Digital interaktion

4.2.1 Reducering av informell interaktion.

Samtliga respondenter beskrev hur övergången till distansarbetet föranlett en reducering av den informella, spontana interaktionen som vanligtvis sker på kontoret. Respondent 6 utryckte detta enligt följande:

Jag skulle säga att det informella har försvunnit /.../ det kommer inte lika naturligt, man ringer inte runt till alla, och alla ringer inte till alla /.../ det informella har helt klart blivit lidande. (Respondent 6)

Respondent 6 och 7 beskriver båda hur en stor del av detta beror på att det i distansläget är svårt att veta om medarbetarna eller gruppcheferna sitter upptagna och därmed inte bör störas. Problematiken som målas upp grundar sig i att man inte under några omständigheter vill ringa och störa. Respondenterna menar att denna kombination resulterar i att väldigt få tar kontakt med medarbetare och andra gruppchefer i ärenden som inte berör arbetsrelaterade frågor. Den informella interaktionen, som flertalet av respondenterna beskriver förekom på kontoret, i fikarummet eller i det öppna kontorslandskapet, upplevs inte ske lika naturligt i dagsläget när medarbetarna arbetar på distans. Respondent 7 beskriver detta som en spärr som försvårar den spontana kommunikationen:

37

/.../ det är lättare att snicksnacka på kontoret än att ringa och göra det, även om den är lika viktigt, men det blir att man har en spärr för att man egentligen inte vill något speciellt. Man vet inte om man stör. Man borde ringa, det behövs, men man ser inte när det inte passar vilket man gör på kontoret, men det är lika viktigt nu som när man satt på plats. (Respondent 7)

Respondent 1 beskriver på ett likande sätt att det känns som att man bör ha ett faktiskt ärende när man kontaktar en medarbetare. Att bara ringa spontant för att småprata med en medarbetare faller sig inte naturligt. Tidigare, menar respondenten, att det bara var att passera medarbetarens skrivbord och ha en snabb konversation om situationen tillät det. Respondent 4 beskriver hur distansläget har medfört att informella möten blivit allt färre. Det informella mötet som ofta var spontant till sin karaktär kunde innebära en kort diskussion vid kaffeautomaten eller att man sprang på någon i kontorslandskapet. Respondent 4 fortsätter förklara hur medarbetare i det rådande distansläget nästan uteslutande träffas över formella möten med en bestämd tid allokerad i kalendern. Distansarbetet har alltså, enligt respondenterna, bidragit till att den informella kommunikationen minskat avsevärt. Respondent 4 framhåller vikten av de informella kontaktytorna på kontoret som i samband med distansarbetet blivit eliminerade.

Tillika, redogör respondent 5, för hur varje morgon på kontoret inleddes med att hen passera mellan sina medarbetares skrivbord för att byta några ord och stämma av måendet i gruppen. Detta är ytterligare en plattform för interaktion som respondenten menar gått förlorad som ett resultat av distansläget. Ett flertal av respondenterna återger i linje med respondent 4 och 5 hur de förlorat den korta, informella och spontana kontakten med sina medarbetare. Respondent 8 beskriver vidare hur det är enkelt att interaktionen på de virtuella mötena också blir väldigt arbetsfokuserade i kontrast till det fysiska mötet:

/.../ frågor som hur du har det? och hur det är hemma? kommer inte naturligt via Skype och allt blir mer formellt via Skype än vid ett fysiskt möte. Man får en annan puls och närvaro i ett vanligt möte, man pratar inte bara om prestation

och hur det går på jobbet, utan mer personligt på kontoret. (Respondent 8)

38

/.../ det är ju då man oftast förstår hur människor mår när det inte är så formellt. Tycker det är ett bra sätt att umgås också, det blir inte så formellt, i rollerna som chef och medarbetare, utan då är vi alla lika som sitter och pratar, det saknar jag. (Respondent 3)

Synen på den informella kommunikationen som är ett bra hjälpmedel för att kunna urskilja hur medarbetarna och gruppen mår delas av samtliga respondenter. Avsaknaden av denna form av interaktion är även påtaglig bland medarbetarna. Respondent 5 beskriver hur avsaknaden av den sociala interaktionen är påfrestande för medarbetarna:

Ja, man märker att man saknar varandra. Jag har till exempel en medarbetare, som tycker det varit tufft att sitta i öppet landskap. Den personen, kan vi väl säga, att jag trodde skulle tycka det var jätteskönt att få sitta hemma. Nu är det den personen som säger att man saknar sina kollegor mest. Så det är verkligen tydligt att man saknar det sociala. (Respondent 5)

4.2.2 Digital kommunikation

Samtliga respondent beskriver hur de anpassar valet av elektronisk kommunikationskanal beroende på vad målet med den faktiska interaktionen är. Vid enklare budskap, som inte öppnar upp för missförstånd, på grund av exempelvis tvetydighet, och som inte är ämnade att föranleda diskussion, användes text-baserade kommunikationskanaler av de responderade gruppcheferna. I interaktionen mellan den enskilde medarbetaren och gruppchefen som berör icke-arbetsrelaterad kommunikation såsom personalvård, kontroller på medarbetarens mående eller diskussioner om hur gruppchefen kunde underlätta deras arbete på distans, beskrev respondenterna hur de föredrog att använda videosamtal, i vissa fall telefon. Fördelen med videosamtalet beskrevs av respondent 4 enligt följande:

/.../ man kan se varandra, det är så nära ett fysiskt möte man kan komma, man kan se hur folk, ja, hur dem mår, hur dem känns och sådär. Det är lite svårare på telefon eller omöjligt över mejl skulle jag vilja säga. (Respondent 4)

Tillika beskriver respondent 8 kommunikationen i distansläget enligt följande:

Ansiktsuttryck och hur man rör sig kroppsligt säger en hel del, jag hade ett lönesamtal med en anställd här där tekniken inte fungerade och hackade väldigt

39

mycket där vi var tvungna att stänga av kameran och då upplevde jag en stor nackdel när tekniken inte fungerar men annars tycker jag att så länge kameran och så fungerar så man kan se varandra så kommer man ganska långt i kommunikationen. (Respondent 8)

Videosamtalet beskrevs av majoriteten av respondenterna som den kommunikationskanal som föredras och användes mest frekvent när gruppen kommunicerar. Möjligheten för gruppchefen och medarbetarna att se varandra anses, enligt respondenterna, skapa en djupare interaktion och gör det enklare att läsa av kroppsspråk, ton och ansiktsuttryck som då lättare kan uppfattas. Samtliga respondenterna beskriver vikten av att kunna se sina medarbetare visuellt via kameran i videointeraktionen. Flertalet har även valt att ställa krav på att medarbetarna aktiverar sin kamera i vissa bestämda möten för att främja interaktionen inom gruppen.

Ett antal av respondenterna belyste dock att det fanns problematik när gruppen interagerade virtuell. Respondenterna 3, 6 och 8 beskriver hur videosamtalet, som utgör den primära metoden för interaktion i gruppen under distansläget, medför ett antal problem. Det största var det faktum att endast en person kan kommunicera åt gången. Detta krävs för att kommunikationen ska fungera på ett effektivt sätt och för att man ska kunna säkerställa att informationen når samtliga medarbetare och inte går förlorad i bruset från de övriga i konversationen. Om flera medarbetare försöker tala samtidigt blev det problematiskt att höra och uppfatta vad som förmedlas. Respondent 6 beskrev kontrasten i den digitala kommunikationen och det fysiska fikat på kontoret genom att problematisera förekomsten av flertalet parallella konversationer mellan olika medarbetare. Detta är oproblematiskt när gruppen är samlad fysiskt, däremot är detta näst intill omöjligt via de digitala kommunikationskanalerna. Respondent 3 beskriver hur de elektroniska kommunikationskanalerna påverkat gruppens interaktion enligt följande:

Näh men jag tror precis det är som ni sa att det är väldigt formellt för att allt ska funka så är det en i taget som pratar annars blir det ju kaos och då blir det kanske att man inte tar plats riktigt, vissa gör ju inte det och då blir det tyst. På Jobbet, när man, när man sitter vid fikabordet då kanske jag börjar prata med er och det kanske är andra samtal som pågår samtidigt med varandra men så är det nu inte

40

när man sitter I ett stort Skype möte och ska ha trevligt, då är det ju liksom en i taget. (Respondent 3)

Risken för att medarbetare med de mer introverta och tystlåtna personlighetsdragen faller i skymundan i det digitala mötet beskrivs av respondent 1 och 8. Detta grundar sig i det faktum att enbart en person kan tala åt gången och dessa individer tenderar då att hålla sig i bakgrunden. För att motverka detta, menar båda respondenterna, att de har behövt inta rollen som en sorts moderator för att säkerställa att alla blir tilldelas ordet och inte blir uteslutna ur diskussionen, utan chansen att göra sin röst hörd. Respondent 5 beskriver:

Ja men man har fått tänka om, man har ju några kanske i gruppen som alltid vill prata lite mer och några som vill prata lite mindre och då får man vara mer uppmärksam när man har digitala möten, så att alla verkligen har fått komma till talls någon gång under mötet och fråga runt liksom, ge ut ordet. (Respondent 5)