Hur hanterar företag personalens hälsa och ohälsa?: en fallstudie i fyra olika verksamheter

2005:013 SHU

E X A M E N S A R B E T E

Hur hanterar företag personalens hälsa och ohälsa?

En fallstudie i fyra olika verksamheter

Alex Giang

Luleå tekniska universitet Samhällsvetenskapliga utbildningar

Ekonomprogrammet D-nivå

Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Ekonomistyrning

Förord

Denna D-uppsats (10 p) har utförts inom Avdelningen för ekonomistyrning, Institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap (IES), vid Luleå tekniska universitet.

Jag vill först och främst rikta en stort tack till min handledare Kristina Laurell Stenlund, för det otroliga stöd och engagemang hon visat mig under arbetets gång. Hon har ställt upp i alla avseenden och hjälpt mig med sina synpunkter, råd och idéer.

Jag vill även framföra ett stort tack till de deltagande företagen för ett vänligt bemötande och den tid och hjälp de har givit mig.

Ett Stort tack från Alex Giang

Sammanfattning

Uppsatsen behandlar hur företag hanterar personalens hälsa och ohälsa genom en studie av hur företag arbetar med att redovisa sjukfrånvaron och hur de arbetar med hälsofrämjande åtgärder för att förebygga och hantera sjukfrånvaron. Företagens syn på hälsobokslut diskuteras. Uppsatsen är baserad på en fallstudie i fyra olika organisationer med olika verksamheter: detaljhandel, tillverkande företag, utbildningsföretag och offentlig sektor (kommun). Uppsatsen tar sin utgångspunkt i personalekonomiska teorier och diskuterar två hälsobokslutsmodeller. Hälsobokslut kan vara beslutsunderlag vid eventuella åtgärder som syftar till att förbättra de anställdas hälsotillstånd, men också för att minska sjukfrånvarokostnader och arbetet med att förbättra arbetsmiljön. Resultatet av studien visar att organisationernas kännedom om totala kostnader för sjukfrånvaro är låg. Vid val av hälsofrämjande tjänster görs inga kalkyler eller ekonomiska uppskattningar, utan köpen av hälsofrämjande tjänster bygger oftast på de anställdas kunskaper och intuition. Inget av de studerade företagen/förvaltningen upprättar hälsobokslut idag. En slutsats som kan dras från denna studie är att det finns bristande kunskaper om hälsobokslutets fördelar och möjligheterna att anpassa hälsobokslutet till den egna organisationen.

Abstract

The essay concern how companies manage personnel health and sickness through a study of how companies` account for sickness absence and manage health programs. The companies view on health-accounts is also discussed. The essay is based on a case study in four organisations in different industries: retail, manufacturing, education and public sector. The starting points are theories from the field of human resource costing and accounting followed by a discussion of two specific models for health accounting (health-accounts). Health- accounts can be used in managerial decisions regarding personnel health and sickness as well as to manage cost reduction of sickness absence and to improve work-environment. The results indicate that there is a low awareness of the total cost of sickness absence within the studied organisations. The decisions of health programs are not based on cost calculations or economic appreciation. Instead the decisions are based on managers’ knowledge and intuition.

None of the studied organisations make health-accounts. One conclusion is that, within the studied organisations there is a lack of knowledge concerning the advantage of, and possibilities, adjust the health-account to the own organisation.

Innehållsförteckning

1. Inledning... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Problemdiskussion ... 1

1.3 Syfte ... 3

1.4 Avgränsning ... 3

2. Metod ... 4

2.1 Forskningsansats ... 4

2.2 Undersökningsansats ... 5

2.3 Datainsamlingsmetod ... 5

2.4 Val av organisationer och respondenter ... 6

2.5 Metodproblem ... 6

2.5.1 Trovärdighet... 7

2.5.2 Källhanteringens ärlighet ... 7

3. Teori ... 8

3.1 Personalekonomi ... 8

3.2 Motivationsteori ... 9

3.3 Sjukfrånvaro och dess orsaker... 10

3.3.1 Orsak till sjukfrånvaro ... 10

3.3.2 Sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro... 11

3.3.3 Redovisning av sjukfrånvaro ... 11

3.3.4 Ansvar vid arbetstagarens sjukdom ... 11

3.3.5 Kostnad av sjukfrånvaro ... 12

3.4 Hälsofrämjande åtgärder ... 13

3.5 Rehabilitering ... 14

3.5.1 Rehabiliteringsekonomi... 14

3.5.2 Arbetsgivarnas ansvar... 14

3.6 Värde av förebyggande insatser ... 15

3.7 Hälsobokslut... 15

3.7.1 Hälsobokslutets utformning... 17

3.7.2 Hälsobokslutsutformning enligt Paula Liukkonen ... 18

Arbetsmiljö och hälsa... 18

3.7.3 Hälsobokslutsutformning enligt Aronsson & Malmquist ... 19

3.8 Sammanfattning av teoretisk referensram... 22

4. Empiri... 23

4.1 Konsum Norrbotten... 23

4.2 Luleå Tekniska tekniska universitet ... 24

4.3 Ferruform ... 26

4.4 Luleå Kommun... 28

5. Analys... 30

5.1 Sjukfrånvaro ... 30

5.2 Dokumentation av sjukfrånvaro ... 30

5.3 Sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro ... 31

5.4 Direkta kostnader och merkostnader... 31

5.5 Hälsofrämjande åtgärder (interna och externa tjänster) ... 31

5.6 Medfinansiering ... 32

5.7 Hälsobokslut... 32

6. Resultat, slutsatser och diskussion ... 35

6.1 Resultat och slutsatser ... 35

6.2 Diskussion ... 36

6.3 Fortsatt forskning ... 36

7. Källförteckning... 38 Bilaga - Intervjuguide

1. Inledning

Det inledande kapitlet tar upp bakgrunden till uppsatsen samt en diskussion som leder fram till uppsatsens problem och syfte. I slutet av kapitlet anges vilka avgränsningar som görs i denna uppsats.

1.1 Bakgrund

I dagens samhälle är det viktigt för företag att vara flexibla och anpassningsbara för att kunna överleva på sin marknad. De traditionella ekonomistyrningsmåtten kan vara otillräckliga för att maximera vinsten och minimera kostnaderna. Företagens insikt om betydelsen av god arbetsmiljö och god hälsa hos personalen kan vara avgörande i strävan efter att skapa en effektiv och långsiktigt hållbar verksamhet.

För att minska sjukfrånvaron och förbättra de anställdas hälsotillstånd kan företagen vidta åtgärder som till exempel att subventionera de anställdas kostnader när de aktivt motionerar på gym och simmar med mera. Andra åtgärder är exempelvis att öka de anställdas kunskaper och medvetenheten om deras hälsotillstånd genom utbildning och hälsoprofilsprogram.

Problem som kan uppstå när företag bestämmer sig för att vidta förebyggande åtgärder, rehabiliteringsåtgärder eller hälsofrämjande åtgärder är att det inte finns tillförlitliga metoder vid bedömningen av åtgärden och om den kommer att ge ett positivt resultat i det långa loppet.

Enligt Gröjer och Johanson (1998) kan personalekonomiska modeller och metoder synliggöra effekten av olika personalåtgärder på verksamheten och översätta effekterna i ekonomiska termer. De personalekonomiska beräkningarna kan vara av olika slag. Det kan vara kostnads- eller kostnads-/intäktsberäkningar av förhållanden eller åtgärder. I slutändan kan beräk- ningarna ge företagen djupare insikt om hur de på bästa sätt kan hushålla med de mänskliga resurserna.

Genom att upprätta ett hälsobokslut kan företaget belysa de anställdas hälsotillstånd i företa- get. Informationen kan i sin tur öka kunskapen och påverka ledningens syn på hur hälso- frågorna hanteras på arbetsplatsen. Enligt Liukkonen (2002), Aronsson och Malmquist (2003) bör hälsobokslut upprättas utifrån företagets interna och externa förutsättningar. Författarna menar vidare att olika företag har olika ohälsoproblem som är unika för just deras företag och därför är det viktigt att upprätta ett hälsobokslut som är anpassat för det enskilda företaget.

1.2 Problemdiskussion

Ohälsan och sjukfrånvaron har ökat dramatiskt i Sverige de senaste åren. Bara under året 1997 – 2000 har sjukskrivningen (mer än 30 dagar) ökat från 123 000 till 217 000 människor. Det motsvara ungefär en ökning på 80 % enligt SCB¹. Visserligen har sjukfrånvaron stagnerat och till och med minskat något under året, men sjukfrånvaron ligger ändå i ett mycket alar- merande läge. I takt med ökad sjukfrånvaro och högre utslagning från arbetslivet stiger sam- hällets kostnader för ohälsan. Enligt Aronsson och Malmquist (2003) leder sjukfrånvaro till kostnader för samhället i första hand genom den produktion samhället som helhet går miste om när individen är sjukskriven. I andra hand leder ohälsan till ökade utgifter för sjukpenning.

Under 1998 utbetalades 19 miljarder kronor i sjukpenning och för år 2002 har denna siffra

1 Statistiska Centralbyrån 2004:3 Sjukfrånvaro och ohälsa i Sverige –en belysning utifrån SCB:s statistik

ökat till ofantliga 42 miljarder kronor. Detta innebär en merkostnad på 23 miljarder som skulle ha kunnat användas på ett effektivare sätt. Om man kan få ner ohälsan i samhället skulle det gagna inte bara individen utan även samhället i stort (Ds 2002:63).

Statsmakternas intresse är i huvudsak fokuserat på ohälsan, bland annat beroende på att det i huvudsak är den som långsiktigt leder till kostnader för staten (Aronsson & Malmquist 2002) . På arbetsplatsen är främjandefrågorna väl så intressanta som ohälsan. På arbetsplatsen är de sjukförebyggande åtgärderna lika intressanta som åtgärder för att ta hand om ohälsan hos de anställda (Ibid). Ur ekonomisk synpunkt anser Aronsson och Malmquist (2002) att det är relevant att dela upp hälsoeffekten i tre olika termer: hälsofrämjande åtgärder, förebyggande åtgärder och rehabilitering. Hälsofrämjande åtgärder innebär att man på arbetsplatsen satsar på att förbättra hälsan för flertalet av de anställda. Förebyggande åtgärder innebär insatser som förhindrar att ohälsa uppstår och därmed förebygger man också motsvarande kostnader.

Rehabilitering är åtgärder som syftar till att åtgärda uppkommen ohälsa (ibid).

För att få bukt på ohälsan i samhället och att få näringslivet att ta ett större ansvar av de anställdas sjukfrånvaro lanserade regeringen 2001 åtgärdsprogrammet ”Handlingsplan för ökad hälsa i arbetslivet”, även kallat elvapunktsprogrammet. I denna handlingsplan introdu- cerade man ett nytt begrepp, ”Hälsobokslut”, som syftar till att man ska redovisa de anställdas hälsoläge med hjälp av modeller och nyckeltal hos den enskilde arbetsgivaren (Liukkonen, 2002). Regeringen har från och med den 1 juli 2003 infört en ny lag om att arbetsgivare som har mer än 10 heltidsanställda är skyldiga att redovisa sjukfrånvaron i årsredovisningen (Ds 2002:22). Enligt gruppen (Ds 2002:22) kan obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron öka trycket på företag, kommuner och myndigheter att förebygga ohälsa samt att tillgodose det informationsbehov som olika intressenter kan ha.

Hälsobokslut utgör en form av personalekonomisk redovisning som inte innehåller kvantitativ information i form av monetära uppgifter utan istället kvalitativ information i form av nyckeltal. Det primära syftet med hälsobokslutet är att skapa information som påverkar hur hälsofrågorna hanteras på arbetsplatsen. Enligt Aronsson och Malmquist (2002) kan hälso- bokslutet i första hand fungera som ett ledningsinstrument i verksamheten. I andra hand har organisationen ett behov av att redovisa informationen kring hälsan för sina intressenter (ibid).

Personalekonomi utgår från ett synsätt som innebär att man tydligt och systematisk betraktar humankapital som en tillgång för organisationen och hanterar den därefter. Detta innebär bland annat att man i organisationen gör beräkningar av värdet av denna resurs och hur detta värde påverkas av olika handlingsalternativ (Aronsson, Björk & Malmquist 1994). Vidare skriver författarna att syftet med personalekonomi är att skapa förutsättningar för bättre hushållning med de mänskliga resurserna. Enligt Gröjer och Johansson (1998) kan man beskriva personalekonomi utifrån dess olika tillämpningsområden, till exempel rekryterings- ekonomi, kompetensutvecklingsekonomi, arbetsmiljöekonomi, avvecklingsekonomi etc.

I praktiken är det fortfarande så att realkapitalfrågor i de flesta organisationer ges större intresse och uppmärksamhet än humankapitalet. Emellertid ökar intresset för humankapitalet och det övriga intellektuella kapitalet i företag (Hand & Lev, 2003). Olsson (2001) visar att svenska företag har ett litet intresse av att inkludera humankapitalet i sin årsredovisning. Till detta bidrar det faktum att personalen i den konventionella redovisningen endast syns som kostnader (Aronsson, Björk & Malmquist 1994).

Anledningen till att man inte redan idag föreslår ett obligatoriskt införande av personal- ekonomisk redovisning är insikten om att införande av en förändrad redovisningskultur är en komplicerad process och som kräver en ganska lång infasningstid. Den personalekonomiska redovisningen kräver stora ingrepp i såväl redovisningen som i redovisningskulturen (Liukkonen, 2003). Vidare skriver Liukkonen (2003) att på grund av den accelererande sjuk- frånvaron, har staten ett intresse av en snabb minskning av socialförsäkringens kostnader för ohälsa och kan inte vänta på att den personalekonomiska redovisningen ska hinna utvecklas.

Regeringen väljer då en strategi att i ett andra steg efter lagstiftningen kring sjukfrånvaro- redovisningen, lansera en enklare variant av personalekonomisk redovisning, upprättandet av hälsobokslut.

1.3 Syfte

Syftet med denna uppsats är att undersöka hur företag hanterar personalens hälsa och ohälsa.

För att uppnå syftet med denna uppsats studeras följande forskningsfrågor:

- Hur arbetar organisationer med att redovisa sjukfrånvaron?

- Hur arbetar organisationer med hälsofrämjande åtgärder för att förebygga och hantera sjukfrånvaron?

- Vilka för- och nackdelar kan hälsobokslut innebära?

1.4 Avgränsning

I denna uppsats belyses inte orsakerna till sjukfrånvaro från det personliga perspektivet. I stället förklaras orsakerna till sjukfrånvaro utifrån ett företagsperspektiv.

I vissa fall kan sjukfrånvaro leda till kostnadsbesparingar i form av minskad utbetalning av lön och sociala avgifter, då företags sysselsättningsgrad är låg under vissa perioder. Det är inte av intresse i denna studie att utgå ifrån kostnadsbesparingar på grund av sjukfrånvaro. I stället utgår uppsatsen ifrån att sjukfrånvaro är en kostnad.

Merkostnader för sjukfrånvaro kan skiljas åt från företag till företag. Denna uppsats skall enbart undersöka vilka kostnadsbegrepp som uppstår i samband med sjukfrånvaro. Det ligger således utanför denna studie, att undersöka hur varje enskilt företag/förvaltning kan framkalla sina merkostnader.

I uppsatsen kommer författaren inte att djupgående beskriva de personalekonomiska kalkyle- ringsmetoderna vid förebyggande, rehabiliterande och hälsofrämjande åtgärder. Istället kommer författaren att beröra dessa områden och konstatera att det finns kalkyleringsmetoder för att beräkna åtgärderna.

I denna uppsats kommer författaren att diskutera, utifrån två hälsobokslutsmodeller, vilka komponenter som kan ingå i ett hälsobokslut. Att upprätta ett hälsobokslut är en omfattande process, därför kommer uppsatsen inte att innefatta upprättandet av själva hälsobokslutet och inte heller en uppföljning av hälsobokslutet.

2.

Metod

I detta kapitel diskuteras de metoder som författaren har valt för genomförandet av den studie som beskrivs i denna uppsats. Författaren har valt att behandla och redovisa de delar som anses mest relevanta för studiens syfte.

2.1 Forskningsansats

När konkreta upplevelser i vardagslivet tolkas eller när ett visst förhållande utifrån en fast förståelseram förutsägs, benämns detta generellt som att forskaren drar en deduktiv slutsats. I en formell mening är deduktion en slutledning där slutsatsen följer med nödvändighet ur gjorda förutsättningar (Ejvegård, 2003). Vid en induktiv ansats kan forskaren utgå från exempelvis upprepande observationer, experiment och intervjuer för att därifrån dra generella slutsatser och utveckla nya teorier (Wiedersheim-Paul & Eriksson, 2001), se figur 2.1.

Figur 2.1. Induktiv och deduktiv ansats. Källa: Wiedersheim-Paul och Eriksson (2001, sid 128)

Undersökningen har genomförts med en deduktiv ansats, vilket innebar att författaren utgick från befintliga teorier inom personalekonomi och hälsobokslut. Dessa teorier har sedan legat till grund för den empiriska undersökningen och därefter har analyser gjorts och slutsatser dragits.

Det finns två generella angreppssätt, kvalitativa och kvantitativa metoder, inom samhälls- vetenskapen när data samlas in och analyseras. De skiljs åt med utgångspunkt från den infor- mation som undersöks, mjukdata eller hårddata (Holme & Solvang, 1997). Den viktigaste skillnaden mellan dessa metoder är hur data används och analyseras. Kvantitativa metoder är mer formaliserade och strukturerade och datamaterialet består av siffror som analyseras med statistiska metoder. De kvalitativa metoderna utgår från texter och bilder som beskriver pro- blemområdet på djupet, exempelvis företag, individer, fenomen, händelser eller aktiviteter. De kvalitativa metoderna ger en djupare förståelse för problemområdet (Ejvegård, 2003).

Syftet med denna uppsats var att undersöka hur företag hanterar personalens hälsa och ohälsa.

Författaren sökte därmed djupare information från företag/förvaltning för att belysa om hälso- bokslut kan vara till hjälp för företag för att beskriva personalens hälsa och ohälsa. Därmed ansåg författaren att en kvalitativ ansats är mest passande för uppsatsen. Vidare ansåg för-

observation generalisera

TEORI

hypoteser

observation

VERKLIGHETEN

Induktiv ansats Deduktiv ansats

fattaren att en kvantitativ ansats inte kunde ha kommit åt den djupare informationen som författaren var ute efter.

2.2 Undersökningsansats

De vanligaste undersökningsansatser som forskare använder är fallstudier och survey. Vid fallstudier betonas aktörsrollen och en god förmåga att kommunicera med verkligheten, vidare är det en studie av historiska förlopp (Wiedersheim-Paul & Eriksson, 2001). Fallstudie används när forskare vill ha detaljerad kunskap och när han vill undersöka komplexa beteen- den och situationer. Författaren valde att använda en fallstudie som undersökningsansats beroende på syftets komplexitet. Författaren ville undersöka hur organisationer arbetar med sjukfrånvaron och förebyggande åtgärder samt vilka fördelar hälsobokslut kan innebära.

En survey hade istället inneburit att undersökningen hade utförts hos fler företag med fler variabler. Forskaren hade då försökt att få en bredare information från många undersöknings- enheter ( Wiedersheim-Paul & Eriksson, 2001).

2.3 Datainsamlingsmetod

Det underlag som ligger till grund för denna uppsats är av två slag, primärdata och sekundär- data. För att kunna göra en analys och jämförelse mellan teori och empiri sökte författaren data som redan samlats in och på något sätt blivit dokumenterad av andra undersökare, det vill säga sekundärdata (Holme & Solvang 1997). Med utgångspunkt från sjukfrånvaro, hälso- främjande tjänster, hälsobokslut, och personalekonomi samt olika författarnamn utifrån litte- raturen, sökte författaren lämplig litteratur vid Luleå tekniska universitets bibliotek. De databaser som användes var Libris och Bibdia. Författaren fick dessutom hjälp från handle- daren att hitta ytterligare litteratur och tidskrifter.

Primärdata har därefter erhållits genom att författaren har genomfört en fallstudie i fyra olika verksamheter och där genomfört intervjuer med medarbetare som hanterar personals hälsa och ohälsa. Intervjuer genomfördes med en respondent i tre organisationer och fyra respondenter i den fjärde organisationen. Anledningen till att det blev fler respondenter i det ena företaget, var företagets eget önskemål, eftersom flera personer arbetar med de olika frågorna. De före- tagsrepresentanter som intervjuades har arbetsuppgifter inom det personalrelaterade området, (se tabell 2.1).

Tabell 2.1 Företag/förvaltning, tid för intervjuer, antal respondenter och intervjuernas längd

Företag/Förvaltning Datum & år Personalavdelning & antal Intervjuns längd Konsum Norrbotten 2/12 – 2005 1 1,5 timmar LTU² 6/12 – 2005 1 1,5 timmar Luleå Kommun 7/12 – 2005 1 2,5 timmar Ferruform 9/12 – 2005 4 1,5 timmar

Efter varje intervjutillfälle frågade författaren/intervjuaren respondenterna om möjligheten att namnge företaget och respondenterna i uppsatsen. På grund av att författaren fick olika svar vid frågan om anonymitet har författaren valt att namnge företagen men inte respondenterna.

2 Luleå tekniska universitet

Detta ansåg författaren var den bästa lösningen på grund av syftets natur och empirins inne- håll.

Författaren har använt sig av en intervjuguide (se Bilaga) för att täcka de områden som är nödvändiga för uppsatsen. Vid utformningen av intervjuguiden valde författaren att diskutera utformningen av frågorna med handledaren för att få feedback. Sedan skickades frågorna i förväg med email till respondenterna. Anledningen till att författaren valde att skicka frågorna i förväg var att slippa missförstånd och att ge respondenterna tid att samla ihop material.

Intervjuerna spelades in på band med respondenternas samtycke. En av fördelarna med band- inspelningen har varit möjligheten att lyssna till intervjun flera gånger, dels vid sammanställ- ningen av intervjuerna, dels för att försäkra att intervjuerna har uppfattats på rätt sätt. Därefter skickades en sammanställning av intervjuerna tillbaka till respondenterna. Därmed kunde även respondenten/erna kontrollera att intervjun hade uppfattats på rätt sätt.

2.4 Val av organisationer och respondenter

Efter litteraturstudien med fokus på hälsobokslut, personalekonomi och hälsofrämjande tjänster ansåg författaren att valet av organisation och respondenter var avgörande för att upp- fylla studiens syfte. Enligt författaren skulle det vara möjligt att studera om organisationernas sjukfrånvaro var väl dokumenterad. Det skulle även vara möjligt att studera organisationernas företagshälsovård och hälsofrämjande och andra förebyggande åtgärder. Vidare ansåg förfat- taren att det skulle vara intressant att undersöka olika organisationer i olika verksamheter med olika grad (låg/hög) av sjukfrånvaro och olika förutsättningar att öka hälsotillståndet hos anställda. Detta också för att studera om det fanns några skillnader mellan olika verksamheter beträffande hanteringen av personalens hälsa och ohälsa. När allt detta sammanställts ansåg författaren att det mest passande var att studera stora företag³, detta på grund av att stora företag har större möjlighet att verkställa de punkter författaren nämnt ovan.

Vid val av organisationer samrådde författaren med handledaren för att finna de mest passande organisationerna för de av författaren uppsatta kriterierna och uppsatsens syfte. Ett bekvämlighetsurval tillämpades genom att tillfråga de företag/förvaltningar som låg på ett nära geografiskt avstånd till Luleå tekniska universitet. De fyra olika organisationer som valdes tillhörde detaljhandeln, tillverkande företag, utbildningsföretag och offentlig sektor (kommunen). Dessa olika företag/förvaltning har olika verksamheter, vilket gör en studie både intressant och lärorik.

2.5 Metodproblem

I en kvantitativ studie diskuteras vanligtvis studiens validitet och reliabilitet i samband med studiens metodproblem. Med validiteten i en studie aves att forskaren verkligen mäter det som han/hon avser att mäta (Ejvegård, 2003). Med reliabilitet aves hur hög grad resultaten från mätmetoden eller ett mätinstrument är opåverkade av tillfälligheter (Holme & Solvang, 1997).

I en kvalitativ studie är det forskarens analys och tolkning av källorna (exempelvis teorier, sekundärdata och primärdata) som har betydelse för studiens trovärdighet och ärlighet enligt Holme & Solvang (1991). Uppsatsens metodproblem diskuteras nedan med avseende på upp- satsens trovärdighet och källhanteringens ärlighet.

3 Med stora företag avses företag som har fler än 200 anställda.

2.5.1 Trovärdighet

För att öka denna studies trovärdighet var det viktigt att ställa rätt frågor till rätt personer. Vid utvecklingen av intervjuguiden utgick författaren från tidigare utvecklade teorier och perso- nalekonomiska modeller och metoder. Vid val av respondenterna kontaktade författaren först organisationernas ekonomiavdelningar, men fick i efterhand informationen att ekonomi- avdelningarna inte kunde tillhandahålla de svar som krävdes för att uppfylla syftet. Förfat- taren fick istället kontakta personalavdelningarna hos de olika organisationerna som i sin tur ansåg att de kunde besvara författarens intervjufrågor.

Risken med personliga intervjuer kan vara att intervjuare och respondent inte riktigt förstår varandra. Författaren har försökt undvika detta problem genom att först låta handledaren läsa igenom frågorna och ge synpunkter på dessa. Sedan skickades intervjufrågorna i förväg till respektive respondent per email. Respondenterna fick då möjlighet att läsa igenom frågorna och höra av sig om några frågor var obegripliga.

Respondenterna har i huvudsak arbetsuppgifter inom personalområdet. Författaren uppfattar att respondenterna hade tillräcklig kompetens och relevant kunskap om studiens ämne och frågorna som ställdes. Trots detta hade det varit intressant att intervjua ytterligare några personer i varje organisation, från olika avdelningar, för att styrka respondenternas uppgifter.

Ett annat problem vid genomförandet av de personliga intervjuerna, var att respondenterna fick stort utrymme att utforma sina svar och kommentarer. Det som författaren märkte under intervjutillfällena och som sedan blev ett problem, var att respondenterna i viss mån kom ifrån ämnet. Detta i sin tur medförde en tidsbrist och svaren av de sista frågorna blev inte helt till- fredställande.

2.5.2 Källhanteringens ärlighet

Intervjuer är beroende av den eventuella intervjuareffekt som kan påverka resultatet, det vill säga att respondenten ger det svar intervjuaren vill höra. Ett sätt att skapa en ärlig källhan- tering har varit genom att banda intervjuerna. Författaren lyssnade igenom banden flera gånger för att försöka undvika missuppfattningar. Därefter översände författaren det preli- minära empirikapitlet till respondenterna för synpunkter och kommentarer, vilka författaren också beaktat i den slutliga utformningen av empiriavsnitten.

3.

Teori

I detta avsnitt kommer författaren att utgå från personalekonomiska modeller och individens beteende som grund för företagets effektivitet. Författaren diskuterar därefter orsak och ansvar vid sjukfrånvaro, åtgärder som kan vidtas för att öka anställdas hälsotillstånd samt beskrivningar av hur hälsobokslut kan utformas.

3.1 Personalekonomi

Personalekonomi handlar om att ur ett organisationsperspektiv synliggöra effekten av olika personalåtgärder på verksamheten och att översätta effekterna i ekonomiska termer (Gröjer &

Johanson, 1998). Begreppet personalekonomi kan sägas stå för både beräkningsmetoder för att synliggöra resursen personal och synsättet att det finns en stor potential i en bättre hushåll- ning av mänskliga resurser (ibid) En idé bakom personalekonomi är att personalens värde och ekonomiska konsekvenser av personalens agerande inte syns i redovisningen och inte brukar synliggöras i kalkyleringssammanhang. Därför används ibland såväl i Sverige som utomlands begreppet ”osynliga kostnader”. Sådana kostnader kan vara minskad produktivitet, sämre kvalitet eller annat som inte direkt kan avläsas ur den ekonomiska redovisningen (Aronsson, Björk & Malmquist, 1994). De personalekonomiska beräkningarna kan vara av olika slag. Det kan vara kostnads- eller kostnads-/intäktsberäkningar av förhållanden eller åtgärder. Beräk- ningarna kan också utgöras av försök till värdering av det mänskliga kapitalet i balans- räkningen. Beräkningen kan utföras i olika sammanhang och i olika syften. De kan utföras kalkylmässigt och fristående, men de kan också kopplas till organisationens övriga ekono- miska redovisning (se figur 3.1), (ibid).

Figur.3.1 Klassificering av personalekonomi. Källa: Gröjer och Johanson, 1998, sid 17 plus egen bearbetning)

Enligt Cascio (1991, i Görjer & Johanson, 1998) är kunskapen om sambandet mellan anställdas beteende och ekonomiska konsekvenser dålig i de flesta organisationer. Detta beror på:

• att de inte vet hur man mäter kostnader för beteende, dvs det finns ett kvantitativ gap.

• att högre ledningen har accepterat myten att personalaktiviteter inte kan värderas i kvantitativa termer och att personalavdelningar inte mäter resultaten av sina ansträng- ningar i kvantitativa mått.

Personalekonomi

Värdering av personalen i balansräkningen

Kostnadsberäkningar

Kostnads-/intäktsberäkningar

Redovisning Kalkylering - rekrytering

- personalutveckling - avveckling

- arbetsmiljö

• att en del personalchefer inte vill bli föremål för mätningar.

• att det finns personalchefer som vill tillämpa kvantitativa mått men på grund av brister på metoder och kunskap inte kunnat genomföra det.

(Gröjer & Johanson, 1998, sid 15)

3.2 Motivationsteori

Vid användning av personalekonomi för kalkylering av åtgärdsprogram, till exempel hälso- främjande åtgärder eller förebyggande åtgärder, kan det vara av intresse att studera de an- ställdas motivation och engagemang före och under åtgärdsprogrammet.. Att personalen engagerar sig i åtgärdsprogrammet kan i sin tur leda till att personalen mår bättre, och i slutändan kan produktion och kvalitet öka.

En av dagens mest dominerande ramverk av motivationsteori är Hackman och Oldhams Arbetsegenskapsmodell (1980 i Bakka, Fivelsdal & Lindkvist, 1999) beskriver fem egen- skaper som enligt Hackman och Oldham utgör förutsättningen för arbetsmotivation:

1. Arbetsuppgiftens krav på olika färdigheter. Den utsträckning i vilken arbetsuppgiften tar i anspråk olika färdigheter.

2. Arbetsuppgiftens identitet. Den utsträckning i vilken individen fullgör ett färdigt arbete i motsats till enbart en del därav. Kunskap om arbetsinsatsens roll i helheten.

3. Arbetsuppgiftens betydelse. För andra människor inom eller utom den egna organisa- tionen. Att de anställda vet att deras arbetsinsats är meningsfull (arbetskamrater, kunder, allmänheten och så vidare).

4. Befattningens autonomi. Graden av frihet i arbete och hur stor självständighet de anställda har när det gäller att planera arbetet och att välja arbetsmetoder.

5. Feedback i arbetet. Den utsträckning i vilken individer får klara och direkta besked om utfallet av sina arbetsinsatser samt erkännande för utfört arbete, (se figur 3.2), (Bakka, Fivelsdal & Lindkvist, 1999, sid 168)

Figur 3.2. Hackman och Oldham arbetsegenskapsmodell. Källa: Bakka, Fivelsdal och Lindkvist (1999, sid 169)

Ju högre individens utvecklingsbehov är, desto viktigare är de fem ovanstående egenskaperna i arbetet. Om arbetet i hög utsträckning utformas i enlighet med dessa egenskaper, skapas

goda förutsättningar för att individen upplever meningsfullhet och ansvar i arbetet. Detta leder i sin tur till stor motivation och engagemang, högre produktivitet, låg frånvaro och liten personalomsättning (Bakka, Fivelsdal & Lindkvist, 1999)

3.3 Sjukfrånvaro och dess orsaker

Ur ekonomisk synpunkt är det relevant att skilja på lång- och korttidssjukfrånvaro eftersom långtidssjukfrånvaron normalt medför lägre kostnader för arbetsgivaren. Enligt Liukkonen (1994) dras gränsen för korttidssjukfrånvaro vid 14 dagar. Detta beror på att lönekostnaden för sjukfrånvaro övertas till stor del av försäkringskassan. Vidare skriver Liukkonen (1994) att korttidssjukfrånvaron orsakar mest störningar i produktionen såsom ryckig produktion, leveransförseningar och kvalitetsproblem.

Vid en längre tids sammanhängande frånvaro är möjligheterna för arbetsgivaren att anpassa sig större. De kostnader som arbetsgivaren har är sjuklönen och övriga kostnader (avtals- mässig ersättning och kostnader för semester) som normalt upphör efter 3-12 månader.

Arbetsgivaren har dessutom kostnader för att rekrytera och skola in en ersättare. Men när denne väl är på plats och tagit över arbetsuppgifterna är arbetsgivarens merkostnader till följd av sjukfrånvaron förhållandevis blygsamma. Det kan till och med vara så att verksamheten fungerar och producerar bättre än tidigare. I sådana situationer är arbetsgivarens incitament att verka för en aktiv rehabilitering av den långtidssjukskrivne små (Ds2002:63).

En slutsats som (Ds2002:63) kommit fram utifrån detta, är att de ekonomiska drivkrafterna för en organisation att minska den korta sjukfrånvaron kan vara stora, medan de ekonomiska drivkrafterna att minska långvarig sjukfrånvaro är mindre. När sjukfrånvaron har pågått en längre tid och organisationen hunnit anpassa sig är arbetsgivarens ekonomiska drivkrafter att verka för snabb rehabilitering till arbetslivet små eller rent av obefintliga. Särskilt gäller detta sådana åtgärder som kräver kostsamma rehabiliteringsinsatser (ibid).

3.3.1 Orsak till sjukfrånvaro

I en forskningsrapport diskuterar Rubenowitz (1982) att det föreligger ett mycket klart sam- band mellan fysisk påfrestande arbete och sjukfrånvaro, speciellt långtidsfrånvaro. Vidare skriver Rubenowitz (1982) att ju sämre den psykosociala arbetsmiljön är, desto högre är sjuk- frånvaron, speciellt den långa sjukfrånvaron. Den psykosociala arbetsmiljön präglas främst av fem faktorer enligt följande;

• kontroll över den egna arbetssituationen

• arbetsledningen

• stimulans och utvecklingsmöjligheter

• arbetsgemenskap

• psykisk belastning

Brister på dessa områden kan visa sig i högre sjukfrånvaro enligt Rubenowitz (1982). Enligt Rubenowitz ökar sjukfrånvaron med arbetsställets storlek och stora skillnader förekommer också mellan olika branscher. Vidare skriver Rubenowitz att antalet sjukfrånvarodagar hos både män och kvinnor ökar med åldern. Detta beror på att sjukdomar av längre varaktighet mest drabbar den äldre arbetskraften. Enligt Liukkonen (1994) har förvärvsarbetande kvinnor genomsnittligt högre frånvaro än män.

3.3.2 Sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro

Sjuknärvaro kan definieras som människor som befinner sig på en arbetsplats men på grund av någon form av funktionsnedsättning inte utför normal arbetsprestation. För den arbets- kraftskostnad man tidigare fick en full produktionsvolym för, får man nu under sjuknärvaron bara ut en del av produktionsvolym (Liukkonen, 2002). Liukkonen anger även att sjuknär- varon kan vara stressframkallande för hela arbetsgruppen beroende på att sjuknärvaron höjer tempot och uppmärksamhetsgraden i hela arbetsgruppen. Genom att vara sjuk på arbetet ökar även risken att arbetskamrater smittas, vilket kan ge en totalt sett ökad frånvaro (ibid).

Den dolda sjukfrånvaron uppstår när den anställde använder övertid som karensdagar, schemabyten och oplanerat semesteruttag. För organisationens del kan det, oavsett omfatt- ning, leda till störningar i bemanningen och merarbete för arbetsledningen och arbets- grupperna (Liukkonen, 2002). För både sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro kan en av orsakerna vara karensdagen. En tänkbar konsekvens av karensdagar är ökad risk för högre sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro. Genom att individen själv får betala för sjukfrånvarons första dag väljer troligen många att gå till arbetet trots sjukdom eller att ta ut övertid för att täcka karensdagen (ibid).

3.3.3 Redovisning av sjukfrånvaro

Sedan den 1 juli 2003 gäller den nya lagen om obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro.

Enligt lagen måste arbetsgivare, som har fler än 10 anställda, varje år redovisa de anställdas sjukfrånvaro (Iseskog, 2003). Redovisningen av sjukfrånvaro ska avse

• den totala sjukfrånvaron i procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden

• sjukfrånvaron för kvinnor i procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden för kvinnor

• sjukfrånvaron för män i procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden för män

• sjukfrånvaron för åldersgrupperna 29 år och yngre, 30-49 år och 50 år eller äldre i procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden för respektive åldersgrupp

• den andel av den totala sjukfrånvaron som varat i 60 dagar eller mer (långtidssjuk- frånvaro)

Sjukpenning betalas ut till arbetstagaren. Sjukpenningsansvar gäller alltså inte för anställda som beviljas rehabiliteringspenning eller kommer tillbaka till arbete på deltid (Iseskog, 2003).

3.3.4 Ansvar vid arbetstagarens sjukdom

Arbetsgivaren är skyldigt att betala ut sjuklön till anställda när han/hon är sjukfrånvarande.

Enligt lagen om sjuklön⁴ har arbetstagaren rätt till 77,6 % av lönen under sin sjukfrånvaro.

Sjuklönen betalas ut av arbetsgivaren under dag 2 till 21, den första dagen behöver arbetsgi- varen inte betala ut ersättning på grund av karensdag. Efter dag 21 och framåt tar försäkrings- kassan över ansvaret och betalar ut sjukpenning (77,6 %) av arbetstagarens sjukpenning- grundande inkomst (Jacobson & Goine 2004).

4 SFS, Lagen om sjuklön (1991:1047)

I skrivande stund har regeringen dock aviserat att sjuklöneperioden under 1 januari, 2005 kommer att begränsas till 14 dagar från idagsläget 21 dagar och att sjukpenningen höjs till 80 % från dagens 77,6 %. Ett annat förslag som kommer att träda i kraft 1 januari år 2005 är att arbetsgivaren kommer att få ett medfinansieringsansvar på 15 % av sjukpenningkostnaden för anställda. Arbetsgivarens medfinansiering ska gälla så länge hel sjukpenning betalas ut till arbetstagaren. Sjukpenningsansvar gäller alltså inte för anställda som beviljas rehabiliterings- penning eller kommer tillbaka till arbete på deltid. Ändringen av sjukpenningen och medfi- nansieringsansvar anser regeringen kommer att stimulera arbetsgivare att vidta förebyggande insatser, rehabilitering och andra åtgärder för att minska de långa sjukskrivningarna och un- derlätta för den sjukskrivne att komma i arbete på hel- eller deltid (proposition 2004/05:21⁵).

3.3.5 Kostnad av sjukfrånvaro

Vid beräkning av kostnaderna för sjukfrånvaron kan man utgå från modellen för vad företaget betalar för den frånvarande personen i lön, arbetsgivaravgiften och gemensamma kostnader (lokaler, utrustning m m) utan att företaget får någon motprestation (Gröjer & Johanson 1998). Enligt Gröjer och Johanson kan modellen se ut enligt tabell 3.1.

Tabell 3.1 Modell för kostnad av sjukfrånvaro (Gröjer & Johanson, 1998)

Lön 100

Semester 13 (med 13 % semesterersättning) Arbetsgivaravgift 40 (med 35 % arbetsgivaravgift) Summa 153

Gemensamma kostnader 76 (med 50 % gemensamma kostnader) Självkostnad 229 (Självkostnad per timme)

Vid beräkning av kostnader för närvaro antog Gröjer och Johanson (1998) att den anställde arbetar normalt 40 timmar per vecka med en timlön på 100 kronor. Med gemensamma kost- nader menar författarna kostnader för lokaler, utrustning, utbildning, telefon, administration och allt annat, förutom lön och arbetsgivaravgifter som den anställde måste ha för att utföra sitt arbete. Gemensamma kostnader förekommer i någon form i alla företag. Däremot varierar storleken på kostnaderna från några få procent till flera hundra procent beroende på inom vil- ken bransch företaget befinner sig i och vilken position den anställde har. I exemplet ovan antog författarna att de gemensamma kostnaderna utgör 50 % av summan av lön, semester och arbetsgivaravgift. Självkostnaden i exemplet är 229 kronor/timme och företaget förut- sätter att den anställde i genomsnitt gör nytta för minst 229 kronor/timme på lång sikt (Gröjer

& Johanson 1998).

Vid frånvaro kvarstår en stor del av ovanstående kostnader. Enligt den nya regeln om med- finansieringsansvar för arbetsgivare som träder i kraft 2005 skall företaget betala lön till den sjukskrivne enligt tabell 3.2.

5 Referens; Proposition 2004/05:21, källa www.regeringen.se

Tabell 3.2 Modell för beräkning av lön till den sjukskrivne

Sjukskrivningsdag 1: 0 % Sjukskrivningsdag 2-14: 80 % Sjukskrivningsdag 15-360: 15 % Sjukskrivningsdag 360-ff: 0 %

Vid sjukskrivning kan kostnaderna för företaget se ut som i tabell 3.3.

Tabell 3.3 Modell för beräkning av kostnader i samband med sjukskrivning

Kr/timme Sjukdag 1 Sjukdag 2-14 Sjukdag 15-360

Lön 0 80 15

Semester 13 13 0

A-avgift 5 33 0

Summa 18 126 15

G-Kostnader 76 76 76?

Total kr/timme 94 202 91?

Total kr/dag 752 1600 728?

Ett sätt att tolka tabell 3,3 är att korttidssjukfrånvaro kostar företaget 1600 kronor/dag under dagarna 2-14 utan att den anställde behöver prestera något tillbaka (Gröjer & Johanson 1998).

Frågetecknen för de längre frånvaroperioderna beror på osäkerheten om hur de gemensamma kostnaderna hanteras vid längre frånvaro. Till exempel kan utrustningarna utnyttjas av en ersättare och då är det tveksamt om man skall se de gemensamma kostnader som en kostnad för frånvaro (ibid). Vidare skriver Gröjer och Johanson att det kan vara av intresse att beräkna merkostnaderna vid sjukfrånvaro. Dessa merkostnader är sämre kvalitet, maskin- och ma- terialhaverier, övertider, leveransförseningar och kompetensbrister etc (ibid).

3.4 Hälsofrämjande åtgärder

Som arbetsgivare har man inte skyldighet att erbjuda anställda hälsofrämjande åtgärder såsom hälsovård eller personalvårdsförmåner (friskvård eller motion). Men genom att arbeta före- byggande med motion och friskvård kan arbetsgivaren undvika många sjukskrivningar som kan leda till kostsamma rehabiliteringsåtgärder, men också minska risken för psykisk och fysisk ohälsa (Jacobson & Goine, 2004).

Väljer man som arbetsgivare att ge de anställda möjligheter att motionera på arbetstid eller till en subventionerad kostnad, är denna kostnad avdragsgill för företaget och normalt sett även skattefri för de anställda. Det gäller även andra personalvårdsförmåner såsom fritt fika, kost- rådgivning, solarium med mera. För att motion och friskvård skall vara skattefri krävs att alla dessa tre kriterier uppfylls. 1, Erbjudandet ska rikta sig till hela personalen. 2, Motion/friskvård ska vara av enklare slag. 3, Motion/friskvård ska vara av mindre värde (ibid).

Enligt Folkhälsoinstitutet⁶ är sannolikt en ökad fysisk aktivitet en av de absolut bästa metoder som finns tillgängliga om sjukskrivingarna skall minska, liksom vårdkostnaderna. Motion motverkar både stressrelaterade sjukdomar och minskar risken för att råka ut för belastnings- och förslitningsskador, som är de dominerande orsakerna till långvarig sjukskrivning och förtidspension.

3.5 Rehabilitering

Ordet rehabilitering kommer ursprungligen från latin och är sammansatt av re, som betyder åter och hàbilis som betyder duglig. Rehabilitering blir då att åter göra duglig. I förarbetena till den rehabiliteringsreform som genomfördes 1992 beskrevs rehabilitering på följande sätt.

”Med rehabilitering avses i denna lag en sammanhängande process som syftar till att återge den som drabbats av sjukdom eller annan nersättning av den fysiska eller psykiska presta- tionsförmågan bästa möjliga funktionsförmåga och förutsättningar att leva ett självständigt liv”.( Jacobson & Goine 2004, sida 14)

3.5.1 Rehabiliteringsekonomi

I ett ekonomiskt perspektiv är rehabilitering en investering som organisationen genomför. En sådan satsning görs normalt därför att den är lönsam. Då måste intäkterna av rehabiliteringen överstiga dess kostnader. Rehabilitering innebär att den anställde blir frisk och kan arbeta igen, vilket medför att kompetens återskapas i företaget. Kostnaderna för rehabiliteringen kan ur detta perspektiv ses som framtida intäkter. En uppskattning av de framtida intäkterna bör emellertid vara större än kostnaderna för rehabiliteringsåtgärderna för att lönsamhet ska upp- stå (Aronsson & Malmquist 1996).

För att kunna beräkna lönsamheten av rehabiliteringsinsatser krävs således först att kostna- derna för funktionsnedsättningen specificeras och att man därefter studerar vilka av dessa kostnader som kan undvikas vid rehabilitering. Rehabiliteringsekonomi är att beräkna kostna- derna för funktionsnedsättningar och lönsamheten av rehabiliteringsåtgärder. Utifrån dessa analyser kan sedan slutsatser dras hur ett rehabiliteringsarbete ska bedrivas där man också tar hänsyn till de ekonomiska förutsättningarna (ibid).

3.5.2 Arbetsgivarnas ansvar

Arbetsgivarens ansvar för sjukskrivningsprocessen omfattar, utöver sjuklön och sjukförsäk- ringsavgift, även att klarlägga behovet av rehabilitering och att vid behov påbörja rehabili- tering så snart som möjligt. Vid sjukfall som varar längre än fyra veckor, när den anställde varit sjuk mer än sex gånger under ett år eller när den sjuke själv begär detta, skall arbetsgiva- ren i samråd med den anställde påbörja en rehabiliteringsutredning. Arbetsgivaren är också skyldig att svara för rehabiliteringsåtgärder som kan genomföras inom eller i anslutning till den egna arbetsplatsen. Exempel på sådana åtgärder är anpassning av arbetsplatsen, ändrade arbetsuppgifter, omplacering, ändrade arbetstider, arbetsträning, arbetsprövning eller utbild- ning. (Jacobson & Goine, 2004)

6 Referens; handlingsplan för ökad hälsa i arbetslivet (2002), sida 62

3.6 Värde av förebyggande insatser

Med förebyggande insats avses åtgärder som sätts in innan någon funktionsnedsättning upp- stått. Insatser riktas till personer som ännu inte drabbas av någon funktionsnedsättning varav en hel del inte heller skulle drabbas även om organisationen inte genomfört dessa insatser.

Ofta riktas förebyggande insatser till alla anställda eller, om det är möjligt att identifiera, specifikt till riskgruppen (Aronsson & Malmquist, 1996).

Förebyggande insatser har karaktären av förbättrad arbetsmiljö. Detta innebär ofta att dessa åtgärder medför intäkter, dels genom att de påverkar funktionsnedsättningen i organisationen, dels genom att de övriga anställdas beteende påverkas på ett positivt sätt (ibid).

Förebyggande insatser kan ge tre former av intäkter:

1. Dessa åtgärder avser att förhindra uppkomsten av funktionsnedsättning.

2. Förebyggande åtgärder kan även vara sådana som ska öka möjligheten att tidigt upptäcka och identifiera funktionsnedsättningar och därmed få igång rehabiliteringsprocessen så tidigt som möjligt. Detta ger lägre kostnader för en given funktionsnedsättning.

3. Förebyggande insatser kan också medföra att funktionsnedsättningarna får en mindre allvarlig karaktär, vilket torde ge lägre kostnader.

I figur 3.3 illustreras dessa tre former av intäkter genom ballongmodellen. Ballongmodellen visar hur kostnader för förebyggande insatser ger positiva konsekvenser för företaget genom färre funktionsnedsättningar, lägre kostnader för funktionsnedsättningar, mindre allvarliga funktionsnedsättningar etc.

Figur 3.3. Intäkter vid förebyggande insatser. Källa Aronsson och Malmquist (1996, sid 177)

En nackdel med förebyggande insatser är att åtgärden inte enbart kan inriktas till de personer som skulle drabbas av funktionsnedsättningar, eftersom man i förväg inte vet vilka dessa är, detta kan leda till att kostnaderna per anställd kan bli ganska höga (Aronsson & Malmquist, 1996).

3.7 Hälsobokslut

Ordet hälsobokslut är sammansatt av två ord, hälsa och bokslut. WHO:s tolkning från 1946 av ordet hälsa lyder: ” ett tillstånd av fullständigt fysisk, psykisk och socialt välbefinnande och inte blott frånvaro av sjukdom och handikapp”( Liukkonen, 2002).

Färre funktions- nedsättningar

Lägre kostnad för Funktions- nersättningar

Mindre allvarliga funktionsnedsätt-

ningar Övriga intäkter

Kostnad för

förebyggande insatser

Enligt Liukkonen kan begreppet hälsa i organisationsteoretisk mening tolkas enligt följande:

”hälsa avser den kraft som ger organisationen kapacitet att handla genom människors arbets- insats”. Att hälsa står i fokus i hälsobokslutet beror på kunskapen om att de anställdas beteende påverkas av deras hälsostatus. Detta påverkar i sin tur organisationens verksamhet och därmed dess resultat och de anställdas prestationer. Den kostnad som uppstår vid perso- nalens ohälsa och som organisationen tvingas bära är en del av samhällets kostnad för ohälsa (Aronsson & Malmquist, 2003).

Ordet bokslut betyder att man sluter böckerna vid viss tidpunkt för att kunna redovisa vad som skett i en organisation mellan två tidpunkter. Bokslutet innehåller historiska informa- tioner avseende verksamheten och är inte primärt inriktat på framtida förhållande. Förslag på åtgärdsprogram och aktiviteter är inte en del av kärnan i ett bokslut utan ett resultat av de analyser bokslutet leder till (ibid).

Hälsobokslut ska vara ett bokslut med redovisningskaraktär. Detta innebär att den information som används i hälsobokslutet i möjligaste mån ska uppfylla de kriterier som tillämpas inom redovisningsområdet. Redovisningsinformation ska kunna användas i alla relevanta samman- hang utan att förlora i precision. Informationen ska vidare vara jämförbar över tiden och mellan enheter och företag. Information som i alltför stor utsträckning bygger på bedömningar eller skönmässighet är normalt inte lämplig i redovisningssammanhang. Redovisnings- information ska normalt också vara kontinuerlig, dvs. i princip kunna redovisas löpande.

Bokslutsinformation ska också vara möjlig att utsättas för revision (ibid).

Enligt Ehrenheim och Persson (2003) finns det många olika grupper i samhället som gärna vill ha en klarare bild av hälsotillståndet i företag och organisation, (se figur 3.4).

- Ägarna har ett intresse eftersom nivån på sjukfrånvaro hos personalen kan ge en bild av hur företagsledningen förvaltar resurserna. En hög sjukfrånvaro kan vara ett tecken på att verksamheten bedrivs på ett ineffektivt sätt.

- Kapitalmarknaden har ett intresse av en förbättrad redovisning genom att informa- tionen samtidigt är en indikator på hur väl organisationen sköter sitt humankapital.

Utifrån hur detta ser ut kan aktörerna på kapitalmarknaden anpassa sina låne- och räntevillkor.

- Kunderna har ett intresse av att se hur effektivt verksamheten sköts eftersom det påverkar kostnaderna i företaget.

- För medarbetarna kan uppgifterna utgöra ett underlag för bedömning av arbetsmiljön och arbetsförhållandena i företaget. Och för blivande anställda kan informationen leda till att man accepterar jobbet eller tackar nej.

- Staten har ett intresse av att följa sjukfrånvarons utveckling med anledning av den direkta samhälleliga kostnaden av denna.

- Allmänhetens intresse är framförallt att offentliga/privata företags hälsotillstånd kan påverka samhällsutvecklingen i stort, både regionalt och lokalt och indirekt företagen själva.

Figur 3.4. Intressenter av företagets hälsotillstånd, källa egen konstruktion

3.7.1 Hälsobokslutets utformning

Hälsobokslut ska kunna ingå som en integrerad del i organisationens ordinarie bokslut och ska på sikt inte presenteras som en separat del vid sidan av detta (Aronsson & Malmquist, 2003).

Hälsobokslut består av tre delar:

1) hälsoberättelse 2) statistik och nyckeltal 3) uppdelning i kategorier

I det externa hälsobokslut ska ingå hälsoberättelse avseende hela organisation, statistik och nyckeltal för alla anställda samt minst den uppdelning i kategorier som lagstiftningen kräver.

De uppgifter som ingår i hälsobokslutet är av lite olika karaktär. Tillsammans ska uppgifterna ge en så bra bild som möjligt kring det som är ekonomiskt intressant för arbetsgivaren och samtidigt vara relaterad till personalens hälsa. Inte någon av uppgifterna är uttryckt monetärt, vilket innebär att de kommer att anges som antal, nyckeltal eller löpande text. Uppgifterna ska i möjligaste mån gå att få ut direkt ur befintliga system, i första hand gäller det organi- sationens PA- och lönesystem (Aronsson & Malmquist 2003).

De uppgifter som på så sätt går att få ut ur PA- och lönesystemen gäller rent statiska uppgifter kring sjukfrånvaro, rehabilitering och personalomsättning. För att skapa en jämförbarhet krävs dock nyckeltal och de fås genom att man skapar relationstal, dvs tal som innehåller täljare och nämnare. Genom att alla nödvändiga uppgifter kan hämtas direkt ur PA- och lönesystemen och att dess rapportdel är anpassad till de krav som nyckeltalen ställer, kan nyckeltal löpande fås direkt ur systemen (ibid).

Enligt Liukkonen (2002) och Aronsson och Malmquist (2003) bör hälsobokslutet upprättas utifrån företagets interna och externa förutsättningar. Författarna menar vidare att olika före- tag har olika ohälsoproblem som är unika för just deras företag, så därför är det viktigt att upprätta ett hälsobokslut som är anpassat för dem. Liukkonen och Aronsson/Malmquist har upprättat två olika modeller för hälsobokslut. I figur 3.5, nedan, sammanfattas de två olika modellerna.

Företagets Hälsotillstånd

Anställda

Ägarna Kunder

Allmänheten Kapitalmarknad

Staten

Figur 3.5. Modellskiss om hälsobokslut från Liukkonen (2002) och Aronsson & Malmquist (2003). Källa: egen konstruktion

3.7.2 Hälsobokslutsutformning enligt Paula Liukkonen

Följande sammanfattning är från Liukkonens boks ”Hälsobokslut –förslag till mätning, analys och diskussionsfrågor”. 2002, sid 12-48.

Arbetsmiljö och hälsa

Arbetsmiljö och hälsa kan mätas genom redovisning av arbetsskadestatistik, gjorda satsningar i arbetsmiljö och hälsa samt en allmän arbetsmiljöredovisning. Arbetsskadestatistik anses med fördel kunna presenteras med ett jämförelseår och de olika satsningarna kan redovisas antingen för hela företaget eller per anställd. Satsningarna på arbetsmiljö och hälsa innefattar exempelvis rehabilitering och företagshälsovård medan den allmänna arbetsmiljöredo- visningen kan innehålla information om företagets arbetsmiljö, personal- samt hälsopolicy.

Liukkonen föreslår att ett forum kan skapas för att diskutera frågor som gäller företagets arbetsmiljö och hälsa. Informationsinsamlingen kan även ske i form av enkätundersökningar.

Arbetsskadestatistik bör också kunna hämtas från företagets system för att sedan kunna sammanställas för hälsobokslut.

Personal

Antalet anställda kan redovisas med fördelning på kön, ålder, tjänstekategori, anställnings- form samt anställningstid, vilket även kan framställas i diagram för en bättre översikt. Köpta tjänster från bemanningsföretag bör också inkluderas för att ge en rättvisande bild. En annan aspekt att titta på är intern rörlighet och personalomsättning. Båda uttrycks genom kvanti- fiering av antalet anställda som börjat respektive slutat under en viss tidsperiod, internt respektive externt, i förhållande till det totala antalet anställda. Även personalomsättningen kan fördelas på kön, ålder och tjänstekategori.

För att få en samlad bild av företagets personal införskaffas statistik, administrativ redovis- ning och andra uppgifter från personalredovisningen. Sådana uppgifter som berör antalet anställda fördelat på tjänstgöringskategori, ålder, anställningsform, anställningstid och kön, kan fås genom personal- och lönestatistik.

Hälsobokslutsutformning av Paula Liukkonen

• Arbetsmiljö och hälsa

• Personal

• Kompetens

• Tidsanvändning

• Sjukfrånvaro

• Personalomsättning

Hälsobokslutsutformning av Aronsson & Malmquist

• Nyckeltal 1. sjuktal

• Nyckeltal 2 sjukfall

• Nyckeltal 3 Rehabilitering – inflöde

• Nyckeltal 4 Rehabilitering – återgång

• Nyckeltal 5. Personalomsättning

• Nyckeltal 6. Produktivitet

Kompetens

Att mäta kompetens i företaget kan vara komplicerat. Därför menar Liukkonen att det är viktigt att det som i inledningsskedet definieras som kompetens också är mätbart och går att följas upp. Som kompetensutveckling räcker bland annat lärande genom arbetet, kurser, arbetsberikning och sådant som ökar anställdas förståelse för verksamheten. Det är även rekommenderat att mäta den upplevda kompetensen inom de viktiga kompetensområdena, samt den av personalen önskade kompetensutvecklingen.

Enligt Liukkonen mäts detta område inte bara i form av siffror utan genom alla aktiviteter som kan synliggöra kompetensen. Detta kan ske genom att arbetsmetoder ses igenom, att rutiner undersöks, samt att arbetsmiljön eller företagshälsovårdsarbete revideras. Vidare anser hon att upplevd kompetens kan kartläggas genom enkäter.

Tidsanvändning

Genom tidsanvändning kan olika mått tas fram som visar hur effektivt verksamheten styrs.

Hälsobokslutet kan visa hur hälsan påverkar företagets verksamhet. Tidsanvändningsstatistik visar hur disponibel tid fördelar sig på närvaro och frånvaro av olika slag, samt hur den arbe- tade tiden används i företaget genom fördelningen på olika aktiviteter i företaget. En fördel- ning kan även göras på yrkesgrupper och lön, och den bör även redovisas med siffror för ett antal jämförelseår för att illustrera förändringar som har skett. Även jämförelsestatistik från branschen bör inkluderas.

För redovisning av tidsanvändningen hänvisar Liukkonen till tidsbudgetmodell som finns i svenska näringslivs tidsanvändningsstatistik. Där finns också den jämförelsestatistik från olika branscher som tidigare sagt bör inkluderas. Mycket av informationen finns i företagets löneredovisning. Tidsanvändning är sådan statistik som personaladministratörerna på före- taget ofta får i uppgift att redovisa.

Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro består inte bara av den ersatta sjukfrånvaron. Den innefattar även dold sjuk- frånvaro och sjuknärvaro, vilket också måste synliggöras för att kartlägga sjukfrånvaro- mönstret. Den dolda sjukfrånvaron syns inte i statistik på vanliga sätt, då sjukfrånvarodagar byts mot exempelvis kompledighet. Sjuknärvaro innebär att en anställd arbetar trots att denne är sjuk. Kartläggningen bör även innefatta orsakerna till frånvaro, och en mer detaljerad åter- givning av information kring rehabilitering.

I denna komponent ingår mått både i siffror i form av enkätuppgifter. Sjukersättning i form av siffror kan inhämtas från lönesystemet medan enkätundersökningen, i form av sjukfrånvaro- enkät, kräver en hög svarsfrekvens för att kunna användas. Företagshälsovården spelar en viktig roll när det gäller information kring sjukfrånvaromönstret och rehabilitering. Detta arbete sker i samarbete med verksamhetsansvariga och andra som är inblandade i arbetet med hälsobokslutet.

3.7.3 Hälsobokslutsutformning enligt Aronsson & Malmquist

Följande sammanfattning är från Aronsson & Malmquist bok ”Hälsobokslut –modell utifrån arbetsplatsens behov” 2003, sid 60-88. Vid nyckeltalsberäkning anges nyckeltalet som rela- tionstal med faktorer 100 eller 10 000, enbart i syfte att öka läsbarheten.

Nyckeltal 1. sjuktal

Frånvaro är den tid som den anställde skulle ha varit i arbete men istället är frånvarande av något skäl. Frånvaro är alltså tid som skulle ha varit arbetstid men som inte blir det. Den aktuella tiden under sjukfrånvaron mäts i timmar, sjukfrånvarotimmar enligt följande;

Nyckeltal 2. sjukfall

Detta nyckeltal beskriver inflödet i sjukfrånvaron där man redovisar antalet påbörjade sjuk- fall, oavsett dess längd eller omfattning. En påbörjad deltidssjukskrivning är enligt nyckel- talsbegreppet ett påbörjat fall, medan en pågående sjukskrivning som ökar i omfattning inte är ett nytt sjukfall och ska inte räknas med i nyckeltalet enligt följande;

För att få en djupgående tolkning av sjukfrånvaro kan man kombinera nyckeltalen sjuktal med sjukfall. Ett enkelt sätt att göra detta är att dela in sjuktalen och sjukfallfrekvensen i ”högt”

och ”lågt” enligt följande;

Tabell 3.4 Modell för tolkning av sjukfrånvaro

Hamnar avdelningen i ruta A med både höga sjuktal och många sjukfall, pekar detta på att enheten skapar ohälsa. Hamnar avdelningen i ruta D har man både låga sjuktal och få sjukfall och hälsoläget är troligen gott. Om avdelningen finns i B har man höga sjuktal och få sjukfall.

Detta pekar på att det är mest långtidssjukskrivningar som ligger till grund för sjuktalet och att orsaken till ohälsoproblemen huvudsakligen inte finns i den nuvarande arbetsmiljön. Avdel- ningen i ruta B tycks emellertid inte kunna få rehabiliteringen att fungera tillräckligt snabbt.

Den avdelningen som finns i ruta C har låga sjuktal men å andra sidan relativt många sjukfall.

Detta pekar på att hälsoläget kan ha försämrats relativt nyligen och att sjuktalet kommer att öka framledes. Här finns det anledning att se upp med vad som är på väg att hända.

Sjukfall Sjuktal

HÖGT LÅGT

HÖGT A B

LÅGT C

D Nyckeltal 1.

Antal sjukfrånvarotimmar/antal arbetade timmar * 100

Nyckeltal 2

Antal påbörjade sjukfall under verksamhetsåret/

Antal arbetade timmar * 10 000

Nyckeltal 3. Rehabilitering – inflöde

Detta nyckeltal mäter inflöde i rehabilitering, visserligen inte när rehabiliteringsbehovet uppstår utan först när sjukskrivningen överstiger 28 dagar enligt följande

Nyckeltal 4. Rehabilitering – återgångar

Detta nyckeltal mäter antal återgångar och relateras till inflöde av rehabiliteringsbehovet enligt följande

Rehabilitering – inflöde och återgångar

Vid tolkningen av nyckeltalen kring rehabilitering kan man kombinera dessa för att beskriva nettoutflödet från enheten av långtidssjukskrivna. Nyckeltalen kombineras på följande sätt:

Nyckeltal 3 * (1 – Nyckeltal 4) = antal långtidssjukskrivna som helt eller delvis lämnar organisationen per 10 000 arbetade timmar.

Nyckeltal 5. Personalomsättning

En personalomsättning består av två händelser, dels att någon lämnar sin befattning, dels att denne ersätts av någon annan person. Om man i hälsobokslutet kan fånga en av dessa hän- delser och klassificera den som personalomsättning räcker det för att beskriva omfattningen.

Som personalomsättning ska räknas såväl extern som intern därför att de båda medför kostna- der för företaget. I ett externt hälsobokslut kan det finnas anledning att redovisa den externa personalomsättningen antingen som en andel av personalomsättningen totalt eller enbart den externa delen. Det innebär att man bland avgångsorsaker måste ange om det handlar om extern eller intern personalomsättning.

Nyckeltal 6. Produktivitet

Med produktivitet avses produktion per arbetad timme, så kallad arbetsproduktivitet. Produk- tiviteten avser såväl kvantitet som kvalitet. Problemen är att det inte finns passande produkti- vitetsmått för en hel verksamhet. De produktivitetsmått som finns är dessutom olika från verksamhet till verksamhet och från enhet till enhet, vilket innebär att några jämförelser mellan enheter ofta inte är möjliga. Aronsson och Malmquist föreslår att man i hälsobokslutet använder sig av enkät till samtliga anställda. Enkäten ska vara utformad så att den är lätt att besvara och frågorna bör begränsas till 10-15 stycken. För att företaget ska kunna tolka svaren används befintliga frågor från medarbetarundersökningar där varje fråga är validerad och finns i en databas med ett stort antal personer som redan besvarat exakt samma frågor.

Frågorna är formulerade utifrån syftet att mäta de anställdas förmåga till produktivitet och detta sker genom att de anställda får svara på frågor om hur de upplever olika situationer i och omkring arbetet. Medeltalet i svaren från enhetens anställda jämförs sedan med medelvärdet i databasen för varje fråga och avvikelserna på respektive fråga summeras till ett index som bildar det sjätte nyckeltalet.

Nyckeltal 3.

Antal sjukfall som påbörjar dag 29/ antal arbetstimmar * 10 000

Nyckeltal 4. Rehabilitering – återgångar Antal återgångar efter att dag 29 påbörjat/

antal sjukfall som påbörjat dag 29

3.8 Sammanfattning av teoretisk referensram

Den teoretiska referensramen har behandlat teorier om orsak och ansvar för sjukfrånvaro, åtgärder för att minska sjukfrånvaro, samt hälsoboksluts innehåll utifrån modeller utformade av Liukkonen och Aronsson/Malmquist. Figur 3.6 illustrerar hur den teoretiska referensramen är uppbyggd.

Figur 3.6. Översikt av teoretisk referensram. Källa: egen konstruktion.

Orsak och ansvar vid sjukfrånvaro

Utformning av hälsobokslut

Personalekonomi

Beräkning av sjukfrånvaro

Hälsofrämjande åtgärder

Rehabilitering

Värde av förebyggande insats

Hälsobokslut

Liukkonens hälsobokslutsmodell

Aronsson & Malmquist modell Motivationsteori

Sjukfrånvaro och dess orsak

Sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro

Ansvar vid arbetsgivarens sjukdom

Åtgärder för ökad företagshälsotillstånd

Teoretisk utgångspunkt