förvaltning.
Förslag till beslut
1. Stadsdelsnämnden Östra Göteborg beslutar att tillstyrka förslaget till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning men vill framföra vissa förslag till förändringar och förtydliganden, i enlighet med detta TU.
2. Stadsdelsnämnden Östra Göteborg beslutar att sända förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen.
Ärendet
Kommunstyrelsen har den 2 oktober 2020 översänt förslag till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning till Stadsdelsnämnden Östra Göteborg på remiss. Yttrandet ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 30 november 2020.
Sammanfattning
Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i 2020 års budget i uppdrag att ta fram en
digitaliseringsstrategi och en IT-strategi för staden, att utreda lämplig organisation för att möta stadens framtida digitaliseringsbehov samt ta fram en ny styr-, finansierings- och samordningsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering.
Riktlinjen anger ansvar för nämnder och bolagsstyrelser i arbetet inom föreslagen modell för styrning, samordning och finansiering av stadens digitala utveckling och förvaltning. I den nya modellen förväntas nämnder och bolagsstyrelser ta ett tydligare ansvar för det egna digitaliseringsarbetet, däribland verksamhetsspecifika system och tjänster.
Bland nuvarande kommungemensamma tjänster finns ett antal verksamhetsspecifika system och tjänster, vilka föreslås föras över till berörda förvaltningar.
I den förslagna modellen finns en uppdelning av stadens gemensamma tjänster i bastjänster som är obligatoriska för nämnder och bolagsstyrelser samt valbara tilläggs- och specialisttjänster. En skillnad från nuvarande modell är också ett skifte från fokus på olika tjänsteområden, exempelvis HR och ekonomi, till fokus på att skapa förutsättningar för förvaltningar och bolag att kommunicera behov oavsett tjänsteområde.
46 Stadsdelsnämnden har fått förslag till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och
samordning av digital utveckling och förvaltning för yttrande.
Förvaltningen föreslår nämnden för Östra Göteborg att tillstyrka förslaget till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning, men vill framföra vissa förslag till förändringar och förtydliganden, i enlighet med detta TU.
Förvaltningen ställer sig positiv till att riktlinjen möjliggör en verksamhetsnära
digitaliseringsutveckling och förvaltning där samordning, roller och ansvar tydliggörs samt ger nämnder och bolag ett större ansvar för sin egen digitalisering.
Det är dock viktigt att innehåll och utformning av de olika tjänsterna arbetas fram utifrån
förvaltningarnas behov och ekonomiska förutsättningar. Förvaltningarna ska ges möjlighet att vara delaktiga i det arbetet, framförallt när det gäller bastjänsterna där stora fasta kostnader kan motverka digitaliseringsutvecklingen. Tjänsterna ska vara tydliga, tillgängliga och kostnadseffektiva. Det är önskvärt att det framgår vilka tjänster som gäller, vad som ingår samt ges möjlighet till löpande redovisning.
Tilläggstjänsterna bör baseras på verksamhetsspecifika system.
Bakgrund
Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i 2020 års budget i uppdrag att ta fram en
digitaliseringsstrategi och en IT-strategi för staden, att utreda lämplig organisation för att möta stadens framtida digitaliseringsbehov samt ta fram en ny styr-, finansierings- och samordningsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering.
Stadsledningskontoret redovisade i mars 2020 inriktning och tidsplan för de fyra uppdragen. I juni 2020 redovisades förslag på Göteborgs Stads policy för digitalisering och IT samt en struktur för uppföljning.
Stadsdelsnämnden Östra Göteborg har nu fått förslag till Göteborgs stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning för yttrande.
Bedömning ur ekonomisk dimension
I förslaget till ny styr-, finansierings- och samordningsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering, anges att nämnder och styrelser inom koncernen ska använda stadens gemensamma bastjänster och ramverk som staden anger som krav rörande infrastruktur. Det framgår även att gemensamma tilläggs- och specialisttjänster kan nyttjas utifrån såväl individuella som gemensamma behov och överenskommelse med leverantör.
Det är viktigt att det görs ett förtydligande av vad som utgör en bastjänst och även av betydelse att förvaltningar och bolag ges möjlighet att påverka bastjänsternas innehåll för att kunna motverka kostnadsdrivande digitaliseringsutveckling och förvaltning som inte upplevs gynna vare sig den enskilda förvaltningen/bolaget eller koncernen i stort.
De IT-administrativa kostnaderna har ökat betydligt mer än övriga kostnader för förvaltningarna under de senaste åren. Ökningen har vissa år varit närmare 30 % mot året innan. För förvaltningarna har det inneburit att resurser fått omfördelas från kärnverksamhet till IT-administrativa kostnader samtidigt som de nuvarande fördelningsprinciperna inte har varit möjliga att se igenom och tydligt kunna fastställa vad det faktiskt är förvaltningen betalar för. Det innebär ett problem både för utvärderingen av kostnadernas relation till nyttan och att kunna förklara för såväl nämnd som verksamhet varför resurser behöver omlokaliseras.
Gällande utvecklingskostnader utgår finansieringen från förvaltningar/bolags egna önskningar om digitaliseringsutveckling, men förvaltningar besitter i regel inte den spetskunskapen att kunna värdera
47 vare sig möjligheten att genomföra utvecklingen under önskad tid eller rimligheten i kostnaderna.
Hanteringen blir sålunda att förvaltningar/bolag faktureras ett stort belopp för utvecklingskostnaderna i början av året och erhåller i regel medel tillbaka i slutet av året, då det inte varit möjligt att omsätta alla önskningar i praktiken. För förvaltningarna innebär det svårigheter med ekonomistyrningen utifrån att medel som återbetalas i slutet av året aldrig hinner komma stadsdelen till del, utan blir enbart en pluspost i resultaträkningen. En bättre rimlighetsbedömning inför varje år skulle kunna medföra att skattemedlen kan användas effektivt och där de gör mest nytta.
Förvaltningen ställer sig positiv till ny finansieringsmodell och fördelningsprincip, men vill även påpeka två farhågor om en övergång till framförallt kommunbidrag framför fakturering införs. Den första är om nämndernas kommunbidrag kommer att minskas i samma utsträckning som man tidigare blivit fakturerade eller om medel tillförs digitaliseringsutvecklingen från centralt håll. Det andra är att även om en hög fakturering vid årets början som delvis återbetalats i slutet av året inte upplevts som särskilt hållbart, har förvaltningarna ändå fått tillbaka medel som vissa år kunnat dämpa ett negativt resultat. Kommer det att ske någon form av återbetalning om alla medel inte används vid ett
kommunbidragsfinansierat system eller tillfaller det utförande förvaltning som positivt eget kapital?
Förvaltningen ser positivt på att riktlinjen medger möjligheten att fördela kostnader för
utvecklingsinitiativ, exempelvis utvecklingskostnader för system över flera år genom bland annat leasing. Det ökar möjligheterna att genomföra mer omfattande digitaliseringsutveckling.
Bedömning ur ekologisk dimension
Riktlinjen ger förvaltningen ett större ansvar för verksamhetens digitalisering och innebär större handlingsfrihet att aktivt påverka utvecklingen, till förmån för verksamheten, invånares behov och en hållbar IT-miljö genom god samordning av förvaltningens IT-resurser och hög grad av
återanvändning och samutnyttjande.
Bedömning ur social dimension
Digitaliseringen som pågår i vår omvärld påverkar i allt högre grad de förväntningar och krav som våra brukare och invånare ställer på förvaltningens tjänster och service.
Att tillhandahålla tjänster digitalt bidrar till att förebygga ett digitalt utanförskap i en stadsdel med stor mångfald.
Det finns goda exempel på lokalt inspirationsarbete kring hjälpmedel och välfärdsteknik i
verksamheter som arbetar med personer med funktionsnedsättning och som ger bra möjligheter till individuella val och anpassningar.
Förvaltningens bedömning är att föreslagen riktlinje ger ökade möjligheter att självständigt fatta beslut om utveckling av resurseffektiva och verksamhetsspecifika tjänster och därmed möta våra brukare och invånares efterfrågan och behov.
Förvaltningens bedömning
Förvaltningens bedömning är att ambitionen i riktlinjen är mycket god. Den beskrivna modellen kan komma att bidra till ökade möjligheter för förvaltningarnas digitaliseringsutveckling. Nuvarande modell har en inbyggd tröghet från det att ett behov uppstår tills beslut har fattats och
genomförande med leverans.
Kravet på nyttjande av bastjänsterna är positivt ur ett hela-staden perspektiv, men det kräver ett tydligt ramverk kring hur förvaltningar och bolag kan nyttja bastjänsterna vid införanden av egna utvecklingsalternativ. Också möjligheten att utifrån verksamhetens behov nyttja tilläggstjänster och specialisttjänster ser förvaltningen som en positiv utveckling av nuvarande modell.
48 En ökad tydlighet kring tjänster, roller och ansvar samt finansiering och kostnadsfördelning är av stor vikt, liksom förvaltningar och bolags möjlighet att påverka tjänsteutbudet utifrån verksamheternas behov och ekonomiska förutsättningar.
Enligt förslaget till riktlinje ska berörd nämnd/bolagsstyrelse självständigt kunna fatta beslut om eventuella avsteg gällande obligatoriska bastjänster. Förvaltningens bedömning är att detta borde föregås av en ansökan till Kommunstyrelsen om att få undantas.
Det blir en utmaning för de nya förvaltningarna att ta över ansvar för förvaltning och utveckling av verksamhetssystem. De flesta verksamhetssystem delas av flera förvaltningar varför en särskild modell för denna samverkan bör arbetas fram inför ett överförande av ansvaret.
I dagens modell finns svårigheter att få till den utveckling av befintliga verksamhetssystem som verksamheterna efterfrågar. Behovet av bättre rapportuttag ur Treserva är ett exempel som lyfts fram. Bedömningen är att den nya riktlinjen ger förvaltningarna en bättre möjlighet att påverka och driva en sådan utveckling. En del i utmaningen blir dock att flera förvaltningar kommer att behöva enas om utvecklingsbehov och även livscykelhantering av befintliga gemensamma
verksamhetssystem.
Strukturen för samordning som beskrivs i riktlinjen behöver förtydligas med vilka roller som är tänkta att ingå i de olika forumen. Det är viktigt att kompetenser på olika nivåer deltar i stadens gemensamma digitaliseringsarbete. IT-strateger, utvecklingsledare, verksamhetsutvecklare har stor kunskap om verksamheternas behov och förutsättningar och behöver därför vara en del i arbetet och därmed omfattas av modellen.
Av riktlinjerna föreslås en omfördelning av tjänster från Intraservice och att Intraservice reglemente därför behöver förändras. Förvaltningens bedömning är att det vore gynnsamt om dessa ändringar hanteras med sedvanlig remisshantering.
Mindre utvecklingsinitiativ bör kunna prövas och utvärderas under året innan det går till ett behov och en kravställan. Det är också viktigt att klargöra vem som avgör vilken process som har företräde om/när olika processer krockar, exempelvis om det i staden bestämts att genomföra flera stora systemskiften samtidigt.
Samverkan
Information har lämnats i förvaltningens samverkansgrupp (FSG) den 4 november 2020.