6.1 PARTER
Uppdateras vid avtalsskrivning
Strängnäs kommun genom Kommunstyrelsen/SFAB/SBAB nedan kallad "beställaren".
Leverantörens namn, nedan kallad "leverantören".
6.2 AVTALETS OMFATTNING
Uppdateras vid avtalsskrivning
Detta ramavtal "avtalet" omfattar klienter med tillbehör samt servrar, lagring och nätverksutrustning enligt genomförd upphandling.
Avtalet omfattar inte begagnade produkter. Beställaren förbehåller sig rätten att kunna vända sig till annan leverantör vid köp av begagnade produkter.
6.3 AVTALSINNEHÅLL
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de sinsemellan i följande ordning:
Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 1.
Detta avtal med bilagor 2.
Skriftliga förtydliganden till upphandlingsdokumenten under anbudstiden 3.
Upphandlingsdokumenten 4.
Skriftliga förtydliganden till anbudet under upphandlingens utvärderingsfas 5.
Anbudet 6.
Tillägg och ändringar i detta avtal ska för att gälla vara skriftliga och undertecknade av behöriga företrädare för båda parter samt tydligt anges såsom ändringar i eller tillägg till detta avtal.
6.4 BILAGOR
Detta avtal får inte utan beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande överlåtas på annan leverantör och efter omständigheterna endast i enlighet med 17 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (”LOU”).
6.8 UNDERLEVERANTÖRER
Leverantören äger endast rätt att nyttja de underleverantörer som angivits i leverantörens anbud eller senare skriftligen har godkänts av beställaren.
Leverantören ansvarar gentemot beställaren för underleverantörers arbete som för eget arbete.
6.9 AVROP
6.9.1 Avropsberättigade
Uppdateras vis avtalsskrivning
Hela kommunen, d.v.s. alla nämnder har rätt att avropa från detta avtal.
Om beställaren skriftligen har angett personer som har rätt att avropa från avtalet får avrop enbart ske av dessa angivna personer. Avrop från annan än angiven person betraktas vara ogiltigt och ersättning utgår inte.
6.9.2 Avropsförfarande
Avrop ska i första hand ske via leverantörens webbshop, och i andra hand via telefon eller e-post.
6.10 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT
Leverantören ska upprätthålla den i anbudet angivna kompetensen och kapacitetsnivån under hela avtalstiden. Leverantören förbinder sig att aktivt arbeta med kompetensutveckling av sin personal.
Leverantören ska ha en för uppdraget och verksamheten ändamålsenlig organisation där ansvar och befogenheter tydligt framgår.
Beställaren ska på leverantörens begäran lämna den information, de uppgifter och de handlingar som beställaren förfogar över och leverantören behöver för att genomföra uppdraget.
Leverantören ska löpande och i god tid skriftligen informera beställaren om planerade förändringar i verksamheten, om och i den mån förändringarna kan komma att påverka dess åtaganden enligt detta avtal.
Beställaren ska löpande och i god tid skriftligen informera leverantören om planerade förändringar i verksamheten, om och i den mån förändringarna kan komma att påverka dess åtaganden enligt detta avtal.
6.11 KOMMUNIKATION
Frågor avseende avtalstolkning, avtalstrohet, ekonomiska och andra uppgörelser eller liknade avtalsrelaterade frågor ska ställas till samt hanteras av beställarens och leverantörens angivna kontaktpersoner, eller den person som respektive part hänvisar till.
Parterna ska omgående skriftligen meddela varandra om någon av kontaktpersonerna byts. Vid utbyte ansvarar parterna var för sig om att den nya kontaktpersonen är väl insatt i alla ärenden.
6.12 KRAV PÅ VARAN/TJÄNSTEN
Uppdateras vid avtalsskrivning
6.13 LEVERANSVILLKOR 6.13.1 Leverans
Leverans av samtliga avtalade produkter ska ske i enlighet med punkt 4.1.8 samt 4.2.5. Leverans ska ske på arbetsdagar mellan klockan 08:00 och 17:00 svensk tid om inte annat överenskommes.
Med arbetsdag avses helgfri vardag.
Alla leveranser ska ske i enlighet med Incoterms 2020, Delivered Duty Paid (DDP). Inga
fraktrelaterade kostnader får förekomma. Leverantören ska ansvara för koordinering gällande logistik och leverans. Leverantören ska ombesörja transport och lossa varan från anländande
transportmedel på i ordern angiven leveransadress.
Leverantören ska tillse att varor är förpackade och levereras i ändamålsenliga förpackningar som bibehåller produkternas avsedda kvalitet och egenskaper, samt att de är packade på ett sådant sätt att det lätt kan tas om hand vid lossning. Eventuella skador på emballage ska noteras på kvittensen vid leveransmottagande. Förpackning och emballage ska ingå i priset. Leverantören ska även ansvara för bortforsling av emballage.
Följesedel ska medfölja levererade produkter vid leverans.
Sker leverans på pall ska leverantören kostnadsfritt återta samtliga pallar såvida inget annat skriftligen överenskommits mellan parterna.
Leverans ska kunna ske till samtliga leveransadresser angivna i bilaga 4 - Leveransadresser.
Leveransadresser kan under avtalstiden komma att öka eller minska.
Leveransvillkoren gäller även om leverantören anlitar fristående transportör.
6.13.2 Godkännande av leverans
En leverans anses som godkänd när beställaren har kvitterat ett mottagningsbevis. På mottagningsbeviset ska framgå vem som har mottagit leveransen.
Vid leverans kommer beställaren att genomföra en leveranskontroll för att verifiera att leverans är enligt beställning samt att emballaget är intakt.
6.13.3 Felaktig leverans
En leverans anses som felaktig vid utebliven kvittering.
Vid felaktig leverans svarar leverantören för samtliga tillkommande kostnader.
Felaktig leverans ska räknas som försenad leverans i enlighet med punkt 6.13.4,
Leveransförsening, om inget annat överenskommits mellan beställaren och leverantören.
6.13.4 Leveransförsening
Om effektiv leveransdag infaller efter den avtalade leveransdagen föreligger en
leveransförsening. Vid leveransförsening ska åtgärd ske i enlighet med punkt 6.36, Åtgärdsplan vid avvikelse.
6.14 FORDON
Uppdateras vid avtalsskrivning
6.15 REKLAMATION
Vid fel i levererad produkt eller vid leverans som inte överensstämmer med lagd beställning har beställaren rätt att inom 30 dagar, kostnadsfritt, returnera produkten i fråga. Leverantören ska tillhandahålla returmaterial vid reklamationer.
Vid fel i levererad produkt har beställaren rätt att i enlighet med punkt 4.3.2, Garanti, returnera produkten i fråga.
Vid leverans som inte överensstämmer med lagd beställning har beställaren rätt att i enlighet med punkt 4.3.5, Felaktig leverans, returnera produkten i fråga.
Leverantören ska tillhandahålla returmaterial vid reklamationer.
Beställaren är skyldig att skicka produkten enligt leverantörens anvisningar.
6.16 ERSÄTTNING 6.16.1 Pris
Uppdateras vid avtalsskrivning
I avtalat pris ingår samtliga av leverantörens kostnader förenade med uppdraget.
Avtalade priser gäller i svenska kronor (SEK) och är angivna exklusive moms.
6.16.2 Kampanjer
Kampanjrabatter eller liknande rabatter från leverantören ska per automatik tillkomma beställaren fullt ut om detta medför lägre kostnader än som är avtalade.
6.16.3 Prisoptimering
Leverantören ska förhandla med grossister, tillverkare och underleverantörer för att i högsta möjliga mån hålla nere de egna nettopriserna för varor, så att de priser som erbjuds till beställaren är förmånliga och konkurrenskraftiga.
Leverantör ska, under hela avtalstiden, kunna leverera ett brett sortiment från marknadens ledande tillverkare av klienter, servrar, lagring och nätverksutrustning.
6.16.4 Prisjustering
Uppdateras vid avtalsskrivning
Samtliga priser ska vara fasta i 12 månader från avtalsstart.
Prisjusteringar får därefter ske årsvis, d.v.s. maximalt en gång per 12-månadersperiod.
Begäran om prisjustering ska för att kunna godkännas innehålla följande:
uppgift om från och med vilket datum prisjusteringen avses träda i kraft
•
uppgift om vilka avtalade produkter som omfattas av begäran
•
uppgift om leverantörens faktiska kostnadsförändringar. Kostnadsförändringarna ska bedömas som rimliga och vara väl dokumenterade med underlag utfärdade av råvaruleverantör,
tillverkare eller motsvarande. Kostnadsförändringar ska även vara specificerade med procentuell uppdelning av ändringar på exempelvis råvaror, material, arbetskostnader och transporter.
•
Begäran om prisjustering ska skickas till beställarens kontaktperson med kopia till inköpsenheten (inkop@strangnas.se)
Samtliga priser ska vara fasta i 12 månader från avtalsstart.
Prisjusteringar får därefter ske årsvis, d.v.s. maximalt en gång per 12-månadersperiod.
Begäran om prisjustering ska för att kunna godkännas innehålla följande:
uppgift om från och med vilket datum prisjusteringen avses träda i kraft
•
uppgift om vilka avtalade produkter som omfattas av begäran
•
uppgift om leverantörens faktiska kostnadsförändringar. Kostnadsförändringarna ska bedömas som rimliga och vara väl dokumenterade med underlag utfärdade av råvaruleverantör,
•
tillverkare eller motsvarande. Kostnadsförändringar ska även vara specificerade med procentuell uppdelning av ändringar på exempelvis råvaror, material, arbetskostnader och transporter.
Begäran om prisjustering ska skickas till beställarens kontaktperson med kopia till inköpsenheten (elin.rengman@strangnasbostadsab.se)
6.17 BETALNINGSVILLKOR OCH FAKTURERING
Uppdateras vid avtalsskrivning
Betalning 30 dagar netto efter erhållen leverans och mottagen korrekt faktura. Fakturerings-, expeditions-, administrations- och liknande avgifter accepteras inte. Dröjsmålsränta enligt räntelagstiftningen.
All fakturering ska ske elektroniskt.
Om inte annat överenskoms ska nätverket PEPPOL och formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 användas.
Beställarens elektroniska adress inom PEPPOL är 0007:2120000365.
Av faktura ska framgå beställarens namn, 6-siffrig referenskod som uppges av beställaren.
Betalning 30 dagar netto efter erhållen leverans och mottagen korrekt faktura. Fakturerings-, expeditions-, administrations- och liknande avgifter accepteras inte. Dröjsmålsränta enligt räntelagstiftningen.
Fakturering ska ske i enlighet med bilaga 2 - Faktureringsrutiner.
6.18 SAMVERKAN
Beställaren kan komma att kalla till avstämningsmöten hos beställaren. Leverantören ska medverka vid dessa möten. Ersättning för medverkan i möten utgår inte. Möten kan komma att ske digitalt eller på plats i Strängnäs.
Leverantören ska aktivt bidra till att samarbetet med beställaren utvecklas. Leverantören ska arbeta proaktivt gentemot beställaren genom att informera om aktuellt läge på marknaden samt
omvärldsbevakningar.
6.19 UPPFÖLJNING OCH REVISION
Uppföljning och revision av ställda krav och villkor sker i enlighet med beställarens modell för leverantörsuppföljning. Leverantören är skyldig att medverka i och bidra till beställarens uppföljningsarbete.
Löpande uppföljning/avstämning ska ske på beställarens initiativ minst en (1) gång per månad om inte annat överenskommes. Som minst ska leverantörens kontaktperson delta från leverantörens sida. På uppföljnings-/avstämningsmöten ska:
Information om framtida planerade produktbyten ske. I samband med produktbyte av digitala enheter med tillhörande tjänster och support ska leverantören ge kostnadseffektiva och kvalificerade råd. Rådgivning ska ske med hänsynstagande till beställarens befintlig miljö, budget, lämpliga alternativa lösningar, stabila leveranser, kostnadseffektivitet samt för- och nackdelar med de föreslagna lösningarna.
•
Leverantören kostnadsfritt tillhandahålla statistik till beställaren.
•
Beställaren kunna få ta del utav information rörande ärendens status
•
Leverantören ska veckovis tillhandahålla en rapport med samtliga pågående ärenden till beställarens IT-avdelning.
Beställaren har även rätt att hos leverantören genomföra revisioner avseende avtalet genom tredje
part.
Vid uppföljning och revision ska leverantören tillhandahålla erforderlig dokumentation samt delta med relevant personal. Leverantören ska även svara på skriftliga frågor och skicka material som efterfrågas.
Ovanstående gäller också eventuella underleverantörer. Beställarens möjlighet till uppföljning och revision fritar inte leverantören från ansvar.
6.20 ESKALERING
Leverantören ska tillhandahålla en representant från ledningen gentemot beställaren vid behov av eskalering.
6.21 STATISTIK
Vid behov ska beställaren skriftligen erhålla uppgift över fakturerade uppdrag som utförts under det gångna året. Motsvarande uppgifter ska beställaren även erhålla vid avtalsuppsägning. Uppgiften ska vara beställaren tillhanda senast en (1) månad efter anmodan eller efter avtalsuppsägningen.
Uppgifterna ska gå att läsa och behandla i MS Excel.
Leverantören ska kunna tillhandahålla beställaren med statistik och analyser. Statistik och analys ska som minst omfatta:
Utfall för åtgärdstider
Leverantören ska följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning och får inte i sin verksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning, eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande.
6.23 MILJÖ
Uppdateras vid avtalsskrivning
6.24 KVALITETSLEDNING
Uppdateras vid avtalsskrivning