Övriga kopior och dubbletter Papper/digitalt GIA
Handlingar för kännedom Papper/digitalt GIA Som inte föranleder åtgärd.
Är av tillfällig betydelse.
Register, liggare, listor och andra tillfälliga
hjälpmedel som har tillkommit för att Papper/digitalt GIA Saknar betydelse för
dokumentationen av
ringsplan
=
underlätta myndighetens arbete myndighetens verksamhet.
Ex. adresslistor, kaffelistor
Mottagnings-/delgivningsbevis Papper/digitalt GIA Efter ärendet avslutats.
B=Om handlingen har påförts anteckning som tillför sakuppgifter till ärendet, arkivläggs den ihop med ärendet.
Loggar för e-post och fax
Papper/digitalt GIA Om de inte behövs för kontroll
av överföring eller återsökning
Bifogade filer i e-postmeddelanden, som inte kan öppnas
Digitalt GIA Gallras efter 1 månad.
Avsändaren ska om möjligt upplysas om vad som inträffat.
Inlämningskvitton för kontroll av postbefordran
Papper GIA Under förutsättning att de inte
längre behövs som bevis för att för att en försändelse har inkommit eller utsänts från myndigheten
Loggar i frankeringsmaskiner Papper GIA Efter kontroll
Handlingar som har inkommit till myndig-heten via meddelande i röstbrevlåda eller telefonsvarare
Digitalt GIA Efter tjänsteanteckning när
meddelandet tillfört en sakuppgift till ett ärende.
Övriga handlingar gallras efter avlyssning.
SMS eller andra meddelanden i text och Digitalt GIA Efter tjänsteanteckning när
ringsplan
=
bild som tillfört ett ärende sakuppgift. meddelandet tillfört en sakuppgift
till ett ärende.
Övriga handlingar gallras efter att de lästs.
Samtalslistor i mobiltelefoner eller
motsvarande Digitalt GIA
B:7 Ekonomihandlingar
1. Central
ekonomihantering
Kontoplan Papper Förbundskontoret Årsvis B= 3 år Årlig utskrift till slutarkivering
ringsplan
=
Årsredovisning/delårsrapport Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Fr.o.m. verksamhetsåret 2008
ingår förbundets kvalitets-redovisning i dokumentet.
Se även A:5
Verksamhetsuppföljning.
Bokslutsunderlag (balansräkning) inkl huvudbok
Papper Förbundskontoret Årsvis B= 3 år
Systemdokumentation Papper Förbundskontoret B= 3 år
Värdehandlingsförteckningar Papper Förbundskontoret B= 3 år Ingår i bokslut
2. Löpande bokföring
Leverantörsfakturor med följesedlar.
Papper Scanningtjänst i
Östersund
Årsvis/verifikations-
nummer G=10 år
E-fakturor
Digitalt Ekonomisystemet Årvis/verifikations
nummer G=10år
Leverantörsfakturor med följesedlar, inscannade,
Digitalt Ekonomisystemet Årsvis/verifikations
nummer G=10 år
ringsplan
=
Följesedlar vid leverans Papper Resp enhet G G=efter leveranskontroll.
Vid specificerad faktura.
G=efter scanning.
Om följesedeln scannas på enheten och kopplas till fakturan i systemet.
G=10 år med ref. till faktura.
Vid ej specificerad faktura och följesedeln inte scannas i Östersund.
Daglig redovisning OCR- Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10år Kundbetalningar
Bevakande betalningsuppdrag Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10år
Utbetalning utan faktura samt övriga fakturor utanför scanningsystemet.
Inkl. redovisning av handkassa
Papper Resp enhet Årsvis/
Verifikationsnummer G=10 år
System ROR i Economa
Utanordningar Papper Resp enhet Årsvis/
Verifikationsnummer G=10 år
Kundfakturor Papper Resp enhet Årsvis/
Fakturanummer G=10 år
Kundfakturaunderlag Papper Resp enhet Årsvis/
Fakturanummer G=10 år Häftas ihop med fakturan om
fakturan inte är specificerad
Internfakturor inkommande Papper Resp enhet Årsvis/
Verifikationsnummer G=10 år
Internfakturor utgående med underlag Papper Resp enhet Årsvis/
Verifikationsnummer G=10 år
Kassarullar Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G= 10 år
Kassadagrapporter
Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10 år Skickas till Förbundskontoret.
Ev. kopior på enheten=GIA
ringsplan
=
Felräkningsrapport handkassor Papper (fax) Förbundskontoret Årsvis kronologiskt GIA
Makulerade leverantörsfakturor - kopior Papper Förbundskontoret Årvis kronologiskt G=10år Handhas av Förbundskontoret
Makulerade kundfakturor – kopior Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G= 10 år Handhas av Förbundskontoret
Kontoutdrag, likvidkonton Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10 år
Bokföringsorder/Omföring Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G=10 år
Dagbokföring Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt,
ver-nr G=10 år
Avvisade poster Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10år
Sammandrag.Daglig utbetalningslista (integration)
Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt GIA G= efter bokslut
3. Moms- och skattedeklarationer
Momsredovisningar med listor Papper Förbundskontoret Årsvis/månadsvis G=10 år
Arbetsgivaravgifter och skatt deklarationer Papper Förbundskontoret Årsvis/månadsvis G=10 år
Skattekontoutdrag Papper Förbundskontoret Kronologiskt G=10 år
Inkomstdeklarationer Papper Diariet FK D-nr B= 5 år
ringsplan
=
4. Kravhantering
Betalningspåminnelse Papper Resp enhet Årsvis/kronologiskt G=3 år Skrivs ut på Förbundskontoret.
Sänds till enheterna för expediering.
Alla handlingar till inkasso Papper Förbundskontoret Årsvis/pnr GIA När fordran är betald
5. Övrig
ekonomiadministration
Listor över utlämnade kvittensblock Papper Förbundskontoret GIA När samtliga, på listan
utkvitterade, är utgångna Kvittenskopior/revisionskopior/reversal Papper Förbundskontoret
Resp enhet
Årsvis kronologiskt G= 5 år Revisionskopia utgör verifikation i bokföringen
Rekvisitioner/beställningar Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G=2 år
Lista över avlämnande av dagskassor Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G=10 år Kvittens vid mottagning av
dagskassa och utlämnande för bankinsättning
Garantibevis Papper Enheterna G=efter utgång
Inventarieförteckningar Digitalt Enheterna Kronologiska GIA Under ständig bearbetning
SPP
Avisering premiebetalning kundkonto saldo
Specialutbetalning direktredovisning
Papper Förbundskontoret Årsvis G=10år Serien upphör efter 2009 ingår
därefter i redovisningsmaterial
6. Upphandling
Handlingar i anbudsupphandlingar över 5 prisbasbelopp, enligt LOU
Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Sekretess OSL 19:3, 31:16-17
måste registreras från start.
Handlingar till Förbundskontoret efter att avtal tecknats.
Ej antagna anbud och anbudshandlingar, enligt LOU
Papper Diariet FK D-nr G=2 år Efter avslut förvaras icke antagna
anbud avskiljt i väntan på gallring
ringsplan
=
Övriga upphandlingar, inklusive upphandling av konsulttjänster, enligt interna regler
Papper Diariet upphandlande
enhet
D-nr B=3 år
7. Bidragsansökningar
Ansökan, underlag och beslut om bidrag från stat, landsting, m.fl.
Papper/digitalt Diariet enhet D-nr B= 3år Digital ansökan skrivs ut för
diarieföring. (Jfr A:7 Projekt, Styrande verksamhet)
Rekvisition av beslutade bidrag Papper Diariet enhet D-nr B= 3år
Beslut om beviljade bidrag Papper Diariet enhet
Diariet FK
D-nr B= 3år
B= 5 år
Kopia till Förbundskontoret, se ovan
Statsbidrag för nordiska elever Papper Diariet FK D-nr B= 5 år
8. Interkommunal ersättning
Underlag för interkommunal ersättning Digitalt PDF-fil G-mapp Halvårsvis/Kommun G= 2 år Hämtas från Extens. Utskrift per
kommun bifogas fakturan.
Underlag inkommande internkommunal
ersättning (fakturor) Papper FK / Scanningtjänst i
Östersund
Årsvis/verifikations- nummer
G=10 år
Förteckning/register över elever som är folkbokförda i kommun inom förbundet och som går i skolan i annan kommun eller friskola.
Digitalt G-mapp Halvårsvis/motpart GIA Används för statistik, prognoser
och budget.
Underlag i Excel under ständig bearbetning.
9. Inackorderingstillägg
Ansökningar inackorderingstillägg och beslut
Papper Förbundskontoret Årsvis/P-nr
Pärm
G= 3 år
Sociala intyg/utlåtanden – bilagor tillansökningar
Papper Diariet FK D-nr B=5 år Registreras tillsammans med
kopia på beslutet
Utbetalda inackorderingstillägg (listorna) Papper Förbundskontoret Årsvis/månadsvis G= 3 år
ringsplan