I Socialtjänstlagen (2001:453) regleras att kommunens uppgifter inom socialtjänsten ska fullgöras av den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämmer. I lagen framgår att kommunen har det yttersta ansvaret för att enskilda får det stöd och den hjälp som de behöver. I lagen finns också särskilda bestämmelser för olika grupper som barn och unga, äldre människor, människor med funktionshinder, personer som vårdar eller stödjer närstående och brottsoffer.
I Offentlighets- och sekretesslagen (2009:453) finns bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna
handlingar. Lagen innehåller också bestämmelser om tystnadsplikt.
Detta innebär att samma bestämmelser avseende myndighetsutövning,
dokumentation, sekretess och tystnadsplikt gäller för hela socialtjänstens område och alla målgrupper, oavsett vilken nämndorganisation man väljer. Om alternativet med två nämnder väljs, så kommer båda nämnderna att ha exakt samma
myndighetsansvar utifrån lagstiftningen.
Två nämnder och därmed ett större antal ledamöter, kommer då att ha ansvar för att fatta beslut i enskilda individärenden, med samma höga krav på sekretess och skydd för den enskildes integritet. Ur den aspekten är alternativet med en nämnd att föredra, då antalet personer som ska hantera sekretessbelagda ärenden kan minimeras. Att begränsa tillgången till sekretessbelagda uppgifter kan var särskilt viktigt i mindre kommuner, då personkännedomen oftast är generellt större än i en kommun med fler invånare.
Tydlighet och gränsdragningar
Sociologiprofessor Roine Johansson, Mittuniversitetet i Östersund, disputerade på avhandlingen ”Vid byråkratins gränser”. Han belyser i avhandlingen motsättningen mellan klient- och organisationskrav. Bland annat beskrivs hur en organisation inte kan tillgodose en individs samtliga behov, eftersom dessa ofta är komplexa och mångfasetterade. Organisationen kan bara se till den del eller de delar av den
enskildes behov som den har befogenheter till att behandla eller handlägga. Därför är det av stor vikt att organisationen inte delas upp i mindre delar är vad som är
nödvändigt. Således, ju mer man organisatoriskt avgränsar möjligheten för individen att få sina behov tillgodosedda, desto mindre blir organisationens möjlighet att tillgodose de olika behov hos individen som är besläktade och beroende av varandra För den enskilde medborgaren är det alltså viktigt att det finns en helhetssyn, oavsett vilket behov av stöd och hjälp man har. En enda nämnd, som ansvarar för
socialtjänstområdet, bedöms ge en större tydlighet gentemot såväl medborgare som andra myndigheter och samarbetsparter. Socialnämnden finns sedan länge som en tydlig samhällsfunktion i medborgarnas medvetande. Med en socialnämnd kan gränsdragningsproblem gällande ansvar, kostnader mm undvikas. En nämnd ger också större förutsättningar för att smidigt skapa de okonventionella lösningar som behövs för att tillgodose olika behov hos individen, än om två nämnder ska
”förhandla” om frågan.
Samhällsplaneringen
Till socialnämndens uppgifter hör enligt socialtjänstlagen att göra sig väl förtrogen med levnadsförhållandena i kommunen. Man ska bland annat medverka i
samhällsplaneringen och i samarbete med andra samhällsorgan, organisationer, föreningar och enskilda främja goda miljöer i kommunen. Nämndens medverkan i samhällsplaneringen ska bygga på de sociala erfarenheter man har.
Frågor om tillgänglighet och service, kommunikationer, bostäder och närmiljöer berör många olika målgrupper. Helhetssynen behöver ytterligare betonas, för att de sociala aspekterna på samhällsplaneringen ska få en större tyngd, kunna vara
gränsöverskridande och omfatta många olika målgrupper med likartade behov. Med en nämnd som ansvarig för detta, förstärks synsättet om ”ett samhälle för alla”.
Jämförelse med andra kommuner och deras organisation
För att få ett omvärldsperspektiv över hur andra kommuner har organiserat nämnder och utskott med ansvar för vård- och omsorgsområdet har en likhetsutsökning gjorts i databasen Kolada. En undersökning har gjorts om organisationen i de 27
kommunerna, som med hänsyn tagen till strukturkostnad, invånarantal och skattekraft, är mest lika Heby kommun.
Samtliga av dessa kommuner, utom Bjuvs kommun, har det politiska ansvaret samlat i ett politiskt organ. I Bjuv har barn-, utbildning och IFO organiserats i en nämnd och övriga vård- och omsorgsfrågor i en annan.
Åtta av de 27 kommunerna har vård- och omsorgsområdet organiserat under kommunstyrelsen med viss variation av utskott. Övriga 19 kommuner har en socialnämnd med ansvar för all socialtjänstverksamhet.
Vid undersökning av större kommuner med ett invånarantal mellan 40 000 och upp till cirka 60 000 invånare är det ungefär lika vanligt med två som en nämnd som ansvarar för socialtjänsten. Av de som har två nämnder är det vanligt att individ- och familjeomsorgsfrågorna är organiserade tillsammans med arbetsmarknadsfrågorna.
Ekonomi och administration
De administrativa aktiviteterna ska vara stödjande till de verksamhetsprocesser som direkt betjänar kommunmedborgarna. Strävan är att ständigt effektivisera
administrationen och därmed ge möjligheter till att lägga resurser på
verksamhetsprocesserna. Administrationen har också en roll att fungera som stödfunktion till den politiska beslutsverksamheten. Politiska beslut kan fattas på olika nivåer i organisationen och av olika många nämnder. Ju fler nämnder som ska administreras, desto fler sammanträdesflöden ska verksamheten utföra.
Varje ärendeflöde som behandlas i ett politiskt organ omfattar ungefär nio olika processer, som i sin tur innehåller flera aktiviteter vardera. Ett sammanträdesflöde sträcker sig från utredning, registrering av upprättade handlingar, sammanställning av föredragningslista och handlingar, beredningsmöte och planering av
sammanträdet, utskick av handlingar, sammanträde, protokollsskrivning, justering till expediering och registrering av beslut. Flödet omfattar, förutom utredningsarbetet, en tidsperiod av cirka tre veckor. För sekreterare, registrator och ansvarig tjänsteman är mängden administrationstid beroende av hur många sammanträdesflöden som man ska arbeta sig igenom. Ju fler flöden, desto mer administrationstid. Med få flöden blir varje arbetsmoment koncentrerat och därmed effektivare, vilket medför en lägre kostnad för administration.
Med en organisation med en socialnämnd utförs ett sammanträdesflöde per månad.
Ekonomerna gör en månadsrapport. Förvaltningschefen har en nämnd att arbeta tillsammans med vad gäller beredningsmöte och sammanträde. Registraturen har ett diarium att registrera tillhörande ärenden i.
Med en organisation med två socialnämnder utförs två sammanträdesflöden per månad. Ekonomerna gör två olika månadsrapporter. Förvaltningschefen deltar i två beredningsmöten och två sammanträden per månad. Registraturen får arbeta i två diarier och kostnaden för inköp av ytterligare ett diarium i ärendehanteringssystemet tillkommer.
Ur effektivitetssynpunkt, och därmed också ekonomisk synpunkt, är det enklare och billigare att administrera en nämnd än två.
Beslutsprocessen blir snabbare med en nämnd än med två. Detta beror på att vissa ärenden är beroende av varandra om den ena nämnden måste invänta den andras synpunkter. Likaså blir processen snabbare vid sådana tillfällen då ärenden remitteras ut till nämnderna.
Demokratiutskottet
Det råder i nuläget stor osäkerhet om vad utskottets uppdrag ska bestå i.
Om ett demokratiutskott inrättas är det av största vikt att dess ansvar tydligt avgränsas mot kommunstyrelsens i respektive reglemente. Här måste också relationen till nämnderna tydliggöras.
Representationen i utskottet kan gärna ha sin bas i fullmäktiges presidium förstärkt med några politiker. För tydligheten gentemot kommunstyrelsens uppgifter måste kommunstyrelsen vara representerad i utskottet.
2. Tydlighet i arbetsmiljöansvaret inom organisationen.
Allmänt
Arbetsmiljölagstiftningen kräver att ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna är tydligt definierad i organisationen.
Varje nämnd/styrelse har ansvar för att arbetsmiljölagen följs inom sina respektive verksamhetsområden. De förtroendevalda har bland annat i uppgift att se till att chefer och arbetsledare får ett tydligt uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens att bedriva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor.
För att arbetsmiljöarbetet ska kunna bedrivas som en naturlig del av verksamheten krävs en klar och tydlig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna i organisationen.
Ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna bör ligga på den som har den bästa organisatoriska och ekonomiska möjligheten att bära detta. En klargjord arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän är nödvändig.