Informatik
Institutionen för Data- och Systemvetenskap
Konsten att döda en digital teknologi och
tillvaron därefter
En kvalitativ studie om aktiviteter vid avvecklingen av ett informationssystem
Examensarbete
Författare: Sara Vaiho
Huvudområde: Informatik Högskolepoäng: 15hp
Nivå: Kandidat (C)
Termin: HT20
Sammanfattning
Att sluta använda digitala teknologier sker genom en process som forskningen benämner som informationssystemsavveckling (IS-avveckling). Tidigare forskning har tagit fram faser och aktiviteter som kan genomföras i IS-avvecklingsprocessen, men denna kunskap är begränsad och har inte sammanställts. Denna studie syftar således att skapa en modell av IS-avvecklingsprocessen och i den identifiera ytterligare aktiviteter. För att realisera detta har en verklig IS-avvecklingsprocess studerats som haft ett annat förhållande och
intressenter än i tidigare studier. Avvecklingen har skett hos en stor organisation som tillverkar fordon och studien har genomförts tillsammans med dem. Avvecklingen har utförts på organisationens eLearning författarverktyg. Information om avvecklingen har samlats in genom semistrukturerade personliga intervjuer med fem stycken respondenter som är anställda hos organisationen. Den insamlade datan har analyserats och tolkats i jämförelse med en framtagen teoretisk modell för IS-avvecklingsprocessen som innehåller faser och aktiviteter. Resultatet av analysen och tolkningen blev en iterativ modellen för IS-avvecklingsprocessen med faser och aktiviteter, varav 35 stycken nya aktiviteter hittats. Stor del av dessa nya aktiviteter kan kopplas till det nya förhållandet och intressenterna i avvecklingen.
Abstract
To end the use of a digital technology one must go through a process that research entitle information systems (IS) discontinuance. Prior research has developed phases and activities that can be implemented in the IS discontinuance process, but this knowledge is limited and has not been compiled. This study purpose is therefore to create a model of the IS
discontinuance process and in it identify further activities. To accomplish this, a real IS discontinuance has been studied, who has had different circumstances and stakeholders than of previous studies. The discontinuance process has occurred at a large organisation who manufacture vehicles and the study has been conducted in collaboration with this organisation. The studied IS in question is an eLearning authoring tool. Information about this discontinuance process has been collected through semi-structured personal interviews with five participants who are employees at the organisation. The collected data has been analysed and interpreted in comparison to a theoretical model of the IS discontinuance process, which contains phases and activities. The result of the analysis and interpretation is an iterative model of the IS discontinuance process with phases and activities, of which 34 are new found activities. A big part of these activities can be related to the new
Innehållsförteckning
1.Inledning………...1 1.1 Syfte………....2 1.2 Forskningsfråga………... 2 1.3 Disposition………..……….………..……….………... 2 2. Utökad bakgrund………..………..…………..………..………..………... 3 3. Teoretiskt ramverk………..………..………..……….…………......43.1 Förhållanden och intressenter i IS-avvecklingsprocessen………... 4
3.2 Faser och aktiviteter i IS-avvecklingsprocessen………..………...5
3.2.1 Insikt……….……….……….……….……….……….……….…….……….……….………..…………...5 3.2.2 Förarbete……….……….……….……….……….……….……….……….….……….….……….……... 5 3.2.3 Återgång……….……….……….……….……….……….……….……….……….………... 6 3.2.4 Omställning……….……….……….……….……….……….……….……….….……….……….…... 7 3.2.5 Marginalisering……….……….……….……….……….……….……….……….……….……... 7 3.2.6 Avslutning……….……….……….……….……….……….……….….……….……….………….…...…. 7
3.3 Teoretisk modell för IS-avvecklingsprocessens faser och aktiviteter…...8
4.Metod…………...…………...…………...…………...…………...…………...………….……...9
4.1 Studieobjektet Fordon AB………..………..……….…………... 9
4.2 Insamling av data………...11 4.2.1 Respondenter……….………….……….……….……….……….……….……….….……….……... 11 4.2.2 Intervjufrågor……….……….……….……….……….……….……….……….….………….………... 12 4.2.3 Intervjuerna……….……….……….……….……….……….……….……….……….………... 12 4.3 Analys av data………..…………..………..…………..………... 13 4.4 Etik………..………..………..……….………... 15
4.4.1 Skydda deltagarnas intressen……….……….……….….……….……….……….…………... 15
4.4.2 Frivilligt deltagande som baseras på informerat samtycke……….……... 16
4.4.3 Arbete på ett öppet och ärligt sätt med hänsyn till studien……….…..…………...16
4.4.4 Följ nationella lagstiftningar……….……….……….……….……….……….…..……….…...17
5. Aktiviteter i IS-avvecklingsprocessen hos Fordon AB…………...…………...……...18
5.1 Insikt………..………..………..……….…………..………...…..18 5.2 Förarbete………..……….…………..…………..………..……...21 5.3 Återgång………..………..…………..………... 24 5.4 Omställning………..………..…………..………..………... 25 5.5 Marginalisering………..………..…..………..………... 27 5.6 Avslutning………..………..…………..………..………... 29
5.7 Modell för IS-avvecklingsprocessens faser och aktiviteter………...30
Referenser…………...…………...…………...…………...…………...……...………... 35
Bilaga A - förberedande email…………...…………...……..………...……...37
Bilaga B - intervjufrågor…………...…………...…………...…………...………...38
7. Slutsats och fortsatt forskning... 34
6.2 Metoddiskussion………..………..………..……….……...…....32
1. Inledning
Företaget Adobe meddelande under 2017 att de lägger ner stödet för Adobe Flash Player den 31 december 2020. Med tre och ett halvt års förvarning ansåg de att utvecklare, designers, företag och andra intressenter skulle få tillräckligt med tid på sig att migrera sitt Flash-innehåll till nyare lösningar (Adobe u.å). Att något slutas användas som i fallet med Flash är inte något nytt. Det har skett genom hela människans historia. Vi har övergett att använda freoner i kylskåp, fotogenlampor som ljuskälla och guld att betala med. I de flesta fall har det berott på att vi har hittat ett bättre alternativ, och ersatt det gamla med något nytt som sannolikt fungerat bättre för våra ändamål. Vilket också är avsikten när vi ersätter digitala teknologier.
Att sluta använda digital teknologier som Adobe Flash Player är nytt om vi ser till hela människans historia. Forskningens benämning på fenomenet är informationssystems(IS) -avveckling och har forskats på sedan 90-talet. Ett IS i denna studie kan både vara ett helt IS och/eller delar av ett IS såsom Adobe Flash Player. Det är dock inte förrän på senare år som IS-avveckling fått mer uppmärksamhet då det blivit ett allt vanligare förekommande
fenomen (Soliman och Rinta-Kahila 2020). Soliman och Rinta-Kahila (2020) beskriver IS-avveckling som; att inte använda ett IS. Medan Maier et al. (2015) resonerar att IS-avveckling är ett beteende hos användare och Furneaux och Wade (2010) beskriver IS-avveckling som; upphörande användning av ett informationssystem som stöd för
pågående organisatoriska insatser. Det har alltså inte skett någon systematisk ansträngning för att ge IS-avveckling en konceptualisering och det finns därmed olika betydelser av vad fenomenet innebär (Soliman och Rinta-Kahila 2020). Hädanefter kommer IS-avveckling att syfta till den process som en organisation genomgår när de avvecklar ett IS.
Avvecklingsprocessen innehåller i sig ett antal faser och aktiviteter som kan genomföras. IS-avveckling kan ha en dramatisk påverkan på prestanda och systemframgång inom en organisation, vilket innebär att det behövs med forskning kring ämnet (Furneaux och Wade 2010). Förutom organisationer och användare kan det finnas fler intressenter runt
IS-avveckling, vilket visats sig i fallet med Adobe. Både organisationer och användare kommer att behöva sluta använda Adobe Flash Player för att Adobe fattat beslutet att inte längre stödja tillägget. Detta är ett nytt förhållande inom fenomenet IS-avveckling som inte studerats tidigare. Vilket skulle kunna innebära att aktiviteterna som genomförs i processen är något annorlunda.
dagliga verksamhet. Här krävs det bland annat aktiviteter såsom planering och migrering av data (Mehrizi, Modol och Nezhad 2019) men troligen också många fler aktiviteter. Tidigare forskning har alltså inte utförligt beskrivit vad för specifika aktiviteter som genomförs i IS-avvecklingsprocessen och det saknas även en sammanställning för hela processen.
1.1 Syfte
Studien syftar till att skapa en modell för IS-avvecklingsprocessen och identifiera aktiviteter i denna för att samla forskning kring IS-avveckling och ta fram ett stöd för organisationer som ska avveckla ett IS.
1.2 Forskningsfråga
Vilka aktiviteter kan identifieras i IS-avvecklingsprocessen? Hur kan en modell för IS-avvecklingsprocessen visualiseras?
1.3 Disposition
2. Utökad bakgrund
När en organisation tar ett beslut att avveckla ett IS, är det flera parametrar som påverkar beslutet. Bland annat egenskaperna prestanda, lämplighet och stödbarhet hos IS:et som ska avvecklas. Är dessa egenskaper på höga nivåer, och hålls på höga nivåer, kan IS:et leva vidare för evigt om det inte vore för utomstående omständigheter såsom IT
miljöförändringar och organisatoriska initiativ (Furneaux och Wade 2010). En av dessa IT miljöförändringar kan vara att ersätta det nuvarande IS:et med ett
molnbaserat IS. Informationssäkerhetshot sätter stopp för att driva organisationer i molnet, speciellt hos stora organisationer, medan upplevd hög system kompabilitet och låga support kostnader kommer driva viljan om ersättning framåt (Bian, Kang och Zhao 2020). Om det nuvarande IS:et har lättillgänglig support, inte lider av så många brister, är komplext, mindre specialgjort och tillför organisatoriskt värde, har ansvarig för IS en benägenhet att
uppgradera nuvarande IS istället för att ersätta det (Furneaux, Mannina och Reiser 2020; Furneaux och Wade 2011).
Komplexiteten av ett system är en del i varför den som är ansvarig för IS:et är mer benägen att uppgradera istället för att ersätta (Furneaux, Mannina och Reiser 2020) och är även ett hinder i planeringen att ersätta ett IS (Furneaux och Wade 2017). Förutom systemets komplexitet är hinder i planeringen att ersätta ett IS investeringar som tidigare gjort i
3. Teoretiskt ramverk
Vi vet lite om hur organisationer avvecklar sitt föråldrade IS (Mehrizi, Modol och Nezhad 2019) och hur avveckling ter sig i olika sammanhang (Soliman och Rinta-Kahila 2020). Denna studie omfattar att ta reda på aktiviteter som genomförts hos en organisation som skett under annorlunda omständigheter gentemot tidigare studier. Detta för att avvecklingen som studerats har tre intressenter istället för tidigare studiers två. För att förstå varifrån teorins aktiviteterna kommer ifrån, beskrivs därför nedan de intressenter och förhållande som outtalat funnits i tidigare studier. Sedan presenteras de faser och aktiviteter som hittats kopplade till dessa intressenter och förhållande. Till sist presenteras en teoretisk modell för IS-avvecklingsprocessen innehållande faser och aktiviteter.
3.1 Förhållanden och intressenter i IS-avvecklingsprocessen
Tidigare studier har studerat en organisation och dess användare som intressenter i
IS-avvecklingsprocessen (Maier et al. 2015; Turel 2015; Fu et al. 2020). Förhållandet blir att organisationen levererar en produkt eller tjänst till sina användare, och användarna
använder organisationens produkt/tjänst. Detta förhållande visas i figur 1. Avvecklingen sker antingen när organisationen avvecklar IS:et och användarna blir tvungna att upphöra sitt användande, eller om användarna själva väljer att sluta använda IS:et. Organisationen kan då påverkas i diverse omfattning. Om till exempel användarna ligger till grund för den ekonomiska lönsamheten, kan organisationen förlora dess viktigaste tillgång (Maier et al. 2015).
Figur 1. Modell på tidigare studiers intressenter och förhållanden vid IS-avveckling.
Figur 2. Modell på alternativa intressenter och förhållanden vid IS-avveckling.
3.2 Faser och aktiviteter i IS-avvecklingsprocessen
Mehrizi, Modol och Nezhad (2019) skriver att det inte finns några tidigare studier kring processen för IS-avveckling. Och inte heller vilka aktiviteter som tas av olika aktörer inom organisationer över tid och hur dessa gradvis upphör användningen av ett IS. Nedan presenteras nuvarande teori kring faser och aktiviteter i IS-avvecklingsprocessen där underrubrikerna representerar faserna och fetmarkerad text indikerar en aktivitet. Faserna är insikt, förarbete, återgång, omställning, marginalisering och avslutning.
3.2.1 Insikt
Den första fasen som Mehrizi, Modol och Nezhad (2019) beskriver är insiktsfasen. I denna fas granskas det nuvarande IS:et kritiskt under den tid som det fortfarande är det
dominanta IS:et. Kvarvarande mekanismer undermineras genom att granska detaljer och dessutom upphör legitimiteten kring IS:et i och med att begränsningar blottas för äldre tekniker, produkter och rutiner (Mehrizi, Modol och Nezhad 2019). Problem som kan uppstå i insiktsfasen är att ansvarig för IS:et inte uppfattar närvaron av olika hinder för IS-avvecklingsprocessen och påbörjar inte processen i tid (Furneaux och Wade 2017).
3.2.2 Förarbete
förstå det nuvarande systemets funktioner och analysera gapet mellan det gamla och nya IS:et.
Althani, Khaddaj och Makoond (2017) delar in före-migrering steget i flera delar, vilka är defintion, bedömning, planering och omvänd teknik. I definitionen undersöks det nuvarande IS:et och här identifieras utmaningar i infrastrukturen, komplexiteten, kärnfunktioner och icke funktionella krav. Via intervjuer och workshops fångas ytterligare information in för att förstå och upptäcka systemfunktioner och komponenter. I bedömningen genomförs en analys som används till en detaljerad migreringsuppskattning. Uppskattningen används för att förstå riskerna i anknytning till tekniska och finansiella aspekter inför planeringen. I planeringen skapas en initial migreringsplan som kan presenteras för intressenter. I omvänd teknik skapas existerande datamodeller, affärsregler och IT arkitektur genom att använda tillgänglig dokumentation och nuvarande systemdesign och rapporter (Althani, Khaddaj och Makoond 2017).
Till skillnad från Althani, Khaddaj och Makoond (2017) framställer Abu Bakar, Razali och Jambari (2020) planering som en egen fas. De fortsätter att beskriva vad planeringen ska innehålla, vilket är projektkrav såsom kostnader, tid för genomförande, vilka personer som ska vara delaktiga i vilka delar, val av teknik, handlingsplan för resterande faser och plan till förvaltning (Abu Bakar, Razali och Jambari 2020). Abu Bakar, Razali och Jambari (2020) beskriver också att det bör ske en insamling av både nya och gamla krav. Fokus ligger på att studera arkitekturen, funktioner, data och begränsningar för att förstå systemet och på så sätt kunna samla in gamla krav. De nya kraven samlas in från olika intressenter och därefter specificeras, valideras och prioriteras kraven. Detta ska inte göras av kunden (Abu Bakar, Razali och Jambari 2020).
Abu Bakar, Razali och Jambaris (2020) framställda faser påminner om det som Wiktorin (2018) beskriver finns i ett utvecklingsarbete. Precis som Abu Bakar, Razali och Jambari (2020) nämner Wiktorin (2018) kravspecificering och vad som kan användas för att få en så fullständig bild av verksamheten som möjligt för att skapa denna. Dessa är att formulera information om mål, intressenter, begrepp, processer och flöden i verksamheten.
3.2.3 Återgång
Efter att ett beslut om att avveckla ett IS har tagits, kan det bli tal om en återgång, som innebär att IS:et vidareutvecklas under en tid för att undvika en för tidigt avveckling
3.2.4 Omställning
När IS:et väl är redo att sluta användas, bör information/data som IS:et har tillhandahållit flyttas över till ett nytt IS. I den här överlämningsfasen finns de ett nytt IS som är delvis beroende av det IS:et som upphör. Överlämningen behövs för att ge det nya IS:et
momentum för att kunna bli dominant, annars har det gamla IS:et en tendens att fortsätta vara det (Mehrizi, Modol och Nezhad 2019). Det gamla systemet migreras över genom att använda inkrementell migrering för att kunna minimalisera felaktigheter som kan uppstå (Althani, Khaddaj och Makoond 2017). För att migreringen ska gå som smidigt som möjligt kan testning av IS:et ske. Detta utförs för att säkerhetsställa genomförbarheten av
migreringen och utefter det kan prototyper utvecklas för att säkerhetsställa lämpligheten. Nya datamodeller, gränssnitt och arkitektur kan användas för testningen (Althani, Khaddaj och Makoond 2017). Andra typer av tester kan också genomföras, såsom testfall (Wiktorin 2018). Finns det testfall från det gamla IS:et kan dessa användas på det nya för att
säkerhetsställa att de fortfarande fungerar (Abu Bakar, Razali och Jambari 2020).
En ytterligare del i överlämningen är att distribuera ut det nya systemet (Althani, Khaddaj och Makoond 2017). En viktig bit i den här fasen är installation av det nya IS:et i den nya plattformen (Abu Bakar, Razali och Jambari 2020). Arbetet bör ske i samverkan med de som ska sköta driften och kan förutom själva installationen omfatta rutiner för start/stopp, säkerhetskopiering och hantering av avbrott som ofta automatiseras (Wiktorin 2018). Verifiering av det nya IS:et bör sedan ske med användarna och en viss övervakning bör ske för att se att allt fungerar korrekt samt att åtgärder kan ske omedelbart ifall något blir fel (Abu Bakar, Razali och Jambari 2020).
3.2.5 Marginalisering
Utvecklingen och användningen av det gamla IS:et ska sedan gradvis stoppas. Mehrizi, Modol och Nezhad (2019) kallar denna fas för marginalisering. Fasen medför avslut för kunskapsinhämtning om det gamla IS:et teknologier och rutiner fasas ut genom sociala och materiella restriktioner för uppdatering och användning av det gamla IS:et (Mehrizi, Modol och Nezhad 2019).
3.2.6 Avslutning
Till sist genomförs fasen post-migration (Althani, Khaddaj och Makoond 2017) som innefattar utvärdering och bedömning av det nya IS:et. Det innefattar test av
3.3 Teoretisk modell för IS-avvecklingsprocessens faser och aktiviteter
Utifrån teorin som beskrivits ovan, har en teoretisk modell med faser och aktiviteter för IS-avvecklingsprocessen tagits fram, se figur 3. Modellen är iterativ, vilket betyder att både faserna och aktiviteterna inte behöver tas i någon speciell ordning och kan genomföras flera gånger (Mehrizi, Modol och Nezhad 2019). Modellen ger en fingervisning på vad som kan genomföras när ett IS avvecklas, men det behöver inte betyda att alla faser/aktiviteter måste vara med. Mehrizi, Modol och Nezhad (2019) nämner och argumenterar för att insikt och marginalisering är de två faser som alltid är med vid en avveckling, men att existensen av deras andra två faser beror på vad för slags avveckling det är. Ett exempel på detta skulle kunna vara vid konkurs, där insikten och marginalisering kanske är det enda som behövs vid IS-avvecklingen. I figur 3 visualiseras den teoretiska modellen för IS-avvecklingsprocessen, där den inre ringen med vit text visar faserna och den yttre ringen med svart text visar aktiviteterna.4. Metod
Problemet för den här studien var sökandet av kunskap kring aktiviteter i
IS-avvecklingsprocessen, samt att skapa en modell för processen. För att besvara problemet valdes kvalitativ forskning. Kvalitativ forskning tenderar att förknippas med småskaliga studier, ett holistiskt perspektiv, analys under datainsamlingen, forskarens inblandning och använder ord eller visuella bilder som analysenhet (Denscombe 2018). Genom att designa studien som kvalitativ kunde aktiviteter i en IS-avvecklingsprocess studeras på djupet för att ge värdefulla insikter (Denscombe 2018). Intervjuer valdes för att samla in data. Enligt Denscombe (2018) lämpar sig intervjuer vid småskaliga forskningsprojekt som studerar komplexa och subtila fenomen. Som bland annat komplexa frågor som kräver grundlig förståelse av hur saker fungerar och där möjlighet finns att prata med personer som kan ge värdefulla insikter baserat på deras position eller erfarenhet (Denscombe 2018). Vilket passar denna studie. I nedanstående underrubriker beskrivs den använda metoden för studien. De är uppdelad i studieobjektet Fordon AB, hur insamlingen av data gick till, hur den insamlade datan analyserades och till sist diskuteras etiska överväganden.
4.1 Studieobjektet Fordon AB
Fordon AB, som egentligen heter något annat, är ett stort företag som tillverkar fordon som säljs över hela världen. En liten del av Fordon AB’s verksamheten inrymmer att producera eLearning om fordonen åt sina kunder. Hur eLearningen utformas är upp till kunderna, men den innehåller till största del en blandning av videos, interaktivitet och frågor. När Adobe meddelade att de lägger ner stödet för Adobe Flash Player, påverkades Fordon AB av detta, då mycket av deras eLearning innehåller Flash. I figur 4 nedan visas det förhållande som verkar i denna studie.
Förhållandet skiljer sig från tidigare studier i och med Adobe inblandning. Adobe har levererat Adobe Flash Player till både Fordon AB och deras kunder, men den 31 December 2020 kommer de inte att göra det längre. Utmaningen för Fordon AB blir att fortsätta leverera eLearning till sina kunder, utan att använda sig av Flash-innehåll.
eLearning produceras i en typ av digital artefakt som branschen kallar för eLearning författarverktyg, eller kort bara för författarverktyg eller verktyg. Fordon AB’s
författarverktyg Primo, som egentligen heter något annat, utvecklade de själva sent 00-tal och har sedan dess använts i verksamheten. Primo är webbaserat, använder sig av ett CMS (Content Management System) för att länka in media till kurserna och exporterar ut SCORM (Sharable Content Object Reference Model) paket som är standard för branschen.
SCORM-paketen som exporteras ut från författarverktyget, innehåller alltså eLearning kurserna och dessa paket skickas till kunderna. Kunderna laddar därefter upp paketen i ett LMS (Learning Management System) så att deras elever kommer åt den kurs som de ska gå. Kurserna i LMS:et kan öppnas i en webbläsare eller i Fordon AB’s egenutvecklade spelare Primo player. Se figur 5 för en censurerad skärmbild på författarverktyget Primo.
Figur 5. Censurerad skärmbild på Fordon AB’s författarverktyg Primo.
4.2 Insamling av data
Insamlingen av data genomfördes med hjälp av datainsamlingsmetoden intervjuer. Intervjuer använder människors svar som datakälla, där de säger vad de gör, vad det tror och de åsikter som de har (Denscombe 2018). Personliga intervjuer valdes för att kunna arrangera intervjuer med respondenter som hade mycket annat för sig och för att kunna lokalisera vilken data som kom från vilken respondent. Dessutom är personliga intervjuer fördelaktigt vid transkribering (Denscombe 2018). Intervjuerna var också semistrukturerade, vilket gav flexibilitet för frågornas ordningsföljd och tillät respondenterna att tala mer
utförligt om det denne varit mest delaktig i (Denscombe 2018). Detta tillät även intervjuaren att komma med följdfrågor som inte fanns nedskrivna.
Intervjuerna skedde muntligt över distans, som har fördelar när det kommer till tid och kostnader (Denscombe 2018). Intervjuerna skedde på distans för att undvika smittspridning på grund av den pågående Coronapandemin, och i samband med det blev det inga
resekostnader. Programmet Webex användes för dessa intervjuer, dock så var
videofunktionen inaktiverad hos Fordon AB, men intervjuerna kunde däremot spelas in. Det var också kostnadsfritt för båda parter (Denscombe 2018). Det finns även bevis för att människor är ärliga och öppna i telefonsamtal, precis som när de intervjuas ansikte mot ansikte (Denscombe 2018). Nedan beskrivs insamlingen av data i underrubriker.
4.2.1 Respondenter
Respondenterna för denna studie var anställda hos Fordon AB. De tillhandahölls av en kontakt på Fordon AB som valde ut dessa utefter att de varit delaktiga i processen att avveckla Primo. Tabell 1 ger en överblick över respondenterna.
Tabell 1. Studiens respondenters befattning, del i Primo avvecklingen och antal år som anställd hos Fordon AB. Befattning Del i avvecklingen av Primo
4.2.2 Intervjufrågor
Intervjufrågorna utgick ifrån och delades upp efter faserna i den teoretiska framtagna modellen från figur 3. Totalt skrevs 26 frågor ner och återfinns i Bilaga B - intervjufrågor. De olika respondenterna kunde besvara frågorna i varierande utsträckning beroende på dennes befattning och del i avvecklingen. Faser som ännu inte har genomgåtts fick respondenterna svara på vad det finns för planer på aktiviteter, även om de ännu inte var genomförda. För att säkerhetsställa hur relevanta respondenterna var för studien ställdes kontrollfrågor i början på intervju. Respondenterna fick beskriva vad författarverktyget Primo var för något, vilka beslut som de var medvetna om kring avvecklingsprocessen och arbeten som de gjort i samband med det. På så sätt verifierades att respondenterna var lämpliga i studien. I slutet på intervjun ställdes även frågan “har du några frågor till mig?”, där intervjuaren fick svara på frågor från respondenterna.
4.2.3 Intervjuerna
Intervjuerna bokades in med respondenterna med hjälp av emailverktyget Outlook. Intervjuaren fick en företagsmail, tillgång till Fordon AB Skype och intranät och adresserna till respondenternas email. Det första som gjordes var att skicka ett email till respektive respondent där intervjuaren ställde frågan om de skulle kunna tänka sig att ställa upp på en intervju angående End Of Life för Primo. End Of Life användes som uttryck för att det är en del av den interna språkkulturen hos Fordon AB. Detta skickades ut cirka två veckor före tänkt intervjutillfälle. Syftet var att fånga intressenterna uppmärksamhet utan att vara för långdragen och ta för mycket av deras tid. Mailväxling och/eller chatt via Skype skedde sedan fram och tillbaka olika många gånger med respondenterna för att bestämma tid för intervju. Här användes den inbyggda kalender i Outlook, där respondenternas andra möten var inlagda, och på så sätt kunde en tid föreslås av intervjuaren. Respondenterna kunde använda funktionen acceptera möte i Outlook. När tid för intervju var bokat skrevs ytterligare ett email till respondenterna, som skickades ut cirka tre dagar före intervjun. Detta email var längre och beskrev syftet med intervjun, förutsättningarna i och med deras deltagande och vad deras svar skulle användas till. Det vill säga etiken, som också går att läsa mer om under rubrik 4.4 Etik. Se även hela emailet i Bilaga A - förberedande email. Emailet skrevs för att spara tid under intervjutillfället och använde sig av den interna språkkulturen hos Fordon AB.
Tabell 2. Tidsåtgång och datum för intervjuerna med respektive respondent.
När intervjuerna började, frågade intervjuaren om respondenterna läst det förberedande emailet (Bilaga A) och gick med på att delta i intervjun under dessa förutsättningar. Därefter nämnde intervjuaren högt att inspelningen påbörjades. Respondenterna fick svara på kontrollfrågorna och därefter flöt intervjun vidare med hjälp av de nedskrivna
intervjufrågorna. När intervjun sedan började dra sig mot sitt slut frågade intervjuaren om respondenterna hade några frågor. Efter att dessa frågor var besvarade nämnde
intervjuaren högt att inspelningen avslutades och därefter avlutades intervjun med
artigheter och tack. Efter att mötet avslutats i Webex, sparades inspelningarna ner lokalt på intervjuarens dator. Inspelningarna användes sedan till analysdelen som beskrivs i nästa rubrik. Ett avslutande mail skickades även ut till respondenterna, där de tackades för deras medverkan i studien och de fick också frågan om de ville ha tillgång till den här rapporten när den var klar.
4.3 Analys av data
Analys av data innebär att data åskådliggörs i en tolkningsbar form och att den på så sätt kan relateras till det ursprungliga problemet (Backman 2008). Analysen används alltså till att få en bättre förståelse av ett fenomen (Denscombe 2018). Den insamlade datan behöver i analysen organiseras, struktureras och tolkas (Backman 2008). Intervjuer användes för att samla in data och vanligtvis fångas dessa in genom inspelning och därefter överförs de till ett skriftligt format genom transkribering. Transkriberingen möjliggör sökningar och
jämförelser av den insamlade datan (Denscombe 2018) och måste nära följa talets nyanser (Wallén 1996). Transkriberingens omfattning beror dock på vad datat ska användas till. Om den ska användas till faktisk information som intervjun innehåller, kan transkriberingen ske selektivt då endast små extrakt behövs för att redovisa resultat och skildra citat (Denscombe 2018). Därefter tolkas data i vad Backman (2008) kallar tolkningsfasen, där slutsater och implikationer dras. Denna fas råder det största oenighet om bland forskare då samma data kan tolkas helt olika. Tolkningen av datan avser att ge en innebörd till den insamlade datan och kräver kunskap, insikt, sensitivitet och även ibland intuition (Backman 2008). Forskaren ansvarar till sist för att leverera kunskap och informera genom att göra studien tillgänglig för andra, genom en vetenskaplig rapport till forskarkollegiet, och om än lika självklar en
populärframställning till allmänheten (Backman 2008).
Datan i denna studien samlades in genom intervjuer, som spelades in. Det första steget i analysen blev att lyssna igenom dessa inspelningar och delvis transkribera dem. Syftet med
att delvis transkribera var att spara tid. Det relevanta till IS-avvecklingsprocessen skrevs ner, medan specifik information om till exempel Fordon AB’s kunder och deras kontrakt inte togs med. Transkriberingen gjordes i separata dokument för respektive respondent.
Transkriberingen lästes sedan igenom igenom uppifrån och ner. Det som uppfattades och kunde kopplas till konkreta aktiviteter i Fordon AB’s avveckling av Primo, markerades med en textfärg unik för varje respondent. För att tydliggöra och organisera vad som markerats delade transkriberingsdokumenten därefter upp i två delar. Första delen omfattade hela transkriberingen och den andra delen bestod av den markerade texten. Se figur 6, steg 1. Därefter skapades ett gemensamt dokument för strukturering. Här lades tabeller till för varje fas i IS-avvecklingsprocessen. Dessa tabeller agerade som behållare för den markerade texten. Varje rad i tabellerna representerade data som kunde kopplas till en typ av aktivitet i avvecklingsprocessen. Markerad text lades till i kolumn 1 och aktiviteten till den markerade texten skrevs ned i kolumn 2 som preliminära aktiviteter till modellen som skulle tas fram. All markerad text från respondenterna lades till i samma tabeller då data från olika
respondenter kunde relateras till samma aktivitet. Se figur 6, steg 2.
Efter att all markerad text lagts till i tabellerna påbörjades tolkningen av data. De
preliminära aktiviteterna från kolumn 2 sorterades i en turordning för respektive fas. Utefter turordningen skrevs tillhörande markerad text till de preliminära aktiviteterna om till löptext i rapporten. Se figur 6, steg 3. Varje preliminär aktivitet tolkades och lades antingen till i IS-avvecklingsprocessen eller jämfördes och relaterades till en befintlig aktivitet från det teoretiska ramverket. På så sätt kunde aktiviteter från den teoretiska ramverket bekräftas helt, delvis eller inte alls. Utfallet från tolkningen sammanställdes i figur 7, modellen för IS-avvecklingsprocessens faser och aktiviteter.
4.4 Etik
Studien följer de forskningsetiska huvudprinciperna som Denscombe (2018) presenterar. Dessa delas upp i fyra principer, vilka är att skydda deltagarnas intressen, att deltagandet är frivilligt och baseras på informerat samtycke, att forskaren arbetar öppet och ärligt med hänsyn till studien och att nationella lagstiftningar följs. Respektive princip presenteras och diskuteras i underrubrikerna nedan.
4.4.1 Skydda deltagarnas intressen
Ingen av deltagarna ska lida skada av att de medverkar i studien. De ska heller inte ha det sämre ställt efter studien än va de hade innan och det ska inte förekomma långsiktiga följder som kan skada deltagarna. För att säkerhetsställa detta behöver forskaren försäkra sig om att deltagarna till följd av forskningen inte kommer till fysisk skada, psykologisk skada, personlig skada, att deltagaren kan ha nytta av resultatet och att deltagarna behandlas på ett rättvist och lika sätt (Denscombe 2018).
Den fysiska säkerheten som eventuellt bör bedömas och hanteras är tiden /platsen för möten, resor till platsen eller till och med risken för vedergällning från andra som känner sig hotade av att deltagarens medverkan i studien och/eller avslöjande av viss information (Denscombe 2018). Den här studiens intervjuer har skett via distansmöten genom programmet Webex. Deltagarna har därmed kunnat välja att sitta på arbetsplatsen eller hemma (på grund av rådande pandemi) och genomföra intervjun. Tiden/platsen och resan till platsen anses därmed inte utgöra hot mot deltagarens fysiska säkerhet i samband med studien. Samma gäller för risken för fysisk vedergällning, som anses vara liten.
De psykologiska aspekterna som bör ses över för att undvika psykologisk skada är
sannolikheten att undersökningen uppfattas som inkräktande, som berör känsliga frågor eller som hot mot deltagarnas övertygelser (Denscombe 2018). Studien undersöker faktiska beslut och aktiviteter hos en organisation och anses inte beröra känsliga frågor, hot mot deltagarnas övertygelser eller vara inkräktande.
De personliga skadorna som kan uppstå i samband med deltagarnas medverkan är avslöjandet av personlig information som kan vara besvärande och medföra ekonomiska förluster eller rättsliga efterspel (Denscombe 2018). Forskaren måste här skydda
deltagarnas intressen genom att behandla informationen på ett konfidentiellt sätt, alltså vidta åtgärder för att inte avslöja deltagarnas identitet (Denscombe 2018). För att inte avslöja deltagarnas identiteter har personlig information som bland annat namn, ålder, kön uteslutits ur studien. Det som har behållits är år som anställd på företaget och deltagarnas befattning, men det sistnämnda har skrivits om något för att försvåra spårning till
Ytterligare en aspekt är att deltagarna ska kunna dra nytta av resultatet, eller åtminstone en person som liknar dem som kan dra vinning av studien i framtiden (Denscombe 2018). Tanken bakom detta är att deltagarnas enda värde inte ska vara att tillhandahålla data, utan att de också får någonting tillbaka på den tid som de har lagt ner. Ursprunget kommer ifrån “beneficium” vilket betyder att forskning med människor alltid ska ske för “människors bästa” (Denscombe 2018). Denna studie delger resultatet med deltagarna om de önskar det, och resultatet anses kan användas av liknande personer i framtiden för att underlätta
avvecklingen av ett IS.
Till sist ska deltagarna behandlas lika och rättvist med tanke på deltagandet. Här gäller det att inte inkludera eller exkludera människor i forskningen (Denscombe 2018). Alla relevanta människors intressen ska representeras, medräknat underprivilegierade, svaga och sårbara grupper och minoritetsgrupper (Denscombe 2018). Studien har behandlat deltagarna på ett lika sätt och rättvist. Det som har skiljt deltagarna åt är utsatt längd på intervju. Vid de längre utsatta tiderna var det deltagarna själva som föreslog det, vilket också visade sig behövas.
4.4.2 Frivilligt deltagande som baseras på informerat samtycke
Deltagandet i studien måste vara frivilligt och deltagarna måste ha tillräcklig information om studien för att kunna avgöra om de vill delta eller inte (Denscombe 2018). Deltagarna har rätt till och måste få veta att de kan dra sig ur studien när helst de vill och en beskrivning av vad som förväntas av dem ska också meddelas (Denscombe 2018). För att spara tid vid intervjutillfället skrevs denna information ner i det förberedande mailet (Bilaga A). När intervjun började fick deltagarna muntligt bekräfta att de läst mailet och att de inte hade några invändningar.
4.4.3 Arbete på ett öppet och ärligt sätt med hänsyn till studien
4.4.4 Följ nationella lagstiftningar
5. Aktiviteter i IS-avvecklingsprocessen hos Fordon AB
Fordon AB håller i skrivande stund på att avveckla sitt IS Primo, ett eLearningförfattarverktyg som påverkas av att Adobe Flash Player slutar att fungera 31 December 2020. Nedan presenteras den insamlade datan från respondenterna som varit med i
avvecklingsprocessen. Datan analyseras mot den teoretiska modellen för IS-avveckling med faser och aktiviteter (figur 3) och presenteras i varsin underrubrik enligt modellens faser.
5.1 Insikt
Första fasen enligt den framtagna modellen är insiktsfasen. Hos Fordon AB var de redan oktober 2016, alltså ett tag innan Adobes beslut 2017, medveten om att en konvertering av deras eLearning-innehåll skulle måsta ske från Flash till HTML5. Ansvarige blev varse om problemet genom en av deras kunder, som började ställa frågor i samband med en leverans, om vad som händer när Flash slutar supportas.
“Men det var ju som sagt, för att det här var ju i samma veva som vi höll på att leverera till kunden. Och dom började ju ställa frågor.” - Ansvarig
Ansvarig ställde själv frågan till de som har bättre koll på mjukvara om vad som skulle användas istället för Flash, och de alla svarade samma sak, HTML5. Detta klarnade ganska snabbt, och i efterhand har ansvarige förstått att det inte riktigt fanns några andra vägar. Chefen pratar också om det inbyggda stödet för Flash i Primo, och att det är End Of Life för Flash. Han nämner också att många av deras kunder går mot HTML5. Att inse att End Of Life för Flash påverkar den egna verksamheten kan liknas med att blotta begränsningar för äldre tekniker, produkter och rutiner, som finns som en aktivitet i modellen för
IS-avvecklingsprocessen med faser och aktiviteter. Därmed kan den aktiviteten bekräftas i IS-avvecklingsprocessen. Ytterligare en aktivitet som har ett nära samband med att blotta begränsningar, är att se till att det finns support. Detta blir en ny aktivitet som läggs till i IS-avvecklingsprocessen enligt svaren från respondenterna. IT säkerhetsansvarig berättar:
“Vi har ett krav i grund och botten som säger att vi ska ha säkra produkter och program. Till det kravet så finns det krav som säger att det ska finnas support på produkter och
program. Vilket innebär då att i och med att Primo va End Of Life så behövdes den ersättas.” - IT säkerhetsansvarig
en annan verktygskedja. Chefen gjorde bedömningen att systemutvecklaren gör mer nytta i det projektet än att förvalta Primo som endast sker lite stötvis. Systemutvecklaren delger också att det inte är dennes kärnkompetens.
“...liksom det är skrivet i C# och det är inte jag, det är inte min specialité precis. Men jag kan ju hjälpligt iaf eftersom kan man ett programmeringsspråk så kan man hjälpligt rätt många andra också, så att jag har liksom hållit …. håller det .. underhållit och ja skulle
det till nån speciell funktion då har jag kunnat lägga in den.” - Systemutvecklare
Ytterligare en svårighet som framkommit i och med avvecklingen av Primo är
avvecklingsförhållandet i och med kunderna. Fordon AB har kommit något i kläm då de inte kunnat starta Flash-konverteringen på grund av att det är kunderna som beställer och betalar för den. Det är alltså inte bara Fordon AB som måste inse att Flash påverkar dem, deras kunder måste också inse att deras befintliga eLearning påverkas. Producenten berättar att det är kunderna själva som behöver säga till att deras eLearning inte kommer att kunna användas nästa år. Och att Fordon AB i nästa steg då kan uppskatta vad det skulle kosta. Ansvarige säger samma sak och berättar att det inte varit aktuellt förrän nu, då allt händer på samma gång. Förutom hos en kund som bara för några månader sen fick sin årliga leverans, som även denna gång innehöll Flash. Ansvarige säger att de gärna hade velat komma till den kunden och säga vad som händer vid årsskiftet och visa en lösning och hur mycket det skulle kosta. Eller att kunden får en quick fix i form av till exempel en virtuell maskin tills dess att de kan beställa konverteringen från Flash till HTML5. För just det här förhållandet för IS-avvecklingsprocessen behövs alltså en ny aktivitet där Fordon AB behöver få kund att inse problemet. Denna aktivitet kan även ses som en del av det teoretiska ramverkets aktivitet uppfatta närvaron av olika hinder för avvecklingen, där kunderna kan bli ett ekonomiskt hinder som hejdar fortskridandet av IS-avvecklingsprocessen. Vilket gör att den delvis kan bekräftas som aktivitet.
Ett annat alternativ, skulle vara att se över vad som skulle krävas för att få Primo att stödja HTML5. Producenten säger att det var ingen som tyckte att Primo skulle uppgraderas och att det aldrig riktigt heller fanns på kartan. Producenten tycker i alla fall att det borde ha gjorts en skattning på vad som skulle krävas om de skulle vilja fortsätta använda Primo. Chefen berättar också att Primo skulle kunnat ha uppgraderats.
“Visst skulle vi kunna skriva om hela Primo för att stödja HTML5, men vi bedömer att näe men det är för stor insats i förhållande till vart vi vill lägga våra kompetenser så att
säga i projekt.” - Chef
Ansvarige nämner kort att systemutvecklaren gjort några tester på just detta, men att svaret blev att Primo inte klarar av annat än Flash. Detta blir därmed en ny aktivitet i
processerna runtomkring på plats. Att beskriva syftet med avvecklingen läggs också till som en ny aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
Efter att syftet med avvecklingen är beskrivet kan de gå djupare in på vad för typ av avveckling det är som gäller. IT säkerhetsansvarig berättar att i fallet med Primo är det ett 1:1 förhållande, där en produkt byts ut mot en annan och processer, säkerhet och annat inte påverkas i nån negativ riktning. De tittar på det nya författarverktyget, Altro och hur den matchar det gamla författarverktyget samt vilket godkännande det gamla författarverktyget har och hur det används. Här behövs inte en längre process utan de går rakt in i en teknisk förändringshantering säger IT säkerhetsansvarig. Ansvarig berättar också att det nya
författarverktyget som de kollat på är ett ‘kost-verktyg’. Det är vad de mäktar med samt att de inte vill bygga något eget för att de vet hur kostsamt det är. Detta blir en ny aktivitet som läggs till i IS-avvecklingsprocessen, att identifiera och bestämma typ av avveckling. Något som senare kan komma att krävas är ett officiellt beslut för avvecklingen. Ansvarig berättar:
“Det har ju egentligen inte varit nått jättesvåra beslut, utan det har varit mer självklarheter. Och jag har ju varit inblandad i allting, som jag kan se det. Men det är ju egentligen inget svårt beslut att vi måste sluta med Flash och in på HTML5.” - Ansvarig
5.2 Förarbete
Förarbetsfasen är en fas där mycket kan uträttas, och där andra aktiviteter från de övriga faserna också kan passa in. IT säkerhetsansvarig berättar att när de hamnar i en sån här process så lyfts det upp i ett möte där de bland annat planerar genomförandet. Chefen berättar också att de skalar i den här processen beroende på storlek och dignitet, men att det bedrivs som ett projektarbete som kräver planer. Planering finns som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen från det teoretiska ramverket, och kan bekräftas hos Fordon AB. IT säkerhetsansvarig nämner också att det kan bli aktuellt att utse en projektledare vid stora projekt. Att utse en projektledare läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Chefen berättar vidare att Fordon AB inte har någon molnbaserad verksamhet, utan att allt ligger lokalt av IT säkerhetsskäl. IT säkerhetsansvarig var direkt inblandad i att bedöma vad som behövde göras i och med säkerheten vid avvecklingen av Primo.
“Alltså informationssäkerhetsrisker i grund och botten. Och ju mer sånt här man bygger på [fler applikationer], desto mer ökar dom här [riskerna]. Varje applikation har ju potential av att vara sårbar. Och sen ska vi inte tala om att det dränerar resurser. För ju
mer och mer applikationer vi har desto mer resurser används och desto färre resurser har vi att nyttja där det verkligen är viktigt.” - IT säkerhetsansvarig
Att genomföra säkerhet- och riskbedömningar läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. IT säkerhetsansvarig berättar vidare att det kan bli aktuellt att genomföra en verksamhetsanalys om arbetsprocesser och säkerhet påverkas i en negativ riktning i samband med avvecklingsprocessen. En ytterligare analys är behovsanalys, som IT säkerhetsansvarig också nämner. I denna bevisas det att applikationen kommer att bidra med mer än vad den kostar eller de risker som den medför, genom att till exempel beskriva return of investment eller ett business case. Både verksamhetsanalysen och behovsanalysen kan kopplas till aktiviteten att formulera information om mål, intressenter, begrepp,
processer och flöden i verksamheten från det teoretiska ramverket och dessa läggs därmed till inuti den aktiviteten, så att den blir något förändrad och uppdaterad. Aktiviteten blir därmed att formulera mål, intressenter, begrepp, verksamhetsanalys, behovsanalys, processer och flöden i verksamheten.
Organisationen kommer sedan till ett vägskäl, där de behöver ta ett beslut om de själva ska utveckla det nya IS:et, eller om de ska köpa in ett. Systemutvecklaren berättar att fördelarna för Fordon AB med ett egenutvecklat författarverktyg är att de har haft tillgång till Primos källkod och därmed kunnat göra saker, såsom att vidareutveckla det. Nackdelarna har varit att det inte funnits någon support förutom systemutvecklaren, som nämner att
programmeringsspråket som Primo är skrivet i inte är dennes starka sida och att det krävts en hel del för att hitta fel. Att besluta om nya IS:et ska vara egenutvecklat eller
som finns där, såsom texteditering i HTML formulär och CMS:et som de använder. Producenten är den som använder Primo i störst utsträckning och som fick i uppdrag att sammanställa gamla funktioner som de också behöver ha i det nya författarverktyget. Denna aktivitet finns sedan tidigare i det teoretiska ramverket, vilket är att samla in gamla krav, och kan därmed bekräftas hos Fordon AB. Producenten gjorde även en prioritering och gallring av de gamla kraven, som resulterade i en samling nya krav, som också finns som en aktivitet i det teoretiska ramverket. Att samla in nya krav, kan därmed också bekräftas i IS-avvecklingsprocessen. Producenten berättar att det kollade på ett antal nya moderna kommersiella författarverktyg och kom fram till att de ville testa tre.
“Jag visste nästan inte alls vad ett nytt kommersiellt författarverktyg kan göra. Så att jag hade ju ganska höga förhoppningar. Innan vi började kolla på vad som faktiskt fanns.”
- Producent
Ansvarige nämner som producenten att de inte förstått hur fantastiskt bra Primo fungerat, förrän de börjat göra utredningar kring andra verktyg. De får det inte längre skräddarsytt för deras verksamhet. Att välja, testa och utvärdera ett antal nya IS läggs i och med detta till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Tidigt i den här aktiviteten började Fordon AB prata med olika konsultbolag då de ville ha hjälp från nån som hade kunskap kring nyare modernare författarverktyg. De fick kontakt med två stycken som tidigare jobbat i ett av de tre verktygen som de skulle testa. Producenten berättar att det kändes bra att ha nån som va inne på eLearning, då det inte var så många på Fordon AB som var så insatt. Producenten kallar flyktigt dessa personer för experter, och dessa kunde allmänt berätta om
kommersiella författarverktygs begränsningar och vad de kunde göra i jämförelse med Primo. En av dessa experter hjälpte även till vid testning och utvärdering av de tre
författareverktygen som Fordon AB valt ut. Att ta kontakt och hjälp av expert läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Denna aktivitet kan också relateras och delvis bekräfta det teoretiska ramverkets aktivitet att identifiera utmaningar i infrastrukturen, komplexiteten, kärnfunktioner och icke funktionella krav då experterna kunde resonera om utmaningar som kunde uppstå i och med avvecklingen och migreringen till det nya författarverktyget.
Det blev slutligen producenten som fick välja vilket nytt författarverktyg som skulle
användas, i samråd med ansvarige och experten utifrån de testerna och utvärderingen som gjorts. Producenten berättar att Altro valdes. Att välja ut nytt IS läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Därefter behövde Fordon AB se över vilka processer som behövde förändras i och med det nya författarverktyget. Chefen berättar:
“Men processen kring att producera en eLearning-lektion i Primo är ganska bra för att man har hittat ett koncept som skickar ut en powerpoint mall till nån konstruktör som fyller i ett råmanus. Som man sen tar in till, i det här fallet då producenten och gänget som läser in den här råmanuset in i Primo och bygger på det med animeringar och ljud
Chefen berättar vidare att de brottats litegrann med att hitta ett annat verktyg som är enkelt att hantera liknande det som de har i Primo. Ansvarige berättar också att de måste förändra processen för produktionen av eLearning då de inte kan ha samma som tidigare, och att det inte behöver vara något negativt. Att genomföra förändringar i
slutproduktprocessen läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Utöver att förändra processen, behöver Fordon AB se över andra verktyg och funktioner som också drabbas till följd av avvecklingen. Producenten nämner att de förmodligen måste bygga en ny slags stand-alone spelare, liknande Primo Player som de haft tidigare. Producenter säger också att de behöver ha en versionshantering som ligger utanför Altro, då den inte har inbyggd versionshantering som Primo har. Ansvarige berättar att de också kommer behöva någon typ av automatisk export som finns i Primo, så att de inte behöver sitta och göra manuellt jobb. Att se över nya externa verktyg som behöver utvecklas läggs därmed till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
Fordon AB kommer att behöva konvertera innehåll från Flash till HTML5. I Primo har de tre varianter av Flash-filer, vilka är visa, utforska och bedöma. Visa filerna ser ut och agerar som videos, men är exporterade som Flash-filer. Till dessa har de hittat en metod där de helt sonika kan konvertera Flash-filer till video-filer. Flash-filerna för utforska och bedöma kan användarna interagera med och hittills har Fordon AB inte hittat och valt någon metod för att konvertera dessa. Producenten berättar:
“Sen så har ju vi tänkt som internt att, ja men vi måste ju se till å kolla liksom att vi kan göra den [konverteringen] för vi räknar med att dom [kunderna] kommer att komma och be om det. Det är det vi har försökt att göra nu. Att välja författarverktyg och kolla
hur vi kan konvertera Flash-mediet, om det går. ” - Producent
“Vi har lagt ett anbud, alltså vi har gjort en offert, vi har räknat på vad det skulle kosta. Vi gör ju inte det här, ingen av dom här delarna gör vi ju liksom gratis, så vi gör det ju åt
kund, så dom ska ju som betala.” - Ansvarig
Producenten berättar att det har skattat på vad de tror det kommer att kosta, och att en risk skulle kunna vara att de skattat fel. De har ännu inte gjort någon konvertering i det nya författarverktyget, så de vet inte vad det kostar att göra om en gammal Flash-baserad eLearning till en som inte är det berättar producenten. Ansvarige berättar också att det var snack ett tag om att ta egna pengar för att se över och bestämma hur konverteringen skulle gå till, men att det då blir en intern process där de ansöker om pengar för forskning och utveckling. När kunden började flagga för att de behövde kolla på hur konverteringen skulle gå till, fick Fordon AB möjligheten att kunna ta betalt för det. Att göra offert till kund läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
5.3 Återgång
Fasen återgång beskrivs i det teoretiska ramverket som att vidareutveckla det gamla IS:et för att undvika en för tidig avveckling. Aktiviteten vidareutveckla det gamla IS:et har identifierats i det teoretiska ramverket, och kan bekräftas hos Fordon AB.
Systemutvecklaren berättar att Primo flyttades till en annan server för ungefär ett år sedan:
“... IT fick inte köra ja Windows 7 längre på, det var ju End-Of-Life på den också så att den måste på Windows 10. Och den här Primo-servern låg på en Windows 7 maskin eller
ja, nån tidigare maskin … och måste upp till Windows 10 och då hjälpte jag till att flytta den där hela applikationen och se till att den fungera där på Windows 10.”
- Systemutvecklare
Producenten nämner också att de bytte förra hösten för att det var en gammal server som de behövde uppdatera. Utöver att uppgradera till en Windows 10 server berättar
systemutvecklare att det tillkommit en funktion som exporterar ut alla lektioner samtidigt. På så sätt blir det inget manuellt jobb med att exportera ut varenda lektion. I och med att Primo är så segt, kunde det ta 3-4 stycken personer en vecka att exportera ut, nu tar det istället nån timme. Ansvarige berättar också om exporten och vad mycket tid de sparat med hjälp av den nya funktionen. Ansvarige berättar även att funktionen inte syns i GUI:t
(graphical user interface) i Primo, utan att det ligger på sidan om. Producenten nämner kort också denna funktion och att de inte längre behöver gå in i varje lektion och exportera. Producenten nämner också att det är en grej som de måste bygga nytt till det nya författarverktyget.
korrekt kurspaket. Respektive kurspaket levererades i stora ZIP-filer, på uppåt 6 GB. Ansvarige berättar att det bottnade i att kundens LMS inte klarade av att hoppa emellan lektioner och att kunden då gjorde denna tilläggsbeställning. Ansvarige pratar också om en ytterligare tilläggsbeställning från samma kund, där de fick support av systemutvecklaren med deras LMS. Kunden fick inte exporterna att fungera i LMS:et, fastän Fordon AB
levererat samma exporter som de alltid har levererat. Systemutvecklaren antar att sånt här underhåll av Primo kommer fortsätta så att de kan hålla det på benen så länge som det används hos kunden. Producenten berättar också att deras tanke är att sätta upp och kunna använda en virtuell maskin för att fortsätta kunna köra Flash i Primo. Men de har inte genomfört den vidareutvecklingen vid intervjutillfället.
5.4 Omställning
I omställningsfasen är det dags att sluta använda det gamla IS:et och börja använda det nya. För att kunna börja använda det nya, måste det finnas tillgängligt. I det teoretiska ramverket finns aktiviteten installation av det nya IS:et i IS-avvecklingsprocessen, vilket bekräftas då den håller på att genomföras hos Fordon AB. Chefen berättar att beroende på antal medarbetare som ska få tillgång till det nya IS:et, kan installationen ske på olika sätt inom organisationen. Om det inte ska till så många som i fallet med Altro, får användarna själva gå in och lägga en beställning på deras serviceportal.
“...sen går [namn] då som är vårt supportföretag som hjälper oss att drifta IT supporten, då går dom in och manuellt installerar mjukvaran på respektive dator.” - Chefen
Hur IT avdelningen köper hem mjukvaran, törs chefen inte svara på, men fortsätter tänka högt att de laddar ner den från “en trusted hemsida” in till deras system. Chefen berättar vidare att de hela tiden måste tänka säkerhet och att det är därför det finns en uppstyrd process. För de flesta på Fordon AB är möjligheten att ladda ner egen mjukvara och att överhuvudtaget ladda ner från hemsidor helt borta, vilket är någonting alla måste respektera säger chefen.
I och med att Altro, det nya författarverktyget, är ett kommersiellt verktyg ska Fordon AB även köpa in licenser, vilket läggs till som en ny aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
“Och det här är ju dom stora delarna, det är ju konvertering, den är ju stor och liksom bygga ihop det i Altro och uppdatera till nya fordons konfigurationerna då. Det här är ju
jättemycket timmar.” - Ansvarig
Ansvarige berättar också att allt gammalt material måste konverteras till HTML5 och chefen berättar att en av deras kunder kommer vilja ha det ganska likt ur ett användarperspektiv. Aktiviteten migrera IS:et från det teoretiska ramverket behålls och kan delvis bekräftas, men en utökad aktivitet läggs till i IS-avvecklingsprocessen. Vilket är att konvertera innehållet, då den skiljer sig något från migreringen. När innehållet konverteras, berättar Ansvarige att de kommer behöva sätta upp ett nytt GUI i det nya författarverktyget.
Ansvarige berättar vidare att Primo varit stelt på många sätt och att de måste hålla sig inom vissa ramar. Med det nya författarverktyget kan de erbjuda nästan vad som helst till deras kunder, både på gott och ont. Blir det för mycket möjligheter kan de sväva ut åt alla håll. Att skapa nytt GUI kan relateras till det teoretiska ramverkets aktivitet att utveckla prototyper. Även fastän de är liknande behålls och delvis bekräftas utveckla prototyper som en enskild aktivitet i IS-avvecklingsprocessen, och att skapa nytt gränssnitt läggs till som ytterligare aktivitet. En till aktivitet som behöver genomföras i samband med konverteringen är att uppdatera innehåll efter nya förändringar, vilket läggs till i IS-avvecklingsprocessen. Producenten berättar:
“eLearningen kommer behöva uppdateras också, med dom ändringarna som görs på fordonet. De bilder som vi kan återanvända kommer vi nog återanvända men... ja och
det som inte ser ut som det gjorde kommer vi behöva ta fram nya bilder på.” - Producent
Producenten berättar också att det åtminstone kommer tillkomma en ny kurs, i och med att det kommer läggas till nya system på fordonen. Ansvarige nämner också att de måste uppdatera innehållet till den nya konfigurationen som fordonen kommer ha i och med de nya beställningarna. När konverteringen fortlöper, kommer Fordon AB att leverera en första leverans till kunderna som inte är hundra procent klar berättar producenten. De levererar då en version 0.1, där exempelvis speakern fortfarande är syntetisk istället för mänsklig. Detta gör Fordon AB för att kunderna ska veta vad dom får när alla kurser är konverterade och slutleveransen ska ske, så att de inte får allting i en klump på slutet. Producenten nämner också att kunderna ibland behöver en version 0.1 av eLearningen för att de har utbildningar som ska starta. Detta kan liknas och delvis bekräfta det teoretiska ramverkets aktivitet att verifiera, men skiljer sig i och med kundens inblandning, då verifiering vänder sig till användarna av det nya författarverktyget. Att leverera en första version av
slutprodukt läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen.
det den är tänkt att användas till. Producenten berättar om samma sak, att de måste se till att det fungerar i kundens LMS, att det är rätt SCORM version och sådär. Detta skulle kunna jämföras och delvis bekräfta aktiviteten testfall från det teoretiska ramverket, men är något annorlunda med tanke på att testningen ska ske hos kunderna. Att testa hos kund, läggs i och med det till som en aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Ansvarige berättar också att det sker granskningar på själva innehållet i eLearningen.
“Om vi inte skulle ha dom hära validering, eller granskningarna i den hära fasen, då blir det jättemycket här borta. Då kommer det bli så många punkter att åtgärda på garanti då. Som vi inte kommer mäkta med, det är bättre att få in det tidigt, granskningar i den
här processen. Medan vi håller på å skapa materialet.” - Ansvarig
Att granska innehållet läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. När innehållet är redo blir det så småningom dags för slutleverans. Producenten berättar att allting levereras på en gång och ansvarige berättar att det blir en leveransexport som de då skapar. Chefen berättar att slutleveransen kan gå till på olika sätt, att det är från fall till fall. Ett sätt är via Fordon AB’s webbportal där varje kund har en egen area som de kan ladda ner ifrån. I andra fall har de skickat en DVD-skiva eller USB hårddisk till kund. Att leverera
slutprodukt läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Det finns ytterligare två aktiviteter i det teoretiska ramverket, som inte har nämnts av respondenterna under intervjuerna och som därmed inte kan bekräftas. Dessa är övervakning och se över rutiner för start/stopp, säkerhetskopiering och hantering av avbrott. Aktiviteterna kan kopplas till när organisationen själv utvecklar det nya IS:et, vilket är den sannolika orsaken till varför de inte nämns av respondenterna i och med att nya författarverktyget är kommersiellt.
5.5 Marginalisering
I marginaliseringsfasen gäller det att fasa ut det gamla IS:et tills dess att det inte används längre. Fordon AB har ännu inte kommit så långt i IS-avvecklingsprocessen, men har planer på vad de ska göra. Producenten berättar att det beror på att de inte har haft några aktiva projekt på ett tag, förutom de årliga leveranserna av uppdateringar i eLearningen som de skickar till en kund. Innan de slutar använda Primo måste de konvertera allt innehåll åt kunderna. Producenten berättar att användningen av Primo egentligen inte har förändrats så mycket sedan avvecklingbeslutet kom i och med att de inte har kommit in i det nya författarverktyget ännu. Att gradvis stoppa användningen och att gradvis stoppa
“Aa, som det ser ut nu, till en kund så ska vi ju leverera i 2024, enligt det kontraktet, så innan dess så har dom ju inte nån nyare eLearning. Men när vi har levererat den då kan vi ju börja skrota eLearningen som finns i Primo för den kunden. Men den andra kunden som sagt, där har vi ju inte ens börjat diskutera med kunden. Möjligheterna där. Och just
nu känns det som att vi har inte riktigt tid å göra den konverteringen heller.” - Ansvarig
Det här går in litegrann på återgångsfasen, att inte avveckla IS:et för tidigt utan att istället vidareutveckla det. Men det läggs även till som en ny aktivitet i IS-avvecklingsprocessen, att behålla det gamla IS:et tills allt innehåll är konverterat. Chefen berättar också att de måste ha kvar Primo tills de lyckats sälja in uppdateringen att ta bort Flash och ersätta den med HTML5 hos den andra kunden. Han säger också att det vore väldigt smakfullt att genomföra konverteringen av den eLearningen hos kunden så att det passar in i det nya
författarverktyget Altro. Men att det hänger på en extern finansiering för att få igenom en sån affär.
Ytterligare en sak att ha i åtanke i en stor organisation som Fordon AB, är att det kan finnas deadlines. IT säkerhetsansvarig nämner att det som på riktigt dödar Primo är Flash, men fortsätter berätta att organisationen har en standard att ta bort program inom 90 dagar när det ska sluta användas. Att uppmärksamma deadlines läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Denna aktivitet skulle också kunna passa in i insiktsfasen, då deadline från leverantör också måste uppmärksammas. Chefen beskriver vidare en intressant sak som skulle kunna bli aktuellt om det inte hade varit End Of Life för Flash. Vilket är att sälja Primo. Chefen berättar vidare att det hade krävts en stor insats att bygga om det så att det passar HTML5 och har svårt att se att det skulle gå och tjäna några pengar på det. Men beskriver också att om Primo hade varit världens bästa författarverktyg för att producera avancerad eLearning så hade de absolut kunnat sälja det till någon som ville förvalta det vidare. Att sälja gamla IS:et läggs därmed till som en aktivitet i
IS-avvecklingsprocessen.
Något annat som också behöver genomföras är att omhänderta Primo när det har slutat att användas. Systemutvecklaren berättar att Primo kommer finnas kvar inom överskådlig tid då källkod från 20 år finns på samma server. Det händer nämligen nån gång i sänder att vi behöver gå flera år tillbaka och då är det bra att det finns lagrat menar systemutvecklaren. Producenten pratar också om detta:
“Grejen är det att Primo ligger på en server, det är väl det som är frågan egentligen. Så jag kan tänka mig att nästa gång som den här servern blir liksom gammal av nån anledning, att dom inte vill ha den längre. Då kanske Primo inte får vara kvar, kanske inte får följa med. Men vi måste ju ha konverterat allting som vi har där innan dom gör
det så ja… det är ett par år bort.” - Producent
hela och berättar att de har ett källkodshantering system där de arkiverar all källkod för alla typer av projekt för all framtid där de ser en vinning att behålla det. Men tanke på detta läggs två nya aktiviteter till i IS-avvecklingsprocessen, att arkivera källkoden och
avinstallera IS:et. De sista två aktiviteter från det teoretiska ramverket, att fasa ut rutiner med sociala restriktioner och att fasa ut rutiner med materiella restriktioner nämns inte av respondenterna och kan i och med detta inte bekräftas i IS-avvecklingsprocessen.
5.6 Avslutning
Sista fasen enligt det framtagna teoretiska ramverket är avslutningsfasen. Här beskrivs aktiviteterna se över ändringar i förvaltning och uppdateringar, samt testning av
användningsfall. Aktiviteten att testa användningsfall från det teoretiska ramverket kan relateras och delvis bekräftas till vad Fordon AB har gjort i form av test tillsammans med kund. Kunderna granskar först själva den nya eLearningen och efter det genomförs en granskning tillsammans. Ansvarige berättar att kunden då validerar att det fungerar som det är tänkt i deras LMS. När kunden sedan godkänner får Fordon AB betalt. Ansvarige fortsätter berätta att kunden har 30 arbetsdagar på sig att validera, och att hos en kund som betalat för det skickar Fordon AB två medarbetare som hjälper till under en vecka. Viktigt att påpeka är att det här är aktiviteter som ännu inte har genomförts på den nya eLearningen, utan är aktiviteter som de planerar att genomföra och som de har gjort vid tidigare
leveranser. Fastän aktiviteterna är relaterad till att testa användningsfall är de inte helt lika då det blir en ytterligare parameter att ta hänsyn till i och med kunden i avveckling som inte funnits tidigare. Att kund genomför granskning och validerar leveransen läggs därmed till som aktivitet i IS-avvecklingsprocessen. Att Fordon AB genomför granskning tillsammans med kund läggs också till. Ansvarige berättar att Fordon AB, vid granskningen som sker tillsammans med kund, bevisar för kunden att de klarar av kraven som ställts. Exempelvis att det är exporterat i SCORM 2004 3rd edition. Aktiviteten att se över ändringar i förvaltning och uppdateringar är något som Fordon AB ännu inte har gjort, men som producenten reflekterar över under intervjun:
“Förvaltning har ju varit systemutvecklaren, men jag tror inte systemutvecklaren kommer bli inblandad nu, så i så fall blir det ju inte samma.
…det kommer bli nån som dom på styrelsen, så är det nån där som kommer å få ansvaret för själva inköps-delen och så, så det blir inte alls samma grej som tidigare.”
- Producent
5.7 Modell för IS-avvecklingsprocessens faser och aktiviteter
Modellen är som tidigare nämnt iterativ, i den mening att faserna och aktiviteterna inte behöver tas i någon speciell ordning och kan upprepas flera gånger. Aktiviteter från den teoretiska modellen har kunnat bekräftas, delvis bekräftas och inte kunnat bekräftas. Samt att nya aktiviteter har lagts till. I figur 7 nedan, visas den framtagna modellen för
