Diskussion kring slutsatser

Diskussionen är strukturerad kring de tre slutsatser som vi kommit fram till i vår undersökning, vilka rör aktiviteters påverkan på varandra, samband mellan aktiviteter och effekter samt de KM-relaterade effekterna.

Aktiviteters påverkan på varandra

Eftersom vår undersökning visar att en effekt föranleds av en eller flera aktiviteter, vilket illustreras i tabell 5.3:1 och 5.3:2 samt eftersom dessa aktiviteter utförs i en viss ordning, så borde det vara så att utförandet av aktiviteter även påverkar andra aktiviteter. D.v.s. om en aktivitet inte utförs så påverkar det de nästkommande aktivisternas utförande. Detta menar vi betyder att det oftast är en kedja av aktiviteter som skall utföras för att generera de KM-relaterade effekterna. Vi anser även att för att flera av dessa aktiviteter skall kunna utföras så måste det finnas användbar kunskap att tillgå, vilket implicerar att aktiviteten som handlar om att lägga in kunskap i systemen, är en förutsättning för flera aktiviteter. Trots detta så leder denna aktivitet i vår undersökning endast till en effekt enligt tabell 5.3:2.

Att aktiviteten ”Lägga in i KM systemet” inte är så frekvent förekommande i vår tabell 5.3:1 tänker vi kan bero på att kontorets medarbetare inte är upp- märksammade på vikten av att utföra denna aktivitet. En annan orsak tänker vi kan vara att man tar för givet att denna aktivitet utförs och av den anledningen endast uppgav att den föranleder en effekt. Å andra sidan kan det även bero på att medarbetarna inte känner att de vill dela med sig av sin kunskap av en eller annan anledning, eller att det som Probst m.fl. (2000) beskriver finns vissa kunskapstillgångar som inte lämnas vidare på grund av att man inte kan beskriva och kommunicera dem. Enligt Probst m.fl. så kan det förutom dessa mänskliga barriärer, även bero på ekonomiska begränsningar, den orga- nisatoriska strukturen samt säkerhet och sekretess.

Det bör dock poängteras att aktiviteter som handlar om att ta del av och återanvända kunskap inte bara är beroende av att det läggs in i systemet utan även att det sker en kontinuerlig uppdatering av systemen, så där finns aktuell kunskap att hämta. Sedan anser vi också att man bör beakta detta med att all kunskap inte tillgängliggörs via KM systemet, utan som vår undersökning visade även tillgängliggörs muntligt och då kan ju ändå aktiviteter som handlar om att ta del av och återanvända kunskap utföras. Detta menar vi dock förutsätter att man har den närheten till varandra och känner till vem som kan tänkas ha en den kunskap man söker.

Diskussion

aktiviteterna utförs på ett tillfredställande sätt borde innebära att effekter genereras.

Samband mellan aktiviteter och effekter

De aktiviteter som leder till ett flertal effekter borde vara kritiska för företaget. Detta eftersom det är avhängigt hur dessa aktiviteter utförs, om medarbetare i företaget skall märka av de KM- relaterade effekterna. Dessa effekter kan ses som viktiga framgångsfaktorer för företag, men även för den enskilde med- arbetaren, och därför vill vi betona vikten av att uppmuntra medarbetarna att utföra dessa aktiviteter på sådant sätt att effekter genereras och indirekt då även framgång.

En av dessa är aktiviteten som handlar om att skapa verktyg för till- gängliggörande vilket innebär att skapa en infrastruktur för tillgänglig-görande av kunskap. Denna aktivitet leder bl.a. till kortare ledtider, vilket vi tycker borde förbättra affärsrelationer och i slutändan leda till en bättre konkurrens- kraftighet och därmed lägre sårbarhet, vilket kan jämföras med Probst m.fl:s (2000) nätverk (figur 4, 3.4.1). Dock poängterar Probst att det alltför ofta händer att investeringar i IT-infrastruktur inte alltid leder till det önskade resultatet. Samma författare menar att tekniska system genererar de största fördelarna om de kombineras med konventionella metoder på ett intelligent sätt. Vi tror därför att bygga en lämplig infrastruktur för tillgänglig-görande av kunskap bör göras på ett sådant sätt, d.v.s. att det behövs både IT baserade system för detta ändamål precis som det finns behov av forum att tillgänglig- göra kunskap muntligen.

För att uppnå en bättre genomförandeförmåga och därmed en minskad felfrekvens vilket även sparar tid för medarbetaren, så är det viktigt att dessa verktyg för tillgängliggörande av kunskap finns. Denna aktivitet anser vi också vara en förutsättning för att aktiviteterna som handlar om att ta del av kunskap samt att återanvända kunskap skall kunna utföras tillfredsställande. Genom att ta del av andras kunskap inom och utanför projektet man arbetar i, så tänker vi att det ger medarbetarna inspiration till att prova nya sätt att angripa problem som man kanske initialt inte själv skulle ha tänkt på. Möjligheten att ta del av hur andra har gjort och inte behöva göra om eventuella misstag som andra gjort borde anser vi ge en bättre genomförandeförmåga som leder till en minskad felfrekvens samt en ökad kvalitet. Att detta ger en högre kompetensutveckling verkar för oss också naturligt, i och med att man får ta del av andras kunskaper som man sedan har möjlighet att själv prova och tillämpa. Å andra sidan anser vi det viktigt att uppmärksamma att det inte finns ett likhetstecken mellan att ta del av kunskap och att lära, utan precis som Braf (2000) menar så finns det vissa förutsättningar som måste uppfyllas för att ett lärande skall ske. Hon menar att man måste vara motiverad att lära, att informationen skall vara rimlig och förståelig samt slutligen att individen måste ha förmåga att praktiskt kunna tillämpa de kunskaper som inhämtas.

Återanvändning av rutiner, metoder och mallar anses leda till att man som medarbetare får en bättre genomförandeförmåga och därmed minskar fel- frekvensen samt sparar tid, vilket då ger en ökad kvalitet samt medför kortare sluttider. Dessutom ger denna aktivitet medarbetarna möjlighet att ”hålla

Diskussion

många bollar i luften” d.v.s. en bättre simultankapacitet, då de har tydliga rutiner och metoder att följa. Dessa effekter ger då företaget en bättre konkurrenskraft samt även sparade pengar, vilket verkar logiskt för oss då medarbetarna inte behöver lägga ner så mycket tid och energi på att själva utforma dokument och fundera över arbetsgången, eftersom de har mallar samt tydliga rutiner att utgå ifrån. Medarbetarna behöver m.a.o. inte ”uppfinna hjulet två gånger” tack vare denna typ av återanvändning samt återanvändningen av sådant som gjorts tidigare. Vad gäller den sistnämnda typen av återanvändning så betyder den att medarbetare kan använda sig av tillvägagångssätt som fungerat bra och varit framgångsrika, vilket vi anser sannolikt bör vara en fördel för både medarbetare och hela företaget samt slutligen även kunden. Förutom dessa aktiviteter som leder till flertalet effekter, vill vi dock påminna om aktiviteters påverkan på varandra som vi beskrev tidigare under slutsats 1, vilket betyder att dessa aktiviteter även är beroende av andra aktiviteters utförande. Förutom skapandet av infrastruktur som en viktig förutsättning för aktiviteter rörande att ta del av samt återanvända kunskap vi, så anser vi en annan viktig förutsättning vara aktiviteten att lägga in i KM-systemet, för att kunna möjliggöra dessa aktiviteter oberoende av tid och rum.

KM-relaterade effekter

Eftersom vår lista med effekter enligt vår undersökning kunde ses av våra respondenter i deras arbete i projekt, så blev den verifierad (tabell 4.2.2:1). Alla respondenter såg dock inte alla effekter, men varje effekt sågs av någon respondent. Vissa effekter som ökad kvalitet, kortare ledtider, bättre genom- förandeförmåga, sparad tid, minskad felfrekvens, bättre konkurrenskraftighet, bättre struktur, bättre affärsrelationer, bättre kunskapsöverföring och lägre sårbarhet sågs av samtliga respondenter i deras arbete inom projekt.

Förutom dessa verifierade effekter så framkom även andra KM-relaterade effekter i vår undersökning, som att man tack vare den tydliga dokument- ationen lätt kan ”hämta upp tråden”, även om det gått en tid sedan man arbetade med en uppgift. Att man kommer igång snabbare med uppgifter tack vare att man kan återanvända rutiner, mallar och sådant som gjorts tidigare var också något som lades fram som en effekt. Denna effekt anser vi vara detsamma som sparad tid och nära knutet till effekten kortare ledtider. De såg även fördelen med att tala ”samma språk” inom företaget, eftersom det gav en förbättrad kommunikation. Med det menades att oavsett ort så använder man sig av samma begrepp och därför förstår man varandra, vilket vi tänker måste underlätta om man deltar i projekt som drivs på annan ort.

Dock framkom även KM-relaterade effekter som man upplevde som negativa, vilka vi anser vara viktiga att beakta. En tidskrävande dokumentation var en sådan effekt, samtidigt som de menade att just denna dokumentation var något som gagnade dem i slutändan. Dokumentationen tänker vi också kan ta längre tid när man är ny i företaget, men att det sen blir till en rutin och då inte tar lika mycket tid. Vi tror också att det är viktigt att man förstår nyttan med doku- mentationen.

Diskussion

Det framkom även att det finns för mycket information. Detta problem beskrivs även i teorin av Probst m.fl. (2000) som menar att det kan finnas en risk att informationen blir en belastning då spridningen av kunskap inte är riktad till en specifik person. Detta kan tyckas strida emot Mårtenssons (1999b) beskrivning där tillgängliggörande handlar om att kunskapen skall göras tillgänglig för så många som möjligt inom organisationen, men å andra sidan menar även Probst m.fl. att det finns viss typ av information som man från centralt håll vill nå ut med snabbt till så många som möjligt. För att inte riskera denna informations- belastning så tror vi att det är viktigt att man verkligen identifierar kunskaps- behovet inom organisationen så att man kan rikta specifik kunskap till dem som har behov av den.

Att det fordras mycket av var och en för att bidra var också en effekt som lades fram, och med det menades att det är helheten ska dra nytta av individers utveckling och inte bara den enskilde, vilket kan vara svårt om man inte förstår nyttan med det. Detta tänker vi också kan vara ett fenomen som är typiskt när man är ny i företaget och om man inte har hunnit lära sig företagets kultur, som Probst m.fl. (2000) säger handlar om att lära sig grundläggande beteende och förväntningar på arbetsrollen.

Risken att kreativiteten hämnas på grund av de styrda rutinerna och metoderna togs också upp och det tycker vi är viktigt att beakta. Å andra sidan så framkom det ju i undersökningen att man måste anpassa material som man återanvänder så att det passar den specifika uppgiften. Vi tänker att de rutiner, mallar och modeller som finns ska tjäna som ett stöd, men att de anställda får vara flexibla i sina arbetsuppgifter.

Att man som nyanställd i företaget har en uppstartssträcka innan man kommer in i KM tänket, var även det något som framkom. Detta ser vi som en övergående effekt eftersom det är aktuellt under en period innan man gjort rutiner m.m. till sin egen kunskap. Däremot anser vi att medarbetare bör få stöd under denna period, eftersom det annars kan stjäla tid från de andra arbets- uppgifterna, eller att man kanske inte noggrant följer rutinerna för KM i brist på tid, i tron att man åstadkomma ett snabbare resultat. Stödet kunde vara i form av en mentor vilket även det framkom som förslag i denna undersökning.

7.2 Metoddiskussion

Om vår fallstudie hade omfattat fler än ett företag, så kanske vi hade kunnat få ett mer generaliserbart resultat och även kunnat dra fler slutsatser. Då hade vi kunnat se om det fanns skillnader mellan företagens sätt att utföra aktiviteterna, beroende på företagskultur, vilket vi inte kunde göra i denna undersökning. Även om vår undersökning endast gjorts på ett företag så tänker vi att det antal respondenter som ingick i vår undersökning ändock stärker tillförlitligheten i vår undersökning då resultatet skall kunna vara applicerbart på andra företag som arbetar i projektform. Om vi hade haft lika fördelning mellan respondenternas roller hade vi även kunnat studera skillnader i svar beroende på roll, vilket då å andra sidan skulle ha inneburit en helt annan undersökning än den vi i detta fall avsåg att göra. Vi ville istället att de olika rollernas bild

Diskussion

skulle komplettera varandra för att ge en så täckande bild som möjligt av den företeelse vi ämnade undersöka.

I vår förstudie där vi använde oss av e-post med strukturerade frågor, så hade vi kanske fått ett fylligare resultat om vi gjort telefonintervjuer med dessa personer som var på annan ort. Å andra sidan var flera av frågorna standardiserade till viss del och alltså inte formulerade på ett sätt som fordrar en intervju som metod, men det fanns dock frågor som var mer lämpade för en intervju. Dessa respondenter hade vi även möjlighet att kontakta om det var något som vi ej fått svar på, samt att de hade möjlighet att kontakta oss vid oklarheter, vilket inte gjordes. Att det trots allt fungerade bra med att ställa frågor och få svar via e-post, kan bero på att vi dessförinnan haft telefon- samt e-post kontakt. Vi fick i alla fall svar på det vi efterfrågade.

På det lokala kontoret där vi utförde vår fallstudie hade vi förmånen att göra s.k. mini-gruppintervjuer med projektdeltagarna, vilket kändes som ett bra val Det var en avspänd stämning under intervjun och de intervjuade verkade ha ett positiv relation till varandra och diskuterade sig fram till sina svar. Det blev mer som ett samtal. Valet att göra enskilda intervjuer med projektledarna kändes också som ett bra val, då det även vid dessa intervjuer kändes avspänt. Å andra sidan hade kanske en mini-gruppintervju även varit en lämplig metod för att tillsammans intervjua projektledarna.

Om vi hade valt att använda oss av enkäter istället för intervjuer i vår djupstudie, hade vi kunnat kontakta betydligt fler personer. Å andra sidan hade vi inte fått så uttömmande svar på våra frågor som vi fick genom användandet av intervjuer. Dessutom hade vi inte varit säkra på att respondenterna hade förstått frågorna i enkäten och då hade vi inte chans att på plats följa upp med följdfrågor. Våra frågor var inte heller utformade på ett sätt som gör det lämpligt med en enkät, och det antal personer som vi intervjuade i vår djup- intervju torde ändock kunna utgöra ett lämpligt underlag för att få en hög tillförlitlighet.

Då vi för vår förstudie och djupstudie använt oss av skilda datainsamlings- metoder, så ser vi att vi med intervju får mer fylliga svar, medan de strukturerade frågeformulären gav mer korta precisa svar. Detta var dock inge nackdel för oss då de olika studierna hade olika ändamål. Däremot så tog besöksintervjuerna betydligt längre tid att sammanställa och analyser än de strukturerade frågformulären. Vi har funderat på om valet att använda bandspelare och ljudinspelning på dator eventuellt skulle kunna ha en hämmande effekt på respondenterna. Detta var dock inget som vi upplevde under våra intervjuer. Att vi hade dubbla lagringsmedia visade sig vara bra när vi vid ett tillfälle missat att vända bandet i bandspelaren och därför inte fick med den intervjun på band.

Redan i vår pilotstudie upptäckte vi att redan under första frågan där respondenterna verifierade effektlistan kom frågan med som rör vilka aktiviteter som föranleder den och den effekten. Vi bad dem resonera och tänka

Diskussion

ställdes den frågan aldrig direkt utan vi uppmanade även de andra respon- denterna att resonera kring aktiviteterna när det gick igenom listan med effekter. Vi ser dock nu i efterhand att alla respondenter ej svarat vad varje effekt föranleds av för aktivitet, vilket kan vara en brist i undersökningen. Ett bättre sätt kanske hade varit att ställa frågan för varje effekt i tur och ordning, för att få ett mer intressant och uttömmande resultat.

I vårt val av teori så anser vi att vi valt teoriområden som är relevanta för vår undersökning. Däremot har vi haft svårt att finna teori som berör sambanden mellan aktiviteter och KM-relaterade effekter.