Ekonomistyrningsverkets uppdrag 1.1.1
Ekonomistyrningsverket (ESV) är en expertmyndighet under Finansdepartementet som bland annat har till verksamhetsidé att utveckla ekonomistyrningen. I uppgiften ingår att genom upphandling tillhandahålla statliga myndigheter ändamålsenliga administrativa system. Målet är ett efterfrågestyrt, ändamålsenligt och
kostnadseffektivt stöd till regeringskansliet och statliga myndigheter. Avsikten är att ge myndigheterna stöd runt administrativa system i följande processer.
Bild 1 – Översikt över de administrativa processerna
Upphandlingsområden ekonomi och personal 1.1.2
Denna upphandling omfattar två områden, ekonomi och personal. Intresserade anbudsgivare, i detta förfrågningsunderlag kallade Leverantörer, har möjlighet att lämna anbud på endera eller båda områdena i denna upphandling.
Område ekonomi
Området ekonomi avser oberoende konsulttjänster knutna till myndigheternas
myndigheternas ekonomiadministrativa IT-system, till exempel redovisning, rapportering, e-beställning, budgetering, kund- och leverantörsreskontra, lager och anläggningsregister
Begreppen ekonomi och ekonomiadministrativt innefattar i detta förfrågningsunderlag följande processer:
• Ekonomiadministrativa processer
• Processer för styrning, planering och uppföljning av verksamheten
• Beställnings- leverans- och fakturahanteringsprocesser
Område personal
Område personal avser på motsvarande sätt oberoende konsulttjänster knutna till myndigheternas IT-system för personaladministrativa- och löneprocesser, till exempel processer för anställnings- och löneuppgifter, reseräkningar, schemahantering,
tidrapportering, frånvarorapportering, rekrytering och kompetens, kurs- och utbildningsadministration samt lönebildning/lönerevision.
Begreppen personal och personaladministrativt innefattar i detta förfrågningsunderlag följande processer:
• Personaladministrativa processer
• Löneprocesser
Tidigare avtal 1.1.3
Sedan 2003 har det funnits statliga ramavtal avseende oberoende konsulttjänster för personalsystem och från 2009 har det funnits statliga ramavtal för oberoende konsulttjänster för ekonomiadministrativt IT-stöd. De befintliga ramavtalen löpte ut den 28 februari 2013. Myndigheters behov av att avropa från ramavtalen för
administrativt IT-stöd har successivt ökat och prognosen är att avropsbehovet kommer att fortsatt öka i takt med att myndigheterna står inför stora förändringsprojekt i administrationen och många dessutom ska byta administrativa system.
I en webbaserad användarundersökning har vi samlat in synpunkter från avropande myndigheter avseende de tidigare ramavtalen. Behovsanalysen har bland annat resulterat i att rangordning kommer att tillämpas i större utsträckning i de nya ramavtalen. Gränsen för när det är möjligt att göra avrop med rangordning går vid uppdrag under 200 timmar.
Efterfrågade tjänster 1.1.4
Resultatet av de konsultuppdrag som utförs på avrop från detta ramavtal kommer att användas som ett stöd för myndigheterna i deras utvecklingsarbete. De tjänster som ramavtalet kommer att omfatta ska vara oberoende och får inte knyta an till specifika, på marknaden befintliga lösningar eller system.
De konsulttjänster som efterfrågas i upphandlingen är avsedda att användas i
anslutning till myndigheters byte av IT-system för de administrativa processerna och till exempel vid behov av anpassningar eller förändringar till följd av
verksamhetsutveckling samt vid uppföljning av ingångna avtal inom området.
ESV bedömer att många myndigheter under de närmaste åren kommer att ha behov av de tjänster som upphandlingen omfattar. ESV kan dock inte lämna några utfästelser eller garantier om hur stor volym ramavtalet kommer att omsätta.
Upphandlingen avser konsulttjänster för statliga myndigheter och vissa andra statliga organisationer i enlighet med gällande definition inom den statliga
inköpssamordningen. Vissa myndigheter kan ha egna gällande avtal eller välja att göra egna upphandlingar avseende de tjänster som ramavtalet omfattar, i dessa fall kommer ramavtalet inte att användas.
En leverantör är avtalspart i ramavtalet 1.1.5
ESV:s upphandling syftar till att tillgodose behoven för ett antal myndigheter av de aktuella tjänsterna. Upphandlingen avser kvalificerade tjänster där de personliga kvalifikationerna hos den enskilde konsulten har stor betydelse för att det resultat som levereras motsvarar beställarens behov och förväntningar.
ESV har vid framtagningen av förfrågningsunderlaget beaktat den omständigheten att de företag som kan lämna anbud på de efterfrågade tjänsterna kan vara av varierande typ och omfattning. ESV har i de krav som ställts på Leverantören därför fokuserat på att personerna ska ha erforderliga kunskaper. För att uppnå den resursbas som är nödvändig för att genomföra uppdragen ges Leverantören också möjlighet att samverka med andra aktörer för att kunna erbjuda ett heltäckande anbud.
De krav som ställs skapar därmed möjligheter även för små företag att till exempel genom samverkan med andra leverantörer delta i upphandlingen. ESV anger inga förutsättningar för hur Leverantören utformar samarbetet med aktuella leverantörer.
Anbud ska dock lämnas av en part, Leverantören, vilken senare också är den som sluter ett eventuellt ramavtal med ESV. Ramavtalet ska därmed tecknas av en juridisk person, som också ska bära ansvaret för att de avtalade tjänsterna utförs i enlighet med avtalade villkor.
Resurser för att utföra avtalade tjänster 1.1.6
Som framgår av ramavtalets punkt 5.7 ska Leverantören ange vilka personer som ställs till förfogande när ett uppdrag avropas. Leverantören avgör hur stora resurserna ska vara inom ramen för de krav och förutsättningar som förfrågningsunderlaget anger.
Leverantören använder sig av andra eller flera resurser än de som anges i ramavtalet.
Leverantören ska i sådant fall avstå från uppdraget, som avropande myndighet då erbjuder annan Leverantör enligt de förutsättningar som fastställts vid slutandet av ramavtalet.
1.2 Förfrågningsunderlagets utformning
Detta förfrågningsunderlag består av följande avsnitt.
1. Inledning - innehåller allmän information om upphandlingen och Tillvägagångssätt, inklusive utvärdering och prövning.
2. Förlaga för anbud - utgör det inledande avsnittet i det anbud som Leverantören lämnar.
3. Krav på leverantör (ramavtalsbilaga 5 i ramavtalet)
4. Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system (ramavtalsbilaga 4 i ramavtalet)
5. Ramavtal (ramavtalet)
Bilagor till förfrågningsunderlaget:
1. Personalförteckning (ramavtalsbilaga 1)
2. Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid förnyad konkurrensutsättning (ramavtalsbilaga 2)
3. Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid avrop med rangordning (ramavtalsbilaga 3)
Innehållet i förfrågningsunderlaget utgör underlag för de ramavtal som sluts med utvalda anbudsgivare. Ovanstående redovisning beskriver även var de olika avsnitten kommer att återfinnas i ramavtalet.
Tecknade ramavtal kommer att kompletteras med, i förfrågningsunderlaget markerade, uppgifter hämtade från antagen anbudsgivares anbud.