Anställning
Förändring av anställning(ändrad sysselsättningsgrad, förlängning, upphörande, annan ändring)
Ansökan och beslut om att kvarstå i anställning efter uppnådd ålder
Ansökan och beslut om minskad arbetstid i samband med delpensionPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet Lönekontoret
Pnr B= 3 år Rutin:
Nytt anställningsavtal, två original - 1 st lämnas till den anställde - 1 st sänds till lönekontoret Kopia till Pakt rapporterande enhet
Nyplaceringsavtal
(
placering på annat arbetsställe i förbundet)Papper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Aktmapp, FK.
Förvaras i hängmapp i arkivskåp,
Pnr
Läsårsvis
Rutin:
Nyplaceringsavtal, två original - 1 st lämnas till den anställde - 1 st Pakt rapporterande enhet Kopia till FK.
FK lägger upp en aktmapp/läsår.
Kilometerersättning med bil
Traktamente med kvitton
Kvitton för utlägg
Ersättning i samband med
sammanträde och förrättning, verifieras
Friskvårdsersättning, kvitto
Papper i pärm/
Självservice Rapporterande enhet Pnr
Årsvis G=10 år
Villkor för användning av förbundets nätresurser
Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA
ringsplan
=
Avtal/Överenskommelser
Personliga avtal/överenskommelser Papper i akt Pakt
Rapporterande enhet
D-nr B=3 år Rutin:
Skall dokumenteras.
1. Avtalet/överenskommelsen i kopia förvaras i Pakt rapporterande enhet.
2. Original av avtalet /överens- kommelsen lämnas till den anställde.
3. Original av avtalet/överens- kommelsen skickas till Lönekontoret.
Avtalet/överenskommelsen diarieförs men förvaras i Pakt rapporterande enhet.
Kan innehålla sekretess.
Avtal om tystnadsplikt Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA
Skyddad personuppgift Papper Rapporterande enhet D-nr Sekretess
Enhetliga rutiner för hantering, under framställning.
Hemdator avtal Papper i pärm FK Kronologisk G=6 år Gallras 6 år efter upphörande.
ringsplan
=
Årsvis Sista Hemdatoravtalet upphör år
2011.
Ledighet
Ledighetsansökningar
(studier, semester, föräldraledighet, enskilda angelägenheter)
Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr Årsvis
G=2 år
Tjänstledighetsansökningar Längre tjänstledighet och partiell tjänstledighet.
Omfattning: Ett år, ett läsår eller längre.
Papper i akt Pakt
Rapporterande enhet
D-nr B=3 år Rutin:
Tjänstledighetsansökan i original till Pakt rapporterande enhet.
Längre tjänstledighet diarieförs men arkiveras i Pakt rapporteran-de enhet.
Ansökan om utbyte av semesterdags- tillägg
Papper i pärm Rapporterande enhet Lönekontoret
Pnr Årsvis
GIA Rutin:
Rapporterande enhet skickar ansökan om utbyte av semester-dagstillägg i original till FK . Kopia förvaras på enheten
Förbundskontoret kontrollerar ansökan och skickar originalet till Lönekontoret.
Kopia förvaras på FK.
Hemställan om ledighet med bibehållna förmåner
Papper i pärm FK Årsvis G=2 år Kurser facklig förtroendeman.
ringsplan
=
Kopia skickas till:
- ansvarig chef
- berörd facklig organisation
Ansökan om friskvårdstimme Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr
Årsvis G=2 år
Arvoden
Sammanträdesarvoden politiker, underlagPapper i pärm
FK
Årsvis G=2 år
Uppdragstagare, underlag Papper i pärm Lönekontoret PnrÅrsvis
B Rapporterande enhet skickar
underlag till Lönekontoret.
B=Lönekontoret gallrar och bevarar i enlighet med kommunens dokumenthante-ringsplan
Rapporter
TjänstgöringsrapporterPapper i pärm/
Självservice
Rapporterande enhet Pnr Årsvis
G=2 år Gäller både månads- och timavlönade.
Tjänstefördelning
Tjänstefördelning för lärare
Vikariepool för lärarePapper i pärm/Digitalt Rapporterande enhet G=2 år
Bisyssla Papper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Pnr GIA Original av handling rörande
aktuell bisyssla i Pakt
ringsplan
=
Handling rörande bisyssla rapporterande enhet.Underrättelse/anmälan
Underrättelse om facklig förtroendeman
Anmälan om skyddsutbudPapper i pärm FK Årsvis GIA Ersätts vid byte av facklig
förtroendeman och skydds-ombud.
Vid sjukdom
SjukanmälanPapper i pärm/
Självservice
Rapporterande enhet Pnr Årsvis
G=2 år
Förvaras insatt i en pärm med försättsblad på namnen.
Diarieförs och förvaras inlåst om det finns diagnos.
Sekretess
Läkarintyg Papper i pärm Rapporterande enhet PnrÅrsvis
G=2 år
Se ovan
Medarbetarenkäter
SvarsblanketterPapper i pärm/Digitalt Rapporterande enhet GIA Gallras när sammanställning
gjorts.
Sammanställning av medarbetarenkäter
Centrala
EnheternaDigitalt/papper
Förbundskontoret Rapporterande enhet
D-nr D-nr
B=5 år B=3 år
Sammanställning av medarbetarenkäter diarieförs.
ringsplan
=
Anteckningar
Anteckningar vid utvecklingssamtal, lönesamtal, kompetensutvecklingsplaner mmPapper i pärm Rapporterande enhet GIA Gallras vid nya anteckningar.
Senast vid avslutad anställning.
4. Förfrågan rörande anställda
Från Försäkringskassan
Förfrågan från Försäkringskassan angående anställningsvillkorPapper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA
Svar till Försäkringskassan angående anställningsvillkorPapper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA
Försäkringskassans beslut om sjukersättningPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet Lönekontoret
Pnr B=3 år Rutin:
1. Original av beslut om ersättning skickas till Löne- kontoret.
2. Kopia av beslut om ersättning bevaras i Pakt rapporterande enhet.
ringsplan
=
Beslut om omreglering av anställning vid icke tidsbegränsad sjukersättning på deltidPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Lönekontoret Rehab.mapp,Pakt FK
Pnr B=3 år Rutin:
1.F-kassans beslut angående sjukersättning inkommer till rapporterande enhet:
- Originalet till Lönekontoret.
- Kopia till rehabiliteringsmapp i Pakt, FK
2. FK begär in besked från den anställde, om man godtar beslutet eller om man vill överklaga.
3. Den anställde sänder beskedet till FK
- Originalet till Lönekontoret.
- Kopia till rehabiliteringsmapp i Pakt, FK
- Kopia sänds till rapporterande
ringsplan
=
enhet, bevaras i Pakt
4. Rapporterande enhet skriver nytt anställningsavtal.
Två original
- 1 st lämnas till den anställde - 1 st sänds till lönekontoret Två kopior
- 1 st bevaras i P-akt rapporter- ande enhet.
- 1 st sänds till berörd fackl org.
Meddelande om anställnings upphörande i samband med varaktig sjukersättningPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Lönekontoret
Pnr B=3 år Se ovan.
Från AFA
Förfrågan från AFA angående ändring av arbetstidPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Pnr B=3 år
Svar till AFA angående ändring av arbetstidPapper i akt Pakt
Rapporterande enhet
Pnr B=3 år
5. Ärenden rörande entlediganden
Handlingar rörande entlediganden tillsvidare anställning