Fram till och med 2002 hade Heby kommun en politisk organisation med facknämn-der. Förutom kommunstyrelsen fanns barn- och utbildningsnämnd, socialnämnd, kultur- och fritidsnämnd, miljö- och hälsoskyddsnämnd och byggnadsnämnd.
Under 1999 påbörjades en diskussion i kommunstyrelsens utvecklingsutskott om en utveckling av kommunens organisation och funktion med sikte på att eventuella större förändringar skulle kunna införas från och med mandatperioden därefter.
Under åren 2001 och 2002 genomfördes demokratiutvecklingsprojektet ”Öppna Heby”. Av direktiven till projektet framkommer att förslag till ny organisation skulle karaktäriseras av att kommunfullmäktige skulle ha en stark och framträdande roll, de förtroendevaldas roll av medborgarföreträdare skulle vara tydlig, medborgarna skulle ha större möjligheter till direkt inflytande, frågor som rör strategi, myndighetsutöv-ning och genomförande borde särskiljas i den politiska organisationen och kommun-ens förvaltningsorganisation skulle vara sammanhållen och präglas av helhetssyn och serviceanda.
Under 2001 gav fullmäktige tilläggsdirektiv om att bland annat ett organisationsförs-lag som bygger på den då aktuella principen med nämndorganisation skulle utvecklas.
Arbetet resulterade i tre olika förslag – utskottsorganisation, styrelseorganisation och nämndsorganisation. Kommunfullmäktige beslutade i enlighet med förslaget till sty-relseorganisation. Styrelsernas uppgift blev att inom sitt respektive område ta fram förslag till kort- och långsiktiga mål samt budget. I uppdragen ingick också att följa upp kvalitet, mål och ekonomi.
Organisationen bestod av kommunstyrelsen, utvecklingsstyrelsen, miljö- och sam-hällsbyggnadsstyrelsen, barn- och utbildningsstyrelsen, vård- och omsorgsstyrelsen samt kultur- och fritidsstyrelsen. Tre myndighetsnämnder inrättades; sociala nämn-den, miljö- och byggnämnden och överförmyndarnämnden. Kommunstyrelsen fick ansvaret för all drift.
Den nya organisationen infördes 1 januari 2003. Ledamöterna valdes för två år. Syftet med detta var att man efter utvärdering skulle kunna göra eventuella korrigeringar inför mandatperiodens två sista år.
En utvärderingsgrupp tillsattes 2004. Utvärderingen visade att den nya organisation-en organisation-endast till vissa delar har fått dorganisation-en avsedda effektorganisation-en. Framförallt blev kommunfull-mäktiges roll inte så stark och framträdande som det var tänkt. Det berodde dels på dålig kunskap om arbetssättet i den nya organisationen, dels på strukturella problem i organisationen. Från 1januari 2005 korrigeradesorganisationen så att driftsfrågorna flyttades från kommunstyrelsen till den nyinrättade verksamhetsnämnden. Styrelser-na ändrade Styrelser-namn till fullmäktigeberedningar och blev tre till antalet; beredningen för miljö- och samhällsfrågor, beredningen för kultur- och utbildningsfrågor och bered-ningen för social- och fritidsfrågor. Kommunstyrelsen fick även en roll som beredning för ekonomi och styrning. De tre myndighetsnämnderna behölls.
4LOU, kap 1 9 §
Förändringar i valbarhetsreglerna infördes för att stärka kommunfullmäktiges roll.
Dessa innebär i korthet att ingen kan väljas in i mer än en styrelse, beredning eller nämnd. De förtroendevalda i kommunstyrelsen och beredningarna skall i princip vara ledamöter/ersättare i fullmäktige.
I mars 2010 gav fullmäktige kommunstyrelsen i uppdrag att se över kommunens principer för styrning och ledning inför att valfrihetssystemet skulle införas. De grundläggande principerna från ”Öppna Heby” kvarstod och kompletterades med följande grundsyn:
• Levande demokrati med ett medborgar- och brukarinflytande
• Tidsperspektiv i planeringen
• Politik – förvaltning; vad – hur
• Dialog och delaktighet
• Konkurrensneutralitet
• Subsidiaritetsprincipen
Från och med 1 januari 2011 inrättades ett verksamhetsutskott under kommunsty-relsen med ansvar för all kommunal drift. Beredningarna fick ansvaret för finansie-ringen av all verksamhet oavsett om den utfördes av kommunen eller någon annan.
Beredningarna blev fyra till antalet och ändrades till beredningen för äldre- och omsorgsfrågor, beredningen för miljö- och samhällsbyggnadsfrågor, beredningen för kultur- och fritidsfrågor och beredningen för skolfrågor. De sociala frågorna delades upp mellan sociala nämnden och beredningen för äldre- och omsorgsfrågor. 2011 blev ett förberedelseår för att föra över ekonomiansvaret till beredningarna. Organisation-en gOrganisation-enomfördes fullt ut från och med 2012. Samtidigt gjordes ett pilotförsök med att föra över allt driftsansvar för skolområdet till beredningen för skolfrågor. Detta beslut grundades bland annat på en uppmaning från Skolinspektionen. Den uppmaningen handlade om att utifrån skollagens krav tydliggöra rollfördelningen mellan
kommunstyrelsen (och dess verksamhetsutskott) och beredningen för skolfrågor. I samband med beredningen av detta beslut, väcktes även frågan om att utvärdera och eventuellt se över hela den politiska organisationen inför kommande mandatperiod.
Resultatstyrningen har utvecklats under de två senaste åren. Tidigare styrdes med en mängd effektmål, vars resultat sällan var jämförbara med andra kommuner och ofta byggde på aktivitetsmått. Från och med 2011 styrs med färre och prioriterade mål, som är jämförbara och i högre utsträckning mäter resultatet.
2. Utvärdering av den politiska organisationen 2 a. Underlag till utvärderingen
Direktiv
Kommunstyrelsen lämnade 5 juni 2012, § 117, följande direktiv till utvärderingen:
”Den parlamentariska gruppen ska utvärdera den nuvarande politiska organisationen samt föreslå eventuella förändringar inför nästkommande mandatperiod. Den ska ta i beaktande de utmaningar kommunen behöver möta framöver och, utifrån resultatet, utvärdera huruvida den nuvarande politiska organisationen kan möta dessa eller om förändringar behöver göras.
Utvärderingen och de eventuella förändringsförslagen ska särskilt beakta o Tydlighet mellan de olika politiska organen vad avser ansvarsfördelning
o Tydlighet och effektivitet i den ekonomiska och verksamhetsmässiga styrningen samt uppföljning av ekonomi, verksamhet och dess kvalitet o Tydlighet mellan politik och förvaltning vad avser ansvarsfördelning o Möjlighet till konkurrensneutralitet
o Effektivitet i beslutsfattandet
o Möjlighet till helhetssyn av det totala kommunala ansvaret
Utvärderingen ska också beakta förslaget om att minska antalet ledamöter och ersät-tare i fullmäktige utifrån fullmäktiges beslut i april 2011 med anledning av Kurt Rickard Lindgrens motion.
Kostnadsberäkningar med anledning av eventuella ändringsförslag ska redovisas i utredningen.
Om förändringar i den politiska organisationen föreslås ska den parlamentariska gruppen även lämna förslag till nya reglementen.
Den parlamentariska gruppen ska även göra en översyn av arvoden till förtroende-valda.”
Undersökningar som underlag till utvärderingen
Som underlag till utvärderingen redovisades bakgrunden till projektet Öppna Heby och en sammanfattning av utredningen. Utvärderingsgruppens förslag till ändring av den politiska organisationen 1 september 2004 fanns också med som underlag, liksom förra kommunchefens PM, Justering av den politiska organisationen, 24 maj 2010, som låg till grund för förändringen per 1 januari 2011. En beskrivning av hur den poli-tiska organisationen förändrats från och med 1 januari 2003 fram till nu, syftade till att ge en överblick över hur dagens organisation växt fram.
Den parlamentariska gruppen diskuterade viktiga perspektiv att beakta i utvärdering-en. Utöver de punkter som ska beaktas enligt kommunstyrelsens direktiv har
gruppen sett behov av att även belysa ett par andra aspekter. Det gäller dels arenor och former för medborgardialog, dels förutsättningarna att rekrytera ungdomar och andra nya aktiva för politiska uppdrag.
Som relevanta bakgrundsundersökningar användes Rådet för kommunala analysers (RKA)undersökning om ”Framgångsfaktorer i kommuner och landsting – en översikt”
(2010), Jämförande Kvalitetsnätverk Bergslagens utvärderingar Kommunkultur (2011), Styrning och ledning (2009) och Kartläggning av resultatmått i styrningen (2011), SCB:s medborgarundersökningar samt Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK).
Sammanfattningsvis utmynnar RKA:s undersökning i att framgångsfaktorer för effek-tiv styrning och ledning är
• Tydliga politiska mål
• Tydligt och enkelt regelverk
• Tydlig ansvarsfördelning
• Budgetdisciplin
• Kontinuerlig, systematisk uppföljning av ekonomi och åtgärder
• Analys av koppling mellan ekonomi och verksamhet
• Tydliga mätetal
• Jämförelser av resultat
• Tydligt och entydigt ledarskap på alla nivåer
• Probleminsikt
• Öppenhet och kontinuitet
• Saklig information
• Lyhördhet för personalens förväntningar och önskemål
• Kunskap om personalens prestationer, lyft fram kompetens
Jämförande Kvalitetsnätverk Bergslagens undersökningar visar bland annat att
• en stor andel av de utvärderingar som gjordes i kommunen 2009 inte användes för att styra och utveckla
• effektivitet i beslutsprocessen är ett utvecklingsområde för Heby kommuns del (2011). I jämförelse med de andra kommunerna i nätverket hade Heby relativt många ärenden som avgjordes i kommunstyrelsen. Detta tyder på att delega-tionen till förvaltningen inte är långt driven.
• i rapporten om kommunkultur var de förtroendevalda genomgående mest positiva inom alla frågeområden, medborgarna minst och medarbetarna där mellan.
• Heby kommun framstår i rapporten Resultatmått i styrningen, som det goda exemplet med tydliga och uppföljningsbara politiska mål. Stor andel av målen bygger på resultatmått, som är jämförbara med andra kommuner.
Nöjd-Inflytande-Index, SCB:s medborgarundersökningar 2005, 2010 och 2012, Jämförande kvalitetsnätverk Bergslagens undersökning om kommunkultur samt resultat av mått om Delaktighet och inflytande i Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) ger en bild av att förtroende från medborgarna och att medborgardialogen är
utvecklingsområden.
Övrigt bakgrundsmaterial
I övrigt har parlamentariska gruppen haft följande bakgrundsmaterial:
Kommunens organisation och styrning
Reglementen för styrelsen, beredningar, nämnder och fullmäktiges arbetsordning Förteckning över råd i Heby kommun, 25 september 2012
Jämförelse av antal mandat i fullmäktige i 12 kommuner Resultat av egen enkätundersökning