Denna studies syfte var att bidra med kunskap om hur införandet och användning av IT-system förändrar en organisatorisk process genom att undersöka hur behovsbedömningen inom äldreomsorgen förändras vid användning av behovsbedömningssystem. I detta avsnitt presenteras en diskussion som utgår från resultatet och analysen och ligger till grund för studiens slutsats.
6.1 Kontextens påverkan på BBS
En stor förändring vid användningen av BBS inom äldreomsorgen jämfört med
beslutsstödsystemens ursprungliga användningsområde är att det handlar om att bedöma människors behov istället för strategiska beslut i tillverkningsindustrier. Eftersom arbetet inom äldreomsorgen innebär att speciella lagar och förordningar gällande individens rättigheter behöver följas skiljer sig äldreomsorgen åt från andra organisationer som inte arbetar med omvårdnad. Äldresomsorgens struktur ställer helt andra krav på hur systemet bör användas och därmed också på valet av BBS. Exempelvis måste informationen om individen bakom en viss behovsbedömning vara sekretessbelagda, då det kan innefatta känslig
information om människor istället för ekonomi. Det kan också sannolikt vara svårare att säkerställa att den data som förs in i systemet är korrekt eftersom en människas behov är ett mjukare värde än ekonomiska värden som exempelvis föregående års försäljning eller dylikt.
Inom äldreomsorgen kan det till exempel finnas individer som lider av demens eller andra sjukdomar som gör det svårt att bedöma deras behov, speciellt i kommuner som arbetar enligt IBIC och därför ska involvera individen i behovsbedömningen och planeringen.
6.2 Förändring i beslutsfattande
Vid användningen av BBS har det tidigare varit användaren av BBS:et som beslutat vad som ska hända efter att behovsbedömningen utförts. Inom äldreomsorgen var det till exempel handläggarna som beslutade om hur tiden skulle fördelas för en individ. Olika aktiviteter hade beräknats ta en viss tid att utföra, en dusch kunde till exempel beräknats vara 13 minuter och skulle utföras tre gånger i veckan. Sedan Kuben började användas beräknas tiden en individ behöver istället i en tidssumma som det är vårdarens ansvar att planera tillsammans med individen. Användningen av BBS inom äldreomsorgen har alltså resulterat i en förskjutning av ansvaret för tidsplaneringen. Dessutom har handläggarnas beslutsfattande förändrats ytterligare, då de numera fattar beslut om vilka insatser en individ behöver tillsammans med individen utifrån dess behov istället för att utgå från kommunens ekonomi. Att individerna inkluderas i utredningen och planeringen har resulterat i att de upplever att omvårdnaden blivit bättre. Individernas ökade involvering i behovsbedömningsprocessen innebär samtidigt att det inte längre bara är handläggarna som ensamt utför behovsbedömningar inom
äldreomsorgen utan även externa aktörer. När individerna är nöjda med omvårdnaden kan det sannolikt även leda till att vårdarna upplever att deras arbetsmiljö förbättras och att den sociala hållbarheten inom äldreomsorgen ökar. I studien hade vi bara möjlighet att komma i kontakt med en vårdare som inte kände till Kuben och därför inte kunde avgöra om det lett till några förändringar eller inte.
Orsaken till att beslutsfattandet förändrats kan bero på IBIC snarare än BBS:et. Eftersom Kuben är uppbyggt för att stödja IBIC genom att exempelvis öka individens deltagande samt kommunikationen mellan handläggare, vårdare och individ är det i många fall svårt att avgöra om det är BBS:et eller arbetsuppgifter och rutiner som bidragit till förändringen.
6.3 Molnbaserade BBS påverkan på effektivitet och äldreomsorgens ekonomi Eftersom Kuben är en molntjänst finns det möjlighet för handläggarna att utföra
behovsbedömningen direkt i Ipaden som kommunerna köpt in för det ändamålet vid utredningen med individen. Handläggarna använder dock penna och papper istället för att deras uppfattning är att det är vad individerna föredrar. Eftersom många individer använder olika tekniska hjälpmedel i sin vardag kan det snarare vara en ursäkt från handläggarnas sida att slippa använda Ipads, då de bland annat tycker att det är krångligt att de behöver leta upp en Ipad och logga in i BBS:et. Att handläggarna behöver lägga tid på att logga in i de olika systemen de arbetar i när de byter enhet minskar deras möjligheter till att effektivt kunna föra in information i BBS:et, vilket kan öka risken för att bedömningarna blir felaktiga. Samtidigt har handläggarna uttryckt frustration över att de behöver utföra dubbelarbete eftersom data ska flyttas manuellt från ett system till ett annat. När de använder papper och penna innebär det att de adderar ytterligare ett moment i behovsbedömningsprocessen eftersom de måste lägga in informationen från papper till system i ett första steg. Att utföra den typen av arbete är tidskrävande och genererar inget värde till organisationen. Ur ett ekonomiskt perspektiv kan det vara gynnsamt att se över om sådana aktiviteter kan elimineras, då det inte är
ekonomiskt hållbart att arbeta på det sättet i längden. Att få handläggarna att använda Ipaden eller någon annan enhet med internetuppkoppling där de kommer åt molnet hade varit ett bra första steg för att eliminera onödiga aktiviteter. Mer utbildning kring hur ett molnbaserat BBS kan användas vid utredningen med individerna kan sannolikt leda till ett ökat användande.
6.4 BBS påverkan på effektivitet och produktivitet
Vid studiens början var vår uppfattning om Kuben att det användes för att utföra
behovsbedömningar eftersom det benämns som ett BBS. Det visade sig dock att majoriteten av kommunerna använder det enbart för resursfördelning och utförde behovsbedömningen i ett separat system. Att Kuben inte användes som både BBS och resursfördelningssystem som det är tänkt att användas kan ha varit orsaken till att det uppstod begreppsförvirring och dubbelarbete som resulterade i användarmotstånd och minskad social hållbarhet bland
handläggarna. Dessa problem hade sannolikt kunnat undvikas om det var möjligt att integrera BBS med befintliga system och hade även kunnat minska risken för felaktiga bedömningar.
De organisationer som använder system som inte går att integrera och som på grund av det har personal som gör motstånd behöver hitta lösningar för att hantera det. För att minska den ökade arbetsbelastningen som handläggarna sannolikt känner när de behöver tolka och
“översätta” de olika begreppen i BBS:et och verksamhetssystemet hade organisationen exempelvis kunnat skapa en manual om hur begreppen ska “översättas” eller något liknande.
Att utformningen av BBS kan orsaka begreppsförvirring och dubbelarbete kan öka risken för felaktiga behovsbedömningar trots att de ska vara utformade för att hjälpa handläggarna att göra bättre behovsbedömningar än de hade gjort utan systemet. Att formuleringar av frågor och begrepp är konsekventa och tydligt kan kännas igen av handläggarna kan vara viktigt för att undvika missförstånd i utredningen av individens behov som kan resultera i felaktiga bedömningar. Dessutom kan begreppsförvirringen leda till att handläggarnas bedömningar inte blir likvärdiga och rättssäkra som de ska bli vid IBIC-arbete. Om BBS:et likt en av kommunernas verksamhetssystem hade kunnat uppdatera IBIC-begreppen automatiskt när de förändras i ICF hade behovsbedömningarna sannolikt blivit mer korrekta, likvärdiga och rättssäkra. I studien framkom det dock att struktur och teknik ibland kan bidra till att behovsbedömningarna inte blir lika bra som handläggarna hade önskat. Eftersom alla människor är olika har sannolikt individer olika behov.Därav kan det vara svårt att försöka standardisera en process som innefattar att skapa en unik insatsplanering för varje individ.
Från början var tanken med ett BBS att det ska förbättra effektiviteten och produktiviteten hos exempelvis handläggare inom äldreomsorgen. Studien visar dock att både produktiviteten och effektiviteten hos handläggarna minskat sedan Kuben började användas. Detta kan bero på att Kubens utformning bidragit till att handläggarna utför arbete som inte tillför något värde inom äldreomsorgen. Samtidigt tar utredningarna längre tid nu jämfört med tidigare eftersom
handläggarna arbetar enligt IBIC i BBS:et, då fler livsområden ska behandlas nu jämfört med tidigare. Att effektiviteten minskat hos handläggarna behöver därför inte enbart vara negativt utan kan vara en indikation på att kvaliteten i behovsbedömningen har ökat. Produktiviteten och effektiviteten i dagens behovsbedömningsprocess bör därför inte jämföras med
behovsbedömningar som genomförts innan införandet av IBIC.
6.5 Sammanfattning av diskussion
Utifrån analysen och diskussionen har nio förändringar i behovsbedömningen identifierats efter att Kuben börjat användas (figur 4). De identifierade förändringarna kan sannolikt bidra till en ökad förståelse för hur ett införande och användning av ett BBS förändrar
organisatoriska processer.
Figur 4 - Identifierade förändringar i relation till de förändringsområden som identifierats i litteraturstudien.