BEGÄRT BIDRAG

Har sökanden eller någon anknuten enhet begärt eller ansökt om extern finansiering eller väntar sökanden eller någon anknuten enhet på bekräftelse på extern finansiering för EUROPA DIREKT-kontorets åtgärder?

X NEJ

JA – Fyll i så fall i nedanstående tabell

UPPGIFTER OM BEGÄRT BIDRAG – Sökanden ska lämna uppgifter om de begärda bidragen enligt nedanstående mall (lägg till fler rader vid behov)

Berörd organisation/enhet 1 Organisationens namn

Adress

Begärt belopp

FÖRSLAGSINFORDRAN – URVAL AV PARTER SOM KAN FUNGERA SOM EUROPA DIREKT

25

6 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046

Ett svar på en förslagsinfordran innebär registrering och behandling av personuppgifter (t.ex.

namn, adress och meritförteckning). Personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).

Om inget annat anges kommer svaren på frågorna och eventuella personuppgifter som efterfrågas för bedömningen av ansökan – i enlighet med förslagsinfordran – att behandlas av chefen för EU-kommissionens representation i Sverige endast för detta ändamål.

Personuppgifter kan komma att registreras i kommissionens system för tidig upptäckt och uteslutning, om de sökande befinner sig i någon av de situationer som anges i artiklarna 136 och 141 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046⁶. Mer information finns i meddelandet om skydd av personuppgifter på

https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/rules-public-procurement/data-protection-public- procurement-procedures_sv

FÖRSLAGSINFORDRAN – URVAL AV PARTER SOM KAN FUNGERA SOM EUROPA DIREKT

26

CHECKLISTA FÖR SÖKANDE

Alla relevanta avsnitt i ansökningsformuläret har fyllts i enligt anvisningarna och ansökningsblanketten har laddats upp i DEL B på inlämningsportalen (se avsnitt 1.2 i vägledningen för sökande).

Kriterier för stödberättigande, uteslutning och urval: Försäkran på heder och samvete (bilaga 2) har undertecknats och laddats upp i del B på inlämningsportalen (se avsnitt 1.2 i vägledningen för sökande).

Postadress

Härnösand kommun Kommunstyrelseförvaltningen 87180 Härnösand

Besöksadress

Nybrogatan 8 ^Hemsida www.harnosand.se ^Telefon 0611-348000 Organisationsnr

212000-2403

E-post Fax

0611-348030 ^Bankgiro 5576-5218 Kommunstyrelseförvaltningen

Petra Werner, 0611-34 85 30 petra.werner@harnosand.se

TJÄNSTESKRIVELSE ^{Sida 1(2)}

Datum

2020-10-26 ^Dnr KS/2020-000458

Kommunstyrelsen

Internkontroll 2021

Förslag till beslut

Kommunstyrelseförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att anta förslag på kommunstyrelsens bruttolista över risker som ska värderas genom konsekvens – och sannolikhetsbedömning inför beslut om internkontrollplan 2021.

Beskrivning av ärendet

Internkontroll handlar om att säkerställa att kommunens övergripande mål uppfylls. Om det finns hinder för detta så ska sådana risker elimineras eller reduceras. Viktigt är också att ta hänsyn till vilka konsekvenser riskerna kan leda till.

Första steget i arbetet att ta fram en plan för internkontroll är att identifiera/kartlägga risker. Riskerna ska knytas till ett av kommunens övergripande mål, samt till en rutin, process eller system. Exempel på riskkategori kan vara: verksamhetsrisk, ekonomisk risk, juridisk risk, förtroendeskada eller att enskild individ drabbas.

En sammanställning av risker har genomförts i en bruttolista som innehåller risker som föreslås värderas genom en konsekvens – och

sannolikhetsbedömning.

Socialt perspektiv Ingen påverkan

Ekologiskt perspektiv Ingen påverkan

Ekonomiskt och juridiskt perspektiv

Internkontrollerna hanterar bland annat riskkategorierna utifrån ekonomiska risker och juridiska risker med målet att minimera och hantera de risker som identifieras i internkontrollprocessen.

Härnösands kommun

Kommunstyrelseförvaltningen

TJÄNSTESKRIVELSE ^Sida 2(2)

Datum

2020-10-27 ^Dnr KS/2020-000458

Beslutsunderlag

KS 2019–000370 Reglemente för internkontroll

Lars Liljedahl

Kommundirektör Anna Bostedt

Kanslichef Bilagor

Bilaga 1 – Bruttolista kommunstyrelsen internkontroll 2021 Bilaga 2 – Reglemente för internkontroll

Kategori Övergripande mål Rutin-Process-System Riskbeskrivning

Ekonomisk risk 8. Välskött och stabil ekonomi

Proceedo - Ekonomisystem Risk för felaktiga beslutsunderlag då de ekonomisystem vi har inte integrerar på ett acceptabelt sätt

Ekonomisk risk 8. Välskött och stabil ekonomi

Fakturaprocessen Risk för att systemet möjliggör att attestant attesterar sina egna utlägg/egen representation Ekonomisk risk 8. Välskött och stabil

ekonomi

Inköp- och

upphandlingsprocessen

Risk för att köp utanför befintliga avtal, "handla på stan"sker.

Ekonomisk risk 8. Välskött och stabil ekonomi

Fakturaprocessen Risk för att fakturor inte bokförs på rätt ansvar när ansvarsfuntioner ändras och nya fakturamottagare utses.

Ekonomisk risk 8. Välskött och stabil ekonomi

Inköpsprocessen - digital utrustning

Risk för att ekonomin styr kvaliten på utrustningen och vice versa. Risk för att balansen blir sned när avsteg görs från standardisering.

Ekonomisk risk 8. Välskött och stabil ekonomi

Fakturaprocessen Risk för felhantering av fakturor på grund av långa svarstider i

ekonomisupporten Juridisk risk 3. God service med gott

bemötande

arkiv och diarierutiner Risk för att utlämnande av

handlingar dröjer då rutiner för att lämna ut handlingar snararast eller skyndsamt saknas.

Juridisk risk 3. God service med gott bemötande

Hantering av diarieföring av handlingar

Finns risk för att brister i diarieföring av allmänna handlingar förekommer Verksamhetsrisk 2. Framtidens arbetsgivare Digital mognad -

användande av digital utrustning

Risk att vi suboptimerar

användandet av digitala verktyg och system i dagligt arbete.

Verksamhetsrisk 3. God service med gott bemötande

Inköp- och

upphandlingsprocessen

Risk för att upphandlingsprocessen drar ut på tiden då dokument för påskrift inte kommer tillbaka till avsändaren i rimlig tid

Verksamhetsrisk 3. God service med gott bemötande

Inköp- och

upphandlingsprocessen

Risk för att verksamheterna inte följer riktlinjerna för upphandling och inköp vilket kan fördröja upphandlingsprocesserna.

Verksamhetsrisk 8. Välskött och stabil ekonomi

Informationssäkerhet - rutiner och system

Risk för bristfällig kunskap om informationssäkerhetsarbetet.

Avsaknad av riktlinjer i arbetet med KSF verksamhetssystem kan medföra risk att obehöriga får tillgång till uppgifter som kan innehålla känslig information.

Verksamhetsrisk 8. Välskött och stabil ekonomi

Beslutsprocessen - kommunikation och implementering

Risk för att tydliga rutiner för vem som ansvarar för att beslut kommer till berördas kännedom, att

styrdokument uppdateras efter revideringar och därefter publiceras, inte är dokumenterade och kända för alla.

Verksamhetsrisk 4. Jämställd och solidarisk välfärd av hög kvalitet

internkontrollprocessen Risk för att verksamheterna inte har en planerad process för

internkontroll under året och utsedda ansvariga.

Verksamhetsrisk 2. Framtidens arbetsgivare Kontinuitet Finns risk för att en kontinuitetsplan inte är upprättad tillsammans med pågående uppdrag/uppgifter, vilket gör verksamhetsområdet sårbart och att arbetsuppgifter inte slutförs, eller tas över av annan medarbetare, vid medarbetares frånvaro på KSF.

Verksamhetsrisk 2. Framtidens arbetsgivare Personalutveckling Bristfällig introduktion ökar risken för en högre personalomsättning.

Verksamhetsrisk 2. Framtidens arbetsgivare Kompetensförsörjning Kompetensförsörjningsplanering uteblir. Risken blir att fel kompetens rekryteras.

Verksamhetsrisk 3. God service med gott bemötande

Politiska beslutsprocessen Risk för att väsentlig information i underlagen inför beslut saknas och att ärendeprocessen mellan KF/KS/nämnder påverkas av bristerna.

Härnösands kommun

Kommunstyrelseförvaltningen