt, för att det här var ju i samma veva som vi höll på att leverera till kunden. Och dom började ju ställa frågor.” - Ansvarig
Ansvarig ställde själv frågan till de som har bättre koll på mjukvara om vad som skulle användas istället för Flash, och de alla svarade samma sak, HTML5. Detta klarnade ganska snabbt, och i efterhand har ansvarige förstått att det inte riktigt fanns några andra vägar. Chefen pratar också om det inbyggda stödet för Flash i Primo, och att det är End Of Life för Flash. Han nämner också att många av deras kunder går mot HTML5. Att inse att End Of Life för Flash påverkar den egna verksamheten kan liknas med att blotta begränsningar för äldre tekniker, produkter och rutiner, som finns som en aktivitet i modellen för
IS-avvecklingsprocessen med faser och aktiviteter. Därmed kan den aktiviteten bekräftas i IS-avvecklingsprocessen. Ytterligare en aktivitet som har ett nära samband med att blotta begränsningar, är att se till att det finns support. Detta blir en ny aktivitet som läggs till i IS-avvecklingsprocessen enligt svaren från respondenterna. IT säkerhetsansvarig berättar:
“Vi har ett krav i grund och botten som säger att vi ska ha säkra produkter och program. Till det kravet så finns det krav som säger att det ska finnas support på produkter och
program. Vilket innebär då att i och med att Primo va End Of Life så behövdes den ersättas.” - IT säkerhetsansvarig
Systemutvecklaren berättar också att vägs ände verkligen är nådd, då Primo bygger väldigt mycket på Flash. Systemutvecklaren berättar vidare att det är ingen som får köra Flash längre och att det var End Of Life över hela linjen. Chefen berättar också om historien bakom Primo, att det hamnade i deras knä, fastän det inte är deras kärnkompetens. Fordon AB fick nämligen ärva källkoden och förvalta Primo själva efter att dotterbolaget som utvecklat Primo, lade ner den delen av sin verksamhet. Det är systemutvecklaren som har
en annan verktygskedja. Chefen gjorde bedömningen att systemutvecklaren gör mer nytta i det projektet än att förvalta Primo som endast sker lite stötvis. Systemutvecklaren delger också att det inte är dennes kärnkompetens.
“...liksom det är skrivet i C# och det är inte jag, det är inte min specialité precis. Men jag kan ju hjälpligt iaf eftersom kan man ett programmeringsspråk så kan man hjälpligt rätt många andra också, så att jag har liksom hållit …. håller det .. underhållit och ja skulle
det till nån speciell funktion då har jag kunnat lägga in den.” - Systemutvecklare
Ytterligare en svårighet som framkommit i och med avvecklingen av Primo är
avvecklingsförhållandet i och med kunderna. Fordon AB har kommit något i kläm då de inte kunnat starta Flash-konverteringen på grund av att det är kunderna som beställer och betalar för den. Det är alltså inte bara Fordon AB som måste inse att Flash påverkar dem, deras kunder måste också inse att deras befintliga eLearning påverkas. Producenten berättar att det är kunderna själva som behöver säga till att deras eLearning inte kommer att kunna användas nästa år. Och att Fordon AB i nästa steg då kan uppskatta vad det skulle kosta. Ansvarige säger samma sak och berättar att det inte varit aktuellt förrän nu, då allt händer på samma gång. Förutom hos en kund som bara för några månader sen fick sin årliga leverans, som även denna gång innehöll Flash. Ansvarige säger att de gärna hade velat komma till den kunden och säga vad som händer vid årsskiftet och visa en lösning och hur mycket det skulle kosta. Eller att kunden får en quick fix i form av till exempel en virtuell maskin tills dess att de kan beställa konverteringen från Flash till HTML5. För just det här förhållandet för IS-avvecklingsprocessen behövs alltså en ny aktivitet där Fordon AB behöver få kund att inse problemet. Denna aktivitet kan även ses som en del av det teoretiska ramverkets aktivitet uppfatta närvaron av olika hinder för avvecklingen, där kunderna kan bli ett ekonomiskt hinder som hejdar fortskridandet av IS-avvecklingsprocessen. Vilket gör att den delvis kan bekräftas som aktivitet.
Ett annat alternativ, skulle vara att se över vad som skulle krävas för att få Primo att stödja HTML5. Producenten säger att det var ingen som tyckte att Primo skulle uppgraderas och att det aldrig riktigt heller fanns på kartan. Producenten tycker i alla fall att det borde ha gjorts en skattning på vad som skulle krävas om de skulle vilja fortsätta använda Primo. Chefen berättar också att Primo skulle kunnat ha uppgraderats.
“Visst skulle vi kunna skriva om hela Primo för att stödja HTML5, men vi bedömer att näe men det är för stor insats i förhållande till vart vi vill lägga våra kompetenser så att
säga i projekt.” - Chef
Ansvarige nämner kort att systemutvecklaren gjort några tester på just detta, men att svaret blev att Primo inte klarar av annat än Flash. Detta blir därmed en ny aktivitet i
IS-avvecklingsprocessen där Fordon AB ser över vad som skulle krävas för att fortsätta använda det gamla IS:et. Aktiviteten går även in på en annan del av avvecklingen, vilket är att beskriva syftet med avvecklingen. I förbifarten säger ansvarige att syftet är att ersätta författarverktyget i tid så att när de börjar med nästa projekt finns verktyget och
processerna runtomkring på plats. Att beskriva syftet med avvecklingen läggs också till som en ny aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
Efter att syftet med avvecklingen är beskrivet kan de gå djupare in på vad för typ av avveckling det är som gäller. IT säkerhetsansvarig berättar att i fallet med Primo är det ett 1:1 förhållande, där en produkt byts ut mot en annan och processer, säkerhet och annat inte påverkas i nån negativ riktning. De tittar på det nya författarverktyget, Altro och hur den matchar det gamla författarverktyget samt vilket godkännande det gamla författarverktyget har och hur det används. Här behövs inte en längre process utan de går rakt in i en teknisk förändringshantering säger IT säkerhetsansvarig. Ansvarig berättar också att det nya
författarverktyget som de kollat på är ett ‘kost-verktyg’. Det är vad de mäktar med samt att de inte vill bygga något eget för att de vet hur kostsamt det är. Detta blir en ny aktivitet som läggs till i IS-avvecklingsprocessen, att identifiera och bestämma typ av avveckling. Något som senare kan komma att krävas är ett officiellt beslut för avvecklingen. Ansvarig berättar:
“Det har ju egentligen inte varit nått jättesvåra beslut, utan det har varit mer självklarheter. Och jag har ju varit inblandad i allting, som jag kan se det. Men det är ju egentligen inget svårt beslut att vi måste sluta med Flash och in på HTML5.” - Ansvarig
Ansvarige förklarar vidare att dennes roll är att få till den röda tråden mellan projekten och även strategiskt hur de vill utveckla sina produkter. Ska de hoppa upp en generation eller stå kvar där de är och hur ska det se ut de närmsta fem åren? Chefen berättar att Flash End Of Life kanske var droppen som fick bägaren att rinna över. Beslutet att ersätta Primo gissar chefen kom för cirka två år sedan, kanske ännu tidigare. De hade då tittat på andra verktyg lite försiktigt. Producenten förklarar att de inte varit jättenöjda med Primo sedan innan, mestadels för att det är så långsamt. Det blir frustrerande då det tar sån tid bara för att byta ut en fil säger producenten. Att ta officiellt beslut om avveckling blir därmed en till ny aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. När beslutet är taget kan det behöva godkännas högre upp i organisationen. Producenten berättar att det måste gå via en styrelse som vid ett mötestillfälle diskuterar verksamhetsnytta, kostnad och behovstidpunkt. Till det mötet har producenten tagit fram en presentation där det finns beskrivet varför verksamheten behöver ersätta författarverktyget och köpa in ett nytt. Detta blir också en ny aktivitet i IS-avvecklingsprocessen, att få godkännande högre upp i organisationen att genomföra avvecklingen. Styrelsen kan också prioritera avvecklingen. IT säkerhetsansvarig berättar att om det skulle visa sig vara något säkerhetsproblem, kan avvecklingen bli otroligt viktigt och prioriteras upp, trots att det ligger utanför satta strategier. I just det här fallet, så var det ju ett End Of Life, vilket gjorde att det prioriteras upp en aning berättar IT säkerhetsansvarig. För en stor organisation som Fordon AB, kan alltså prioritera avvecklingen läggas till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
5.2 Förarbete
Förarbetsfasen är en fas där mycket kan uträttas, och där andra aktiviteter från de övriga faserna också kan passa in. IT säkerhetsansvarig berättar att när de hamnar i en sån här process så lyfts det upp i ett möte där de bland annat planerar genomförandet. Chefen berättar också att de skalar i den här processen beroende på storlek och dignitet, men att det bedrivs som ett projektarbete som kräver planer. Planering finns som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen från det teoretiska ramverket, och kan bekräftas hos Fordon AB. IT säkerhetsansvarig nämner också att det kan bli aktuellt att utse en projektledare vid stora projekt. Att utse en projektledare läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Chefen berättar vidare att Fordon AB inte har någon molnbaserad verksamhet, utan att allt ligger lokalt av IT säkerhetsskäl. IT säkerhetsansvarig var direkt inblandad i att bedöma vad som behövde göras i och med säkerheten vid avvecklingen av Primo.
“Alltså informationssäkerhetsrisker i grund och botten. Och ju mer sånt här man bygger på [fler applikationer], desto mer ökar dom här [riskerna]. Varje applikation har ju potential av att vara sårbar. Och sen ska vi inte tala om att det dränerar resurser. För ju
mer och mer applikationer vi har desto mer resurser används och desto färre resurser har vi att nyttja där det verkligen är viktigt.” - IT säkerhetsansvarig
Att genomföra säkerhet- och riskbedömningar läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. IT säkerhetsansvarig berättar vidare att det kan bli aktuellt att genomföra en verksamhetsanalys om arbetsprocesser och säkerhet påverkas i en negativ riktning i samband med avvecklingsprocessen. En ytterligare analys är behovsanalys, som IT säkerhetsansvarig också nämner. I denna bevisas det att applikationen kommer att bidra med mer än vad den kostar eller de risker som den medför, genom att till exempel beskriva return of investment eller ett business case. Både verksamhetsanalysen och behovsanalysen kan kopplas till aktiviteten att formulera information om mål, intressenter, begrepp,
processer och flöden i verksamheten från det teoretiska ramverket och dessa läggs därmed till inuti den aktiviteten, så att den blir något förändrad och uppdaterad. Aktiviteten blir därmed att formulera mål, intressenter, begrepp, verksamhetsanalys, behovsanalys, processer och flöden i verksamheten.
Organisationen kommer sedan till ett vägskäl, där de behöver ta ett beslut om de själva ska utveckla det nya IS:et, eller om de ska köpa in ett. Systemutvecklaren berättar att fördelarna för Fordon AB med ett egenutvecklat författarverktyg är att de har haft tillgång till Primos källkod och därmed kunnat göra saker, såsom att vidareutveckla det. Nackdelarna har varit att det inte funnits någon support förutom systemutvecklaren, som nämner att
programmeringsspråket som Primo är skrivet i inte är dennes starka sida och att det krävts en hel del för att hitta fel. Att besluta om nya IS:et ska vara egenutvecklat eller
kommersiellt läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Fordon AB har inte uttryckligen genomfört denna aktivitet, men det är ett beslut som de ändock har tagit. När de bestämt sig för ett nytt kommersiellt författarverktyg istället för att utveckla ett eget,
som finns där, såsom texteditering i HTML formulär och CMS:et som de använder. Producenten är den som använder Primo i störst utsträckning och som fick i uppdrag att sammanställa gamla funktioner som de också behöver ha i det nya författarverktyget. Denna aktivitet finns sedan tidigare i det teoretiska ramverket, vilket är att samla in gamla krav, och kan därmed bekräftas hos Fordon AB. Producenten gjorde även en prioritering och gallring av de gamla kraven, som resulterade i en samling nya krav, som också finns som en aktivitet i det teoretiska ramverket. Att samla in nya krav, kan därmed också bekräftas i IS-avvecklingsprocessen. Producenten berättar att det kollade på ett antal nya moderna kommersiella författarverktyg och kom fram till att de ville testa tre.
“Jag visste nästan inte alls vad ett nytt kommersiellt författarverktyg kan göra. Så att jag hade ju ganska höga förhoppningar. Innan vi började kolla på vad som faktiskt fanns.”
- Producent
Ansvarige nämner som producenten att de inte förstått hur fantastiskt bra Primo fungerat, förrän de börjat göra utredningar kring andra verktyg. De får det inte längre skräddarsytt för deras verksamhet. Att välja, testa och utvärdera ett antal nya IS läggs i och med detta till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Tidigt i den här aktiviteten började Fordon AB prata med olika konsultbolag då de ville ha hjälp från nån som hade kunskap kring nyare modernare författarverktyg. De fick kontakt med två stycken som tidigare jobbat i ett av de tre verktygen som de skulle testa. Producenten berättar att det kändes bra att ha nån som va inne på eLearning, då det inte var så många på Fordon AB som var så insatt. Producenten kallar flyktigt dessa personer för experter, och dessa kunde allmänt berätta om
kommersiella författarverktygs begränsningar och vad de kunde göra i jämförelse med Primo. En av dessa experter hjälpte även till vid testning och utvärdering av de tre
författareverktygen som Fordon AB valt ut. Att ta kontakt och hjälp av expert läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Denna aktivitet kan också relateras och delvis bekräfta det teoretiska ramverkets aktivitet att identifiera utmaningar i infrastrukturen, komplexiteten, kärnfunktioner och icke funktionella krav då experterna kunde resonera om utmaningar som kunde uppstå i och med avvecklingen och migreringen till det nya författarverktyget.
Det blev slutligen producenten som fick välja vilket nytt författarverktyg som skulle
användas, i samråd med ansvarige och experten utifrån de testerna och utvärderingen som gjorts. Producenten berättar att Altro valdes. Att välja ut nytt IS läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Därefter behövde Fordon AB se över vilka processer som behövde förändras i och med det nya författarverktyget. Chefen berättar:
“Men processen kring att producera en eLearning-lektion i Primo är ganska bra för att man har hittat ett koncept som skickar ut en powerpoint mall till nån konstruktör som fyller i ett råmanus. Som man sen tar in till, i det här fallet då producenten och gänget som läser in den här råmanuset in i Primo och bygger på det med animeringar och ljud
Chefen berättar vidare att de brottats litegrann med att hitta ett annat verktyg som är enkelt att hantera liknande det som de har i Primo. Ansvarige berättar också att de måste förändra processen för produktionen av eLearning då de inte kan ha samma som tidigare, och att det inte behöver vara något negativt. Att genomföra förändringar i
slutproduktprocessen läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Utöver att förändra processen, behöver Fordon AB se över andra verktyg och funktioner som också drabbas till följd av avvecklingen. Producenten nämner att de förmodligen måste bygga en ny slags stand-alone spelare, liknande Primo Player som de haft tidigare. Producenter säger också att de behöver ha en versionshantering som ligger utanför Altro, då den inte har inbyggd versionshantering som Primo har. Ansvarige berättar att de också kommer behöva någon typ av automatisk export som finns i Primo, så att de inte behöver sitta och göra manuellt jobb. Att se över nya externa verktyg som behöver utvecklas läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
Fordon AB kommer att behöva konvertera innehåll från Flash till HTML5. I Primo har de tre varianter av Flash-filer, vilka är visa, utforska och bedöma. Visa filerna ser ut och agerar som videos, men är exporterade som Flash-filer. Till dessa har de hittat en metod där de helt sonika kan konvertera Flash-filer till video-filer. Flash-filerna för utforska och bedöma kan användarna interagera med och hittills har Fordon AB inte hittat och valt någon metod för att konvertera dessa. Producenten berättar:
“Sen så har ju vi tänkt som internt att, ja men vi måste ju se till å kolla liksom att vi kan göra den [konverteringen] för vi räknar med att dom [kunderna] kommer att komma och be om det. Det är det vi har försökt att göra nu. Att välja författarverktyg och kolla
hur vi kan konvertera Flash-mediet, om det går. ” - Producent
Redan 2016 började ansvarige diskutera med systemutvecklaren om konverteringen, där systemutvecklaren skickade några länkar som handlade om just konvertering från Flash till HTML5. Att se över och bestämma metod för konvertering av innehåll läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Denna aktivitet kan relatera och delvis bekräfta det teoretiska ramverkets aktivitet att skapa migreringsplan, men behålls som en egen aktivitet, då innehållet i detta fall både behöver konverteras och migreras. Producenten berättar även att de inte riktigt kan planera, eftersom det är väldigt mycket upp till kunden som bestämmer när konverteringen ska börja och när de vill ha det klart. I och med att det är kunderna som beställer konverteringen, behöver Fordon AB också uppskatta hur mycket av innehållet som behöver konverteras och vad det skulle kosta. En kund som har beställt konverteringen har ca 40 eLearning kurser, som grovt uppskattat innehåller 1500-2000 media-filer, varav mycket är Flash berättar Ansvarige. Producenten berättar att det är 40 kurser hos den kunden, och att det är cirka 80 respektive 103 stycken kurser hos två andra kunder. Att uppskatta hur mycket innehåll som behöver konverteras läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. När uppskattningen är gjord, kan Fordon AB göra en offert. Ansvarige berättar:
“Vi har lagt ett anbud, alltså vi har gjort en offert, vi har räknat på vad det skulle kosta. Vi gör ju inte det här, ingen av dom här delarna gör vi ju liksom gratis, så vi gör det ju åt
kund, så dom ska ju som betala.” - Ansvarig
Producenten berättar att det har skattat på vad de tror det kommer att kosta, och att en risk skulle kunna vara att de skattat fel. De har ännu inte gjort någon konvertering i det nya författarverktyget, så de vet inte vad det kostar att göra om en gammal Flash-baserad