Modell för interorganisatoriskt samarbete

Organisationers värdekedjor behöver integreras med både intra- och interorganisatoriska system då det delar kritisk information mellan olika affärspartners. Genom att nyttja fördelarna med respektive strategi så kan verksamheterna på ett effektivt och flexibelt sätt kommunicera och genomföra affärstransaktioner. Nedanstående figur beskriver vår förväntade koppling som organisationer vid interorganisatoriskt samarbete kan uppnå, där ERP systemen hos respektive organisation kommunicerar med varandra, dvs. att hanteringen av transaktioner mellan organisationerna automatiseras.

För att en sammankopplad unifiering av olika organisationer skall vara möjlig krävs det att strukturen klargörs, vilka processer som ingår, vilka intressenter som kan påverka och vilka målbilder som ligger till grund för möjligheterna. Vi har delat upp dessa i fyra olika relationer (se figur 11) i:

• R1 – Strukturella förhållanden och IS • R2 – Sociokulturella förhållanden och IS • R3 – Funktionella förhållanden och IS • R4 – Infologiska förhållanden och IS

Vi har utöver dessa fyra förhållanden även tagit hänsyn till andra aspekter som rör interorganisatorisk samarbete för att skapa en holistisk bild. Frågor rörande dessa aspekter har inte en specifik anknytning till de fyra relationerna men kan härledas till de i modellen (se figur 11) definierade begreppen IS och omgivning. Benämningen för dessa är:

• Andra aspekter

4.1.3.1 Strukturella förhållanden

Affärsrelationer organisationer emellan är komplexa och kommunikation är en kritisk faktor. För att affärsrelationen skall utmynna i positiva effekter för förhållandet krävs det en struktur som ger en klar bild och vägledning för organisationerna. Strukturen fungerar som ett styr- och kontroll medel i förhållandet. Strukturella förhållanden avspeglar därför en tydlig ansvars- och arbetsfördelning.

4.1.3.1.1 Samverkansstruktur

Samverkansstruktur avser ömsesidiga beroende och relationer som existerar mellan olika organisationer, där de olika parterna genom gemensamma investeringar och samarbete strävar mot individuella och gemensamma mål. Centraliserad samverkansstruktur avser en central kontroll av resurser. Decentraliserad avser distribuerat beslutsfattande. Federativ samverkansstruktur avser en blandning av båda.¹⁰¹ Samverkansstrukturen kan stödjas av ett IS/IT-stöd i form av ERP och IOS för att mildra strukturella effekter vid utveckling av samverkan.¹⁰²

Giacomazzi et al.¹⁰³ menar att samverkan mellan organisationer påverkas av den hierarkiska ordning som genomsyrar respektive organisation. Om en organisation kan och utövar maktpåtryckningar på en annan så påverkar denna organisations hierarki även den andre organisationen med avseende på förfarande vid beslutsfattande.

101

William R. King & Sethi Vikram (2001)

102

Todd Dewett & Gareth R. Jones (2001)

103

Williams¹⁰⁴ menar att organisationers samverkansstrukturer har direkt påverkan på resultatet av samarbetet. Om samverkansstrukturen leder till fördelar för samtliga inblandade parter ökar chanserna för att samarbetet skall lyckas. Om fördelningen av möjligheter till fördelar är ojämn så kan detta skapa motsättningar i samarbetet vilket kan leda till att organisationerna istället för att samarbeta konkurrerar med varandra. Samverkansstrukturen påverkar därför möjligheterna för att ett samarbete skall bli lyckosamt eller inte.

4.1.3.1.2 Samordningsstruktur

Samordning är viktigt för samarbetet och för att problem skall kunna undanröjas samt för att organisationerna inom samarbetet skall sträva mot det gemensamma målet.¹⁰⁵ Det finns en distinktion mellan chefskap och ledarskap som kan fungera som styrmedel för samordning. Informell samordning kräver en ledning med starkt inflytande och förtroende som grundas i stöd och legitimitet.¹⁰⁶ Med hjälp av ett IS/IT-stöd, tex. ERP eller IOS, kan samordningen effektiviseras och förbättras genom en ökad grad av kommunikation.

Kollaborativ samordningsstruktur syftar till att deltagande organisationer genom samgående delar information och gemensamt utför funktionella aktiviteter. Kooperativ och avtalad samordningsstruktur framträder då organisationers affärsstrategier skiljer sig åt och organisationerna gemensamt framförhandlar en strategi som grundas på samordnade beslut.¹⁰⁷

Med ovan nämnda aspekter i strukturella förhållanden ger oss följande frågor (för detaljer se bilaga 1):

Fråga 1: I vilken grad avsåg Ni att stödja nedanstående samverkansstrukturer med ERP/IOS - baserade strategi? Hur blev det?

Fråga 2: Vilka av nedanstående samordningsstrukturer strävade Ni efter att skapa med stöd av ERP/IOS - baserad strategi och i vilken grad? Hur blev det?

4.1.3.2 Sociokulturella förhållanden

I ett samarbete där de inblandade parterna har likartade föreställningar och därmed även har förståelse för varandra och det arbetssätt som används fungerar oftast kommunikationen på ett bra sätt. Delaktighet och engagemang i samarbetet leder till en stark tro och framåtanda. För att de sociokulturella förhållandena skall ge positiva effekter för samarbetet måste de inblandade organisationerna identifiera sig med dess roll i samarbetet.

104

Trevor Williams (2002)

105

Mary J. Hatten & Kenneth J. Hatten(1997)

106

Mats Alvesson (2001)

107

4.1.3.2.1 Målstruktur

Då flera organisationer skall samverka och samordna sina verksamheter bör de ha klargjort vilken strävan samarbetet skall ha. Framtagandet av målstrukturen kan ske på olika sätt beroende på samarbetets omgivning.¹⁰⁸ Om samarbetet har en enhetlig målstruktur innebär det att de inblandade organisationerna gemensamt har tagit fram värderingar, normer och standarder för beteende för att klargöra samarbetets identitet, dvs. syftet med samarbetet och vad de vill uppnå.¹⁰⁹ Om samarbetet har en pluralistisk målstruktur innebär det att de inblandade organisationerna har enskilda och individuella mål som skall uppnås genom samarbetet. Vid balanserad målstruktur har samarbetet skapat en harmonisering av individuella och gemensamt framtagna mål.¹¹⁰

4.1.3.2.2 Kulturella olikheter

Enligt Alvesson¹¹¹ är organisationskulturen komplex och ofta specifik för en enskild organisation. Vid samarbete mellan organisationer ställs det krav på hur samarbetet organiseras. För att samarbetet skall bli lyckat krävs det god kommunikation mellan de iblandade parterna. De inblandade parternas organisationskulturer skiljer sig ofta åt, exempel kan vara olikheter i språkbruk, traditioner, policys, belöningssystem och omgivningsbaserade faktorer. Problematiken som uppstår då olika organisationskulturer krockar kan lösas på olika sätt. Ett sätt är att låta de kulturella olikheterna bestå, dvs. att varje organisation behåller sin organisationskultur inom samarbetet. Ett annat sätt att lösa problematiken med olikheter i organisationskulturerna är att bygga upp en ny för det specifika samarbetet, dvs. att de inblandade personerna i samarbetet skapar en ny kultur med gällande normer och värderingar som passar samarbetet. Ett tredje sätt att lösa problematiken är att harmonisera de kulturella olikheterna, dvs. att organisationerna till viss del behåller sin egen kultur men tillåter att den omformas i viss grad för att bättre anpassas till samarbetet.

Det är viktigt för samarbetet att organisationerna tar hänsyn till varandras kulturer. Genom visad hänsyn kan samarbetet och det IS/IT-stöd som implementeras bli uppskattat av alla inblandade parter. Enligt Checkland¹¹² bör IS-utvecklingsprojekten ta hänsyn till gällande normer och värderingar inom organisationen för att därmed bli ett uppskattande system som fungerar som en kulturell mekanism. Med denna kulturella mekanism menas att önskade relationer behålls medan oönskade relationer utesluts.

Med ovan nämnda aspekter i sociokulturella förhållanden ger oss följande frågor (för detaljer se bilaga 1):

Fråga 3: I vilken grad har nedanstående differenser ansetts påverka införandet av ERP/IOS – baserad strategi?

108 Mats Alvesson (2001) 109 Andrew Campbell (1997) 110 Michel Skipton (1985) 111 Mats Alvesson (2001) 112 Peter B. Checkland (1985)

Fråga 4: I vilken grad av nedanstående målstrukturer strävar Ni efter i Era samarbeten? Hur blev det?

Fråga 5: I vilken grad förväntades ERP/IOS – baserad strategi påverka Era respektive kulturer inom samarbetet? Hur blev det?

4.1.3.3 Funktionella förhållanden

De funktionella förhållandena speglar samverkan mellan de interorganisatoriska processerna och det IS/IT-stöd som används för samarbetet. IS/IT-stödet, i form av antingen ERP eller IOS, ingår som en del av organisationernas affärsstrategi då det syftar till att effektivisera och stödja samarbetet. Systemet fungerar som ett strategiskt verktyg för att möjliggöra affärsstrategin samt som ett affärsprocessförbättrande verktyg.

4.1.3.3.1 Affärsstrategi

För att en organisation skall lyckas uppnå sina mål kan det krävas att en organisation ingår i ett samarbete med andra organisationer. Samarbetet blir då en del av affärsstrategin för att uppnå målen. Enligt Porter¹¹³ finns det tre generiska affärsstrategier: kostnadsledarskap, produktdifferentiering och segmentering, vilka syftar till att uppnå ökad konkurrenskraftighet. Om samarbetet skall lyckas krävs det en välfungerande kommunikation mellan de inblandade parterna. För att uppnå en välfungerande kommunikation kan ett IS/IT-stöd upprättas för att underlätta och effektivisera informationsflödena. Betydelsen av IS/IT-stödet menar Vlosky et al.¹¹⁴ blir större om det ingår som en naturlig del av affärsstrategin. IS/IT-stödet blir då ett verktyg för att hantera affärsrelationer, dvs. samordna informationsflödet mellan organisationen och dess affärspartners. IS/IT-stödet blir även ett verktyg för produktdifferentiering då det genom effektivare hantering av kund- och leverantörskontakter skapar möjligheter för organisationen att erbjuda billigare och snabbare produkter och/eller service. Genom produktdifferentiering och närmare kontakt med affärspartners ger IS/IT-stödet även möjligheter till ekonomisk styrning samt en förbättrad marknadsöverblick.

4.1.3.3.2 Affärsprocess

Interorganisatoriska processer syftar till de processer som skrider över de organisatoriska gränserna. Vid samarbete sker det många transaktioner samt ett omfattande informationsflöde mellan de inblandade organisationerna. För att effektivisera och göra dessa transaktioner flexibla kan ett IS/IT-stöd implementeras för att automatisera hanteringen av transaktionerna.¹¹⁵ Vid etablerande av samarbete mellan organisationer uppstår ett behov av informationsutbyte vilket resulterar i ett behov av kommunikation. I vissa fall är informationsutbytet en affärskritisk aktivitet som har en avgörande roll för de inblandade organisationernas affärsverksamheter, detta ställer höga krav på

113

Michael E. Porter (1985)

114

Richard P. Vlosky et al. (1997)

115

informationskvalité, tillgänglighet av information och effektivitet.¹¹⁶ Informationsutbytet kan vara en kostnadskrävande aktivitet då hanteringen av utbytet kan växa till oanade proportioner. Som ett led i att minska transaktionskostnaderna för informationsutbytet kan organisationerna implementera ett IS/IT-stöd för automatisering och standardisering av transaktionerna. Standardiseringen avser att underlätta informationsutbytet genom att reglera transaktionsmeddelandena. I vissa samarbeten kan det uppstå ett integrationsbehov av informationssystem mellan de inblandade organisationerna för att minska komplexitet och underlätta hantering av organisationsspecifika olikheter.¹¹⁷

Med ovan nämnda aspekter i funktionella förhållanden ger oss följande frågor (för detaljer se bilaga 1):

Fråga 6: I vilken grad av nedanstående aktiviteter avspeglar Ert samarbetes affärsprocesser?

Fråga 7: Vilka av nedanstående affärsstrategier anser Ni relevant för ERP/IOS – baserad strategi och i vilken grad?

Fråga 8: Vilka av nedanstående aspekter avsåg Ni förbättra med stöd av ERP/IOS - baserad strategi?

Fråga 9: I vilken grad har nedanstående förväntningar drivit Era val av ERP/IOS - baserad strategi?

Fråga 10: I vilken grad av nedanstående behov förväntade Ni att ERP/IOS – baserad strategi skulle uppfylla? Hur blev det?

Fråga 11: I vilken grad har nedanstående processtyper förändrats med stöd av ERP/IOS – baserad strategi?

4.1.3.4 Infologiska förhållanden

De infologiska förhållandena speglar relationen mellan IS/IT-stödet och intressenter. Intressenter är individer, organisationer och andra parter som påverkas och/eller påverkar det interorganisatoriska samarbetet. Det är viktigt att identifiera och ta hänsyn till intressenter för att tillgodose och tillvarata motivationen och den drivkraft som de besitter för att samarbete skall resultera i fördelar för de inblandade parterna.¹¹⁸

4.1.3.4.1 Intressenters påverkan

Beroende på vilken roll en intressent har för samarbete så är möjligheten till påverkan olika men likaså påverkas intressenter på olika sätt. Ett samarbete är i ständig förändring 116

Marinos Themistocleous & Zahir Irani (2001)

117

Marinos Themistocleous & Zahir Irani (2001)

118

och denna förändring kan påverkas av intressenter. Till följd av intressenters inflytande eller maktpåverkan kan ett samarbete avstanna i utveckling eller avvecklas helt men det kan även innebära minskad kontroll och minskat beslutsfattande, exempelvis till följd av lagändringar. Intressenternas inflytande kan komma att leda till ökade kostnader till följd av ökade felaktigheter på grund av misstolkningar, misstolkningar kan ofta uppstå då individer och/eller organisationer skiljer sig åt i kultur. De ökade kostnaderna uppstår då mer resurser måste fokuseras på att lösa kommunikationssvårigheter mellan intressenterna.¹¹⁹

4.1.3.4.2 Kommunikativa faktorer

Kommunikation inom och utom samarbetet skall ske på ett så effektivt och enkelt sätt som möjligt för att minska risken för misstolkningar. Med en välfungerande kommunikation mellan och gentemot intressenter ökar chanserna för att samarbetet skall bli lyckat. Om intressenterna får information som är begriplig, korrekt och fullständig minimeras risken för misstolkningar. Om informationen dessutom kan distribueras på ett effektivt och enkelt sätt innebär detta ytterligare minimering av risker. En intressent som får aktuell och fullständig information är uppdaterad och kan därmed med hjälp av sitt inflytande påverka och känna en ökande grad av delaktighet.¹²⁰

Med ovan nämnda aspekter i infologiska förhållanden ger oss följande frågor (för detaljer se bilaga 1):

Fråga 12: I hur hög grad anser Ni att intressenter påverkar följande aspekter av Er ERP/IOS – baserade strategi?

Fråga 13: I vilken grad av nedanstående kommunikativa faktorer förväntade Ni att ERP/IOS – baserad strategi skulle uppfylla? Hur blev det?

4.1.3.5 Andra aspekter

Vid interorganisatoriska samarbeten bör hänsyn tas till ovanstående förhållanden men det finns även andra faktorer som påverkar etablerandet och resultatet av samarbete över de organisatoriska gränserna. Vid införande av IS/IT-stöd för samarbete diskuterar Volkoff et al.¹²¹ bakomliggande filosofier kring interorganisatoriska beroendeförhållanden som kan kategoriseras som inter-sharing, inter-linking och networking. Beroende på vilken form av IS/IT-stöd som upprättas kan olika filosofier passa mer eller mindre bra. Linthicum¹²² påpekar behovet av en unifiering för att integrera verksamhetens olika värdekedjor.

119

Mary J. Hatten & Kenneth J. Hatten (1997)

120

Todd Dewett & Gareth R. Jones (2001)

121

Olga Volkoff et al. (1999)

122

Kostnaden för införskaffande av IS/IT-stöd kan uppdelas i flera poster som beroende på vilken form av stöd varierar i storlek och betydelse för samarbetet. Enligt Themistocleous et al.¹²³ bör det finnas en medvetenhet kring de effekter som olika kostnaderna såsom anskaffning-, underhåll-, drift- och avvecklingskostnader skapar men även medvetenhet om kostnaden för vidareutveckling av införskaffat IS/IT-stöd då det under samarbetets gång kan behövas förändras om samarbetets karaktär förändras.

Genom införandet av IS/IT-stöd för samarbetet kan de inblandade organisationerna påverkas på andra sätt än ökade kostnader. Införandet kan ge upphov till uppoffringar vad gäller organisationsstruktur och kultur men även uppoffringar för organisationens funktionalitet och dess omgivnings uppfattning. Organisationsstruktur, kultur, funktionalitet och intressenter motsvaras i vår presenterade modell (se figur 11) av de fyra interorganisatoriska förhållandena. Organisationsstrukturen avser strukturella förhållanden, organisationskulturen avser sociokulturella förhållanden, organisationens funktionalitet avser funktionella förhållanden och intressenterna avser de infologiska förhållandena.

Beslutet att införa ett IS/IT-stöd för samarbetet kan ske på grund av olika faktorer såsom maktpåtryckning från en dominerande affärspartner eller genom överenskommelse med de i samarbetet övriga inblandade samarbetspartnerna. Vad beslutet grundas på har påverkan för hur samarbetet kommer att fungera och huruvida det kommer leverera fördelar till de inblandade parterna.¹²⁴

Med ovan nämnda aspekter om andra aspekter ger oss följande frågor (för detaljer se bilaga 1):

Fråga 14: I vilken grad av nedanstående integrationsformer (filosofier) eftersträvar Ni i Ert synsätt på samarbete?

Fråga 15: I vilken grad var nedanstående faktorer avgörande i Ert val av IS?

Fråga 16: I vilken grad kommer nedanstående faktorer att vara avgörande i Ert nästa val av IS?

Fråga 17: I vilken grad förväntade Ni att nedanstående faktorer skulle påverkas av införandet av ERP/IOS – baserad strategi? Hur blev det?

Fråga 18: I vilken grad ligger nedanstående faktorer till grund för Ert beslut om införande av ERP/IOS – baserad strategi?

123

Marinos Themistocleous et al. (2001)

124

Fråga 19: Nämn tre aspekter som är eller har varit kritiska att forma och att leva efter med ERP/IOS – baserad strategi!

4.1.4 Koppling av modell för interorganisatoriskt samarbete till