För att få fram upplevda för- och nackdelar med nuvarande politiska organisation har den parlamentariska gruppen genomfört en enkätundersökning under tiden 20 november - 11 december 2012. Respondentgruppen omfattades av samtliga förtroendevalda med uppdrag inom kommunorganisationen (120 personer) samt ledande tjänstemän och vissa strategiska stödfunktioner(40 personer).
Svarsfrekvensen för de förtroendevalda blev 32% och för tjänstemännen 80%. Den totala svarsfrekvensen för hela gruppen sammanlagd blev 50%.
Utöver två bakgrundsfrågor ställdes följande frågor:
Fråga 3.1 Hur tydlig är ansvarsfördelningen mellan de olika politiska organen?
Fråga 3.2 Hur tydlig är den ekonomiska styrningen?
Fråga 3.3
Hur tydlig är den politiska organisationens uppdelning mellan rollen som
verksamhetsföreträdare och rollen som medborgarföreträdare?
fråga 4
Hur väl sammanfaller ansvar och befogenheter i den politiska organisationen?
Fråga 5.1 Hur väl sammanfaller styrningen av ekonomi, verksamhetsvolym och kvalitet?
Fråga 5.2 Hur väl sammanfaller uppföljningen av ekonomi, verksamhetsvolym och kvalitet?
Fråga 6 I vilken utsträckning främjar den politiska organisationen konkurrensneutralitet?
Fråga 7 Hur effektivt är beslutafattandet?
Fråga 8 I vilken utsträckning karaktäriseras de kommunala besluten av helhetssyn?
Fråga 9
Hur väl hanteras balansen mellan
helhetsperspektiv och sektorsperspektiv i den politiska organisatioenn?
Fråga 10
I vilken utsträckning anser du att den nuvarande politiska organisationen främjar
medborgarinflytandet?
Svarsalternativen på frågorna varierar på en skala mellan 1 och 6, där 1 betyder lägsta betyg och 6 högsta betyg. I nedanstående graf visas skalan mellan 2,5 och 3,7 för att skillnaderna skall synas tydligare.
Samtliga frågor ges ett betyg på 3,0 eller högre utom fråga 10, som handlar om med-borgarinflytandet. Högst betyg ges på fråga 6 om i vilken utsträckning organisationen främjar konkurrensneutralitet och näst högst betyg ges åt fråga 4 som svarar på hur väl ansvar och befogenheter sammanfaller.
De förtroendevalda ger generellt sett högre betyg på frågorna än tjänstemännen utom när det gäller om nuvarande organisation främjar medborgarinflytandet och
2,5
effektivitet i beslutsfattandet. Tjänstemännen ger högst betyg åt organisationen vad gäller hur väl ansvar och befogenheter sammanfaller och därefter i vilket utsträckning den främjar medborgarinflytandet.
Störst skillnad i uppfattning mellan grupperna råder om frågorna:
- Hur väl sammanfaller styrningen av ekonomi, verksamhetsvolym och kvalitet?
- Hur väl sammanfaller uppföljningen av ekonomi, verksamhetsvolym och kvalitet?
- Hur tydlig är den politiska organisationens uppdelning mellan rollen som verksamhetsföreträdare och rollen som medborgarföreträdare?
- I vilken utsträckning främjar den politiska organisationen konkurrensneutralitet?
För samtliga av dessa frågor ger de förtroendevalda högre betyg än tjänstemännen.
I enkäten fanns även möjlighet att beskriva på vilket sätt den politiska organisa-tionen främjar medborgarinflytande samt vad respondenterna tyckte var bra respek-tive mindre bra med den nuvarande politiska organisationen. Dessutom fanns möjlighet att lämna övriga synpunkter om den politiska organisationen. Mellan 26 och 44 synpunkter lämnades om de olika öppna frågeställningarna.
Medborgarinflytande
Synpunkterna om på vilket sätt den politiska organisationen främjar medborgarinflyt-andet kan sammanfattas med att det är positivt att allmänhetens frågestund tas på allvar, men att det är de högljudda som märks i dialogen och att den lätt går över i protestauktioner. En idé framförs om att ha dialog med särskilda grupper som nor-malt inte kommer till tals, såsom ungdomar och funktionshindrade.
Beredningarnas uppgift som beställare kan göra att de får ett tydligare krav på sig att lyssna på medborgarna, men att det samtidigt kan finnas risk att medborgarfokus minskar, då de har det ekonomiska ansvaret. Det finns brister i formerna för med-borgardialogen, som inte har med organisationen att göra.
Den politiska organisationen upplevs som komplex och rörig, men den är också liten och medborgarna har nära till beslutsfattarna.
Positivt
Sammanfattningsvis framkommer att det positiva med den politiska organisationen är att den ekonomiska styrningen är bättre och att det är ordning och reda. Att beslut och verkställighet finns i skilda organisationer tvingar fram ekonomisk styrning och kontroll.
Att ansvaret för den kommunala driften finns samlat inom verksamhetsutskottet (utom skoldelen) ger möjlighet till helhetssyn och blir en motvikt till sektorstänkande.
Likaså finns helhetsperspektivet hos kommunstyrelsen.
Att den kommunala driften är samlad inom verksamhetsutskottet utgör ett incitament för att stärka konkurrensneutraliteten, liksom ambitionen att beredningarna ska vara konkurrensneutrala. I teorin är tanken god med beställar- och utförarorganisationen.
Att skolberedningen har både ansvar och befogenheter inom sitt område, genom att de har driftsansvaret, anses vara en fördel. Det framkommer även att beredningarnas ökade inflytande genom ökat budgetansvar kan bli betydligt tydligare.
En del av parlamentariska gruppens uppdrag var att beakta förslaget att minska an-talet ledamöter i fullmäktige. I den frågan uttrycks att det är bra med 41 ledamöter i fullmäktige. Det är också bra att bara kunna ha ett uppdrag i kommunen
Det upplevs som bra att myndighetsutövningen är skild från annan verksamhet och att medborgarperspektivet hos beställarnämnderna skiljs från driftsansvaret. Rollen som medborgarföreträdare och inte t.ex. ”skolexpert” och tjänstemännens förlängda arm är tydligare än i andra kommunorganisationer.
Att beredningarna finns gör att de allra flesta frågor diskuteras av många förtroende-valda innan beslut tas i kommunstyrelsen eller fullmäktige.
Negativt
Det noterades som negativt med den politiska organisationen att ansvarsfördelningen mellan verksamhetsutskottet och övriga politiska organ är oklar och att det medför en krånglig och ineffektiv beslutsprocess, som skapar merarbete i organisationen. Kom-munen är för liten för att ha köp – säljsystem. Det är risk för ”dubbelkommando” i och med att beredningar/nämnder har visst ansvar och verksamhetsutskottet ett annat.
Överenskommelserna mellan beställarna och utförarna är för otydliga när det inte finns belopp och volymer i dem. Att beredningarnas roller är alltför olika skapar för-virring. En annan synpunkt är att det är en brist att beredningarna/nämnderna inte har ansvar från A till Ö. Likaså ifrågasätts uppdelning i handikappråd och pensionärs-råd.
Det påtalas att en uppdelning av den sociala sektorn är mindre effektiv i en kommun av Hebys storlek och att beredningen för äldre- och omsorgsfrågor och sociala nämn-den borde slås ihop. Det skulle förenkla och medföra besparingar. Det är också många som berörs av enskilda sekretessärenden. Gapet mellan nämnder som handhar sam-ma personer är för stort mellan t.ex. skolan och sociala nämnden.
Det råder brist på forum för dialog med tjänstemän om
samförstånds-/förslag/helhetslösningar. Det är heller inte tillräckligt med samarbete mellan beredningar, styrelsen osv. Det behövs mer än bara ordförandeträffar för att föra ut information.
Det upplevs negativt med begränsningen att en politiker i princip endast kan delta i en nämnd/beredning. Valbarhetsreglerna hindrar också unga att bli delaktiga i politiken.
Övriga synpunkter
Övriga synpunkter om den politiska organisationen är att den är mycket tjänste-mannastyrd samtidigt som det framkommer synpunkter på att alla förvaltningar borde ha endast en nämnd att jobba mot. Det skulle medföra en annan relation politik- förvaltning med mer utbyte av tankar och idéer, mer professionalitet och en stadig relation över tid.
Kommunen skulle vinna på att ha en så enkel och tydlig organisation som möjlighet.
Styrningen skulle bli bättre och fokus skulle kunna läggas mer på verksamhets-utveckling, medborgarinflytande, strategiska ställningstagande etc än på detaljfrågor om vad som ska beslutas var. Otydligheten är även ett demokratiproblem, då det är svårt att både ta och utkräva ansvar. Också reglementena borde göras tydligare. Det framförs också att nya ledamöter skulle behöva ordentlig utbildning om den totala organisationen, särskilt ansvarsområde och juridisk kunskap.
Det skulle behövas bättre styrning, uppföljning och konsekvensanalys över beslut.
Men att styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet och kvalitet inte samman-faller i så hög utsträckning, beror mindre på hur organisationen är uppbyggd än på att processen att nå dit ännu inte kommit så långt, vilket i sin tur beror på att fokus måst sättas på ekonomin.
Det framkommer också konkreta förslag på organisationsförändringar som att beredningarna borde få nämndsstatus som det var före Öppna Heby-reformen, att verksamhetsutskottet borde avskaffas, att man borde överväga en sammanslagning av beredningen för äldre- och omsorgsfrågor och sociala nämnden samt av råden. Någon anser att det skulle behövas en beställardel och en utförardel i förvaltningen, men frågan är om det är ekonomiskt försvarbart utifrån kommunens förhållandevis små volymer. Det organ som ansvarar för budget ska också ansvara för verksamheten.
Om rådande varbarhetsregler framförs synpunkten, att det är svårt att upprätthålla principen om att hela politiska organisationen ska besättas av direkt folkvalda. Det har varit svårt att upprätthålla med det antal fullmäktigeledamöter som nu gäller.
3. Gruppens tolkning av utvärderingsunderlaget och omdömen om nuvarande organisation
• En mer tydlig ansvarsfördelning mellan de olika politiska organen måste tillskapas.
• Det är viktigt att slå vakt om grundtankarna i Öppna Heby-projektet om att medborgarkontakten ska främjas. Det är en ledstjärna som bör finnas kvar.
4. Gruppens gemensamma syn på politisk organisation från och med 2015
• Kommunfullmäktige har fortsatt 41 ledamöter.
• Valbarhetsreglerna bör göras något mindre begränsande utan att tillåta att enskilda förtroendevalda innehar flera poster i organisationen. Dock bör styrelsen och presidierna väljas bland de folkvalda.
• Ett demokrati- och utvecklingsutskott inrättas under fullmäktige. Utskottets uppgift blir bland annat att bevaka och samordna övergripande strukturella frågor, arbeta med demokratiutvecklingsfrågor och stödja medborgardialogen.
• Organisationen går över till att vara en facknämndsorganisation, där
reglementena tillåter att nämnderna inrättar utskott vid behov. Om ansvaret för det sociala området, se nedan under rubrik 5 Följande är den parlamentariska gruppen inte enig om.
Förutom valnämnd, gemensam nämnd för överförmyndarfrågor och revision bör följande nämnder inrättas:
- Bygg- och miljönämnd, som består av 5 ledamöter och 5 ersättare. Nämnden är myndighetsnämnd inom bygg- och miljöområdena.
- Kultur- och fritidsnämnd, som består av 5 ledamöter och 5 ersättare. Nämnden ansvarar för kultur- och fritidssektorn.
- Utbildningsnämnd, som består av 7 ledamöter och 7 ersättare. Nämnden ansvarar för förskole- och skolfrågor samt flyktingverksamhet utom ansvaret för
ensamkommande barn. Nämnden är myndighetsnämnd inom sitt ansvarsområde.
- Miljö- och samhällsbyggnadsnämnd, som består av 5 ledamöter och 5 ersättare.
Nämnden ansvarar för gator och allmänna platser, VA- och avfallsfrågor samt miljö-, energi- och vattenfrågor.
• Styrning och ledning av den samlade kommunförvaltningen ska även
fortsättningsvis vara underställd kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska vara anställningsmyndighet för kommunchefen o förvaltningscheferna. Ett
personalutskott ersätter verksamhetsutskottet. Personalutskottets uppgift blir att vara kommunens personalorgan och ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Förslaget bygger på att en sammanhållen förvaltning, där kommunchefen är förvaltningschefernas chef, bibehålls. Kommunstyrelsen har 11 ledamöter och 11 ersättare och personalutskottet har 3 ledamöter och 3 ersättare.
• Konkurrensneutraliteten hanteras genom att kommunstyrelsen ansvarar för LOV-regler, utmaningar och dylikt.
KF Gemensam nämnd för
överförmyndarfrågor
5. Följande är den parlamentariska gruppen inte enig om
Den parlamentariska gruppen har uppnått en hög grad av samsyn på utformningen av rapporten i alla delar utom när det gäller nämndindelningen inom det sociala
området. Rapporten innehåller därför två alternativa förslag i denna del. Ett alternativ innebär att det finns en nämnd för hela det sociala området. Här är då tanken att det inrättas en litet utskott för att på delegation hantera myndighetsutövning i
individärenden. Det andra alternativet innebär att det inrättas två nämnder; en nämnd för området individ- och familjeomsorg samt till detta område näraliggande myndighetsutövning, och en nämnd för äldreomsorg, hemsjukvård mm.