Barsebäck kraft

5.2.1 Bakgrund

Thomas Hagentoft är Verksamhetschef för anläggningsservice med erfarenhet av FM från 2007. Företagets inställning är att alla FM-tjänster är outsourcade men att det beror på vad som ingår i FM-begreppet. Exempel på FM-tjänster som är outsourcade för tillfället är: truckkörning, transporter, sanering, städning, vissa delar av avfallshantering och catering. Vaktbolaget Svenskbevakningstjänst tar hand om säkerheten och det är en tjänst som kan klassificeras som en FM-tjänst. BKA använder inte Aff- dokumenten och har ingen relation till dem överhuvudtaget. Motivet till outsourcing av FM-tjänster är att slippa sköta det internt. Det ställer andra krav, mer ansvar angående personal och områdesutveckling. Steget mot en multilösning togs för att de inte har tillräcklig kompetens inom den egna organisationen. Organisationen är kraftigt decimerad idag men har fortfarande höga krav från myndigheter och klassas fortfarande som ett kärnkraftverk. I nuläget kan de inte identifiera några nya tjänster inom FM som är aktuella för outsourcing. BKA har en mer traditionell syn på FM-begreppet och vad det inbegriper.

5.2.2 Urvalskriterier

Tabell 21: Urvalskriterier BKA

Faktor Betyg Kommentar

Kostnad 4 Kostnad är en viktig faktor men inte allra viktigast, "man får ofta det

man betalar för". Det är viktigt att båda parter ska känna sig nöjda med

priset. Erfarenhet visar att det inte är bra att pressa leverantören för mycket. Samarbetet ska vara fördelaktigt för båda parter, där det ska finas en möjlighet för leverantören att tjäna pengar och utvecklas.

Kvalitet 5 Kvaliteten är mycket viktig. Det ska vara den kvalitet som är bestämd

sedan innan. BKA vill inte ha några diskussioner under resans gång och vill att det ska vara bekvämast möjligt.

Risker och plikter 4 I avtalet binds prissättningen till ett fast pris ett antal år och sen

uppräkning med index. Specialisering och

mångfald

4 Angående specialisering och mångfald anser BKA att de inte bedriver en statisk verksamhet och att en leverantör ska kunna ta sig an nya uppgifter. Med uppbackning av en större leverantör ökar sannolikheten att det lyckas.

Ansvar och ansvarskyldighet

5 Det regleras inom avtalet och ska enligt BKA inte diskuteras efterhand. Det här momentet brukar fungera bra och det är normalt inga problem att komma överens med leverantören.

70

5.2.3 Sourcingstrategi

Vilka aktiviteter som ingår i BKAs make or buy -beslut kan inte identifieras. Deras inställning är att all FM är outsourcad och det är något som löpt på, de har inte kunskap i hur beslutet togs från början. Sourcingprocessen sker centralt hos BKA med hjälp från inköpsfunktionen från Ringhals som också ingår i Ringhalsgruppen. Vid senaste upphandlingen med ISS var det fyra personer från BKA och två stycken från Ringhals inköpsfunktion som ingick i köpbeslutsgruppen.

BKA kan inte identifiera att deras bransch påverkar deras sourcingstrategi angående FM-tjänster mer än att det finns några leverantörer som har mer kunskap inom området kärnkraft. De buntar ihop tjänster i en multitjänstlösning. Den senaste upphandlingen var en funktionsupphandling där leverantören kunde jobba med en enhet över gränserna med smart planering för synergieffekter. De ville inte att leverantören skulle ha olika enheter för olika tjänster, utan de ville få ut mer och göra det mer effektivt med mindre enhet.

Sourcing för Ringhalsgruppen sker för respektive anläggning. Bevakningen som kan klassificeras som en FM-tjänst köptes gemensamt men med skilda avtal. Enligt BKA ställer myndigheter specifika krav och förhindrar att inköp av FM sker gemensamt för Ringhals och BKA. Angående relationstyp faller det sig naturligt. BKA stävar efter och tycker att de har en form av partnerskap med sin FM-leverantör. Leverantören är väl integrerad i BKAs verksamhet, är närvarande vid olika typer av möten och de arbetar med gemensam planering. Platsansvarig hos ISS är med på de dagliga mötena och regionchefen hos ISS är närvarande vid kvartalsmötena. BKA är nöjda med relationen och strävar inte efter något annat.

FM-marknaden upplevs som bra och att det finns relativt många intressanta leverantörer men kanske tre som kan klassificeras som riktigt intressanta. BKA har fått intrycket att det verkar vara fler aktörer som är intresserade att slå sig in på den svenska FM-marknaden.

Flexibilitet 3 Den är viktig och är kopplad med avtalet som slutits. Flexibiliteten

utanför avtalet kan vara t.ex. möjligheten till köp av tilläggstjänster.

Innovation 4 Viktigt att leverantören håller sig "a-jour" med marknaden och kan

nyttja ny teknik.

Investering 4 Viktigt att leverantören har en strävan och vill göra sin kund nöjd, att

den vill utvecklas som leverantör. Faktorn är kopplad till innovationsfaktorn.

Information 3 Kvartalsmöten som tar upp ekonomi, kvalitet och leverans sker som

avtalat och på operationell nivå har den funktionsansvarige daglig kontakt med leverantörens platsansvarige.

Kundorientering 4 BKA ser leverantören som en viktig del av deras verksamhet. Det rör

sig om stora avtal som syns hos deras uppdragsgivare. Det är viktigt att leverantören sköter sitt jobb

71

5.2.4 Köpbeslutsprocessen

Processen startar med att BKA försöker skapa tydlig bild av det egna behovet. Det görs sedan en enklare uppskattning angående vilka resurser som troligtvis behövs. En grov specificering görs för att de potentiella leverantörerna ska ha något att utgå ifrån.

Leverantörerna som är utvalda svarar på hur de kan uppfylla uppdraget med rätt så detaljerade beskrivningar vilket hjälper BKA för allt är inte helt klart från början från BKAs sida. I urvalet tittar de på olika faktorer såsom kvalitet, pris och förutsättningarna för anbudsgivarna att klara av uppdraget. Det görs sedan en noggrann utvärdering genom en gemensam diskussion.

Under förhandling med ett antal potentiella leverantörer försöker BKA "spetsa det till det" och ställer följdfrågor. Vid förhandling är viktigt att anbudsgivaren bekräftar den bild som BKA satt upp. Sedan väljs en ut och vidare fortsatt förhandling sker. De kan gå tillbaka ett steg om det inte känns rätt och ta vidare diskussioner med en annan leverantör om det skulle behövas.

Inköpet sköter kontraktering. Leverantören ger förslag på kontrakt som sedan ses över, en revidering sker om det är nödvändigt och slutligen påskrift.

Nu är köpet avslutat och de resterande delarna ingår i contract management. Avtalets omfattning finns med i avtalet och det är fastställd vilka tjänster som ingår och vilka tjänster sam kan klassificeras som "extra tjänster". Vid kvartalsmöten sker kontroll, uppföljning och utvärdering. BKA följer dessutom upp ekonomin månadsvis.

Det är samma principer med FM-tjänster som med annat inköp. Det kan vara krångligt från början med att upprätta SLA-nivåer men man får rutin och det blir bättre efterhand. Revidering av kontraktet gjordes noggrant och justeringar gjordes utifrån den samlade kunskapen hos båda parter. Justeringar och förtydligande av avtalstexten har gjort att det blivit enklare efter hand.

5.2.5 Buying center

Thomas H. ansvarar för inköpsområdet och FM-leveransen ligger under funktionsområdet underhåll och service. Vissa delar finns med under affärsverksamhet och då ansvarar en verksamhetschef. Ledningen har ett intresse av FM-tjänster. Både Thomas H. och verksamhetschefen sitter i BKAs ledning, men överlag är det viktigt för ledningen för det är en stor upphandling som utförs.

Det finns inga fastställda beskrivningar angående vilka som ska ingå i köpbeslutsgruppen. Det som avgör vilka som bör vara med är verksamhetsområdet. Men något som är fastställt är att de skall använda sig av inköpsfunktionen hos Ringhals. Thomas H. tillägger att det är viktigt att börja rätt vid ett köp, och att det kan vara farligt måla in sig i ett hörn om direktkontakter på egna initiativ tas med leverantörer. De vill ha möjligheten att förhandla fram ett bra pris och därför är det är det viktigt med en metodisk köpbeslutsprocess.

Vem/vilka som tar initiativet till köp av FM är svårt att veta. Det är något som har löpt på och BKA har upprätthållit en tradition av outsourcing. Både de själva och ISS tar initiativ

72

gemensamt när ett avtal börjar närma sig slutet. Kontraktet kan vara av den typen att kontraktet löper på om det inte avslutas inom en viss tid och därför är det viktigt att BKA har koll på kontraktstiden.

Thomas H. och inköpet hos Ringhals har stort inflytande med sin kunskap och kan influera av att köpa eller inte.

Informationsflödet sköts genom inköpsfunktionen hos Ringhals. Offerter går till en inköpare och svar utgår från den utnämnde. Förslaget presenteras för ledningen av Thomas H, som sedan tar det slutgiltiga beslutet och VD:n skriver på avtalet. Inköpsfunktionen hos Ringhals utför köpet.

I vissa situationer har brukarna varit med. Vid beslut angående avfallshantering var två stycken driftingenjörer med aktivt. Influenser kommer ofta från den ansvarige från verksamhetsområdet, när det gäller FM väger ordet från den ansvarige för underhåll och service tungt.

Angående maktstrukturer kan inga sådana definieras. Det sker gemensamma diskussioner angående FM, det viktigt att komma fram till ett beslut gemensamt. Ingen direkt individ som bestämmer - det är mer konsensus.