I detta analysavsnitt presenteras resultatet från den tematiska analysen av den insamlade empirin. Analysen är strukturerad efter de förändringsteman som identifierats i den tematiska analysen. De teman som identifierats är: “samskapande av värde”, “risk för felaktiga
bedömningar” samt “handläggarens ekonomiska inflytande minskar”.
5.1 Samskapande av värde
En förändring som identifierades genom den tematiska analysen av empirin är att samskapande av värde mellan aktör och IT-system har uppstått sedan Kuben börjat användas. Ett annat exempel på förändring som beskrivs under temat är värde i form av förbättrad kommunikation mellan aktörerna.
5.1.1 Förändring i arbetsuppgifter för handläggarna
Samtliga kommuner som använder Kuben valde systemet för att det ska vara ett stöd för handläggarna att arbeta enligt IBIC, vilket är viktigt då det är ett sätt för personalen inom äldreomsorgen att ge individer omsorg utifrån de lagar och förordningar som Socialstyrelsen tagit fram ([1; 3]; SoL, SFS 2001:453). Tidigare forskning (Leavitt, 1965; Lyytinen &
Newman, 2008) har visat att en organisations struktur kan påverka organisationens IT-system (figur 1). Eftersom Kuben valdes för att underlätta för handläggarna att ge individer omsorg utifrån lagar och förordningar visar denna studie att en organisations struktur kan påverka valet av IT-system. Flera av respondenterna beskrev att en positiv förändring Kuben medfört genom att stödja IBIC är att det möjliggör att hela behovsbedömningsprocessen, från den initiala utredningen av individens behov till resursfördelningen, kan genomföras enligt IBIC.
Samtidigt har studien indikerat att arbetsuppgifterna förändrats på grund av IBIC snarare än användningen av Kuben. Tidigare forskning (Leavitt, 1965; Lyytinen & Newman, 2008) har visat att införandet och användningen av ett nytt IT-system ofta leder till förändringar i organisationens aktiviteter eller vice versa på grund av den inbördes påverkan som finns mellan de olika områdena (figur 1). Att Kuben påverkat handläggarnas arbetsuppgifter och att arbetsuppgifterna påverkade valet av Kuben indikerar att det finns en inbördes påverkan mellan en organisations IT-system och aktiviteter. Enligt Power (2004) är BSS ursprungligen utformade för att ge chefer rapporter med ekonomisk information för att stödja strategiska beslut inom tillverkningsindustrin. Eftersom Kuben är utformat för att handläggare ska kunna bedöma individers behov enligt IBIC visar denna studie att BBS även skapar underlag för att stödja strategiska beslut inom äldreomsorgen.
Majoriteten av respondenterna upplevde att Kuben är lätt att använda. En positiv förändring som två respondenter belyste är att Kubens utformning är en stor förbättring jämfört med det verksamhetssystem som de använder. Utformningen underlättar också i
behovsbedömningsprocessen enligt de två respondenterna. Studien har även indikerat att användningen av Kuben varit ett incitament för handläggarna att vilja förstå IBIC och ett verktyg för att kunna lära sig att göra behovsbedömningar enligt IBIC snabbare. Leavitt (1965) har visat att en organisations aktiviteter är de arbetsuppgifter organisationen behöver utföra för att uppnå sina mål. Enligt Leonardi (2011) är det dessutom viktigt att de IT-system en organisation använder stödjer organisationens processer och arbetsuppgifter för att de anställda ska känna att de har möjlighet att uppnå sina mål (Leonardi, 2011). Att Kuben varit ett stöd för de nya arbetsuppgifterna som IBIC inneburit och har bidragit till att handläggarna lär sig de nya rutinerna snabbare är därmed i linje med vad Leavitts (1965) och Leonardis (2011) resultat visade.
5.1.2 Förändring i individens deltagande
Studien har påvisat att IBIC och Kuben bidragit till att personalen inom äldreomsorgen fått en ökad förståelse för de bakomliggande orsakerna till att en individ har ett visst behov. Flera respondenter beskrev att det beror på att individen blivit mer involverad i
behovsbedömningsprocessen, både när det gäller utredningen om vad individen faktiskt kan göra själv och hur tiden för de insatser individen har behov av ska fördelas. Enligt Leavitt (1965) utför organisationers anställda handlingar i relation till andra anställda för att lösa organisationens aktiviteter (figur 1). Att handläggarna involverar individerna när de utför behovsbedömningar i Kuben indikerar att externa aktörer hjälper organisationen att lösa organisationens aktiviteter.
Att involvera individerna i behovsbedömningen har enligt respondenterna dessutom resulterat i bättre behovsbedömningar och därmed bättre insatser till individerna. Ett syfte med att arbeta enligt IBIC inom äldreomsorgen är att stärka individens delaktighet i insatsernas utredning, planering, genomförande och uppföljning [1; 3]. Användningen av Kuben har bidragit till att handläggarna lättare kan involvera individerna i behovsbedömningen, vilket är i linje med IBIC:s syfte. Enligt Hu et al. (2017) är deltagande och engagemang en viktig faktor för att uppnå social hållbarhet inom äldreomsorgen. Eftersom insatserna förbättras vid användning av Kuben visar även denna studie att den sociala hållbarheten kan öka för individerna. Enligt Nugroho och Hermawan (2018) kan BSS bidra till bättre beslutsfattande genom att tillhandahålla information som är relevant för användarna i den kontext systemet används för att kunna ta välgrundade beslut. Att ökad involvering av användarna bidragit till bättre beslutsfattande är i linje med vad Nugroho och Hermawans (2018) resultat visade.
Ruland (1999) visade att användningen av BSS för att inkludera individen i planeringen av dess insatser gör det möjligt att förbättra insatserna och göra individerna mer nöjda. Eftersom individernas insatser förbättrats när Kuben börjat användas och individen därmed inkluderas i planeringen antyder studien att individernas insatser blir bättre vid användningen av BBS.
5.1.3 Förändring i arbetsuppgifter för vårdarna
Hälften av respondenterna berättade att IBIC och användningen av Kuben förändrat vårdarnas arbetsuppgifter. Bland annat genom att de fått ett ökat ansvar att planera och fördela tiden för insatserna. Enligt Keen (1981) utvärderar användaren av BSS resultatet från systemet och väljer sedan nästa steg i processen. Eftersom det är vårdarna som beslutar om hur tiden för insatserna ska fördelas sedan IBIC implementerades och Kuben började användas visar denna studie att det inte längre är handläggarna som utför bedömningen som tar beslut om nästa steg i processen. Tidigare forskning (Leavitt, 1965; Lyytinen & Newman, 2008) har även visat att organisationers IT-system och aktiviteter kan påverka aktörerna (figur 1). Att vårdarna påverkas av Kuben och IBIC är därmed i linje med vad Leavitts (1965) och Lyytinen och Newmans (2008) resultat visat.
Studien har visat att individernas och vårdarnas ökande deltagande i behovsbedömningen i Kuben har bidragit till en ökad förståelse för behoven. Hedström (2007) visade att
användningen av IT-system inom äldreomsorgen kan leda till bättre information om en individs behov. Att Kuben bidragit till att vårdarna fått en ökad förståelse för individernas behov är därmed i linje med Hedströms (2007) resultat. Samtidigt upplevde respondenten som arbetade som vårdare inom äldreomsorgen inte att Kuben förändrat vårdarnas arbete på något sätt eftersom respondenten inte kände till Kuben. Det visar att uppfattningen om vilket värde Kuben tillför till behovsbedömningen inom äldreomsorgen varierar mellan respondenterna.
Resultatet indikerar att användningen av Kuben bidragit till mer rättvisa, jämställda och
individanpassade behovsbedömningar eftersom handläggarna nu kan fokusera mer på vilka behov och begränsningar individen har jämfört med tidigare. Hedström (2007) konstaterade att förbättrad information om en individs behov som användningen av IT-system inom äldreomsorgen kan bidra till även kan resultera i att individen får en korrekt, individualiserad och säker omsorg oavsett vem vårdaren är. Det har i sin tur bidragit till att det blivit tydligare för vårdarna vilka insatser de ska utföra hos en individ (Hedström, 2007). Likt Hedströms (2007) resultat visar även denna studie att användningen av BBS inom äldreomsorgen kan resultera i att individen får en mer korrekt, individualiserad och säker omsorg.
5.1.4 Förändring i kommunikation
Enligt två av respondenterna har Kuben bidragit till att kommunikationen mellan handläggare och vårdare förändrats sedan de började använda Kuben då de numera diskuterar varför en individ har ett visst behov av stöd i högre utsträckning än innan. En av respondenterna påpekade att denna typ av diskussioner bidrar till en ökad förståelse för individernas olika behov. Resultatet visar även att Kuben vid dessa diskussioner har varit ett stöd för
handläggarna eftersom de med stöd av Kuben tydligare kan visa vårdarna att
behovsbedömningen utförts på ett korrekt sätt. Keen (1981) har beskrivit BSS som en personalassistent som användaren delegerar aktiviteter som hämtning, beräkning och rapportering till. Eftersom Kuben assisterar handläggarna i att utföra behovsbedömningar enligt IBIC genom att omvandla individernas behov till tid [2] visar även denna studie att BBS kan hjälpa användaren att generera information som användaren behöver för att kunna fatta välgrundade beslut. En anledning till att använda IBIC inom äldreomsorgen är att det underlättar samarbetet mellan personalen [1; 3]. Eftersom handläggarna och vårdarna diskuterar individernas behov i större utsträckning efter att Kuben började användas visar denna studie att BBS som stödjer IBIC underlättar samarbete mellan personalen. Tidigare forskning (Leavitts, 1965; Lyytinen & Newman, 2008) har visat att en organisations struktur, som bland annat består av avdelningar och kommunikationsmönster, kan påverkas vid
användningen av IT-system (figur 1). Att handläggarna och vårdarna både kommunicerar och samarbetar mer sedan Kuben infördes indikerar att BBS påverkar strukturen i en organisation.
5.2 Risk för felaktiga bedömningar
En förändring som identifierats från den tematiska analysen av empirin är förändringar i risken för att handläggarna att göra felaktiga bedömningar på grund av Kubens struktur och innehåll.
5.2.1 Förändring i handläggarnas arbetsbelastning
Studiens resultat har visat att majoriteten av kommunerna använder Kuben som ett resursfördelningssystem och utför behovsbedömningen i ett annat system. På grund av att Kuben bidragit till att handläggarna behöver arbeta i två system har
behovsbedömningsprocessen komplicerats och tar längre tid, då det inte går att integrera Kuben med kommunernas verksamhetssystem. Att Kuben inte går att integrera innebär dubbelarbete för handläggarna, då de behöver överföra data manuellt mellan två olika
system. Resultatet i denna studie har visat att det i sin tur ökar risken för att handläggarna gör felaktiga bedömningar. Cresswell et al. (2017) har observerat att avsaknad av
integreringslösningar ökar risken att informationsöverföringen vid användningen av IT-system inom äldreomsorgen blir mindre effektiv och att data behöver matas in flera gånger.
Problemen som uppstår på grund av att Kuben inte går att integrera är därmed i linje med vad Cresswell et al.:s. (2017) resultat visar. Samtidigt påvisade resultatet att arbetet enligt IBIC också varit en bidragande orsak till att bedömningarna tar längre tid eftersom det är fler områden som ska behandlas nu än innan. Tidigare forskning (Keen, 1981; Shim et al., 2002)
har visat att BSS ska förbättra effektiviteten och produktiviteten hos chefer och tjänstemän handläggare inom äldreomsorgen. Införandet och användningen av Kuben har däremot bidragit till att behovsbedömningsprocessen komplicerats och tar längre, vilket visar att effektiviteten och produktiviteten minskat i samband med användning av BBS.
Studiens resultat visade att begreppen i verksamhetssystemet inte stämde överens med BBS:et vilket gjorde det svårt för handläggarna att förstå hur information skulle överföras mellan systemen på ett korrekt sätt. Resultatet visade att en anledning till det var att
verksamhetssystemen automatiskt uppdaterade begreppen om IBIC förändras, vilket inte gjordes i Kuben. De olika begreppen i Kuben och verksamhetssystemet ökar risken för att handläggarna gör felaktiga bedömningar, vilket i sin tur kan resultera i att individen inte får tillräckligt med tid för de behov han eller hon har. Hedström (2006) visar att kompetensbrist bland personal inom äldreomsorgen kring hur IT-system ska användas kan resultera i en minskad trygghet och säkerhet i äldreomsorgen. Att studien indikerat att handläggarnas kompetensbrist vid användningen av Kuben ökar risken för felaktiga bedömningar kan ses som en minskad trygghet och säkerhet, vilket är i linje med vad Hedströms (2006) resultat visat. Ett syfte med IBIC är att göra utredningar inom äldreomsorgen mer likvärdiga och rättssäkra genom att handläggarna och vårdarna använder samma arbetssätt och gemensamma begrepp [1; 3]. Att begreppsförvirringen som uppstår hos handläggarna vid användningen av Kuben kan resultera i felaktiga bedömningar visar att BBS som stödjer IBIC inte
nödvändigtvis bidrar till att behovsbedömningarna blir mer likvärdiga och rättssäkra.
Studien visar att samtliga handläggare i en av kommunerna som behöver utföra dubbelarbete sedan Kuben börjat användas var motståndare till systemet, bland annat på grund av den ökade risken för felaktiga behovsbedömningar som det innebar. Tidigare forskning visar att en konsekvens av IT-systemanvändning i en organisation är att de anställda upplever en ökad arbetsbelastning, vilket bidrar till att de börjar göra motstånd (Gibson, 2003; Markus, 1983;
Kanter et al., 2003). Att ökad arbetsbelastning vid användningen av Kuben kan orsaka användarmotstånd är i linje med vad Gibsons (2003), Markus (1983) och Kanter et al.:s (2003) resultat visat. Tidigare forskning (Leavitts, 1965; Lyytinen & Newman, 2008) har även visat att användningen av IT-system kan påverka organisationens aktörer och aktiviteter (figur 1). Eftersom användningen av Kuben resulterat i att det tar längre tid för handläggarna att utföra behovsbedömningarna och att det påverkar dem negativt visar också denna studie att BBS påverkar organisationens aktörer och aktiviteter.
5.2.2 Förändring i systemutformning
Resultatet har indikerat att över en tredjedel av frågorna i Kuben är irrelevanta för
handläggarna att besvara då de behandlar områden som inte behöver behandlas i utredningen.
Dessutom framkom det att handläggarna ofta utgår från sin yrkeserfarenhet när de gör
behovsbedömningar och att de därför missar att ställa alla frågor som finns i Kuben i samband med en utredning. Ett exempel på det som påvisades i resultatet är att handläggarna
fortfarande använder penna och papper när de gör utredningar hos individen. Detta trots att Kuben är en molntjänst som gör det möjligt för dem att utföra behovsbedömningen direkt i Ipads som tillhandahålls av kommunen. Orsakerna till att handläggarna inte använde Ipads vid besöken hade respondenterna olika uppfattningar om. Resultatet antyder att det kunde vara åldersrelaterat eller bero på att det var för krångligt för handläggarna att leta upp en Ipad och sedan logga in på den. Cresswell et al. (2017) visar att avsaknad av integration kan leda till att handläggarna behöver logga in i flera olika system, vilket förhindrar effektiv
informationsöverföring och därför kan ses som en risk inom äldreomsorgen. Eftersom
handläggarna använde papper och penna istället för Ipads för att slippa logga in i Kuben visar
studien att avsaknad av integrering förhindrar att informationsöverföring sker på ett effektivt sätt. Resultatet indikerade även att handläggarnas uppfattning är att individerna är mer bekväma med att handläggarna använder papper och penna istället för tekniska hjälpmedel.
Wang, Yang och Dong (2017) konstaterade dock att individer dagligen använder tekniska hjälpmedel som ett stöd i sin vardag. Då denna studie indikerar att individer skulle vara obekväma med att tekniska hjälpmedel används är den inte i linje med vad Wang, Yang och Dongs (2017) resultat visat.
Resultatet visar att Kuben är utformat för att stödja behovsbedömningar enligt IBIC. Dock visar resultatet att handläggarna inte alltid använder Kuben på rätt sätt. Exempelvis indikerar resultatet att handläggarna ibland hoppar över frågor i Kuben, vilket kan öka risken för att behovsbedömningarna blir felaktiga. Tidigare forskning har visat att IT-systemets utformning kan påverka en organisation i hög grad (Leavitt, 1965; Lyytinen & Newman, 2008;
Orlikowski & Scott, 2008). Att handläggarnas felanvändning av Kuben kan resultera i felaktiga behovsbedömningar visar att ett BBS utformning kan påverka organisationers aktiviteter.
Resultatet indikerade att handläggarna upplevde det svårt att säkerställa att en individs behov alltid blir rätt i Kuben för att allt inte kan fångas upp med teknik och struktur. Tidigare forskning (Keen, 1981; Keen & Scott Morton, 1987; Shim et al., 2002) har visat att BSS stödjer, snarare än att ersätta, bedömning genom att utföra analyser åt användaren på ett strukturerat sätt utan att beslutsprocessen automatiseras. Dessutom har tidigare forskning (Leavitt, 1965; Lyytinen & Newman, 2008) visat att strukturen i en organisation kan påverkas av organisationens IT-system (figur 1). Eftersom Kubens struktur inte säkerställer att
behovsbedömningarna blir korrekta indikerar denna studie att analyserna ett BBS utför inte alltid ger användaren ett korrekt beslutsunderlag.
5.3 Handläggarnas ekonomiska inflytande minskar
En förändring som identifierades i den tematiska analysen av empirin är förändringar i handläggarnas inflytande över ersättningen och därmed även ekonomin.
5.3.1 Förändring i handläggarnas inflytande över ersättning
Resultatet påvisade att Kuben minskat handläggarnas inflytande över ersättningen, och därmed inflytandet över ekonomin, i behovsbedömningsprocessen sedan BBS:et började användas. Enligt tidigare forskning (Leavitts, 1965; Lyytinen & Newman, 2008; Kallinikos, Hasselbladh & Marton, 2013) leder användningen av IT-system i en organisation ofta till att dess arbetsuppgifter förändras (figur 1). Eftersom Kuben bidragit till att handläggarna inte längre hanterar arbetsuppgifter som berör ekonomi i samma utsträckning som tidigare indikerar denna studie att handläggarnas arbetsuppgifter förändrats i samband med att de började använda ett BBS. Att Kuben minskar handläggarens inflytande och kontroll över ekonomin ses som en fördel av vissa handläggare och som en nackdel av andra. Enligt Leavitt (1965) kan en organisations aktörer bland annat kännetecknas av sina attityder och att de påverkas av organisationens IT-system och arbetsuppgifter. Att vissa handläggare upplever det minskade ekonomiska inflytandet Kuben bidragit till som en fördel medan andra
handläggare upplever det som en nackdel indikerar att handläggarna attityd till förändringar i organisationens IT-system och arbetsuppgifter påverkar hur de upplever förändringen.
5.3.2 Förändring i behovsbedömningens utgångspunkt
Studien indikerar att fördelen med att handläggarnas ekonomiska inflytande minskar är att behovsbedömningen numera görs utifrån behoven istället för kommunens ekonomi. Hedström
(2007) konstaterade att en fördel med att använda IT-system inom äldreomsorgen är att informationen om individen och dess behov förbättras, vilket kan leda till förbättrade insatser.
Studiens resultat visar likt Hedström (2007) att insatserna inom äldreomsorgen kan förbättras vid användningen av BBS.
5.3.3 Förändring i social hållbarhet bland handläggarna
Det som handläggarna upplevt som negativt med det minskade inflytandet över ekonomin som Kuben bidragit till är enligt en av respondenterna att de inte längre kan bestämma över vilken ersättning en individ bör få i samband med behovsbedömningen. Resultatet visar på att det skapat en oro hos handläggarna, då de tidigare haft kontroll över alla delar i
behovsbedömningen. Tidigare forskning (Leavitt, 1965; Lyytinen och Newmans, 2008) har visat att användningen av IT-system påverkar aktörerna (figur 1). Eftersom handläggarna förlorat inflytande över ersättningen och börjat känna oro sedan de började använda Kuben visar även denna studie att användningen av ett BBS påverkar aktörerna.
Resultatet indikerar att det finns ett motstånd till Kuben i den kommun där handläggarnas ekonomiska inflytande minskat sedan systemet började användas. Tidigare forskning (Gibson, 2003; Markus, 1983; Kanter, Stein & Jick, 2003) har visat att en anledning till att
användarmotstånd uppstår vid användning av IT-system är att det förändrar organisationens rutiner, vilket bland annat kan resultera i att aktörernas inflytande över hur deras
arbetsuppgifter ska utföras minskar, eller att deras arbetsbelastning ökar. Eftersom handläggarnas motstånd till Kuben uppstått på grund av att deras ekonomiska inflytande minskat visar även denna studie att förändringar i aktörernas inflytande kan leda till
användarmotstånd. Användarmotstånd kan enligt befintlig forskning dessutom resultera i en arbetsmiljö som påverkar personalens välmående negativt (Stansfeld & Candy, 2006). Att användningen av Kuben bidragit till att handläggarna känner oro indikerar att användningen av BBS kan bidra till minskat välmående hos personalen.