Användarnas användning av MS Teams idag

Samtliga användare uppgav att de använder MS Teams främst till kommunikation, då de upplevde att det finns vissa nackdelar med verktygets filhantering. De var däremot nöjda med kommunikationsmöjligheterna på MS Teams, och i ett fall ”superpositiv” till. Användarna nämnde att MS Teams används mer på grund av Covid-19 eftersom det är ett kommunikationsverktyg där man kan se och dela information med varandra trots att de inte befinner sig på kontoret.

42 Det som egentligen har lett till mest utmaningar för oss har varit liksom hela filhanteringsdelen

av det hela. Jag tror att hela videokonferensdelen och det har funkat skulle jag säga relativt felfritt. […] På filhanteringen så har vårt team haft ganska stora utmaningar med det, det har väl funnits liksom en feedback från teamet att hela synkningen av filer inte har varit lika, inte har funkat lika bra som det vi hade tidigare, Dropbox-systemet. Det har varit långsammare, ibland har man förlorat filer för att man har trott att nått har synkat medan det inte hade synkat, det hände aldrig på Dropbox. – Användare 4

Användarna berättade att på deras avdelning använde de många tunga dokument, ibland på flera megabytes, och att MS Teams hade svårt att hantera så pass stora filer. Detta är en anledning till att användandet av MS Teams på avdelningen har primärt handlat om kommunikation. De berättade också att de använde MS Teams för att kommunicera med andra avdelningar eller externa individer.

Användarna hade upprättat egna riktlinjer kring hur deras avdelning skulle använda MS Teams. Riktlinjerna från projektledarna var, enligt dem, otydliga. Användare 3 berättade att de inte riktigt behövde några riktlinjer kring kommunikationen i deras avdelning, men att det hade behövts vid filhanteringen. Användare 2 uppgav exempelvis att de har som regel att alltid ha kamera på samtal i MS Teams, för att det ska kännas mer som att kollegorna ses över en fika än om de bara använder telefon. Laitinen och Valo (2018) skriver att gruppmedlemmar bör diskutera hur kommunikationsverktyget ska användas för att det inte ska finnas olika uppfattningar om det. Detta insåg användarna på egen hand när de skapade riktlinjer kring att alltid ha kamera vid möten.

När användarna i vårt empiriska fall inte fick tydlig information om var filerna blev upplaga krävdes mer arbete för att inte missa uppladdade dokument. Användare 2 tyckte därför att det var viktigt att den andra parten informerade hen när nya filer var upplagda.

Vad gäller filhantering och såhär så har vi märkt att folk inte går in och tittar om det ligger en ny fil, utan man måste bli mycket duktigare på att tala om att nu har jag lagt ner de här filerna [...]. Man måste tala om det för folk och kanske skicka en länk så folk kan klicka sig dit, annars så går man inte bara in. Man glömmer av det helt enkelt. Så om någon säger till mig på ett möte att ”ja men jag la upp den där för två veckor sen” så svarar jag ”nejmen jag hade ingen aning om att du la upp den där för två veckor sen”. Förr i tiden hade jag fått den i ett mejl och kunnat titta på den liksom. - Användare 2

Det kan alltså finnas svårigheter i fildelning via MS Teams. Användarna berättade att de, av den anledningen, använde andra verktyg. Vissa användare upplevde detta som en stressfaktor eftersom de nu behövde kolla både deras tidigare verktyg och MS Teams. I de situationer där

43 de tidigare enbart behövt titta på sin Whatsapp eller mejl, måste de nu även hålla sig uppdaterade på MS Teams.

Så därför har vi fortsatt att ha Whatsappen även fast jag känner att jag gärna hade tagit bort den för jag tycker det är för mycket jobb, jag har hellre privat på Whatsapp. Så jag liksom håller mina privata och mina jobbplattformar separerade. Men med kommunikation har man mer en känsla att där funkar det, men man märker att folk är såhär att ”oj jag hade inte sett att du hade skrivit till mig på den plattformen eftersom vi använder olika”, så det är klart att det hade funnits en fördel med att man hade hållit sig till samma. - Användare 1

Bordi et al. (2018) skriver att anställda kan anse att det är svårt att hantera flera kommunikationskanaler, då det bland annat kan sudda ut gränsen mellan när man är på arbetet och när man är ledig. Användarna berättade att projektledarna var tydliga med att inget annat verktyg skulle användas, men att gamla verktyg ännu inte hade tagits bort från deras datorer. Därmed använder användarna fortfarande de gamla verktygen såsom Dropbox och Bluejeans för att utföra deras dagliga arbetsuppgifter. Användarna ansåg att detta visade att projektledarna hade en viss förståelse för de svårigheter som användarna hade stött på i användningen av MS Teams. Däremot ansåg användarna att projektledarna var mindre bra på att erkänna och synliggöra de svårigheter som användarna hade upplevt. Genomgående i intervjuerna förstår man att användarna på den rådande avdelningen har känt sig osedda i samband med implementeringen av MS Teams, mestadels på grund av projektledarnas upplevda bristande förståelse för deras arbetssätt. Idag finns det en önskan bland användare på avdelningen att minska antal verktyg som används vid kommunikation användare sinsemellan, men att de fortsatt får använda Dropbox till sparande av filer. Detta trots deras förståelse för att dokumentation kan gå förlorat när anställda lämnar företaget.

44