digital handel kommer att ställa helt nya krav på staden och behov som tidigare varit stora minskar drastiskt. (till exempel. marknadsplatser, butiker i markplan med dyra hyror och parkeringsplatser.)
• Kund - förvaltningar och bolag
Dagens kommungemensamma tjänster levereras också till stiftelser och kommunalförbund. De behöver därför finnas definierade i begreppet kund.
Intraservice ser positivt på ett ökat fokus på digitaliseringens möjligheter genom en tydligare politisk styrning. Även det decentraliserade ansvaret för utveckling och effekthemtagning för stadens nämnder och styrelser ses positivt. Det är viktigt med en stark koncernstyrning för att minska risken för lokala lösningar, dubbelarbete och skugg-IT, eller lösningar utan tillräcklig säkerhet.
Intraservice är positiva till ett tydligare ägarskap och engagemang i de faktiska verksamheterna som dagligen möter dem vi är till för, men detta behöver också samordnas mellan alla de som möter samma målgrupper. Fler av tjänsterna innehåller många komponenter från olika verksamheter eller befintliga tjänsteområden. Vissa tjänster används av flera verksamheter och är således inte rent verksamhetsspecifika. Det behöver därför finnas gemensamma riktlinjer och regler för hur vi
hanterar ”verksamhetsspecifika tjänster” som används av fler än en verksamhet så att vi kan erbjuda sammanhållna tjänster gentemot de vi är till för.
82 I stadsledningskontorets tjänsteutlåtande så föreslås att tjänsteområdena inom utbildning välfärd föreslås flyttas till olika fackförvaltningar samt att tjänster inom operativt inköp föreslås flytta till Inköp och upphandling.
Flera analysunderlag utifrån handlingsplanen borde varit på plats för att kunna uttala sig om
stadsledningskontorets förslag. Däribland en nytto- och kostnadsanalys för den totala förändringen:
alltså arbetssättet som riktlinjen föreslår för förändringsarbete i staden, konsekvensanalyser för att föra över tjänsteområdena inom välfärd och utbildning liksom att flytta operativt inköp till
förvaltningen för inköp och upphandling. Det gäller både för nytta, kvalitet och kostnad för
tjänsterna gentemot dem vi är till för, samt konsekvenserna för medarbetare och kompetens inom staden.
Det i dagsläget oklart var gränssnitten ska gå och hur det framtida samarbetet måste gå till eftersom det i nuläget ännu inte finns färdiga konsekvensanalyser. Intraservice tycker det är viktigt att det ges tillräckligt med tid och goda förutsättningar att utreda konsekvenserna för att det ska landa bra.
Likaså att det färdiga förslaget sedan förankras ordentligt på ett samordnat och förtroendefullt sätt.
Intraservice vill här också peka på vikten av att staden tar vara på den kompetens och erfarenhet som redan finns på Intraservice vid en eventuell flytt av verksamheter.
Intraservice saknar till stora delar perspektivet utifrån nyttan för de staden ytterst är till för – boende, besökare och näringsliv. Intraservice anser att det saknas väsentliga delar för att säkerställa att målgrupperna får en sammanhållen och likvärdig service, likt det som stadsledningskontoret själva uttrycker i stadens nybeslutade Policy för IT och digitalisering. Samma tankar finns även i materialet i Digitala Göteborg och det som SKR förespråkar via sin strategi ”Utveckling i en digital tid”, liksom på EU-nivå i Smart Cities samt hos det ledande analysföretaget Gartner.
Detta är ett område som staden har utmaningar med redan idag då stadens nämnder och styrelser styrs och följs upp var och en utifrån respektive uppdrag. Därför saknar vi i förslaget resonemang kring hur modellen ska säkerställa en sammanhållen service samt ser en risk för splittring av stadens resurser då var och en ansvarar för sitt. När vi nu bygger det digitala Göteborg är det lika viktigt som när vi bygger den fysiska staden att ha ett helhetstänk och samordna oss för framtidens bästa!
Intraservice ser positivt på den strategiska samordningsgruppen, men anser att riktlinjen behöver kompletteras med processer och arbetssätt, och exempelvis central portföljstyrning. Detta för att få en helhet utifrån både de verksamhetsspecifika och de gemensamma tjänsterna. På så sätt får gruppen bättre förutsättningar att värdera och prioritera utifrån nyttan för dem vi är till för.
Dagens modell och arbetssätt är väl beskrivet i riktlinjer och regler. Ska den nya styrmodellen ersätta dagens är det viktigt att den motsvarande information och tydlighet finns framtagna, beslutade och enkelt kan förstås av stadens förvaltningar och bolag. Intraservice anser vi borde börjat med att ta fram en vision och målbild med vad vi vill med stadens digitalisering så att vi alla kan arbeta mot samma mål. Utifrån att driva stadens digitalisering är det en grundförutsättning att veta vart vi ska och sedan låta underliggande styrande dokument styra mot målbilden. Intraservice bedömer att den tydligheten också skulle minska behovet av underliggande styrande dokument då alla på ett
tillitsbaserat sätt kan arbeta för att nå den gemensamma målbilden.
Intraservice ser att det behöver utvecklas flera uttalade gemensamma anvisningar för regler, rutiner och processer. Detta för att få ett likartat och kvalitetssäkrat arbetssätt i staden med både utveckling och förvaltning av tjänster, system och förändringsinsatser.
83 Regler och rutiner för avsteg bör bli tydligare och dokumenteras samt att avsteg ska beslutas av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige när det gäller gemensamma BAS-tjänster. Både för att minska risken för lokala lösningar och för att samlat fånga kunskap om kundernas behov som underlag för att eventuellt utveckla tjänsterna.
Intraservice ser positivt på att definiera tjänster och se över tydliga prissättningar och andra krav.
Men kan se finansiella risker för nämndens räkning både om det blir lätt att göra avsteg eller om en stor andel av tjänsterna blir tilläggs- eller specialisttjänster. Det finns även oklarheter kring
nämndens hur mycket nämnden ges möjlighet påverka detta och därmed sin finansiella risk.
Dessutom ser Intraservice en risk i att förvaltningar vill bryta ut gemensamma tjänster och göra dem till verksamhetsspecifika, vilka ökar risken för skugg-it organisationer som inte gagnar stadens kostnadseffektivitet.
Intraservice saknar ett resonemang kring de olika typerna av finansiering, kring varför stadsledningskontoret valt bort valt bort investeringsbudget, något som lyfts som en framgångsfaktor av forskningen och i förslaget kring Digitala Göteborg.
Förvaltningen saknar också resonemang kring möjligheterna till flexibilitet och att omfördela under året kopplat till stadens digitala utveckling.
Intraservice ser positivt på att få att få ett förstärkt och förtydligat grunduppdrag inte minst när det gäller digital infrastruktur och arkitektur, då dessa delar är viktiga att samordna för att staden ska kunna arbeta effektivt och säkert. Detta uppdrag behöver framåt förtydligas i dialog så att det blir tydligt kring vad det utökade grunduppdraget mer specifikt skulle innebära och vilka delar som stadsledningskontoret skulle kunna vara kommunbidragsfinansierat.
Intraservice saknar också beskrivningar kring kommunstyrelsens och därmed stadsledningskontorets ansatser och ambitionsnivå i sin roll att ansvara för att driva stadens digitalisering och dess
kopplingar till Intraservice förväntade roll och ansvar kopplat till det strategiska, taktiska arbetet med stadens nya kompetenscenter för digitalisering.
Intraservices verksamhet och tjänstekatalog i nuvarande ”Kommungemensamma interna tjänster”
utgör en stor del av stadens basala verksamhet och den totala grunden i de flesta av stadens digitala tjänster. Detta innebär att arbetet med omställning, kategorisering och värdering behöver få ta tid och behöver arbetas med varsamt för att skapa en stabil och kvalitetssäker strategisk och operativ drift även fortsättningsvis. Att detta skulle kunna ske under kommande året känns inte helt realistiskt, utan Intraservice förordar att planering sker för ett övergångsår.
Intraservice bedömer att tidsaspekten är kritisk när det gäller den totala förändringens anpassning redan till budget 2022. Mer rimligt vore att det gäller fullt ut från 2023 och att 2022 blir ett
övergångsår.
Intraservice vill framhålla vikten av att staden tar vara på den erfarenhet och kompetens som finns både på Intraservice och i staden. Modellen har god potential och vi ser fram emot att få modellen på plats via ett nära öppet, tillitsfullt samarbete mellan förvaltningar och bolag i staden, nu och i fortsättningen. Det är tillsammans i staden som vi bygger det digitala Göteborg och utvecklar framtidens välfärd med hjälp av digitala tjänster.
84
Förvaltningens bedömning
Intraservice är till stora delar positiv till stadsledningskontorets förslag enligt tjänsteutlåtande och förslag till riktlinje, men ser att flera delar behöver kompletteras och förtydligas. Till viss del hanteras de eftersökta kompletteringarna inom handlingsplanen för digitalisering och IT:s aktiviteter, men leveransen av dessa sker inte förrän efter remissens deadline, varför de inte i dagsläget kan ingå som beslutsunderlag i Intraservice remissvar fullt ut.
Intraservice ser i förslaget vilka nyttor som förväntas uppnås för staden, men ser inte i alla delar en tydlig koppling till hur det liggande förslaget ska hämta hem dessa nyttor och hur de ska följas upp.
Intraservice kan därför inte heller bedöma huruvida förslaget kommer att garantera en större nytta och högre kostnadseffektivitet för staden som helhet och dem vi ytterst är till för.
Intraservice bedömer att den tänkta tidplanen i att detta förslag ska gälla fullt ut i och med 2022 är orealistisk, utan ser att det vore rimligare att 2022 delvis blir ett övergångsår för staden att ställa om och att vi i stället bör ta sikte på att det fullt ut 2023.