Studiens ursprungsidé var att överblicka chef, medarbetare och eventuella möten med deltagare inom STOM, på plats, för att sen kunna implementera eventuella förbättringar genom processer i verksamheten. Det fick snabbt ändras då rådande omständigheter i världen omintetgjorde möjligheten att vara på plats på så vis författaren från början avsåg att kunna göra. Istället valdes en ny metod, att ge förslag på förbättringsåtgärder/implementera eventuellt nya processer som skulle göra att Folkuniversitetet på bästa sätt kan fortskrida i sin vardag mot digitalisering. Syftet med studien var att lämna förslag på stödjande processer och praktiska verktyg för personalen för STOM i hantering av sökande till Folkuniversitetet.
Analysen visar att den process som identifierats som förbättringsförslag till Folkuniversitetet är att de behöver arbeta mot att bidra till öppen data mellan myndigheter och externa aktörer.
Förslag på hur det ska gå till presenteras under slutsatser/förslag på implementering.
Digitaliseringen lär vara ett måste på arbetsmarknaden idag, även intervjuerna som skett visar att digitaliseringen faktiskt är framtiden. Arbetsmarknaden idag kan tyckas te sig som trög, svår och mödosam. Det är väldigt många steg en arbetssökande måste genomgå för att kunna söka jobb eller ens vara behörig för att kunna söka jobb. Myndigheter som arbetar med arbetssökande idag upplevs av intervjupersoner som närmast ”rädda” för att digitaliseras och moderniseras. Att inte digitaliseras kan tyckas nästan samma sak som att bakåtsträva i den moderna värld vi lever i. Folkuniversitetet är inte mindre digitaliserat än många andra aktörer i vårt samhälle, men de står inför en förändring i närtid som kräver en utökad digitalisering.
Studien har, genom teori, empiri och analysen, visat att en möjlighet till utveckling och förbättring är just digitalisering.
Kompetensen som finns inom STOM i Stockholm och Sörmland har författaren, efter att teori, empiri och analysen gjorts, insett att det kunde ställts fler ingående frågor och studier för att kunna avgöra exakt vilken typ av kompetens som behöver utvecklas. Det fokuserades då istället på att försöka identifiera en lösningsmetod för hur de ska få den kompetens som behövs för att utvecklas inom digitalisering. Genom de intervjuer som genomförts med X, Y och Z så framkom det mer generellt vad för typ av kompetens som behövs för at genomföra den förbättring som studien visar på. Eftersom studien inte visar den exakta kompetensen medarbetarna eller ledare/chefer har, så kommer ett mer generellt förslag att ges. För förbättringsåtgärder läs avsnittet implementeringsförslag och förslag på fortsatt arbete under avsnittet slutsatser (avsnitt 7).
Frågan ”skapa kännedom hos sökande” så har studien visat att Folkuniversitetet har ett starkt varumärke och den bör användas för att marknadsföra STOM. Att exempelvis skapa en fristående organisation, alltså bryta sig loss från Folkuniversitetet, med ett eget namn kan vara ett dåligt val. Det skulle antagligen vara kostsamt, tidskrävande och svårt att genomföra.
Eventuella hinder som skulle kunna sätta käppar i hjulet för processförbättringen skulle kunna vara att det ses som onödigt att arbeta mot det mål som presenterats. Anledningen till att det skulle ses som onödigt är för att det krävs kontinuerligt arbete för att arbeta mot öppen data.
Vidare kan även medarbetare som är vana vid att arbeta på ett specifikt sätt motsätta sig en förändring som skulle kunna innebära att deras arbetssätt kan komma att förändras.
Möjligheterna för processförbättringen skulle vara att de har en möjlighet att samarbeta med andra stora aktörer på marknaden, genom den öppna datan skulle de på ett enkelt sätt kontinuerligt synas hos ett stort antal arbetssökande.
Det krävs att ledningen är med på spåret och känner att de vill genomgå den här processförbättringen för att kunna utvecklas och bli en framstående del inom stöd och matchning. Ett engagerat ledarskap med kunskap och driv skulle förenkla processen avsevärt.
Det skulle mest troligen resultera i ett bra förhållningssätt till utvecklingen och därmed förenkla processförändringen när den sker. Den slutliga sammanfattningen av analysen framgår det att kompetensutvecklingen bör ske externt då de inte har kompetensen ”in-house”. Genom att påbörja vägen mot digitalisering och att arbeta med öppen data så kommer de ligga bra till och vara väl förberedda på den dagen då reformen på AF är färdigställd. Det skulle resultera i att de som söker vägar till jobb kommer hitta en full utrustad STOM inom Folkuniversitetet som har alla verktyg för att hjälpa dem ut i arbetslivet. Det skulle även generera mer tid för personalen på STOM som de då kan lägga på uppgifter som annars kan vara svårt att få tid till.
Digitaliseringen är framtiden och med den kommer det krävas mindre arbete för bättre resultat, men det i sig betyder inte att det blir mindre arbete för det, bara annorlunda typ av arbete. Det finns självklart risker med att göra förändringar i verksamheten. Ett stort problem som kan uppstå är om medarbetarna är motvilliga till förändringen och det kan då bli väldigt svårt att implementera förändringen. Där är det viktigt att chefen/ledaren är tydlig med vad som ska göras, hur det ska göra och varför det ska göras. Genom att ha kompetensutvecklats externt tillsammans med den medarbetare som ska påbörja den här processen så har de fått verktyg att handskas med. De verktyg de har fått bör de använda för att övertyga medarbetarna, förklara vad som är positivt med förändringen och på vilket sätt det kommer gynna just dem. Viktigt för den ansvarige för processförändringen är att kommunikation är otroligt viktigt och genom tydlig kommunikation kommer många fallgropar som annars ligger framför en att försvinna och det skapar en känsla av trygghet hos medarbetarna.
”Det vi vill göra är att erbjuda inte bara Arbetsförmedlingens annonser utan även samla ihop länkarna till alla annonsställen och på så sätt förbättra hur vi arbetar med vårt uppdrag att
guida sökanden till jobben” – Respondent Z (2020-04-20)
6.1 Reflektion
- Vad har jag undersökt?
Folkuniversitetets process med att identifiera och attrahera deltagare till uppdraget Stöd och Matchning har undersökts i denna uppsats. Vilken kompetens som behövs hos medarbetare. Hur Folkuniversitetet ska öka kännedomen hos framtida deltagare för Stöd och Matchning.
- Vilka slags resultat har jag bidragit med?
Identifierat vad som är viktigt att arbeta mot i nära tid och hur de kan börja processen mot att bli mer digitala med öppen datahantering. Vilken eventuell kompetens som behövs för att bli mer digitala och hur de ska marknadsföra sitt uppdrag inom Stöd och Matchning.
Detta sammanställt bidrar till en början på Folkuniversitetets fortsatta utveckling till att vara en av de framstående inom uppgiften Stöd och Matchning inför den nya arbetsmarknaden som stundar.
- Hur hänger mitt resultat samman med resultat från annan forskning?
Resultatet i den här studien är en mer avgränsad sorts fortsättning på det som Trygghetsrådet presenterade i sin rapport ”Klarar omställningsbranschen att ställa om sig själv?”. Den här studien fokuserar på enbart Folkuniversitetets del Stöd och Matchning och enbart dem, med intervjuer från Arbetsförmedlingen och annan verksamhet med stor
insyn i arbetsmarknaden. Trygghetsrådet (förkortas TRR) (2019) skriver i sin sammanfattning att det råder en bred enighet om att det är nödvändigt att anpassa sina tjänster som organisation, digitala möjligheterna skapar möjligheter och beteendeförändringar. Vidare förklarar dem att vi rör oss snabbt mot en situation där information om lediga jobb och utbildningar som matchar en individs behov eller drivkrafter kommer vara mer tillgängliga. Om den svenska omställningsmodellen ska fortsätta bidra med både trygghet och rörlighet på arbetsmarknaden krävs det att aktörerna ligger i framkant. Arbetsförmedlingen satsar idag, både med egna digitala utvecklare och även externa utvecklare på att bygga en digital infrastruktur för matchning av jobb och talanger. TRR ser idag en ökad efterfrågan på en mer proaktiv omställning. De beskriver att ingen tjänar på att vänta med kompetensutveckling när nya utmaningar inom den digitala rekryteringen framkommer (s, 1). Det är direkt kopplat till det som den här studien påvisar. Just nu står Folkuniversitetets uppdrag Stöd och Matchning inför en förändring och det krävs kompetensutveckling och en medvetenhet om att öppen data är framtiden inom arbetsmarknaden. Trygghetsrådet skriver att idag drivs jobbsökande till stor del av digitala verktyg. Dock är dessa verktyg fortfarande enkla och har potential för utveckling. De trycker på att jobbsökandeverktyg fortfarande är passiva och det finns en stor utvecklingsmöjlighet för hur arbetstagare och arbetsgivare matchas. Istället för att arbetstagaren ska få förslag baserade på ens beteenden, intressen, kompetens mm så krävs det att arbetstagaren aktivt måste identifiera jobb (Trygghetsrådet, 2019, s, 24). Den här studien presenterar att Folkuniversitetet, genom det här arbetet, är medvetna om att framtiden är på väg att förändras och har tagit första steget genom att tillåta författaren att göra en forskning genom en kandidatuppsats för dem. Genom förslaget att påbörja en process för att bli mer öppen med sin data och tillsammans med JobTech och Arbetsförmedlingen arbeta framåt mot en modern och utvecklas arbetsmarknad.
- Hur hänger mitt resultat samman med olika teorier?
Resultatet som presenterats hänger ihop med de teorier som nämnts i avsnitt två genom figurer, tabeller och beskrivningar. De teorier som presenterats är hörnstensmodellen, processförbättring, etablera processen, flödesinriktning, PDCA, kompetensutveckling, marknadsföring och måldelning/målstyrning genom SMARTa mål. Dessa har
sammanvävts under delen Analys (se avsnitt 5) tillsammans med den empiri som sammanställts genom intervjuer (se avsnitt 4).
- Har jag löst problem av teoretiskt eller praktiskt art? Vad har jag då löst och inte löst?
Studien har en deduktiv ansats och grundar sig genom tidigare kunskap från handledare och teorier som författaren identifierat, tillsammans med intervjuer med personer med stor insyn på arbetsmarknaden. Studien är av delvis teoretisk och delvis praktisk art, den utgår från teori och empiri och arbetet kommer att lämnas över till representanten från Folkuniversitetet vid dess färdigställande. Det är för Folkuniversitetets egen vinning om dem väljer att sen använda sig av studien och tillämpa något praktiskt. Utgångspunkten med arbetet var att implementera eller åtminstone påbörja en process för att identifiera och attrahera arbetssökande till dem. Sammantaget så är det en teoretisk art som grundas på ett praktiskt problem och är därför enligt författaren av både teoretisk och praktisk art.
Författaren har inte löst problemet med hur Folkuniversitet ska klara av den nya arbetsmarknaden. Författaren har inte heller implementerat en process eller påbörjat en praktiskt utan lämnar endast förslag på implementering och fortsatt arbete. Författaren har löst frågan om vad som är nödvändigt i nära framtid för Folkuniversitetet och vilka möjligheter som finns för dem.
- Fungerade mina metoder?
Metoderna som användes i studien fungerade och var bra för det ändamål som ville uppnås. Det var bra för studien att få insyn i hur människor utanför Folkuniversitetet med stor insyn på arbetsmarknaden ser på framtiden. Att använda semi-strukturerade intervjuer var bra då det gav svar på fler frågor än det som först var tanken och det gav även ett mer fritt tänkande för intervjupersonerna. Resultaten av intervjuerna blev konkreta och gjorde att studien fick en större insyn på den framtida arbetsmarknaden.
- Kunde jag få andra svar med andra metoder?
Ja, studien hade kunnat få andra svar med andra metoder. Om det som från början var tanken, alltså observationer och intervjuer med medarbetare och andra chefer så hade en annan infallsvinkel kunnat användas. Det hade varit möjligt att använda andra metoder också så som dagboksanteckningar, sporadiska intervjuer, gruppintervjuer på plats. Svaren hade då kunnat bli helt annorlunda. Problem som inte identifierats i den här studien kunde ha uppdagats och det i sin tur hade lett till helt nya svar, frågeformuleringar och tankar.
Pandemin, Covid-19, gjorde att det blev en omöjlighet att arbeta på det sättet och därför gjordes inte det. En kvantitativ studie hade också kunnat genomföras, en större enkät till medarbetare på Stöd och Matchning i Stockholm och Sörmland hade kunnat skickas ut.
Enkäten hade givit studien en bredare inblick i hur de arbetar idag och vad de ser skulle kunna förbättra verksamheten i framtiden. Det hade mest troligen givit ett helt annat svar
än det som presenterats i den här studien idag.