Datum
2013-05-30
ESV Dnr
18-1262/2012
Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Bankgiro 5052-6854 Org.nr/F-skattebevis Faktureringsadress
Box 45316 Fax 08-690 43 50 202100-5026 Ekonomistyrningsverket
104 30 Stockholm www.esv.se SE202100502601 (EU) FE 27
Förfrågningsunderlag
Statliga ramavtal
Oberoende konsulttjänster för administrativa IT- system
Områden ekonomi eller personal
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 5
1.1 Bakgrund ... 5
Ekonomistyrningsverkets uppdrag ... 5
1.1.1 Upphandlingsområden ekonomi och personal ... 5
1.1.2 Tidigare avtal ... 6
1.1.3 Efterfrågade tjänster ... 6
1.1.4 En leverantör är avtalspart i ramavtalet ... 7
1.1.5 Resurser för att utföra avtalade tjänster ... 7
1.1.6 1.2 Förfrågningsunderlagets utformning ... 8
1.3 Om upphandlingen och ramavtalet ... 8
Upphandlande myndighet ... 8
1.3.1 Upphandlingsförfarande ... 8
1.3.2 Avrop genom rangordning och avrop genom förnyad konkurrens ... 9
1.3.3 Ramavtalens giltighetstid ... 10
1.3.4 Inlämnande av anbud ... 10
1.3.5 Frågor ... 10
1.3.6 1.4 Krav på anbudet ... 11
Anbudets form... 11
1.4.1 Anbudets giltighetstid ... 11
1.4.2 Anvisningar för anbudet ... 11
1.4.3 1.5 Prövning av inkomna anbud ... 12
1.6 Tilldelningsbeslut ... 12
1.7 Sekretess ... 12
2 Förlaga för anbud ... 14
3 Krav på leverantör ... 16
3.1 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen ... 16
3.2 Leverantör och underleverantörer ... 17
3.3 Leverantörens resursbas område ekonomi ... 18
3.4 Leverantörens resursbas område personal ... 18
3.5 Personella resurser område ekonomi ... 19
3.6 Personella resurser område personal... 20
3.7 Krav på oberoende ... 21
4 Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system ... 22
4.1 Uppdragets omfattning ... 22
4.2 Uppdragstyper och tjänster, område ekonomi ... 22
Anskaffning av ekonomiadministrativt IT-system ... 22
4.2.1 Vidareutveckling av ekonomiadministrativt IT-system ... 23
4.2.2 4.3 Uppdragstyper och tjänster, område personal ... 23
Anskaffning av personaladministrativt IT-system ... 23
4.3.1 Vidareutveckling av personaladministrativt IT-system ... 23
4.3.2 4.4 Ledning och ansvarsförhållande för avropad tjänst ... 24
4.5 Tid för utförande av uppdraget ... 24
4.6 Generella uppdragsförutsättningar ... 24
4.7 Rapportering och dokumentation ... 25
5 Ramavtal ... 26
5.1 Rangordning av leverantörer med ramavtal ... 26
5.2 Leverantörens åtagande ... 26
5.3 Omfattning ... 27
5.4 Ramavtalets giltighetstid ... 27
5.5 Berättigade Avropare... 27
Statliga myndigheter ... 27
5.5.1 Staten närstående myndigheter ... 27
5.5.2 Förvaltning skild från staten ... 27
5.5.3 Statliga bolag ... 28
5.5.4 5.6 Kontaktpersoner ... 28
5.7 Personal och utbyte av personal ... 28
5.8 Underleverantörer ... 28
5.9 Tjänster och priser ... 29
Priser i ramavtal ... 29
5.9.1 Avropstyper och priser ... 29
5.9.2 5.10 Tillvägagångssätt för avrop ... 30
Förnyad konkurrensutsättning... 30
5.10.1 Avrop med rangordning ... 31
5.10.2 Avrop med endast ett ramavtal ... 32
5.10.3 5.11 Leveransvillkor ... 33
5.12 Prisjustering ... 33
5.13 Fakturering ... 34
5.14 Betalningsvillkor ... 34
5.15 Ersättning till ESV ... 35
5.16 Tystnadsplikt ... 36
5.17 Oberoende ... 36
5.18 Särskilda avropsavtalsvillkor ... 36
Anti-diskrimineringsklausul ... 36
5.18.1 Information ... 37
5.18.2 Force majeure ... 37
5.18.3 Överlåtelse av ramavtal ... 38
5.18.4 Ändringar av ramavtal ... 38
5.18.5 5.19 Förtida upphörande ... 38
5.20 Ansvar vid fel eller brist ... 38
5.21 Äganderätt och immateriella rättigheter ... 39
5.22 Försäkring ... 39
5.23 Tvist ... 39
5.24 Ramavtalsbilagor ... 39
5.25 Ramavtalets ikraftträdande ... 40
Bilagor ... 41
Bilaga 2 Ramavtalsbilaga 2: Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid
förnyad konkurrensutsättning ... 42
1 Parter... 42
1.1 Kontaktpersoner och adresser ... 42
2 Avropsförfrågan ... 42
3 Avropsavtalets omfattning ... 42
4 Tidplan... 43
4.1 Förseningar ... 43
5 Personal ... 43
6 Ersättning ... 44
7 Fakturering ... 44
8 Arbetsresultat ... 44
9 Sekretess ... 45
10 Justeringar av ingånget avropsavtal ... 45
11 Övriga villkor ... 45
Bilaga 3 Ramavtalsbilaga 3: Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid avrop med rangordning ... 46
1 Parter... 46
1.1 Kontaktpersoner och adresser ... 46
2 Avropsförfrågan ... 46
3 Avropsavtalets omfattning ... 46
4 Tidplan... 47
4.1 Förseningar ... 47
5 Personal ... 47
6 Ersättning och fakturering ... 48
7 Arbetsresultat ... 48
8 Sekretess ... 48
9 Justeringar av ingånget avropsavtal ... 48
10 Övriga villkor ... 48
Ramavtalsbilaga 4: Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system ... 50
Ramavtalsbilaga 5: Krav på Leverantör ... 50
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Ekonomistyrningsverkets uppdrag 1.1.1
Ekonomistyrningsverket (ESV) är en expertmyndighet under Finansdepartementet som bland annat har till verksamhetsidé att utveckla ekonomistyrningen. I uppgiften ingår att genom upphandling tillhandahålla statliga myndigheter ändamålsenliga administrativa system. Målet är ett efterfrågestyrt, ändamålsenligt och
kostnadseffektivt stöd till regeringskansliet och statliga myndigheter. Avsikten är att ge myndigheterna stöd runt administrativa system i följande processer.
Bild 1 – Översikt över de administrativa processerna
Upphandlingsområden ekonomi och personal 1.1.2
Denna upphandling omfattar två områden, ekonomi och personal. Intresserade anbudsgivare, i detta förfrågningsunderlag kallade Leverantörer, har möjlighet att lämna anbud på endera eller båda områdena i denna upphandling.
Område ekonomi
Området ekonomi avser oberoende konsulttjänster knutna till myndigheternas
myndigheternas ekonomiadministrativa IT-system, till exempel redovisning, rapportering, e-beställning, budgetering, kund- och leverantörsreskontra, lager och anläggningsregister
Begreppen ekonomi och ekonomiadministrativt innefattar i detta förfrågningsunderlag följande processer:
• Ekonomiadministrativa processer
• Processer för styrning, planering och uppföljning av verksamheten
• Beställnings- leverans- och fakturahanteringsprocesser
Område personal
Område personal avser på motsvarande sätt oberoende konsulttjänster knutna till myndigheternas IT-system för personaladministrativa- och löneprocesser, till exempel processer för anställnings- och löneuppgifter, reseräkningar, schemahantering,
tidrapportering, frånvarorapportering, rekrytering och kompetens, kurs- och utbildningsadministration samt lönebildning/lönerevision.
Begreppen personal och personaladministrativt innefattar i detta förfrågningsunderlag följande processer:
• Personaladministrativa processer
• Löneprocesser
Tidigare avtal 1.1.3
Sedan 2003 har det funnits statliga ramavtal avseende oberoende konsulttjänster för personalsystem och från 2009 har det funnits statliga ramavtal för oberoende konsulttjänster för ekonomiadministrativt IT-stöd. De befintliga ramavtalen löpte ut den 28 februari 2013. Myndigheters behov av att avropa från ramavtalen för
administrativt IT-stöd har successivt ökat och prognosen är att avropsbehovet kommer att fortsatt öka i takt med att myndigheterna står inför stora förändringsprojekt i administrationen och många dessutom ska byta administrativa system.
I en webbaserad användarundersökning har vi samlat in synpunkter från avropande myndigheter avseende de tidigare ramavtalen. Behovsanalysen har bland annat resulterat i att rangordning kommer att tillämpas i större utsträckning i de nya ramavtalen. Gränsen för när det är möjligt att göra avrop med rangordning går vid uppdrag under 200 timmar.
Efterfrågade tjänster 1.1.4
Resultatet av de konsultuppdrag som utförs på avrop från detta ramavtal kommer att användas som ett stöd för myndigheterna i deras utvecklingsarbete. De tjänster som ramavtalet kommer att omfatta ska vara oberoende och får inte knyta an till specifika, på marknaden befintliga lösningar eller system.
De konsulttjänster som efterfrågas i upphandlingen är avsedda att användas i
anslutning till myndigheters byte av IT-system för de administrativa processerna och till exempel vid behov av anpassningar eller förändringar till följd av
verksamhetsutveckling samt vid uppföljning av ingångna avtal inom området.
ESV bedömer att många myndigheter under de närmaste åren kommer att ha behov av de tjänster som upphandlingen omfattar. ESV kan dock inte lämna några utfästelser eller garantier om hur stor volym ramavtalet kommer att omsätta.
Upphandlingen avser konsulttjänster för statliga myndigheter och vissa andra statliga organisationer i enlighet med gällande definition inom den statliga
inköpssamordningen. Vissa myndigheter kan ha egna gällande avtal eller välja att göra egna upphandlingar avseende de tjänster som ramavtalet omfattar, i dessa fall kommer ramavtalet inte att användas.
En leverantör är avtalspart i ramavtalet 1.1.5
ESV:s upphandling syftar till att tillgodose behoven för ett antal myndigheter av de aktuella tjänsterna. Upphandlingen avser kvalificerade tjänster där de personliga kvalifikationerna hos den enskilde konsulten har stor betydelse för att det resultat som levereras motsvarar beställarens behov och förväntningar.
ESV har vid framtagningen av förfrågningsunderlaget beaktat den omständigheten att de företag som kan lämna anbud på de efterfrågade tjänsterna kan vara av varierande typ och omfattning. ESV har i de krav som ställts på Leverantören därför fokuserat på att personerna ska ha erforderliga kunskaper. För att uppnå den resursbas som är nödvändig för att genomföra uppdragen ges Leverantören också möjlighet att samverka med andra aktörer för att kunna erbjuda ett heltäckande anbud.
De krav som ställs skapar därmed möjligheter även för små företag att till exempel genom samverkan med andra leverantörer delta i upphandlingen. ESV anger inga förutsättningar för hur Leverantören utformar samarbetet med aktuella leverantörer.
Anbud ska dock lämnas av en part, Leverantören, vilken senare också är den som sluter ett eventuellt ramavtal med ESV. Ramavtalet ska därmed tecknas av en juridisk person, som också ska bära ansvaret för att de avtalade tjänsterna utförs i enlighet med avtalade villkor.
Resurser för att utföra avtalade tjänster 1.1.6
Som framgår av ramavtalets punkt 5.7 ska Leverantören ange vilka personer som ställs till förfogande när ett uppdrag avropas. Leverantören avgör hur stora resurserna ska vara inom ramen för de krav och förutsättningar som förfrågningsunderlaget anger.
Leverantören använder sig av andra eller flera resurser än de som anges i ramavtalet.
Leverantören ska i sådant fall avstå från uppdraget, som avropande myndighet då erbjuder annan Leverantör enligt de förutsättningar som fastställts vid slutandet av ramavtalet.
1.2 Förfrågningsunderlagets utformning
Detta förfrågningsunderlag består av följande avsnitt.
1. Inledning - innehåller allmän information om upphandlingen och Tillvägagångssätt, inklusive utvärdering och prövning.
2. Förlaga för anbud - utgör det inledande avsnittet i det anbud som Leverantören lämnar.
3. Krav på leverantör (ramavtalsbilaga 5 i ramavtalet)
4. Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system (ramavtalsbilaga 4 i ramavtalet)
5. Ramavtal (ramavtalet)
Bilagor till förfrågningsunderlaget:
1. Personalförteckning (ramavtalsbilaga 1)
2. Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid förnyad konkurrensutsättning (ramavtalsbilaga 2)
3. Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid avrop med rangordning (ramavtalsbilaga 3)
Innehållet i förfrågningsunderlaget utgör underlag för de ramavtal som sluts med utvalda anbudsgivare. Ovanstående redovisning beskriver även var de olika avsnitten kommer att återfinnas i ramavtalet.
Tecknade ramavtal kommer att kompletteras med, i förfrågningsunderlaget markerade, uppgifter hämtade från antagen anbudsgivares anbud.
1.3 Om upphandlingen och ramavtalet
Upphandlande myndighet 1.3.1
Ekonomistyrningsverket Box 45316
104 30 Stockholm
Organisationsnummer 202100-5026
Upphandlingsförfarande 1.3.2
Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för öppet förfarande vid upphandling av ramavtal omfattade tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig
upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling.
Upphandlingen innefattar två områden, ekonomi och personal. Utvärdering och rangordning av leverantörer kommer att ske inom område ekonomi respektive område personal var för sig.
ESV avser att teckna ramavtal med fem Leverantörer per område under förutsättning att tillräckligt antal anbud uppfyller förutsättningarna för att kunna antas. Samma leverantör kan antas för ett eller båda områdena.
Annons om upphandlingen är publicerad den 30 maj 2013. Det skriftliga
förfrågningsunderlaget, som återfinns på ESV:s webbplats, erhålls via den länk som annonsen innehåller.
LOU reglerar strikt hur upphandlingar kan och får genomföras. Det är nödvändigt att anbudet lämnas före anbudstidens utgång, för att ESV ska kunna pröva anbudet.
ESV:s möjligheter att begära in kompletterade uppgifter eller förtydliganden av anbudet är ytterst begränsade. Det är därför av största vikt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter.
Samtliga frågor och instruktioner i detta förfrågningsunderlag ska vara besvarade respektive följda för att ett anbud ska anses vara komplett.
Avrop genom rangordning och avrop genom förnyad 1.3.3
konkurrens
Avrop från ramavtalen kan ske på två sätt. För mindre uppdrag, kortare än 200 timmar, kan avrop göras av rangordnade leverantörer. Större uppdrag, över 200 timmar, avropas med förnyad konkurrensutsättning. I det fall endast ett anbud uppfyller förutsättningarna för att tilldelas ramavtal kommer ramavtalet inte att omfatta möjlighet till förnyad konkurrensutsättning, avrop från detta ramavtal kan i så fall göras även för uppdrag över 200 timmar.
Myndighet avropar från den rangordningslista som är aktuell för uppdraget, det vill säga för ekonomikonsulter eller personalkonsulter. Myndighet som har behov av båda områdenas kompetenser ska göra två separata avrop.
En myndighet som önskar använda ett ramavtal ingår med stöd av ramavtalet ett avropsavtal enligt förlaga i förfrågningsunderlagets bilaga 2 eller 3. Slutande av avropsavtal kommer att föregås av en förnyad konkurrensutsättning, alternativt göras med avrop av rangordnade leverantörer enligt villkoren i ramavtalet. Beskrivning av tillvägagångssätt vid avrop framgår av avsnitt 5.10.
Ramavtalens giltighetstid 1.3.4
Ramavtalen ska gälla från och med tidpunkten för avtalens slutande till och med 30 september 2015, med möjlighet till två års förlängning med ett år i taget på ESV:s initiativ.
Inlämnande av anbud 1.3.5
Skriftligt anbud på svenska, undertecknat av behörig företrädare för Leverantören, ska ha kommit in senast den 9 juli 2013 till:
Ekonomistyrningsverket Registrator
Box 45316 104 30 Stockholm
I det fall Leverantören avser att lämna sitt anbud personligen eller genom bud, får ESV informera om att ESV:s reception (Drottninggatan 89 i Stockholm) stänger vardagar kl. 16.30 samt håller stängt alla lördagar och helgdagar.
Anbudet ska vara paketerat i slutet, neutralt kuvert/paket märkt med ”Anbud – Oberoende konsulttjänster för administrativa IT-system, dnr 18-1262/2012”. Anbud som lämnas via bud måste märkas på budförsändelsen. Anbud kan inte lämnas per telefax eller som e-post.
Frågor 1.3.6
I det fall Leverantören uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska Leverantören kontakta ESV på nedan angivet sätt. Notera att ESV enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i förfrågningsunderlaget.
Eventuella frågor ställs till ESV via e-post lev.oberoende@esv.se. Svar på inkomna frågor publiceras på ESV:s webb http://www.esv.se/sv/amnesomraden/Ramavtal-och- upphandling/Upphandlingar/Leverantorsoberoende-konsulttjanster-rorande-IT-stod/.
Intresserade Leverantörer uppmanas att löpande under anbudstiden och före inlämnade av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats.
Eventuella frågor emotses så snart som möjligt, så att eventuella förtydliganden kan sändas ut i god tid innan anbudet ska vara inlämnat. ESV kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än sju dagar före sista anbudsdag.
1.4 Krav på anbudet
Anbudets form 1.4.1
Anbudet ska lämnas i ett original i pappersform samt i en kopia i elektronisk version på USB-minne, läsbart i MS Office-format, pdf-format eller motsvarande. Om svaren skiljer sig mellan originalet och kopian äger det skriftliga originalanbudet giltighet.
De dokument rörande denna upphandling som tillhandahålls av ESV, får inte på något sätt ändras, justeras eller kompletteras utom då det handlar om uppgifter som
efterfrågas från Leverantören och som, enligt förfrågningsunderlaget, uttryckligen ska ingå i anbudet.
Anbudets giltighetstid 1.4.2
Anbud ska vara bindande till 31 januari 2014, vilket skriftligen ska bekräftas i anbudet.
Anvisningar för anbudet 1.4.3
Leverantören ska i anbudet visa att i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningar och krav är uppfyllda.
Svarsformulär är integrerat i förfrågningsunderlaget med bilagor. För att säkerställa att alla uppgifter finns med ska Leverantören använda det svarsformulär ”Förlaga för anbud” som ingår som en del av förfrågningsunderlaget.
Efterfrågade svar och redovisningar ska lämnas i de kryss- och svarsrutor som återfinns i förfrågningsunderlaget och i Bilaga 1.
Svarsformuläret har tagits fram med hjälp av Microsoft Words formulärfunktion.
Om redovisningen är omfattande kan Leverantören lämna denna i en separat bilaga.
Textrutan ska då innehålla uppgift om bilagans beteckning. Om svar lämnas i bilagor ska svarsformuläret innehålla tydlig hänvisning till bilaga och bilagan måste finnas med i anbudet.
Svar ska lämnas för det eller de område(n) som anbudet avser. I avsnitt 2 anges vilka områden anbudet avser.
ESV vill poängtera att endast anbud som innehåller all efterfrågad information och som uppfyller alla ställda krav kan antas. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga förutsättningar och krav kommer inte att antas.
1.5 Prövning av inkomna anbud
Vid prövningen av de inkomna anbuden kan ESV komma att kontrollera de av Leverantören lämnade uppgifterna. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbudet förkastas.
Prövning och utvärdering sker av varje område för sig, ekonomi respektive personal.
Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud sker enligt följande. Inledningsvis genomförs en granskning/kontroll av att anbudet lämnats i enlighet med i avsnitt 1- 2 redovisade förutsättningar och krav.
Därefter genomförs prövning av att Leverantören uppfyller de krav som ställs på denne enligt avsnitt 3 (Krav på Leverantören), att anbudet uppfyller de krav som ställs på konsulttjänsterna enligt avsnitt 4 (Krav på konsulttjänster för administrativa IT- system) samt att samtliga villkor i avsnitt 5 (Ramavtal) accepterats.
De anbud som återstår kommer att utvärderas. Utvärderingen kommer att genomföras med utvärderingsprincipen ”Lägsta pris”. Utvärderingen av priset baseras på det pris som Leverantören lämnat i formuläret i avsnitt 2 som beskrivs i ramavtalets punkt 5.9.1. ESV kommer att anta de fem anbud inom varje område som erbjudit de lägsta priserna vid anbudsutvärderingen. För dessa fem kommer ESV att teckna ramavtal.
1.6 Tilldelningsbeslut
Beslut om vilka anbud som har antagits fattas genom ett skriftligt tilldelningsbeslut.
Så snart ESV fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga Leverantörer som deltagit i upphandlingen. Därefter tillämpas en avtalsspärr så att inga avtal tecknas innan 10 dagar har gått.
Överenskommelse mellan ESV och valda anbudsgivare enligt ESV:s tilldelningsbeslut formaliseras genom slutande av ramavtal (avsnitt 5 i detta förfrågningsunderlag), vilka undertecknas av berörda parter.
Antagen anbudsgivare förbinder sig att underteckna och återsända ett av ESV översänt ramavtal efter att tilldelningsbeslutet fattats. Ramavtalet kommer att undertecknas av ESV snarast därefter, dock tidigast efter att tiden för avtalsspärr har passerat.
1.7 Sekretess
Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), råder det absolut sekretess rörande samtliga uppgifter som berör samtliga anbud till dess att tilldelningsbeslut har fattats.
Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga.
Av 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör Leverantörens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att Leverantören lider skada om uppgiften röjs.
Om en anbudsgivare anser att anbudet innehåller uppgifter som ska sekretessbeläggas måste Leverantören precisera vilka uppgifter det gäller tillsammans med en
motivering till på vilket sätt Leverantören skulle lida skada om uppgifterna kommer ut. Notera att det är ESV som, enligt sekretesslagen, beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. Myndighetens beslut i sekretessärendet kan överklagas och frågan avgörs då i domstol.
Med vänliga hälsningar
Stockholm den 30 maj 2013
Ekonomistyrningsverket
Birgitta Österman Projektledare
2 Förlaga för anbud
Anbudsgivande företag:
Namn, anbudsgivande företag:
Organisationsnummer:
Utdelningsadress:
Postnummer, Postadress:
Telefonnummer (växel):
Kontaktperson, namn:
Kontaktperson, E-postadress:
Kontaktperson, telefonnummer:
Firmatecknarens/-nas namn:
Bekräftelse att samtliga ställda ska-krav uppfylls:
Vi bekräftar att samtliga ställda ska-krav på Leverantören i avsnitt 3 och
konsulttjänsterna i avsnitt 4 uppfylls. Ja
Bekräftelse att samtliga villkor accepteras:
Vi bekräftar att samtliga villkor i Ramavtal, avsnitt 5 accepteras. Ja
Bekräftelse att efterfrågad information har lämnats:
Vi bekräftar att samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter och redovisningar har lämnats i enlighet med de förutsättningar som
ESV angivet. Ja
Bekräfta anbudets giltighetstid:
Anbudet är giltigt till och med 31 januari 2014 Ja
Anbudsdokument, original:
Anbudet är lämnat i ett undertecknat skriftligt original placerat i en
försluten försändelse märkt enligt ESV:s anvisningar. Ja
Anbudsdokument, kopia
En fullständig kopia av anbudet med samtliga tillhörande bilagor på USB- minne i PDF- eller MS-Office-kompatibelt format bifogas. Ja
Ange vilket område anbudet avser. Ett eller två områden kan anges.
Anbudet avser område ekonomi Ja
Anbudet avser område personal Ja
Ange pris för offererat område.
Pris per timme för konsulter område ekonomi, SEK exklusive moms
Pris per timme för konsulter område personal, SEK exklusive moms
... ...
Ort Datum
...
Firmatecknares underskrift
3 Krav på Leverantör
Nedan anges de krav som ställs på Leverantör som ska kunna utföra de tjänster som ingår i ramavtalet. Leverantör har möjlighet att anlita Underleverantör för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet enligt avsnitt 4 i detta förfrågningsunderlag.
Underleverantör äger inte rätt att sin tur anlita Underleverantör för åtagande som ingår i Ramavtalet.
I det fall Underleverantör ingår i lämnat anbud, ska också nedan efterfrågade redovisningar lämnas för Underleverantören.
3.1 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen
Ett anbud från Leverantör som är föremål för följande omständigheter kommer inte att prövas om ESV får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar:
1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet,
2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska
gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn,
3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller
4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG.
Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet.
Leverantör kommer även att uteslutas om denne
5. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
6. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
7. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 8. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande
myndigheten kan visa detta,
9. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
10. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap i Lagen om offentlig upphandling.
Leverantören äger heller inte rätt att anlita Underleverantör som är föremål för ovan uppräknande omständigheter.
Leverantören egen bekräftelse:
Anbudsgivande företag eller av denne anlitad Underleverantörer är inte föremål för någon under punkt 1-10 ovan uppräknade omständigheter.
Notera att ESV kan komma att kontrollera att Leverantören inte har gjort sig skyldig till under punkt 8 angivna omständighet. Ja
3.2 Leverantör och Underleverantörer
Anbud kan lämnas av Leverantör som uppfyller i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall
Leverantören avser att använda Underleverantör för att utföra delar av åtagandet, ska även Underleverantör uppfylla detta krav.
Leverantör eller av denne anlitad Underleverantör får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller
motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter.
Uppgift om Leverantörens och samtliga eventuella Underleverantörers fullständiga namn och organisationsnummer:
Fullständiga namn och organisationsnummer 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ESV kommer att hämta in intyg "Begäran/Svar om offentliga uppgifter" Skatteverkets Blankett 4820 avseende de bolag som redovisas ovan för de leverantörer som är aktuella för ramavtal. Eftersom blanketten Skatteverket 4820 endast är tillämpbar i Sverige ska utländsk anbudsgivare insända dokumentation som intyg på att denne fullgjort i hemlandet föreskriva registreringar och betalningar av
socialförsäkringsavgifter och skatter.
Styrkande dokumentation för utländsk anbudsgivare avseende samtliga bolag redovisade ovan. bifogas.
Bilaga/-or nr: Ja
Anbudsgivares egen bekräftelse:
Samtliga bolag redovisade ovan har under de två senaste åren inte haft hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet registrerade skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter av den art
som kravet ovan anger. Ja
3.3 Leverantörens resursbas område ekonomi
Det företag (juridisk person) som avger anbud inom område ekonomi ska under det senast avslutade räkenskapsåret ha bedrivit en verksamhet som omfattat
Ekonomiadministrativa tjänster eller system av komplex och icke-standardiserad natur inom flera av de i punkt 4.2 i detta förfrågningsunderlag angivna uppdragstyperna.
Leverantörens redovisningar:
1. Bekräftelse att anbudsgivande företag bedriver verksamhet omfattande i kravet angivna tjänster inom det ekonomiadministrativa området.
Kortfattad beskrivning av Leverantörens verksamhet som visar att kravet uppfylls:
Ja
3.4 Leverantörens resursbas område personal
Det företag (juridisk person) som avger anbud inom område personal ska under det senast avslutade räkenskapsåret ha bedrivit en verksamhet som omfattat
personaladministrativa tjänster eller system av komplex och icke-standardiserad natur inom flera av de i punkt 4.3 i detta förfrågningsunderlag angivna uppdragstyperna.
Leverantörens redovisningar:
1. Bekräftelse att anbudsgivande företag bedriver verksamhet omfattande i kravet angivna tjänster inom det personal- och löneadministrativa området.
Kortfattad beskrivning av Leverantörens verksamhet som visar att kravet uppfylls:
Ja
3.5 Personella resurser område ekonomi
Krav på antal konsulter
Inom område ekonomi ska minst sex konsulter tillhandahållas.
En och samma konsult får endast förekomma i ett anbud. Återfinns samma konsult i flera anbud, till exempel som underleverantör, kommer denna konsult att diskvalificeras.
Krav på anbudets samlade kompetenser
De erbjudna personerna ska sammantaget inneha kompetens att utföra samtliga tjänster inom uppdragstyperna E1 – E9 specificerade i punkt 4.2 i detta förfrågningsunderlag.
Erbjudna personer ska sammantaget kunna redovisa uppdrag med innehåll knutna till samtliga ekonomiprocesser, det vill säga
• Ekonomiadministrativa processer
• Processer för styrning, planering och uppföljning av verksamheten
• Beställnings- leverans- och fakturahanteringsprocesser
Krav på konsulters kompetens
Erbjudna konsulter ska ha erfarenhet av, och kunna utföra kvalificerade tjänster enligt punkt 4.1 och 4.2 i detta förfrågningsunderlag
Konsulter ska ha adekvat högskolekompetens eller motsvarande relevanta kunskaper för genomförande av uppdrag
Konsulter bör ha god kunskap om statlig verksamhet på ekonomiområdet
Konsulter ska ha kännedom om Lagen om offentlig upphandling för att kunna bistå i uppdrag som leder, eller kan leda till anskaffning av system
Konsulter ska kunna kommunicera på svenska i tal och skrift
Leverantören har möjlighet att använda personer anställda hos Underleverantör.
För att visa att kraven uppfylls ska Leverantören redovisa uppdrag för varje föreslagen konsult som denne konsult har utfört
Krav på redovisning av uppdrag
Uppdragen ska vara utförda efter 1 januari 2009,
de ska omfatta tjänster inom det ekonomiadministrativa området specificerade i punkt 4.2 i detta förfrågningsunderlag och
minst ett av uppdragen ska avse offentligt bedriven verksamhet
ESV kan komma att begära intyg på genomgången utbildning eller andra intyg som visar på kompetens och kontakta referenspersoner.
Leverantörens redovisning:
Redovisning av de personer som Leverantören erbjuder med redovisning som visar att ställda krav ovan uppfylls.
Som underlag för redovisning används bifogad bilaga 1 i förfrågningsunderlaget.
Bilaga nr:
3.6 Personella resurser område personal
Krav på antal konsulter
Inom område personal ska minst tre konsulter tillhandahållas.
En och samma konsult får endast förekomma i ett anbud. Återfinns samma konsult i flera anbud, till exempel som underleverantör, kommer denna konsult att diskvalificeras.
Krav på anbudets samlade kompetenser
De erbjudna personerna ska sammantaget inneha kompetens att utföra samtliga tjänster inom uppdragstyperna P1 – P9 specificerade i punkt 4.3 i detta förfrågningsunderlag.
Erbjudna personer ska sammantaget kunna redovisa uppdrag med innehåll knutna till samtliga personaladministrativa processer, det vill säga
• Personaladministrativa processer
• Löneprocesser
Krav på konsulters kompetens
Erbjudna konsulter ska ha erfarenhet av, och kunna utföra kvalificerade tjänster enligt punkt 4.1 och 4.3 i detta förfrågningsunderlag
Konsulter ska ha adekvat högskolekompetens eller motsvarande relevanta kunskaper för genomförande av uppdrag
Konsulter ska ha god kunskap om de bestämmelser och avtal som gäller på personalområdet i staten
Konsulter bör ha god kunskap om statlig verksamhet på personalområdet
Konsulter ska ha kännedom om Lagen om offentlig upphandling för att kunna bistå i uppdrag som leder, eller kan leda till anskaffning av system
Konsulter ska kunna kommunicera på svenska i tal och skrift
Leverantören har möjlighet att använda personer anställda hos Underleverantör.
För att visa att kraven uppfylls ska Leverantören redovisa uppdrag för varje föreslagen konsult som denne konsult har utfört.
Krav på redovisning av uppdrag
Uppdragen ska vara utförda efter 1 januari 2009,
de ska omfatta tjänster inom det personaladministrativa området specificerade i punkt 4.3 i detta förfrågningsunderlag och
minst ett av uppdragen ska avse offentligt bedriven verksamhet
ESV kan komma att begära intyg på genomgången utbildning eller andra intyg som visar på kompetens och kontakta referenspersoner.
Leverantörens redovisning:
Redovisning av de personer som Leverantören erbjuder med redovisning som visar att ställda krav ovan uppfylls.
Som underlag för redovisning används bifogad bilaga 1 i förfrågningsunderlaget.
Bilaga nr:
3.7 Krav på oberoende
Leverantören ska vara oberoende. Med begreppet oberoende avses att Leverantör och Underleverantör samt av dessa anlitade personer inte får utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för Leverantören i något som gäller ramavtalet.
Under ramavtalets och de tecknade avropsavtalens giltighetstid får leverantören och eventuella underleverantörer, samt av dessa anlitade personer, inte ha ekonomiska eller andra intressen i eller tillsammans med juridisk eller fysisk person som erbjuder eller kan förväntas erbjuda IT-system inom upphandlingsområdena.
Leverantörens redovisning:
Leverantörens bekräftelse att Leverantören, och i förekommande fall
Underleverantörer samt berörda personer är oberoende. Ja
4 Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system
4.1 Uppdragets omfattning
Uppdraget omfattar utförande av konsulttjänster knutna till Avroparens IT-system för hantering av följande administrativa processer.
Område ekonomi
Tjänster knutna till system för följande ekonomiadministrativa processer:
• Ekonomiadministrativa processer
• Processer för styrning, planering och uppföljning av verksamheten
• Beställnings- leverans- och fakturahanteringsprocesser
Det kan röra sig om till exempel processer för redovisning, rapportering, e-beställning, budgetering, kund- och leverantörsreskontra, lager och anläggningsregister.
Område personal
Tjänster knutna till system för följande personaladministrativa processer:
• Personaladministrativa processer
• Löneprocesser
Det kan röra sig om till exempel processer för anställnings- och löneuppgifter,
reseräkningar, schemahantering, tidrapportering, frånvarorapportering, rekrytering och kompetens, kurs- och utbildningsadministration samt lönebildning/lönerevision.
Uppdrag inom områdena
Uppdrag kan avse framtagning av förstudier, faktaunderlag, genomförande av utredningar och analyser, framtagning av skriftliga rapporter samt kvalificerad rådgivning, inklusive projektledning av dessa uppdrag.
Uppdragen är till sin art komplexa och av icke-standardiserad natur med väsentliga inslag av självständighet. Uppdragen omfattar oftast en kortare tidsperiod (mindre än sex månader).
4.2 Uppdragstyper och tjänster, område ekonomi
Nedanstående förteckning av uppdragstyper och tjänster är en beskrivning av vad offererade konsulter sammantaget ska kunna utföra.
Anskaffning av ekonomiadministrativt IT-system 4.2.1
E1. Projektledning
E2. Förstudier och framtagande av beslutsunderlag inför förändringar av administrativa system inklusive till exempel övergång till servicecenter E3. Framtagande och dokumentation av verksamhetens behov och processer inklusive förslag till förändringar i IT-stöd samt genomförande av datautredningar.
E4. Förslag till processförändringar och förslag till vidareutveckling av systemrutiner, framtagande av underlag för systemförändringar
E5. Framtagande av kravspecifikationer med funktionella krav E6. Stöd vid avrop av IT-stöd och leveranskontroller
E7. Uppföljning av avropsavtal, förändringar över tiden
Vidareutveckling av ekonomiadministrativt IT-system 4.2.2
E8. Framtagande av utvecklingsförslag (förslag till processförändringar, förslag till vidareutveckling av systemrutiner)
E9. Framtagande av underlag för systemförändringar (systemanpassningar, nya systemfunktioner)
4.3 Uppdragstyper och tjänster, område personal
Nedanstående förteckning av uppdragstyper och tjänster är en beskrivning av vad offererade konsulter sammantaget ska kunna utföra.
Anskaffning av personaladministrativt IT-system 4.3.1
P1. Projektledning
P2. Förstudier och framtagande av beslutsunderlag inför förändringar av administrativa system inklusive till exempel övergång till servicecenter P3. Framtagande och dokumentation av verksamhetens behov och processer inklusive förslag till förändringar i IT-stöd
P4. Förslag till processförändringar och förslag till vidareutveckling av systemrutiner, framtagande av underlag för systemförändringar
P5. Framtagande av kravspecifikationer med funktionella krav P6. Stöd vid avrop av IT-stöd och leveranskontroller
P7. Uppföljning av avropsavtal, förändringar över tiden
Vidareutveckling av personaladministrativt IT-system 4.3.2
P8. Framtagande av utvecklingsförslag (förslag till processförändringar, förslag till vidareutveckling av systemrutiner)
P9. Framtagande av underlag för systemförändringar (systemanpassningar, nya systemfunktioner)
4.4 Ledning och ansvarsförhållande för avropad tjänst
Leverantören ska i enlighet med Avroparens önskemål kunna leda och självständigt genomföra avropade uppdrag samt kunna delta med konsultstöd i aktiviteter som leds av Avropare.
Leverantören ska omgående meddela Avropare i det fall brister eller svagheter i Avroparens underlag konstateras, vilka kan ha negativ inverkan på det avropade uppdragets kostnader eller resultat.
4.5 Tid för utförande av uppdraget
Leverantören ska kunna påbörja uppdrag inom tre veckor från det avropsavtal har tecknats med Avropare.
Leverantören ska ges skälig kalendertid för att genomföra uppdraget. I det fall Leverantörens uppfattning om nödvändig tidsåtgång avviker från Avroparens
önskemål, ska Leverantören på eget initiativ lämna förslag till en specificerad tidplan över de aktiviteter som uppdraget innefattar. Tidplanen ska i förekommande fall klargöra vilka åtgärder som Avroparen föreslås utföra och vid vilka tidpunkter dessa inträffar.
4.6 Generella uppdragsförutsättningar
Uppdrag ska utföras med utgångspunkt från de villkor och förutsättningar som anges för varje uppdrag i tecknat avropsavtal.
Leverantören ska ansvara för att uppdraget genomförs på sådant sätt att ramavtalets och avropsavtalets villkor uppfylls. Personer som utför uppdrag ska bedriva sitt arbete på ett professionellt sätt, så att uppdragsresultatet motsvarar av Avropare ställda krav och behov. I detta ansvar ingår att inom ramen för angivna förutsättningar aktivt och självständigt kunna utföra alla de arbetsuppgifter som har betydelse för fullgörandet av uppdraget.
Uppdrag ska i alla delar utföras så att de bestämmelser och avtal som reglerar berörda processer inom det statliga området efterlevs.
Personer som utför uppdrag ska ha sådan kännedom om det offentliga
upphandlingssystemet (lagen 2007:1091 om offentlig upphandling) som krävs för att levererat uppdragsresultat ska svara mot gällande bestämmelser. Det är dock inte avsikten att dessa konsulter ska ha rollen som upphandlingskonsult. I uppdrag som kan leda till upphandling av administrativa IT-system ska konsulten samverka med av Avropare meddelad kontaktperson för upphandlingsfrågor i den omfattning som krävs för att säkerställa att uppdragsresultatet är ändamålsenligt.
Avroparen ska tillhandahålla för uppdraget erforderlig information, som Leverantören inte kan erhålla på annat sätt. Leverantören ska ansvara för all övrig erforderlig informationsinsamling. Avroparen har möjlighet att tillhandahålla för uppdrag erforderlig information i det fall det totalt sett är mera resurseffektivt.
4.7 Rapportering och dokumentation
Rapportering och dokumentation av Avropat uppdrag ska ske enligt Avroparens anvisningar.
5 Ramavtal
Mellan
Ekonomistyrningsverket (nedan kallat ESV), med organisationsnummer 202100-5026,
och
[…] (nedan kallat Leverantören), med organisationsnummer […]
och adress […],
har följande statliga ramavtal slutits.
5.1 Rangordning av leverantörer med ramavtal
Följande leverantörer har ramavtal enligt följande rangordning:
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
5.2 Leverantörens åtagande
Leverantören förbinder sig att efter avrop utföra konsultuppdrag i den omfattning som anges i detta ramavtal. Åtagandet ska utföras i enlighet med villkoren i
ramavtalsbilaga 4, Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system, [område Ekonomi] och/eller [område Personal]. Leverantören och av Leverantören anlitade Underleverantörer samt personer ska under hela ramavtalets giltighetstid uppfylla kraven i ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör.
Avrop kan under detta ramavtals giltighetstid göras av statliga myndigheter och andra organisationer enligt punkt 5.5 nedan.
Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta ramavtal och upprättat avropsavtal samt med den skicklighet, snabbhet och omsorg som ESV och Avroparen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag.
5.3 Omfattning
Leverantörens åtagande ska utföras i enlighet med detta ramavtal med tillhörande bilagor, samt i den omfattning som anges i det avropsavtal som upprättas mellan Avroparen och Leverantören vid avrop av i ramavtalet fastlagda tjänster.
Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal marknadsföra eller sälja andra tjänster än de som ingår i ramavtalet.
5.4 Ramavtalets giltighetstid
Detta ramavtal ska gälla från och med tidpunkten för avtalets slutande till och med den 30 september 2015.
ESV har möjlighet att på oförändrade villkor förlänga avtalet i högst två år med ett år i taget efter skriftligt meddelande av ESV.
Även i det fall detta ramavtal som sådant har upphört att gälla, ska alla dess
bestämmelser äga tillämplighet på ingånget avropsavtal så länge sådant äger giltighet.
5.5 Berättigade Avropare
Följande myndigheter och andra statliga organisationer äger rätt att använda sig av detta ramavtal.
Statliga myndigheter 5.5.1
• Samtliga myndigheter under regeringen
För information om statliga myndigheter under regeringen se SCB:s myndighetsregister: http://www.myndighetsregistret.scb.se/.
Staten närstående myndigheter 5.5.2
• Riksdagsförvaltningen, org. nr. 202100-2627
• Riksdagens ombudsmän – JO, org. nr. 202100-2650
• Sveriges Riksbank, org. nr. 202100-2684
• Riksrevisionen, org. nr. 202100-5422
Förvaltning skild från staten 5.5.3
• Tekniska museet, org.nr 802005-9187
• Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, org. nr. 802400-4213
• Hjälpmedelsinstitutet, org. nr. 802406-9372
• Stiftelsen Högskolan i Jönköping, org. nr. 826001-7333
• Stiftelsen Norrlandsfonden, org. nr. 897000-3003
• Stiftelsen Föremålsvård i Kiruna, org.nr. 897300-3265
Statliga bolag 5.5.4
• Chalmers tekniska högskola AB, org.nr. 556479-5598
• Radiotjänst i Kiruna AB, org. nr. 556300-4745
5.6 Kontaktpersoner
ESV: […]
Leverantören: […]
5.7 Personal och utbyte av personal
Leverantören äger rätt att endast använda namngivna personer enligt ramavtalsbilaga 1, Personalförteckning.
Leverantören förbinder sig att vid genomförande av avropat uppdrag använda för uppdraget erforderligt antal personer med adekvat kompetens och erfarenhet i enlighet med vad som anges i ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör.
Person får av Leverantören bytas ut endast om detta orsakats av tvingande omständighet som Leverantören inte råder över.
Byte av i ramavtalsbilaga 1 redovisad person ska skriftligen vara godkänd av ESV innan förändringen genomförs. Som underlag för ESV:s ställningstagande ska Leverantören lämna underlag avseende person motsvarande det som framgår av ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör.
Leverantören ska utan dröjsmål byta ut de personer, som ESV eller Avroparen av sakliga skäl finner olämpliga att genomföra uppdraget.
5.8 Underleverantörer
För att genomföra avtalat åtagande äger Leverantören rätt att som Underleverantör använda nedanstående företag:
• [Enligt Leverantörens redovisning i anbudet]
Leverantören ansvarar för Underleverantörs arbete såsom för eget arbete. I detta ramavtal fastställda villkor ska äga giltighet även för av Leverantören anlitad Underleverantör.
Underleverantör får av Leverantören bytas ut endast om detta orsakats av tvingande omständighet som Leverantören inte råder över.
Byte av i ramavtalet redovisad Underleverantör ska skriftligen vara godkänd av ESV innan förändringen genomförs. Som underlag för ESV:s ställningstagande ska Leverantören lämna underlag avseende Underleverantören motsvarande det som framgår av ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör.
5.9 Tjänster och priser
Priser i ramavtal 5.9.1
Aktuella konsulttjänster framgår av ramavtalsbilaga 4, Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system, punkt 4.2 Uppdragstyper och tjänster område Ekonomi och punkt 4.3 Uppdragstyper och tjänster område Personal.
Timpriserna omfattar samtliga uppdragstyper E1-E9 respektive P1-P9 och med leveransvillkor enligt punkt 5.11 nedan.
Leverantör fyller i timpris i avsedd ruta i avsnitt 2 för det eller de område(n) som ramavtalsanbudet avser.
Pris per timme ekonomiområdet [enligt redovisning i anbudet, avsnitt 2] SEK.
Pris per timme personalområdet: [enligt redovisning i anbudet, avsnitt 2] SEK
Instruktion till Leverantören: Fyll i erbjudet timpris i avsett fält i avsnitt 2 Förlaga för anbud. Endast ett timpris gemensamt för samtliga tjänster inom respektive område, ekonomi eller personal får anges. Timpriset får inte anges i form av ett prisintervall.
Lagstadgad mervärdeskatt och eventuella andra eventuella lagstadgade pålagor tillkommer på angivna priser.
Avropstyper och priser 5.9.2
Detta avsnitt förtydligar hur ramavtalets priser används vid olika typer av avrop.
Avrop med förnyad konkurrensutsättning
Avroparen ska vid förnyad konkurrensutsättning beskriva sina behov av uppdrag som konsulten ska utföra. Avropare och Leverantören kan vid förnyad konkurrens- utsättning avtala om ett takpris eller ett fast pris.
- Ett fast pris utgör ett totalpris för leverantörens åtagande att genomföra det definierade uppdraget.
- Ett takpris utgör en övre gräns för Leverantörens rätt till arvode för det definierade uppdraget. I den förnyade konkurrensutsättningen kan leverantör offerera ett lägre timpris än det som angivits i ramavtalet.
Takpris beräknas som det i avropet offererade timpriset, som högst får vara priset enligt ramavtalet multiplicerat med ett tak för antal timmar tidsåtgång.
Avrop med rangordning
Rangordnade avrop för behov upp till 200 timmar och där den avropande myndigheten kan bedöma timbehovet ska göras med fastställda villkor enligt ramavtalet. De priser som är lämnade i ramavtalet ska därmed gälla vid avropet.
Vid avrop ska förfrågan om uppdragen gå till leverantörerna i den rangordning som lämnade priser ger, med leverantör med lägsta pris i det aktuella området först. Kan denne inte leverera enligt förfrågan går frågan vidare till nästa leverantör på listan.
Om ramavtal tecknas med endast en leverantör för ett område gäller ramavtalets pris vid avrop.
5.10 Tillvägagångssätt för avrop
Vid avrop av konsulttjänst enligt detta ramavtal ska Avroparen och Leverantören ingå avropsavtal i enlighet med ramavtalsbilaga 2 eller 3.
I avropsavtalet avtalade priser ska tillämpas under avropsavtalets giltighetstid.
Avropsavtal kan inte slutas sedan detta ramavtal har upphört att gälla. Ett avropsavtals giltighet kan avse maximalt sex månader efter det att ramavtalet har upphört.
Förnyad konkurrensutsättning 5.10.1
Förnyad konkurrensutsättning ska alltid genomföras om den avropande myndigheten har anledning att tro att avropet inklusive förlängningsoptioner kan antas överstiga 200 timmar totalt.
Avropande myndighet kommer att ange förutsättningarna för avropet baserade på de villkor som ramavtalet anger, det vill säga vilken eller vilka avtalade tjänster som
avropet avser och under vilken tidsperiod uppdraget ska utföras. Avropande myndighet kommer att begära komplettering av följande faktorer som inte är fastställda i ramavtalet:
• Ett fast pris för uppdraget, alternativt
• Ett takpris, som utgör en övre gräns för Leverantörens rätt till arvode för det definierade uppdraget. Takpris beräknas som avtalat timpris, som högst får vara priset enligt ramavtalet multiplicerat med ett tak för antal timmar tidsåtgång.
I samband med den förnyade konkurrensutsättningen kommer också följande faktorer att klarläggas:
• Vilken eller vilka personer, bland de i ramavtalet redovisade, som ska utföra uppdraget
• Tid och plats för uppdragets utförande.
Notera att de i ramavtalet fastställda villkoren i övrigt inte kan omförhandlas, ändras eller bytas ut vid en förnyad konkurrensutsättning.
De åtgärder som vidtas för att genomföra den förnyade konkurrensutsättningen ska göras skriftligt.
Den avropande myndigheten skickar en avropsförfrågan till samtliga aktuella avtalade Leverantörer enligt den mall som anges i bilaga 2 till detta förfrågningsunderlag, Mall för förfrågan, anbud och avropsavtal vid förnyad konkurrensutsättning.
Mallen i bilaga 2 är utformad så att avtalad Leverantör också kan använda den för att lämna sitt anbud till avropande myndighet.
Mallen utgör också underlag för tecknande av avropsavtal.
Avrop med rangordning 5.10.2
Ramavtalet innehåller också en möjlighet att avropa ett begränsat antal timmar från en rangordnad leverantör. Denna möjlighet omfattar sådana uppdrag där Avroparen kan fastställa den tidsmässiga omfattningen av uppdraget och där uppdraget uppgår till maximalt 200 timmar.
Avrop med rangordning baseras på i ramavtalet avtalade villkor och avtal kommer därmed först att erbjudas den Leverantör som är rangordnad högst.Den avropande
myndigheten kommer vid förfrågan om avrop att ange förutsättningarna för avropet baserade på de villkor som ramavtalet anger, vilken eller vilka tjänster som avropet avser och under vilken tidsperiod uppdraget ska utföras samt hur många timmar uppdraget avses att omfatta. Om Leverantören kan tillmötesgå de grundläggande förutsättningarna för uppdraget kommer den avropande myndigheten i ett skriftligt samråd med avtalad Leverantör att klarlägga följande faktor:
• Vilken eller vilka personer, bland de i ramavtalet redovisade, som ska utföra uppdraget.
• Tid och plats för uppdragets utförande.
Om avtalad Leverantör inte kan tillmötesgå de grundläggande förutsättningarna för uppdraget kommer uppdraget att erbjudas den Leverantör som är rangordnad nummer två i ramavtalet och så vidare enligt den rangordning som utvärderingen resulterat i.
Mall för Avrop med rangordning framgår av bilaga 3 till detta förfrågningsunderlag.
Avrop med endast ett ramavtal 5.10.3
Om ramavtalet har tecknats med endast en leverantör kan inte förnyad
konkurrensutsättning genomföras. I dessa fall ges möjlighet att avropa uppdrag direkt.
Avrop baseras på i ramavtalet avtalade villkor. Den avropande myndigheten kommer vid förfrågan om avrop att ange förutsättningarna för avropet baserade på de villkor som ramavtalet anger, det vill säga vilken eller vilka avtalade tjänster som avropet avser och under vilken tidsperiod uppdraget ska utföras. Avropande myndighet kommer att begära komplettering av följande faktorer som inte är fastställda i ramavtalet:
• Fastställande av takpris baserat på högst de timpriser som ramavtalet anger alternativt fast pris för uppdraget.
Om Leverantören kan tillmötesgå de grundläggande förutsättningarna för uppdraget kommer den avropande myndigheten i ett skriftligt samråd med avtalad Leverantör att klarlägga följande faktor:
• Omfattning av uppdraget
• Vilken eller vilka personer, bland de i ramavtalet redovisade, som ska utföra uppdraget.
• Tid och plats för uppdragets utförande.
5.11 Leveransvillkor
Fritt levererat uppdragsplatsen inom en radie av 20 mil från
Stockholms centrum, och
den ort där i ramavtalet angivna personer är stationerade.
Avtalade timpriser ska inkludera ersättning för reskostnader för en tur- och returresa per person per genomförda 40 uppdragstimmar. Vid uppdrag som omfattar fler än en tur- och returresa per 40 uppdragstimmar till uppdragsplatsen äger Leverantör rätt att fakturera faktiska och styrkta reskostnader för resor som överstiger en tur- och returresa.
Vid resor till annan uppdragsplats än vad som anges i första stycket äger Leverantör rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för resor.
Leverantör äger efter överenskommelse med Avroparen rätt att erhålla ersättning för faktiska kostnader för uppehälle i samband med vistelse på uppdragsplatsen.
Resor ska genomföras på ett kostnadseffektivt sätt. Upplupna kostnader ska vidi- meras genom verifikat som bifogas till Leverantörs faktura.
Leverantör äger inte rätt att debitera tid under resa då arbete inte utförs åt avropande myndighet.
5.12 Prisjustering
Avtalade priser är fasta till och med den 30 september 2015. ESV och Leverantören har därefter möjlighet att justera avtalade priser enligt följande.
Som underlag för prisjustering ska SCB:s arbetskostnadsindex SNI 92, kolumn J+K, (arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, Företagstjänster) användas.
Som basmånad gäller september 2013. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Prisjustering får ske med ett procenttal motsvarande högst 80 procent av arbetskostnadsindexets förändring för den aktuella perioden. Eventuella kostnader för underlag av verifiering av prisförändring erläggs av den part som framställt begäran om prisjustering.
Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas till motparten. Motparten ska inom en månad skriftligen lämna svar på begäran. Prisjustering får tillämpas tidigast en (1) månad efter det att prisjusteringen överenskommits. Priserna ska därefter gälla fast under minst ett år innan en ny prisjustering kan göras.
5.13 Fakturering
Fakturering ska ske inom 30 dagar efter varje fullgjort och av Avropare godkänt avropat uppdrag. För uppdrag som överstiger tre kalendermånader får Leverantören månadsvis fakturera det under föregående månad utförda och godkända arbetet.
Endast Leverantören äger rätt att fakturera Avropande myndighet.
Fakturering ska kunna göras elektroniskt om Avropare inte anger annat. Vid elektronisk fakturering används standardformatet Svefaktura. Se vidare
http://www.esv.se/sv/amnesomraden/E-handel/Leverantorsanslutning/Att-e-handla- med-statliga-myndigheter/.
Faktura ska ange vilket avropsavtal som avses samt arten och omfattningen av det arbete som utförts. Vid debitering av timmar ska Leverantören specificera antalet arbetstimmar med uppgift om utförd arbetsuppgift för var och en av de personer som har arbetat med uppdraget. Avroparen anger om specifikationen ska bifogas faktura eller sändas separat till Avroparen.
Vid debitering av timmar ska dessa baseras på faktiska förhållanden. Endast utförda arbetsuppgifter och reell tidsåtgång utgör grund för debitering. Redovisad tid ska överensstämma med tidpunkterna för arbetets påbörjande och avslutande på överenskommen uppdragsplats. I det fall arbete utförs under del av timme avrundas åtgången tid till närmaste ¼-dels timme.
Faktura utställs på Avropare och sänds till avropande myndighet.
Leverantören ska senast inom fyra månader från det att avropsavtalet upphört till Avropare översända faktura som upptar eventuella återstående fordringar. Krav som framställs senare medför inte rätt till ersättning.
5.14 Betalningsvillkor
30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen.
Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande.
5.15 Ersättning till ESV
Förordning (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket och avgifts- förordningen (SFS 1992:191) medger möjlighet för ESV att av ramavtalsleverantören erhålla ersättning för de kostnader som genomförandet av upphandlingen och
förvaltningen av ramavtal medför. ESV har beslutat att ersättningen för dessa kostnader ska motsvara tre (3) procent av ramavtalets totalomsättning, exklusive mervärdesskatt och vidarefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten.
Leverantören ska, kalenderkvartalsvis i efterskott, lämna information om samtliga under perioden utförda och fakturerade uppdrag eller del av uppdrag, grundade på ramavtalet. Redovisningen ska lämnas till ESV inom en månad, det vill säga senast den 30 april, 31 juli, 31 oktober respektive 31 januari.
Redovisningen ska innehålla följande information. Belopp redovisas exklusive mervärdesskatt;
• Fakturerade kunder, namn
• Fakturerat belopp per Avropare exklusive mervärdesskatt och vidarefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten
Efter det att ESV godkänt erhållen redovisning översändes faktura på
administrationsavgiften till Leverantören. För fakturan gäller betalningsvillkor motsvarande de som gäller för ramavtalet.
Administrationsavgiften ska erläggas av Leverantören till ESV så länge avropsavtal är gällande, det vill säga även efter den tidpunkt ramavtalet, oavsett orsak, har upphört att gälla.
ESV ska äga rätt att genom en av ESV utsedd auktoriserad revisor kontrollera den av Leverantören lämnade redovisningen.
Leverantören förbinder sig att tillhandahålla samtliga handlingar som behövs för att av ESV utsedd revisor ska kunna göra en fullgod kontroll av redovisningen. Sådana handlingar utgörs bland annat av avropsavtal, fakturor, räkenskapsmaterial och övrigt underlag som är relevant för kontroll av Leverantörens uppgifter. ESV ska svara för kostnaden för sådan revision förutsatt att Leverantören fullgjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta ramavtal. I annat fall ska Leverantören svara för kostnaden för revisionen inklusive sådana interna kostnader som ESV drabbats av på grund av revisionen.
Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska snarast korrigeras och alla tillkommande belopp ska omedelbart utges till ESV.
ESV ska därutöver erhålla en tillkommande ersättning motsvarande det undanhållna beloppet vilket utbetalas samtidigt som den avtalade ersättningen till ESV utbetalas.
