För att skapa en schemamall krävs det att man skapar en eller flera tidmallar vilka definierar hur schemamallen skall se ut. En tidmall kan t.ex. vara en körlektion, teorilektion, semester, lunch m.m.
För att underlätta när man väljer tidmall framöver bör man välja namn som beskriver vad mallen avser. T.ex. PB, MC, Halka, m.m. Det är också viktigt att tänka på att eleven ser tidmallens namn på Elevcentralen och att man väljer ett namn så att eleven förstår vad det är han eller on bokar. Man kan även gruppera tidmallarna i grupper för att underlätta när man sedan skall använda dem. Lägg t.ex. alla MC mallar under gruppen MC, Personbilsmallar under gruppen Personbil och semester, rast, sjuk under gruppen Ledighet osv.
Klicka på Tidmall
För att skapa en ny tidmall, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Fyll i namn som beskriver vad tidmallen avser.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 19 2. Fyll eventuellt i grupp för att gruppera de olika tidmallarna. Om man tidigare skapat grupper
visas de grupper som finns automatiskt då man väljer första bokstaven i gruppens namn (autocomplete).
3. Välj hur lång tid som tidmallen skall uppta i schemat (detta har inget med debiterbar tid att göra).
4. Klicka i om tiden ska vara bokningsbar i schemat.
5. Välj vilken utbildning tidmallen avser.
6. Ange om tiden ska innehålla en resurs (fordon) eller inte (t.ex.
teorilektion). För MC-utbildningar kan man välja om resursen ska vara en per tid eller en per elev.
7. Ska man debitera tiden, så klickar man i Debiterbar. Då kommer lektionen att visas i kassan under odebiterade bokningar.
8. Välj en eller flera utbildningar som mallen avser. Detta styr bl.a. vilken resurstyp som kommer att knytas till tiden. För varje behörighet, välj vilken artikel som skall kopplas till tiden (den artikel som kommer att debiteras eleven i kassan, varje
behörighet kan ha olika artiklar, detta är förutsatt att man har valt att tidmallen är debiterbar).
9. Välj hur många som maximalt kan boka sig på tillfället (grupplektion).
10. Välj om tidmallen skall visas i Bokningslista (då kommer tidmallen/kursen att visas under Bokningslista). Förslagsvis, markerar man bara tidmallar som upprepas mindre ofta, t.ex.
introduktionsutbildning, riskutbildning eller annan teoriundervisning. Om man markerar att även vanliga körlektioner skall visas i listan, så kommer listan att översvämmas av dessa tider, och till sist bli oöverskådlig.
11. Välj om tiden är bokningsbar via elevcentralen (eleven kan då själv boka hemifrån om man tillåter detta).
12. Välj om det skall vara närvarokontroll och godkännandekontroll (teoriutbildning).
13. Klicka på spara för att spara.
För att ändra en tidmall i listan, markera mallen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på tidmallen, för att öppna upp den).
1. Ändra de parametrar som skall ändras. För mera detaljer se avsnittet ovan. Om man ändrar en tidmall, så krävs det att man även uppdaterar alla tiderna på schemamallen.
2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
För att ta bort en tidmall i listan, markera tidmallen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 20 5.2 SCHEMAMALL
Schemamall beskriver hur en eller flera veckor ser ut.
I schemamallen lägger man in de tidmallar som skapades i förra avsnittet (se Tidmall, kapitel 5.1, sida 18).
Antingen så använder man en schemamall till flera lärare, eller skapar man en mall för varje lärare.
Klicka på Schemamall
För att skapa en ny schemamall (veckoschema), välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny.
1. Ange namnet på schemamallen. Välj ett namn som beskriver vad schemamallen avser, t.ex.
lärarens namn eller ”Personbil” osv.
2. Klicka Spara.
3. Placera ut tidmallar (med hjälp av musen) och definiera veckoschemat (tiderna låses per hel respektive halv timme). Om man markerar en tid och håller ner Ctrl och trycker på Pil upp/ner -tangenten, flyttas mallen i steg om fem minuter. Alternativt dubbelklicka på tiden och välj rätt tid.
Om man placerar en mall ovanpå en befintlig mall kommer programmet automatiskt att lägga till ett mellanrum som är så stort som står angivet i Mellanrum. Om man placerar tidmallen direkt efter en annan kommer programmet att placera den där (förutsatt att klockslaget är hel eller halv timme).
4. För att kopiera en dag till flera dagar, så klickar man på ikonen vid dagens namn, därefter klickar man på ikonen vid de dagar man vill kopiera dagen till.
5. För att ta bort enstaka tider så kan man markera dessa och sedan klicka på Ta bort i menyn.
Vill man ta bort flera kan man markera dessa genom att hålla nere tangenten Ctrl och klicka på de man vill ta bort.
6. Klicka på spara för att spara.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 21 För att ändra en schemamall i listan, markera mallen och välj knappen Redigera eller högerklicka oc välj Redigera (man kan även dubbelklicka på schemamallen, för att öppna upp den).
1. Ändra namnet och/eller tider och tidmallar.
2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
För att ta bort en schemamall i listan, markera schemamallen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort.
5.3 PLANERA
För att lägga ut en schemamall på en lärare så att man se tider i bokningsschemat och kan boka in eleverna på dem så måste man publicera den på läraren. Det gör man genom att klicka på knappen Planera under Schemamall.
Man får då fram ett fönster där man väljer läraren som man vill publicera schema på. Därefter bockar man i Använd under Standardschema, väljer Från vilket datum som schemat ska gälla (programmet kan endast publicera tider från dagens datum) och därefter väljer man den schemamall som man vill använda.
Om man gjort en schemamall som innehåller mer än en veckas schema ställer man även in vilken vecka schemat ska börja gälla. Till exempel om jag har gjort en schemamall för två veckor men datumet som schemat ska börja gälla är onsdagen den andra veckan, så väljer jag Startvecka 2.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 22
6 VERKSAMHET, DEL 2
Under fliken Verksamhet finns den dagliga verksamheten och det är där man arbetar mest i programmet. Här finns alla uppgifterna samlade som avser Kunder (elever), Personal (lärare) Resurser och Bokning.
Här i Verksamhet, del 2 kommer vi att ta upp Kunder och Bokning. I aSTRa WEB finns två olika visningsvyer av bokningar, Bokningsschema och Bokningslista som har syftet att visa olika sorters bokningar.
Klicka på Verksamhet
6.1 KUNDER
I aSTRa WEB läggs alla ”kända” personer man har en affärsrelation med in och administreras under fliken Kunder.
Programmet visar bara de 20 senaste inskrivna kunderna som finns. För att visa övriga kunder söker på dem i sökrutan överst. Det går att söka på kundnummer, personnummer, namn och e-postadress.
Kundnummer skapas upp automatiskt och har ett prefix som börjar på dagens årtal (åååå) + ett index på 5 siffror, t.ex. 201100021
6.1.1 LÄGGA IN KUND Klicka på Kunder
För att skapa en ny kund, välj knappen Lägg till.
1. Ange personnummer och klicka på sök (sök finns tillgänglig om man aktiverat folkbokföringsuppslag, (se Fel! Hittar inte referenskälla., kapitel Fel! Hittar inte re ferenskälla., sida Fel! Bokmärket är inte definierat.). Den fyller i uppgifter såsom förnamn, efternamn, tilltalsnamn (om tilltalsnamn finns angivit), och adressuppgifter.
2. Markera om ID-koll tagits.
3. Ange kontaktuppgifter.
4. Ange anhöriguppgifter.
5. Ange ett filter (flera filter kan anges med ett semikolon (;) efter sig).
6. Ange Ekonomiuppgifter om man vill göra en avvikelse på denna kund.
7. Ange Elevcentraluppgifter om man vill göra en avvikelse på denna kund.
8. Ange TK-uppgifter om man vill göra en avvikelse på denna kund.
9. Klicka på spara för att spara.
Om man lägger in en elev som redan finns i aSTRa WEB som arkiverad så får man en frågar om man vill avaktivera eleven. Klickar man på ja-knappen, så kommer man in på eleven som blir aktiv igen.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 23 6.1.2 REGISTRERA UTBILDNING PÅ KUND
För att en kund ska kunna bli bokad på lektioner i aSTRa WEB och få tillgång till elevcentralen så måste man registrera en utbildning på dem. (Undantag finns för Introduktionsutbildning).
Registrering av utbildning på kund kostar enligt aktuell prislista. Prislistan hittas på www.str.se/astraweb.
1. Öppna upp kundkortet.
2. Klicka på knappen ”Lägg till” för att lägga till en utbildning.
3. Välj typ av utbildning. Man väljer först behörigheten och därefter vilken utbilning eleven ska ha tillgång till.
a. Frågor – Eleven får tillgång till de körkortsfrågor som finns på elevcentralen.
b. Köra… - Eleven får tillgång till hela de digitala material som finns på elevcentralen, i text, bild, film och övningsformat. Även frågorna ingår i detta materialet. OBS!
Endast för medlemmar. I dagsläget finns detta material för Bil, MC och Moped.
c. Bokning mm – Eleven får tillgång till sina bokningar, utbildningkort mm. Dock inte några frågor eller annat teorimaterial. Detta alternativ går bra att kombinera med något av de övriga två.
4. Välj vem som skall vara standardlärare4 samt eventuellt när körkortstillstånd förfaller5. 5. Ändra de parametrar som eventuellt avviker från standard.
6. Klicka på spara för att spara.
Om du skulle av misstag råka lägga till fel utbildning på eleven har du 24 timmar på dig att ändra eller ta bort utan att bli debiterad för den utbildningen.
6.1.3 REDIGERA BEFINTLIG K UND
För att ändra en kund i listan, markera kunden och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på kunden, för att öppna upp den).
1. Ändra de parametrar som behövs ändras. För en kort förklaring se avsnittet ovan.
2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna.
Det går inte att ta bort en kund från kundregistret. För att ta bort en kund i listan, markera kunden och välj knappen Arkivera.
4 Programmet kommer bara att ta hänsyn till detta vid första bokningen. Därefter kommer programmet att förslå den lärare som eleven har kört mest med då man väljer att boka en elev.
5 Programmet kommer att varna om man väljer att boka en elev om körkortstillståndet har förfallit. Kunden kan inte boka några tider via elevcentralen om körkortstillståndet inte angetts, eller har gått ut
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 24 6.2 BOKNING
6.2.1 BOKNINGSSCHEMA
I bokningsschemat ser man alla sina tider i kalenderformat. Här kan man välja att visa alla tider, lediga tider, och bokade tider. Man kan även filtrera på olika tidsperiod och på olika lärare och vyer.
6.2.1.1 SKAPA TIDER I BOKNINGSSCHEMAT
Tiderna i bokningsschemat kommer till största del från de schema som man publicerat på sina lärare under Planering, se kap 5, Planering, sid 18. Men ibland behöver man lägga in enstaka tider i schemat.
Klicka på Bokningsschema
För att skapa en ny tid, välj knappen Lägg till i ikonfältet eller högerklicka i schemat och välj Lägg till.
1. Välj den önskade tidmallen.
2. Klicka OK
3. Gör de förändringar som önskas med tid, lärare osv.
4. Klicka på spara för att spara tiden.
6.2.1.2 BOKA ELEV PÅ LEKTION
Öppna upp lektionen genom att dubbelklicka på den. Sök upp kund under deltagare och lägg till kunden till utbildningen.
Eller sök fram eleven i sökrutan i ikonfältet, markera tiden som du vill boka i eleven på och klicka på ikonen Boka i ikonfältet. Du kan också högerklicka på tiden och välja Boka i menyn.
Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 25 6.2.2 BOKNINGSLISTA
Bokningslista är de kurser man tillhandahåller som har flera deltagare. Det kan t.ex. vara riskutbildningar, introduktionsutbildningar eller vanliga teoripass.
6.2.2.1 SKAPA TIDER I BOKNINGSLISTA
Klicka på Bokningslista
För att skapa en ny tid, välj knappen Lägg till.
5. Välj den tidmall som man önskar lägga in 6. Klicka OK
7. Gör de förändringar som önskas med tid, lärare osv.
8. Klicka på spara för att spara tiden
6.2.2.2 LÄGGA TILL DELTAGARE TILL UTBILDNINGEN
Öppna upp lektionen i listan genom att dubbelklicka på den. Sök upp kund under deltagare och lägg till kunden till utbildningen.
För närvarokontroll och godkännande, välj kurs och klicka på närvaro, eller högerklicka och välj närvaro. Detta kräver att man har klickat i närvaro och/eller godkännande på kursen. Genom att välja ”rätt” val på rubriken för kolumnen, så ändras alla rader till angivet val. Man kan redigera varje enskild rad genom att markera valet och därefter ange ett värde.
Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna.
För att skriva ut en närvarolista på utbildningen, välj kurs och klicka på närvaro, eller högerklicka och välj närvaro. Klicka på knappen skriv ut.
6.2.2.3 BOKA ELEV TILL TEORILEKTION Klicka på Bokningslista.
Om man arbetat med en elev, visas dennes namn under rutan för sök kund. Om det finns en angiven kund och man markerar en kurs och klickar på Boka eller högerklickar och väljer Boka, bokas den kunden direkt.
Om det inte finns angivet en kund och man klickar på Boka, får man upp en ruta där man kan söka upp den kund man vill boka på kursen.
Om det finns angivet en kund, klicka på krysset så försvinner kunden (så att man kan boka upp en annan kund).
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 26 Om man vill boka en kund som inte finns med i kundregistret, kan
man klicka på knappen Boka ny kund eller högerklicka och välja Boka ny kund (det förutsätter att det inte finns en kund angiven under rutan sök kund). Man får då upp en dialogruta där man måste fylla i de uppgifter som är obligatoriska för att kunden skall kunna anmälas till en kurs, samt att den skall registreras som en kund i programmet. Efter alla uppgifterna är ifyllda klicka på boka. Kunden bokas nu på kursen samtidigt som denne läggs upp som kund i kundregistret.
Denna funktion fungerar bara på introduktionsutbildningar och riskettan.
6.2.2.4 NÄRVAROKONTROLL OCH EXPORTFUNKTIONER PÅ TEORIUTBILDNINGAR Välj kurs och klicka på närvaro, eller högerklicka och välj närvaro.
Fyll i uppgifterna.
Genom att välja ”rätt” val på rubriken för kolumnen så ändras alla rader till angivet val. Man kan redigera varje enskild rad, genom att markera valet.
Man kan även hitta knappen Närvaro när man gått in i redigera-läge på just den utbildningen.
För att exportera en teoriutbildning till Transportstyrelsen, välj Rapportera. Spara filen på ett lämpligt ställe. När filen är sparad, ladda upp den till Transportstyrelsen hemsida.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 27
7 KASSA
I kassan tar man betalt för kontantförsäljning, körlektioner, teorilektioner, lektionspaket m.m.
Kassan måste installeras lokalt för att kunna kommunicera med e-Tax (kontrollenhet) och kvittoskrivare. All information sparas dock centralt.
För att installera kassan klicka på Inställningar, Kassa, Installera kassa
Klicka på Install.
Spara filen på lämpligt ställe och dubbelklicka på filen efter att den sparats ner.
För att kunna använda kassan krävs det att man har en e-Tax och kvittoskrivare kopplad till kassan.
Första gången man startar kassan meddelar den att det är första gången man startar kassan. Man skall då ställa in inställningar för kassan.
7.1 INSTÄLLNINGAR
Under inställningar i kassan finns de parametrar som styr hur kassan fungerar.
Välj vilken kassaplats som kassan avser. Kassaplatsen får inte finnas sedan tidigare.
Välj COM port som kontrollenheten är ansluten till. Klicka på test Om den blir grön (”Fungerar!”), då är det OK. Om den blir röd (”Fel vid kommunikation”), byt port tills den blir grön, eller kontrollera
utrustningen.
Om du behöver hjälp med hur du installerar din e-tax, se respektive guide för den e-taxenheten du har.
Välj kvittoskrivare. Gör samma test här. Om testet fungerar skrivs ett litet kontrollkvitto ut på kvittoskrivaren.
Klicka på Spara & stäng för att spara inställningarna och gå in i kassan.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 28 7.2 STARTA KASSAN
Nu är det dags att starta kassan.
Filen finns under startmenyn i Windows och Program/aSTRa/Kassa
Ange användarnamn och lösenord. Det är samma uppgifter som man anger när man loggar in i aSTRa WEB i webbläsaren.
När man loggar in första gången efter ett dagsavslut och/eller allra första gången får man en uppmaning att ange sin växelkassa.
7.3 ÖVNINGSLÄGE
Övningsläge är ett tillstånd i kassan som gör att man kan göra testförsäljningar utan att det påverkar programmet i övrigt. Ingen av de försäljningar som man gör i övningsläge påverkar reskontra eller bokföring. Dock måste ändå e-Tax och kvittoskrivare vara inkopplad eftersom varje transaktion skrivs till dessa båda med en status ”övningskvitto”.
Klicka på Starta Övningsläge
Övningsläge väljs så fort man vill testa, eller så länge man kör parallellt med sitt gamla kassaprogram.
För att gå ur övningsläge, klicka på övningsläge igen.
7.4 FÖRSÄLJNING
För att starta en försäljning skriv in kundens namn i Sök för att söka upp en kund. Kunden måste vara inskriven i aSTRa WEB för att man ska kunna söka fram den.
I sök kund kan man söka på förnamn, efternamn, kundnummer eller personnummer.
Sälj en artikel genom att klicka i Sök Artikel och sök upp rätt artikel. Artikelsök har en autocomplete funktion vilket gör att man bara behöver skriva in första bokstaven i namnet, eller första siffran i artikelnumret, så söks de artiklar upp som har det namnet/numret. Välj artikeln.
Välj fler artiklar eller avsluta försäljningen genom att klicka på betalningsmedlet, uppe i ikonmenyn, och klicka på Ok för att bekräfta beloppet. Det går att välja flera betalningsmedel samtidigt, då ändrar man beloppet efter att ha klickat på ett betalningsmedel.
Klicka på Spara och Kvitto för att genomföra försäljningen.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 29 7.4.1 RETUR
För att returnera ett felaktigt inslaget kvitto så söker man fram kvittot. Det gör man genom att klicka på kvittosök till höger i ikonmenyn. Där söker man fram det kvitto man vill returnera genom att söka på kvittonummer, kundens namn eller datum för kvittot. Man markerar det kvittot man vill returnera och klicka på knappen Returnera.
Artiklarna på kvittot kommer nu fram i kassafönstret i returläge. Därefter klicka man på Spara Kvitto för att slå igenom returen.
7.5 DAGSAVSLUT
Avslut av kassan ska enligt lag göras regelbundet, de flesta gör därför sitt kassa-avslut en gång om dagen. Det gör man genom att i kassan klicka på Stäng kassa.
Man får då frågan om man vill avsluta kassan och skapa en z-rapport. För att stänga kassan klickar man här Ja.
Man får sen frågan om man vill visa z-rapporten om man vill ta hand om den direkt, annars kan man även hitta den under Rapporter/Kassa.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 30
8 ELEVCENTRALEN
Elevcentralen är det verktyg i aSTRa WEB som är gjort för eleven.
Adress till elevcentralen: http://www.elevcentralen.se
Appen till Elevcentralen, Körkort nu med Elevcentralen, kan hittas i Appstore och Google Play för nedladdning.
Inloggning sker med elevens personnummer eller e-postadress. Vid inloggning med personnummer kan man logga in med följande format ååååmmdd-xxxx, ååmmdd-xxxx, ååååmmddxxxx eller ååmmddxxxx. Om man har en inmigrerad elev (om man uppgraderat från aSTRa 2.85), är det inte säkert att man kan skriva personnummer på alla fyra sätten. Detta beror på hur man registrerat eleven i det gamla systemet. Då får man prova sig fram till hur man skriver personnummer. Säkrast, är att skriva det med ååååmmdd-xxxx.
Om man har registrerat e-postadress på alla elever, så kan eleven själv byta lösenord. Den kan även använda sig av glömt lösenord, för att återställa sitt lösenord.
Eleven kan testa delar av appen Körkort nu med Elevcentralen redan innan de fått ett konto av en trafikskola, genom att tre moment är öppna för dem. Men för att få tillgång till resten av momenten så måste en trafikskola registrera dem i sitt aSTRa WEB och ge dem tillgång till en utbildning.
9 DIGITALT UTBILDNINGSKORT
Det digitala utbildningskortet är kopplat till aSTRa WEB, och är tänkt att användas i en surfplatta eller smartphone tillsammans med eleven i bilen.
I utvecklingen av denna produkt har vi utgått från det analoga kortet och tagit med oss det bästa från detta och lagt in i detta digitala program. Programmet körs i en webbläsare, så det går bra att
använda på vilken dator som helst och webbläsare.
Man startar programmet genom att logga in på utbkort.str.se och använder samma inloggningsuppgifter som när man loggar in i aSTRa WEB.
Efter man har loggat in, kommer man till sin startsida (lärarens), vilket är dagens körlektioner för inloggad lärare. Man kan inte se någon annan lärares lektioner, bara sina egna.
Kom igång med aSTRa WEB 2018-06-15, ver. 1.0.0 31 9.1 REGISTRERA KOMMENTERAR PÅ KÖRLETKION.
Genom att klicka på en av de bokade tiderna öppnas dem bokade eleven upp.
Om det bara finns en elev på bokningen (singelbokning), så visas denne elevens information.
Om det bara finns en elev på bokningen (singelbokning), så visas denne elevens information.