Kandidatuppsats
Affärssystemsprogrammet
Behovsbedömning inom äldreomsorgen med behovsbedömningssystem
En studie om förändring i samband med att behovsbedömningssystem börjat användas
Informatik 15 hp
Halmstad 2020-06-05
Anders Hamnér och Jenny Hasth
Förord
Vi vill börja med att tacka alla respondenter som delat med sig av kunskap och erfarenhet inom området. Tack vare er har vi kunnat svara på frågeställningen och uppnå studiens syfte.
Vi vill också rikta ett stort tack till våra handledare Ewa Zimmerman och Kotaiba Aal som hjälpt och väglett oss genom arbetets gång. Slutligen vill vi även passa på att tacka studenter från Affärssystemprogrammet och Digital design och innovation, som agerat opponenter under seminarium och bidragit med värdefull feedback.
Tack.
Halmstad, juni 2020
Anders Hamnér Jenny Hasth
_________________ _________________
Abstrakt
IT-system är idag en del av i stort sett varje organisation. Tidigare forskning har visat att införandet och användningen av nya IT-system påverkar organisationens struktur, aktiviteter och aktörer och att mer forskning behövs för att förstå hur IT-systemen förändrar
organisatoriska processer. Äldreomsorgen är ett exempel på en kontext där mer forskning behövs enligt tidigare forskning. Det blir allt vanligare att Sveriges kommuner implementerar arbetssättet “Individens Behov I Centrum” (IBIC) i äldreomsorgen, vilket förändrar hur bedömning av individers behov utförs. Som stöd i arbetet med behovsbedömning i enlighet med IBIC har flera av landets kommuner börjat använda behovsbedömningssystemet Kuben.
Studien syftar till att bidra med ny kunskap om hur IT-system förändrar organisatoriska processer. Med en abduktiv ansats och kvalitativa intervjuer som metod belyser vi i denna studie hur Kuben förändrat behovsbedömningsprocessen utifrån en handläggares perspektiv.
Med utgångspunkt i vår litteraturstudies tre förändringsområden visade resultatet exempelvis att Kubens avsaknad av integrering med kommunernas verksamhetssystem leder till en ökad risk för felaktiga behovsbedömningar. Samtidigt visade resultatet även att användning av Kuben bland annat leder till en högre kvalitet i behovsbedömningen. Om förändringen i kvaliteten beror på användning av Kuben eller IBIC är dock svårt att avgöra eftersom Kuben och IBIC i de flesta fall har införts samtidigt. Studiens slutsatser har bidragit till
rekommendationer för organisationer som avser att implementera behovsbedömningssystem samt riktlinjer för framtida forskning.
Nyckelord: Behovsbedömning, äldreomsorg, beslutsstödsystem, behovsbedömningssystem, förändring, IBIC.
Abstract
IT systems are today part of virtually every organization. Previous research has shown that the introduction and use of new IT systems affects the structure, activities and actors of the organization and that more research is needed to understand how IT systems change
organizational processes. According to previous research the elderly care is an example of a context where more research is needed. It is becoming increasingly common for Sweden's municipalities to implement the "Individens behov i centrum" approach (IBIC) in the elderly care, which changes how assessment of individuals' needs is carried out. In support of the work on needs assessment in accordance with IBIC, several of the country's municipalities have started to use the needs assessment system Kuben. The aim of this study is to contribute with new knowledge about how IT systems change organizational processes. Using an abductive approach and qualitative interviews as a method, we illustrate how Kuben has changed the needs assessment process from the perspective of a practitioner. On the basis of the three areas of change in our literature study, the results showed for example that Kubens lack of integration with the municipalities' ERP systems leads to an increased risk of incorrect needs assessments. At the same time, the results also showed for example that the use of Kuben leads to higher quality in the needs assessment. However, whether the change in quality is due to the use of Kuben or IBIC is difficult to determine since in most cases Kuben and IBIC have been introduced simultaneously. The study's conclusions have contributed to recommendations for organizations that intend to implement needs assessment systems as well as guidelines for future research.
Keywords: Needs Assessment, Elderly Care, Decision support system, Needs Assessment System, Change, IBIC.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
2 Litteratur ... 3
2.1 Behovsbedömning inom äldreomsorgen ... 3
2.1.1 Socialtjänstlagen (SoL) ... 3
2.1.2 Individens behov i Centrum (IBIC) ... 3
2.2 Användning av IT-system inom äldreomsorgen ... 4
2.2.1 Beslutsstödsystem (BSS) och behovsbedömningssystem (BBS) ... 4
2.2.2 Kuben ... 5
2.3 Organisation ... 5
2.3.1 Social hållbarhet inom äldreomsorgen ... 6
2.4 Litteratursammanfattning ... 7
3 Metod ... 9
3.1 Metodansats ... 9
3.2 Litteraturstudie ... 9
3.3 Urval ... 10
3.4 Datainsamling ... 12
3.5 Dataanalys ... 13
3.6 Metoddiskussion ... 14
4 Resultat ... 16
4.1 Behovsbedömning inom äldreomsorgen ... 16
4.2 Användning av IT-system inom äldreomsorgen ... 17
4.3 Organisation ... 20
5 Analys ... 23
5.1 Samskapande av värde ... 23
5.1.1 Förändring i arbetsuppgifter för handläggarna ... 23
5.1.2 Förändring i individens deltagande ... 24
5.1.3 Förändring i arbetsuppgifter för vårdarna ... 24
5.1.4 Förändring i kommunikation ... 25
5.2 Risk för felaktiga bedömningar ... 25
5.2.1 Förändring i handläggarnas arbetsbelastning ... 25
5.2.2 Förändring i systemutformning ... 26
5.3 Handläggarnas ekonomiska inflytande minskar... 27
5.3.1 Förändring i handläggarnas inflytande över ersättning ... 27
5.3.2 Förändring i behovsbedömningens utgångspunkt ... 27
5.3.3 Förändring i social hållbarhet bland handläggarna ... 28
6 Diskussion ... 29
6.1 Kontextens påverkan på BBS ... 29
6.2 Förändring i beslutsfattande ... 29
6.3 Molnbaserade BBS påverkan på effektivitet och äldreomsorgens ekonomi ... 30
6.4 BBS påverkan på effektivitet och produktivitet ... 30
6.5 Sammanfattning av diskussion ... 31
7 Slutsats ... 32
7.1 Rekommendationer ... 32
7.2 Framtida forskningsförslag ... 33
Referenslista
Bilaga 1 - Operationaliseringsschema Bilaga 2 - Intervjuguide
1 Inledning
Användning av IT-system är något som idag kan ses som en integrerad del i de flesta organisationer och något organisationen i hög utsträckning är beroende av (Orlikowski &
Scott, 2008). Många organisationer har en stor tilltro till att användningen av IT-system ska resultera i effektivare arbetsprocesser både inom och utom organisationen (Shang & Seddon, 2002). Att IT-system kan effektivisera arbetsprocesserna i en organisation är en anledning till att många organisationer väljer att investera i IT-system (Shang & Seddon, 2002).
Användning av IT-system i organisationer kan även leda till att kvaliteten och flexibiliteten ökar i processerna. Software as a Service (SaaS), även kallade molntjänster är idag den vanligaste typen av mjukvara organisationer använder sig av (Zaharia, 2019). Molntjänster kan användas via internet utan att någon programvara behöver installeras lokalt (Peng & Gala, 2014). Det innebär att användarna av molntjänsten kan komma åt mjukvaran direkt i
webbläsaren. Den ökade användningen av molntjänster har resulterat i att många IT-system idag är molnbaserade (Chandra & Rastogi, 2018).
Beslutsstödsystem (BSS) kan definieras som interaktiva IT-system som baseras på en organisations formella struktur vilka används för att stödja beslutsfattande (Eom & Kim, 2006). Ursprungligen utformades BSS för att kunna tillhandahålla aktörer, som exempelvis chefer i tillverkningsindustrin, rapporter med ekonomisk information som användes för att stödja strategiska beslut (Power, 2004; Eom & Kim, 2006). BSS har därefter utvecklats och utöver tillverkningsindustrin riktats till verksamheter som sjukvård (Self, Rigby, Leggett &
Paxton, 2008), skola (Kotsiantis, 2012) och bilförsäljning (Gleue, Elisers & Breitner, 2019).
Inom äldreomsorgen används BSS exempelvis för att göra behovsbedömningar och kallas då för behovsbedömningssystem (BBS). BBS för bedömning av individens behov inom
äldreomsorgen är unika och saknar därför en tydlig definition inom forskningen. I denna studie kommer BBS beskrivas som molnbaserade IT-system som är utformade för att fatta beslut kring individers behov [2]. Ett exempel på ett molnbaserat BBS som äldreomsorgen i flera kommuner i Sverige valt att investera i de senaste tre åren för att stödja
behovsbedömningsprocessen är Kuben [2]. Behovsbedömning inom äldreomsorgen innebär att handläggare gör en bedömning om en individ har rätt till bistånd, tar beslut om vilka behov som ska tillgodoses och planerar för hur de ska tillgodoses (Lindelöf & Rönnbäck 2004;
Socialstyrelsen, 2006). Kuben är specifikt utformat för att stödja behovsbedömning utifrån ett systematiskt och behovsinriktat arbetssätt för personalen inom äldreomsorgen som kallas för Individens Behov I Centrum (IBIC) [1; 2; 3]. Målet med IBIC är att individens behov ska beskrivas på ett likvärdigt sätt i hela landet samt att individen får möjlighet att vara med och bestämma hur deras vårdtid ska fördelas [1]. Att individernas deltagande i planeringen av deras insatser ökar är en faktor som visar att social hållbarhet kan uppnås inom äldreomsorgen (Hu, Xia, Skitmore, Buys & Hu, 2017). Genom att Kuben standardiserar behovsbedömning enligt IBIC är det ett stöd som kan underlätta att behovsbedömningarna utförs på samma sätt i alla kommuner det används och att IBIC efterföljs [2].
Tidigare forskning har visat att användning av IT-system leder till förändringar i en organisations struktur, aktiviteter och aktörer (Leavitt, 1965; Lyytinen & Newman, 2008;
Markus, 2004). Exempelvis påpekade Hedström (2007) att en organisation förändrade sina aktiviteter och att personalen utökade sin kompetens och förståelse för aktiviteterna när de använde ett nytt IT-system. Trots de väsentliga empiriska bevisen för IT-systemens centrala roll i organisatoriska frågor och dess konsekvenser förblir IT-system till stor del inte
uppmärksammade inom organisatorisk forskning (Orlikowski & Scott, 2008). Mer forskning behövs för att undersöka hur IT-system och arbete i organisationer samverkar (Orlikowski &
Scott, 2008). Dessutom behöver användningen av IT-system som molntjänst utforskas i olika
kontexter och branscher (Peng & Gala, 2014; Seethamraju, 2015; Chandra & Rastogi, 2018).
En kontext där användning av IT-system behöver utforskas mer är äldreomsorgen (Mostaghel, 2016). Inom äldreomsorgen saknas det exempelvis forskning om hur IT-system kan stödja personalen i deras möte med individen (Hedström, 2007).
Syftet med denna studie är att bidra med kunskap om hur införande och användning av IT- system förändrar organisatoriska processer. För att påvisa förändring belyser vi olika exempel på hur behovsbedömning inom äldreomsorgen har förändrats sedan Kuben införts och börjat användas.
För att uppnå syftet ämnar studien att besvara följande frågeställning:
Hur förändras behovsbedömning inom äldreomsorgen vid användning av behovsbedömningssystem?
Studiens disposition fortsätter med en litteraturstudie som redogör för litteratur som studien grundas i (kap. 2). Därefter presenteras metodavsnittet som beskriver studiens
tillvägagångssätt (kap. 3). Efter metodavsnittet presenteras studiens resultat från den empiriska insamlingen (kap. 4). I nästa avsnitt presenteras en analys av resultatet med kopplingar till litteratur (kap. 5) som följs upp med en diskussion kring analysen (kap. 6).
Avslutningsvis presenteras studiens slutsatser och rekommendationer (kap. 7).
2 Litteratur
Detta avsnitt inleds med en beskrivning av den litteratur som har legat som grund för studien.
Litteraturen beskrivs under studiens tre identifierade områden som berörs av förändring i samband med att ny IT-system börjat användas. Dessa tre områden är “behovsbedömning inom äldreomsorgen”, “IT inom äldreomsorg” och “organisation”. Avslutningsvis sammanfattas litteraturstudien och presenteras i en tabell.
2.1 Behovsbedömning inom äldreomsorgen
Behovsbedömning inom äldreomsorgen har traditionellt sett baserats på handläggarnas antaganden om vilka insatser individen behöver utan att individen involveras (Ruland, 1999).
En behovsbedömning inom äldreomsorgen innebär att en handläggare gör en bedömning om en individ har rätt till bistånd, tar beslut om vilka behov som ska tillgodoses och planerar för hur de ska tillgodoses (Lindelöf & Rönnbäck 2004). Det finns dock forskning som visar att handläggare inte kan ta beslut om vilka insatser individen behöver på egen hand och samtidigt beakta individens åsikter om vilka insatser denne behöver (Gerteis, Edgman-Levitan, Daley &
Delbanco, 1993; Nease et al., 1995).
Insatser inom äldreomsorgen ska vara av god kvalitet och de ska utföras av handläggare med lämplig utbildning och erfarenhet (Socialstyrelsen, 2006). Inom äldreomsorgen innebär det att behovsbedömningen ska vara professionell, trygg och rättssäker samt att insatserna utformas utifrån de behov, förutsättningar och önskemål som den enskilda individen har ([1];
Socialstyrelsen, 2006). Enligt svensk lag ska myndigheter beakta allas likhet inför lagen (Lag om ändrad regeringsform, SFS 2018:1903). Detta innebär att behovsbedömningar ska göras på liknande sätt för alla sökande, oberoende av var i landet individen bor eller vilken handläggare som gör bedömningen (Socialstyrelsen, 2006). Kravet på likvärdighet kan främjas genom att handläggare inom äldreomsorgen arbetar systematiskt. Sveriges regering har därför tagit fram olika lagar och verktyg för handläggare och övrig personal inom äldreomsorgen, som exempelvis SoL och IBIC, vilka presenteras nedan.
2.1.1 Socialtjänstlagen (SoL)
Målet med äldreomsorgen är att på ett demokratiskt och solidariskt sätt främja människors ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltaganden i samhällslivet (Socialtjänstlag [SoL], SFS 2001:453). Äldreomsorgen ska även bygga på respekt för människornas självbestämmande och integritet (SoL, SFS 2001:453). Därför finns det särskilda bestämmelser för äldre människor, som bland annat innefattar rätt till olika typer av stöd och hjälp (SoL, SFS 2001:453). Dessa bestämmelser innefattar bland annat att äldre personer ska ha rätt till ett bra och tryggt boende, vilket exempelvis kan vara äldreboende eller eget boende med hemtjänst, samt att kunna välja när och hur stöd ska ges i så hög utsträckning som möjligt (SoL, SFS 2001:453).
2.1.2 Individens behov i Centrum (IBIC)
I Sverige har Socialstyrelsen [1], utifrån SoL (SFS 2001:453) tagit fram ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt - individens behov i centrum (IBIC) - för personer som arbetar med exempelvis äldre individer med särskilda behov av stöd. Syftet med IBIC inom
äldreomsorgen är bland annat att det ska stärka individens delaktighet i planering och genomförande av insatser, underlätta samarbete mellan personal, anhöriga och individ samt att göra utredningar mer likvärdiga och rättssäkra genom att handläggarna och vårdarna använder samma arbetssätt och gemensamma begrepp [1; 3]. BBS:et Kuben som har
undersökts i denna studie har utformats för att stödja behovsbedömning i enlighet med IBIC [2].
2.2 Användning av IT-system inom äldreomsorgen
Användning av IT-system är något som idag kan ses som en integrerad del i de flesta verksamheter och något de i hög utsträckning är beroende av (Orlikowski & Scott, 2008).
Inom äldreomsorgen kan användningen av IT-system vara värdeskapande genom att åtkomsten till den organiserade informationen om individen och dess behov förbättras (Hedström, 2007). Det i sin tur resulterar i ökade möjligheter att ge korrekt, individualiserad och säker omsorg som inte i lika hög grad styrs av vem vårdaren är (Hedström, 2007).
Samtidigt kan användningen av IT-system inom äldreomsorgen leda till ökad sårbarhet (Hedström, 2006). Ett exempel på det är att kompetensbrist bland de anställda gällande hur IT-systemet ska användas kan leda till att tryggheten och säkerheten inom äldreomsorgen riskerar att minska (Hedström, 2006).
Vid användning av IT-system inom äldreomsorgen finns det en risk att avsaknad av
integreringslösningar med andra system kan leda till att informationsöverföring blir mindre effektiv och att data behöver matas in flera gånger (Cresswell, Mozafar, Lee, Williams &
Sheikh, 2017). Dessutom kan avsaknad av integreringslösningar leda till att aktörerna behöver logga in i flera olika system, vilket hindrar effektiv informationsöverföring och därför kan ses som en risk inom äldreomsorgen (Cresswell et al., 2017).
Med stöd av effektiva övervaknings- och larmsystem som kan bäras av äldre kan negativa effekter av oförutsägbara händelser, exempelvis plötsligt insjuknande minskas (Wang, Yang
& Dong, 2017). Exempel på ny teknik avsedd för äldreomsorg som kan motverka dessa negativa effekter är inom inomhuspositionering, aktivitetsigenkänning samt övervakning av hälsotillstånd i realtid. Framsteg inom denna typ av teknik har förbättrat utsikterna för tjänster inom äldreomsorg (Wang, Yang & Dong, 2017). Denna typ av teknik hjälper inte bara till att säkerställa att plötsliga händelser utlöser larm, utan fungerar även som ett sätt att vägleda de äldre hur de kan utföra sina aktiviteter så att de kan undvika att råka ut för olyckor. Ett annat exempel på ny teknik som används inom äldreomsorgen är behovsbedömningssystem.
2.2.1 Beslutsstödsystem (BSS) och behovsbedömningssystem (BBS)
Beslutsstödssystem (BSS) kan definieras som interaktiva IT-system som stödjer, snarare än att ersätta, bedömning genom att utföra analyser åt användaren utan att beslutsprocessen automatiseras (Keen, 1981; Keen & Scott Morton, 1987). BSS kan användas som en personalassistent, där användaren delegerar aktiviteter som involverar hämtning, beräkning och rapportering (Keen, 1981). Vid användning av ett BSS utvärderar användaren resultatet från systemet och väljer därefter nästa steg i processen (Keen, 1981). BSS kan även användas av chefer och tjänstemän för att på ett strukturerat sätt förbättra effektiviteten och
produktiviteten i aktiviteterna de utför (Keen, 1981; Shim et al., 2002).
BSS kan bidra till fördelar som exempelvis tidsbesparingar, bättre beslutsfattande och ökad förståelse för problem (Wagner, 1981; Keen, 1981; Smith, 1983; Parker, 1982). Ett exempel på hur BSS kan bidra till bättre beslutsfattande är att det samlar information som är relevant för användarna att veta för att kunna ta välgrundade beslut i den kontext systemet används (Nugroho & Hermawan, 2018). Att använda ett BSS för att inkludera individer i aktiviteter såsom planering av insatser gör det möjligt att förbättra insatserna och göra individerna mer nöjda (Ruland, 1999). Att motivera ett specifikt BSS kan dock vara svårt eftersom de flesta fördelar som kan erhållas är immateriella och därmed svåra att mäta (Money, Tromp &
Wegner, 1988). Ett exempel på en immateriell fördel är humankapital, vilket bland annat innefattar människors kunskaper och färdigheter (Ljungberg & Larsson, 2012).
BSS som används för att stödja bedömning och beslutsfattande om individers behov saknar en tydlig definition inom forskningen. I kontexten äldreomsorg kan BSS benämnas som
behovsbedömningssystem (BBS) och definieras som en typ av molnbaserade IT-system som är unikt utformade för att stödja beslutsfattande i äldreomsorgen kring äldre individers behov.
Grundprincipen att stödja beslutsfattande är med andra ord gemensamt för BSS och BBS, därmed kan BBS ses som en typ av BSS.
2.2.2 Kuben
Kuben är ett mobilt BBS som hjälper äldreomsorgen att ha ett gemensamt tillvägagångssätt vid bedömningen av individens behov enligt IBIC [2]. Att det är molnbaserat innebär att användarna har tillgång till det via internet (Peng & Gala, 2014). Kärnan i Kuben är dess frågebatteri som utgår från livsområdena i Världshälsoorganisationens (WHO) internationella ramverk för klassificering av funktion, handikapp och hälsa (ICF) [2; 4]. Vid en
behovsbedömning går handläggaren tillsammans med individen systematiskt igenom alla livsområden och bedömer individens behov efter nuvarande och önskat tillstånd [2]. Därefter kalkyleras och översätts individens behov till tid genom Kubens förinställda variabler. Denna tid används sedan som underlag för kommunens resursfördelning, det vill säga hur lång tid som beviljas för vårdaren att utföra specifika insatser. För att utvärdera om individen efter en given tidsperiod har ett förändrat behov av insatser innehåller Kuben ett antal frågor om hur nöjd individen är med vårdaren och insatsen som helhet [2]. Utvärderingen kan därför även ses som en löpande kundundersökning.
2.3 Organisation
En organisation kan ses som ett komplext, föränderligt system som har en egen utvecklings- och anpassningsförmåga (Leavitt, 1965). Leavitt (1965) utvecklade därför en helhetsmodell för förändring som på ett översiktligt sätt avgränsar olika möjligheter att arbeta med
organisationsförändring. Syftet med Leavitts (1965) modell är att den ska kunna användas som ett planeringsverktyg vid organisationsförändringar genom att beskriva en organisation som fyra områden samt genom att visa att de olika områdena har en inbördes påverkan på varandra. De fyra områdena är struktur, teknik, aktörer samt aktiviteter (Leavitts, 1965;
Lyytinen & Newman, 2008).
Strukturen i en organisation är mer stabila element som exempelvis hierarki, avdelningar och kommunikationsmönster (Leavitt, 1965). Inom äldreomsorgen behöver handläggarna följa lagar och förordningar som Socialtjänstlagen och IBIC, vilket skapar en viss struktur (figur 1).
Ett annat område i Leavitts (1965) modell är teknik, vilket bland annat består av
organisationens maskiner, datasystem, lokaler och arbetsprocesser. Då syftet med denna studie är att bidra med kunskap om hur införande och användning av IT-system förändrar organisatoriska processer benämns detta område som IT-system. Inom äldreomsorgen
använder handläggarna BBS för att utföra behovsbedömningar. Därmed är BBS det IT-system som är representativt för kontexten äldreomsorg och även denna studie(figur 1).
Organisationens aktörer är de människor som är anställda i organisationen (Leavitt, 1965).
Aktörerna kännetecknas bland annat av sina kunskaper, värderingar, attityder och färdigheter.
För att lösa företagets aktiviteter utför aktörerna handlingar i relation till andra aktörer
(Leavitt, 1965). Inom äldreomsorgen arbetar handläggare och vårdare, vilket innebär att de är aktörerna i äldreomsorgen (figur 1).
En organisations aktiviteter är de arbetsuppgifter organisationen behöver utföra för att uppnå sina mål (Leavitt, 1965). För handläggare inom äldreomsorgen är en aktivitet som utförs behovsbedömning (figur 1).
Figur 1: Leavitts diamant, omarbetad. (Leavitt, 1965 s. 1145; Lyytinen & Newman, 2008 s. 594). Pilarna symboliserar hur organisationens fyra områden interagerar med varandra.
Många organisationer har en tilltro till att användning av IT-system ska resultera i effektivare arbetsprocesser både inom och utom organisationen (Orlikowski & Scott, 2008). IT-system kan standardisera en beslutsprocess och därmed leda till att processen effektiviseras (Shang &
Seddon, 2002). Det är viktigt att de IT-system en organisations anställda använder stödjer deras rutiner för att de ska uppleva att den ger dem möjlighet att uppnå sina mål (Leonardi, 2011). Om de anställda inte klarar att uppnå sina mål i sin arbetsmiljö behöver organisationen besluta om det är deras rutiner eller IT-system som behöver förändras (Leonardi, 2011).
Användningen av ett IT-system i en organisation leder ofta till att dess rutiner förändras (Kallinikos, Hasselbladh & Marton, 2013), vilket kan leda till användarmotstånd (George &
Jones, 2001). Användarmotstånd är en vanlig orsak till att förändringar i organisationer kan vara svåra (Aladwani, 2001). På grund av IT-systemets påverkan i en organisation kan vem som väljer system, systemets utformning och vilka som får använda systemet vara avgörande för organisationens framtid (Orlikowski & Scott, 2008).
2.3.1 Social hållbarhet inom äldreomsorgen
Hållbar utveckling handlar om att kunna möta dagens behov utan att frånta kommande generationer att kunna möta sina behov utifrån ett ekonomiskt, ekologiskt och socialt perspektiv (figur 2) (Hardi & Zdan, 1997; West Midlands Round Table, 2000; World
Commission on Environment and Development (WCED), 1987). Hållbar utveckling handlar dessutom om att försöka hitta en balans mellan de tre perspektiven för att undvika konflikter mellan dem (Giddings, Hopwood & O’Brien, 2002).
Figur 2 - Hållbar utveckling omarbetad (Giddings et al., 2002 s.189).
Social hållbarhet handlar bland annat om att alla människor ska ha en god hälsa (WCED, 1987). Förutom att underlätta för individerna att må bra och känna tillfredsställelse (Xia, Zuo, Skitmore, Chen & Rarasati, 2015) är en annan viktig faktor för att uppnå social hållbarhet inom äldreomsorgen deltagande och engagemang hos individerna (Hu et al., 2017).
Att alla människor ska ha en god hälsa (WCED, 1987) innebär även att handläggarna ska må bra för att det ska finnas social hållbarhet inom äldreomsorgen. Användning av ett system i en organisation innebär ofta förändrade rutiner (Kallinikos, Hasselbladh & Marton, 2013), vilket kan leda till användarmotstånd (George & Jones, 2001). Det kan bland annat bero på att IT- system förändrar arbetsmiljön negativt genom att personalen exempelvis förlorar inflytande över hur de ska utföra sina arbetsuppgifter samt ökad arbetsbelastning i form av till exempel tid, möten och lärande (Gibson, 2003; Markus, 1983; Kanter, Stein & Jick, 2003). En sådan arbetsmiljö påverkar personalens välmående negativt och kan i värsta fall leda till att de blir sjuka (Stansfeld & Candy, 2006).
2.4 Litteratursammanfattning
Idag ses användning av IT-system som en integrerad del i de flesta organisationer (Orlikowski
& Scott, 2008), så även inom äldreomsorgen (Hedström, 2007). Användningen av IT-system inom äldreomsorgen behöver ta hänsyn till lagar och förordningar för att de äldre ska få en trygg och säker vård (Socialstyrelsen, 2006; SoL, SFS 2001:453). Genom att använda IT- system inom äldreomsorgen, exempelvis BBS ökar möjligheterna till en
korrekt, individualiserad och säker omsorg (Hedström, 2007). Att det BBS som handläggarna använder sig av stöds av IBIC ökar också sannolikheten att vården uppfyller
socialtjänstlagens krav på hur omsorgen ska bedrivas ([1]; Socialstyrelsen, 2006; SoL, SFS 2001:453). Införandet och användning av ett BBS inom äldreomsorgen kan bidra till
organisationsförändringar som kan vara både positiva och negativa (Leavitts, 1965; Lyytinen
& Newman, 2008; Hedström, 2006; Hedström, 2007). Eftersom IT-system kan öka möjligheten till en mer korrekt, individualiserad och säker omsorg kan införande och
användning av ett sådant system vara ett steg mot ökad social hållbarhet (Xia et al., 2015; Hu et al., 2017).
Användningen av ett IT-system i en organisation leder ofta till att organisationens arbetsuppgifter förändras (Kallinikos, Hasselbladh & Marton, 2013), vilket kan leda till användarmotstånd (George & Jones, 2001). Det kan resultera i en försämrad arbetsmiljö Gibson, 2003; Markus, 1983; Stansfeld & Candy, 2006) och minskad social hållbarhet (WCED, 1987). För att de anställda ska uppleva att IT-systemen de använder hjälper dem att uppnå sina mål bör det stödja deras rutiner (Leonardi, 2011). Om IT-systemen inte gör det behöver organisationen besluta om det är deras IT-system eller rutiner som bör förändras.
Tre förändringsområden har identifierats i litteraturstudien. Dessa tre förändringsområden är användning av IT-system inom äldreomsorgen, behovsbedömning inom äldreomsorgen och organisation, vilka beskrivs i figur 3. En sammanställning över samtlig litteratur som använts för att identifiera de tre förändringsområdena visas i bilaga 1.
Figur 3 - Förändringsområden som identifierats i litteraturstudien. Pilarna symboliserar relationen mellan de olika områdena.
3 Metod
Metoddelen inleds med en beskrivning av studiens val av metodansats och följs upp av en beskrivning av hur litteraturstudien genomförts samt skapandet av ett
operationaliseringsschema (bilaga 1). Efter litteraturstudien presenteras urval av
respondenter följt av hur den empiriska datainsamlingen genomförts. Datainsamlingen följs upp med hur analysen av data genomförts. Sist i metoddelen förs en kritisk diskussion kring metodval samt studiens trovärdighet.
3.1 Metodansats
Denna studie ämnar skapa förståelse för hur behovsbedömningen förändras vid användningen av BBS inom äldreomsorgen. En kvalitativ metod valdes för studien eftersom den utgår från att kunskap skapas i relation till en specifik kontext (Rienecker & Stray Jørgensen, 2017).
Initialt samlades information om behovsbedömning och äldreomsorgen in för att få en övergripande förståelse för vad de innebär. Därefter genomfördes en pilotintervju eftersom det enligt Myers (2013) samt Eriksson och Wiedersheim-Paul (1997) är ett bra sätt för att undersöka studiens kontext. Pilotintervjun genomfördes för att samla in information om Kuben samt för att skapa förståelse för ett urval som lämpade sig för att besvara studiens frågeställning. Underlaget från pilotintervjun bidrog till en ökad förståelse för Kuben och för vilka förändringar användningen av ett BBS inom äldreomsorgen förväntades medföra och därmed också vilka teorier litteraturstudien behövde innefatta. Detta innebär att abduktiv ansats användes i studien, då abduktion enligt Fejes och Thornberg (2019) handlar om att forskaren kan röra sig mellan teori och empiri och låta förståelsen växa fram successivt.
3.2 Litteraturstudie
Underlaget till litteraturstudien har samlats in genom artikeldatabaserna Scopus, Google Scholar och Högskolan i Halmstads databas OneSearch samt Sveriges regerings- och socialstyrelsens hemsida. Söktermer som har använts är: Behovsbedömning,
behovsbedömning inom äldreomsorg, Needs assessment in elderly care, Decision support system, Decision support system in elderly care, IT in elderly care, Technology in elderly care, Behovsbedömningssystem, Behovsbedömningssystem inom äldreomsorgen, Socio- technical change, Organizational change Socialtjänstlagen och IBIC.
Valet av artiklar baserades på ett antal kriterier där nyckelord, antal citeringar och årtal beaktades. Artikelsökningarna inleddes med att utesluta alla titlar som inte innehöll minst ett av sökorden. I de fall där sökningarna resulterade i artiklar som innehöll något av sökorden i titeln valde vi att läsa artikelns abstrakt. Om abstraktet eller artikelns nyckelord innehöll ett eller flera av sökorden lästes artikelns inledning och slutsats. Om artikeln dessutom beskrev förändring, behovsbedömning och/eller BBS inom äldreomsorgen lästes hela artikeln. I de artiklar vi valde ut lästes också referenslistorna igenom för att identifiera fler artiklar inom vårt område. Utöver vetenskapliga artiklar har litteratur samlats in från offentliga dokument via socialstyrelsens- och regeringens hemsida samt från leverantören av
behovsbedömningssystemet Kuben för att komplettera med information om studiens kontext.
Resultatet från litteraturstudien presenteras i ett operationaliseringsschema (bilaga 1).
Operationaliseringsschemat skapades för att det enligt Eliasson (2006) är ett bra sätt att konkretisera komplexa fenomen som förändring tillsammans med teori i ett ramverk. I denna studie sammanställdes därför studiens förändringsområden, litteratur och frågor i
operationaliseringsschemat för att säkerställa att de frågor som presenteras i intervjuguiden (bilaga 2) undersökte förändring och därmed öka sannolikheten att frågorna skulle kunna leda till ett svar på studiens frågeställning. I operationaliseringsschemat presenteras de
förändringsområden som återfinns i rubrikerna i litteraturdelen till vänster. Därefter beskrivs innehållet för varje område samt källor i mitten av operationaliseringsschemat. Till höger i schemat presenteras slutligen vilka frågor i intervjuguiden som är kopplade till innehållet i de olika förändringsområdena.
Litteraturstudien bidrog till en ökad kunskap om organisatorisk förändring, BBS,
äldreomsorgen samt behovsbedömning inom äldreomsorgen och användes som stöd i vår analys av empirin. När empirin skulle sammanfattas i resultatdelen utgick vi från
operationaliseringsschemat för att identifiera synteser mellan hur BBS förändrar
behovsbedömningen i den empiri som samlats in och den teori som beskrivs i litteraturdelen.
3.3 Urval
Ett urval av respondenter är nödvändigt för att begränsa studiens omfattning samt för att möjliggöra en rimlig presentering av korrekta slutsatser (Denscombe, 2018). För att identifiera respondenter som kunde besvara studiens frågeställning användes en så kallad snöbollsinsamlingsmetod (Goodman, 1961). Snöbollsinsamling innebär att ett slumpmässigt antal personer ur ett visst utvalt område väljs ut och ombeds att namnge ett antal olika personer som har vissa förutbestämda egenskaper, till exempel ”bästa vänner”. Dessa
personer ombeds sedan i sin tur att namnge ett antal personer och så vidare tills alla personer har namngett någon eller några (Goodman, 1961). Snöbollsinsamlingen initierades under pilotintervjun med hjälp av en verksamhetskonsult som arbetar hos leverantören i företaget som är leverantör av Kuben. Verksamhetskonsulten tillfrågades om lämpliga respondenter som kunde besvara studiens frågeställning. Verksamhetskonsulten beskrev att det främst är handläggare som arbetar med behovsbedömning som besitter kunskap om hur
behovsbedömningen kan ha förändrats och rekommenderade därför oss att intervjua denna yrkesgrupp. Det framkom även i litteraturstudien att det är främst handläggare som utför behovsbedömningar inom äldreomsorgen (Socialstyrelsen, 2006; SoL, SFS 2001:453). Ett urvalskriterium blev därför att respondenten skulle arbeta som handläggare och ha erfarenhet av behovsbedömning. Ett annat kriterium för urvalet blev också att handläggarna skulle ha varit med före och efter Kuben börjat användas eftersom det endast är de som kan redogöra för hur behovsbedömningen har förändrats. Pilotintervjun med verksamhetskonsulten resulterade i att vi fick information om vilka kommuner som använder Kuben samt
kontaktuppgifter till enhetschefer som arbetade på dessa kommuner. Dessa enhetschefer gav i sin tur information om lämpliga respondenter. Snöbollsinsamlingen resulterade i intervjuer med handläggare som arbetat med behovsbedömning före och efter införandet av Kuben.
Att välja informanter och kontext som passar studiens mål är ett sätt att säkerställa kvaliteten i en studie och benämns som rich rigor (Tracy, 2010). Det bekräftas av Cohen, Manion och Morrison (2007) som beskriver att studiens kvalitet hotas om viktiga informanter missas.
Genom att använda snöbollsinsamling för att hitta respondenter som kunde bidra till att frågeställningen kunde besvaras ökade sannolikheten för god kvalitet i studien. För att få svar på vissa av frågorna rekommenderade några handläggare att vi skulle kontakta en vårdare, vilket vi då gjorde. På grund av de rådande omständigheterna med Covid-19 [5] var det den enda vårdaren vi kom i kontakt med under studien. När de personer vi varit i kontakt med börjat rekommendera varandra avslutade vi rekryteringen av respondenter till studien.
Totalt genomfördes sju intervjuer med handläggare som har erfarenhet av behovsbedömning och Kuben. Under perioden februari - mars år 2020 när intervjuerna genomfördes arbetade dock flera av handläggarna med arbetsuppgifter som är relaterade till handläggning, exempelvis utvecklingsledare inom äldreenheten och processledare för IBIC. För att
säkerställa respondenternas anonymitet benämns deras identitet såväl som kommunen de arbetar i med fiktiva namn. Genom att anonymisera respondenterna och kommunerna uppfylldes den etiska riktlinje Vetenskapsrådet (2002) benämner som
“Konfidentialitetskravet”, som innebär att utomstående personer inte ska kunna identifiera deltagarna. Respondenternas personuppgifter är endast kända av forskarna. Det innebär att Vetenskapsrådets (2002) etiska riktlinje “Nyttjandekravet”, som innebär att studien
säkerställer att personuppgifter inte används i kommersiella sammanhang, uppfylls. Att följa etiska riktlinjer som är framtagna av institutioner är dessutom ett sätt att öka en studies kvalitet (Tracy, 2010). Nedan följer en tabell med en kort presentation av respondenterna samt intervjutid.
Tabell 1 - Intervjuade respondenter
Respondent Kommun Roll Erfarenhet av Kuben Intervjutid
Respondent A
Kommun i södra Sverige
Före detta handläggare inom äldreomsorgen som numera arbetar med utvecklingsfrågor och stöd till handläggare i deras dagliga arbete.
Lagt in ärenden i Kuben, genomfört tester i systemet, anpassat frågorna i Kuben så att de ska stödja kommunens verksamhet bättre.
60 min
Respondent B
Kommun i södra Sverige
Utvecklingsledare på äldreenheten med många års erfarenhet inom handläggning
Lagt in ärenden i Kuben, genomfört tester i systemet, anpassat frågorna i Kuben så att de ska stödja kommunens verksamhet bättre.
60 min
Respondent C
Kommun i mellansverige
Handläggare och processledare för IBIC
Testat att lägga in ärenden i Kuben, både i Ipad och dator.
30 min
Respondent D
Kommun i södra Sverige
Handläggare, processledare för IBIC och projektledare för Kuben
Upptäckte Kuben och var drivande i att det skulle köpas in, gjort tester i Kuben, justerat frågorna i Kuben så att de ska passa verksamheten bättre.
40 min
Respondent E
Kommun i mellansverige
Handläggare för behovsbedömning och resursfördelning
Arbetar i Kuben dagligen sedan två år tillbaka.
40 min
Respondent F
Kommun i mellansverige
Handläggare för behovsbedömning och resursfördelning
Arbetar i Kuben dagligen sedan två år tillbaka.
40 min
Respondent G
Kommun i mellansverige
Projektledare för bistånd och handläggare för
behovsbedömning och resursfördelning
Håller utbildningar i Kuben 60 min
Respondent H*
Kommun i mellansverige
Vårdare Ingen 5 min
* Respondent H valdes bort på grund av bristande erfarenhet av Kuben.
3.4 Datainsamling
För att få förståelse för hur Kuben förändrat behovsbedömningen genomfördes
semistrukturerade intervjuer med respondenterna. Semistrukturerade intervjuer ger en djupare förståelse för det som studeras genom att forskaren tolkar hur och varför saker sker
(Rienecker, & Stray Jørgensen, 2017). Dessutom är semistrukturerade intervjuer ett sätt att samla in kvalitativ data, vilket innebär att det är en lämplig datainsamlingsmetod för en kvalitativ studie (Fejes & Thornberg, 2019). En semistrukturerad intervju kan innehålla en blandning av fördefinierade öppna frågor och uppföljningsfrågor, där den som intervjuar inte behöver ställa frågor i en specifik ordning (Fejes & Thornberg, 2019; Myers, 2013). Detta var användbart eftersom nya frågor uppkom under intervjuerna och respondenternas svar ibland behövde utvecklas eller förklaras närmare för att tydliggöra hur användningen av BBS förändrat behovsbedömningen inom äldreomsorgen. Att ställa öppna frågor som tillät respondenterna att fritt berätta om hur Kuben förändrat behovsbedömningen och att
uppföljningsfrågor ställdes underlättade förståelsen för hur behovsbedömningen kan förändras vid användningen av ett BBS. Ett exempel på det är att respondenterna först fick besvara den öppna frågan “Hur har kuben påverkat brukarens situation?” som sedan följdes upp av frågor om Kuben bidragit till en ökad eller minskad involvering av individen i
behovsbedömningen. Vid varje intervju användes intervjuguiden (bilaga 2) som underlag i dialogen med respondenterna
Innan intervjuerna genomfördes skickades ett e-postmeddelande med information om intervjuns förutsättningar (se inledning i bilaga 2). Syftet med det var att respondenterna skulle få en uppfattning om vad studien handlade om för att de skulle kunna avgöra om de ville delta i studien. Genom att göra det uppfylldes Vetenskapsrådets (2002) etiska riktlinje
“Informationskravet”, vilket innebär att respondenterna ska informeras om alla aspekter som skulle kunna påverka deras vilja att delta i studien. I förutsättningarna informerades
respondenten bland annat om att intervjun var frivillig och kunde avbrytas när som helst.
Anledningen till att vi valde att inte skicka med frågorna i intervjuguiden (bilaga 2) i samband
med att vi skickade inledningen i intervjuguiden till respondenterna var för att undvika att de skulle kunna förbereda svar som speglar organisationens syn på förändringar Kuben bidragit till snarare än sina egna. Enligt Vetenskapsrådets (2002) etiska riktlinje “Samtyckeskravet” är det viktigt att inte försöka övertala respondenten att fortsätta intervjun om respondenten i fråga önskar att avbryta sitt deltagande. Då ingen av respondenterna velat avbryta sitt deltagande har inga övertalningsförsök skett och därmed uppfylldes “Samtyckeskravet” i studien. Att följa Vetenskapsrådets (2002) etiska riktlinjer kan även resulterat i en högre kvalitet på studien (Tracy, 2010). Vid intervjutillfällena spelades intervjuerna in efter att vi fått respondentens godkännande. Att spela in intervjun är ett sätt att underlätta
transkriberingen (Fejes & Thornberg, 2019).
Av de åtta intervjuer som genomfördes med personal inom äldreomsorgen utfördes två på respondenternas kontor och sex via telefon. Intervjutiden varierade mellan 30–60 minuter (tabell 1). Inom kvalitativ forskning anses telefonintervjuer vara ett sämre sätt att genomföra intervjuer på än fysiska intervjuer där intervjupersonen och respondenten sitter ansikte mot ansikte (Novick, 2008). Det beror på att forskaren inte kan upptäcka icke-verbal data, som exempelvis kroppsspråk under en telefonintervju, vilket kan göra det svårare att tolka svaren (Novick, 2008; Opdenakker, 2006). Anledningen till att telefonintervjuer ändå genomfördes var för att vi ville intervjua personer som använder Kuben inom äldreomsorgen i olika delar av Sverige. Även om telefonintervjuer anses vara en sämre intervjumetod finns det inga bevis för att det skulle leda till sämre kvalitet på datan som samlas in (Novick, 2008).
Telefonintervjuer kan till och med bidra till att respondenterna känner sig mer avslappnade under en intervju och därför vara mer benägna att dela med sig av information (Novick, 2008). I denna studie påverkade dock inte valet av intervjumetod kvaliteten på den insamlade datan. Samtliga respondenter gav utförliga svar på de frågor som ställdes oavsett om intervjun genomfördes via telefon eller ansikte mot ansikte.
3.5 Dataanalys
Datan analyserades genom tematisk analys, då det enligt Braun och Clarke (2006) är en lämplig metod för en kvalitativ ansats.
Den inspelade empirin transkriberades till textformat i ett gemensamt dokument för att underlätta bearbetningen av det datamaterial som samlats in under intervjuerna. Empirin transkriberades genom att lyssna på vad respondenterna sade och hur de sade det för att försöka identifiera och förstå vilka förändringar som användningen av ett BBS inom
äldreomsorgen bidragit till. Det vi lyssnade efter var exempelvis betoningar på ord, pauser i talet, ett skratt eller en suck. Genom att göra det minskade risken för att viktigt innehåll från intervjuerna inte skulle bli uppmärksammade, vilket är en viktig aspekt för att säkerställa det empiriska materialets kvalitet (Braun och Clarke, 2006; Fejes & Thornberg, 2019). Vid en transkribering kan det vara en god idé att skriva ner initiala idéer i samband med
transkriberingen (Braun & Clarke, 2006). Därav adderades kommentarer med idéer om hur svaren skulle kunna kopplas till litteraturen löpande i det gemensamma dokumentet för att senare kunna använda det i diskussions- och analysdelen. Kommentarerna användes för att få en översikt över vilka svar som kunde kopplas till samma fråga, vilket underlättade arbetet med att samla all data som handlade om olika typer av förändringar.
Datamaterialet kodades därefter för att reducera mängden empirisk data till en hanterbar mängd (Braun & Clarke, 2006). Vid kodning av data ska den som kodar identifiera
information som kan kopplas till fenomenet som undersöks (Braun & Clarke, 2006). Eftersom studien ämnar undersöka hur ett BBS förändrar behovsbedömningen inom äldreomsorgen var
det endast den data som beskrev någon form av förändring som kodades. Ett exempel på hur en mening från transkriberingen kodades är: “Handläggarna påverkas såklart eftersom det är en förändring i deras vardag, dom ska använda ett till verksamhetssystem i princip, det är ju väldigt enkelt men det är samtidigt ett system som de ska kunna hantera.”, vilket kodades som “behovsbedömningssystem förändrar handläggarnas arbetsrutiner” och “utökat antal system”.
Därefter arbetade vi iterativt med att samla ihop koder till potentiella teman, omgranska dessa teman och koder för att se om de överensstämde och analyserade därefter den underliggande meningen i respondenternas svar för att definiera och namnge teman. Anledningen till det var att Braun och Clarke (2006) beskrivit det som en bra strategi vid tematisering. Till en början parades alla koder som verkade vara sammankopplade på något vis ihop och därefter
namngavs sedan de potentiella teman som tagits fram utifrån kodernas innehåll. Exempelvis parades koderna “individens deltagande ökar”, “bättre insatser” och “tiden kommer i klumpsumma” till det potentiella temat “gemensamma insatser resulterar i bättre
omvårdnad”. Koderna granskades sedan igen för att undersöka om alla koder kategoriserats under rätt tema och för att analysera vilka underliggande meningar det fanns i
respondenternas svar, för att därefter definiera och namnge teman. Totalt identifierades slutligen tre teman som handlar om samskapande, risker och ekonomiskt inflytande.
Dataanalysen avslutades med att resultatet av analysen skrevs ner tillsammans med exempel om hur användningen av BBS kan förändra behovsbedömningen inom äldreomsorgen tillsammans med studiens litteratur. Detta då det kan vara ett bra sätt att avsluta en tematisk analys (Braun & Clarke, 2006).
3.6 Metoddiskussion
Vid tillämpning av en abduktiv ansats är slutledning beroende av forskarens tidigare kunskaper, förmåga att kritiskt ifrågasätta sina egna uppfattningar och att ha ett utvecklat öppet sinne (Kelle, 1995). Författarna bakom denna studie hade inte några tidigare erfarenheter av behovsbedömning inom äldreomsorgen, vilket teoretiskt kan ha påverkat studiens slutsats. Däremot anser vi att denna risk har minimerats genom att utföra en grundlig litteraturstudie samt genom att ställa uppföljande frågor till respondenterna om det fanns oklarheter kring vad de berättade. Att intervjuerna spelades in har också skapat möjligheten att kontrollera respondenternas svar i efterhand.
I studien genomfördes en tematisk analys av sju semistrukturerade intervjuer med
handläggare som varit med före och efter att Kuben börjat användas för att identifiera vilka förändringar som kan uppstå i en organisatorisk process till följd av användningen av IT- system. Valet att endast intervjua handläggare kan ha begränsat resultatet och vår slutsats jämfört med om vi hade inkluderat respondenter med kunskap om behovsbedömning i andra positioner. Däremot anser vi att intervjuer med handläggare inom äldreomsorgen är de som bäst kan besvara frågan hur behovsbedömningen har förändrats eftersom handläggarna är de som arbetar dagligen med Kuben och behovsbedömning. I vissa fall var det svårt för
respondenterna att besvara våra frågor eftersom implementeringen av Kuben endast hade slutförts i en av kommunerna. Eftersom det var svårt för respondenterna att i vissa fall veta om en förändring uppstått efter införandet och användningen av Kuben kan detta ha påverkat resultatet.
Eftersom detta är en kvalitativ studie har det varit viktigt att metodvalen varit kvalitativa. För att säkerställa kvaliteten har också stöd tagits av Tracys (2010) kvalitetskrav för kvalitativ
forskning. Ett av dessa är meningful coherance och innebär bland annat att metodval, som exempelvis datainsamlingsmetoder och analysmetoder, är logiska för den ansats som valts till studien (Tracy, 2010). Genom att tillämpa kvalitetskravet sincerity har vanliga fallgropar som kan hota studiens kvalitet undvikits (Cohen et al., 2007). Sincerity innebär bland annat att forskarna bör vara transparenta genom att redovisa sådant som inte passar in i den bild de fått genom datainsamling och analys, att inte använda data som bekräftar deras tidigare
antaganden mer än den data som inte gör det samt att inte förbise frågor där data saknas.
Omgivande faktorer som exempelvis införandet av IBIC har beaktats i studien för att förstå vilka förändringar i behovsbedömningen som kan relateras till användandet av Kuben.
Eftersom IBIC har införts och Kuben har börjat användas samtidigt i flera kommuner, det vill säga två organisatoriska förändringar vid samma tidpunkt har följdfrågor ställts kring om förändringen kan härledas till IBIC, Kuben eller båda och.
4 Resultat
I detta avsnitt presenteras resultatet från studiens empiriska insamling. Resultatkapitlet är strukturerat efter de tre förändringsområden som identifierats i litteraturstudien;
behovsbedömning inom äldreomsorgen, användning av IT-system inom äldreomsorgen samt organisation.
4.1 Behovsbedömning inom äldreomsorgen
Vid analysen av empirin fann vi att de flesta av respondenterna inte upplevde någon skillnad i behovsbedömningen efter att Kuben börjat användas, eftersom bedömningen redan är
genomförd när Kuben används i processen.
Respondent A och B berättade att behovsbedömningsprocessen är uppdelad i två olika faser;
utredning av individens behov och resursfördelning. Med resursfördelning syftar respondenterna till fördelning av tid för insatser för respektive individ. Respondenterna berättade vidare att förändringen i utredningen av individens behov uppkom vid införandet av IBIC och att den inte beror på Kuben i sig. Enligt respondent A och B har Kuben däremot förändrat resursfördelningen, eftersom det är för detta ändamål som Kuben används. Vidare berättade respondent A att de tidigare använde en metod som kallas för individuell
resursfördelning (IRF). IRF-metoden utgick inte från individens behov utan var istället fokuserat på insatser. Som exempel nämnde respondent A att städning i IRF-metoden utgick från antalet rum i individens lägenhet och inte utifrån individens begränsning sett till att själv kunna städa.
“Tanken med Kuben är att stödja handläggarnas arbete med IBIC och att arbetet ska vara styrt efter individens behov och inte efter insats. Vi som handläggare ska tänka mer på behovet och vad kunden behöver stöttning med och inte bara tänka att nu ska vi gå in och duscha individen i fråga. Tanken är också att individen ska bli mer delaktig, både i själva beskrivningen av sitt behov, och hur individen vill ha det.” - Respondent A
Enligt respondent D fungerar resursfördelningen med Kuben på så sätt att Kuben kalkylerar fram en summa tid som handläggaren därefter överlämnar till vårdaren. Tidssumman är då baserad på individens behov och grad av begränsning och talar om hur mycket tid vårdaren får avsätta för respektive individ. Respondenten berättade att innan Kuben togs i bruk gavs istället en specifik tidsangivelse för respektive insats. Enligt respondenten innebär detta ett större ansvar för vårdaren i att fördela tiden för insatserna och därmed också högre krav på att göra en djupare planering, men samtidigt möjliggör det för vårdaren att själv planera
insatserna så att de blir mer individfokuserade och strukturerade.
Till skillnad från respondent A och B upplevde respondent F och G att bedömningen av individens behov har förändrats sedan de började använda Kuben, trots att de också utför sina behovsbedömningar innan de använder Kuben. Båda respondenterna beskrev att
bedömningarna blivit bättre och respondent G förtydligade detta genom att förklara att bedömningarna tidigare var så lika att det hade gått att byta namn på dem utan att det skulle märkas. Respondenten berättade att med Kuben blir bedömningarna mer individuella och därmed lättare att koppla till en viss individ. Respondenten påpekade också att en högre kvalitet i bedömningarna uppnås med Kuben i och med att handläggarna kan se en större skillnad mellan bedömningarna.
4.2 Användning av IT-system inom äldreomsorgen
Samtliga respondenter som arbetar som handläggare påpekade att Kuben upphandlades eftersom kommunens befintliga system inte hade stöd för IBIC och att systemet har haft både positiva och negativa förändringar på deras arbete.
Enligt samtliga respondenter som arbetar som handläggare uppstod behovet av ett nytt IT- system för behovsbedömning i samband med införandet av IBIC i landets kommuner.
Respondenterna påpekade att Kuben upphandlades eftersom kommunens befintliga system inte hade stöd för IBIC. Exempelvis berättade respondent E, F och G att kommunens system för behovsbedömning och resursfördelning inte längre kunde användas fullt ut när IBIC infördes, eftersom det inte stödjer fördelning av äldreomsorgens insatser utifrån individens begränsning. Målet med Kuben var att komma igång snabbt med IBIC och att få in ett nytt och annorlunda sätt att tänka i behovsbedömningen jämfört med tidigare enligt respondent G.
Respondent A och B beskrev likt respondent E, F och G att kommunens tidigare system inte hade stöd för att fördela insatserna efter individens begränsning, därav uppstod behovet av ett nytt BBS. Som exempel nämnde respondent A att insatsen för städning tidigare fördelades en fast tid men att den tiden nu kan styras av individens begränsning precis som IBIC förordar.
Samtliga respondenter förutom E, D, G och H berättade att implementeringen av Kuben ännu inte har slutförts. Exempelvis berättade respondent C att de ännu inte börjat använda Kuben fullt ut i drift och att de fortfarande är i uppstartsfasen.
De flesta respondenter berättade under intervjuerna att de uppskattar Kuben som verktyg.
Respondent A, B, C, D, E, F och G beskrev Kuben som ett lättanvänt och användbart verktyg som stödjer behovsbedömningsprocessen och IBIC. Enligt respondent D upplever alla
handläggare att Kuben är lätt att använda och påpekade att användbarheten är ett stort lyft jämfört med kommunens verksamhetssystem som de använder i det dagliga arbetet.
Respondenten motiverade detta med att Kuben är lätt att navigera i och lätt att förstå och om något behöver ändras i bedömningen är det aldrig mer än några klick bort.
“Kuben är lättnavigerat och lätt att begripa, så det är väldigt tilltalande för handläggarna.” - Respondent D
Dock beskrev respondent A att bedömningen av individens begränsning i respektive fråga är ett svårt moment eftersom det finns fyra nivåer att välja mellan.
“Det svåraste i Kuben är att hitta rätt i begränsningen utifrån livsområdena och aktiviteterna som det handlar om.” - Respondent A
Samtidigt beskrev respondent A, C och D att Kuben inte används när handläggarna besöker individerna för att göra utredningar tillsammans med dem, istället använder handläggarna penna och papper. Både respondent C och E förklarade det med att handläggarna inte är bekväma med att använda de Ipads kommunerna köpt in till handläggarna för att de ska kunna göra bedömningen direkt i Kuben. Enligt respondent C var oviljan till att använda Ipads åldersrelaterad. Respondent E beskrev däremot att det berodde på att det fanns ett begränsat antal Ipads för handläggarna att dela på och att de upplevde det som jobbigt att behöva leta upp en och sedan logga in på den varje gång de behövde en. Enligt respondent A är
anledningen till att handläggarna använder penna och papper vid besöken att individerna de besöker föredrar det framför tekniska lösningar.
“Många av de vi träffar är ju äldre människor och än så länge är det fortfarande mycket en dialog när man kommer ut med papper och penna och man samtalar.” - Respondent A Vad det gäller frågan om Kubens användningsområde skiljde sig svaren åt. Respondent A, B, D E, F och G berättade att de enbart använder Kuben för resursfördelning medan respondent C berättade att Kuben används för både bedömning av individens behov och resursfördelning.
Enligt respondent C är skillnaden jämfört med de andra kommunerna att bedömningen av individens behov och resursfördelningen utförs i Kuben och först därefter överförs data till kommunens verksamhetssystem. Respondent C påpekade också att resursfördelningen blir tydligare och att resurserna enklare fördelas till rätt plats med Kuben och att det blir också färre frågor från vårdare till handläggare eftersom vad som ska göras blir tydligare jämfört med tidigare. Enligt respondenten är en annan fördel i resursfördelningen som kan antydas redan nu att det blir lättare att följa upp vårdarnas genomförandeplaner och individens faktiska behov med Kuben. Respondenten berättade också att det på uppföljningar ibland framkommer att en individ fått ett visst stöd som det inte har fattats beslut om och att vårdaren då själv har bestämt att individen i fråga behövde just det stödet. Så får det inte gå till enligt respondenten. Respondenten påpekade att det är lättare att undvika denna typ av problematik när det finns en bestämd tidsangivelse som vårdaren har att tillgå att hänvisa till.
“Jag får ibland höra från hemtjänsten att de inte har tid till någonting förutom att springa runt, men ändå så gör de saker som det inte tagits beslut om. Det är svårt förstås, vårdaren är i beroendeställning till individen men det gäller också de står på sig vilket blir lättare när hemtjänsten har en faktisk tid att utgå ifrån.” - Respondent C
Respondent F beskrev att Kuben används för resursfördelning och utvecklade detta med att de använder Kuben för att översätta individens behov till insats, det vill säga kalkylera tiden för vårdarens insatser för varje specifik individ. Respondent A, B, D, E och G beskrev att resursfördelningen först genomförs efter utredningen av individens behov. Respondenterna beskrev på liknande sätt att bedömningen av individens behov genomförs i respektive kommuns verksamhetssystem och först därefter matas data från bedömningen in i Kuben för att kalkylera resursfördelningen. Respondent D berättade vidare att deras verksamhetssystem har stöd för att genomföra en IBIC-baserad behovsbedömning men att det är när kopplingen till ekonomi och insats ska göras som verksamhetssystemet brister och Kuben kommer till användning. Med Kuben kan de följa IBIC genom hela processen; från inledd
behovsbedömningen till utförd insats.
“Det är lätt att glömma bort att du inte längre ska tänka insats, utan behov och
funktionsförmåga. Det var svårt för oss att komma i ordning med bedömningen vid införandet av IBIC och det är där jag känner att kuben har skärpt till IBIC-tänket.” - Respondent D Respondent A beskrev att Kuben underlättar för handläggarna att följa IBIC och gör det möjligt för dem att göra mer rättvisa och individbaserade bedömningar jämfört med modulen i deras tidigare verksamhetssystem. Under intervjun berättade respondent A att när den gamla modulen används blir kalkyleringen av resursfördelningen istället helt insatsstyrd och
utvecklade detta med att individen då tilldelas fasta tider för respektive insats. Respondent C påpekade att den stora fördelen med Kuben är att individens behov blir tydligare jämfört med tidigare och att de inte behöver ägna sig åt hemtjänstinsatser som inte är nödvändiga. En annan fördel med Kuben enligt respondent G är att frågorna i Kubens frågebatteri är skapade utifrån livsområdena i WHO:S ramverk ICF och IBIC. Enligt respondenten har Kuben också ökat förståelsen för bakomliggande orsaker till att individen har ett visst behov.
“Den stora fördelen med Kuben är att behovet blir så pass tydligt. Du får svart på vitt om individen har ett visst behov eller inte och i vilken grad.” - Respondent C
Enligt respondent C befinner sig kommunen respondenten arbetar i fortfarande i
uppstartsfasen av Kuben men att flera förändringar kan antydas redan nu. Respondenten berättade vidare att handläggarna fortfarande främst arbetar utifrån den gamla
utredningsmallen i kommunens verksamhetssystem där de utgår från aktuell hälso- och social situation för att skapa sig en sammantagen bild av individens behov. Respondenten påpekade dock att behovsbedömningen i hög grad styrs av deras personliga erfarenheter som
handläggare. Enligt respondenten var problemet med det att de då missar att ställa alla
nödvändiga frågor jämfört med frågebatteriet i Kuben som behandlar 50 olika frågor vid varje enskild bedömning. Respondent C berättade vidare att bedömningen blir mer jämställd när de använder Kuben jämfört med den tidigare utredningsmallen.
Alla respondenter som arbetar som handläggare berättade att det också finns nackdelar med Kuben. Exempelvis berättade respondent A, B och D att det mest uppenbara hittills har varit att de behövt göra anpassningar av frågorna i frågebatteriet för att det ska passa verksamheten vilket har varit tidskrävande. Respondent D berättade att det initialt saknades koppling till IBIC i vissa frågor men att det nu är löst med hjälp av leverantören till Kuben. Samtliga respondenter som arbetar som handläggare beskrev också avsaknaden av en integrering av Kuben med sin kommuns respektive verksamhetssystem som en nackdel och att ett visst användarmotstånd till Kuben har uppstått på grund av detta. Problemet med att Kuben inte går att integrera är enligt respondenterna att de tvingas föra över data från Kuben manuellt till respektive verksamhetssystem, vilket medför dubbelarbete. Detta kan enligt respondent F resultera i felaktiga behovsbedömningar då risken för att göra fel ökar.
“Du kan glömma lite grann och det är lätt att du missar något också [..] du fibblar bort dig lite grann när data inte följer med direkt, så det kan nog bli lite fel ibland, alltså att man slår in fel data.” -Respondent F
Samtliga respondenter som arbetar som handläggare beskrev att en utredning totalt sett tar längre tid sedan Kuben började användas. Respondent G poängterade dock att det beror på införandet av IBIC och inte Kuben i sig eftersom en utredning i enlighet med IBIC tar längre tid jämfört med tidigare metod. De andra respondenterna beskrev på ett liknande sätt att detta har mest med IBIC att göra och inte Kuben i sig.
Respondent C påpekade att det som saknas innan kommunen kan börja använda Kuben fullt ut är att data måste kunna överföras till verksamhetssystemet på ett enklare sätt. Enligt respondenten finns det en risk att de arbetar efter gamla rutiner fram tills att bedömningarna kan överföras till verksamhetssystemet på ett smidigt sätt. Även respondent E, F och G berättade att både bedömning av individens behov och resursfördelningen tidigare kunde utföras i deras verksamhetssystem och att detta var en fördel jämfört med nu. Respondenterna berättade vidare att all information kring behovsbedömningsprocessen tidigare kunde hanteras i kommunens verksamhetssystem vilket inte längre är fallet efter att de börjat använda Kuben.
Detta beskrev respondent E likt respondent F som en nackdel eftersom det leder till dubbelarbete. En annan nackdel med Kuben som respondent F belyste är att flera olika livsområden och frågor som inte är relevanta för utredningen av individens behov ändå måste hanteras i systemet. Som exempel gav respondenten att ett tjugotal frågor i Kubens
frågebatteri aldrig behandlas i en utredning men att handläggaren ändå tvingas besvara dem för att komma vidare. Enligt respondenten kan dock att frågorna som inte är relevanta ändå
