Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Bolagsstyrningsrapporter 2020, Kommunala bolagen
Förslag till beslut
Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna bolagsrapporterna för 2020, samt
att kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att fortsätta efterfråga rapporter och material för kommunstyrelsens uppsiktsplikt samt stödja bolagen där behov finns för att kunna uppnå kraven enligt kommunens företagspolicy.
Sammanfattning
I enligt med kommunallagen har kommunstyrelsen uppsiktskyldighet över hel- eller delägda aktiebolag. Bolagsstyrningsrapporten är en del i kommunstyrelsens arbete med den fortlöpande uppsikten. De bolag som lämnat bolagsstyrnings rapport för 2019 är AB Hudiksvallsbostäder, Forsså Gruppen AB, Hudiksvalls Näringslivs AB (HNA), Glysisvallen AB, Fastighets AB Glysis och Fiberstaden AB delägt med Nordanstigs kommun. Alla bolag beskriver hur de har svarat upp mot de olika punkterna i rapporten.
Bakgrund och ärendebeskrivning
I enligt med kommunallagen har kommunstyrelsen uppsiktskyldighet över hel- eller delägda aktiebolag. KL 6kap 1 §. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana företag som avses i 10 kap. 2-5 §§.
Bolagsstyrningsrapporten är en del i kommunstyrelsens arbete med den fortlöpande uppsikten över verksamheten i de bolag som kommunen äger.
Enligt kommunens företagspolicy ska de helägda bolagen årligen lämna information till kommunstyrelsen i en bolagsstyrningsrapport. Delägda bolag kan välja att lämna en sådan rapport om inte det framkommer i specifika styrdokument för det delägda bolaget att ett sådant krav finns. De bolag som lämnat bolagsstyrnings rapport för 2020 är AB Hudiksvallsbostäder, Forsså Gruppen AB, Hudiksvalls Näringslivs AB (HNA), Glysisvallen AB, Fastighets AB Glysis, Visit Glada Hudik AB och
Fiberstaden AB delägd med Nordanstigs kommun.
Nedan redovisas de frågor och svar som respektive bolag har lämnat i rapporten;
• Om styrelseledamöterna eller vd har uppdrag, aktier, andelar eller andra intressen i företag som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget. Forsså Gruppen, HNA, Fiberstaden AB, Fastighets AB Glysis, Hudiksvallsbostäder och Glysisvallen har deklarerat att så är inte fallet. En kommentar har redovisats,
Hudiksvallsbostäders VD har ett aktiebolag med vilande verksamhet inom ledarskap och utbildning och som godkänts av styrelsen vilket framgår av anställningsavtal. Visit Glada Hudik AB har ingen information angående frågan.
2021-09-14 2 (4)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
• Om utvärdering av Vd genomförts.
Hudiksvallsbostäder, Forsså Gruppen, HNA, Fastighets AB Glysis och Glysisvallen har gjort utvärdering av Vd. Hudiksvallsbostäder och Fastighets AB Glysis har även gjort en utvärdering av styrelsen.
Fiberstaden AB uppger att en utvärdering av VD kommer att ske när styrelsen träffas fysiskt. Visit Glada Hudik AB har inte haft någon formell utvärdering av VD.
• Hur styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden. Hudiksvallsbostäder har haft 6 styrelsemöten under 2020. VD har varit sekreterare. Utöver ordinarie
styrelsemöte har styrelsen haft en arbets- och strategidag för planering av kommande arbetsår. Styrelsen har inte inom sig fördelat ansvar eller arbetsuppgifter utan styrelsen har som helhet arbetat med och ansvarat för frågorna.
Fiberstaden har haft 6 styrelsemöten under 2020 och sekreterare har varit administrativ chef. Närvaron har varit mycket god.
Hos HNA och Forsså gruppen består respektive styrelse av 5 ordinarie ledamöter, 5 ersättare och 2 adjungerande från näringslivet samt Vd för HNA och Forsså gruppen. Sekreterare har en anställd hos HNA varit.
Styrelserna har normalt 6 sammanträden per år. Ingen särskild
arbetsfördelning finns, tillika genomsnittlig närvaro.
Fastighets AB Glysis styrelse består av 5 ledamöter och de har normalt 6 sammanträden per år. Ingen särskild arbetsfördelning fanns för 2020. I genomsnitt var 4 ordinarie ledamöter och 2 suppleanter närvarande. Vd har varit sekreterare.
Glysisvallen AB har styrelsemöte cirka 1 gång i månaden förutom på sommaren, antalet för 2020 har varit 8 stycken. Sekreterare vid samtliga tillfällen har varit Vd.
Visit Glada Hudik har haft 7 styrelsemöten, sekreterare har styrelseledamot eller VD varit. Närvaron har varit hög bland ledamöter och suppleanter.
• Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
Hudiksvallsbostäders risker har diskuterats och omhändertagits inom ramen för framtagandet av bolagets internkontrollplan. Fiberstadens risker bedöms och följ upp genom diskussioner i ledningsgrupp, styrelse och i dialog med bolagets revisorer. Fastighets AB Glysis, HNA och Forsså Gruppen´s risker bedöms och följs upp genom diskussioner i styrelse och i dialog med
bolagets revisorer.
Glysisvallen har genomfört en riskanalys och upprättat en intern kontrollplan. En verksamhetsplan har också upprättats i enlighet med bolagsordningen. Visit Glada Hudik har gjort riskbedömningar utifrån resultatutveckling, eget kapital och likvidsituation.
• Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmanna-revisorerna. Hos Fiberstaden, HNA och Forsså Gruppen pågår en kontinuerlig kommunikation med deras revisorer under verksamhetsåret.
2021-09-14 3 (4)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Revisionsarbetet sammanfattas vid ett årligt revisionsmöte där även ordförande, och lekmannarevisorer är inbjudna.
Glysisvallen har haft skriftlig och muntlig kommunikation med revisorerna.
Återrapporter från revisorerna har inkommit skriftligt. Fastighets AB Glysis har en kontinuerlig kommunikation med revisorerna och skickar samtliga styrelse- och bolagsstämmoprotokoll till dem. I samband med
årsredovisningen ställer normalt revisorerna frågor som Vd i Fastighets AB Glysis besvarar.
Hudiksvallsbostäders samarbete med revisorerna styrs av de rutiner som faller ur den formella hanteringen av bolagets verksamhet i delårsrapporter och årsredovisning. Därutöver genomför lekmannarevisionen granskning enligt plan och kommunicerar med bolaget inom ramen för den
granskningen och inför årsbokslut.
Visit Glada Hudik information till/från revisorerna sker i form av
delårsrapport, styrelseprotokoll och årsstämmoprotokoll. Vidare granskar revisorerna årsbokslutet m.m. som sedan rapporteras vid ett revisionsmöte. I övrigt sker kommunikation vid behov.
• Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.
Kontrollen av Visit Glada Hudiks, HNA:s och Forsså Gruppens respektive bolags syfte och beslutade verksamhetsmål har skett via rapportering vid styrelsemöten och rapportering till Ks en gång under året. Den finansiella rapporteringen och organisationen har kontrollerats framför allt i samverkan med Hudiksvallsbostäders, Fiberstadens, HNA:s, Forsså Gruppens och Vist Glada Hudiks respektive bolags revisorer.
Kontroll av Hudiksvallsbostäders syfte och beslutade verksamhetsmål sker via rapportering vid styrelsemöten och rapportering till Ks i samband med delårsrapport och årsredovisning. Bolaget utvecklar för närvarande sin metod för att följa verksamhetsmålen på ett tydligare sätt. Ett steg i detta är styrelsens arbete med affärsplan och uppföljningen av denna.
Fiberstadens kontrollering av bolagets syfte och beslutade verksamhetsmål har skett vid styrelsemöten och rapportering till Ks två gånger under året.
Ett arbete har påbörjats för att ytterligare förstärka den interna kontrollen.
Fastighet AB Glysis redogör endast för hur utbetalningar attesteras.
Glysisvallen har tagit fram en intern kontrollplan med 13 olika punkter som genomförts under 2020. Internkontrollplanen kommer att utvecklas för 2021 i enlighet med önskemål från revisionen.
• Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen eller för att bereda Kf tillfälle att ta ställning. Fiberstaden AB har en löpande dialog med ägarkommunerna i planeringen och finansieringen av utbyggnad av fibernät. Glysisvallen AB har haft ett borgensärende.
En ägarinstruktion för Fastighet AB Glysis har tagits fram för
kommunfullmäktiges ställningstagande gällande byggnation av parkeringshus och kontor på Kattvikskajen. Några ändringar i ägardirektivet samt
bolagsordningen har också tagits fram för beslut hos kommunfullmäktige.
2021-09-14 4 (4)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Efter 2020 års utgång har kommunen förvärvat samtliga aktier i Visit Glada Hudik AB och bolagets verksamhet har därefter överförts till kommunen.
Bolaget har fört diskussioner och lämnat information avseende dessa ärenden till kommunen under år 2020 samt även fortsättningsvis under år 2021.
I övrigt har inga ärenden från något av bolagen under 2019 lämnats till kommunen.
• Bolagsstyrningsrapporten ska överlämnas vid samma tidpunkt som årsredovisningen. Utöver bolagsstyrningsrapport ska de helägda bolagen enligt kommunens företagspolicy i december översända till
Kommunstyrelsen detaljbudget, översiktlig investeringsbudget och verksamhetsplan för nästkommande år. Detta saknas för samtliga bolag förutom Forsågruppens budget. Kommunledningsförvaltningen kommer att fortsätta att påminna och efterfråga dessa dokument. Bolagen ska även efter styrelsesammanträde och årsstämma översända protokoll till
Kommunstyrelsen, den rutinen fungerar inte men förbättringar ska planeras kring kommunledningsförvaltningens hantering av bolagens protokoll.
• Övrigt. Kommunens internrevision skriver en granskningsrapport för respektive bolags verksamhetsår. Där framgår det att under 2020 har internrevisionen genomfört en grundläggande granskning med en viss fördjupning avseende intern kontroll. Utöver det har kontroll genomförts för att se förekomst av bolagsengagemang där bolagets anställda samt styrelsen är aktiva och om det gjorts betalningar till dessa.
Intern revisionen bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.
Intern revisionen bedömer att bolagets interna kontroll i huvudsak har varit tillräcklig för 2020.
Annika Lindfors, kvalitetsstrateg
Kommunstyrelsens allmänna utskott
PROTOKOLL Sida 1(1)
Sammanträdesdatum
2021-09-23
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
§ 99 Dnr 2020-000623 - 039