Samhällsbyggnadsförvaltningen flyttade ut från kommunhuset och in till en före detta banklokal i mars 2017. Under dessa år har en mängd åtgärder behöva vidtas för att göra lokalerna funktionella för kontorsarbete. Det har i mycket handlat om viss ombyggnation, buller, temperatur, ventilation och IT/teknik. Åstorps kommun centralt har stått för dessa kostnader inledningsvis, men dessa flyttades över till kontoren efter en tid. I denna lokalen, så kallat Banken, arbetar cirka 26 personer. Ett problem är att ventilationen är anpassad för under hälften av personalstyrkan, delar av ventilationen fungerar inte alls. Lokalen har heller inga öppningsbara fönster. Påtagliga problem med arbetsmiljön råder därför och över hela året. Att anpassa ventilationen för arbetsplatsens behov innebär omfattande kostnader. Enligt hyresavtalet ska Åstorps kommun stå för dessa.
Det finns emellertid fler problem med lokalen. Ett är att ytterligare några arbetsplatser till behöver inrymmas under samma tak för en sammanhängande samhällsbyggnadsprocess.
Liksom en möjlighet att ta emot praktikanter och examensarbetare. Att ta emot dessa ger flera fördelar, både för kommunens elever, förvaltningens dagliga arbete liksom för de branscher samhällsbyggnadsförvaltningen tillhör, där praktik är obligatorisk. Som ett extra plus ges möjligheten att marknadsföra en fantastisk arbetsplats som kan ge fördelar vid rekryteringar av nya medarbetare. Idag finns inga möjligheter att få in fler möbler i lokalen. Ett annat problem med nuvarande lokaler är att de inte har utrymmen till tystnad/fokus, tala i telefon liksom att de har begränsade möjligheter att ta emot besök.
Då lokalerna är både ohälsosamma, ofunktionella och begränsande i storlek behövs nya tas fram och med plats för cirka 30 medarbetare.
Åstorp är en expansiv kommun! Detta ger direkta effekter på antalet inkomna ärenden till samhällsbyggnadsförvaltningen. På byggkontoret finns sedan många åt tre medarbetare; en bygglovhanläggare, en byggnadsinspektör och en samordnare. Både bygglovhandläggaren och byggnadsinspektören arbetar i huvudsak med bygglovhandläggning med diverse stöd av samordnaren. Sedan en längre tid har arbetsbelastningen varit övermäktig på byggkontoret.
Detta har lett till arbetsuppgifter också hamnat på hög men också att arbetsmiljön för kontorets medarbetare påverkats negativt. Detta har lett till sjukfrånvaro, också långtids liksom stress. Byggkontoret har också under lång tid arbetat mycket manuellt och senaste åren med ett ärendehanteringssystem som inte är anpassat till verksamheten. Gällande
ärendehanteringssystem ligger ett nytt och anpassat i en upphandlingsprocess sedan ca ett år tillbaka. Vid årsskiftet 2019/20 gjordes en revisionsgranskning av förvaltningens
myndighetsutövning, där också konstaterades att det saknades resurser på byggkontoret.
Byggkontoret påverkas så gott som årligen av ny eller ändrad lagstiftning. Den 1 januari 2019 ändrades plan- och bygglagen, PBL, och plan- och byggförordningen, PBF. Ändringarna avser bland annat nya regler om att byggnadsnämndens avgift för ärenden om lov,
förhandsbesked och anmälan ska reduceras om tidsfristerna för handläggningen överskrids.
Minskade intäkter för kontorets ärendehantering påverkar förstås direkt förvaltningens budget.
I arbetet med att se över byggkontorets belastning och arbetsmiljö har redan en rad åtgärder vidtagits. Till exempel har medarbetarnas nedlagda arbetstid klockats. Det som bland annat framgår av denna, är att kontoret lägger en stor del av sin arbetstid på det vi valt att kalla
”service”. Service är sådana arbetsuppgifter som teoretiskt kan läggas på ”någon annan”, alltså uppgifter som inte kräver någon yrkesutbildning eller större erfarenhet inom området.
Också i det kommunövergripande projektet Rätt kompetens har identifierats en rad arbetsuppgifter på byggkontoret, som enbart kräver så kallad basal kompetens.
Det som också, enligt projektet Rätt kompetens, sticker ut är att kontoret i stort inte bedriver någon tillsynsverksamhet. Bygg- och miljönämnden har en skyldighet att bedriva
tillsynsärenden enligt PBL. Denna tillsyn omfattar;
Ovårdade fastigheter (tomter och häckar)
Pågående byggarbeten, arbetsplatsbesök
Enkelt avhjälpta hinder (offentliga miljöer inne och ute ska vara tillgängliga för alla)
Ventilation (OVK, obligatorisk funktionskontroll)
Hissar och andra motordrivna anläggningar
Olovlig byggnation (svartbyggen)
Idag finns inga resurser till aktiv tillsyn, att arbeta efter en upprättad tillsynsplan, på
byggkontoret och att komma ikapp detta arbete beräknas ta år. Dessutom måste, förstås, allt arbete som läggs på tillsyn ske på bekostnad av ”inkomstbringande” handläggning av till exempel bygglov. Avgifter för tillsynsarbete enligt PBL får enbart tas ut för arbetsplatsbesök, inget annat. (Till skillnad från tillsyn enligt Miljöbalken, där man får ta ut en avgift för varje tillsynsbesök.) Eventuella sanktionsavgifter går emellertid tillbaka till kommunen (ej
förvaltningen), men att handlägga ett ärende fram till ett sådant nämndsbeslut är
resurskrävande. Då byggkontorets intäkter står för ca 60 % av förvaltningens intäkter och förvaltningen totalt sett är intäktsfinansierad till 40 % är det viktigt att byggkontoret får in de intäkter som är budgeterade. Detta gör det också svårt att tillfälligt omfördela resurser för att prioritera annat än handläggning av bygglov.
Den senaste tiden har trycket på tillsyn ökat än mer och det från flera olika håll. Det handlar bland annat om ovårdade fastigheter som bidrar till ökad otrygghet. Det finns inom vissa fastigheter häckar som utgör direkt fara för förbipasserande, genom att både vara för höga liksom att de skjuter ut över trottoarer liksom gång- och cykelbanor. Det är också ökat tryck på tillsyn av olika olovliga bosättningar och undermåliga bostäder som brett ut sig den senaste tiden, vilket identifierats bland annat genom det kommunövergripande projektet Tryggare Åstorp. Det sistnämnda har den senaste tiden också uppmärksammats i flera medier och innebär också, i praktiken, fler och relativt nya, liksom prioriterade arbetsuppgifter för byggkontoret.
Ett annat exempel på vidtagen åtgärd är att byggkontoret var först ut i Åstorps kommun att genomlysa sitt arbete med hjälp av Lean. Lean syftar till, väldigt enkelt uttryckt, att se över så arbetsprocesserna är så effektiva som möjligt. Detta arbete resulterade bland annat i en
åtgärdslista. Samtliga åtgärder på listan har genomförts. Under våren (2020) genomgår byggkontoret en uppföljning av Leanprocessen för att säkerställa att kontoret arbetar så effektivt som möjligt, under de förutsättningarna som finns.
Inför 2020 fanns ett antal förutsättningar som förväntades ge positiva effekter på
arbetsbelastningen på byggkontoret. Dels var medborgarkontoret under vidareutveckling och ett antal överenskomna arbetsuppgifter från byggkontoret skulle läggas över dit.
Arbetsuppgifter med så kallad basal kompetens, som tidigare nämnts. Ett nytt
ärendehanteringssystem, mer anpassat för byggkontorets handläggning, var lagt på kö hos upphandlingsenheten. Det fanns också långt gångna diskussioner inom kommunen om gemensam nämndsadministration, vilket skulle frigöra tid för förvaltningens
nämndsekreterare att digitalisera och förenkla bygglovsprocessen. Det fanns också en extra internutbildad resurs i form av en Extratjänst från Arbetsförmedlingen som stöd för kontoret.
Det var också långt gångna diskussioner om en omorganisation, vilken bland annat avsågs resultera i en kommungemensam stödverksamhet. Denna stödverksamhet visade på
möjligheter att flytta resurser på ett smidigare och mer direkt sätt än idag. Tyvärr har det visat sig att dessa ovan beskrivna förutsättningar och åtgärder antingen försenats eller helt uteblivit.
Detta, i sin tur, resulterade i att läget på byggkontoret genast såg värre ut framöver och att
något omedelbart behöver göras.
Idag är Åstorps kommun inne i en period då det byggs mycket, vilket förstås får direkt effekt på bygglovssidan. Både 2018 och 2019 översteg intäkterna budget (2018 med ca 200 tkr och 2019 med ca 400 tkr). Då antalet inkomna bygglov och storleken både dessa inte går att veta på förhand har samhällsbyggnadsförvaltningen sedan tidigare gjort en uppskattning på att normal avvikelse gentemot budget för förvaltningens resultat är +/- 300 tkr. De indikationer som finns just nu är att det fortsätter att komma in bygglov i samband med allt som byggs i kommunen vilket generar ett bra intäktsflöde. Detta gör att det just nu är goda förutsättningar att skapa en långsiktigt hållbar arbetssituation för byggkontoret genom att använda överskottet för att temporärt ta in en ytterligare resurs.
Förvaltningen föreslår att en tillfällig resurs tas in under 2020 vilket kommer att innebära ökade kostnader på ca 250 tkr för 2020 och att denna resurs behålls under en tvåårsperiod.
Total kostnad för denna period ca 1 000 tkr. Första året finansieras resursen av ökade
bygglovsintäkter medan de resterande 750 tkr hanteras i budgetberedningen för budget 2021.
Totalt är behovet 500 tkr för 2021 och 250 tkr för 2022.
Konsekvenserna av uteblivet resursstöd på byggkontoret skulle innebära att nuvarande situation fortgår, där högen av försenade och ohanterade ärenden växer. Det får också konsekvenserna att vidareutveckling av kontoret och dess processer fortsätter skjutas på framtiden, liksom att medarbetarna får en fortsatt ohanterbar arbetsbelastning där man inte klarar att leva upp till lagkraven. Det innebär också att medarbetarna arbetsmiljö förblir ohälsosam där risken förblir stor för sjukskrivningar. Att inte byggkontorets handläggning är tillfredsställande, får direkta konsekvenser för kommunens företag och medborgare, som behöver dess tjänster och service. Frustrationen från desamma går i många fall ut över medarbetarna i form arga mail och telefonsamtal. Arbetsmarknaden är sen många år mycket god för bygglovhandläggare och byggnadsinspektörer och det är en utmaning att lyckas rekrytera nya medarbetare. För att få behålla våra duktiga vi redan har på byggkontoret, kräver förstås då trivsel och rimliga förutsättningar för att kunna bedriva ett gott arbete.