Christina Bodin Danielsson

Som praktiserande arkitekt samt kontorsforskare vid Stressforskningsinstitutet, Stock- holms universitet (SU), bedriver Bodin Danielsson mycket forskning inom området kontorsmiljö, hur det påverkar organisationen samt de anställda utifrån olika perspek- tiv. Forskningsområdena berör ämnena miljöpsykologi, arbetspsykologi, stress, medi- cin och organisationsteori. Bodin Danielsson arbetar även som forskare och föreläsare vid KTH. Följande delkapitel är enbart baserat på Bodin Danielssons svar från inter- vjun.

Genomförandeprocess och implementering

Bodin Danielsson anser att i processen innan implementeringen är det viktigt att peka på fördelar samt nackdelar med att arbeta aktivitetsbaserat då det ofta finns farhågor hos medarbetarna för att förlora sin arbetsplats och därmed sin trygghet. Det är att

CHALMERS, Arkitektur, Examensarbete 50

föredra att vetenskaplig fakta presenteras för de anställda. Det är även viktigt att led- ningen och medarbetarna är på samma nivå och att medarbetarna förstår varför im- plementeringen av ett nytt arbetssätt ska ske. Genom att få med alla medarbetare kan ett bra aktivitetsbaserat kontor uppnås där allas behov är tillgodosedda. Det är mycket viktigt att arkitekter tillsammans med ”Change managers” arbetar mycket med perso- nalen och ledningen genom workshops och djupintervjuer för att kunna bygga en för- ståelse för verksamhetens behov. Utöver det är det viktigt att genomföra objektiva mätningar av beläggningsgraden, se på skillnaden mellan olika typer av arbetsuppgif- ter med mera. Bodin Danielsson anser att ett aktivitetsbaserat kontor är sunt för indi- viden då det tillåter individen att ha egen kontoroll över arbetet och dess arbetsmiljö, samtidigt som de är flexibla och tillgängliga, under förutsättning att ett aktivitetsbase- rat arbetssätt passar den enskildes arbetsuppgifter. Forskning, bland annat Bodin Da- nielssons egna, visar på att detta arbetssätt är mycket bra utifrån ett medarbetarper- spektiv. Bodin Danielsson menar att det är många som börjar implementera arbetssät- tet igen då tekniken har hunnit ifatt jämfört med när det introducerades på 90-talet. Många ser även implementeringen av ett aktivitetsbaserat kontor som ett sätt att spara pengar då de kan minska ytan. Dock är det inte självklart att det är billigare då det kräver ett bra ledarskap och medvetet arbetssätt, det kan även bli dyrare kontorslös- ningar då det ska erbjudas bra alternativ av olika arbetsmiljöer. Fördelar med arbets- sättet är som tidigare nämnt dels ökad flexibilitet, men även ökad möjlighet för med- arbetarna att arbeta över avdelningsgränserna, möjligheten till variation och friheten att välja arbetsplats efter behovet. Detta menar Bodin Danielsson kan leda till ökad effektivitet samt en bättre arbetstillfredsställelse bland medarbetarna. Utmaningar med arbetssättet är dels att det krävs mycket arbete med tillhörighetskänslan då den egna arbetsplatsen plockas bort, dels ledarskapet då detta förändras genom att mer ansvar förflyttas till medarbetarna. Chef och medarbetare träffas ej i samma utsträckning som innan och de måste ge medarbetarna mandat att genomföra deras arbete, men samti- digt mäta hur bra organisationen samt den enskilde medarbetaren presterar. Ytterli- gare en svårighet med att arbeta aktivitetsbaserat är förvaringen av material, även om det strävas efter att arbeta så mycket digitalt som möjligt. Det krävs bra arkiveringssy- stem för att arbeta helt digitalt och få alla medarbetare att arbeta så. Det är viktigt att fundera igenom huruvida detta ska lösas då det är en viktig del utav arbetet.

Effekt av implementering

Bodin Danielsson anser att ett företag bör ha som övergripande mål inför en imple- mentering att förbättra verksamheten på olika områden, det kan vara ökad effektivitet, ökad närhet till kunden och ökad arbetstillfredsställelse och hälsa inom organisation- en. Det kan vara svårt att mäta förändringar i effektivitet utifrån de mål som tidigare nämnts, därför kan det tittas på sådant som handläggningstid, kundnöjdhet och om- sättning. Gällande medarbetarnas arbetstillfredsställelse så kan detta mätas via ano- nyma enkäter, hälsostatus hos medarbetare inom organisationen kan mätas genom sjukfrånvaro till exempel. Bodin Danielsson påpekar att det är viktigt att göra mät- ningarna en lång tid innan implementeringen av det nya arbetssättet för att sedan upp- repa det är en lång tid efter. Mätningar bör även genomföras utav oberoende parter för

CHALMERS Arkitektur, Examensarbete

51 att öka trovärdigheten hos medarbetarna. En mätning ska helst ej genomföras mitt under en implementering då det är mycket tankar och känslor i omlopp vilket kan ge missvisande resultat. Resultat i eventuella effektivitetsmätningar bör kommuniceras på strategisk och operativ nivå. Strategisk för att det berör framtiden och organisat- ionens visioner och den operativa för att strategin ej är meningsfull om det ej har en operativ förankring i det dagliga arbetet.

Nyckeltal

Bodin Danielsson anser att det ej bör vara något fokus på kronor per kvadratmeter och kvadratmeter per person utan istället bör fokus vara på totalkostnad för kvadratmeter per person. Idag fokuseras enbart kostnaden vid en viss yta, och helheten utav kon- toret vägs ej in. Det visar ej på hur mycket som sparas med ett ekologiskt klassat kon- tor till exempel, då energikostnaderna inte räknas in i kostnaden för ytan. Det bör även fokuseras på huruvida flexibel en byggnad är arkitektoniskt, alltså hur stor ex- pansionsmöjlighet en viss arkitektonisk lösning av kontoret ger. Det är viktigt att titta på den långsiktiga effektiviteten, alltså hur vi får medarbetarna att producera bättre, må bättre, samt stanna inom organisationen. Detta åstadkoms inte genom att spara och dra in på kvadratmetrar menar Bodin Danielsson. 39