Likt vad rubriken säger kommer detta avsnitt ge sig in i byråkratin kring projekt i kommuner. När intervjukandidaterna fick frågan vad de såg som problematiskt med att jobba som både projektledare och tjänsteman samtidigt så gav många kandidater svar som involverade begreppen administration, byråkrati och rutiner.
Det är oerhört viktigt att projektet som form inte blir en plats som bara överbefolkas av alla rutiner och formaliteter så att man glömmer hela poängen med att alls lägga resurser på det som faktiskt är att bidra med någon form av förändring, någonting som inte ryms inom den vanliga verksamheten. (Intervjukandidat 3, 8 april 2020)
Samma kandidat säger vid ett senare tillfälle i intervjun följande:
Jag tänker att det är problematiskt när projekt drabbas av för mycket formella lager. Om poängen är att bidra till förändring så kvittar det egentligen vad det är för sorts projekt för då måste man också ha en ärlig chans att lyssna, ta in och navigera utifrån det. Det är inte lätt att göra om där är för mycket formella och administrativa lager på detaljnivå. Det kan dels hindra, dels kan det bara rakt av ta massa tid och resurser och hindra på grund av det. (Intervjukandidat 3, 8 april 2020)
De två citaten ovan ger en givande inblick i den påverkan som byråkrati verkar ha på projekt. Medan projektet ska utlova snabba resultat och flexibla tillvägagångssätt existerar byråkratin som ett sätt att kontrollera så rätt saker görs på rätt sätt. Däremot verkar de två motarbeta varandras syfte och utgör på så sätt även en krock för den kommunala projektledarens rollhantering. En annan intervjukandidat talar om arbetsmiljön som trög när hon får frågan om det finns någon problematik. ”Det är nog trögheten. Inom den kommunala verksamheten så upplever jag att det är mycket byråkrati och att det går långsamt” (Intervjukandidat 4, 9 april 2020). Nästa citat beskriver hur det kan uppstå en totalkrock för projektledaren som går från privat till offentlig sektor.
… som projektledare vill man ju förändra och det ska gå fort. Man vill vara kreativ och man vill kunna hantera sin budget friare än vad man kan göra i en offentlig verksamhet. Du behöver alltid i en offentlig verksamhet se till det som politiken säger och till de direktiv, riktlinjer, hierarkier och arbetssätt som finns. Det är allt från arbetstider till budgetering till att tänka förändringsarbete. Jag kan föreställa mig att om man jobbat som projektledare inom
31
en privat sektor länge och sen kommunal så blir det en jättekrock för det är mycket som ska vara på ett visst sätt liksom. (Intervjukandidat 8, 14 april 2020)
En av intervjukandidaterna ger ett svar som kan liknas till ett ideal.
Ja ibland kan jag känna att man blir frustrerad för saker och ting går långsamt. Att det borde gå att lösa snabbare. Men samtidigt får man då backa lite och tänka att reglerna finns till av en anledning och kommer alltid finnas där. Reglerna finns för att vara rättssäkra mot medborgarna. Det är inte alltid reglerna är bra, de kanske behöver revideras. Då får man göra det helt enkelt, men så länge dem är oförändrade så måste vi förhålla oss till dem. (Intervjukandidat 10, 16 april 2020)
Personen känner en frustration mot trögheten men inser varför trögheten existerar. Trots att reglerna inte alltid är optimala verkar intervjukandidaten förhålla sig till dem likt idealet som tjänsteman. Men vad händer om man låter ramverket ta över då? Jo, följande kandidat beskriver det utifrån sitt synsätt. ”… oftast om du blir alldeles för fyrkantig som projektledare och håller dig för mycket inom ramarna så kanske du inte kommer åt det kreativa och nytänkande, det som faktiskt ska kommas åt i projekt när man ska förnya ett område” (Intervjukandidat 6, 9 april 2020). Ur citatet kan vi tyda en viss olydnad gentemot ramverket. Om man arbetar utifrån ramarna riskerar syftet med projekt gå förlorat.
Många intervjukandidater talar om en tröghet till följd av mängden administration. Följande två citat beskriver andra problematiker kring den administration som existerar i samband med projektverksamhet. ”Det tar mycket tid för det är inte alltid verktygen är så bra. Till exempel är det en databas som vi ska lägga in i som är väldigt seg, det tar mycket längre tid än vad det behövt göra.”. (Intervjukandidat 11, 17 april 2020)
En sådan sak som kan vara viktig att tänka på, som jag upplever som har varit problematisk i de flesta projekt jag lett, är att det ofta blir en krock mellan budget och administration i den ordinarie verksamheten. Det finns ganska lite stöd för att bemöta det. Det är en viktig poäng som jag tror ganska få tänker på. Många gånger kan till exempel EU-budgetar vara jättesvåra, mycket tidsrapportering och att administrera upphandlingar och allt möjligt där. Det blir en stor utmaning kan jag tycka, att driva i offentlig verksamhet. För då har du två olika regelverk som ska matchas och inget stöd oftast utan man får hitta på själv liksom. (Intervjukandidat 8, 14 april 2020)
Den ena projektledaren beskriver verktygen som utdaterade. Projektarbetet belastas i samband med att verktygen inte ger samma möjlighet till tempo som vad projekten eftersträvar. Den andra projektledaren redogör för att det sällan finns verktyg att ta tillvara på när det gäller komplicerade EU-budgetar. Personen verkar vilja se mer kompetens i offentlig verksamhet för att bemöta komplicerade regelverk.
32
Innan vi går vidare till nästa avsnitt som behandlar mer ovanligt förekommande problematiker i hanteringen av två roller ska avsnittet om byråkrati i projekt först sammanfattas. Vad vi kan se utifrån ovan citat är att byråkrati motverkar projektet som arbetsform. Inte endast är det mängden administration som försenar projektets arbete utan också komplexiteten i de regelverk som måste tas hänsyn till. Den kommunala projektledaren som ska vara flexibel och improviserande i sitt arbetssätt upplever hinder till följd av alla regler och rutiner som måste följas. Ska man ta bort byråkrati helt i projektsammanhang då? Jag tror de flesta kommunala projektledare, inklusive de som intervjuats, skulle svara nej på den frågan. Trots att det framstår av vissa kandidaters svar som om byråkrati helt och hållet är negativt och ska exkluderas i projektsammanhang fick jag intrycket att en klar majoritet endast vill minska mängden byråkrati.