3.3 Kassa
3.3.3 Artiklar
aSTRa WEB levereras med en standarduppsättning av artiklar. De flesta trafikskolor klarar sig bra med den standarduppsättning av artiklar som kommer med i programmet. En del lägger till de varianter som finns på trafikskolan. Om man väljer att använda standarduppsättningen, ska man vara noga med att titta på ALLA artiklarnas egenskaper (pris, typ, lektionstyp, försäljning, pris m.m.) så att de stämmer för trafikskolans förutsättningar och användningsområdet för artikeln.
När man lägger till nya artiklar eller en ny grupp av artiklar är det viktigt att ha en bra strategi över artikelnummerserien. Programmet utgår från att MC finns i 100-serien (101, 102, 103, 104…), personbil i 200-serien (201, 202, 203, 204…) o.s.v. På detta sätt kan man lägga till flera artiklar i samma grupp och på ett enkelt sätt få ett överskådligt artikelregister. Detta är dock inget krav att man måste följa denna serie. Man kan ha egna serier.
Enligt kassaregisterlagen är det förbjudet att lägga till nya artiklar, ändra artiklar eller ta bort artiklar under pågående försäljning. För att göra förändringar i artikelregistret krävs det att kassan är avslutad (Z-rapport - dagsavslut) är gjord. aSTRa WEB erbjuder möjligheten att ändra artiklar under pågående försäljning. Programmet lägger till alla ändringar i en temporärtabell som läses in då man loggar ut och loggar in igen i kassan.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 13 För att skapa en ny artikel, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Välj artikelnummer2. När man börjar skriva i rutan, så visas alla de artiklar som finns med det numret. Välj ett som är ledigt.
2. Välj namn på artikeln. Namnet kommer bl.a. att visas på kvittot som kommer ut från kassan.
3. Välj om det är en vara (produkt) eller tjänst.
4. Välj typ av försäljning3. Detta påverkar enbart statistiken som bl.a. kommer ut på X/Z-rapporten.
5. Lektionstyp. Om det inte är en lektion, välj inget (”Välj lektionstyp”). Om det är en lektion, välj vilken av de lektionstyperna som skapats. För att läsa mer om vad lektionssaldo är och hur det ska användas hänvisar vi till www.str.se/astraweb/hjalp.
6. Om artikeln är en försäljning av en tjänst t.ex. körlektion
MC, välj utbildningstyp MC. Detta för att det skall bli rätt i bokningen.
7. Om artikeln avser en lektionssaldoförsäljning, ange antal lektioner som artikeln skall motsvara.
8. Sätt försäljningspris (inkl. moms).
9. Välj vilket konto som artikeln skall kopplas till.
10. Välj momssats.
11. Klicka på spara för att spara.
För att ändra en artikel i listan, markera artikeln och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på artikeln, för att öppna upp den).
• För att redigera de olika egenskaperna, välj en egenskap och ändra. För en kort förklaring till egenskaperna - se det tidigare stycket angående att skapa ny artikel.
• Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna.
Tänk på att man kan ändra en artikel under pågående försäljning, men den kommer inte att slå igenom förrän man har loggat ut och loggat in igen i kassan.
För att ta bort en artikel i listan, markera artikeln och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. Artiklar man sålt ska man tänka på att inte ta bort då det då kan bli problem med returer osv. istället kan man välja att göra artikeln Passiv.
2 Tänk på att använda rätt intervall så att det går att lägg till flera artiklar i samma grupp.
3 Om artikeln skall sälja ett lektionssaldo är det viktigt att man väljer att det är en lektionssaldoförsäljning.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 14 3.3.4 SNABBKNAPPAR
Klicka på Snabbknappar
Snabbknappar används i
kassaprogrammet för att förenkla att mata in t.ex. flera artiklar samtidigt.
Man kan även låta snabbknappar definiera ett ”paket” med artiklar. T.ex.
kan det vara ett startpaket med teori, körlektioner, böcker osv. Man kan även på detta sätt skapa paket, där man ger rabatt på de ingående artiklarna, och på så sätt skapa ett ”paketpris”. Det finns ingen begränsning hur många
snabbknappar man kan aktivera. Det är skärmens upplösning som begränsar hur många man kan
använda.
I snabbknappar definierar man vilka artiklar som automatiskt skall fyllas, hur många av varje artikel och ev. vilken rabatt som skall ges på varje artikel då man klickar på en snabbknapp.
3.3.5 BETALSÄTT Klicka på Betalsätt
I kassan kan man ange egendefinierade betalsätt, om de betalsätt som är standard ej räcker till. T.ex.
på betalsätt man vill lägga till kan vara lokala presentkort, rabattkuponger, swish eller liknande. Det finns 5 standardbetalsätt idag, Kontant, Kort, Faktura, Presentkort och Elevsaldo. Betalsättet faktura är kopplat till en extern modul, Billecta, som fakturerar kunden direkt. För att aktivera denna funktion, se manualen. Vill man inte använda denna funktion får man välja att betalsättet inte skall vara synligt i listor. Därefter kan man lägga upp ett eget betalsätt som heter faktura. Alla
standardbetalsätt går att dölja.
3.3.6 INSTALLERA KASSA
Här hittar man instruktioner och länk till att installera kassa programmet, vi kommer att komma tillbaka till denna sida när vi gått igenom inställningarna för några andra saker som är bra att göra innan man installerar kassan. För ytterligare information se kapitel 7, Kassa, s. 27.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 15 3.4 BOKNING
3.4.1 SKOLANS ÖPPETTIDER
Här kan man ställa in vilka tider som aSTRa WEB ska visa i bokningsschemat.
3.4.2 SEN AVBOKNING
De villkor som ska användas vid sen avbokning ställs in här. Dvs hur många timmar innan en bokning som eleven kan avboka utan att det får några konsekvenser. Man ställer även in vilken artikel som eleven ska bli debiterad om man vill ta betalt vid sena avbokningar.
3.5 TK Klicka på TK
Här anger man vilken utbildning som ska läggas till på eleven som standard. Detta kan ändras för varje enskild elev. Det finns 3 olika sorters utbildning, tänk på att priset för de olika utbildningarna är olika, aktuell prislista hittar man på vår hemsida:
- Frågor, i denna sortens utbildning får eleven tillgång till de frågor som finns att träna på i Elevcentralen. Frågorna finns uppdelade i moment, som snabbtest, som anpassade test eller sluttest.
- Köra…, denna utbildningstypen finns för Bil, MC och Moped och innebär att eleven har tillgång till fullständigt teoretiskt material med text, bilder, filmer och övningar. Denna sortens utbildning har endast medlemmar tillgång till.
- Bokning mm, denna utbildningstypen innebär att eleven inte har tillgång till någon teoriutbildning alls men kan utnyttja de andra funktionerna i aSTRa WEB så som bokning, utbilningskort mm.
Man ställer även in vilken procentsats som ska räknas som godkänt på elevcentralens sluttester.
Klicka på spara för att spara de förändringar som görs.
3.6 UNDERVISNINGSPLAN
Här ställer man in vilken undervisningsplan som ska gäller på respektive behörighet. STR tillhandahåller en standardplan som skolan sen kan göra ändringar i.
För att man ska kunna lägga till en behörighet på eleverna måste det finnas en undervisningsplan aktiverad.
Klicka på Undervisningsplan.
Välj därefter den behörighet som du vill ställa in undervisningsplan för och klicka på knappen Skapa ny. Du väljer mall, och kan därefter göra de ändringar du vill, för instruktioner på hur man ändrar i sin undervisningsplan hänvisar vi till de guider som finns på www.str.se/astraweb/hjalp.
Du klickar sen på spara och därefter Publicera för att aktivera just den undervisningsplanen.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 16
4 VERKSAMHET, DEL 1
Under fliken Verksamhet finns den dagliga verksamheten och det är där man arbetar mest i
programmet. Här under finns alla uppgifterna samlade som avser Kunder (elever), Personal (lärare) Resurser och Bokning.
Här i Verksamhet, del 1 kommer vi att ta upp Personal och Resurser. Det beror på att dessa inställningarna behövs för att man sen ska kunna lägga schema i Planering
Klicka på Verksamhet
4.1 PERSONAL (LÄRARE)
Under fliken Personal registrerar man sin personal i aSTRa WEB. Det kan vara både lärare,
receptionister, utbildningsledare m.m. För att kunna lägga till personal måste man ha behörigheten Administratör. Det är skolan själv som lägger in sin personal i programmet och bestämmer då vad de ska ha tillgång till.
Klicka på Personal
För att skapa en ny person, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Ange signatur.
2. Ange personnummer och klicka på sök (om man aktiverat folkbokföringsuppslag,
se Fullständig manual. Den fyller nu automatiskt i förnamn, efternamn, tilltalsnamn (om detta finns i folkbokföringsregistret) och adressuppgifter.
3. Fyll i kontaktuppgifter och eventuellt anhöriguppgifter.
4. Välj om personen skall vara bokningsbar (går bara att boka personer som är bokningsbara).
5. Välj till vilka delar av programmet personalen skall vara behörig till.
6. Välj vilka behörigheter som personen skall undervisa i.
7. Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna.
8. Gå därefter in på personen igen och klicka på Ändra lösenord och skicka ut en återställningslänk till personen så att den kan logga in i aSTRa WEB.
Vissa fält är bindande, t.ex. Signatur, Förnamn, Efterman och e-post, dessa är markerade med en stjärna *.
Vi rekommenderar att all personal som ska arbeta i aSTRa WEB eller Digitala utbildningskortet har sin egna inloggning, dels på grund av säkerhetsskäl, dels på grund av spårbarhet av åtgärder i systemet.
För att ändra en person i listan, markera personen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på personen, för att öppna upp den).
1. Ändra de parametrar som behövs ändras. För en kort förklaring se avsnittet ovan.
2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 17 Man kan även tar bort personal som är inlagd i systemet det gör man via knappen Ta bort. Borttag får bara göras av de som har administratörsrättigheter.
På grund av Transportstyrelsens och Skatteverkets regler som appliceras på personalen (via elev/kund), så kan man inte ta bort de ”stämplar” som är gjorda på elever/kunder förrän de är ett visst antal år gamla. Detta betyder att det kan ta upp till sju år innan alla uppgifter är borttagna från läraren. De uppgifter som personalen har sin stämpel på, och som omfattas av Transportstyrelsens och/eller Skatteverkets regler, plockas bort först då dessa uppgifter plockats bort från elev/ kund. I övrigt sker borttag som ovan. Alla fält under Verksamhet/Personal/Uppgifter raderas vid midnatt, under förutsättning att fälten inte används till Transportstyrelsen eller ekonomisk information enligt ovan.
Det finns även en funktion för personal som heter Inaktiv som man väljer under Kategori. Inaktiv personal plockas automatiskt bort 540 dagar efter att status inaktiv sattes. Syftet med detta är att rensa personal om man glömmer ta bort dem. Rensningen följer ovan rutin.
4.2 RESURSER
Resurser är de resurser skall vara bokningsbara i aSTRa WEB och som man vill förhindra dubbelbokning på. Exempel på resurser är bilar, MC, moped m.m.
Klicka på Resurser
För att skapa en ny resurs, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Ange namn (namnet bör beskriva vad det avser, t.ex. BIL ABC123 eller kursrum1).
2. Ange en beskrivande text.
3. Välj typ (fordonstyp) om det är ett fordon. Detta gör att den ej kan överbokas, t.ex. lägger man in en Personbil automat, så kan man bara boka in en automatelev under tiden.
4. Har man valt någon av MC klasserna kan man välja om motorcykeln har sänkt sadel, genom att välja Låg sadel i rutan Variant.
5. Ange om resursen har dragkrok, detta är för släp så att aSTRa WEB vet om det finns fordon som kan dra släp.
6. Välj om den är bokningsbar.
7. Välj mellan vilka klockslag som resursen är bokningsbar. Tomt fält innebär att resursen är bokningsbar 24h/dygn.
8. Klicka på Spara för att spara.
För att ändra en resurs i listan, markera resursen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på resursen, för att öppna upp den).
1. Ändra de parametrar som behövs ändras. För en kort förklaring se avsnittet ovan.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 18 2. Till höger kan man ställa av ett fordon, det man gör då är att berätta för aSTRa WEB att
resursen inte är tillgänglig mellan en viss tid. Då kan man inte boka resursen i fråga.
3. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
För att ta bort en resurs i listan, markera resursen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort.
5 PLANERING
Under planeringen gör man upp den långsiktiga planeringen för varje lärare. Här anger man även de kortsiktiga avvikelserna såsom semesterschema och andra tillfälliga scheman.
Klicka på Planering
Schemat i aSTRa WEB är uppbyggt i flera steg. Schemamallar är en mall för hur schemat ser ut under en viss period. Tex om man har samma schema varje vecka eller varannan vecka så gör man en mall på det som programmet sen använder och automatiskt bygger schemat av.
Schemamallen i sin tur är uppbyggd av mindre byggstenar som vi kallar Tidmallar. En tidmall är tex en lektion, en lunch eller liknande. Genom att lägga in dessa olika byggstenar i schemamallen
bestämmer man var på veckan som just den ska infalla.
Därefter publicerar man ut schemamallen på den eller de lärarna som ska ha det schemat. Därefter kan man i bokningsschemat boka in sina elever på en specifik tid på en specifik dag.
5.1 TIDMALL
För att skapa en schemamall krävs det att man skapar en eller flera tidmallar vilka definierar hur schemamallen skall se ut. En tidmall kan t.ex. vara en körlektion, teorilektion, semester, lunch m.m.
För att underlätta när man väljer tidmall framöver bör man välja namn som beskriver vad mallen avser. T.ex. PB, MC, Halka, m.m. Det är också viktigt att tänka på att eleven ser tidmallens namn på Elevcentralen och att man väljer ett namn så att eleven förstår vad det är han eller on bokar. Man kan även gruppera tidmallarna i grupper för att underlätta när man sedan skall använda dem. Lägg t.ex. alla MC mallar under gruppen MC, Personbilsmallar under gruppen Personbil och semester, rast, sjuk under gruppen Ledighet osv.
Klicka på Tidmall
För att skapa en ny tidmall, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Fyll i namn som beskriver vad tidmallen avser.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 19 2. Fyll eventuellt i grupp för att gruppera de olika tidmallarna. Om man tidigare skapat grupper
visas de grupper som finns automatiskt då man väljer första bokstaven i gruppens namn (autocomplete).
3. Välj hur lång tid som tidmallen skall uppta i schemat (detta har inget med debiterbar tid att göra).
4. Klicka i om tiden ska vara bokningsbar i schemat.
5. Välj vilken utbildning tidmallen avser.
6. Ange om tiden ska innehålla en resurs (fordon) eller inte (t.ex.
teorilektion). För MC-utbildningar kan man välja om resursen ska vara en per tid eller en per elev.
7. Ska man debitera tiden, så klickar man i Debiterbar. Då kommer lektionen att visas i kassan under odebiterade bokningar.
8. Välj en eller flera utbildningar som mallen avser. Detta styr bl.a. vilken resurstyp som kommer att knytas till tiden. För varje behörighet, välj vilken artikel som skall kopplas till tiden (den artikel som kommer att debiteras eleven i kassan, varje
behörighet kan ha olika artiklar, detta är förutsatt att man har valt att tidmallen är debiterbar).
9. Välj hur många som maximalt kan boka sig på tillfället (grupplektion).
10. Välj om tidmallen skall visas i Bokningslista (då kommer tidmallen/kursen att visas under Bokningslista). Förslagsvis, markerar man bara tidmallar som upprepas mindre ofta, t.ex.
introduktionsutbildning, riskutbildning eller annan teoriundervisning. Om man markerar att även vanliga körlektioner skall visas i listan, så kommer listan att översvämmas av dessa tider, och till sist bli oöverskådlig.
11. Välj om tiden är bokningsbar via elevcentralen (eleven kan då själv boka hemifrån om man tillåter detta).
12. Välj om det skall vara närvarokontroll och godkännandekontroll (teoriutbildning).
13. Klicka på spara för att spara.
För att ändra en tidmall i listan, markera mallen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på tidmallen, för att öppna upp den).
1. Ändra de parametrar som skall ändras. För mera detaljer se avsnittet ovan. Om man ändrar en tidmall, så krävs det att man även uppdaterar alla tiderna på schemamallen.
2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
För att ta bort en tidmall i listan, markera tidmallen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 20 5.2 SCHEMAMALL
Schemamall beskriver hur en eller flera veckor ser ut.
I schemamallen lägger man in de tidmallar som skapades i förra avsnittet (se Tidmall, kapitel 5.1, sida 18).
Antingen så använder man en schemamall till flera lärare, eller skapar man en mall för varje lärare.
Klicka på Schemamall
För att skapa en ny schemamall (veckoschema), välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Ange namnet på schemamallen. Välj ett namn som beskriver vad schemamallen avser, t.ex.
lärarens namn eller ”Personbil” osv.
2. Klicka Spara.
3. Placera ut tidmallar (med hjälp av musen) och definiera veckoschemat (tiderna låses per hel respektive halv timme). Om man markerar en tid och håller ner Ctrl och trycker på Pil upp/ner -tangenten, flyttas mallen i steg om fem minuter. Alternativt dubbelklicka på tiden och välj rätt tid.
Om man placerar en mall ovanpå en befintlig mall kommer programmet automatiskt att lägga till ett mellanrum som är så stort som står angivet i Mellanrum. Om man placerar tidmallen direkt efter en annan kommer programmet att placera den där (förutsatt att klockslaget är hel eller halv timme).
4. För att kopiera en dag till flera dagar, så klickar man på ikonen vid dagens namn, därefter klickar man på ikonen vid de dagar man vill kopiera dagen till.
5. För att ta bort enstaka tider så kan man markera dessa och sedan klicka på Ta bort i menyn.
Vill man ta bort flera kan man markera dessa genom att hålla nere tangenten Ctrl och klicka på de man vill ta bort.
6. Klicka på spara för att spara.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 21 För att ändra en schemamall i listan, markera mallen och välj knappen Redigera eller högerklicka oc välj Redigera (man kan även dubbelklicka på schemamallen, för att öppna upp den).
1. Ändra namnet och/eller tider och tidmallar.
2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
För att ta bort en schemamall i listan, markera schemamallen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort.
5.3 PLANERA
För att lägga ut en schemamall på en lärare så att man se tider i bokningsschemat och kan boka in eleverna på dem så måste man publicera den på läraren. Det gör man genom att klicka på knappen Planera under Schemamall.
Man får då fram ett fönster där man väljer läraren som man vill publicera schema på. Därefter bockar man i Använd under Standardschema, väljer Från vilket datum som schemat ska gälla (programmet kan endast publicera tider från dagens datum) och därefter väljer man den schemamall som man vill använda.
Om man gjort en schemamall som innehåller mer än en veckas schema ställer man även in vilken vecka schemat ska börja gälla. Till exempel om jag har gjort en schemamall för två veckor men datumet som schemat ska börja gälla är onsdagen den andra veckan, så väljer jag Startvecka 2.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 22
6 VERKSAMHET, DEL 2
Under fliken Verksamhet finns den dagliga verksamheten och det är där man arbetar mest i programmet. Här finns alla uppgifterna samlade som avser Kunder (elever), Personal (lärare) Resurser och Bokning.
Här i Verksamhet, del 2 kommer vi att ta upp Kunder och Bokning. I aSTRa WEB finns två olika visningsvyer av bokningar, Bokningsschema och Bokningslista som har syftet att visa olika sorters bokningar.
Klicka på Verksamhet
6.1 KUNDER
I aSTRa WEB läggs alla ”kända” personer man har en affärsrelation med in och administreras under fliken Kunder.
Programmet visar bara de 20 senaste inskrivna kunderna som finns. För att visa övriga kunder söker på dem i sökrutan överst. Det går att söka på kundnummer, personnummer, namn och e-postadress.
Kundnummer skapas upp automatiskt och har ett prefix som börjar på dagens årtal (åååå) + ett index på 5 siffror, t.ex. 201100021
6.1.1 LÄGGA IN KUND Klicka på Kunder
För att skapa en ny kund, välj knappen Lägg till.
1. Ange personnummer och klicka på sök (sök finns tillgänglig om man aktiverat folkbokföringsuppslag, (se Fel! Hittar inte referenskälla., kapitel Fel! Hittar inte re ferenskälla., sida Fel! Bokmärket är inte definierat.). Den fyller i uppgifter såsom förnamn, efternamn, tilltalsnamn (om tilltalsnamn finns angivit), och adressuppgifter.
2. Markera om ID-koll tagits.
2. Markera om ID-koll tagits.