Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Bolagsstyrningsrapporter 2019, Kommunala bolagen
Förslag till beslut
Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna bolagsrapporterna för 2019,
att kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att fortsätta efterfråga rapporter och material för kommunstyrelsens uppsiktsplikt samt stödja bolagen där behov finns för att kunna uppnå kraven enligt kommunens företagspolicy.
Sammanfattning
I enligt med kommunallagen har kommunstyrelsen uppsiktskyldighet över hel- eller delägda aktiebolag. Bolagsstyrningsrapporten är en del i kommunstyrelsens arbete med den fortlöpande uppsikten. De bolag som lämnat bolagsstyrnings rapport för 2019 är AB Hudiksvallsbostäder, Forsså Gruppen AB, Hudiksvalls Näringslivs AB (HNA), Glysisvallen AB, Fastighets AB Glysis och Fiberstaden AB delägt med Nordanstigs kommun. Alla bolag beskriver hur de har svarat upp mot de olika punkterna i rapporten..
Bakgrund och ärendebeskrivning
I enligt med kommunallagen har kommunstyrelsen uppsiktskyldighet över hel- eller delägda aktiebolag. KL 6kap 1 §. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana företag som avses i 10 kap. 2-5 §§.
Bolagsstyrningsrapporten är en del i kommunstyrelsens arbete med den fortlöpande uppsikten över verksamheten i de bolag som kommunen äger.
Enligt kommunens företagspolicy ska de helägda bolagen årligen lämna information till kommunstyrelsen i en bolagsstyrningsrapport. Delägda bolag kan välja att lämna en sådan rapport om inte det framkommer i specifika styrdokument för det delägda bolaget att ett sådant krav finns. De bolag som lämnat bolagsstyrnings rapport för 2019 är AB Hudiksvallsbostäder, Forsså Gruppen AB, Hudiksvalls Näringslivs AB (HNA), Glysisvallen AB, Fastighets AB Glysis och Fiberstaden AB delägd med Nordanstigs kommun.
Nedan redovisas de frågor och svar som respektive bolag har lämnat i rapporten;
• Om styrelseledamöterna eller vd har uppdrag, aktier, andelar eller andra intressen i företag som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget. Forsså Gruppen, HNA, Fiberstaden AB, Fastighets AB Glysis, Hudiksvallsbostäder och Glysisvallen har deklarerat att så är inte fallet.
2021-09-14 2 (3)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
• Om utvärdering av Vd genomförts.
Forsså Gruppen, HNA, och Glysisvallen har gjort utvärdering av Vd.
Hudiksvallsbostäder och Fastighets AB Glysis har även gjort en utvärdering av styrelsen.
Fiberstaden AB uppger att styrelseordförande har genomfört löpande utvärdering i samband med utvecklingssamtal mellan ordförande och vd.
• Hur styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden. För Hudiksvallsbostäder finns ingen sammanställning men det ska framgå i styrelseprotokollen hur
styrelsearbetet bedrivits.
Fiberstaden har haft 5 styrelsemöten under 2019 o sekreterare har varit Vd.
Hos HNA och Forsså gruppen består respektive styrelse av 5 ordinarie ledamöter, 5 ersättare och 2 adjungerande från näringslivet samt Vd för HNA och Forsså gruppen. Sekreterare har en anställd hos HNA varit.
Styrelserna har normalt 6 sammanträden per år. Ingen särskild
arbetsfördelning finns, tillika genomsnittlig närvaro.
Fastighets AB Glysis styrelse består av 5 ledamöter och de har normalt 6 sammanträden per år. Ingen särskild arbetsfördelning fanns för 2019. I genomsnitt var 3,9 ordinarie ledamöter och 2,3 suppleanter närvarande. Vd har varit sekreterare.
Glysisvallen AB har styrelsemöte cirka 1 gång i månaden förutom på sommaren, antalet för 2019 har varit 6 stycken. Sekreterare vid samtliga tillfällen har varit Vd.
• Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
Hudiksvallsbostäders och Fiberstadens risker bedöms och följ upp genom diskussioner i ledningsgrupp, styrelse och i dialog med bolagets revisorer.
Hos Fastighets AB Glysis görs riskbedömningar löpande i styrelsen och i samråd med revisorerna. HNA och Forsså Gruppen´s risker bedöms och följs upp genom diskussioner i styrelse och i dialog med bolagets revisorer.
Glysisvallen har genomfört en riskanalys och upprättat en intern kontrollplan. En verksamhetsplan har också upprättats i enlighet med bolagsordningen.
• Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmanna-revisorerna. Hos Hudiksvallsbostäder, Fiberstaden, HNA och Forsså Gruppen pågår en kontinuerlig kommunikation med deras revisorer under verksamhetsåret. Revisionsarbetet sammanfattas vid ett årligt revisionsmöte där även ordförande, och lekmannarevisorer är inbjudna.
Glysisvallen har haft skriftlig och muntlig kommunikation med revisorerna.
Återrapporter från revisorerna har inkommit skriftligt. Fastighets AB Glysis har en kontinuerlig kommunikation med revisorerna och skickar samtliga
2021-09-14 3 (3)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
styrelse- och bolagsstämmoprotokoll till dem. I samband med
årsredovisningen ställer normalt revisorerna frågor som Vd i Fastighets AB Glysis besvarar.
• Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.
Kontrollen av Hudiksvallsbostäders, HNA:s och Forsså Gruppens respektive bolags syfte och beslutade verksamhetsmål har skett via
rapportering vid styrelsemöten och rapportering till Ks en gång under året.
Den finansiella rapporteringen och organisationen har kontrollerats framför allt i samverkan med Hudiksvallsbostäders, Fiberstadens, HNA:s och Forsså Gruppens respektive bolags revisorer.
Fiberstadens kontrollering av bolagets syfte och beslutade verksamhetsmål har skett vid styrelsemöten och rapportering till Ks två gånger under året.
Fastighet AB Glysis redogör endast för hur utbetalningar attesteras.
Glysisvallen har tagit fram en intern kontrollplan med 13 olika punkter som genomförts under 2019. Internkontrollplanen kommer att utvecklas för 2020 i enlighet med önskemål från revisionen.
• Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen eller för att bereda Kf tillfälle att ta ställning. Fiberstaden AB har en löpande dialog med ägarkommunerna i planeringen och finansieringen av utbyggnad av fibernät. I övrigt har inga ärenden från något av bolagen under 2019 lämnats till kommunen.
Fastighet AB Glysis lägger till att vid större och viktigare ärenden rådgör vanligen Vd med ledande tjänstemän och/eller politiker.
• Bolagsstyrningsrapporten ska överlämnas vid samma tidpunkt som årsredovisningen. Utöver bolagsstyrningsrapport ska de helägda bolagen enligt kommunens företagspolicy i december översända till
Kommunstyrelsen detaljbudget, översiktlig investeringsbudget och verksamhetsplan för nästkommande år. Detta saknas för samtliga bolag.
Kommunledningsförvaltningen kommer att fortsätta att påminna och efterfråga dessa dokument. Bolagen ska även efter styrelsesammanträde och årsstämma översända protokoll till Kommunstyrelsen, den rutinen fungerar inte men förbättringar ska planeras kring kommunledningsförvaltningens hantering av bolagens protokoll.
• Övrigt. Kommunens internrevision skriver en granskningsrapport för respektive bolags verksamhetsår. För 2019 har
kommunledningsförvaltningen inte tagit del av dessa rapporter.
Annika Lindfors, kvalitetsstrateg
Kommunstyrelsens allmänna utskott
PROTOKOLL Sida 1(1)
Sammanträdesdatum
2021-09-23
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
§ 98 Dnr 2021-000182 - 042