102 Ett antal styrande dokument har eller ska tas fram, alternativt justeras, för att säkerställa den nya styrmiljön för digitalisering och IT. Syftet med arbetet är att renodla styrmiljön inom området. Därför kommer också ett antal styrande dokument föreslås att antas eller upphöra efter remiss i utvalda nämnder och bolagsstyrelser.
• Göteborgs Stads handlingsplan för digitalisering och IT 2020–2021 är kortsiktig och har en hög detaljeringsgrad. Aktiviteterna är valda mot bakgrund av att de anses utgöra
möjliggörare för det vidare utvecklingsarbetet vad gäller digitalisering och IT.
• Göteborgs Stads policy för digitalisering och IT Stadsledningskontoret redovisade i ärende dnr 0437/20 förslag på policy för digitalisering och IT. Policyn beskriver styrande principer för Göteborgs Stads arbete med verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering och dess grundläggande möjliggörare, IT. Policyn ska bidra till att säkerställa stadens förmåga att realisera nyttorna av digitalisering och öka den digitala mognaden.
• Göteborgs Stads riktlinjer för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning anger nämnders och bolagsstyrelsers roller och ansvar i det arbete som ska ske inom ramen för styrning, finansiering och samordning av stadens digitala utveckling och förvaltning. Modellen förväntas att bli ett verktyg för att förverkliga den politiska viljan och inriktningen.
• Förvaltnings- och bolagsspecifika planer. Varje nämnd och bolagsstyrelse ska planera organisationens digitala förvaltning och utveckling utifrån verksamhetens behov och utvecklingsområden och inkludera i budget, affärsplan eller verksamhetsplan, så att
nödvändiga förändringar kan genomföras så genomtänkt och kostnadseffektivt som möjligt.
Planen ska konkret ange vad som ska uppnås för en tidsatt period. Planen ska även ange vilka aktiviteter, insatser eller åtgärder som ska genomföras samt vilka metoder som ska användas.
Som stöd i arbetet med stadens arbete med digitalisering och IT planeras stödjande dokument och metodstöd att tas fram eller utvecklas inom flera områden.
I kommunfullmäktiges beslutade budget 2020 konstateras att under de senaste åren har
kostnaderna för kommungemensamma interna tjänster ökat medan de önskade effektiviseringarna uteblivit. Ett svar på detta är att stärka arbetet med nyttorealisering genom att utveckla och implementera stödjande dokument för nyttorealisering.
Förvaltningens bedömning
Förvaltningens bedömning är att den nya riktlinjen kan bidra till en tydligare ansvarsfördelning, planering och uppföljning i digitaliseringsarbetet. Följande synpunkter vill särskilt lyftas fram:
• Förvaltningen välkomnar en tydlig ansvarsutkrävning av varje förvaltning och bolag att konkret ange vad som ska uppnås i en nämndspecifik plan. Det är viktigt att sådana förvaltningsplaner bygger på en struktur som går att följa i planerings och
uppföljningsprocessen för hela staden och att en tydlig koppling finns till det ordinarie budget- och uppföljningsarbetet.
• En förändrad finansieringsmodell bedöms stärka det ekonomiska ansvaret där en fakturering som har varit svår att begripa blir till ett grundläggande kommunbidrag för Intraservice. Den nuvarande sena regleringen av den slutliga kostnaden gör också budgetering av IT-kostnader svåra att hantera för kunder.
103
• Att kostnadsslag tydligare ska kategoriseras utifrån bastjänster, tilläggstjänster och specialisttjänster skapas tydligare incitament för förvaltningar att själva följa upp
användande och nytta av IT-satsningar. Viktigt då att det också framgår hur förvaltningen kan påverka sin IT-kostnader i relation till budget- och uppföljningsprocessen.
• Förvaltningen välkomnar den grundläggande principen om att stadens förvaltningar och bolag ska använda gemensamma bas-, tilläggs- och specialisttjänster samt att eventuella avsteg ska omvärderas och att den strategiska samordningsgruppen ska informeras.
Förvaltningen har idag verksamhetssystem som avviker från den grundläggande principen utifrån tidigare bedömningar och välkomnar att nuvarande avsteg också motiveras och rapporteras i den nämndspecifika planen som ska upprättas.
• Förvaltningen efterfrågar att stadsledningskontoret vägleder berörda nämnder i vilka behov och nyttor som iaktaggits inom området Stadsutveckling och hur en samordnad initiering av en sådan utredning kan påbörjas.
• I riktlinjen framgår det att leverantör genomför implementering av lösning till berörda kunder och att det är kunden som ansvarar för att implementera verksamhetsförändringen som till exempel nya arbetssätt. Implementeringar av lösning och verksamhetsförändring är ofta alltför beroende av varandra för att inte planeras, följas upp och utvärderas utifrån en helhet. Därmed föreslås att leverantör och kund tillsammans ansvarar för en gemensam implementeringsplan med aktiviteter samt uppföljning för att mäta nyttorealisering.
Simon Cederholm Linda Nygren
ekonomichef förvaltningsdirektör
104
Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum: 2020-12-09
Yttrande till kommunstyrelsen över Göteborgs Stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning samt handlingsplan för digitalisering och IT
§ 325, N609-4392/20 Ärendet
Kommunstyrelsen har begärt grundskolenämndens yttrande över Göteborgs Stads riktlinje för styrning, finansiering och samordning av digital utveckling och förvaltning samt Handlingsplan för digitalisering och IT.
Förslaget till riktlinje innebär bland annat att ansvaret för system och tjänster inom och utbildningsområdet förs över från Intraservice till nämnderna inom utbildningsområdet.
Grundskoleförvaltningen föreslår att riktlinje och handlingsplan tillstyrks i sin helhet.
Grundskoleförvaltningen önskar också att tillsammans med Intraservice undersöka förutsättningarna för en inriktning där överföringen av tjänster även omfattar ansvaret för verksamhetsnära tjänster kopplat till elevernas pedagogiska digitala miljö.
Förvaltningen har upprättat ett förslag till yttrande i ärendet.
Handlingar
Tjänsteutlåtande daterat 2020-11-16.
Yttrande daterat 2020-12-09 från (D), protokollsbilaga 16.
Förvaltningen föreslår att nämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen.
Yrkande
Ordföranden Helene Odenjung (L) yrkar bifall till förvaltningens förslag.
Propositionsordning
Ordföranden ställer proposition på eget yrkande och finneratt grundskolenämnden beslutar bifalla detta.
Beslut
Grundskolenämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen.
__________
Expedieras
Kommunstyrelsen
105
Dag för justering
2020-12-16
Vid protokollet
Rätt utdraget intygar i tjänsten:
_____________________________
Åke Ström
Nämndsekreterare Sekreterare