I detta kapitel presenterar vi vår diskussion kring det insamlade empiriska materialet med utgångspunkt i vår modell. Vi grundar vår diskussion kring de fyra förhållanden som råder mellan de fem centrala begrepp som återfinns i vår modell för interorganisatorisk informationsförsörjning.
6.1 Tolkningsförfarande
Vi har valt att fokusera vår diskussion kring de frågor där det råder konsensus inom respektive respondentgrupp. Med konsensus menar vi att samtliga respondenter har angivit ett svar med värde som ger ett medelvärde på fyra eller mer. Anledningen till siffran fyra eller mer är för att då anser vi att vår konceptuella modells validitet är hög. Vidare har vi valt att inte diskutera differensen mellan förväntningar (MF) och utfall (MU), då storleken på differensen inte är tillräckligt stor och att urvalsstorleken inte kan ge en generell bild.
De tabeller som redovisas i detta kapitel presenterar de frågor som har ett svarsalternativ där någon respondentgrupp, antingen ERP eller IOS, har ett medelvärde på fyra eller högre och jämfört dessa sinsemellan. I tabellerna redovisas även diffrensen mellan medelvärdet för ERP respondentgruppen och IOS respondentgruppen för att belysa olikheterna mellan de olika IS-strategierna.
6.2 Strukturella förhållanden
Samverkansstruktur speglar de ömsesidiga beroende och relationer som existerar mellan olika organisationer. Vid samverkan nyttjar organisationerna varandras resurser för att uppnå målet med samarbetet, nyttjandet av resurser kan ske på olika sätt och det är upp till de inblandade organisationerna att gemensamt framförhandla och avtala om hur detta skall ske. Det kan i samarbete krävas att de delade resurserna samordnas på ett strukturerat sätt för att samarbetet skall vara effektivt och flexibelt.
ERP skapar genom standardisering en central kontroll av information och processer vilket möjliggör en strömlinjeformning av de i samarbetet inblandade organisationernas ledningsfunktion. IOS skapar möjlighet till att förflytta den centrala makten till lägre nivåer i hierarkin genom tillhandahållning av aktuell information som både är lokal och global, på så vis kan beslutsfattandet effektiviseras och bli mer flexibelt.
I vilken grad avsåg Ni att stödja nedanstående samverkansstrukturer med ERP/IOS-baserade strategi? Hur blev det?
IOS ERP Diff
F U F U F U
Respondentgruppen om ERP, påvisar att affärssystem bygger mer på en centraliserad samverkansstruktur vilket genom standardisering leder till ökad kontroll och överblick. Med standardiseringen följer ett gemensamt handlingsförfarande och språk som oberoende av tidigare organisationskultur och affärslogik genom harmonisering anpassas till samarbetet. IOS respondentgruppen påvisar att införande av IOS inte påtvingas i samma grad av centralisering utan att det lämnas större utrymme för differentiering bland de inblandade organisationerna i samarbetet. Samverkan som stöds av IOS tillåter de inblandade organisationerna att behålla den existerande affärslogiken och organisationskulturen, det kan dock komma att behövas en harmonisering av affärsstrategierna hos respektive organisation för att uppnå målet med samarbetet.
Vilka av nedanstående samordningsstrukturer strävade Ni efter att skapa med stöd av ERP/IOS - baserad strategi och i vilken grad? Hur blev det?
IOS ERP Diff
F U F U F U
Avtalad 4,5 4,5 4,3 4,3 0,2 0,2
Vid samgående och gemensamt nyttjande av resurser påvisar båda respondentgrupperna att fokus ligger på att genom förhandling avtala om hur samordningen av resurser skall ske. Avtalad samordningsstruktur kan komma att begränsa handlingsfrihet och är ofta situationsberoende. Att samordningen är situationsberoende kan leda till en omförhandling då samarbetets former kan förändras med tiden.
Vi bedömer att IOS i högre grad bör grundas på en avtalad samordning vilket styrker det tidigare påvisandet att IOS i mindre grad än ERP grundas i en central samverkansstruktur. Då ERP grundas i en central samverkansstruktur och detta medför ett gemensamt handlingsförfarande minskas behovet av att avtala om samordningsstruktur i samarbetet.
6.3 Sociokulturella förhållanden
Då flera organisationer skall samverka och samordna sina verksamheter bör de ha klargjort vilken strävan samarbetet skall ha. De inblandade organisationernas kulturer är ofta komplexa och specifika, detta leder till att de ofta skiljer sig åt vilket kan leda till problem för samarbetet. Det ställs krav på hur samarbetet organiseras och för att lyckas krävs det god kommunikation mellan de iblandade parterna.
ERP bygger på en generell uppfattning om hur en affärsverksamhet fungerar och det kan leda till motsättningar då en organisations kultur ofta är specifik och komplex. Att införa ERP leder då till en ny form av affärsverksamhet som följer logiken i systemet. ERP skapar möjligheter för att uppnå god kommunikation. Även IOS skapar en grund för god kommunikation i ett samarbete. Syftet med införande av IOS har skiftat från att vara ett
konkurrensverktyg till att stödja samarbete. Detta sker genom skapande av överblick av värdekedjor som kan sträcka sig över de organisatoriska gränserna.
I vilken grad har nedanstående differenser ansetts påverka införandet av ERP/IOS – baserad strategi?
IOS ERP Diff
Omgivningsbaserade differenser 3,5 4,3 0,8
ERP medför en affärslogik för verksamhetsbedrivande och detta kan innebära att fler omgivningsbaserade faktorer påverkar då det vid globala samarbeten finns legala- och funktionella skillnader vid bedrivande av affärsverksamhet.
I vilken grad av nedanstående målstrukturer strävar Ni efter i Era samarbeten? Hur blev det?
IOS ERP Diff F U F U F U Enhetlig målstruktur 3,0 2,3 4,0 4,0 1,0 1,7 Balanserad målstruktur 3,5 3,5 4,0 4,0 0,5 0,5
Respondentgruppen för ERP, påvisar en strävan efter enhetlig målstruktur och det kan härledas från den standardisering som ligger bakom logiken för ERP. För att uppnå enhetlig målstruktur krävs förhandling och det medför att organisationer genom införande av ERP i samarbetsförhållanden även strävar efter en balanserad målstruktur. Respondentgruppen för IOS, påvisar en strävan efter balanserad målstruktur vilket kan grundas i viljan att skapa välfungerande relationer till affärspartners.
I vilken grad förväntades ERP/IOS – baserad strategi påverka Era respektive kulturer inom samarbetet? Hur blev det?
IOS ERP Diff F U F U F U Kulturella olikheter består 4,3 3,8 3,3 3,3 1,0 0,5 Kulturella olikheter harmoniseras 3,0 3,0 4,5 4,8 1,5 1,8
Respondentgruppen för IOS, påvisar att kulturella olikheter i hög grad består vid införande av IOS vilket kan härledas från syftet med IOS att överblicka hela värdekedjor. Om värdekedjan sträcker sig över flera organisationer och IOS binder samman värdekedjan genom informationsutbyte påverkas inte respektive organisationskultur då dessa ofta innebär rena informationstransaktioner. Respondentgruppen för ERP, påvisar att standardiseringen påverkar de inblandade organisationernas affärsverksamheterna
genom den tvingande logik som systemet medför, vilket innebär att kulturella olikheter i samarbetet till följd av standarden antingen försvinner eller harmoniseras.
Vi bedömer att IOS är ett välfungerande och flexibelt kommunikationsverktyg för samarbete över organisationsgränserna då det i mindre grad påverkas av omgivningsbaserade faktorer och kulturella olikheter. Styrkan hos IOS att skapa överblick över hela värdekedjan utan påverkan av affärsverksamheten skapar förutsättningar för överbryggande av differentierande värdekedjor i olika verksamheter inom olika marknadssegment. Att IOS strävar efter en balanserad målstruktur ökar möjligheterna till att koppla samman olika verksamheter från olika marknadssegment genom hänsynstagande till de olika verksamheternas mål. ERP påverkas i högre grad av omgivningsbaserade faktorer och kulturella olikheter vilket kan komma att kräva ett starkt ledarskap för att få ett välfungerande samarbete. Ett välfungerande samarbetet krävs för att uppnå målen och för att presentera sig på ett fördelaktigt sätt på marknaden. Det starka ledarskapet krävs även för att uppnå en enhetlig målstruktur och för att kunna harmonisera och balansera de olika mål som de inblandade organisationerna har.
6.4 Funktionella förhållanden
Vid upprättande av samarbete mellan organisationer krävs det en välfungerande kommunikation som kan stödjas av IS/IT för att underlätta och effektivisera informationsflöden. IS/IT-stödet bör avspegla samarbetet och ingå som en naturlig del i samarbetsstrategin. IS/IT-stödet blir då ett verktyg för att hantera affärsrelationer, dvs. samordna informationsflödet mellan organisationerna.
I samarbeten är ibland informationsutbytet en affärskritisk aktivitet som har en avgörande roll för de inblandade organisationernas affärsverksamheter, detta ställer höga krav på informationskvalité, tillgänglighet av information och effektivitet, vilket kan uppnås med hjälp av ett IS/IT-stöd. IS/IT-stödet blir ett verktyg för effektivare hantering av kund- och leverantörsrelationer vilket även ger möjligheter till ekonomisk styrning samt en förbättrad marknadsöverblick. ERP säkrar genom standardisering informationskvalité, tillgänglighet och effektivitet, vilken avser att underlätta informationsutbytet genom att reglera transaktionsmeddelanden. IOS säkrar detta genom standardiserade transaktionsmeddelanden.
I vilken grad av nedanstående aktiviteter avspeglar Ert samarbetes affärsprocesser?
IOS ERP Diff
Sekventiella aktiviteter 4,3 4,0 0,3
Stor geografisk spridning 4,3 4,0 0,3
Båda respondentgrupperna påvisar en hög grad av sekventiella aktiviteter som sker med stor geografisk spridning. Vid införande av IOS avspeglas de sekventiella aktiviteterna av
de affärstransaktioner som sker mellan de i samarbetet iblandade organisationerna samt vid informationsutbytet mellan olika aktiviteter i värdekedjan där output i föregående aktivitet blir input för nästkommande. De sekventiella aktiviteterna för ERP kommer till följd av standarden som medför en handlingslogik som skall säkerställa enhetlighet och effektivitet.
Vilka av nedanstående affärsstrategier anser Ni relevant för ERP/IOS – baserad strategioch i vilken grad?
IOS ERP Diff
Segmentering 3,5 4,3 0,8
Respondentgruppen för ERP, påvisar en högre grad av segmentering i affärsstrategin än vad respondenterna för IOS. Detta kan ses som att IOS tenderar att överbrygga olika värdekedjor medan en affärsstrategi grundad i ERP fokuserar på ett specifikt marknadssegment.
Vilka av nedanstående motiv ligger bakom införskaffandet av ERP/IOS?
IOS ERP Diff Kundrelationer 4,8 4,5 0,3 Samordning 2,8 4,8 2,0 Ekonomisk styrning 4,0 4,0 0,0
Båda respondentgrupperna konstaterar att fokus ligger på att förbättra kundrelationerna med hjälp av ett IS/IT-stöd samt att skapa möjligheter till bättre ekonomisk styrning. Möjligheterna till förbättrad ekonomisk styrning kommer till följd av den ökade överblickbarheten som är ett resultat av ökad informationskvalité och tillgänglighet. ERP stödjer i större utsträckning samordning än IOS och det kan bero på den affärslogik som ERP medför. Genom standardiseringen som innebär likartad funktionalitet och gemensamt språk och tolkning av detta ökar möjligheterna till förbättrad samordning.
I vilken grad har nedanstående förväntningar drivit Era val av ERP/IOS?
IOS ERP Diff Informationskvalité 4,8 5,0 0,2 Responstid 3,8 4,3 0,5 Effektivitet 3,3 4,5 1,2 Tillgänglighet 3,8 4,5 0,7 Utveckling 3,0 4,5 1,5 Enkelhet genom standardisering 3,8 5,0 1,2
Respondentgruppen för ERP påvisar en högre grad av effektivitet samt i hög grad att enkelhet nås genom standardisering. Respondentgruppen för IOS påvisar mer tolerans för differentiering genom mindre grad av standardisering samt större tolerans vad gäller responstid. Informationskvaliteten är viktig för båda men kan ses ur två perspektiv, ERP bygger på att integrera alla informationskanaler och IOS bygger på överbrygga informationskällor och sprida information genom kommunikation.
I vilken grad av nedanstående behov förväntade Ni att ERP/IOS – baserad strategi skulle uppfylla? Hur blev det?
IOS ERP Diff
F U F U F U
Kommunikationsbehov 4,8 4,5 5,0 5,0 0,2 0,5
Informationsbehov 3,5 3,8 4,8 4,3 1,3 0,5
Integrationsbehov 3,8 3,8 5,0 4,5 1,2 0,7
Båda respondentgrupperna konstaterar att det i hög grad ställs krav på kommunikation och att detta tillgodoses av både ERP och IOS. ERP respondentgruppen påvisar att integrationsbehovet är högt och att det beror på önskan att genom integration tillgodose behovet av kommunikation genom standardisering. IOS respondentgruppen påvisar i mindre grad av informationsbehov vilket kan härledas från att det finns två synsätt på informationsflöde. Det första är att informationsleverantörer har krav från kund att leverera information och det andra är att kunden vill få information levererad. Den låga graden av informationsbehov kan bero på att merparten av respondentgruppen för IOS är informationsleverantörer och därför har ett större behov av kommunikation.
I vilken grad har nedanstående processtyper förändrats med stöd av ERP/IOS – baserad strategi?
IOS ERP Diff Värdeskapande 4,3 3,8 0,5 Administrativa 4,3 3,3 1,0 Strategiska 4,3 3,8 0,5
IOS respondentgruppen påvisar generellt sätt en högre grad av processförbättrande resultat än ERP respondentgruppen. Att ERP i lägre grad visar processförbättrande resultat kan bero på att informationen är obligatorisk för att kunna bedriva processerna utifrån den nya affärslogik som ERP medför och därför blir värdet lägre på de värdeskapande processerna. Vad gäller de administrativa processerna kan det lägre värdet komma av att den manuella hanteringen blir mer omfattande till följd av att standarden inte kan hantera och tillåta avvikelser i informationen. De strategiska processernas lägre värde kan bero på att beslutsfattandet baseras på mer information och därför tar längre tid. Att IOS visar ett högre värde av förbättrande av de administrativa processerna kan bero på den automatisering av transaktioner som sker till följd av införande av IOS.
Vi bedömer att IOS är ett bättre verktyg för att överbrygga differentierade värdekedjor och skapa överblickbarhet över olika markandssegment, vilket också gör att IOS påvisar en högre grad av anpassningsbarhet för processer inom olika värdekedjor. ERP uppvisar i högre grad en förbättring av samordning vilket kan härledas från den höga graden av tillgodoseende av integrations- och kommunikationsbehov. Vi bedömer att styrkan med ERP som genom samordning av information säkrar informationskvalité, tillgänglighet, effektivitet och utveckling är ett resultat av de behov som skall tillgodoses genom standardisering av information. Både ERP och IOS tillgodoser i hög grad de krav som ställs på kommunikation. Vi anser att de krav som ställs på ERP vad gäller integration och kommunikation uppfylls och detta till följd av den affärslogik och standardisering av information som ERP medför.
6.5 Infologiska förhållanden
En viktig aspekt för organisationer i ett interorganisatoriskt samarbete är att ta hänsyn till intressenter för att tillgodose och tillvarata motivationen och den drivkraft som de besitter. Ett samarbete är i ständig förändring vilket kan påverkas av intressenter på olika sätt. Intressenter kan genom sitt inflytande och/eller maktpåverkan påverka ett samarbete så att det avstannar i utveckling eller avvecklas helt men intressenterna kan även genom sitt inflytande påverka kontroll och beslutsfattande. Om samarbetet upprättar en välfungerande kommunikation gentemot intressenter ökar chanserna för att lyckas.
IS/IT är en strategisk resurs och bör därför ingå som en naturlig del av affärsstrategin. Ett interorganisatoriskt samarbetes kognitiva förmåga kan öka till följd av införande av IS/IT-stöd som innebär att de inblandade organisationerna tar till sig informationen på
lärande sätt. ERP som strategisk resurs skapar förändringar på både kort och lång sikt men fokus innan införande bör ligga på de långsiktiga konsekvenser som det innebär för en organisation och dess interorganisatoriska förhållanden. IOS som strategisk resurs innebär en ökad överblickbarhet genom sunda relationer till affärspartners vilket ger möjlighet att överblicka hela värdekedjor.
I vilken grad av nedanstående kommunikativa faktorer förväntade Ni att ERP/IOS – baserad strategi skulle uppfylla? Hur blev det?
IOS ERP Diff F U F U F U Begriplighet 4,3 4,0 4,8 4,5 0,5 0,5 Korrekthet 5,0 4,8 5,0 4,5 0,0 0,3 Fullständighet 4,0 3,8 4,3 4,0 0,3 0,2 Effektivitet 4,5 4,3 4,8 4,3 0,3 0,0 Enkelhet 3,8 3,5 4,0 3,5 0,2 0,0
Båda respondentgrupperna påvisar att både ERP och IOS i hög grad tillgodoser de kommunikativa krav som ställs av ett interorganisatoriskt samarbete. ERP säkrar begriplighet och korrekthet samt fullständighet genom standarden som skapar ett enhetligt handlingsförfarande, vilket gör att hantering av information blir enkel. Fullständighet och korrekthet för IOS säkerställs genom den avtalade transaktionsformen som upprättas mellan de inblandade parterna.
Vi bedömer att effektiviteten för IOS ligger i automatisering och rationalisering av de administrativa processer som rör hanteringen av information inom samarbete. En annan aspekt för IOS är dock att genom den anpassning av information som krävs för meddelandeutbyte finns risker för minskad effektivitet. Den minskade effektiviteten kommer av att information på sin väg måste anpassas till transaktionsstandarden för att sedan ytterligare en gång anpassas till den mottagande systemet. Effektiviteten för ERP ligger i det enhetliga handlingsförfarande som standardiseringen medför vilket innebär att all information tillhandahålls på ett överenskommet och likvärdigt sätt. Effektiviteten för den manuella hanteringen av information minskar dock till följd av att det enhetliga handlingsförfarandet måste ta hänsyn till fler olikheter kring hantering av information.
6.6 Andra aspekter
Vid införande av IS/IT-stöd i ett interorganisatoriskt samarbete bör de inblandade organisationerna ta hänsyn till de kostnader som uppkommer vid införskaffandet, under samarbetets gång och vid dess avslutande. Vidare bör organisationerna ta hänsyn till och skapa en medvetenhet kring de eventuella uppoffringar som kommer till följd av införandet av ett IS/IT-stöd.
I vilken grad var nedanstående faktorer avgörande i Ert val av IS?
IOS ERP Diff
Vidareutveckling 4,3 3,3 1,0
Driftskostnad 4,3 3,3 1,0
Respondentgruppen för IOS påvisar i högre grad att kostnader för vidareutveckling och drift har stor betydelse för samarbetet, detta kan bero på att de inblandade parterna har ett delat kostnadsansvar och att samarbetet då måste ta hänsyn till samtliga parters ekonomiska situation.
I vilken grad kommer nedanstående faktorer att vara avgörande i Ert nästa val av IS?
IOS ERP Diff Underhållskostnad 4,0 4,0 0,0 Vidareutveckling 4,0 3,5 0,5 Driftskostnad 4,5 3,5 1,0
I det framtida valet av informationssystem visar båda respondentgrupperna att underhålls-, vidareutvecklings- och driftskostnader blir viktiga. ERP respondentgruppen påvisar i högre grad att hänsyn kommer att tas till kostnader än vad som tidigare gjorts, detta kan bero på svårigheten att överblicka den totala kostnaden.
I vilken grad förväntade Ni att nedanstående faktorer skulle påverkas av införandet av ERP/IOS – baserad strategi?
IOS ERP Diff F U F U F U Strukturella 2,8 2,3 4,5 3,8 1,7 1,5 Funktionella 3,0 2,3 4,3 3,5 1,3 1,2
Respondentgruppen för ERP påvisar i hög grad uppoffringar vad gäller strukturella och funktionella faktorer medan IOS respondenten påvisar detta i lägre grad. Att uppoffringarna är stora för ERP kan bero på att införandet av ERP medför en ny affärslogik som genom standardisering påverkar organisationens tidigare affärsverksamhet.
I vilken grad ligger nedanstående faktorer till grund för Ert beslut om införandet av ERP/IOS-baserad strategi?
IOS ERP Diff
Partners medbestämmande 4,3 3,3 1,0
Respondentgruppen för IOS påvisar i högre grad än ERP respondentgruppen att de inblandade samarbetsparterna gemensamt beslutar om införande av IS/IT-stöd för samarbetet. Detta kan bero på det delade kostnadsansvaret likväl som det kan bero på ömsesidiga beroendeförhållanden som innebär att organisationerna har starka relationer sinsemellan.
Vi bedömer att de inblandade organisationerna i ett interorganisatoriskt samarbete som stöds av IOS bör skapa en hög grad av medvetenhet kring de effekter som kostnaderna skapar då de har stor påverkan för samarbetets funktionalitet och resultat. Detta för att en effekt av ingående i ett interorganisatoriskt samarbete med IOS medför ett delat kostnadsansvar som kan innebära omfattande investeringar både i infrastruktur men även i relationerna till de övrigt inblandade organisationerna. Genom denna investering låser sig organisationen i samarbetet och det kan bli väldigt kostsamt att dra sig ur samarbetet. Vid införande av ERP bör de inblandade organisationerna skapa en hög grad av medvetenhet kring den nya affärslogik som ERP medför och de uppoffringar som det kan innebära. Investeringen i ERP innebär inte bara en förändring för organisationens sätt att bedriva affärsverksamhet utan att organisationen även med ERP låser sig, inte bara i samarbetet utan även till den leverantör som tillhandahåller ERP systemet vilket kan resultera i en kostsam urbackning.