I en intervju med Maria Larsson och Theresia Andersson, som båda arbetar på verksamhetsutvecklingen på SCA Massa Östrand, framkommer att man 2011 startade ett projekt där man initialt sökte och värderade olika förbättringsverktyg vilket ledde till att Lean implementerades i verksamheten. Implementeringen skedde i projektform, och det projektet pågick fram till omkring 2015 innan Lean rullade på som tänkt i den fasta organisationen.
Efter hand har man på Östrand däremot valt att backa från Lean-konceptet som helhet och pratar om verksamhetsutveckling i stort.
Anledningen uppges vara för att lämna öppet för att undersöka vilka andra koncept som finns för kvalitetsförbättring och kunna anpassa en egen modell med verktyg hämtade från flera olika koncept. Det framkommer även att man försöker anpassa de verktyg man använder från exempelvis Lean efter sin egen verksamhet, i stället för att anpassa verksamheten efter verktygen. För att anpassa verktygen ställer man frågor som exempelvis - Hur kan vi använda verktyget? - Vad är grundtanken? - Hur kan vi anpassa verktyget efter våra förutsättningar?
Ett generellt exempel på när anpassning kan behövas är om man ser att verktygen inte används tillräckligt frekvent, ofta beror det på att de upplevs för krångliga att använda och man söker då möjligheter att förenkla användandet.
Något man gjorde när man började med Lean var att implementerade 5S i hela organisationen. Detta innebar att man även märkte upp all utrustning, även på de administrativa avdelningarna och i de personliga kontoren. Detta kunde man sedan gå ifrån och värdera vart man bör använda 5S och inte, vilket resulterat i att det används för gemensam utrustning främst i produktionen. Enligt Maria och Theresia var detta ändå en bra strategi för att verkligen få in 5S tänket till en början och sedan kunna utvärdera vart det tillför nytta att använda det.
En anledning till att man valt att gå ifrån Lean som helhet är att man anser att konceptet med Lean är anpassat mer efter styckeproduktion, där man kan stoppa produktionen vid för stora variationer och åtgärda felet, medan man vid massatillverkning inte kan stoppa produktionen på
samma sätt utan i stället klassar om eller omarbetar den massa som har eventuella avvikelser utanför kundens önskemål.
De verktyg som man har satt störst fokus på är 5S, SOP, PDCA och kartläggningar av processer och flöden. 5S och SOP bidrar främst till att underlätta det vardagliga arbetet med bra strukturer och standardiseringar medan PDCA och kartläggningarna hjälper till att hitta brister och fortsätta det kontinuerliga förbättringsarbetet.
Utöver dessa verktyg har man tidigare använt sig mycket att tavlor för att synliggöra status av olika slag. Detta är ett verktyg som man valt att arbeta om och digitalisera. Nu mera har man en digital portal där allt kopplat till förbättringsarbete registreras. Medarbetarna kan själv lägga in förbättringsförslag och vid bestämda tidsintervall startar man upp förbättringsprojekt utifrån de förslag som inkommer. Dessa följs sedan upp i portalen och man använder även ”trafikljus” för att tydligt visa om projektet ligger enligt plan eller inte. Även mindre förbättringsarbeten som inte bedrivs i projektform kan läggas in i portalen så alla kan se vad som pågår på de olika avdelningarna. Detta ger även automatiskt att all historik sparas på ett och samma ställe.
Alla större projekt som genomföra inom Östrand görs enligt en modell av TIP, Tactical Implementaton Plan, där man har tagit fram en färdigt Excel-mall med flikar för de olika delarna varje projekt ska innehålla. I grunden är det från dessa som ”trafikljusen” kommer.
För operatörerna är det framför allt 5S och SOP som man arbetar aktivt med men man stöter även på de andra verktygen i det kontinuerliga förbättringsarbetet och där vissa operatörer även deltar i olika projekt.
Det förekommer dagliga produktionsmöten på avdelningarna där man följer upp resultat.
Som nyanställd på Östrand får man en introduktion av de kvalitetsförbättringsverktyg som används i form av en presentation som verksamhetsutvecklingen håller i. Både Maria och Theresia är van att anpassa introduktionen baserat på tidigare kunskaper den anställde har om olika verktyg och vart inom verksamheten personen ska arbeta. Det förekommer ingen ytterligare utbildning under anställningen gång utan målet är att verktygen ska bli en del av det vardagliga arbetet.
Hur skiljer sig arbetet med Lean mellan olika företag?
- En jämförelse av arbetet med Lean på två företag Ina Johansson Danielsson
4 Resultat 2021-06-24
SOP:erna används för att alla ska kunna genomföra de moment som behövs vid olika arbeten, dessa innefattar även arbeten med övriga kvalitetsförbättringsverktyg. När nya SOP:er tas fram på en avdelning informeras berörda, det finns dock inget standardiserat sätt för hur denna information ges till arbetstagarna, Maria och Theresia tror att det kan vara olika på olika avdelningar.
Att införa nya verktyg kan, enligt Maria och Theresias uppfattning, vara jobbigt för de anställda men de upplever ändå att det är uppskattat när man väl lyckats införa dem. Det är inte säkert att alla vet att det är kvalitetsförbättringsverktyg som används, utan det blir vardag som görs på rutin vilket även är målet med att använda verktygen.
För att följa upp kvalitetsförbättringsarbetet använder man tidplaner och nyckeltal som gör det möjligt att jämföra hur man ligger till utifrån de mål som är satta och man genomför grundorsaksanalyser när det behövs.
Allt arbete sker i grunden enligt PDCA och även avslutade projekt följs upp tills man har implementerat resultatet så att de används naturligt i den vardagliga verksamheten.
Uppfattningen är att arbetet med de förbättringsverktyg man valt att ta från Lean-konceptet hjälper till att strukturera och organisera vilket ger en snabbare utveckling. Man upplever att ”cirkeln blir sluten” genom den struktur som bidrar till att alla förbättringsarbeten följs upp enligt framtagna modeller. Samtidigt säger Maria och Theresia att det är svårt att mäta förbättringen i alla avseenden, men att man upplever att strukturen underlättar det vardagliga arbetet och även vid upplärning av ny personal.