ringsplan
=
Avtal som tecknas lokalt
Papper Diariet enhet D-nr B=3 årKopia G= 2 år efter upphörd giltighet
Rutin:
Enhetens diarium
Ärendet med samtliga handlingar registreras i diariet.
Om endast en avtalshandling upprättas registreras den och ärendemeningen inleds med avtal.
Vid förlängning görs hänvisning till ursprungsärendets d-nr.
Kopia på avtalet bifogas delegationsanmälan till FK Avtal funktionshyra, användning av
programvara
Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år
se ovan
Avtal utbildningsentreprenad Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år
se ovan
Uppdragsutbildning t.ex kurser upphandlade av Kunskapsnavet
Avtal konsulttjänster Papper Diariet enhet Enhetschef B=3 år
se ovan
ringsplan
=
B:9 Försäkringshandlingar
1. Försäkringsavtal
Försäkringsavtal reseförsäkring Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare
Försäkringsavtal sakförsäkring Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare
Försäkringsavtal personal Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare
Försäkringsavtal elevförsäkring Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare
2. Företagsförsäkring
Försäkringsbrev
-Egendomsförsäkring, fullvärde -Följdskadeförsäkring
-Patientförsäkring
-Ansvarsförsäkring (person+sak) -Rådgivande konsulter (ansvar)
Papper Original i Diariet FK Kopia hos försäkringshand-läggare
D-nr
Per försäkring
B= 5 år GIA
Diarieförs
När nytt försäkringsbrev finns
Korrespondens i försäkringsärenden Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Diarieförs
Handlingar i försäkringstvister Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Diarieförs
3. Elevförsäkring
Försäkringsbrev Papper Diariet FK
Kopia hos Försäkringshand-läggare
D-nr B= 5 år
GIA
Diarieförs
När nytt försäkringsbrev finns
ringsplan
= 4. Tjänsteförsäkring
Försäkringsbrev original Papper Diariet FK
Kopia hos försäkringshand-läggare
D-nr B= 5 år
GIA
Diarieförs
När nytt försäkringsbrev finns
Försäkringskort vid utlandsresa Papper Hos tjänsteman GIA Återlämnas vid avslutad tjänst
(skolgång)
5. Fordonsförsäkring
Fakturaunderlag på befintliga fordon Papper Respektive enhet Årsvis G=2år
Skadeanmälan Papper Respektive enhet Årsvis GIA Senast när fordonet säljs eller
skrotas
6. Allmänt rörande försäkringar
Rutin korrespondens med försäkrings mäklare/försäkringsbolag
Papper/utskrift e-post Pärm/försäkrings
handläggare GIA
Fakturaunderlag från Kalmar kommun Papper
Pärm/försäkrings-handläggare G=2år
ringsplan
=
B:10 Lokaler
1. Lokalanpassning
Nedanstående rutiner tillämpasom uppräknade dokument finns på enheterna.
Beställning av
hyresgästanpassning/arbetsmiljöåtgärd från enheterna
-förfrågningar
-skisser på förändringar -prisuppgifter
-beställningar -fakturakopia
Papper Diariet enhet D-nr B = 5 år Handläggs av rektor/vaktmästare.
GIA= Begäran som inte föranleder åtgärd.
Ritningar över skolor (kopior) Papper i pärm Kopior för aktuella projekt hos
fastighetssamordnare
GIA Original hos fastighetsägaren.
2. Besiktningar
Obligatorisk ventilationskontroll, OVK (kopia)
Papper i pärm Enhetschef GIA Original hos fastighetsägaren.
Kopia gallras när ny rapport inkommer.
Kontroll av Gas Papper i pärm Enhetschef GIA Original hos fastighetskontoret.
Gäller Jenny Nyströmsskolan.
Enhetens kopia gallras när ny rapport inkommer.
Besiktningsrapport, specialsalar Papper i pärm Diariet enhet D-nr B=3 år Kopia=GIA
Besiktningsrapport, utrustning i kök Papper Diariet enhet D-nr B=3 år Kopia förvaras i respektive kök,
gallras när ny rapport upprättats.
Besiktningsrapport, övrig utrustning Papper Diariet enhet D-nr B=3 år Kopia gallras när ny rapport
upprättats.
Rapport, egenkontroll miljö Papper i pärm Enhetschef GIA Gallras när ny rapport upprättats.
ringsplan
=
Rapport, egenkontroll brandskydd Papper i pärm/ Vaktmästare/
enhetschef
GIA Gallras när ny rapport upprättats.
Rapport, miljötillsyn (inomhus) Papper i pärm Enhetschef GIA
3. Avtal lokaler
- inkl förlängning av avtal
Papper Diariet enhet D-nr Kopia
G= 2 år efter upphörd giltighet
Rutin:
Ärendet med samtliga handlingar registreras och förvaras i diariet.
Kopia förvaras i pärm.
Om endast en avtalshandling upprättas registreras den och ärendemeningen inleds med avtal.
Vid förlängning görs hänvisning till ursprungsärendets d-nr.
Kopia på avtalet bifogas delegationsanmälan till FK Se Delegationsordning*
Arrendeavtal Papper Diariet FK 1 ex hos ekonomichef *Enhetschef Original B= 5 år
Kopia G= 2 år
Se ovan
Lokalhyra över 1 år Papper Diariet FK 1 ex hos ekonomichef *Styrelse Original B= 5 år Se ovan
GIA=kopia
Lokalhyra upp till 1 år Papper Pärm hos enhetschef 1 ex hos ekonomichef *Enhetschef G= 2 år
GIA
Se ovan
Tillfälliga lokaluthyrningar, kontrakt – original
Papper Reception/Expedition Kronologiskt Enhetschef G= 2 år Efter upphörande.
Fönsterputsning Papper Diariet FK Förbundschef G= 2 år efter
upphörd giltighet
ringsplan
=
Avtal tjänster, inredning/utrustning Papper Diariet FK Enhetschef G= 2 år efter
upphörd giltighet
T ex gångmatta FK
Städavtal Papper Diariet enhet Enhetschef G= 2 år efter
upphörd giltighet
3. Avtal utrustning
Papper Diariet enhet D-nrB=3 år/5 år
Kopia G= 2 år efter upphörd giltighet
Rutin:
Ärendet med samtliga handlingar registreras och förvaras i diariet.
1 st Kopia förvaras i pärm.
1 st Kopia sänds till controller på FK – underlag i årsbokslutet 1 st kopia bifogas delegations-anmälan till FK
Om endast en avtalshandling upprättas registreras den och ärendemeningen inleds med avtal.
Vid förlängning görs hänvisning till ursprungsärendets d-nr.
Se Delegationsordning*
Avtal utrustning i utbildning Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef
*strategiska beslut fattas av styrelsen
B=3 år/5år Se ovan
Leasingavtal kontorsmaskin kopiator fax mm.
Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan
Serviceavtal kontorsmaskiner Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan
Leasing av övrigt t.ex kaffemaskin automater mm.
Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan
ringsplan
=
Leasing av bilar Papper Diariet FK D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan
Bilhyra (dygnvis) enligt ramavtal Papper Tjänsterum enhet D-nr Enhetschef GIA
ringsplan
=
B:11 Personalhandlingar
Översikt sist i personalplanen:
16. Vilka handlingar som kan omfattas av sekretess
17. Vilka handlingar som ingår i Rapporterande enhets personalakt (inkl rutin för överlämning till Kommunarkivet) 18. Handlingar som ingår i Lönekontorets personalakt (blå markering i dokumenthanteringsplanen)
1. Anställningsärenden
ringsplan
=
1. Anställningsärende
Annons
Diarielista/sammanställning med samtliga sökande
Övriga handlingar som kommit in eller upprättas i samband med anställnings- ärendet
Besked till sökande, original
Papper Diariet/Pakt
Rapporterande enhet
D-nr /Kronologiskt/
Årsvis
B=3 år B=5 år FK
Rutin:
Rekryteringsärende diarieförs.
Samtliga inkomna ansökningar diarieförs.
En ärendeakt läggs upp i diariet på resp rapporterande enhet.
Diarielista/sammanställning med namn och adressuppgifter på samtliga sökanden läggs i ärendeakten.
Handlingar rörande den som anställs förvaras i Pakt, rapporterande enhet.
2a. Sökande som anställs
Ansökningshandlingar
Betygskopior
Meritförteckning
Anställningsavtal
Papper i akt Pakt
Rapporterande enhet Lönekontoret
Pnr B=3 år Rutin:
Pakt rapporterande enhet:
- ansökningshandlingar - betyg
- meritförteckning
- kopia av anställningsavtalet
Anställningsavtal, två original
ringsplan
=
- 1 st lämnas till den anställde - 1 st sänds till lönekontoret Kopia av anställningsavtalet sänds till sänds till styrelsens sekreterare, FK.
Avtalet anmäls till styrelsen.
2b. Sökande som inte anställs
Ansökningshandlingar med bilagor som har inkommit från sökanden som ej anställts
Papper i pärm Rapporterande enhet Årsvis/tjänst G=2 år Rutin:
Förvaras separat för att förenkla gallring.
Ansökningshandlingar återsänds inte. Informeras vid annonse-ringen.
Överklagan kan ske under 2 år.
3. Annonsmanus Digitalt/papper i pärm Rapporterande enhet
FK
Sänds av ansvarig chef till FK för annonsering.
FK diarieför annonsen ihop med anställningsärendet
2. Tjänstgöringsbetyg och intyg
Tjänstgöringsbetyg Papper i akt PaktRapporterande enhet
Pnr B=3 år Rutin:
1. Kopia av tjänstgöringsbetyg bevaras i Pakt rapporterande enhet.
ringsplan
=
2. Original av tjänstgöringsbetyg lämnas till den anställde
Tjänstgöringsintyg Papper i pärm PaktRapporterande enhet
Pnr GIA Rutin:
Gallras när Pakt överförs till till FK, då anställningen upphör.
Endast senaste tjänstgörings-intyget omfattande den totala tjänstgöringstiden finns i Pakt.
Lärarlegitimation Papper PaktRapporterande enhet
Pnr B=3 år
Arbetsgivarintyg för arbetslöshetskassa Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA
Fortbildning/kompetensutveckling
Kursintyg/utbildningsintygPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Pnr B=3 år Under pågående anställning
ringsplan