I detta kapitel kommer författaren att analysera det insamlade materialet med hjälp av teorin samt genomföra en analys av vilka för- och nackdelar hälsobokslut kan innebära.
5.1 Sjukfrånvaro
Sjukfrånvaron i Sverige har ökat kraftigt under de senaste åren och enligt SCB har sjukskriv-ningen (mer än 30 dagar) ökat med otroliga 80 % mellan åren 1997-2000. Detta i sin tur har gjort att både staten och arbetsgivarna har blir mer fokuserade på ohälsan.
Utifrån de fyra undersökta organisationerna kan man utläsa att detaljhandelsföretaget och kommunen har den högsta sjukfrånvaron med 11,65 % för detaljhandelsföretaget och 10,2 % för kommunen. Respondenten i detaljhandelsföretaget ansåg att orsaken till den höga sjuk-frånvaron kan bero på hög medelålder (42,9 år). Även respondenten på kommunen ansåg att ålderstrukturen (47 år) har betydelse för hur sjukfrånvarostatistiken ser ut i kommunen.
Vidare säger respondenten att den kvinnliga dominansen i organisationen (80 % av de anställda inom kommunen är kvinnor) också kan ha bidragit till att sjukfrånvaron är hög.
Enligt Rubenowitz (1982) kan ålderstrukturen vara en av orsakerna till att sjukfrånvaro-dagarna ökar då sjukdomar med längre varaktighet mest drabbar den äldre arbetskraften.
Enligt Liukkonen (1994) har förvärvsarbetande kvinnor genomsnittligt högre frånvaro än män. I tre av organisationerna som ingått i undersökningen (ej verkstadsföretaget), utgjorde långtidssjukfrånvaron den största delen av den totala sjukfrånvaron. Respondenterna i detalj-handelsföretaget och verkstadsföretaget ansåg att långtidssjukfrånvaro kan relateras till fysiskt påfrestande arbeten, medan respondenterna i kommunen och universitetet ansåg att långtids-sjukfrånvaron till stor del berodde på stressrelaterad sjukdom. Detta stämmer bra överens med Rubenowitz (1982) som argumenterar för att fysiskt påfrestande arbeten och psykiska belast-ningar kan leda till ökad sjukfrånvaro. Vidare ansåg Rubenowitz (1982) att sjukfrånvarons storlek kan skilja sig mellan branscher. Utgår man ifrån de fyra organisationerna kan man utläsa en tendens att organisationen med fysiskt påfrestande arbete har en relativt hög total sjukfrånvaro (detaljhandelsföretaget och kommunen) medan de organisationer med hög automation och stor kunskap har en relativt låg sjukfrånvaro (verkstadsföretaget och univer-sitetet).
5.2 Dokumentation av sjukfrånvaro
Samtliga organisationer dokumenterar sjukfrånvaron via sina PA-system. De flesta respon-denterna ansåg att nuvarande dokumentation av sjukfrånvaron är relativt tillfredställande.
Undantag var respondenterna på verkstadsföretaget. Respondenterna på verkstadsföretaget ansåg att dokumentationen av sjukfrånvaron inte är tillfredställande då statistik om sjukfrån-varon måste bearbetas manuellt, men påpekar vidare att företaget är på väg att byta affärs-system som bland annat kommer att underlätta dokumentationen av sjukfrånvaron. En anled-ning till att de studerade organisationerna har en relativt tillfredställande dokumentation av sjukfrånvaron kan vara införandet av lagen om obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro, som bidragit till att organisationerna integrerar dokumentationen av sjukfrånvaron med PA-syste-men.
5.3 Sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro
På frågan om organisationerna för statistik över sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro svarade samtliga respondenter att man inte för statistik på detta. Samtliga respondenter känner till begreppen sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro och dess konsekvenser. Enligt Liukkonen (2002) kan sjuknärvaro leda till stress som framkallas i hela gruppen men även risk att arbets-kamrater smittas, vilket kan ge en totalt sett ökad frånvaro, men respondenten från detalj-handelföretaget och respondenterna från verkstadsföretaget ansåg att det är för marginellt att föra statistik på sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro. Respondenten på kommunen ansåg att det är förvaltningschefernas uppgift att försöka minimera sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro så mycket så möjligt och sade vidare att det finns klara signaler att om man blir sjuk så skall man inte jobba. Respondenten från universiteten ansåg att de har problem med den dolda sjukfrån-varon i den bemärkelse att vissa grupper inte anmäler sig när de blir sjuka. Detta stämmer bra överens med Liukkonen (2002) som menar att karensdagen kan vara orsaken till dold sjuk-frånvaro.
5.4 Direkta kostnader och merkostnader
Enligt Gröjer & Johanson (1994) leder sjukfrånvaro till kostnader som är både direkta der och merkostnader. De direkta kostnaderna är sjuklön, semesterlön, gemensamma kostna-der. Merkostnader är t ex kvalitetsförlust och produktionskostnakostna-der.
Ingen av organisationerna som ingått i undersökningen gör beräkningar av direkta kostnader och merkostnader vid sjukfrånvaro. Respondenten på detaljhandelsföretaget ansåg att beräk-ningen av direkta kostnader och merkostnader inte behövs och ser inte värdet fullt ut gentemot den tid det kräver. Respondenterna från verkstadsföretaget sade att man har kunskap om direkta kostnader och merkostnader inom företaget men på grund av att merkostnads-frågan inte kommit upp som ledningsfråga har man inom personalavdelningen inte tagit tag i frågan. Respondenten på kommunen ansåg att kunskap om beräkning av direkta kostnader och merkostnader finns inom kommunen och det är upp till varje förvaltning att bedöma om beräkningen behövs. För universitetens del sade respondenten att det finns ett behov av beräkning av kostnaderna men sade att man inte hade den tid och de resurser som krävs.
Enligt Gröjer och Johanson (1994) kan orsaken till att företag inte använder personal-ekonomiska beräkningar för sjukfrånvaro vara att de inte vet hur man mäter kostnader för beteende, dvs det finns ett kvantitativ gap, att den högre ledningen har accepterat myten att personalaktiviteter inte kan värderas i kvantitativa termer och att personalavdelningar inte mäter resultaten av sina ansträngningar i kvantitativa mått.
5.5 Hälsofrämjande åtgärder (interna och externa tjänster)
Enligt arbetsmiljölagen (1977:1160 §2a-2b) måste arbetsgivaren kontinuerligt arbeta med frågor som berör de anställdas arbetsmiljö, lämpligt organiserad arbetsanpassnings- och reha-biliteringsverksamhet och en funktionell företagshälsovård. Alla de fyra undersökta organi-sationerna följer arbetsmiljölagen, där vissa organisationer gör mer än vad lagen kräver.
Exempelvis detaljhandelsföretaget där man redan efter 14 dagars sammanhängande sjukfrån-varo påbörjar en rehabiliteringsutredning medan man i lagens mening kräver att företag ska påbörja en rehabiliteringsutredning efter 4 veckor sjukfrånvaro, när den anställde varit sjuk mer än sex gånger under ett år eller när den sjuke själv begär detta (Jacobson & Goine, 2004).
För universitetets och verkstadsföretagets del anger respondenterna att man har en väl funge-rande support inom personalavdelningen för de anställda som behöver rehabiliteringsåtgärder.
De hälsofrämjande tjänsterna som företag kan använda för att minska sjukfrånvaron, har två syften. Det ena är att förebygga sjukfrånvaron, och det andra syftet är att återställa den sjuk-frånvarande så att denne kan återgå till sitt ordinarie arbete (Aronsson & Malmquist, 1996).
Samtliga respondenter uppgav att de, vid behov, köper in hälsofrämjande tjänster och rehabi-literingstjänster från företagshälsovården eller externa hälsovårdsföretag. Detaljhandels-företaget sade att Detaljhandels-företaget kan tänka sig att köpa in en rehabiliteringstjänst om den anställde behöver det, men då vill man att försäkringskassan hjälper till att finansiera tjänsten. De andra organisationerna sa att kostnaderna för tjänsten inte är ett problem, bara att de ger ett resultat och lönsamhet i den långa loppet för företaget. Liukkonen (1994) har påpekat att organisatio-ner bör upplysa sina anställda om risken för ohälsa, och utbilda dem i att lära sig att förebygga ohälsa. Under intervjuerna framkom att samtliga organisationer direkt eller indirekt utbildar de anställda i att vårda sin hälsa. Respondenten på verkstadsföretaget sade att år 2005 startar företaget projektet ”Hälsoskolan” för att lära anställda att äta rätt och motionera mer. Respon-denten på universitetet sade att man inom kort kommer att genomföra en hälsoprofilbe-dömning av anställda, där den anställde kommer att få råd och stöd för att förbättra sitt hälsotillstånd. Respondenten på detaljhandelsföretaget sade att butikscheferna informerar de anställda hur viktig kost och motion är för individen. För kommunens del sade respondenten att utbildningen sker med hjälp av föreläsningar om livstidsfrågor och en hälsocirkel för att få anställda att bli mer fysiskt aktiva.
Vid val av hälsofrämjande tjänster och rehabilitering görs inga kvantitativa kontroller om vilka ekonomiska effekter tjänsterna har haft. Detta gäller samtliga organisationer som ingått i undersökningen. En av orsakerna var bristen på tid, resurser och kunskap. Detta stämmer bra överens med vad Gröjer och Johanson (1994) menar är anledningen till att organisationerna inte beräknar kostnaderna för åtgärderna, dvs att man saknar kunskap om att mäta kostnader av individers beteende. Det som samtliga respondenter sade är att kontrollen sker genom dialog med de anställda som utnyttjade tjänsten och utifrån dem får man information om tjänsten var bra eller ej.
På frågan om organisationerna har gjort någon attitydundersökning om sjukfrånvaro och arbetsmiljö sade alla utom detaljhandelsföretaget att de har gjort någon form av enkätunder-sökning. Respondenterna på universitetet och verkstadsföretaget ansåg att den senaste enkät-undersökningen de genomfört var bra, men att de saknade återkoppling och de ansåg att undersökningen inte utmynnade i några drastiska åtgärder.
5.6 Medfinansiering
Medfinansieringsansvaret av sjukpenningen ska enligt regeringen leda till att stimulera arbetsgivare att vidta förebyggande åtgärder, rehabilitering och andra åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Respondenterna i detaljhandelsföretaget och verkstadsföretaget sade att för-ändringar kommer att ske, på grund av medfinansieringsansvaret, i form av hårdare kontroll vid nyanställning (detaljhandelsföretaget) och snabbare uppföljning av sjukfrånvaron (verk-stadsföretaget). För universitetets och kommunens del sade respondenterna att lagföränd-ringen inte kommer att påverka anställningspolicyn. Respondenten på kommunen sade vidare att de kommer att anstränga sig för att få tillbaka de långtidssjukskrivna.
5.7 Hälsobokslut
Samtliga studerade företag/förvaltning gör inga hälsobokslut. Respondenten på detaljhandels-företaget och universitetet ansåg att det skulle kräva för mycket tid och resurser att införa hälsobokslut i relation till den nytta det tillför. Respondenten på verkstadsföretaget och kom-munen ställer sig positiv till hälsobokslut. Respondenten på verkstadsföretaget ansåg att det finns en möjlighet att företaget i framtiden genomför en mer anpassad personalekonomisk redovisning.
Trots att företagen/förvaltningar inte upprättar hälsobokslut kan det vara intressant att belysa hälsobokslut utifrån en teoretisk analys där för- och nackdelar av att upprätta ett hälsobokslut övervägs med hjälp av motivationsteorier.
Enligt Liukkonens modell bör ett hälsobokslut innehålla mätområdena arbetsmiljö och hälsa, personal, kompetens, tidsanvändning, sjukfrånvaro, kvalité och motivation, ekonomi samt produktion. Enligt Liukkonen är utformningen av hälsobokslut inte bara personalavdelningens uppgift utan det ska förankras och involveras i hela organisationen. Därför är det viktigt att en hälsobokslutsgrupp bildas där olika avdelningar får möjlighet att ge förslag och synpunkter på mätområdena som sedan bör diskuteras på respektive avdelning. Vidare menar Liukkonen att man genom forum och enkätundersökningar ska ge möjlighet till anställda att diskutera upp-rättandet av hälsobokslut och orsakerna till sjukfrånvaro.
Hälsobokslutsmodellen, som är utformad av Aronsson och Malmquist, syftar till att företaget genom PA-systemet ska få ut lättillgängliga nyckeltal om de anställdas hälsotillstånd. Dessa nyckeltal ska sedan sammanställas, analyseras och användas som instrument för ledningen på olika nivåer i organisationen och för att nyttja de möjligheter till verksamhetsförbättringar som hälsoinsatser kan ge.
Vid val av relevant hälsobokslutsmodell för det enskilda företaget kan Hackmans och Oldmans Arbetsegenskapsmodell (1980) var ett stöd. Enligt Hackman och Oldman finns det fem kärndimensioner, färdighet, identitet, betydelse, autonomi och feedback. Dessa kärn-dimensioner ger upphov till tre psykologiska tillstånd, upplevd mening med arbetet, upplevt ansvar och kännedom av arbetsresultat som i sin tur påverkar motivation, kvalitet, tillfred-ställelse och frånvaro/personalomsättning. Av de två nämnda hälsobokslutsmodellerna är det Liukkonens hälsobokslutsmodell som stämmer bäst överens med Hackman och Oldmans arbetsegenskapsmodell. I Liukkonens hälsobokslutsmodell förespråkas samarbete mellan olika avdelningar för att gemensamt bearbeta fram ett hälsobokslut som är anpassat till företa-get. Vidare skriver Liukkonen att företagen bör skapa ett forum där anställda får möjlighet att diskutera upprättandet av hälsobokslut och orsakerna till sjukfrånvaro. Att anställda får möjlighet att delta och påverka hälsobokslutets utformning leder till att den anställde känner sig mer involverad i arbetet, det i sin tur kan öka den anställdes kunskap om företagets hälso-tillstånd och orsakerna till sjukfrånvaro. Detta stämmer överens med vad Hackman och Oldman menade med att skapa en hög potential till motivation hos de anställda, vilket är vik-tigt för att arbetet ska upplevas meningsfullt, att man upplever ansvar för utfall och att man har god kunskap om utfallet av sitt arbete. Att kunna öka de anställdas tillfredställelse och motivation kan i sin tur leda till att anställda blir mer motiverade och engagerade av åtgär-derna företagen vidtar för att minska sjukfrånvaron. Vid val av Aronsson och Malmquists hälsobokslutsmodell, blir kopplingen till Hackman och Oldman arbetsegenskapsmodell mindre tydlig. Hälsobokslutsmodellen utgår ifrån sex nyckeltal, där de fem första kan hämtas ifrån företagens PA-system, medan det sjätte nyckeltalet, som är ett jämföreindex, kan sam-manställas genom en enkätundersökning från anställda. Jämför man sedan Aronssons och Malmquists hälsobokslutsmodell med arbetsegenskapsmodellen kan det utläsas att
hälso-boksluten inte ger upphov till den anställdes motivation och tillfredställelse i den utsträckning som Liukkonens hälsobokslutsmodell gör. Modellen utgår istället ifrån att hälsobokslutet är ett verktyg som ledningen kan använda för verksamhetsförbättringar. Att anställda inte får möjligheten att bli involverade i hälsobokslutsarbetet kan vara en nackdel. Det kan leda till att anställda blir mindre motiverade och tillfredställda när nya hälsoinsatser införs för att förbättra hälsan hos de anställda, det i sin tur kan leda till att effekten av hälsoinsatsen uteblir.