Anvisningarna är baserade på riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering.
Kommunarkiv
Kommunarkivet är organiserat under stadskontoret och finns på Patrikshillsvägen 7.
Kommunarkivet utövar tillsyn på uppdrag av kommunstyrelsen. Missförhållanden som inte rättas till kan i vissa fall vara av sådan art att de ska rapporteras till kommunens revisorer.
Kommunarkivet fastställer förutsättningar för arkivleveranser och ger råd och anvisningar till nämnder, bolag och systemägare.
På konsultbasis kan kommunarkivet efter överenskommelse fullgöra vissa uppgifter som ligger inom nämnders och bolags ansvarsområden.
Kommunala organisationers ansvar
Vid ändring av rutiner eller omorganisation som påverkar arkivbildningen ska redan på planeringsstadiet kontakt tas med kommunarkivet.
Organisationen ska i god tid samråda med kommunarkivet om man avser att överföra verksamhet till ett enskilt organ eller om kommunen förlorar sitt rättsliga bestämmande inflytande i bolag, stiftelse eller liknande.
Ansvar för arkivering och arkiv
I varje förvaltning och bolag ska det finnas en som är utsedd att vara arkivansvarig.
I dennes uppgifter ska ingå:
• Att se till att dokumenthanteringsplan upprättas och följs.
• Kontakt och samråd med kommunarkivet
• Bevaka arkivfrågor i planerings- och budgetarbete
• Bevaka arkivfrågor vid organisationsförändringar och dylikt
• Verkställa beslutad gallring
• Informera berörd personal om arkiv
Närarkiv
Rensning Kommunarkiv
Ex. dokument Leverans
Närarkiv
67
2 Dokumenthanteringsplan
Varje förvaltning och bolag ska enligt riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering ha en dokumenthanteringsplan som innehåller regler för bevarande, gallring, när handlingen ska placeras i närarkiv och levereras till kommunarkiv och hur handlingen ska förvaras.
Dokumenthanteringsplanen är ett redskap för att åstadkomma en sådan ordning i arkivet, att sökande underlättas såväl vid det interna arbetet som vid förfrågningar utifrån. Handlingar ska snabbt kunna hittas när någon frågar efter dem. Vid framtagning av
dokumenthanteringsplanen kan kommunarkivet vara behjälpliga.
Ändringar i dokumenthanteringsplanen ska alltid göras i samråd med kommunarkivet.
Arkivbeskrivning
Enligt riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering ska varje förvaltning och bolag ha en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska expedieras till kommunarkivet.
Närarkiv
När handlingen placeras i närarkiv blir den arkivhandling. Arkivet ska organiseras så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas.
Rensning
Innan dokument och andra media ska arkiveras ska allt som inte räknas som allmänna handlingar eller arkivhandlingar rensas bort. Till arkivhandlingar räknas inte:
• Anteckningar
• Utkast
• Kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den slutgiltiga skrivelsen har upprättats.
• Information, minnesanteckningar, interna skrivelser som inte tillför några sakuppgifter av betydelse.
• Dubletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos nämnden eller bolaget, t ex utdelningsexemplar av fullmäktigehandlingar. Kopia av protokoll som läggs till akt är dock arkivhandling.
• Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden, författningar mm) som inte görs till föremål för nämndens eller bolagets handläggning.
• Reklam
Annat som ska rensas bort är:
• Gem
• Plastfickor
• Post-it lappar
Gallring
Gallring innebär att allmänna handlingar förstörs. Gallringen ska, om den inte framgår av gällande dokumenthanteringsplan, redovisas i ett gallringsprotokoll innehållande en noggrann
68
3 precisering av alla utgallrade handlingar, hänvisning till nämndens beslut angående just dessa handlingar, datering och den ansvariges underskrift.
För gallring av allmänna handlingar som inte tas upp i dokumenthanteringsplanen krävs ett separat beslut av kommunarkivarien. Kommunarkivarien får besluta att handlingar av
rutinmässig karaktär med innehåll av ringa eller tillfällig betydelse får gallras hos kommunens samtliga nämnder och bolag.
Leverans till kommunarkivet
Dokumenthanteringsplanen eller särskilt beslut reglerar när leverans av arkivhandlingar till kommunarkivet kan ske.
Kommunarkivet tar som regel endast emot handlingar som inte ska gallras.
Görs ändå en överenskommelse om förvaring och hantering av gallringsbara handlingar eller andra handlingar som inte egentligen ska långtidsförvaras på kommunarkivet får arkivet ta ut en särskild avgift för denna hantering. Kommunarkivet får ta ut ersättning för kostnader för iordningsställande och gallring av arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten, i den mån det överlämnade arkivet inte lever upp till de krav som kommunarkivet ställer på leverans och innehåll.
Följande regler gäller vid leverans från nämnd eller bolag/stiftelse till kommunarkiv.
• Före överlämnandet ska alltid kontakt tas med kommunarkivets personal, för avtal om tid och information om leveransens karaktär och storlek.
• Arkiv som överlämnas ska vara ordnat och rensat.
• Handlingar som man beslutat gallra ska gallras före överlämnandet, om gallringsfristen löpt ut.
• Arkivhandlingarna ska före överlämnandet vara lagda i syrafria. Speciella överenskommelser kan dock bli nödvändiga gällande kartor, ritningar och andra arkivhandlingar i kraftigt avvikande format.
• I samband med leveransen ska ett leveranskvitto skrivas, dateras och undertecknas.
Denna ska innefatta en lista på alla överlämnade handlingar. Originalet arkiveras på kommunarkivet och en kopia överlämnas till nämnden eller bolaget, som ska kunna dokumentera vilka handlingar de lämnat ifrån sig.
• Nedpackandet av handlingarna och transporten till kommunarkivet ombesörjes av nämnden eller bolaget.
• Ansvaret för arkivhandlingarna övergår från nämnden eller bolaget/stiftelsen till kommunarkivet då leveranskvittot skrivits under av båda.
Överlämnande av handlingar
Kommunfullmäktige får enligt lag föreskriva att allmänna handlingar får förvaras under viss tid hos ett specificerat enskilt organ som inte är räknas som en myndighet enligt arkivlagen, t ex ett bolag eller en stiftelse, utan att handlingarna upphör att vara allmänna.
Mellan kommunarkivet och det organet ska det träffas en särskild överenskommelse om kommande leveranser av de handlingar som överlämnats för visstidsförvaring.
69
4 Arkivbeständighet och arkivförvaring
Redan när handlingar tas fram ska ändamålsenligheten ur arkivsynpunkt beaktas. Det gäller alla led av framställning. Papper, pennor, bläck digitala förvaringsmedel, skrivare och kopiatorer ska vara godkända och arkivbeständiga. En årligen förnyad lista på godkänt skrivmaterial upprättas av Statens Tekniska Forskningsinstitut.
Handlingar som ska bindas in ska skrivas ut på arkivpapper. Kontakt med bokbindaren ombesörjs av kommunarkivet.
Ändring av anvisningarna
Ändringar av dessa anvisningar kan göras av kommunstyrelsen.
70
HALMSTADS KOMMUN Utdrag ur Kommunstyrelsens ledningsutskott PROTOKOLL
Sammanträdesdatum 2011-10-18
KLU § 156 KS 2011/0343
Remiss av förslag på riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering
Beslut
Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att skicka förslag på nya riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering på remiss till samtliga nämnder och bolag med sista svarsdag 2011-12-19.
Ärendet
Ett behov av att se över och förnya kommunens riktlinjer för arkivhantering finns då den senaste uppdateringen av det gällande arkivreglementet gjordes år 2001. Riktlinjer för arkivhantering reglerar hanteringen av dokument och andra media som ska bevaras för framtiden enligt arkivlagen.
Ärendets beredning
Förslag till nya riktlinjer har tagits fram av avdelningen för ledningsstöd vid stadskontoret.
Kommunarkivarien och kommunjurist har varit delaktiga i arbetet.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att skicka förslag på nya riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering på remiss till samtliga nämnder och bolag med sista svarsdag 2011-12-19.
Beslutsgång
Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.
_______
Vid protokollet
Mikael Petersson
Justerat 2011-10-21
71
Ordförande Justerare
Carl Fredrik Graf Anders Rosén
72
1(3)