14 Yttrande till kommunstyrelsen över remiss om förslag till Göteborgs Stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning avsseende digital utveckling och förvaltning.
Förslag till beslut
I idrotts- och föreningsnämnden
1. Idrotts- och föreningsnämnden tillstyrker förslag, under förutsättning att framförda synpunkter beaktas i verkställande och implementering av Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning. 2. Idrotts- och föreningsnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som sitt eget yttrande.
Sammanfattning
Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i 2020 års budget i uppdrag att ta fram en
digitaliseringsstrategi och en IT-strategi för staden, att utreda lämplig organisation för att möta stadens framtida digitaliseringsbehov samt ta fram en ny styr-, finansierings- och samordningsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering.
Stadsledningskontoret redovisade i mars 2020 inriktning och tidsplan för de fyra uppdragen. I juni 2020 redovisades förslag på Göteborgs Stads policy för digitalisering och IT samt en struktur för uppföljning.
Idrotts- och föreningsnämnden har nu fått förslag till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning för yttrande.
Idrotts- och föreningsförvaltningen föreslår idrotts- och föreningsnämnden att tillstyrka riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning, under förutsättning att framförda synpunkter beaktas vid verkställande samt vid implementering.
I tjänsteutlåtandet från stadsledningskontoret framgår att utgångspunkten för digitaliseringen i staden ska vara som en integrerad del i verksamhetsutveckling och inte ses som isolerade projekt.
Med den utgångspunkten blir den modell som föreslås i Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling nödvändig då detta inte kan uppnås utifrån den organisationsmodell som finns idag.
Bedömning ur ekonomisk dimension
Den nuvarande finansieringsmodellen och dess fördelningsprinciper innebär att stora fasta kostnader tar resurser från verksamhetsnära utveckling, vilket motverkar stadens gemensamma önskan om att digitalisera. IT-administrativa kostnader har ökat de senaste åren och det är otydligt vad som faktiskt ingår i de gemensamma tjänsterna. Dessutom har det varit otydligheter i
15 kostnadsmässig ansvarsfördelning mellan Intraservice respektive Konsument- och medborgarservice vilket gjort att den digitala utvecklingen blivit lidande och förvaltningarna fått finansiera själva när gråzoner uppstått.
När digitaliseringsprocesserna tar lång tid som det ofta tar idag med en stor utvecklings- och förvaltningsorganisation så minimeras våra möjligheter att vara i framkant och den möjliga
ekonomiska effektiviseringen blir inte realiserad i samma grad som skulle kunna vara möjlig. Utifrån den föreslagna riktlinjen ser Idrotts- och föreningsförvaltningen att digitaliseringsutvecklingen bör gynnas positivt eftersom en verksamhetsnära digital utveckling gör det möjligt att jobba mer agilt och snabbare än vad som är möjligt i nuvarande modell. Då bör också invånarna få större nytta av tjänsterna som riktar sig till dem.
I framtagen riktlinje anges att nämnder och bolagsstyrelser ska använda stadens gemensamma bastjänster samt ramverk som staden anger som krav rörande infrastruktur för att säkerställa övergripande nytta för kommunkoncernen. Det framgår även att gemensamma tilläggs- och specialisttjänster kan nyttjas utifrån behov och överenskommelse med leverantör.
Idrotts- och föreningsförvaltningen delar bedömningen att gemensamt nyttjande av bastjänster är viktigt. Det behövs däremot en definition vad som ingår i en bastjänst och vad förvaltningarna eller bolagen kan förvänta sig för innehåll och service kopplat till tjänsten. Dessutom är det önskvärt att det finns en möjlighet till påverkan på innehållet för att undvika kostnadsdrivande förvaltning och utveckling vars nytta är liten för slutanvändarna. Därför är det viktigt att leverantörerna utgår från verksamheternas behov och ekonomiska förutsättningar.
I riktlinjen beskrivs olika möjligheter att finansiera digitalisering i staden, t ex. genom immateriell leasing. Det är en intressant möjlighet som skulle kunna nyttjas vid större införanden av nya system.
Däremot behöver riktlinjerna kompletteras med en vägledning från staden centralt hur en sådan finansiering i så fall ska hanteras.
När det gäller de i riktlinjen beskrivna gemensamma verksamhetsspecifika tjänsterna ser idrotts- och föreningsförvaltningen positivt på att tillsammans med andra förvaltningar dela
verksamhetsspecifika system med gemensam utveckling och förvaltning. Det bidrar till ett effektivt resursnyttjande och ökat samarbete kring gemensamma frågor som hanteras verksamhetsnära.
Däremot är det viktig att den förvaltning som har det huvudsakliga ansvaret för ett gemensamt system inte behöver ta en större risk än de andra, utan en modell för gemensamt ansvarstagande i denna typ av samarbeten är ett viktigt komplement till riktlinjen.
För att ge förvaltningarna en tydlighet framåt bör tidsplan för förslaget snarast kommuniceras, så att budgetförutsättningarna kan utredas på respektive förvaltning eller bolag. Dessutom bör det göras en omfördelning av budget för att kompensera för det ökade ansvaret som läggs på förvaltningarna och bolagen.
Bedömning ur ekologisk dimension
Utifrån den föreslagna riktlinjen ser Idrotts- och föreningsförvaltningen att en verksamhetsnära digitaliseringsutvecklingen ger möjligheten till en tydlig analys av verksamheternas och invånarnas behov och genom ett urval av effektiva digitala lösningar. Med större egen kontroll över
digitaliseringsprocesserna kan förvaltningen begränsa sin belastning på miljön.
16 Bedömning ur social dimension
Idrotts- och föreningsförvaltningen bedömer att riktlinjen ger ett stöd med ökade möjligheter att utveckla verksamhetsspecifika tjänster som har fokus på invånarna genom att öka tryggheten i besök på våra anläggningar, skapa fler möjligheter till sociala kontakter genom fysisk aktivitet både på våra anläggningar och ett främjande av folkhälsan genom att jobba för olika IT-stöd som kan nyttjas vid besök på utegym osv.
Samverkan
Ingen lokal samverkan har skett.
Bilagor
1. Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning.
2. Remittering av modell för styrning, finansiering och samordning avseende digital utveckling och förvaltning samt antagande av Göteborgs Stads handlingsplan för digitalisering och IT.
17 Ärendet
Idrotts- och föreningsnämnden har fått i uppdrag att yttra sig över Göteborgs Stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning. Yttrandet ska vara nämndbehandlat och tydligt uttrycka om nämnden tillstyrker, avstyrker eller inte tar ställning till förslaget
Svar till kommunstyrelsen ska lämnas senast 2020-11-30.
Beskrivning av ärendet
Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i 2020 års budget i uppdrag att ta fram en
digitaliseringsstrategi och en IT-strategi för staden, att utreda lämplig organisation för att möta stadens framtida digitaliseringsbehov samt ta fram en ny styr-, finansierings- och samordningsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering.
Stadsledningskontoret redovisade i mars 2020 inriktning och tidsplan för de fyra uppdragen. I juni 2020 redovisades förslag på Göteborgs Stads policy för digitalisering och IT samt en struktur för uppföljning.
Idrotts- och föreningsnämnden har nu fått förslag till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning för yttrande.
En väsentlig skillnad mot nuvarande styrning är att förslagen styrmodell byter perspektiv från att ha fokus på samordning och forum för olika tjänsteområden som ex. HR, ekonomi osv. istället fokusera på att skapa förutsättningar för förvaltningar och bolag att på ett samlat sätt kunna uttrycka behov oavsett tjänsteområde.
Stadens arbetet med digitalisering och IT ska leda till att:
• Digital utveckling och förvaltning bedrivs resurseffektivt
• Rätt prioriteringar görs
• Tjänster erbjuds som utgår från användarnas och kundernas behov och livshändelser
• Nya kompetenser utvecklas
• Rätt information finns tillgänglig och kan utbytas på ett effektivt sätt.
Nyttor som på sikt ska uppnås:
• Ökad realisering av kvalitativa och ekonomiska nyttor och effekter
• Bättre helhetssyn och beslutsunderlag som ger förutsättningar för prioritering
• Höjd kvalitet och tillgänglighet till stadens digitala service
• Ökad förmåga till analys och kunskapsbildning
• Ökad möjlighet till dialog och delaktighet
• Ökad kostnadskontroll och transparens
• Ökad jämförbarhet med andra tjänsteleverantörer
• Ökad möjlighet till värdering och prioritering av stadens behov av digital utveckling.
18 Förvaltningens bedömning
Förslaget till Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning är i grunden bra, men det finns detaljer som behöver förtydligas. Dessa synpunkter presenteras under de olika rubriker som också finns i riktlinjen.
Idrotts- och föreningsförvaltningen delar den bedömning som stadsledningskontoret gjort i tjänsteutlåtandet att nuvarande modell saknar den snabbhet som krävs när det gäller digitaliseringsutveckling. När digitaliseringsprocesserna tar lång tid som är fallet i en stor
centraliserad utvecklings- och förvaltningsorganisation då minskar stadens möjligheter att vara i framkant och den möjliga ekonomiska effektiviseringen blir inte realiserad i samma grad.
Utifrån den föreslagna riktlinjen ser Idrotts- och föreningsförvaltningen att
digitaliseringsutvecklingen bör gynnas positivt eftersom en verksamhetsnära digital utveckling gör det möjligt att jobba mer agilt och snabbare än vad som är möjligt i nuvarande modell. Då bör också invånarna få större nytta av tjänsterna som riktar sig till dem.
I tjänsteutlåtandet från stadsledningskontoret framgår också att utgångspunkten för digitaliseringen i staden ska vara som en integrerad del i verksamhetsutveckling och inte ses som isolerade projekt.
Med den utgångspunkten blir den modell som föreslås i Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling nödvändig då detta inte kan uppnås utifrån den organisationsmodell som finns idag.
Roller och ansvar
Utgångspunkterna kring roller och ansvar finns med i riktlinjen är bra. Idrotts- och
föreningsförvaltningen delar bedömningen att gemensamt nyttjande av bastjänster är viktigt. Det behövs däremot en definition vad som ingår i en bastjänst och vad förvaltningarna eller bolagen kan förvänta sig för innehåll och service kopplat till tjänsterna. Dessutom är det önskvärt att det finns en möjlighet till påverkan på innehållet för att undvika kostnadsdrivande förvaltning och utveckling vars nytta är liten för slutanvändarna. Därför är det viktigt att leverantörerna utgår från verksamheternas behov och ekonomiska förutsättningar.
Nämnden för Intraservice och nämnden för Konsument- och Medborgarservice behöver få ett tydliggörande var ett uppdrag slutar och det andra tar vid för att motverka att sådana gråzoner uppstår som finns i den nuvarande modellen, båda måste ta mer tydligt ansvar för de specificerade områden som ingår i deras uppdrag.
Nämnden för Intraservice uppdrag att ha ansvar för IT-infrastruktur behöver balanseras mot uppdrag i förvaltningarna och deras möjlighet att påverka hur detta ansvar upprätthålls, t ex. IT-infranstruktur inom anläggningar som driftas av Idrotts- och föreningsförvaltningen.
Samordning
Förslaget i riktlinjen med tidiga och löpande prioriteringar som sker under hela processens gång är bra då det varit svårt att uppnå med tidigare styrmodell.
Samordningen av IT-infrastrukturen som Nämnden för Intraservice har som uppdrag behöver också tydliggöra när gränsen för vad som kan vara ett verksamhetsspecifikt system kan omfatta – innan det bör betraktas som ett stadengemensamt system.
19 Att det finns en lista på alla befintliga verksamhetssystem i staden vore lämpligt för att upprätthålla ett helhetsperspektiv. Nätverk mellan förvaltningar för att diskutera möjlig samverkan kring system som flera använder och som inte är stadengemensamma bör uppmuntras i modellen.
Frågan hur man kan motverka att upphandlingar görs med olika villkor i olika nämnder, fast mot samma leverantör bör adresseras. Idrotts- och föreningsförvaltningen har till exempel upphandlat kund-ärendehanteringssystemet DF Respons och det har också andra nämnder därefter upphandlat.
Samarbete finns då möjlighet för - kring såväl support som förvaltning. Hur en sådan samverkan ska se ut kan behövas riktlinjer kring.
Styrning
För att uppnå en effektiv och ändamålsenligt digital förvaltning och utveckling behövs utöver den styrmodell med tre huvudaktiviteter som beskrivs i riktlinjen några kompletteringar kring
utgångspunkterna.
När processen ritas upp är det mycket fokus på kommunfullmäktige, politik, strategisk styrgrupp mm, men förvaltningarna och bolagens perspektiv saknas i modellen. Kopplingen till
verksamhetsperspektivet blir då långsökt. Det finns också behov av att öka den digitala mognaden hos såväl politiker som chefer för att stärka möjligheten att nå målen med digitaliseringen.
Det finns ett behov av en bred kompetens i den strategiska gruppens sammanställning. För att få en dynamisk bas i gruppen skulle personer i såväl ledande ställning, som personer med god kunskap kring digitalisering utifrån verksamhetsperspektivet behövas, samt att det finns representanter från leverantörerna.
Dessutom bör användarforum/beredningsforum som speglar det strategiska forumets
sammansättning skapas och i arbetet i forumet tydligt ge verksamheterna som är berörda möjlighet att aktivt delta i berednings- och planeringsarbetet.
När det gäller de i riktlinjen beskrivna gemensamma verksamhetsspecifika tjänsterna ser idrotts- och föreningsförvaltningen positivt på att tillsammans med andra förvaltningar dela
verksamhetsspecifika system med gemensam utveckling och förvaltning. Det bidrar till ett effektivt resursnyttjande och ökat samarbete kring gemensamma frågor som hanteras verksamhetsnära.
Däremot är det viktig att den förvaltning som har det huvudsakliga ansvaret för ett gemensamt system inte behöver ta en större risk än de andra, utan en modell för gemensamt ekonomiskt ansvarstagande i denna typ av samarbeten är ett viktigt komplement till riktlinjen.
Gällande överlämning av system från det gemensamma till det verksamhetsspecifika – till exempel det nyss inhandlade föreningsstöds- och bokningssystemet E-serve. Kring detta behöver dialogen kring överlämning snarast påbörjas eftersom det kan komma att påverka hur idrotts- och
föreningsförvaltningen ska organisera sig för att axla uppdraget. En tidsplan för detta blir viktig att fastställa.
Finansiering
I riktlinjen beskrivs olika möjligheter att finansiera digitalisering i staden, t ex. genom immateriell leasing. Det är en intressant möjlighet som skulle kunna nyttjas vid större införanden av nya system.
Däremot behöver riktlinjerna kompletteras med en vägledning hur en sådan finansiering i så fall ska hanteras.
20 För att ge förvaltningarna en tydlighet framåt bör tidsplan för förslaget också snarast kommuniceras, så att budgetförutsättningarna kan utredas på respektive förvaltning eller bolag. Dessutom bör det göras en omfördelning av budget för att kompensera för det ökade ansvaret som läggs på
förvaltningarna och bolagen.
Sammanfattande synpunkter
Idrotts- och föreningsförvaltningen tillstyrker att riktlinjen antas förutsatt att de synpunkter som framförts beaktas.
För att ge förvaltningarna en tydlighet framåt bör tidsplan för förslaget snarast kommuniceras, så att budgetförutsättningarna kan utredas på respektive förvaltning eller bolag. Dessutom bör det göras en omfördelning av budget för att kompensera för det ökade ansvaret som läggs på förvaltningarna och bolagen.
Anders Ramsby Karin Hallgren
Förvaltningsdirektör Avdelningschef Administration
21