IOS – en konkurrens- eller samarbetsstrategi?

organisationen. ERP system är designade för att ersätta de befintliga systemen men det är dock kostsamt för verksamheten att avveckla de redan befintliga s.k. legacy systemen, därför drivs ERP ofta parallellt med de gamla systemen.

Enligt Linthicum⁶⁷ erbjuder ERP system en möjlighet till integration genom återanvändning av gemensamma tjänster och applikationer för att dela affärsprocesser. Behovet av integrerade system har ökat till följd av det allt större intresset för e-handel och möjligheterna att skapa konkurrensfördelar med hjälp av dessa system. Verksamhetens värdekedjor behöver integreras med både interna och externa system då de delar kritisk information mellan olika affärspartners. I behovet av en unifierad infrastruktur ingår integrationen av verksamhetens värdekedjor då dessa är relaterade till sammanfogningen av verksamhetens övriga system.

3.2.1.4 Intressenter

ERP system är en strategisk resurs och bör därför granskas utifrån kriterier som strategi och organisation. Enligt Davenport⁶⁸ har de företag och organisationer som från början såg primärt på strategiska och organisatoriska aspekter vid planerandet av implementering av ERP system gjort de största vinsterna. Ledningen inom dessa organisationer anpassade och skapade påtryckningar i verksamheten, och inte på ERP systemet. Davenport⁶⁹ menar att det är viktigt att först se vad en implementering av ett ERP system får för några långsiktiga konsekvenser för verksamheten, istället för de kortsiktiga.

3.2.2 IOS – en konkurrens- eller samarbetsstrategi?

Investeringar i informations- och kommunikationsteknologi (ICT) är något som har ökat under åren för organisationer. Tillhörande i ICT är interorganisatoriska system (IOS) som länge har ansetts vara ett affärsprocess förbättrande koncept. Problemet med IOS är dock att det kräver omfattande investeringar och implementering. För stora företag och organisationer kan detta te sig som ett mindre problem då den ekonomiska situationen ofta är bra och det finns tillräckligt med resurser. För små och medelstora organisationer däremot är omfattande investeringar ett problem, speciellt om investeringen skall göras på en teknologi där resultatet inte alltid blir det väntade.⁷⁰

Enligt Hughes et al.⁷¹ öppnar IOS upp möjligheter för att överföra information över de organisatoriska gränserna. Med IOS skapas strategiska fördelar för organisationen genom en effektiv kommunikation med kunder, leverantörer och affärspartners. Electronic Data Interchange (EDI) och Electronic Funds Transfer (EFT) är två traditionella teknologier för möjliggörandet av IOS, genom ett standardiserat protokoll för

67

Marinos Themistocleous & Zahir Irani (2001)

68

Thomas H. Davenport (1998)

69

Thomas H. Davenport (1998)

70

Martin Hughes et al. (2003)

71

transaktionsmeddelanden. Både EDI och EFT innebär dock stora investeringar vilket har resulterat i att vissa organisationer av mindre storlek inte har haft möjlighet till att införa detta. I och med födelsen av affärsrelaterade processer via Internet har möjligheter att skapa IOS för små och medelstora organisationer öppnats upp. Numera existerar det Internetbaserade IOS som innebär en minskad kostnad i investering vilket resulterar i att även organisationer och företag med små ekonomiska resurser kan införskaffa IOS. Cash och Konsynski⁷² definierar IOS som:

”A computer and communication infrastructure that permits the sharing of an application”

En annan definition skapad av Bakos⁷³ är:

”Systems based on information technology that cross organizational boundaries”

Enligt de två ovanstående definitionerna ses syftet med IOS som att skapa och nyttja möjligheter och fördelar som blir resultatet av ett interorganisatoriskt samarbete.

3.2.2.1 Struktur

Utvecklingen av nätverksteknologi har lett till större möjligheter för organisationer att skapa interorganisatoriska relationer. Ett symbiotiskt nätverk innebär att de deltagande parterna kommer från olika segment för att genom samgående dela information och gemensamt utföra funktionella aktiviteter. Denna form av nätverk är ett svar på marknadens efterfrågan på ökad flexibilitet.⁷⁴

Enligt Volkoff et al.⁷⁵ kan IOS kategoriseras på basis av interorganisatoriska beroenden mellan de deltagande organisationerna. ”Value/Supply-chain IOS”, ”Pooled information resource IOS” och ”Networked IOS”.

”Value/Supply-chain IOS” stödjer hanteringen av sekventiella aktiviteter, t .ex. i leverantör-kund relationer.

Figur 7. IOS form – Value/Supply-chain IOS

72

Martin Hughes et al. (2003)

73

Martin Hughes et al. (2003)

74

Olga Volkoff et al. (1999)

75

”Pooled information resource IOS” stödjer delning av gemensamma resurser vilket kan innefatta delade databaser och/eller applikationer.

Figur 8. IOS form – Pooled information resource IOS

”Networked IOS” stödjer kommunikation och samarbete i mer komplexa relationer där utbytet är ömsesidigt och behov är mindre förutsägbart än i de två ovanstående.

Det är enligt Volkoff et al.⁷⁶ troligt att affärsstrategierna varierar mellan de deltagande organisationerna och att framtagandet av en IOS strategi utan en ledande organisation kan komma att kräva en harmonisering. Det är viktigt att IOS skapar fördelar för samtliga deltagande organisationer för att samarbetet skall bli framgångsrikt.

Enligt Dewett & Jones⁷⁷ bör teknologi ses som en process för hantering av osäkerhet och risk som omger de transaktioner som är viktiga för verksamhetens värdekedjor. Informationssynergi syftar till att uppnå ett samarbete över verksamhetsdelarnas gränser där respektive verksamhetsdels resurser sammanfogas. En av informationsteknologins effekter är att den påverkar verksamheten genom förbättrad horisontell samverkan. Informationsteknologin kan stödja hanteringen av omstruktureringar i verksamheten. En anställd kan genom ökat informationsutbyte komma att känna en större ansvarskänsla vilket i sig kan leda till större motivation genom känslan av att vara en del av organisationen. Vid införande av informationsteknologi i form av elektroniska kommunikationsmedel finns det risker för negativa effekter då muntliga konversationer reduceras vilket kan leda till misstolkningar. Genom deltagande i nätverk ökas mängden information vilket kan leda till att svaga kopplingar i interorganisatoriska relationer stärks vilket i sin tur kan förändra de sociala kopplingarna i nätverket.

Enligt Dewett & Jones⁷⁸ tenderar IT att mildra effekterna av fyra strukturella dimensioner, vilka är specialisering, formalisering, centralisering och vertikal differentiering. Specialisering syftar till problematiken med överblickbarhet där anställda förlorar förmågan att se vad resultatet av vad de bidrar med är. Informationsteknologin kan lindra denna effekt genom en ökad informationstillgång där den anställde kan skaffa sig en bättre överblickbarhet.

Formalisering syftar till den process som skall specificera hur individer eller funktioner inom verksamheten skall samordnas för att uppnå organisationens mål. Formalisering kan uppnås genom införande av regler och standardprocedurer samt utveckling av gemensamma normer och värderingar. Detta är en kostsam process som informationsteknologi kan dämpa. Informationsteknologi kan med hjälp av minskade söktider och avbrott i processen minimera kostnaden samt öka effektiviteten.⁷⁹

Centralisering syftar till positionering av beslutsfattande vilket till följd av den ökande konkurrensen har flyttats från en central plats ut i organisationen på lägre nivåer i hierarkin. Detta sker för att besluten på lägre nivå kan nyttja fördelen av aktuell och mer korrekt information. Informationsteknologi kan förbättra detta sätt att fatta beslut genom att tillhandahålla både lokal och global information. Beslutsfattandet baseras då på information som både stödjer den lokala verksamheten samt den globala vilket är viktigt

76

Olga Volkoff et al. (1999)

77

Todd Dewett & Gareth R. Jones (2001)

78

Todd Dewett & Gareth R. Jones (2001)

79

för att inte frångå organisationens mål. Informationsteknologi möjliggör för organisationen att sprida beslutsfattandet lägre ned i hierarkin utan att göra avkall på kvalitén.⁸⁰

Vertikal differentiering syftar till antal nivåer i organisationshierarkin. Informationsteknologi kan minska antalet nivåer i hierarkin genom en ökad grad av formalisering vilket leder till en planare organisation där medarbetarna samordnar sitt arbete med hjälp av informationsteknologi. Informationsteknologin minskar det vertikala informationsflödet och kunskap distribueras genom de olika verksamhetsdelarna vilket kan leda till att verksamheten kan agerar snabbare på möjligheter som dyker upp. ⁸¹

Enligt Hoffman och Schlosser⁸² har interorganisatoriska samarbeten, såsom strategiska allianser och ”joint ventures”, blivit viktiga styrmedel för ledning inom affärsverksamheter för att uppnå konkurrenskraftighet. Allianser möjliggör överbryggning av en verksamhets nuvarande resurser och de väntade framtida. Allianser har blivit en viktig strategisk resurs då teknologin ständigt förändras och marknader globaliseras. Allianser ökar en verksamhets konkurrenskraftighet genom tillgång till externa resurser, skapande av synergier samt ökad hastighet i förändring och anpassning av ny kunskap.

3.2.2.2 Målbild

Genom införande av IOS knyts affärsparterna samman genom ett delat kostnadsansvar, även kallat ”switching costs”. Detta innebär att kunderna och de affärspartners som är involverade i skapandet av IOS och nyttjandet av detta blir uppbundna på grund av den investering som gjorts i samarbetet. Att skapa ”låsningen” är inte alltid en önskvärd situation av den säljande sidan, dvs. av leverantören. Wilson och Vlosky ⁸³ fann genom sin forskning att införande av IOS ofta orsakar avbrott i annars stabila förhållanden mellan köpare och leverantörer. Detta beror på olika tolkningar av nyttan av implementerat IOS samt uppfattningen av hur relationen organisationerna emellan tar sig uttryck, dvs. hur maktförhållandet ser ut och huruvida den ena parten kan utöva maktpåtryckningar på den andra. Även Clemons och Row⁸⁴ fann liknande bevis i sin forskning. De fann att IOS baserade aktiviteter ofta möts av misstroende och misstänksamhet och även ibland rent motstånd. Detta avbrott tar sig dock oftast uttryck enbart i början då IOS implementeras och nyttjas. Relationen stabiliseras efterhand då båda parter inser värdet i form av minskade ekonomiska kostnader och ökade konkurrensfördelar. Enligt Vlosky et al. ⁸⁵ kan ur ett längre tidsperspektiv resultatet av införande av IOS bli inte bara en åter stabiliserad relation utan även en förstärkt sådan.

81

Todd Dewett & Gareth R. Jones (2001)

82

Werner H. Hoffman & Roman Schlosser (2001)

83

David T. Wilson & Richard P. Vlosky (1998)

84

David T. Wilson & Richard P. Vlosky (1998)

85

Richard P. Vlosky et al. (1997)

80

Enligt Hong⁸⁶ och Meier⁸⁷ har syftet för införandet av IOS skiftat. Det traditionella syftet var att stödja de värdekedjor som verksamheten hade för att stärka konkurrensfördelarna. Numera ses en trend där IOS mera används för att stödja partnerskap organisationer emellan. IOS har gått ifrån att vara ett vapen i konkurrenssituationer till att bli ett stöd i samarbete. Därmed har det blivit viktigt att inte bara se IOS utifrån det traditionella utan även från det nyskapade syftet. Enligt Meier⁸⁸ bör införskaffande och användande av IOS inte enbart grundas på kortsiktiga bedömningar av kostnader eller funktionella fördelar utan även på ett långsiktigt perspektiv av relationer mellan samtliga parter. Genom att skapa strategiska allianser med hjälp av IOS vinner organisationerna som är inblandade både viktiga strategiska fördelar men även konkurrensfördelar. Konkurrensfördelarna uppstår då alliansen kan exploatera marknaden på ett nytt sätt och därigenom vinna nya marknadsandelar. Strategiska fördelar uppstår genom det nära samarbetet då flexibilitet och effektivitet möjliggörs och ökar. IOS har gått från att vara ett strategiskt konkurrensmedel till att bli ett nödvändigt tillvägagångssätt för att bedriva affärsverksamhet.⁸⁹

Meier⁹⁰ undrar om införskaffande och implementering av IOS leder till tillräcklig konkurrensfördel för att rättfärdiga den stora kostnad som detta innebär, eller om det är en strategisk nödvändighet – ”sine qua non”, dvs. ett måste för att bedriva affärsverksamhet. Genom att införskaffa IOS kan en organisation skaffa sig en starkare position gentemot större aktörer på marknaden genom en mer omfattande köpkraft. IOS leder till en ökad potential för outsourcing av vissa funktioner (såsom administrativa tjänster för hantering av affärstransaktioner) inom verksamheten vilket leder till minskade kostnader och komplexitet vad gäller ledning av verksamheten. En effekt av IOS är att som affärspartner bli ”låst” till systemet genom höga ”switching costs” trots att organisationen inte är ägare av systemet. Kompabiliteten mellan IOS och verksamheten styr i hög grad möjligheten till utveckling och förändring av verksamhetens informationssystem men även verksamhetens affärsstrategi.⁹¹

Enligt Dewett & Jones⁹² möjliggör IS/IT interorganisatoriska relationer vilka kan vara rena transaktioner, förflyttning av olika resurser såsom information och material, sammankopplade processer och kunskapsutbyte. Verksamheten kan använda IS/IT för att koppla samman sig med leverantörer och kunder för att överblicka hela värdekedjan. IS/IT används för att överbrygga organisatoriska gränser och sammankoppla olika typer av värdekedjor, detta är vanligt förekommande vid skapande av strategiska allianser. En

86 Ilyoo B. Hong (2002) 87 Johannes Meier (1995) 88 Johannes Meier (1995) 89

Martin Hughes et al. (2003)

90

Johannes Meier (1995)

91

Johannes Meier (1995)

92

verksamhet med makt kan med EDI grundat i förtroende och makt influera sina affärspartners att införskaffa EDI.

3.2.2.3 Process

Enligt Vlosky et al.⁹³ blir betydelsen av ett IOS större om organisationen ser det som en del av dess affärsstrategi. IOS blir då ett medel för att förstärka och förlänga affärsrelationer samt differentiera produktutbud, dvs. att kunna erbjuda billigare och snabbare service och produkter. IOS skapar även en bas för en lång affärsrelation med bibehållna konkurrensfördelar samt en bra och ökande grad av kommunikation affärspartners emellan.

Enligt Hughes et al.⁹⁴ tenderar traditionella IOS att enbart erbjuda tjänster i form av enkla transaktioner vilket anses vara en begränsning. Att använda Internet som IOS öppnar istället upp möjligheter för mer sofistikerade tjänster. Internetbaserad IOS innebär minskade kostnader vilket öppnar upp möjligheter för organisationer av mindre storlek att använda sig av IOS. Poon och Swatman⁹⁵ menar att organisationer genom användande av Internetbaserad IOS dels kan nyttja transaktioner men att det även stödjer andra affärsfunktioner. Genom det utökade stödet som Internetbaserad IOS medför ökar organisationens flexibilitet och därmed skapas även konkurrensfördelar.

Enligt Meier⁹⁶ tenderar EDI att reducera tidsförluster, förbättra interna funktioner, öka svarstiden gentemot kunder samt stärka affärsrelationer. Det är viktigt för initiativtagaren att nå ut till så många partners som möjligt för att IOS skall lyckas. Det ömsesidiga beroendet mellan de deltagande parterna i IOS leder till att hanteringen av relationerna dem emellan blir primär för att fördelarna av IOS skall uppstå. Ju fler deltagande parter desto mer ansenligare blir fördelarna. Det ömsesidiga beroendet skapar effekter som påverkar ägaren av systemet på ett sätt där systemets utveckling kan avstanna på grund av ovilja eller brist på ekonomiska resurser hos de deltagande parterna. Att skapa förtroende mellan parterna i ett interorganisatoriskt samarbete är en central fråga oavsett vilken sorts form av IOS som används.

Det finns huvudsakligen två strategiska faktorer som påverkar införandet av IOS. Den första är affärsstrategin som ligger till grund för ett informationssystems infrastruktur som stödjer den organisatoriska infrastrukturen. Den andra är IS-strategin som fokuserar på antingen att öka servicen för den existerande verksamheten eller att utveckla affärsverksamheten genom ny teknologi. Hänsyn till dessa båda faktorer måste tas för att implementeringen av IOS skall bli lyckad.⁹⁷

93

Richard P. Vlosky et al. (1997)

94

Martin Hughes et al. (2003)

95

Martin Hughes et al. (2003)

96

Johannes Meier (1995)

97

3.2.2.4 Intressenter

Enligt Hughes et al.⁹⁸ syftar skapandet av IOS till att anskaffa konkurrensfördelar, dels genom ökad marknadsandel till följd av effektiv marknadsexploatering samt ”låsning” av kunder och affärspartners genom ”switching costs”. ”Låsning” av kunder och affärspartners innebär att genom skapande och införande av ett IOS binds organisationerna samman genom ett delat kostnadsansvar, dvs. att kunderna och de affärspartners som är involverade i skapandet av IOS och nyttjandet av detta blir uppbundna på grund av den investering som gjorts i samarbetet.

En fokusering på hanteringen av relationer mellan de deltagande parterna skapar enligt Meier⁹⁹ en ”win-win” situation för både IOS ägare och de deltagande parterna. Genom delade fördelar grundas ett förtroende i relationerna och genom delat ägande minimeras risker och utvecklingskostnader.