relevanta regelverk som bolaget styrs av under det senaste räkenskapsåret annat än vad
avser Svensk kod för bolagsstyrning och som anges enligt principen följ eller förklara.
ägarnas intresse av kapitalavkastning tillgodoses på bästa sätt. Styrelsens ansvar för MQs organisation och förvalt-ningen av dess angelägenheter innefattar bland annat att:
• fastställa MQs övergripande målsättning, strategier, finansiella mål och handlingsplaner;
• se till att MQ har en tillfredsställande organisation och att MQ leds på ett tillfredsställande sätt och i överens-stämmelse med MQs bolagsordning, aktiebolagslagen samt andra lagar och förordningar;
• se till att MQ har ändamålsenliga styrnings- och rapporte-ringsrutiner; och
• se till att MQ har god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur MQs system för intern kontroll fungerar.
Styrelsens arbete leds av ordföranden, som enligt antagen arbetsordning bland annat ska organisera arbetet, tillse att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunska-per om MQ och dess verksamhet samt i övrigt erhåller erforderlig utbildning härför. Det åvilar också ordföranden att bland annat ta emot och förmedla synpunkter från aktie-ägare, samråda med den verkställande direktören samt ansvara för kontakter med Finansinspektionen.
Styrelsen ska anta styrdokument för MQs verksamhet, såsom arbetsordning, instruktioner till den verkställande direktören, rapporteringsinstruktioner samt andra erforder-liga policy- och styrdokument.
Arbetsordning för styrelsen
Styrelsen antar årligen en arbetsordning för sin verksamhet.
Arbetsordningen reglerar bland annat hur och när styrelse-möten ska ske, dagordningen för dessa styrelsestyrelse-möten, styrelsens respektive VDs ansvarsområden, ordförandens arbetsuppgifter samt innehåller instruktioner för revisions-utskott och ersättningsrevisions-utskott.
Av den arbetsordning som antogs av styrelsen den 27 mars 2015 framgår att styrelsen ska hålla minst fem ordinarie styrelsemöten per verksamhetsår. Under verksamhetsåret 1 september 2014–31 augusti 2015 hade styrelsen totalt tret-ton sammanträden, se tabell nedan. Vid styrelsens samman-träden behandlades frågor om bolagets resultatställning, balansomslutning, delårsrapporter och årsredovisning samt marknadsbedömningar, riskanalys, affärsverksamhetens inriktning och organisationsfrågor.
Erik
Extra styrelsemöte
23 sept 2014 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Extra styrelsemöte
6 okt 2014 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ord. styrelsemöte
22 okt 2014 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Extra styrelsemöte
17 dec 2014 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ord. styrelsemöte
18 dec 2014 Ja Ja Ja Ja Ja Nej Ja Ja Ja
Extra styrelsemöte
29 jan 2015 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Kon. styrelsemöte
29 jan 2015 Ja Nej Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Extra styrelsemöte
17 mars 2015 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ord. styrelsemöte
27 mars 2015 Ja Nej Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ord. styrelsemöte
7–8 maj 2015 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ord. styrelsemöte
8 juni 2015 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Extra styrelsemöte
15 juni 2015 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ord. styrelsemöte
26 aug 2015 Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
1) Lämnade sitt styrelseuppdrag per den 29 jan 2015.
2) Tillträdde som styrelseledamot per den 29 jan 2015.
ST YRELSEMÖTEN MQ HOLDING AB, 1 SEP 2014 TILL 31 AUG 2015 BOL AGSST YRNINGSR APPORT
ST YRELSEUTSKOT T Revisionsutskott
Enligt aktiebolagslagen ska aktiebolag vars aktier är upp-tagna till handel på en reglerad marknad ha ett revisions-utskott. Styrelsen i sin helhet kan dock utföra de uppgifter som ankommer på revisionsutskottet, under förutsättning att minst en styrelseledamot är oberoende och har redo-visnings- och revisionskompetens. MQ har ett revisions-utskott som består av styrelsens ordförande, Claes-Göran Sylvén samt styrelseledamöterna Arthur Engel och Michael Olsson. Revisionsutskottet ska bland annat:
• svara för arbetet med att kvalitetssäkra MQs finansiella rapportering inkluderande en rapport om intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskaps-året och riskhantering;
• fortlöpande träffa MQs revisor för att informera sig om revisionens inriktning och omfattning samt diskutera synen på MQs risker;
• fastställa riktlinjer för vilka andra tjänster än revision som MQ får upphandla av MQs revisor;
• utvärdera revisionsinsatsen och informera MQs valbered-ning om resultatet av utvärderingen; samt
• biträda valberedningen vid framtagandet av förslag till revisor och arvodering av revisionsinsatsen.
Under året har revisionsutskottet haft två möten vilka har redogjorts för styrelsen.
Ersättningsutskott
Enligt aktiebolagslagen ska årsstämman i ett aktiebolag, vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad, besluta om riktlinjer för ersättning till ledande befattnings-havare. Det följer vidare av bolagskoden att styrelsen ska inrätta ett ersättningsutskott.
MQs styrelse har utsett ett ersättningsutskott bestående av styrelsens ordförande, Claes-Göran Sylvén, samt vice styrelseordförande, Bengt Jaller. Ledamöterna i ersättnings-utskottet är oberoende i förhållande till MQ och bolags-ledningen.
Ersättningsutskottets ansvarsområde och arbete Ersättningsutskottet ska bereda styrelsens beslut i fråga om ersättningsprinciper, ersättning och andra anställningsvillkor för MQs ledning. Ersättningsutskottet ska därvid bland annat:
• föreslå principer för ersättning till den verkställande d irektören och andra ledande befattningshavare i MQ;
• föreslå individuell ersättning till den verkställande direk tören och andra ledande befattningshavare i MQ;
• följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörlig ersättning för MQs ledning; samt
• följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för e rsättningar till ledande befattningshavare som fattas av årsstämman.
Ersättningsutskottet ska enligt arbetsordningen löpande hålla styrelsen underrättad om dess arbete och beslut.
Ersättningsutskottets möten protokollförs och protokollen ska delges styrelsen senast en vecka efter att möte har hållits.
Under året har ersättningsutskottet haft två protokollförda möten och redogjort för dessa för styrelsen.
Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare Årsstämman ska enligt aktiebolagslagen besluta om rikt linjer för ledande befattningshavare. De riktlinjer som årsstämman antog den 29 januari 2015 framgår nedan.
Lön och övriga förmåner
Ersättningen till verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare ska utgöras av en fast, marknadsmässig lön. Övriga förmåner, såsom bilförmån, ska där de förekom-mer endast utgöra en begränsad del av ersättningen. I den mån ledningen erhåller rörliga ersättningar ska dessa vara kopplade till förutbestämda och mätbara kriterier, utformade med syfte att främja MQs långsiktiga värdeskapande. För rörliga ersättningar som utgår kontant ska gränser för det maximala utfallet fastställas.
Pension
Ordinarie pensionsålder ska vara 65 år. MQ eller befatt-ningshavaren ska äga ömsesidig rätt att begära pensions-uttag tidigast från 60 år. Pension före 65 år ska vara för-månsbestämd eller avgiftsbestämd. Pension från 65 år ska följa ITP-planen. Därutöver ska befattningshavaren kunna erhålla en kompletterande ålderspension.
Avgångsvederlag
Vid uppsägning från bolagets sida ska avgångsvederlag till verkställande direktören utgå med ett belopp motsvarande maximalt tolv månadslöner, utöver lön under uppsägnings-tiden. Till övriga ledande befattningshavare ska inget avgångsvederlag utgå vid uppsägning.
Incitamentsprogram
Beslut om aktie- och aktiekursrelaterade incitaments-program riktade till ledande befattningshavare ska fattas av bolagsstämman. Aktie- och aktiekursrelaterade incitaments program ska utformas med syfte att uppnå ökad intressegemenskap mellan den deltagande befattnings-havaren och MQs aktieägare.
Program som innebär förvärv av aktier ska utformas så att ett eget aktieinnehav i MQ främjas. Intjänandeperioden, alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas, ska inte understiga tre år. Styrelseledamöter, som inte samtidigt är anställda i MQ, ska inte delta i program riktade till bolagsledningen eller andra anställda. Aktie-optioner ska inte ingå i program riktade till styrelsen.
Styrelsen ska ha rätt att frångå riktlinjerna om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det. Om sådan avvikelse sker ska information om detta och skälet till avvikelsen redovisas vid närmast följande årsstämma.
BOL AGSST YRNINGSR APPORT
MQS LEDNING Verkställande direktör
MQs styrelse har i enlighet med aktiebolagslagens regler utsett en verkställande direktör att sköta MQs löpande förvaltning och koordinera MQs verksamhet. Den verk-ställande direktören får enligt styrelsens arbetsordning inte ta väsentliga sidouppdrag utan godkännande från styrelsen.
Den verkställande direktören ska utföra sitt arbete i enlighet med en av styrelsen årligen antagen instruktion. Av denna VD-instruktion framgår bland annat att den verkställande direktören är ansvarig för löpande förvaltning och koordine-ring av MQs verksamhet, att MQs bokfökoordine-ring sköts i enlighet med gällande lagstiftning, att MQ har en uppdaterad attest-instruktion samt att MQ följer väsentliga regelverk och instruktioner.
Den verkställande direktören närvarar vid styrelsens möten och förser styrelsen med erforderligt beslutsunderlag samt tillser att styrelsen löpande erhåller den information som behövs för att styrelsen ska kunna följa MQs ekono-miska situation.
Den verkställande direktören beslutar självständigt i frågor som rör MQs interna organisation men ska före större förändringar eller åtgärder inhämta styrelsens godkännande.
Regelbunden rapportering till styrelsen sker på månatlig basis genom en månadsrapport, utvisande MQs ekono-miska ställning och utveckling, samt en särskild VD-rapport.
Ledningsgrupp`
Ledningsgruppen i MQ bestod under räkenskapsåret 2014/2015 av Christina Ståhl (VD och koncernchef samt t f sortimentschef), Tony Siberg (vice VD och finanschef), Magnus Johansson (marknadschef, t o m januari 2015), Peter Karlsson (supply chain manager), Thére`se Elmquist (försäljningschef) och Ali Reza (Norgechef fr o m juni 2015).
För närmare presentation av ledningen hänvisas till sidan 73.
RE VISION Extern revision
Av MQs bolagsordning framgår att MQ ska ha en eller två revisorer med högst två suppleanter eller ett eller två regi-strerade revisionsbolag. Revisor enligt det föregående väljs av årsstämman för en period av fyra år. Revisionsbolaget KPMG omvaldes till MQs revisorer av årsstämman den 30 januari 2014. Huvudansvarig för revisionen är Jan Malm.
MQs revisor granskar styrelsens och den verkställande direktörens förvaltning av MQ och de årsredovisningar och vissa andra finansiella rapporter som MQ upprättar.
Revisorn presenterar slutsatserna av sin granskning i den revisionsberättelse, som läggs fram på årsstämman.
Där utöver lämnar revisorn löpande rapporter till revisions-utskottet/styrelsen ett antal gånger per år.
Intern revision
Något behov av internrevision finns inte då den interna kontrollen i MQ fungerar väl. Bolagets ambition är att hålla en hög kvalitet vad gäller det interna kontrollarbetet (se vidare nedan under avsnittet Intern kontroll). Styrelsen kommer årligen att utvärdera behovet av internrevision och inkludera resultatet av denna utvärdering i MQs årliga bolagsstyrningsrapport. Efter utvärdering under 2014/2015 har styrelsen gjort bedömningen att någon internrevision inte behövs.
Intern kontroll
Styrelsen har det övergripande ansvaret för MQs interna kontroll. VD har det löpande ansvaret för att intern styrning och kontroll upprätthålls. Det övergripande syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att MQs finansiella rapportering upprättas i enlighet med lag, tillämpliga redo-visningsstandarder och övriga krav på noterade bolag, samt att skydda MQs tillgångar.
MQ tillämpar samma internkontrollsystem för koncernen som moderbolaget. MQ har valt att använda COSOs1) definition av intern kontroll som grund för sitt arbete med den interna kontrollen. Enligt COSO består den interna kontrollen av fem olika delar: kontrollmiljö, riskbedömning, kontroll aktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning. Dessa olika delar beskrivs kortfattat nedan.
Kontrollmiljö
Basen för intern kontroll är kontrollmiljön, som innefattar den kultur som styrelse och bolagsledning kommunicerar och verkar utifrån. Den omfattar i huvudsak integritet och etiska värderingar, kompetens, ledningsfilosofi och ledningsstil, organisationsstruktur, ansvar och befogenheter samt policys och rutiner. En viktig del av kontrollmiljön är att beslutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kommunicerade mellan olika nivåer i organisationen samt att styrande dokument i form av interna policys och riktlinjer omfattar alla identifierade väsentliga områden och att dessa ger erforderlig vägledning till olika befattnings-havare i MQ.
MQs syn på intern kontroll framgår bland annat av den etikpolicy som finns på MQs intranät och som anger den grundläggande synen på hur en medarbetare ska agera.
Etikpolicyn gås igenom med alla nyanställda medarbetare.
Som ett led i att upprätthålla god styrning och kontroll inom finansiell rapportering betonar MQ vikten av god kompetens och kompetensutveckling inom detta område.
En del i detta arbete är relevanta befattningsbeskrivningar samt utvecklingssamtal.
1) Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).
BOL AGSST YRNINGSR APPORT
Riskbedömning
Genom riskbedömning identifieras de väsentliga risker, som påverkar den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen samt var dessa risker finns på bolags-, affärsenhets- och processnivå. Riskgenomgång sker årligen i samband med att affärsplanen tas fram och vid upprättan-det av årsredovisningen. Vid riskbedömningen tas särskild hänsyn till risken för oegentligheter och otillbörligt gynnande av annan part på MQs bekostnad samt risk för förlust eller förskingring av tillgångar. Risker identifieras även genom MQs säkerhetsavdelnings arbete.
Riskbedömningen resulterar i kontrollmål, som stöder uppfyllelsen av de grundläggande kraven på de finansiella rapporterna, s k räkenskapspåståenden. Riskbedömningen uppdateras löpande för att omfatta förändringar, som väsentligen påverkar den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen.
Kontrollaktiviteter
För att förhindra, upptäcka och korrigera felaktigheter och avvikelser har kontrollaktiviteter fastställts i förhållande till de risker som identifierats. Områden som omfattas av kontrollaktiviteter är bland annat:
1. varulagerprocessen, inklusive existens och värdering;
2. behörigt godkännande av affärstransaktioner;
3. affärssystem som påverkar den finansiella rapporteringen, inklusive verifikationshantering;
4. redovisningsprocessen, inklusive bokslut och koncern-redovisning; och
5. väsentliga, ovanliga eller komplicerade affärstransak-tioner, som inrymmer väsentliga element av värderingar.
Information och kommunikation
MQs styrande dokument, såsom riktlinjer, manualer och policydokument av betydelse för extern och intern kommunikation uppdateras och kommuniceras till berörda med arbetare löpande via bland annat möten och intranät.
Policy dokumenten är kommunicerade till relevanta personer i organisationen på ett sådant sätt att både innebörd och konsekvenser av avsteg från dessa policys och riktlinjer kan förstås. Syftet med policydokumenten är att säkerställa att MQs samtliga informationsskyldigheter enligt gällande lagar och regler efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.
Rapportering av brister i den interna kontrollen sker till styrelse och ledning utifrån den bedömda konsekvensen av bristen.
Under det gångna räkenskapsåret har MQ fullföljt sina åtaganden som börsnoterat bolag utan några kända över-trädelser. Kommunikationen mellan den centrala service-organisationen och butiksledet har förtydligats och sker med jämn periodicitet via möten, intranät och e-post.
Uppföljning
MQ kontrollerar att de fastlagda kontrollaktiviteterna genomförs på avsett sätt genom stickprovskontroller.
Om så är möjligt görs kontrollaktiviteter automatiska för att förhindra att de av olika skäl inte genomförs. MQs grund-läggande värderingar gås igenom årligen och vikt läggs då vid de policys och instruktioner som visar ledningens och styrelsens syn på intern styrning och kontroll.
BOL AGSST YRNINGSR APPORT
R E V I S I O N S B E R ÄT T E L S E
Till årsstämman i MQ Holding AB (publ), org. nr 556697-2211 R APPORT OM ÅRSREDOVISNINGEN OCH KONCERNREDOVISNINGEN
Vi har utfört en revision av årsredovisningen och koncern-redovisningen för MQ Holding AB (publ) för räkenskapsåret 2014-09-01–2015-08-31 med undantag för bolagsstyrnings-rapporten på sidorna 74–78. Bolagets årsredovisning och koncernredovisning ingår i detta dokument på sidorna 30–71.
Styrelsens och verkställande direktörens ansvar för årsredovisningen och koncernredovisningen Det är styrelsen och verkställande direktören som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning som ger en rätt-visande bild enligt årsredovisningslagen och en koncern-redovisning som ger en rättvisande bild enligt International Financial Reporting Standards (IFRS) såsom de antagits av EU, och årsredovisningslagen, och för den interna kontroll som styrelsen och verkställande direktören bedömer är nödvändig för att upprätta en årsredovisning och koncern-redovisning som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel.
Revisorns ansvar
Vårt ansvar är att uttala oss om årsredovisningen och kon-cernredovisningen på grundval av vår revision. Vi har utfört revisionen enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige. Dessa standarder kräver att vi följer yrkesetiska krav samt planerar och utför revisionen för att uppnå rimlig säkerhet att årsredovisningen och koncern-redovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter.
En revision innefattar att genom olika åtgärder inhämta revisionsbevis om belopp och annan information i årsredo-visningen och koncernredoårsredo-visningen. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för väsentliga felaktigheter i årsredovisningen och koncernredovisningen, vare sig dessa beror på oegentlig-heter eller på fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta för hur bolaget upprättar årsredovisningen och koncernredo-visningen för att ge en rättvisande bild i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna, men inte i syfte att göra ett uttalande om effektiviteten i bolagets interna kontroll. En revision inne-fattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i styrelsens och verkställande direktörens uppskattningar i redovisningen, liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i årsredovisningen och koncernredovisningen.
Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för våra uttalanden.
Uttalanden
Enligt vår uppfattning har årsredovisningen upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och ger en i alla väsent-liga avseenden rättvisande bild av moderbolagets finansiella ställning per den 31 augusti 2015 och av dess finansiella resultat och kassaflöden för räkenskapsåret enligt årsredo-visningslagen. Koncernredovisningen har upprättats i enlig-het med årsredovisningslagen och ger en i alla väsentliga avseenden rättvisande bild av koncernens finansiella ställ-ning per den 31 augusti 2015 och av dess finansiella resultat och kassaflöden för räkenskapsåret enligt International Financial Reporting Standards, såsom de antagits av EU, och enligt årsredovisningslagen. Våra uttalanden omfattar inte bolagsstyrningsrapporten på sidorna 74–78. Förvalt-ningsberättelsen är förenlig med årsredovisningens och koncernredovisningens övriga delar.
Vi tillstyrker därför att årsstämman fastställer resultaträk-ningen och balansräkresultaträk-ningen för moderbolaget samt rapport över totalresultat och balansräkningen för koncernen.
R APPORT OM ANDR A KR AV ENLIGT L AGAR OCH ANDR A FÖRFAT TNINGAR
Utöver vår revision av årsredovisningen och koncernredo-visningen har vi även utfört en revision av förslaget till dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning för MQ Holding AB (publ) för räkenskapsåret 2014-09-01–2015-08-31.
Vi har även utfört en lagstadgad genomgång av bolagsstyr-ningsrapporten.
Styrelsens och verkställande direktörens ansvar Det är styrelsen som har ansvaret för förslaget till disposi-tioner beträffande bolagets vinst eller förlust, och det är styrelsen och verkställande direktören som har ansvaret för förvaltningen enligt aktiebolagslagen samt att bolags-styrningsrapporten på sidorna 74–78 är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen.
Revisorns ansvar
Vårt ansvar är att med rimlig säkerhet uttala oss om försla-get till dispositioner beträffande bolaförsla-gets vinst eller förlust och om förvaltningen på grundval av vår revision. Vi har utfört revisionen enligt god revisionssed i Sverige.
Som underlag för vårt uttalande om styrelsens förslag till dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust har vi granskat styrelsens motiverade yttrande samt ett urval av underlagen för detta för att kunna bedöma om förslaget är förenligt med aktiebolagslagen.
Som underlag för vårt uttalande om ansvarsfrihet har vi utöver vår revision av årsredovisningen och koncernredo-visningen granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållan-den i bolaget för att kunna bedöma om någon styrelseleda-mot eller verkställande direktören är ersättningsskyldig styrelseleda-mot bolaget. Vi har även granskat om någon styrelseledamot eller verkställande direktören på annat sätt har handlat i strid
Som underlag för vårt uttalande om ansvarsfrihet har vi utöver vår revision av årsredovisningen och koncernredo-visningen granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållan-den i bolaget för att kunna bedöma om någon styrelseleda-mot eller verkställande direktören är ersättningsskyldig styrelseleda-mot bolaget. Vi har även granskat om någon styrelseledamot eller verkställande direktören på annat sätt har handlat i strid