Forskningsfråga: Hur kan aktiviteter påverka och generera KM relaterade effekter inom ett projekt?
Bakgrundsfrågor
För att urskilja rösterna på bandet ber vi respondenterna presentera sig vid namn. Vilken typ av projekt arbetar du i?
Vilken roll har du i projektet?
Frågeområde: KM relaterade effekter
Skall svara på frågan om vilka KM relaterade effekter man ser i projekt.
Effekter Ja Nej Vet ej
Ökad kvalitet Kortare ledtider Bättre genomförandeförmåga Sparad tid Minskad felfrekvens Bättre konkurrenskraftighet Bättre simultankapacitet Bättre struktur Sparade pengar Bättre affärsrelationer Bättre kunskapsöverföring Högre kompetensutveckling Lägre sårbarhet
1. Vilka av dessa effekter av KM kan du se i projekt (effektlistan ovan)? a. Hur ser du dessa effekter?
b. Kan du se effekter förutom de redan nämnda? i. I så fall vilka?
2. Finns det några negativa effekter av KM som du kan se?
Bilaga B-Intervjuguide
Frågeområde: Aktiviteter
Skall svara på frågan om vilka aktiviteter man tror föranleder de KM- relaterade effekterna, samt hur dessa aktiviteter utförs. Vidare skall
frågeområdet svara på vilken typ av kunskap man har behov av i projekt, samt hur man får tillgång till denna.
4. Vilka aktiviteter tror du föranleder effekten ” ”(tas från effektlistan)?
5. Hur utförs dessa aktiviteter i projekt? (syftar då på de aktiviteter som respondenterna tar upp i fråga 4)
6. På vilket sätt kommunicerar du själv den kunskap du besitter? 7. På vilket sätt tar du del av den kunskap som finns inom förtaget?
8. Vad fordras för att du skall kunna tillämpa den kunskap som hämtats från andra källor?
9. Vilken typ av kunskap som tillgängliggörs via KM är användbar i projektet? a. Hur får du tillgång till den?
b. Hur skulle du vilja hitta den?
c. När har du störst behov av att söka tillgänglig information? Avslutande fråga
Finns det något som du vill tillägga som vi ej tagit upp angående KM-relaterade effekter, dess aktiviteter och kunskapens användbarhet i projekt?
Frågor speciellt till projektledarollen 10. Hur utvärderas genomförda projekt?
Bilaga C-e-postfrågor
Frågor via e-post till KM ansvarig för verksamhetsområdet Technology Services
1. Vilka olika delar (exempelvis "Delivery" m.m) ingår i ert KM stöd? a. Vad används de olika delarna till?
2. Kan du beskriva hur KM arbetet fungerar på det aktuella kontoret, i förhållande till andra kontor eller verksamhetsområden?
- vad gäller att lägga in i systemen - att använda systemen
Bilaga D-Definitioner
Definitioner
Aktivitet - verksamhet som kräver aktivt deltagande. (Nationalencyklopedin) Effekt - verkning, resultat
(Svenska Akademins ordbok)
Immateriella resurser – icke materiell tillgång, abstrakt tillgång. (Nationalencyklopedin)
Immateriella resurser kan delas in i tillgångar, som exempelvis patent och varumärken, eller färdigheter och kunskaper. (Mårtensson, 1999b)
Information - generell beteckning för det meningsfulla innehåll som överförs vid
kommunikation i olika former. (Nationalencyklopedin)
Resurs - ngt som är ngn till hjälp, nytta, är en god tillgång, tillgång.
(Svenska Akademins ordbok)
Intellektuellt kapital - består av humankaptial, strukturellt kapital och kundkapital.
Humankapital är den kunskap och erfarenhet som finns i människors huvud och händer, strukturellt kapital finns i mjukvara, databaser, policies, procedurer och tekniker, saker som finns kvar i företaget när människor går hem på kvällarna, och kund och leverantör kapital representerar värdet och styrkan i organisationens relationer. (Rylatt, 2003, s.18)
Kund - om person i förhållande till den med vilken han står i (mera regelbunden)
affärsförbindelse.
(Svenska Akademins ordbok)
Kompetens – är individens förmåga att lösa uppgifter och möta yttre krav på ett ändamålsenligt sätt i förhållande till situationen. (Hörte, 1995)
Kunskap – erhålls genom information, precis som information erhålls från data. Ska
information däremot kunna omvandlas till kunskap erfordras dock att individen själv gör allt arbete. (Davenport &Prusak, 1998). Man kan dela upp kunskap i tacit och explicit kunskap (se
tacit och explicit kunskap för vidare förklaring).
Tacit kunskap – outtalad kunskap, även kallad ”tyst” kunskap avser kunskap som
handlar om att ”veta hur”.
Explicit kunskap - även kallad formulerad kunskap som handlar om att ”veta vad”. Kunskapsdelning – en process som handlar om att tillgängliggöra kunskaper som finns inom
organisationen.(Braf, 2000)
Kunskapsförädling – en process som omfattar både nyutveckling och förvaltning av
kunskaper (Braf, 2000)
Kunskapshantering - ett sätt för företag att ta hand om existerande kunskap så att den kan
återanvändas inom verksamheten. Kunskapshantering används i denna rapport som synonymt med begreppet knowledge management.
KM-process - även kallad fas eller steg som ingår i KM:s livscykel (Braf, 2000). KM-system - ett tekniskt system för kunskapshantering.
Bilaga D-Definitioner
KM-ansvarig - person/er med ansvar för del/-ar av KM-arbetet inom en organisation.
Metod – en detaljerad beskrivning av sättet att lösa ett visst problem, är långt mer detaljerad
än en modell (Andersen, 1994, s.102).
Modell – är en översikt vid utvecklingsarbete, som beskriver i grova drag vilket arbete som
måste utföras och vem som bör utföra det. En modell kallas ibland ramverk (Andersen, 1994, s.99).
Mått - allmänt begrepp använt i samband med mätning av (främst fysikaliska) storheter.
(Nationalencyklopedin)
Mätning - serie åtgärder varmed en egenskap hos en företeelse, ett objekt eller ett ämne kan
uttryckas med siffror på ett sådant sätt att relationer mellan empiriska företeelser representeras med relationer mellan tal. (Nationalencyklopedin)
Organisation - för visst ändamål organiserad sammanslutning av personer, företag,
föreningar. (Svenska Akademins ordbok)
Parameter - en storhet som är konstant i förhållande till vissa variabler, men dock kan antaga
olika värden. (Svenska Akademins ordbok)
Projekt - idé eller plan för uppnåendet av ett visst resultat; i vårt fall inkluderas även arbetet
med att genomföra planen, vilket det oftast gör. (Nationalencyklopedin)
Utvärdering - sammanfattande term för metoder som syftar till en systematisk bedömning av
resultaten och de mer långsiktiga effekterna av genomförda insatser. (Nationalencyklopedin)
Bilaga E- Intervju A Intervju A
Våra två respondenter arbetar som systemutvecklare inom förvaltningsprojekt. Effekter och dess aktiviteter
Effekten Ökad kvalitet anser respondenterna att de ser dagligen.
Effekten Kortare ledtider är de lite osäkra om dem ser eller inte. Detta på grund av att de tycker att det tar tid med dokumentationen som ingår i arbetet, men vid återanvändning så anser de att de spar tid. De säger att det blir ju kortare ledtider när det finns sådant som kan återanvändas och förändra så att det passar till det aktuella.
De anser att Bättre genomförandeförmåga är knutet till kvalitet. De menar att de vet vilka steg som skall utföras och då blir det en bättre genom- förandeförmåga.
Effekten Spara tid är de osäkra på då det tar tid att dokumentera, men samtidigt sparar de tid på att kunna återanvända material anser dem.
Bättre konkurrenskraft ser respondenterna i viss mån, det är beroende på vad
kunden prioriterar, ”fort men fel” eller ”långsamt men rätt”. Det tar tid med allt dokumenterande säger respondenterna och då kan kunderna bli otåliga då de ofta vill ha korta ledtider och ett snabbt estimat om hur lång tid någonting tar. Effekten minskad felfrekvens är respondenterna osäkra på om de ser, dock menar de att den är knuten till ökad kvalitet.
Bättre simultankapacitet menar respondenterna beror på att de vet vilka steg
som genomgås och därmed blir det lättare att hoppa mellan projekt. Detta underlättas också med tanke på ”change-nötterna” (offerter), om dessa är välskrivna är det lättare att komma ihåg vad just den innebar vilket gör att det är lättare att hoppa mellan flera olika ”change-nötter”.
Effekten Bättre struktur är också något som respondenterna ser.
Sparade pengar, det kostar ju tid d.v.s. tiden det tar att dokumentera anser
respondenterna, dock spar man tid vid återanvändningen och tid är ju pengar menar de.
Bättre affärsrelationer anser respondenterna beror på vad kunden vill ha, det
vill säga om kunden vill beställa något t.ex. utveckling på en gång, då måste den som har kontakt med kunden påpeka att det måste utföras en analys före en utveckling kan påbörjas menar respondenterna. Detta kan ju medföra att affärsrelationerna blir lidande men respondenterna tror ändå att kunden i slutändan uppskattar att de har ordning och reda i företaget.
Bättre kunskapsöverföring anser respondenterna främst stämmer med tanke på
offerterna som de själva inte deltagit i framtagandet av, särskilt om dessa är välskrivna. Respondenterna säger att man kan börja utveckla direkt från change-noten (offerten) eftersom de inte behöver utföra analysen före. Bra
Bilaga E- Intervju A
kunskapsöverföring stämmer även när de skriver en produktspecifikation och någon annan skall utveckla efter den.
Effekten Högre kompetensutveckling är respondenterna något tveksamma till. De tycker inte att KM medför något till deras kompetensmodell. Dock anser de att de lär sig nya saker ibland.
Lägre sårbarhet ser de i viss mån, respondenterna menar att de hoppar i för
varandra om någon blir sjuk, detta sker även mellan de olika systemen som de förvaltar.
Lätt att hämta upp tråden igen är något som respondenterna själva såg om de
t.ex. skriver change-noten (offerten) väl. Detta eftersom det är lätt att glömma om det dröjer mellan det att change-noten är skriven till det att beställningen kommer in.
Mycket att dokumentera var något respondenterna reagerade på när de var nya
inom projektet. De tyckte då att de inte han med att göra själva ”jobbet”. Numera tycker de att det var bra att de dokumenterade så mycket då de nu kan återanvända t.ex. gamla change-nötter (offerter) och spara tid på det.
De som drar nytta av de ovan nämnda effekterna enligt respondenterna är dels de själva och även personerna inom gruppen.
Kunskapsdelning
De inom gruppen drar nytta av varandras kunskap genom att de samtalar med varandra inom gruppen. Men även personer utanför som arbetar inom andra bitar i företaget har användning för deras kunskapsbidrag, t.ex. formuleringar av change-nötterna kan återanvändas av personer som arbetar med att sammanställa dessa till så kallade change-requests. Detta är något som respondenterna menar är tanken med det hela då dessa personer omöjligt själva kan inneha all denna kunskap. Respondenterna säger också att eftersom de inom hela företaget använder sig av samma biblioteksstruktur så har de möjlighet att gå in och titta hur andra som arbetar med andra system har gjort och återanvända det eller hämta inspiration.
Inom detta företag säger respondenterna också att de ibland samlar ihop alla som arbetar på ett kontor och har en genomgång om något specifikt så att alla får den informationen. Detta görs för att man inom kontoret skall kunna hoppa in för varandra vid t.ex. semestrar eller sjukdom. Respondenterna säger också att de alltid har möjlighet att fråga någon annan om de dyker på något problem eller fastnar med något.
Det finns olika nätverk för olika grupper av anställda sa respondenterna, bland annat för systemutvecklare, IT-arkitekter och projektledare. De själva tillhörde inte något av dessa nätverk för tillfället sa respondenterna.
Bilaga E- Intervju A
problemområde för stunden där de kan tillämpa den nya kunskapen. Respondenterna menade att det inte är någon mening med att lära sig något som de inte ska komma att använda sig av inom det närmsta halvåret.
Respondenterna säger att de har störst behov av att hitta kunskap när ett nytt projekt skall påbörjas men även när de har kört fast i något.
Respondenterna skulle vilja att systemen var lite mer sökvänliga. De menar egentligen att det är bristen på sökord som är problemet. De skulle även vilja att deras ärendehanteringssystem skulle vara enklare att använda samt att det inte skulle bli så stora konsekvenser om något fel görs. T.ex. om inte exakt alla steg följs när ett projekt skall slutrapporteras kan det resultera i att det inte registreras hos kunden.
Bilaga F- Intervju B Intervju B
Vår respondent arbetar som projektledare inom utvecklingsprojekt, i större åtagande som företaget har. I detta arbete ingår även att ha kundkontakter och att internt rapportera de förvaltningsåtaganden man har.
Effekter och dess aktiviteter
Effekten Ökad kvalitet menar vår respondent att hon ser dagligen eller om inte annat under projektets gång. Hon exemplifierar med att hon även lett en del övertagandeprojekt där man tagit över förvaltningar och att det i detta lednings- arbete är otroligt viktigt att man snabbt kommer i gång, och då använder man ju rutiner och mallar och sådant som man vet har fungerat tidigare. Dessa mallar får man sedan eventuellt modifiera lite grann de så att det passar det specifika uppdraget, menar respondenten
Effekten Kortare ledtider, säger respondenten att hon märker av, om inte dagligen så åtminstone två av tre dagar Det går snabbare om man återanvänder material sådant som finns framtaget sedan tidigare, så där ser man verkligen att man har nytta av det, säger respondenter. De verktyg som finns att tillgå som bl.a. ”DELIVERY” och den verktygslåda som företaget har för hur man driver projekt, hur man lägger upp förvaltningar där bl.a. mallar ingår, används inte dagligen, säger respondenten. Däremot återanvänder hon material och kunskap som finns företaget dagligen, vilket då sker löpande under projektets gång. Det händer ibland att hon sparat ner något från ”DELIVERY” och då behöver hon inte gå in där för att hämta det.
Bättre genomförande förmåga tack vare återanvändning ser respondenten
tydligt under projektets gång
Effekten Sparad tid menar vår respondent hänger ihop med kortare ledtider. Effekten Minskad felfrekvens tack vare att man inte gör om samma misstag som någon annan har gjort, tycker vår respondent sig också se under projektets gång vilket alltså är i det löpande arbetet.
Effekten Bättre konkurrenskraftighet, anser vår respondent är en sekundär- effekt av de tidigare effekterna som exempelvis kortare ledtider. Detta säger hon sig inte se i det dagliga arbetet, men menar att det blir som en sekundär- effekt av att man återanvänder kunskap.
Bättre simultankapacitet, vet vår respondent inte om hon säkert kan se som en
effekt av KM. Hon menar att det kan vara svårt att se om det beror på att man återanvänder kunskap och har dessa verktyg att tillgå som man kan kan hålla på med flera projekt eller flera saker samtidigt.
Effekten Bättre struktur anser respondenten tydligt syns under projektets gång.
Sparade pengar anser vår respondent hänger ihop med bättre konkurrens-
Bilaga F- Intervju B
När det gäller om hon ser effekten Bättre affärsrelationer, vill respondenten både svara ja och nej. Anledningen till detta säger hon är att de kan sälja bättre tack vare att de kan tala om att de har de här verktygen, metoderna, att vi återanvänder det vi gjort tidigare och har kunskap om det här. Denna effekt ser hon under projektets gång. Dock menar hon att det ibland kan det upplevas som att de är lite stelbenta, och menar då att man ska använda kunskaps- återvinningen med måtta, på ett riktigt sätt. Hon menar att man måste vara lite flexibel och kunna avgöra om det är läge att återanvända eller om man måste göra något helt nytt.
Till viss del anser vår respondent att det blir en Bättre kunskapsöverföring under projektets gång. Detta avser då att ta del av andras kunskap, eftersom respondenten menar att man är väldigt ofta är dåliga på att se till att lägga in ”best practice” och menar att det är något som de helt klart kan bli bättre på. Hon menar dock att det självklart är en effekt som är KM relaterad, men att de kan bli bättre på det. Däremot tycker respondenten att hon ganska ofta då hon går in för att kolla på ”best practice” ser så dåliga exempel och undrar då varför inte de mycket bättre exempel som hon själv sett någon annanstans finns lagrade där. Detta menar hon är mycket hennes eget ansvar som projektledare- att se till att det läggs in.
Högre kompetensutveckling förknippar respondenten personligen med att man
antingen sitter ner tillsammans med någon eller går på kurs, och med detta i åtanke ser hon inte denna effekt Däremot menar hon att om man tänker på detta med att man kan ta del av kunskap via KM verktygen som en sorts kompetens- utveckling som ju är en del av lärandet, så blir det ju en effekt.
Effekten Lägre sårbarhet, anser vår respondent att hon ser under projektets gång eftersom det går bättre att ersätta personer Däremot menar hon att det i vissa fall ändå kan vara sårbart, om det exempelvis är en utvecklare som är väldigt specialiserad med väldigt mycket erfarenhet och detta inte finns nedskrivet.
Förutom ovanstående effekter ser även respondenten det som en positiv effekt att det går oftast snabbare att komma igång samt att man fort kommer in i uppgiften då man kan leta fram material och återanvända.
En negativ effekt som respondenten ser är att det finns för mycket information, att det nästan är för stort med den globala basen eller den svenska. Hon menar att det inte är oanvändbart, men att det när det finns så mycket så det blir lättare att ta något som hon hade själv förra gången och göra på det sättet. Man tar inte in erfarenhet ifrån den basen som finns menar hon p.g.a. att den är för stor. De som drar fördel av de ovannämnda effekterna menar vår respondent är hon i rollen som projektledare och även företaget som får ut mer värde för det jobbet om man jämför med den tid som annars skulle läggas på den typen av jobb. Kunskapsdelning
Respondenten menar att kontoret inom sina projekt inte är så duktiga på att lägga in bidrag i systemet, men att det finns andra delar i företaget som är
Bilaga F- Intervju B
bättre på det. Exempelvis säger hon att Norge lägger ofta in ”best practice”, medan hon tror att Sverige däremot inte är så bra på att lägga in. Hon säger att det kommuniceras ibland i företaget om att de har dessa verktyg att använda och att de ska lägga in, men att det kanske sker för sällan.
Själv säger respondenten att hon inom projekt väldigt ofta kommunicerar den kunskap hon besitter i mötesform eller personliga möten, men även via e-post. Hon menar att det är ”hennes stil” och på det sättet kommunicerar hon den kunskap hon har om uppdraget eller allmän kunskap, om exempelvis metoder. Vidare säger hon att hon ibland ser till att det hålls seminarium eller någon kurs om det är så att de behöver lära sig om något visst område och då kan de vara hon eller någon annan som har kunskap om området som delger de andra. För att ta del av kunskap som finns inom företaget så menar respondenten att hon använder kontakter och försöker prata med andra människor, antingen projektledare eller andra människor som har synpunkter på olika tillväga- gångssätt. Det kan vara projektledare inom det globala nätverket eller det lokala projektledarnätverket i Sverige, som hon försöker nyttja när hon behöver hjälp. Om det är någon viss kunskap hon behöver så går också in på webben och läser sig till det, letar i ”Delivery” eller den bank där olika uppdrag finns inlagda, där man kan läsa om erfarenheter från dessa.
Kunskapens användbarhet och tillämpbarhet
För att kunna tillämpa den kunskap som hämtats från andra källor så anser respondenten att det är viktigt att man kan fråga dem som ingår i nätverket, och att man tar sig tid till det. Vidare menar hon att det dels handlar om att veta var man ska söka någonstans för att få reda på det man är ute efter och kanske även på vilket sätt man ska söka. Då hon inte vet det kontaktar hon verksamhets- områdets KM ansvarige som då kan guida och eller slussa henne vidare. Det är