Anbudsgivaren ska uppfylla samtliga av nedan angivna krav.
4.3.1 Typkonfigurering
Typkonfigurationerna är i bilaga 3 - Prislista indelad i sju (6) övergripande kategorier. Kategorierna består av: stationära datorer, bärbara datorer, surfplattor, bildskärmar, tillbehör, nätverk samt server.
Kategorierna är även indelade i olika typkonfigurationer (TK) alternativt bildskärmar (BK). Offererade produkter för TK samt BK ska minst motsvara de angivna kraven som ställs under respektive TK samt BK.
Om det på grund utav omständigheter utanför anbudsgivarens kontroll visar sig att offererad TK samt BK inte längre är tillgänglig ska enhet med minst samma kapacitet offereras till samma eller lägre pris.
Anbudsgivarens offererade TK och BK ska:
Vara fabriksnya
•
Vara anpassade efter svenska förhållanden
•
Finnas tillgängliga på marknaden
•
Vara möjliga att avropa minst sex (6) månader från avtalsstart
•
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.2 Garanti
Anbudsgivarens eller dess underleverantörers garanti ska gälla för åtgärdande av fel och/eller brist på enheter som beställaren anmäler inom ramen för garantiåtagande för respektive produktkategori.
Den garantitid som ska gälla ska vara baserat på den som kan erbjuda den längsta standardgarantin
utav anbudsgivaren eller underleverantören.
Följande ska gälla:
Garantin ska minst innefatta maskinvara, tillhörande programvara, arbete, material, transport av produkt, tekniska uppdateringar, rättelser av systemprogramvara, återställa till funktionellt skick samt funktionskontroll.
•
Om delar i enheten behöver bytas ut, ska dessa delar ersättas med samma modell och version för att garantera imagestabilitet.
•
Om hela enheten byts ut ska denna ersättas med samma modell eller dess efterföljande modell.
•
I de fall garantiåtgärder leder till att serienummer förändras och/eller stöldmärkning tas bort, ska beställaren informeras så att nytt serienummer kan registreras och/eller ordna så att ny
stöldmärkning monteras och registreras.
•
Komponenter ska bytas ut. Med komponenter menas exempelvis minne, 4G moduler, hårddiskar, grafikkort.
•
I de fall beställaren har valt att stöldskyddsmärka enheterna ska detta inte påverka garantiåtagandet.
Anbudsgivaren ska hantera garanti för alla levererade enheter vad gäller all hantering, frågor om garanti och reparationer med kostnadsförslag m.m. Anbudsgivaren ska vara beställarens enda kontaktyta, hänvisning mot tillverkare får således inte förekomma.
Inskick
För enheter som omfattas av så kallad inskicks-garanti ska anbudsgivaren förse beställaren med emballage och frakthandlingar. Enheten ska vara åtgärdad och åter levererad på plats hos beställaren inom 10 arbetsdagar.
På plats garanti
För enhet som omfattas av så kallad på plats-garanti, där fel på enhet ska åtgärdas på plats hos beställaren, ska felsökning tillhandahållas inom två (2) arbetsdagar. Reparation ska vara utförd eller utbytesenhet levererad inom sju (7) arbetsdagar.
Anbudsgivaren ska bekosta samtliga kostnader i samband med garantiåtgärder förenade med på plats garantin.
Fel som inte omfattas av garantin
I de fall där inskickad enhet, fel och/eller brist, inte anses ligga inom ramen för garantiåtagandet ska beställaren kontaktas med skäl samt ett kostnadsförslag på åtgärd ska ges utan kostnad.
Kostnadsförslag vid reparationsärende ska lämnas till beställaren inom fyra (4) arbetsdagar räknat från den dag då felanmälan inkom eller enheten mottagits av anbudsgivaren.
Reperationsärende får inte påbörjas utan beställarens skriftliga godkännande. Ett reparationsärende ska högst ta 10 arbetsdagar räknat från den dag anbudsgivaren har mottagit ett skriftligt
godkännande.
Auktoriserad verkstad/personal
Garanti – och reparationsarbete ska genomföras på auktoriserad serviceverkstad alternativt av auktoriserad personal. Det innebär att anbudsgivaren ska inneha giltiga behörigheter/certifikat för att utföra garanti- och reparationsarbete på de enheter som omfattas av ramavtalet. Anbudsgivaren ska, på begäran och under hela avtalstiden, kunna visa upp giltiga certifikat.
Dead on arrival (DOA)
För samtliga enhetskategorier gäller att enheter som inte fungerar, så kallad DOA, eller som är fysiskt skadad vid leverans ska enheten omgående bytas ut mot ny enhet, dock senast 24 timmar efter att felet/ skadan har anmälts. All kostnad för utbyte ska bekostas av anbudsgivaren.
I de fall där ny ersättningsprodukt inte levereras inom angiven tidsram betraktas det som försenad leverans.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.3 Beställning 4.3.3.1 Beställning
Huvuddelen av beställningarna kommer att göras av IT-enheten och Utbildningskontoret via anbudsgivarens webbshop. Om beställaren skriftligen har angett personer som har rätt att avropa från anbudsgivarens webbshop får avrop enbart ske av dessa angivna personer.
Övriga verksamheter ska också ha möjlighet att beställa tillbehör och anbudsgivaren ska för det ändamålet, utan kostnad för beställaren, tillhandahålla en separat e-handelsintegration som
möjliggör beställning via beställarens e-handelssystem Unit4 ERP (avser kommunen). Integrationen ska göras i format/standard som rekommenderas av SFTI (Single Face To Industry). Beställaren föredrar för detta ändamål affärsprocessen webbutik, en s.k. ”punch out”, och standarden PEPPOL.
Sortimentet i webbutiken ska begränsas, begränsning av sortiment ska ske via utsedd representant hos beställaren.
Anbudsgivaren ska inte ta emot beställningar via andra kanaler än via anbudsgivarens egen webshop samt via e-handel enligt ovan. Beställningar via andra kanaler, om inte annat särskilt överenskommits med beställarens kontaktperson, eller beställningar som lagts av annan än angiven person ska betraktas vara ogiltigt och ersättning utgår inte. Vid ogiltiga beställningar ska beställaren returnera levererade varor utan kostnad för beställaren.
a. Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
b. Uppfylls kravet för e-handel?
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.3.2 Webbshop
Anbudsgivaren ska, vid avtalsstart samt kostnadsfritt, erbjuda en välutvecklad webbshop.
Webbshopen ska syfta till att förenkla och effektivisera beställning för beställaren. Webbshopen ska som minst omfatta:
Tydlig beskrivning av hårdvara och tjänster som omfattas av ramavtalet
•
Tydliga priser av hårdvara och tjänster som omfattas av ramavtalet
•
Beställaren ska tydligt kunna se vilka produkter och tjänster som omfattas av ramavtalet
•
Samtliga produkter som omfattas av ramavtalet ska ha en produktbeskrivning.
Produktbeskrivningen ska som minst bestå av en beskrivning, bild på produkten, specifikation samt vilka tillbehör som passar produkten
•
Samtliga produkter som omfattas av ramavtalet ska ha en uppdaterad produktinformation. Det ska av produktinformationen tydligt framgå beräknad leveranstid, aktuellt lagersaldo och aktuellt pris i enlighet med ramavtalet.
•
En responsiv översiktlig grafisk gränssnitt med sökfunktion
•
Jämförelsefunktion som möjliggör en jämförelse mellan produkter
•
Webbshopen ska kunna nås via en säker inloggning
•
Anbudsgivaren ska ansvara för att uppdatera webbshopen med produktuppdateringar eller förändringar av beställarens sortiment. Uppdatering ska ske inom 10 arbetsdagar räknat från den dag då en överenskommelse mellan beställaren och anbudsgivaren har skett.
Beställaren ska, via webbshopen, kunna hämta historisk information om beställningar, såsom:
Datum då beställning är lagd
•
Datum för leveransen/-r
•
Preliminär leveranstid på orderlagda varor som ej är levererade
•
Samtliga levererade produkter ska vara aktuell för svensk marknad genom att exempelvis ha svenskt språk och följa svensk standard.
Anbudsgivaren ska ansvara för att en (1) vecka innan avtalsstart, och kostnadsfritt, förse beställaren med inloggningsuppgifter till webbshopen. Inloggningar till webbshopen ska inte vara begränsade till ett visst antal och beställaren ska, under hela avtalstiden och kostnadsfritt, ha rätt att lägga till/ta bort/ändra användare.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.3.3 Införande av webbshop
Anbudsgivaren ska vara tillgänglig och arbeta aktivt för att webbshopen ska vara tillgänglig för beställaren att använda senast 10 arbetsdagar efter avtalsstart.
Anbudsgivare ska ha en ansvarig kontaktperson för införande av webbshopen.
Om ovan krav inte uppfylls utgår vite i enlighet med punkt 6.37, Vite.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.3.4 Orderbekräftelse
Beställningar ska bekräftas genom en elektronisk orderbekräftelse. Orderbekräftelsen ska som minst innehålla:
Uppgift om beställda artiklar
•
Orderbekräftelse ska skickas via e-post med sändningsID/kolliID till angiven e-post adress.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.3.5 Ändring och avbeställning
Beställaren ska ha rätt att avbeställa eller ändra i en beställning helt eller delvis till och med en (1) arbetsdag efter den dag beställaren har mottagit en orderbekräftelse. Anbudsgivaren äger inte rätt att ta ut ändrings- eller avbeställningsavgifter eller annan kompensation med anledning av sådan ändring/avbeställning.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.4 Ärendehanteringssystem
Anbudsgivaren ska vid avtalsstart tillhandahålla ett ärendehanteringssystem.
Ärendehanteringssystemet ska som minst omfatta:
Loggning av pågående service- och supportärenden
•
Tilldelning av status för pågående ärenden
•
Möjlighet för beställaren att bevaka/följa pågående ärenden, få återkoppling kring dessa samt bekräftelse när ärenden är avslutade
•
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.5 Felaktig leverans
Om leverans sker av produkter som beställaren inte har beställt ska produkten kunna returneras till anbudsgivaren kostnadsfritt. Beställaren ska inom 10 arbetsdagar från det att felleverans har mottagits uppmärksamma anbudsgivaren om felet och anbudsgivaren ska därefter, så snabbt som möjligt, hämta de felaktigt levererade produkterna.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.6 Kontaktperson
Anbudsgivaren ska tilldela beställaren en (1) kontaktperson som ansvarar för anbudsgivarens uppdrag och åtagande gentemot beställaren.
4.3.6.1 Krav på kontaktperson
Kontaktpersonen ska arbeta med helhetsansvar och ha mycket goda kunskaper och erfarenheter gällande hantering och köp av de produkter och de produktnära tjänster som ramavtalet omfattar.
Kontaktpersonen ska även ha mycket god kännedom om ramavtalet och dess villkor.
Kontaktpersonen ska ha mycket god kompetens inom aktuellt område samt inneha erfarenhet av motsvarande uppdrag. Kontaktpersonen ska vara en diskussionspartner vid val av olika lösningar och en proaktiv rådgivare som omvärlds bevakar och hjälper beställaren att välja ett
kostnadseffektivt sortiment till rätt kvalitet baserat på beställaren behov. Kontaktpersonen ska även ha en god branscherfarenhet.
Kontaktpersonen ska bidra till en effektiv och smidig hantering av beställarens ärenden och beställningar.
Kontaktpersonen ska, utan extra kostnad, vara tillgänglig för regelbundna uppföljningsmöten som kommer att ske enligt överenskommelse via webbmöten eller på plats i Strängnäs kommun när så påkallas i enlighet med punkt 6.18, Samverkan. Kontaktpersonen ska ansvara för att på
avstämningsmöten delge information om nyheter i branschen, statistikrapporter och uppföljning.
Kontaktpersonen ska vara tillgänglig för beställaren att kontakta helgfria vardagar och som minst mellan kl. 09-16.
Vid längre frånvaro av kontaktpersonen, såsom exempelvis vid semester, ska anbudsgivaren erbjuda en ersättare. Ersättaren ska uppfylla samtliga i upphandlingsdokumentet angivna krav för kontaktperson.
Anbudsgivaren ska, senast vid avtalsstart, informera beställaren om kontaktuppgifter till kontaktpersonen.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.6.2 Byte av kontaktperson
Anbudsgivaren har möjlighet att byta ut kontaktperson i det fall det krävs för att fullfölja
åtagandet. Kontaktperson får endast bytas ut under förutsättning att ny kontaktperson uppfyller samtliga angivna krav i detta upphandlingsdokument.
Byte av kontaktperson får endast ske under förutsättning att beställaren godkänner bytet.
Byte av kontaktperson ska i god tid meddelas beställaren via e-post. Med god tid innebär så snart anbudsgivaren vet att ett sådant byte behöver ske.
Byte av kontaktperson ska inte innebära extra kostnader för beställaren. Anbudsgivaren svarar själv för kostnader och tidsåtgång för byte av kontaktperson.
Beställaren förbehåller sig rätten att kunna begära att kontaktperson byts ut före samt under pågående uppdrag.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.3.7 Kundsupport
Anbudsgivaren ska, utan extra kostnad, tillhandahålla kundsupport via telefon och e-post.
Telefonsupporten ska vara öppen på helgfria vardagar mellan klockan 08:00 och 16:00 svensk tid.
Personal i kundsupporten ska obehindrat kunna kommunicera på svenska, både i tal och skrift.
Kundsupport ska kunna svara på samt hantera frågor kring exempelvis:
Sortiment
Kunna ge förslag på hårdvara
•
Beställningar
•
Garanti- och reparationsärenden
•
Fakturerings- leverans- och reklamationsärenden
•
Kostnadsförslag för reparationsärenden som faller utanför garantin
•
Eventuella krediteringar
•
Rapporter
•
DOA (Dead on Arrival) och andra uppkomna defekter/skador på levererat gods och rapporter
•
Kundsupporten ska ha ett nära samarbete med anbudsgivarens kontaktperson avseende avtalsfrågor och uppföljning.
Personal i kundsupporten ska ha god kännedom om de egna interna processerna mot beställaren, avropade produkter och de delar i det ingångna avtalet som dagligen berör åtagandet. Sjukfrånvaro eller semester inom anbudsgivarens kundsupport får inte påverka kvaliteten i utförandet och/eller
leveransen.
Kundsupporten ska kunna hantera och lösa de vanligaste uppkomna frågorna och vidarebefordra mer komplicerade ärenden inom den egna organisationen. Samtliga ärenden ska hanteras
skyndsamt och med hög servicenivå och i de fall ett ärende inte kan lösas vid första kontakten med kundsupporten ska återkoppling ske inom åtta (8) arbetstimmar. I det fall det krävs kontinuerlig återkoppling ska det ske till dess att beställaren anser att ärendet är löst. Automatiserade svar räknas inte som återkoppling.
Supporten ska vara tillgänglig för utsedda personer hos beställaren.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.4 Hållbarhetskrav
Hållbarhetskrav märkta med KravID är hämtade från Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för drivmedel, Hållbarhetskriterier för Drivmedel | Upphandlingsmyndigheten.
Samtliga nedan krav ska, där relevant, gälla för anbudsgivarens offererade produkter samt för produkter som anbudsgivaren levererar till beställaren inom ramen för kommande ramavtal.
Anbudsgivaren ska, på begäran av beställaren samt under hela avtalstiden, kunna verifiera uppfyllnad av nedan krav.
4.4.1 TCO
Samtliga av anbudsgivarens offererade datorer och bildskärmar ska uppfylla krav enligt TCO Certified eller likvärdigt.
Anbudsgivaren ska, på begäran och under hela avtalstiden, kunna uppvisa dokument som styrker att kraven på TCO Certified uppfylls. Dokumentation ska vara tydligt härledbar till den produkt som certifieringen, analysprotokollet eller annat likvärdigt intyg avser. Detta gäller för alla
produktmodeller, nya och uppdaterade, som levereras under avtalstiden.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.4.2 Datasäkert och cirkulärt återtag av digitala enheter
Anbudsgivaren ska kunna återta beställarens uttjänta produkter inom de produktområden som omfattas av ramavtalet för rekonditionering, avyttring eller återvinning.
Miljövänlig återvinning
Återtag och skrotning ska kunna ske av samtliga produktområden som omfattas av ramavtalet och ska ske kostnadsfritt. Anbudsgivaren ska ansvara för att varor fraktas och förvaras på ett säkert sätt fram till dess att all data har raderats. Om produkten går till skrotning ska det ske till miljöskrotning.
Datasäkerhet
Anbudsgivaren ska säkerställa att återtagen produkt avidentifieras och att data destrueras så att data inte kan återskapas/återläsas.
Återanvändning externt
Anbudsgivaren har rätt att sälja vidare återtagen produkt. Vid vidareförsäljning ska beställaren få 30% del av vinsten. Det ekonomiska utfallet ska redovisas.
Rapportering
Raderingscertifikat på serienummernivå ska utställas och överlämnas till beställaren.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.4.3 Fordon
4.4.3.1 Tunga och lätta fordon
Vid leverans till beställaren som genomförs med tunga fordon (>3,5 ton) ska endast fordon användas som uppfyller utsläppskraven motsvarande Euro VI.
Vid leverans till beställaren som genomförs med lätta fordon (personbilar och lätta lastbilar ≤3,5 ton) ska endast fordon användas som uppfyller utsläppskraven motsvarande Euro 6.
Undantag från ovanstående kan göras under tiden då ordinarie fordon på grund av oförutsedda händelser tillfälligt tvingas tas ur bruk. Beställaren ska i sådant fall informeras om detta.
Leverantören ska på begäran, inför uppdragsstart samt när som helst under avtalsperioden, visa upp en förteckning över registreringsnummer för de fordon som kommer att användas för leverans till beställaren.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del
4.4.3.2 Klimatkrav drivmedel stationstankning (KravId 11484)
Användningen av drivmedel som levereras enligt kontraktet ska ha ett maximalt utsläpp av växthusgaser på 31,9 gCO2e/MJ (LCA).1
Leverans på massbalansnivå är tillåtet, men såld volym förnybart drivmedel får inte omfattas av rapporteringen enligt lag (2017:1201) om reduktion av växthusgasutsläpp genom inblandning av biodrivmedel i bensin och dieselbränslen eller dubbelräknas mot flera kunder.
Beräkningen av maximalt utsläpp av växthusgaser, samt metod för redovisning av råvaror och ursprungsländer, ska kontinuerligt ligga i linje med ljusgrön nivå enligt Statens energimyndighets STEMFS 2021:1 föreskrifter om skyldighet att ge konsumenter miljöinformation om drivmedel.
1Enheten gCO2e/MJ (LCA) syftar på mängd utsläpp av växthusgaser (koldioxidekvivalenter) per energienhet, sett till hela drivmedlets livscykel.
Införstådd med och accepterar ovanstående krav
Ja/Nej. Ja krävs Generell del